CONTRATAÇÃO DE TERCEIROS
Barra de Responsáveis | |
Ação | Responsável |
Cadastrado | XXXXXX XXXXXXXX XXXXXX |
Avaliação de Elaborador | BRUNA FONTINHAS PACHECO |
Xxxxxxx | XXXXXX XXXXXXXX XXXXXX |
Aprovação | XXXXX XXXXXX XX XXXXXX |
Dados do Procedimento | |||||
Código | Título | Revisão | Idioma | Data da Revisão | Data da Próxima Revisão |
73000-PO- COMP-004 | 5 | Português | 17/06/2020 | 17/06/2021 | |
Revisão Geral | |||||
Estabelecer as diretrizes de Compliance para qualificação e contratação de potenciais fornecedores, subcontratados, prestadores de serviços e demais Terceiros.
Objetivo
Toda a documentação do sistema deve ser dinâmica, portanto, passível de comentários e revisões. Sugestões para o aprimoramento devem ser encaminhadas para a Barra de Responsáveis através do módulo Sugestão e Críticas no Sistema Gestor
Somente será garantida a versão atual desse documento, quando o mesmo estiver disponível na intranet
Informações Importantes
CÓPIA NÃO CONTROLADA
Histórico de Revisões | ||
Revisão | Data | Descrição Sumária |
00 | 27/10/2015 | Emissão Inicial. |
01 | 29/08/2018 | Revisão Geral. |
02 | 12/12/2018 | Cadastro no sistema “Gestor”. |
03 | 14/11/2019 | Atualização Anexos IV e V. |
04 | 04/05/2020 | Revisão Geral. |
05 | 17/06/2020 | Revisão Geral. |
CÓPIA NÃO CONTROLADA
SUMÁRIO
3. ESCLARECIMENTOS / DEFINIÇÕES 3
5.2 Classificação dos Terceiros 6
CÓPIA NÃO CONTROLADA
5.2.5 GRUPO E – Serviço ou Produto Comum 7
5.3 Processo de Qualificação do Terceiro 8
5.3.1 Quadro resumo das disposições do processo 9
5.3.2 Detalhamento das Etapas do processo 10
5.3.3 Orientações Complementares 12
5.4 Riscos e Pontos de Atenção 12
5.6.1 Fluxo inicial Grupos “A”, “B”, “C” e “D” 13
10. INFORMAÇÃO DOCUMENTADA RETIDA (REGISTRO) 18
1. OBJETIVO
Estabelecer as diretrizes de Compliance para qualificação e contratação de potenciais fornecedores, subcontratados, prestadores de serviços e demais Terceiros.
2. APLICAÇÃO
Esta política se aplica a todos os Colaboradores da Companhia, Subsidiárias e Empresas Controladas. A sua aplicação abrange todas as atividades desenvolvidas no Brasil e/ou no exterior.
CÓPIA NÃO CONTROLADA
3. ESCLARECIMENTOS / DEFINIÇÕES
Os termos descritos neste documento deverão ser interpretados de acordo com as definições aqui apresentadas, independentemente do gênero adotado e/ou se utilizados no plural ou singular:
Agente Público - 1 Qualquer pessoa física, servidor ou não, ainda que transitoriamente ou sem remuneração, exercendo cargo, emprego ou função pública em ou para Autoridade Governamental; qualquer pessoa física que trabalhe para empresa prestadora de serviço contratada ou conveniada para a execução de atividade típica da Administração Pública; ou qualquer dirigente de partido político, seus empregados ou outras pessoas que atuem para ou em nome de um partido político ou candidato a cargo político; ou Agente de organizações públicas internacionais, como por exemplo, Banco Mundial, Nações Unidas, Fundo Monetário Internacional, etc.
Área de Compliance - Órgão vinculado ao Conselho de Administração, responsável pela estruturação, revisão, divulgação e manutenção do Programa de Compliance da Companhia, notadamente Código de Ética e Políticas de Compliance da Companhia, bem como por administrar a aplicação e monitoramento contínuo deste Programa.
Autoridade Governamental - 2 Todo órgão, departamento ou entidade da administração direta, indireta ou fundacional de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal, dos Municípios, de Território, pessoa jurídica incorporada ao patrimônio público ou entidade para cuja criação ou custeio ao erário haja concorrido ou concorra com mais de cinquenta por cento do patrimônio ou da receita anual; Partidos políticos; Órgãos, entidades estatais ou representações diplomáticas de país estrangeiro, assim como pessoas jurídicas controladas, direta ou indiretamente, pelo poder público de país estrangeiro ou organizações públicas internacionais, inclusive fundos soberanos ou uma entidade cuja propriedade é um fundo soberano.
1 Exemplos: funcionários de Ministérios, Secretarias Municipais e de Estado, funcionários de departamentos governamentais (como DNIT, DAEE, etc.), funcionários do BNDES, Caixa Econômica Federal, Banco do Brasil e Petrobras, funcionários de agências reguladoras como ANTT, ANEEL, Artesp etc., políticos em geral (deputados, vereadores, prefeitos, governadores etc.), juízes, funcionários de fiscos, médicos do SUS, professores de universidades públicas, membros de tribunais de contas, funcionários da ONU, FMI, Banco Mundial, entre outros. 2 Exemplos: Ministérios, Secretarias, agências reguladoras, empresas como Petrobras, Banco do Brasil, BNDES, autorizadas, permissionárias ou concessionárias de serviços públicos, organizações internacionais como Banco Mundial, FMI, Organização das Nações Unidas, entre outros.
Canais de Denúncia - Meio oficial de comunicação da Companhia disponível para o registro de denúncias e relatos sobre potenciais desvios cometidos pelos Colaboradores ou Terceiros da Companhia, operado por Empresa Independente da Companhia.
Colaborador(es) - Todos os funcionários, estagiários, diretores e executivos da Companhia.
Companhia - Vital Engenharia Ambiental S/A.
CÓPIA NÃO CONTROLADA
Compliance - É o processo sistemático e contínuo que visa garantir o cumprimento das legislações vigentes, políticas e diretrizes estabelecidas para o negócio, com o objetivo de prevenir, detectar e tratar qualquer desvio de conduta identificado ou ato de Corrupção, e promover uma cultura organizacional baseada na ética e na transparência.
Corrupção - É o uso de poder ou autoridade com o intuito de obter vantagens indevidas para si ou para outrem. Uma das formas de corrupção é o suborno que significa a oferta, promessa, doação, aceitação ou solicitação de uma vantagem indevida de qualquer valor (que pode ser financeiro ou não), direta ou indiretamente, e independente de localização, em violação às leis aplicáveis, como um incentivo ou recompensa a uma pessoa que está agindo ou deixando de agir em relação ao desempenho das suas obrigações.
Doação - Toda transferência de bens, direitos, valores ou vantagens do patrimônio da Companhia para o de outra pessoa física ou jurídica.
Empresa Controlada - Sociedade na qual a Companhia controla, direta ou indiretamente, a sua gestão, por possuir a maioria de votos.
Entretenimento - São atividades ou eventos que tenham como principal fim proporcionar lazer aos seus participantes, tais como festas, shows, eventos esportivos.
Patrocínio - Toda transferência de valores com uma contrapartida do beneficiário, em caráter definitivo, ou disponibilização de bens móveis ou imóveis da Companhia, sem transferência de propriedade, destinados para projetos desportivos e culturais ou para a realização de eventos, tais como conferências, congressos ou feiras.
Pessoa Politicamente Exposta - Agentes Públicos que desempenham ou tenham desempenhado, nos últimos 5 (cinco) anos, no Brasil ou em países, territórios e dependências estrangeiras, cargos, empregos ou funções públicas relevantes3, assim como seus representantes, familiares e estreitos Colaboradores.
Representante - Cada Colaborador ou administrador da Companhia.
Situação de Risco - Qualquer situação que apresente potencial risco aos interesses da Companhia. Exemplos de situações: conflitos de interesses, informações omissas ou imprecisas.
Terceiro - Toda pessoa física ou jurídica que não seja Colaboradora da Companhia ou que seja contratada para auxiliar no desempenho de suas atividades, tais como parceiros,
3 Tais como ocupantes de cargos políticos, ministros de estado, presidentes, vice-presidentes, ou diretores de agências, empresas públicas ou sociedades de economia mista, governadores, prefeitos, membros de tribunais de contas, entre outros. Vide Resolução do COAF (Conselho de Controle de Atividades Financeiras) nº 29/2017.
consorciadas, representantes, fornecedores, prestadores de serviço em geral, consultores, terceirizados, agentes ou Terceiros que atuem em nome da Companhia. Para mais detalhes, consultar o Anexo I da Política Anticorrupção.
Vantagem Indevida - Qualquer bem, tangível ou intangível, inclusive dinheiro e valores, oferecidos, prometidos ou entregues com o objetivo de influenciar ou recompensar qualquer ato ou decisão de um Agente Público ou agente privado. Incluem-se, neste conceito, presentes, entretenimento, passagens aéreas, hospedagens, doações, patrocínios ou qualquer outra coisa de valor utilizada para tal fim.
CÓPIA NÃO CONTROLADA
4. RESPONSABILIDADES
São atribuídas as seguintes responsabilidades:
Tabela 1 - Matriz de Responsabilidade
5. DESCRIÇÃO
5.1 Regras gerais
CÓPIA NÃO CONTROLADA
Ao contratar outras empresas ou indivíduos, a Companhia busca que estes compartilhem valores e crenças similares aos seus. Assim, deve-se evitar o envolvimento com Terceiros que compactuem com a prática de atos ilícitos como o pagamento, oferecimento ou recebimento de Vantagens Indevidas de/ou para Agentes Públicos, Pessoas Politicamente Expostas ou agentes privados.
Para orientar nossos Colaboradores a realizarem a qualificação do Terceiro antes de finalizarem uma contratação, sem prejuízo da aplicação de demais procedimentos da Companhia sobre terceirização e/ou subcontratação, esta Política estabelece as diretrizes básicas para a obtenção de informações sobre os Terceiros com os quais se pretenda contratar.
5.2 Classificação dos Terceiros
Para fins de aplicação desta Política, os Terceiros foram divididos em grupos, conforme o objeto e as atividades a serem desempenhadas. Em caso de dúvida quanto à classificação, a Área de Compliance deverá ser consultada.
5.2.1 GRUPO A
5.2.1.1. Integram este grupo os Terceiros de Alto Risco que a Companhia pretenda contratar para prestar serviços ou agir em seu nome, interesse ou benefício, cuja execução do contrato possa envolver uma das seguintes atividades:
• A interação, direta ou indireta, com Agentes Públicos, Pessoa Politicamente Exposta ou qualquer Autoridade Governamental, em nome, interesse e/ou benefício da Companhia, ou ainda, perante clientes públicos ou privados da Companhia.
• A obtenção de licenças ou outra forma de autorização por parte de uma Autoridade Governamental ou, ainda, a assessoria em questão regulatória junto a Autoridade Governamental;
• O agenciamento, corretagem, intermediação e todas as atividades que importem representação da Companhia perante quaisquer Terceiros, sejam eles pessoas físicas ou jurídicas, Agentes Públicos, Pessoas Politicamente Expostas, Autoridades Governamentais ou não.
5.2.1.2. Também integram este grupo os Terceiros que irão prestar um dos serviços listados abaixo:
• Execução de serviços em regime de Subempreitada, desde que seja desenvolvida qualquer uma das atividades descritas no item 5.2.1.1 acima. Como Subempreitada
deverá ser considerado o subcontratado responsável pela execução de parte do escopo do objeto contratado pelo Cliente, com a Companhia.
• Locação de Equipamentos Pesados (tais como caminhões, guindastes, gruas, usinas, tratores);
• Serviços de transporte de passageiros ou de materiais para terraplanagem e pavimentação;
• Consultores, especialistas, autônomos, despachantes, representantes, gerenciadores e intermediadores;
CÓPIA NÃO CONTROLADA
• Peritos, advogados e consultores jurídicos, desde que seja desenvolvida qualquer uma das atividades descritas no item 5.2.1.1 acima;
• Empresas de propaganda e marketing;
• Fornecimento de equipamentos de grande porte, para aplicação no empreendimento, podendo, inclusive, envolver serviço de instalação com operação assistida e manutenção (tais como turbinas, sistemas de automação, compressores, subestações).
5.2.2 GRUPO B
Integram este grupo as pessoas físicas ou jurídicas que não possam ser classificadas nos demais grupos.
5.2.3 GRUPO C
Integram este grupo os Terceiros que prestam serviços de baixa complexidade, altamente padronizados e onde a prática comum do mercado é a de utilizar modelos de contratos padrão (adesão), como na locação de bens. Tipicamente se enquadrará nesta categoria os seguintes serviços:
• Aluguel de imóveis residenciais;
• Aluguel de veículos corporativos (frota);
• Softwares de TI.
5.2.4 GRUPO D
Este item se aplica ao fornecimento de material em geral, de produtos que se encontram padronizados no mercado. Se enquadram neste grupo serviços com valor inferior a R$10.000,00, no período de 12 meses, e que não se enquadrem no grupo A.
5.2.5 GRUPO E – Serviço ou Produto Comum
São assim considerados aqueles Terceiros de prestação de serviços comuns, que se encontram padronizados no mercado e utilizem contratos de adesão que sejam regulados por Autoridades Governamentais, tais como Banco Central, Superintendência de Seguros Privados, ANEEL, ANATEL, etc.
NOTA: Os Terceiros que integram este grupo estão dispensados do processo de qualificação previsto nesta política.
5.3 Processo de Qualificação do Terceiro
Aprovada a necessidade comercial e operacional da contratação de um Terceiro, os Colaboradores responsáveis pelas contratações de Terceiros deverão seguir as instruções abaixo apresentadas, respeitados os critérios mínimos estabelecidos para cada grupo:
CÓPIA NÃO CONTROLADA
Grupo A - Quando da contratação de Terceiro deste grupo, deverá ser conduzido o seguinte procedimento:
1. Apresentar ao potencial Terceiro o “Questionário de Diligência do Terceiro” (Anexo I), solicitando preenchimento e assinatura da declaração nele contida, bem como apresentação dos documentos solicitados na lista que consta do Anexo II;
2. Analisar as informações e documentos disponibilizados pelo potencial Terceiro e, caso necessário, contatá-lo com a finalidade de esclarecer eventuais dúvidas ou riscos identificados;
3. Efetuar pesquisas independentes na internet (pesquisa reputacional), nos cadastrados indicados no item 5.3.2.1 desta política, para avaliar a reputação do potencial Terceiro e eventual vinculação deste com qualquer ato ou fato desabonador;
4. Avaliar as informações prestadas, eventuais inconsistências e riscos;
a) Se identificado algum risco, a decisão pela contratação deverá ser tomada em conjunto com a Área de Compliance.
b) Se não for identificado nenhum risco, a contratação deve ser aprovada de acordo com as alçadas de aprovação da Companhia.
5. Caso aprovada a contratação, celebrar o instrumento contratual, incluindo nele disposições anticorrupção (Anexo III ou IV, conforme aplicável);
6. Durante a vigência do contrato, monitorar o seu cumprimento e informar a Área de
Compliance sobre qualquer risco ou desvio identificado.
Grupo B e C - Para a contratação de Terceiros que se enquadrem neste grupo, a área requisitante deverá conduzir o seguinte procedimento:
1. Solicitar ao potencial Terceiro a apresentação dos documentos solicitados na lista que consta do Anexo II, onde aplicável;
2. Analisar as informações e documentos disponibilizados pelo potencial Terceiro e, caso necessário, contatá-lo com a finalidade de esclarecer eventuais dúvidas ou riscos identificados;
3. Efetuar pesquisas independentes na internet (pesquisa reputacional), nos cadastrados indicados no item 5.3.2.1 desta política, para avaliar a reputação do potencial Terceiro e eventual vinculação deste com qualquer ato ou fato desabonador;
4. Avaliar as informações prestadas, eventuais riscos ou inconsistências; caso necessário, o Questionário de Diligência do Terceiro também poderá ser aplicado.
CÓPIA NÃO CONTROLADA
a) Se identificado algum risco, a decisão pela contratação deverá ser tomada em conjunto com a Área de Compliance. Neste momento, caberá a redefinição da classificação do Terceiro para o Grupo A, devendo atender aos requisitos desta classificação;
b) Se não for identificado nenhum risco, a contratação deve ser aprovada de acordo com as alçadas de aprovação da Companhia.
5. Caso aprovada a contratação:
(i) Grupo B, celebrar o instrumento contratual, incluindo nele disposições anticorrupção (Anexo III ou IV, conforme aplicável), ou
(ii) Grupo C, enviar correspondência referenciando o disposto no Anexo V, caso não seja possível incluir as disposições anticorrupção em contrato;
6. Durante a vigência do contrato, monitorar o seu cumprimento e informar a Área de
Compliance sobre qualquer risco ou desvio identificado.
Grupo D - Para a contratação de Terceiros que se enquadrem neste grupo, a área requisitante deverá, caso aprovada a contratação, emitir um pedido de Compra fazendo referência às disposições anticorrupção (Anexo V);
5.3.1 Quadro resumo das disposições do processo
Com base nas classificações descritas acima, segue quadro resumo das disposições do processo:
Atividade | Grupo A | Grupo B | Grupo C | Grupo D | Grupo E |
Pesquisa Reputacional | ✓ | ✓ | ✓ | - | - |
Questionário de Diligência do Terceiro (Anexo I) | ✓ | - | - | - | - |
Lista de Documentos (Anexo II) | ✓ | ✓ | ✓ | - | - |
Análise das Informações e Identificação de Riscos | ✓ | ✓ | ✓ | - | - |
Disposições Anticorrupção (Anexo III ou Anexo IV, conforme aplicável) | ✓ | ✓ | - | - | - |
Disposições Anticorrupção (Anexo V) | - | - | ✓ | ✓ | - |
5.3.2 Detalhamento das Etapas do processo
5.3.2.1 Pesquisa Reputacional
CÓPIA NÃO CONTROLADA
A pesquisa reputacional consiste na busca por eventuais mídias negativas na internet, utilizando o nome da instituição, além de diretores e demais beneficiários, no caso de terceiros do Grupo A, ou respectivos números de identificação fiscal (CPF / CNPJ) acompanhados de palavras-chave tais como, mas não somente: Corrupção, esquema, propina, lavagem de dinheiro, condenado, lava-jato, crime, etc. Deverá também ser verificada a presença do Terceiro em cadastros desabonadores, conforme elencado abaixo:
1. Cadastro de Empresas Inidôneas e Suspensas (CEIS);
2. Cadastro Nacional de Empresas Punidas (CNEP);
3. Cadastro de Entidades Privadas Sem Fins Lucrativos Impedidas (CEPIM);
4. Cadastro Nacional de Condenações Cíveis por Atos de Improbidade Administrativa do Conselho Nacional de Justiça;
5. Cadastro de Empregadores que tenham submetido trabalhadores a condições análogas às de escravo do Ministério do Trabalho e Emprego;
6. Relação de Inabilitados e Inidôneos do Tribunal de Contas da União;
Outros cadastros poderão ser consultados em nível nacional, estadual, municipal ou mesmo internacional, tal como a lista “Debarred & Cross-Debarred Firms & Individuals” do Banco Mundial.
Esta pesquisa terá validade de 1 (um) ano. Esse período pode ser reduzido caso seja verificada uma Situação de Risco no qual o Terceiro esteja envolvido, a critério do contratante ou da Área de Compliance.
Nas Unidades de Negócios, que possuírem monitoramento contínuo, por meio de ferramenta automática de pesquisa reputacional, a periodicidade para pesquisa dos Terceiros cadastrados nesta ferramenta poderá ser estendida para a cada 2 (dois) anos. Caso haja resultado deste monitoramento que altere a situação do mesmo, no intervalo de 2 (dois) anos, a área responsável pela contratação de Terceiros deverá avaliar o caso concreto, podendo elevar a classificação do Terceiro, bem como tomar as ações necessárias de mitigação de eventual risco. Em caso de dúvida, entrar em contato com a Área de Compliance.
O detalhamento da pesquisa reputacional está estabelecido no Procedimento para Pesquisa Reputacional de Terceiros.
5.3.2.2 Questionário de Diligência do Terceiro
O Questionário de Diligência do Terceiro deverá ser aplicado para os Terceiros de maior risco, permitindo, assim, à Companhia realizar uma análise mais apurada dos possíveis
riscos legais, financeiros e de reputação relacionados ou não a potenciais práticas de atos ilícitos, como Corrupção, por parte dos Terceiros, com os quais se pretenda estabelecer relações comerciais.
O Questionário de Diligência do Terceiro (Anexo I) deverá ser encaminhado ao Terceiro para que seja respondido, seguido por uma análise criteriosa das respostas fornecidas. Ao final, deverá ser feita a guarda do questionário assinado (original ou digitalizado arquivado com o e-mail de encaminhamento).
CÓPIA NÃO CONTROLADA
Este questionário terá validade de 1 (um) ano, considerada a data de resposta do mesmo. Após este período, o Terceiro poderá preencher somente o campo Atualização Anual de Dados, e encaminhar para o contratante. Esse período pode ser reduzido caso seja verificada uma Situação de Risco no qual o Terceiro esteja envolvido, a critério do contratante ou da Área de Compliance.
5.3.2.3 Análise das Informações e Identificação de Riscos
Na sequência, deverão ser analisadas as informações obtidas e eventuais riscos identificados. Caso a decisão seja pela contratação, observada eventual necessidade de prévia aprovação da Área de Compliance, conforme o caso, esta deverá ser formalizada por instrumento contratual que defina, de forma clara, o escopo do trabalho, valores, forma de pagamento e possibilidade de requerimento, por parte da Companhia, de relatório das atividades realizadas pelo Terceiro, quando aplicável.
O procedimento descrito nesta política não é exaustivo. Portanto, embora haja um padrão mínimo a ser seguido para a coleta de informações sobre os potenciais fornecedores, o Colaborador deve avaliar criticamente cada situação, já que pode ser identificada a necessidade de buscar outras informações, dependendo do que tiver sido disponibilizado ou obtido no caso concreto.
5.3.2.4 Disposições Anticorrupção e Código de Ética
As Disposições Anticorrupção deverão ser incluídas de acordo com o critério apresentado abaixo, cabendo à Área de Compliance e à Diretoria Jurídica atuar junto à área contratante, de maneira a adequar o texto dos referidos anexos para atender às especificidades de cada caso, quando necessário.
i. Para contratos do grupo “A” e “B”, por padrão, se aplicam as Disposições Anticorrupção e o Código de Conduta do Terceiro, constante no Anexo III desta política;
NOTA: Exceção à regra acima se aplica a Contratos de até R$ 50.000,00 que poderão utilizar o modelo de Disposições Anticorrupção apresentado no Anexo IV.
ii. Nas contratações envolvendo Terceiros dos grupos “C” e “D”, será apenas utilizado o modelo de Disposições Anticorrupção do Anexo V;
NOTA: Na impossibilidade de se incluir tal clausulado no contrato ou pedido de compra, deverá ser emitida uma correspondência ao Terceiro com o mesmo conteúdo do Anexo V.
O Colaborador da empresa contratada deverá, sempre que possível, assinar o Termo de Adesão e Responsabilidade do Terceiro ao Código de Conduta do Terceiro.
5.3.3 Orientações Complementares
Deverão ser arquivados em meio físico ou digital todos os documentos e informações que forem coletados durante o processo de contratação. Isto inclui o Questionário de Diligência do Terceiro respondido, evidências dos cadastros desabonadores consultados e das pesquisas realizadas na internet.
CÓPIA NÃO CONTROLADA
Os Colaboradores devem analisar a forma como se dará a remuneração do potencial Terceiro, pois o valor deve ser legítimo e condizente com o que está sendo contratado. Sempre que possível, é recomendável efetuar cotação de três empresas do mesmo porte, a fim de se tornar o processo de contratação mais competitivo e transparente, evitar direcionamentos e garantir a obtenção do melhor preço pela qualidade equiparável do produto ou serviço a ser contratado.
É admitida a utilização de ferramentas de TI para auxiliar no processo de diligência, bem como a contratação de empresas especializadas.
NOTA: Cabe ressaltar que é essencial a guarda dos registros que evidenciem a prestação dos serviços realizados, bem como materiais fornecidos.
5.4 Riscos e Pontos de Atenção
Há algumas situações na contratação de Terceiros que devem servir de alerta aos Colaboradores da Companhia, especialmente àqueles Colaboradores envolvidos na contratação de Terceiros ou na medição de serviços prestados, quais sejam:
1. O Terceiro carece de recursos (mão de obra, instalações físicas, etc.) ou capacitação para executar os serviços;
2. Pedidos de comissões ou “taxas de sucesso” em situações atípicas ou não condizentes
com o serviço prestado;
3. Tentativa de evitar ou impedir quaisquer das etapas desta política, como recusa ou imposição de atrasos desnecessários para responder ao questionário ou para incluir disposições anticorrupção no contrato;
4. Inobservância de procedimentos usuais de contratação de Terceiros;
5. O Terceiro apresenta pedidos de reembolso de despesas de valor elevado para cobrir despesas com almoços, jantares e outras formas de Entretenimento;
6. Solicitação de pagamentos em espécie ou fora do país da prestação dos serviços;
7. O Fornecedor evita comunicações por escrito;
8. Há relutância em apresentar um relatório das atividades desenvolvidas;
9. O Terceiro foi indicado por Agentes Públicos ou Pessoa Politicamente Exposta;
10.O Fornecedor não possui referências no mercado; e
11.O Fornecedor é, de alguma forma, relacionado a Agentes Públicos ou Pessoas Politicamente Expostas e está em condições de influenciar a tomada de decisão desses indivíduos.
Esta lista não é exaustiva e serve meramente para ilustrar situações dos potenciais riscos mais críticos. Há muitas outras que merecerão a atenção dos Colaboradores da Companhia, seja ao efetuar a análise reputacional/ Questionário de Diligência do Terceiro ou no acompanhamento das atividades executadas. Na dúvida, reporte os pontos identificados à Área de Compliance para receber orientações adicionais.
CÓPIA NÃO CONTROLADA
5.5 Monitoramento
Os Colaboradores da Companhia devem monitorar e acompanhar os riscos durante toda a execução do contrato. Caso qualquer alteração na situação do Terceiro venha a ser identificada que possa gerar riscos à Companhia, tal fato deve ser levado imediatamente ao conhecimento da Área de Compliance.
5.6 Fluxo
5.6.1 Fluxo inicial Grupos “A”, “B”, “C” e “D”
Início
Aprovada a necessidade comercial e operacional da contratação de um Terceiro.
Área Responsável realizar a Qualificação dos
Grupos A, B, C e D.
Área Responsável Classificar o Terceiro em Grupo A,
B, C, D e E.
Grupo D
Grupo C
Grupo B
Grupo A
Não Aprovada
Contratação
Identificado
Risco
Decidir pela contratação
FIM em conjunto com a Área de
Compliance
Avaliar as informações
prestadas, eventuais inconsistências e riscos.
Não Identificado Risco
Aprovada
Contratação
Celebrar o instrumento contratual, incluindo nele disposições anticorrupção (Anexo III ou IV, conforme aplicável)
Efetuar pesquisa reputacional do
potencial Terceiro.
Analisar as informações e documentos disponibilizados e esclarecer eventuais dúvidas com o potencial Terceiro.
CÓPIA NÃO CONTROLADA
5.6.2 Fluxo Grupo “A”
Grupo A
Apresentar ao potencial Terceiro o “Questionário de Diligência do Terceiro”.
Solicitar ao potencial Terceiro a apresentação dos documentos solicitados na lista que consta do Anexo II, onde aplicável.
O Colaborador da empresa contratada deverá, sempre que possível, assinar o Termo de Adesão e Responsabilidade do Terceiro ao Código de Conduta do Terceiro.
Área Responsável deverá arquivar em meio físico ou digital todos os documentos e informações que forem coletadas durante o processo de contratação
Fim
Durante a vigência do contrato, monitorar o seu cumprimento e informar a Área de Compliance sobre qualquer risco ou desvio identificado.
Identificado
Avaliar as informações Risco
prestadas, eventuais
inconsistências e riscos.
Não Aprovada
Contratação
Decidir pela contratação em conjunto com a Área de
Compliance
FIM
Não
Identificado
Risco
Aprovada
Contratação
Celebrar o instrumento contratual, incluindo nele disposições anticorrupção (Anexo III ou IV, conforme aplicável)
Efetuar pesquisa reputacional do
potencial Terceiro.
CÓPIA NÃO CONTROLADA
5.6.3 Fluxo Grupo “B”
Grupo B
Solicitar ao potencial Terceiro a apresentação dos documentos solicitados na lista que consta do Anexo II, onde aplicável.
Analisar as informações e documentos disponibilizados e esclarecer eventuais dúvidas com o potencial Terceiro.
O Colaborador da empresa contratada deverá, sempre que possível, assinar o Termo de Adesão e Responsabilidade do Terceiro ao Código de Conduta do Terceiro.
Área Responsável deverá arquivar em meio físico ou digital todos os documentos e informações que forem coletadas durante o processo de contratação
Fim
Durante a vigência do contrato, monitorar o seu cumprimento e informar a Área de Compliance sobre qualquer risco ou desvio identificado.
Não Aprovada
Contratação
FIM
Identificado
Risco Avaliar as informações
Decidir pela contratação
em conjunto com a Área de prestadas, eventuais
Compliance inconsistências e riscos.
Não Identificado Risco
Aprovada
Contratação
Celebrar o instrumento contratual e enviar correspondência referenciando o disposto no Anexo V, caso não seja possível incluir as disposições anticorrupção em contrato.
Efetuar pesquisa reputacional do
potencial Terceiro.
Área Responsável deverá arquivar em meio físico ou digital todos os documentos e informações que forem coletadas durante o processo de contratação
O Colaborador da empresa contratada deverá, sempre que possível, assinar o Termo de Adesão e Responsabilidade do Terceiro ao Código de Conduta do Terceiro.
CÓPIA NÃO CONTROLADA
5.6.4 Fluxo Grupo “C”
Grupo C
Solicitar ao potencial Terceiro a apresentação dos documentos solicitados na lista que consta do Anexo II, onde aplicável.
Analisar as informações e documentos disponibilizados e esclarecer eventuais dúvidas com o potencial Terceiro.
Fim
Durante a vigência do contrato, monitorar o seu cumprimento e informar a Área de Compliance sobre qualquer risco ou desvio identificado.
CÓPIA NÃO CONTROLADA
5.6.5 Fluxo Grupo “D”
Grupo D
Para a contratação de Terceiros que se enquadrem neste grupo, a área requisitante deverá caso aprovada a contratação, emitir um pedido de Compra fazendo referência às disposições anticorrupção (Anexo V)
Área Responsável deverá arquivar em meio físico ou digital todos os documentos e informações que forem coletadas durante o processo de contratação
Fim
Durante a vigência do contrato, monitorar o seu cumprimento e informar a Área de Compliance sobre qualquer risco ou desvio identificado.
6. COMUNICAÇÃO
Caso algum Colaborador da Companhia não tenha certeza de qual atitude correta deve adotar em uma determinada situação, deverá recorrer à Área de Compliance para as devidas orientações.
Além disso, caso algum Colaborador detecte ou suspeite, de boa-fé, que potencialmente há violação do Programa de Compliance, notadamente o Código de Ética ou as Políticas de Compliance da Companhia, deverá comunicar o fato ao canal de denúncia disponível para tanto.
7. SUPERVISÃO
Todos os Colaboradores da Companhia devem estar familiarizados com os princípios e regras contidos no Código de Ética, assim como nas Políticas de Compliance, observando- os no Brasil e/ou exterior.
Os gestores têm a obrigação de assegurar que sua equipe observe tais regras e princípios, buscando evitar que, no âmbito da sua área de responsabilidade, ocorram desvios de conduta que poderiam ter sido evitados com a devida supervisão.
8. SANÇÕES
O Colaborador ou Terceiro que descumprir quaisquer das determinações previstas neste documento estará sujeito às sanções previstas no Código de Ética da Companhia, como medidas disciplinares, incluindo a rescisão contratual.
Não obstante as penalidades previstas no Código de Ética, os colaboradores poderão ser instados pelo Comitê de Ética a interromper, de forma imediata, condutas inadequadas ou inapropriadas nos termos do referido código.
CÓPIA NÃO CONTROLADA
Além disso, os Colaboradores e Terceiros devem estar cientes de que infração às determinações das Políticas de Compliance podem estar sujeitas as penalidades legais cabíveis.
9. EXCEÇÕES
Salvo se de outra forma expressamente prevista, apenas o Comitê de Ética poderá, diante de análise do caso concreto e observados políticas e procedimentos específicos, autorizar eventuais exceções ao disposto em qualquer das Políticas de Compliance, cabendo à área de Compliance o suporte e as orientações necessárias para tal atividade.
10. INFORMAÇÃO DOCUMENTADA RETIDA (REGISTRO)
▪ Questionário de Diligência do Terceiro.
▪ Pesquisa Reputacional.
11. REFERÊNCIAS
▪ PO-COMP-0001 - Código de Ética
12. ANEXOS
▪ ANEXO I – Questionário de Diligência do Terceiro.
▪ ANEXO II – Lista de documentos.
▪ ANEXO III – Disposições Anticorrupção (Modelo 1).
▪ ANEXO IV – Disposições Anticorrupção (Modelo 2).
▪ ANEXO V – Disposições Anticorrupção (Modelo 3).
CÓPIA NÃO CONTROLADA
Anexo I – Questionário de Diligência do Terceiro
CÓPIA NÃO CONTROLADA
CÓPIA NÃO CONTROLADA
CÓPIA NÃO CONTROLADA
Anexo I – Questionário de Diligência do Terceiro (Continuação)
CÓPIA NÃO CONTROLADA
CÓPIA NÃO CONTROLADA
CÓPIA NÃO CONTROLADA
Anexo I – Questionário de Diligência do Terceiro (Continuação)
CÓPIA NÃO CONTROLADA
CÓPIA NÃO CONTROLADA
CÓPIA NÃO CONTROLADA
CÓPIA NÃO CONTROLADA
CÓPIA NÃO CONTROLADA
Anexo I – Questionário de Diligência do Terceiro (Continuação)
CÓPIA NÃO CONTROLADA
Anexo I – Questionário de Diligência do Terceiro (Continuação)
XXXXX XX – Lista de documentos Por favor, encaminhe os seguintes documentos à Companhia:
i. Comprovante de inscrição no CNPJ/MF;
ii. Contrato Social ou Estatuto Social, com sua última alteração;
iii. Alvarás e licenças requeridos para o exercício de suas atividades;
iv. Cópia RG e CPF – do sócio e/ou representante legal da CONTRATADA;
CÓPIA NÃO CONTROLADA
v. Procuração da CONTRATADA com poderes ao representante legal (quando aplicável) para assinar contratos;
vi. Certidão Negativa de Tributos Xxxxxxxxxx – ISS;
vii. Declaração se for optante do Simples Nacional;
viii. Se não for optante do Simples Nacional, apresentar CND relativa aos Tributos Federais e à Dívida Ativa da União;
ix. Cópia do Código de Ética ou de Conduta, ou documento semelhante, se existente.
NOTA 1: Esta lista de documentos deve ser complementada com os demais documentos que, porventura, sejam solicitados em outros documentos internos da Companhia.
Nota 2: Neste Questionário entenda-se Companhia como sendo Vital Engenharia Ambiental S/A.
ANEXO III – Disposições Anticorrupção (Modelo 1)
Os acordos assinados pela Vital Engenharia Ambiental S/A (doravante denominada Companhia) com Terceiros deverá incluir a seguinte cláusula, no qual o Terceiro declara a exatidão das informações prestadas, se obrigando a cumprir as “Disposições Anticorrupção” e o “Código de Conduta do Terceiro”:
CÓPIA NÃO CONTROLADA
A CONTRATADA declara que todas as informações fornecidas à Companhia são verdadeiras, completas e precisas. Declara, ainda, e garante que ela, seus empregados, conselheiros, diretores, executivos, terceirizados, estagiários, prepostos, agentes, subcontratados, consultores, prestadores de serviço, procuradores ou qualquer outro representante agindo em seu nome ou interesse ou benefício, cumprem e continuarão cumprindo na execução deste contrato com o disposto no Anexo “X”.
Ademais, deve ser incluído como anexo contratual:
Anexo X – Disposições Anticorrupção
1. A CONTRATADA declara e garante que cumpre e continuará cumprindo durante a vigência do presente Contrato todas as leis e regulamentos aplicáveis às atividades relacionadas ao Contrato, incluindo o Decreto-Lei nº 2.848/1940, Lei nº 8.429/1992, Lei nº 8.666/1993, Lei nº 9.613/1998, Lei 12.529/2011, Lei 12.813/2013 e a Lei nº 12.846/2013, em especial, mas sem se limitar, as disposições de seu artigo 5º.
2. Para os fins deste Contrato e seus anexos, os termos abaixo definidos deverão ser interpretados como:
2.1. Autoridade Governamental: Todo órgão, departamento ou entidade da administração direta, indireta ou fundacional de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal, dos Municípios, de Território, pessoa jurídica incorporada ao patrimônio público ou entidade para cuja criação ou custeio o erário haja concorrido ou concorra com mais de cinquenta por cento do patrimônio ou da receita anual; ou, ainda, qualquer partido político; órgãos, entidades estatais ou representações diplomáticas de país estrangeiro, assim como pessoas jurídicas
controladas, direta ou indiretamente, pelo poder público de país estrangeiro ou organizações públicas internacionais, inclusive fundos soberanos ou uma entidade cuja propriedade seja de um fundo soberano.
CÓPIA NÃO CONTROLADA
2.2. Agente público: Qualquer pessoa física, servidor ou não, ainda que transitoriamente ou sem remuneração, exercendo cargo, emprego ou função pública em ou para Autoridade Governamental; qualquer pessoa física que trabalhe para empresa prestadora de serviço contratada ou conveniada para a execução de atividade típica da Administração Pública; ou qualquer dirigente de partido político, seus empregados ou outras pessoas que atuem para ou em nome de um partido político ou candidato a cargo político; ou Agente de organizações públicas internacionais, como por exemplo, Banco Mundial, Nações Unidas, Fundo Monetário Internacional, etc.
2.3. Vantagem Indevida: Qualquer bem, tangível ou intangível, inclusive dinheiro e valores, oferecidos, prometidos ou entregues com o objetivo de influenciar ou recompensar qualquer ato ou decisão de um Agente Público ou agente privado. Incluem-se, neste conceito, presentes, entretenimento, passagens aéreas, hospedagens, doações, patrocínios ou qualquer outra coisa de valor utilizada para tal fim.
3. A CONTRATADA declara e garante, ainda que:
a) o integral cumprimento do item 1 acima abrange todos os atos e condutas emanados de empregados, conselheiros, diretores, executivos, terceirizados, estagiários, prepostos, agentes, subcontratados, consultores, prestadores de serviço, procuradores ou qualquer outro representante agindo em seu nome, interesse ou benefício a qualquer título da CONTRATADA (“Representantes”); e
b) nenhum de seus Representantes exerce cargo, emprego ou função pública, no Brasil ou no exterior, não atua como integrante de organização pública internacional, nem tampouco figura como dirigente de partido político ou candidato de partido político a cargo ou função pública; e a CONTRATADA nem seus Representantes se aproveitarão de relacionamento de qualquer natureza, incluindo pessoal, de negócios ou de associação, com qualquer Agente Público para influenciar de maneira indevida a prática de atos em favor da CONTRATANTE.
c) ela e seus Representantes não fizeram ou farão, instruíram ou instruirão a entrega, oferta ou promessa, em interesse ou benefício próprio ou de Terceiros, direta ou indiretamente, de pagamentos de qualquer quantia, empréstimos, presentes ou de qualquer outra Vantagem Indevida a Agentes Públicos ou a terceira pessoa a eles relacionada;
d) mantém e continuará a manter registro contábil de suas operações na forma da legislação aplicável;
CÓPIA NÃO CONTROLADA
e) ela e seus Representantes não estiveram ou estão envolvidos em qualquer processo administrativo ou judicial referente a infrações às leis mencionadas no item 1 que não tenham sido previamente informados à CONTRATANTE; e
f) no exercício de suas atividades, não dificultarão atividade de investigação ou fiscalização de órgãos, entidades ou Agentes Públicos, bem como não interferirão no correto andamento desses procedimentos.
g) envidarão seus melhores esforços para garantir que qualquer agente, subcontratado, preposto, procurador ou qualquer outro representante contratado cumpra com o disposto nesta cláusula.
3.1. A CONTRATADA declara ser e continuar sendo titular da conta bancária informada para os pagamentos a serem feitos pela CONTRATANTE de acordo com este contrato, bem como qualquer pagamento relacionado direta ou indiretamente à relação comercial entre as Partes.
4. Nos casos em que tenha sido preenchido pela CONTRATADA, a mesma declara e garante que respondeu fielmente e na melhor representação da verdade todos os itens do Questionário de Diligência do Terceiro, o qual se compromete a atualizar espontaneamente sempre que ocorrer algum fato superveniente que altere a veracidade das respostas fornecidas à CONTRATANTE, nos itens 1 e 3 deste Anexo, no Questionário de Diligência do Terceiro, ou quando expressamente solicitado pela CONTRATANTE.
4.1. A CONTRATADA reconhece e aceita desde já que a CONTRATANTE poderá, nos termos do item 6 e subitens deste Anexo, rescindir todos os contratos firmados entre as Partes se constatada qualquer inconsistência das informações prestadas no Questionário de Diligência do Terceiro, nos itens 1 e 3 deste Anexo, ou a
ausência de sua atualização em caso de fato superveniente que altere a veracidade das respostas fornecidas.
CÓPIA NÃO CONTROLADA
5. A CONTRATADA declara que conhece o disposto no Código de Conduta do Terceiro da CONTRATANTE (“Código de Conduta”), que integra este Contrato como Anexo “Y”, comprometendo-se a (i) observar e cumprir fielmente as regras do referido Código de Conduta na sua integralidade ao longo de toda a execução do Contrato; e (ii) divulgar o Código de Conduta para seus Representantes, exigindo-lhes a observância e cumprimento de seu integral conteúdo durante toda a vigência do Contrato. Em relação às atividades desempenhadas no âmbito do presente Contrato, a CONTRATADA empreenderá esforços para a aprovação de um programa de integridade ou de Compliance próprio, podendo, caso queira, adotar e internalizar o Código de Conduta da CONTRATANTE como parâmetro de seus procedimentos e controles internos em relação à ética e conduta nos negócios.
5.1. A CONTRATADA declara, ainda, que aceitará receber treinamentos quanto às regras do Código de Conduta e ou Código de Ética da CONTRATANTE, comprometendo-se a exigir a presença dos seus Representantes envolvidos na execução do Contrato nos referidos treinamentos. A CONTRATANTE poderá aceitar que a própria CONTRATADA realize ou contrate a realização dos treinamentos. Neste caso, a CONTRATADA permitirá a presença de uma pessoa indicada pela CONTRATANTE nos treinamentos e compromete-se a enviar à CONTRATANTE o material utilizado e lista de presença devidamente assinada pelos Representantes presentes.
5.2. A CONTRATANTE poderá exigir a substituição imediata de qualquer Representante alocado na execução do Contrato que não participe dos treinamentos a que se refere o item 5.1.
5.3. Em nenhuma hipótese, a não realização dos treinamentos eximirá a
CONTRATADA de sua obrigação de cumprir as regras do Código de Conduta.
6. Qualquer prática, pela CONTRATADA ou por seus Representantes, em violação às disposições contidas no Código de Conduta e no presente anexo conferirá à CONTRATANTE o direito de resolver todos os Contratos vigentes entre as Partes, independentemente de qualquer formalidade, e de exigir as penalidades contratuais cabíveis e o ressarcimento das perdas e danos diretos e indiretos incorridos.
6.1. A CONTRATADA isentará e manterá a CONTRATANTE indene em relação a quaisquer reivindicações, perdas ou danos, diretos ou indiretos, relacionados ou decorrentes da violação cometida, sem prejuízo do direito de regresso assegurado à CONTRATANTE.
6.2. A CONTRATADA, ao dar causa à resolução contratual, não terá direito a qualquer indenização, reivindicação ou demanda em face da CONTRATANTE por conta da extinção dos Contratos.
CÓPIA NÃO CONTROLADA
6.3. As Partes acordam que a CONTRATADA não representará a CONTRATANTE ou terá qualquer tipo de comunicação, interação ou interlocução com órgãos públicos ou profissionais Representantes da Administração Pública Direta ou Indireta, ou Pessoa Politicamente Exposta, salvo se houver orientação específica por escrito da CONTRATANTE, ou, ainda, se decorrer indubitavelmente da execução do objeto do Contrato.
7. A CONTRATADA deverá comunicar imediatamente à CONTRATANTE qualquer evento, investigação ou processo administrativo ou judicial que venham a ser instaurados relativamente a possível violação de qualquer das declarações e garantias dos itens 1 e 3, devendo sempre agir para evitar que referidas violações ocorram e adotar medidas para mitigar danos que possam vir a acontecer nesse sentido.
8. Caso a CONTRATANTE venha a tomar conhecimento de fatos ou indícios relevantes que teriam ocorrido, ou que estariam na iminência de ocorrer, que violem as disposições da presente cláusula por parte da CONTRATADA e/ou por quaisquer de seus Representantes, a CONTRATANTE poderá determinar, a seu exclusivo critério, a suspensão imediata dos pagamentos à CONTRATADA e da execução do objeto do Contrato, bem como a substituição imediata dos Representantes envolvidos.
8.1. Para a avaliação dos fatos que guardem relação com a execução do presente Contrato, a CONTRATANTE poderá realizar investigações ou auditorias na CONTRATADA, diretamente ou por meio de Terceiros escolhidos pela CONTRATANTE.
8.2. A CONTRATADA se compromete a cooperar com qualquer investigação ou auditoria que venha a ser realizada, disponibilizando todas as informações e documentos solicitados pela CONTRATANTE ou pelos Terceiros por ela
contratados, inclusive livros e registros contábeis, notas fiscais, contratos e documentos eletrônicos de qualquer natureza. Compromete-se, ainda, a colocar à disposição da CONTRATANTE ou dos referidos Terceiros os seus Representantes que a CONTRATANTE ou os referidos Terceiros entendam que possam colaborar na elucidação dos fatos circunscritos à execução do presente Contrato.
CÓPIA NÃO CONTROLADA
8.3. A CONTRATANTE relatará violações às declarações e garantias previstas neste anexo e analisará: (i) a efetividade das políticas internas, do Código de Ética e dos demais documentos e instrumentos que conformem eventual programa de integridade ou Compliance da CONTRATADA; (ii) os registros contábeis da CONTRATADA, incluindo de suas subsidiárias, controladas e coligadas, conforme aplicável; (iii) todos os pagamentos e despesas realizados pelos Representantes da CONTRATADA em nome da CONTRATANTE; e (iv) utilização dos valores recebidos pela CONTRATADA em relação aos serviços prestados para a CONTRATANTE. Caso sejam identificadas violações às declarações e garantias previstas neste anexo, a CONTRATADA arcará com os custos do procedimento descrito nesta cláusula.
8.4. Caso algum órgão público da Administração Pública Direta ou Indireta venha a instaurar procedimento ou processo para investigar condutas que representam violação às declarações e garantias previstas neste anexo e relacionadas a este Contrato, a CONTRATADA se compromete a cooperar com a CONTRATANTE, quando por esta solicitado, no âmbito de referida investigação, por meio da disponibilização da documentação necessária e do auxílio dos Representantes da CONTRATADA.
9. A CONTRATADA deverá manter registros, inclusive contábeis, descrevendo de maneira exata e em detalhe todas as atividades realizadas no âmbito deste Contrato, pagamentos feitos, custos e despesas para os quais a CONTRATADA solicita ou solicitou remuneração ou reembolso por parte da CONTRATANTE durante o período de execução deste Contrato e pelo prazo de 5 (cinco) anos, ou por prazo maior, conforme exija o contrato da CONTRATANTE com o seu cliente final, contados da data do término da vigência do Contrato. A CONTRATADA compromete-se a fornecer em tempo razoável esses registros à CONTRATANTE sempre que houver solicitação nesse sentido.
ANEXO III – Disposições Anticorrupção (Modelo 1) (Continuação) Anexo Y - Código de Conduta do Terceiro
1. CONSIDERAÇÕES INICIAIS
A Companhia iniciou suas atividades há mais de 10 anos, cuja perpetuação e crescimento decorrem, essencialmente, da aplicação cotidiana, por cada um de nossos Colaboradores, dos valores e crenças do Grupo, em suas atividades profissionais.
CÓPIA NÃO CONTROLADA
Tais valores e crenças devem orientar o comportamento de todos os indivíduos, empresas e instituições com as quais nos relacionamos para realizar as nossas atividades. Por isso, a Companhia criou este Código de Conduta do Terceiro, elaborado com base no seu próprio Código de Ética. O Código de Conduta do Terceiro tem como objetivo compartilhar os valores e crenças da Companhia e estabelecer de forma clara e precisa os padrões de comportamento que devem ser adotados pelos nossos Terceiros no Brasil e/ou no exterior.
Ao receber este Código de Conduta, os Terceiros da Companhia ficam cientes que devem conduzir suas atividades de maneira coerente com as diretrizes abaixo. A Companhia está comprometida com a proteção de seus valores e crenças e conta com o esforço e cooperação de cada um de seus Terceiros para que possamos trilhar juntos uma trajetória de sucesso.
2. VALORES
Nossa atuação e a atuação de nossos Colaboradores devem estar sempre pautadas pela aplicação cotidiana de seis valores:
TRABALHO, que confere dignidade a todos;
CONFIABILIDADE, que nos obriga a ter responsabilidade com nossos compromissos e faz com que a COMPANHIA transmita confiança;
QUALIDADE, maior motivo de orgulho para o profissional competente;
CÓPIA NÃO CONTROLADA
LEALDADE, valor que faz com que empresa e colaborador tenham os mesmos objetivos.
INTEGRIDADE, as ações da empresa e de todos os seus colaboradores devem ser pautadas pela legalidade e pela ética;
SUSTENTABILIDADE AMBIENTAL, compromisso de contribuir efetivamente para a preservação do meio ambiente, visando as presentes e futuras gerações.
Os seis valores acima descritos baseiam, ainda, as nossas crenças no TRABALHO, no CUMPRIMENTO DOS COMPROMISSOS e na viabilidade ECONÔMICO-FINANCEIRA como
mola mestra de nosso sucesso, tanto diante do mercado como para nossos clientes; na QUALIDADE, COMPETITIVIDADE e CAPACIDADE DE ADAPTAÇÃO como pilares
fundamentais para a manutenção de nosso negócio em um mercado cada vez mais exigente; em um relacionamento de CONFIANÇA, TRANSPARÊNCIA e DIGNIDADE com nossos colaboradores, parceiros, clientes e terceiros, como a melhor receita para obter o comprometimento e a fidelização; e na HUMILDADE como símbolo de uma postura corporativa madura, que alia o foco nos objetivos empresariais sem esquecer o crescimento pessoal de todos os nossos parceiros, colaboradores e clientes.
3. ABRANGÊNCIA E ESCOPO
Este Código, que contém regras gerais de condutas éticas baseadas nos nossos valores e crenças, assim como na legislação vigente, visa orientar a atuação de todos os Terceiros da Companhia. Estão abrangidos por este Código todos os funcionários, estagiários, diretores, executivos, membros do conselho de administração, prepostos, procuradores, agentes, terceirizados, subcontratados, consultores ou quaisquer representantes dos Terceiros que estejam agindo no âmbito do contrato celebrado com a Companhia (daqui por diante, simplesmente “Colaboradores”). As regras aqui previstas devem ser observadas por seus Colaboradores no âmbito de sua atuação nos projetos e trabalhos com a Companhia.
4. INTEGRIDADE NOS NEGÓCIOS
Os Terceiros da Companhia devem adotar padrões elevados de integridade empresarial na condução dos seus negócios. Isso inclui o cumprimento de todas as leis e regulamentos aplicáveis a suas atividades, de modo a evitar a ocorrência de situações ilícitas ou que possam parecer suspeitas.
CÓPIA NÃO CONTROLADA
A imagem e a reputação que a Companhia goza hoje no mercado são frutos de esforços empreendidos ao longo de vários anos e possui valor inestimável. Assim, devemos preservar essa imagem abstendo-nos de praticar qualquer ato que a coloque em risco. Nesse sentido, os Terceiros devem também zelar pela imagem da Companhia e adotar as medidas necessárias, caso venham a ter conhecimento de irregularidades praticadas por indivíduos que possam comprometer o nome ou os interesses da Companhia.
Os Terceiros devem zelar pelas informações pertinentes à Companhia que venham a ter conhecimento. Todos os assuntos que forem tratados com a Companhia ou que lhe digam respeito deverão ser tratados com sigilo, confidencialidade e com a preocupação de proteger os direitos de propriedade intelectual. O acesso às informações pertinentes à Companhia deverá ser limitado àqueles indivíduos que tenham necessidade de receber a informação e que só deverão usá-las para o fim específico do fornecimento ou prestação do serviço. Além disso, é vedado o uso de tais informações como forma de obter para si ou para demais Terceiros Vantagens Indevidas, notadamente em procedimentos competitivos ou execução de outros projetos, devendo o Terceiro manter o sigilo mesmo após o encerramento do escopo de sua contratação.
5. TRATO COM AGENTES PÚBLICOS E PRIVADOS
A atuação dos Terceiros da Companhia com Agentes Públicos e privados deverá pautar- se sempre e em todos os casos na boa-fé, cabendo-lhes manter, em quaisquer circunstâncias, os mais altos padrões de comportamento ético e atendimento à Legislação Anticorrupção.
É terminantemente vedado prometer, oferecer ou conceder, direta ou indiretamente, qualquer Vantagem Indevida, pecuniária (monetária) ou não, a Agente Público (ou a terceira pessoa a eles relacionadas), sendo igualmente proibida a realização de pagamentos não previstos na legislação, incluindo pagamentos que se voltem a acelerar procedimentos administrativo.
6. AMBIENTE DE TRABALHO
A lealdade é o valor que norteia a Companhia a buscar, de forma incessante, a união entre seus Colaboradores, através da cooperação interna, boa comunicação e apoio mútuo. Além disso, as relações entre a Companhia e seus Colaboradores devem ser orientadas pela confiança, transparência e dignidade, em um ambiente íntegro, pautado em padrões éticos.
CÓPIA NÃO CONTROLADA
A Companhia valoriza a união entre seus Colaboradores, através da cooperação interna, boa comunicação e apoio mútuo. A mesma atitude deve ser adotada pelos Terceiros em relação a seus Colaboradores. Além disso, os Terceiros devem interagir com seus Colaboradores e com aqueles da Companhia com base na confiança, transparência e dignidade.
Os Terceiros devem tratar seus Colaboradores e os Colaboradores da Companhia com respeito, de forma igualitária, sendo vedada qualquer manifestação ou espécie de abuso de poder, ameaça, intimidação, violência ou assédio moral ou sexual.
Os Terceiros da Companhia não devem praticar atos de preconceito ou discriminação de pessoas no desempenho de suas atividades seja por cor, sexo, etnia, classe social, idade, característica física, nacionalidade, religião, deficiência física ou mental, estado civil, orientação sexual, participação sindical, filiação partidária ou convicção política.
Os Terceiros não devem adotar, tolerar, permitir ou compactuar com o emprego de mão de obra em condição análoga à de escravo, forçada e/ou infantil e, tampouco, a exploração sexual ou tráfico de seres humanos.
Além disto, a fim de garantir um ambiente de trabalho seguro, os Terceiros deverão se comprometer a fornecer instalações e equipamentos de proteção apropriados a cada uma das atividades desenvolvidas por suas áreas de negócio, observadas as exigências de legislação vigente, sendo certo que cada um dos Colaboradores deverá, no exercício das suas funções, seguir todos os avisos, normas e procedimentos da Companhia, bem como as leis de segurança e saúde aplicáveis. Os Terceiros devem assegurar-se de que seus Colaboradores não desempenharão suas funções sob a influência de drogas, álcool ou entorpecentes no ambiente corporativo, seja no âmbito interno da empresa ou, ainda, externamente quando em representação do Terceiro ou da Companhia.
7. MEIO AMBIENTE
A Companhia crê no uso sustentável do meio ambiente como condição essencial ao desenvolvimento e sucesso de seus negócios. Assim, os Terceiros devem compartilhar dessa crença e comprometerem-se a proteger o meio ambiente e mitigar eventuais impactos adversos decorrentes de suas atividades.
8. PRESENTES, BENEFÍCIOS E HOSPITALIDADES
CÓPIA NÃO CONTROLADA
É vedada a oferta ou recebimento de brindes, presentes e hospitalidades realizadas por Terceiros agindo em nome da Companhia.
9. CONTRIBUIÇÕES PARA PARTIDOS POLÍTICOS OU CAMPANHAS ELEITORAIS, DOAÇÕES E PATROCÍNIOS EM GERAL
As contribuições para financiamento de campanhas eleitorais, inclusive para partidos políticos e coligações ou comitês financeiros estão vedadas, conforme legislação vigente. Além disso, é terminantemente vedada a oferta ou prestação de qualquer serviço, concessão de empréstimo ou ainda a cessão de bens, pessoal ou favor que possa caracterizar contribuição eleitoral.
10. REGISTROS CONTÁBEIS
É com base na crença na transparência que todos os registros contábeis e financeiros da Companhia devem ser realizados de forma precisa e clara, de acordo com as normas e regulamentos aplicáveis.
11. COMUNICAÇÃO INTERNA E COM A COMPANHIA
O Terceiro é responsável por divulgar este Código internamente para seus Colaboradores responsáveis pela prestação dos serviços/fornecimentos à Companhia e assegurar-se de que compreenderam o texto e que se comprometem a cumpri-lo. Os Terceiros devem também realizar treinamentos periódicos de seus Colaboradores para certificarem-se de que os valores, crenças e regras aqui dispostas foram devidamente compreendidos e estão sendo devidamente observadas no dia a dia da prestação dos serviços/fornecimentos à Companhia.
A Companhia poderá conduzir treinamentos específicos sobre este Código de Conduta para os Terceiros e seus representantes, ou poderá monitorar a condução destes treinamentos executados diretamente pelos Terceiros.
Os Terceiros também são responsáveis por comunicar à Companhia a ocorrência de qualquer violação ou suspeita de violação a este Código de Conduta no desempenho de suas atividades. Essa comunicação deverá ser direcionada ao Comitê de Ética da Companhia, que pode ser contatado pelo canal de comunicação de disponível na internet, e-mail, telefone, etc.
CÓPIA NÃO CONTROLADA
Todas as comunicações feitas pelos Terceiros à Companhia serão tratadas de forma confidencial e sigilosa. As comunicações que forem feitas ao Comitê de Ética poderão ser anônimas.
Não será permitida, tampouco tolerada, qualquer retaliação contra indivíduos ou Terceiros que realizarem comunicações de boa-fé. No entanto, comunicações sabidamente inverídicas, difamatórias ou de má-fé receberão o mesmo tratamento conferido a uma violação aos valores, crenças e regras deste Código.
12. MONITORAMENTO E AVALIAÇÃO
A Companhia monitora e avalia o desenvolvimento e as atividades de seus Terceiros em relação ao cumprimento do previsto no contrato com a Companhia e dos valores, crenças e regras consolidados neste Código. O monitoramento e a avaliação têm como objetivo apoiar no aprimoramento da gestão interna e dos próprios Terceiros, além de fortalecer a relação de parceria.
13. VIOLAÇÕES
A Companhia acredita que os seus Terceiros são capazes de cumprir com todas as determinações deste Código. No entanto, caso seja comprovado que um Terceiro ou um de seus Colaboradores descumpriu ou não observou as disposições deste Código, a Companhia se reserva o direito de tomar as medidas que julgar necessárias para defender os seus interesses, sempre observada à gravidade da violação ocorrida.
Dentre as medidas que poderão ser adotadas, estão incluídas: colaboração com as autoridades competentes; solicitação de afastamento, no âmbito da execução dos serviços/fornecimentos contratados, de Colaborador do Terceiro que descumprir as disposições deste Código; suspensão ou rescisão do contrato etc. Além disso, o Terceiro será responsável por indenizar a Companhia todas as perdas e danos por ela suportados em razão do eventualmente descumprimento, pelo Terceiro, das disposições aqui contidas.
ANEXO IV – Disposições Anticorrupção (Modelo 2)
Disposições Anticorrupção e Código de Conduta do Terceiro
I. A CONTRATADA declara que todas as informações fornecidas à CONTRATANTE são verdadeiras, completas e precisas.
CÓPIA NÃO CONTROLADA
II. Declara, ainda, e garante que ela, seus empregados, conselheiros, diretores, executivos, terceirizados, estagiários, prepostos, agentes, subcontratados, consultores, prestadores de serviço, procuradores ou qualquer outro representante agindo em seu nome ou interesse ou benefício, cumprem e continuarão cumprindo na execução deste contrato com o disposto nas Disposições Anticorrupção e Código de Conduta do Terceiro, anexos à Política de Contratação de Terceiros, conforme publicado no site da CONTRATANTE na internet em xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxx.
ANEXO V – Disposições Anticorrupção (Modelo 3)
Disposições Anticorrupção e Código de Conduta do Terceiro
A Vital Engenharia Ambiental S/A, inscrita no CNPJ sob o nº 02.536.066/0001-26, com sede na Rua Santa Luzia, nº. 651, 5º andar – Centro – Rio de Janeiro – RJ – CEP: 20.030-041, vem requerer à {Nome do Terceiro}, inscrito no CNPJ sob o nº
CÓPIA NÃO CONTROLADA
{00.000.000/0000-00}, que, no atendimento ao referido {Pedido de Compra ou contrato}, sejam fielmente observadas as Disposições Anticorrupção e Código de Conduta do Terceiro, anexos à Política de Contratação de Terceiros, conforme publicado na internet em xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxx, aprovado no âmbito do Programa de Integridade da Companhia em alinhamento às melhores práticas de mercado e à legislação aplicável.
Ficamos, naturalmente, à inteira disposição para esclarecer o que for necessário.
Atenciosamente,