Guia de Gerenciamento do ciclo de vida dos contratos (CLM)
eBook
Guia de Gerenciamento do ciclo de vida dos contratos (CLM)
Overview
Definição
Se a sua empresa está crescendo e você está lutando para gerenciar o processo de contratos, você não está sozinho. À medida que os negócios crescem, o volume de contratos de vendas geralmente ultrapassa rapidamente a capacidade da pequena equipe jurídica que deve negociar e revisar manualmente toda a linguagem dos contratos. O resultado são atrasos no processo de vendas que podem frustrar funcionários e clientes, criar riscos potenciais e,
por fim, desacelerar o crescimento dos negócios.
Empresas inovadoras e de rápido crescimento utilizam soluções de software de gerenciamento de contratos, como gerenciamento do ciclo de vida dos contratos (CLM), para tornar o processo de
contratação mais fácil e eficiente. Talvez você saiba que o CLM pode ajudar a resolver os problemas que está enfrentando, mas pode
ser que sua equipe de suporte esteja preocupada com um processo de implementação complicado que pode ser caro e demorado.
No entanto existem soluções de CLM que podem ser configuradas para abordar de forma rápida e econômica seus desafios imediatos de contratação.
Mas o que exatamente é CLM e como você sabe se sua organização pode se beneficiar dele? Neste eBook, definimos o que é CLM, compartilhamos casos de uso e vantagens comuns e o ajudamos
a discernir se é o que sua empresa precisa. Se os recursos do CLM forem a resposta às necessidades da sua organização, você poderá seguir nossas dicas para selecionar uma solução de qualidade e dar o primeiro passo na transformação do seu processo de contratos.
Definição de Gerenciamento do ciclo de vida dos contratos (CLM):
O gerenciamento proativo e automatizado do processo de contratos desde a geração até a negociação, assinatura, gerenciamento contínuo e armazenamento. Atualmente, isso costuma ser obtido pelo uso de uma ferramenta de software de CLM.
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Guia de Gerenciamento do ciclo de vida dos contratos (CLM)
Estágios do ciclo de vida dos contratos
Para entender o CLM, primeiro vamos analisar os diferentes estágios do processo de contratos.
O ciclo de vida dos contratos é semelhante em todos os departamentos, organizações e até setores. Abaixo, estão cinco etapas principais que compõem o ciclo de vida dos contratos.
1
Geração de contratos
Antes que um contrato possa ser assinado, alguém precisa coletar informações e redigir a linguagem do documento. Às vezes, esse processo começa do zero, mas com mais frequência começa com um modelo existente e, nesse caso, apenas os principais detalhes precisam ser atualizados.
4
Obtenção de assinaturas
Depois que um contrato foi aceito por todas as partes, é hora de assiná-lo. Enquanto as assinaturas no papel tornam a assinatura um processo demorado, as assinaturas eletrônicas são quase instantâneas. Os signatários podem criar uma assinatura segura, verificável e completa em qualquer dispositivo, com uma trilha de auditoria para autenticação futura.
2
Negociação e revisão
A negociação do contrato pode envolver consideráveis idas e vindas entre as partes, internas ou externas, para estabelecer termos e condições. Em média, essa etapa leva mais tempo do que qualquer outra no processo de contratos,1 criando um grande gargalo se você não tiver as ferramentas adequadas.
3
Encaminhamento de contratos para revisão e aprovação
O envio de contratos para as partes apropriadas e na ordem apropriada para revisão e aprovação pode criar obstáculos adicionais e introduzir riscos se as medidas protetivas adequadas não estiverem em vigor. Em média, a maioria dos contratos passa por três a quatro versões antes de ser finalizado, e a maioria dos processos de aprovação envolve de quatro a cinco pessoas.2
5
Armazenamento e pesquisa de contratos
Para uma manutenção de registros melhor (e em conformidade), você precisa de um local seguro para armazenar seus contratos. O ideal é que esse local também seja pesquisável e centralizado, permitindo que usuários autorizados em sua organização os acessem remotamente e reduzindo o tempo necessário para encontrar contratos ou idiomas específicos.
Como o CLM funciona
Além de consolidar cada etapa do processo de contratos em um local seguro, o CLM automatiza várias tarefas nessas etapas, reduzindo o risco e o tempo de conclusão.
As principais funcionalidades do CLM incluem:
Geração de documentos
O CLM ajuda sua equipe de vendas a criar contratos novos e precisos desde o início, enquanto permanece dentro do Salesforce ou de outro sistema de registro. Usando modelos pré-configurados que se autopreenchem com linguagem aprovada juridicamente e dados de clientes do Salesforce, sua equipe de vendas não precisa modificar documentos por conta própria e pode gastar mais tempo vendendo.
Colaboração
Uma solução de CLM funciona como um local único onde todas as partes podem
colaborar e gerenciar contratos com facilidade. Os usuários podem editar, comentar, atribuir tarefas, acompanhar alterações e comparar versões para chegar a um consenso. Não é preciso mais procurar a versão mais recente ou se perguntar quem ainda precisa revisar.
Fluxos de trabalho
O CLM automatiza o fluxo de contratos com base em regras de negócios, como o tipo
de contrato ou a quantidade de dinheiro envolvida, liberando você de descobrir quem deve assinar ou revisar em seguida. Quando a etapa de revisão está concluída, o CLM pode iniciar automaticamente outras etapas, como armazenar o contrato no local apropriado ou enviá-lo para faturamento ou provisionamento.
Assinatura
Por meio de uma experiência de assinatura digital perfeita, o CLM reduz drasticamente
o tempo de espera das assinaturas. As partes interessadas podem consentir rapidamente com a tecnologia de assinatura eletrônica e
os fluxos de trabalho movem automaticamente
o documento pelas etapas seguintes.
Armazenamento
Os contratos são armazenados em um local centralizado e pesquisável, economizando tempo valioso da sua equipe jurídica ao manter os documentos seguros e facilmente acessíveis. O CLM também permite o controle
avançado das permissões do usuário, impedindo que usuários não autorizados recuperem ou visualizem documentos.
Análise
O CLM torna mais fácil para uma equipe jurídica rastrear marcos e obrigações em contratos.
Ele também pode sinalizar termos de alto risco em um contrato negociado para garantir que você saiba o que está assinando e dar uma vantagem na revisão ao departamento jurídico.
Integrações
A conexão do CLM com o Salesforce e outros sistemas existentes reduz as tarefas manuais redundantes e permite que os membros da equipe trabalhem nas soluções de software que já conhecem e usam.
Benefícios do CLM
Uma solução de CLM pode trazer vários benefícios para quase todos os departamentos da sua organização. Eles incluem:
83%
As organizações que usam CLM reduziram o tempo de processo de contratos em 83%3
Maior eficiência
Com a eliminação dos principais gargalos, o processo de contratos é acelerado,
de modo que os negócios podem ser fechados mais cedo, agilizando o tempo de geração de receita.
Redução de riscos
As regras nos fluxos de trabalho garantem que os contratos atendam às suas diretrizes, enquanto a inteligência artificial permite identificar áreas de risco com base nas condições de mercado.
Redução da taxa de erros
O CLM pode extrair e compartilhar dados diretamente de outros sistemas de registro, eliminando erros de entrada e discrepâncias.
Melhor organização
Os documentos digitais são armazenados em um local seguro e central que permite acesso controlado e fácil recuperação.
O CLM também cria uma fonte única de verdade entre os sistemas.
Maior produtividade
Os funcionários são liberados para gastar mais tempo em trabalhos estratégicos de alto valor e menos tempo em tarefas repetitivas relacionadas a contratos.
Maior visibilidade
A equipe ganha visibilidade total dos contratos, incluindo quem fez alterações em cada versão e por quê.
Experiência melhor
Cause uma primeira impressão positiva em clientes e parceiros com um processo de contratos rápido e fácil.
Como usar o CLM
Independentemente do seu setor, as soluções de CLM podem agilizar processos complexos de elaboração de contratos e são usadas com mais frequência nos departamentos jurídico, de vendas e de compras.
Esses três casos de uso comuns ilustram a amplitude organizacional de uma solução de CLM:
Após a implementação de uma solução de CLM, o negócio médio tem uma:4
redução de 50%
no tempo de conclusão do contrato
redução de 80%
no tempo de elaboração do contrato
Vendas
O CLM capacita as equipes de vendas a fazer mais por conta própria, fechar negócios mais rapidamente e ficar por dentro do status do contrato. Com
um clique, as equipes podem gerar contratos usando modelos e linguagem pré-aprovados. Se um contrato ficar parado em uma parte interna ou externa durante a negociação, as ferramentas de colaboração mantêm o departamento de vendas informado para que possa acompanhar. A assinatura digital na solução de CLM ajuda as equipes
de vendas a fechar negócios e gerar receita mais rapidamente, enquanto os fluxos de trabalho podem atualizar automaticamente o CRM com o status “closed-won” e, depois, armazenar os contratos no CLM.
Jurídico
Com o CLM, as equipes jurídicas podem minimizar os riscos, aumentar a eficiência e manter os negócios em andamento.
Elas podem criar cláusulas pré-aprovadas para ajudar outros departamentos a serem mais autossuficientes, enquanto se beneficiam de maior visibilidade e de um repositório pesquisável de contratos armazenados. O departamento jurídico também pode aproveitar as análises
profundas do CLM, rastrear as obrigações e os marcos da empresa para pontuar os riscos nos termos do contrato e os marcar nos documentos.
Compras
84% dos gerentes da cadeia de suprimentos identificam a baixa visibilidade do contrato durante o processo de compra como seu maior desafio,5 dificultando a redução dos gastos excessivos com o fornecedor. Com o CLM, o departamento de compras obtém a visibilidade de 360 graus necessária para ver onde há vários contratos com o mesmo fornecedor
em toda a organização e eliminar compras duplicadas ou aproveitar o poder de compra consolidada para reduzir custos. O CLM também facilita a redução de pagamentos excessivos de taxas, o cancelamento de renovações automáticas e a renegociação de contratos. As equipes de compras não precisam mais analisar manualmente cada contrato de fornecedor e, em vez disso, podem se concentrar em tarefas mais importantes.
Como as soluções de CLM funcionam com outros sistemas
Exemplos de contratos que o CLM pode ajudar a gerenciar
Jurídico
Contratos de confidencialidade
Registros regulatórios ou governamentais
A escolha de um CLM que oferece uma ampla variedade de integrações aumentará sua conveniência e capacidade. Ao extrair dados de sistemas existentes, o CLM reduz
a entrada manual e garante informações uniformes em todas as plataformas. Aqui estão apenas alguns exemplos de recursos de integração de CLM, embora eles possam variar dependendo da solução de CLM escolhida:
Auditorias de conformidade de contrato Contratos com parceiros
Vendas
Contratos mestre de serviço (MSAs) Formulários de pedidos
Contratos de vendas Contratos de distribuição
Termos especiais de negociação
Compras
Contratos com fornecedores Declarações de trabalho
Contratos mestre de serviço (MSAs) Exceções e renúncias de risco Alterações e ordens de alteração
Financeiro Contratos de aluguel Abertura de contas
Transferências de ativos Liquidação de sinistros Integração de clientes
Entre outros
Contratos de franquia Contratos de fornecedor Declarações de trabalho
Escrituras de terrenos ou imóveis Integração dos funcionários Contratos com subcontratados
Gestão de relacionamento com o cliente (CRM)
Preencha automaticamente os contratos com informações do Salesforce, Microsoft Dynamics ou outro CRM e crie uma fonte única de verdade entre os sistemas.
Planejamento de recursos corporativos (ERP)
Simplifique os processos financeiros, de operações, de cadeia de suprimentos
e outros integrando com Oracle, SAP, Workday Financial Management, NetSuite Financials ou outros ERPs.
Software de Procure-to-Pay
Obtenha visibilidade total do ciclo de vida dos contratos do fornecedor, identifique riscos e aproveite as oportunidades de economia integrando-se ao seu sistema de Procure-to-Pay, como SAP Ariba ou Oracle Procurement Cloud.
Gerenciamento de capital humano (HCM)
Aumente a eficiência e crie uma experiência melhor para candidatos e funcionários gerenciando o processo
de contrato no Workday, SuccessFactors ou outro HCM.
Mais
Soluções robustas de CLM têm uma variedade de integrações predefinidas, bem como uma API para criação de integrações personalizadas, de modo que você possa automatizar totalmente seu processo de contratos.
Como avaliar se sua organização pode se beneficiar de uma solução de CLM
Sem uma solução de CLM, leva em média:6
45 minutos
para localizar um contrato armazenado
Muitas organizações estão sobrecarregadas por processos de contrato ineficientes, mas ainda não têm certeza se uma solução de CLM é adequada para elas. Se as descrições abaixo se aplicarem à sua equipe, é provável que sua organização seja uma ótima candidata a uma solução de CLM.
1 hora e 24 minutos
para localizar uma seção de termos para referência
Devido a tarefas manuais e tecnologia inadequada, os profissionais enfrentaram os seguintes desafios, de acordo com pesquisas recentes da DocuSign:
26%
já compartilharam um contrato com a parte errada7
46%
não conseguiram localizar um contrato armazenado8
90%
disseram que o erro humano tem um impacto significativo em seu processo de elaboração de contratos9
Critério: Seus contratos e processos são complexos.
Muitas pessoas e sistemas estão envolvidos em seu processo de contratos ou seus contratos em si são complexos, com cláusulas diferentes dependendo do pacote, descontos, regulamentos, SKUs
e muito mais.
Critério: Existem gargalos frequentes em seu processo de contratos.
Você percebe que os contratos da sua equipe geralmente ficam parados nos estágios de geração, aprovação ou assinatura, criando um processo lento e uma experiência ruim.
Critério: Seu processo de contratos expõe a organização ao risco.
Você não tem fluxos de trabalho padronizados e sua equipe recorre a e-mails, planilhas ou outros métodos de gestão
de contratos que colocam em risco a segurança, a conformidade e a auditoria.
Critério: É comum haver equívocos e erros em seus contratos.
Você copia e cola detalhes importantes em seus contratos. Isso inevitavelmente resulta em erros que causam atrasos nos fechamentos, custos mais altos, oportunidades perdidas e risco de não conformidade em sua organização.
Critério: Seus contratos concluídos estão desorganizados e até se perdem.
Seus contratos não são armazenados com segurança em um local centralizado. Não há ninguém específico para manter o controle de documentos, versões, cláusulas ou idiomas específicos, dificultando a eficiência e a capacidade de resposta.
Faça negócios melhores com o DocuSign CLM
Existem muitas soluções de CLM no mercado, mas o DocuSign CLM se destaca como líder.
Conjunto robusto de recursos
O DocuSign CLM oferece suporte a uma ampla variedade de casos de uso, dos comuns aos altamente complexos, e a um conjunto robusto de recursos que
podem ser facilmente dimensionados para atender às necessidades em toda a sua organização.
Força da marca
Como uma empresa de capital aberto estável com mais de um milhão de clientes, a DocuSign é líder indiscutível em gerenciamento de contratos, e aplicamos essa experiência para investir fortemente na próxima geração de CLM e no processo mais amplo de elaboração de contratos.
Segurança
A DocuSign atende a rigorosos padrões globais de segurança, incluindo ISO 27001:2013 e SOC 2. O DocuSign
eSignature e o DocuSign CLM estão autorizados no nível de impacto moderado da FedRAMP, as normas de segurança do governo federal dos EUA para serviços na nuvem.
Sucesso do cliente
Nossa abordagem comprovada proporciona o sucesso do cliente ao combinar o poder do DocuSign CLM com a melhor equipe de especialistas em contratos do setor para colocá-lo em plena atividade com rapidez e confiança.
Integrações
O DocuSign CLM é totalmente personalizável e se integra a sistemas comuns de onde você já trabalha, como Salesforce, Ariba e muitos outros, para que você possa aproveitar ao máximo o CLM e aumentar a adoção de seus
investimentos em tecnologias existentes.
Caminho de crescimento
O DocuSign CLM pode ajudá-lo a começar muito rapidamente com baixo custo e abre facilmente caminho para funcionalidades mais avançadas quando seu negócio estiver pronto para tomar tal passo.
Pronto para saber mais sobre como o DocuSign CLM funciona? Explore a página do produto ou entre em contato com nossa equipe de vendas para obter mais informações.
Notes
1 The State of Contract Management, 2020
2 Ibid.
3 O Impacto Econômico Total™ do DocuSign CLM, 2020
4 O Estado dos Systems Of Agreement, 2020
5 Building a Modern Agreement Workflow for Procurement, 2020
6 O Estado dos Systems Of Agreement, 2020
7 Ibid.
8 Ibid.
9 Ibid.
10 O Impacto Econômico Total™ do DocuSign CLM, 2020
Sobre a DocuSign
A DocuSign ajuda as organizações a se conectarem e automatizarem a forma como preparam, assinam, atuam sobre e gerenciam contratos. Como parte do DocuSign Agreement Cloud, a DocuSign oferece a assinatura eletrônica: a melhor maneira do mundo de assinar eletronicamente em praticamente qualquer dispositivo, de praticamente qualquer lugar e a qualquer momento. Atualmente, mais de 1 milhão de clientes e 1 bilhão de usuários em mais de 180 países usam o DocuSign Agreement Cloud para acelerar o processo de negociações e simplificar a vida das pessoas.
DocuSign, Inc.
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