Manual do Processo
T
R
Manual do Processo
Contrat
ções de TIC do
a
11ª.
RT da egião
Versão 1.1
T
R
Manual do Processo
Contrat
ções de TIC do
a
11ª.
RT da egião
Versão 1.1
Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx xxx Xxxxxx
Xxxxxxx xx Xxxxx Xxxxx
Xxxxxx Xxxxx/0000
CONTROLE DE VERSÕES
DATA | VERSÃ | O | ALTERAÇÃO | RESPONSÁVEL | |
26/09/2016 | 1.0 | Versão Inicial | Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx xxx Xxxxxx | ||
10/03/2019 | 1.1 | Alterações de processos após Auditoria do CSJT realizado em 10/2018 | Xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx xxx Xxxxxx | ||
APRESENTAÇÃO
A Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) é atualmente considerada como indispensável à realização das funções institucionais, atuando como instrumento para viabilizar soluções que conduzam ao alcance dos objetivos estratégicos do órgão. Para tanto, é investido continuamente um grande volume de recursos financeiros, humanos e patrimoniais na produção e na manutenção de soluções e serviços de TIC.
Nesse sentido, faz-se necessário assegurar que o uso, as ações e os investimentos de TIC estejam alinhados aos objetivos institucionais, visando oferecer máxima contribuição para o desempenho do órgão. Cabe aqui ser ressaltado que a área de TIC dos Tribunais vem sendo fiscalizada desde 2008
pelo Tribunal de Contas da União (TCU) e Conselho Nacional de Justiça (CNJ), por meio de
questionários que avaliam o perfil de governança de TIC. Nestes levantamentos, são questionados
aos Tribunais, dentre outros
aspectos, sobre a aplicação das disposições da
IN04/2010 e, mais
e
d
s
n
recentemente, das diretrizes contidas na Resolução CNJ 182/2013, objetivando buscar o alinhamento das aquisições de bens e serviços de informática com o Plano Estratégico Institucional e com o Plano Estratégico e Diretor de TIC, de maneira que os recursos públicos utilizados por e sa área sejam bem empreendidos, garantam o r torno sobre os investimentos, aprimorem os processos internos e contribuam para o alcance dos objetivos institucionais.
Assim surge a necessidade e implantação de um novo modelo de trabalho voltado para o
planejamento, a seleção do fornecedor e a gestão de contratos de TIC, de maneira a possibilitar o
retorno dos investimentos realizados nesta área, de forma segura e célere, toma resultados planejados em beneficio da sociedade.
do-se por base os
Este Manual tem como objetivo servir de guia para o Planejamento das Contratações de Soluções de TIC do Tribunal Regional do Trabalho da 11ª. Região, seguindo-se a legislação que rege a matéria, em especial a Resolução CNJ nº. 182/2013 e a Instrução Normativa SLTI/MPOG nº. 04/2010 (e suas alterações), e busca garantir que as aquisições efetuadas decorram dos Planos Estratégico e Diretor de TIC.
E importante destacar que planejar é uma das funções essenciais da Administração Pública,
constituindo dever jurídico atribuído ao Poder Publico pela Constituição Federal, em seu art. 37, caput.
Assim, adotar este novo modelo de trabalho significa perseguir os princípios da eficiência, efetividade e economicidade e demonstra o propósito de assegurar a integração, a padronização e o aprimoramento dos procedimentos de contratação de solução de TIC realizados no âmbito do TRT da 11ª. Região.
Índice
APRESENTAÇÃO 4
1 MODELO DE CONTRATAÇÃO DE SOLUÇÕES DE TIC 10
1.1 MODELO DE CONTRATAÇÃO DE SOLUÇÕES DE TIC (MCTIC) 11
1.1.1 Elementos do processo 11
1.1.1.1 PLANEJAMENTO 11
1.1.1.2 SELEÇÃO DE FORNECEDOR 11
1.1.1.3 GESTÃO DE CONTRATAÇÃO 11
2 PLANEJAMENTO 12
2.1 PLANEJAMENTO DA CONTRATAÇÃO DE SOLUÇÕES DE TIC 13
2.1.1 Elementos do processo 13
2.1.1.1 Instituição da Equipe de Planejamento 13
2.1.1.2 Estudos Preliminares 13
2.1.1.3 Elaboração de Termo de Referência ou Projeto Básico 13
3 INSTITUIÇÃO DA EQUIPE DE PLANEJAMENTO 14
3.1 PCTIC - Instituição da Equipe de Planejamento da Contratação (1a. etapa) 15
3.1.1 Elementos do processo 15
3.1.1.1 1. Elaborar DOD 15
3.1.1.2 2. Verificar Requisitos do DOD 15
3.1.1.3 3. Alterar DOD 15
3.1.1.4 4. Indicar Integrante Técnico 16
3.1.1.5 5. Xxxxxxxx demanda 16
3.1.1.6 6. Dar ciência aos interessados 16
3.1.1.7 Elaboração do Plano de Contratações de TIC 16
3.1.1.8 7. Arquivar 16
3.1.1.9 8. Indicar Integrante Administrativo 17
3.1.1.10 9. Instituir Equipe de Planejamento da Contratação 17
4 ESTUDOS PRELIMINARES 18
4.1 PCTIC - Estudos Preliminares (2a. etapa) 19
4.1.1 Elementos do processo 19
4.1.1.1 1. Especificar Requisitos 19
4.1.1.2 2. Avaliar Soluções 20
4.1.1.3 3. Escolher Soluções 20
4.1.1.4 4. Avaliar Necessidades de Adequação do Ambiente 21
4.1.1.5 5. Definir Recursos Materiais e Humanos 21
4.1.1.6 6. Definir Atividades de Transição e Encerramento do Contrato 21
4.1.1.7 7. Elaborar Estratégia de Independencia 22
4.1.1.8 8. Identificar Riscos 22
4.1.1.9 9. Identificar Probabilidade de Ocorrências / Danos Potenciais 23
4.1.1.10 10. Definir Ações de Prevenção / Contingência e Responsáveis 23
4.1.1.11 11. Declarar Viabilidade da Contratação 23
4.1.1.12 12. Validar Estudos Preliminares 24
4.1.1.13 13. Elaborar Plano de Trabalho 24
5 ELABORAÇÃO DE TERMO DE REFERÊNCIA OU PROJETO BÁSICO 25
5.1 PCTIC - Elaboração de Termo de Referência ou Projeto Básico (3a. etapa) 26
5.1.1 Elementos do processo 26
5.1.1.1 1. Definir objeto da contratação 26
5.1.1.2 2. Fundamentar contratação 26
5.1.1.3 3. Definir Obrigações Contratuais 27
5.1.1.4 4. Elaborar Modelo de Execução da Contratação 28
5.1.1.5 5. Elaborar Modelo de Gestão da Contratação 29
5.1.1.6 6. Detalhar orçamento 31
5.1.1.7 7. Definir regime da execução da contratação 31
5.1.1.8 8. Definir Critérios Técnicos de Julgamento 32
5.1.1.9 9. Declarar referência aos Estudos Preliminares 32
5.1.1.10 10. Analisar aspectos funcionais do Termo de Referência/Projeto Básico 33
5.1.1.11 11. Analisar aspectos técnicos do Termo de Referência/Projeto Básico 33
5.1.1.12 12. Analisar documentação de planejamento 33
5.1.1.13 13. Cumprir despacho da Diretoria-Geral 34
6 SELEÇÃO DE FORNECEDOR 35
6.1 SELEÇÃO DO FORNECEDOR DE SOLUÇÕES DE TIC 36
6.1.1 Elementos do processo 36
6.1.1.1 1. Verificar disponibilidade orçamentária 36
6.1.1.2 2. Efetuar reserva orçamentária 36
6.1.1.3 3. Elaborar minutas de Edital ou Contrato 36
6.1.1.4 4. Analisar documentação e autorizar licitação 37
6.1.1.5 Licitação 37
6.1.1.6 Adesão à ARP 37
6.1.1.7 5. Encaminhar contrato(s)/ARP(s) assinado(s) 37
6.1.1.8 6. Assinar contrato(s)/ARPS(s) 38
6.1.1.9 7. Publicar e registrar contrato(s)/ARPs(s) 38
6.1.1.10 8. Nomear equipe de gestão da contratação 38
6.1.1.11 Gerenciamento de ARP (do próprio órgão) 38
7 GESTÃO DE CONTRATAÇÃO 39
7.1 GESTÃO DE CONTRATAÇÃO DE SOLUÇÕES DE TIC 40
7.1.1 Elementos do processo 40
7.1.1.1 Iniciação 40
7.1.1.2 Monitoramento da Execução 40
7.1.1.3 Alteração Contratual 40
7.1.1.4 Transição e Encerramento Contratual 40
8 INICIAÇÃO 41
8.1 GCTIC - INICIAÇÃO (1A. ETAPA) 42
8.1.1 Elementos do processo 42
8.1.1.1 1. Elaborar Plano de Inserção e Fiscalização 42
8.1.1.2 2. Convocar reunião inicial 42
8.1.1.3 3. Realizar reunião inicial 43
9 MONITORAMENTO DA EXECUÇÃO 44
9.1 GCTIC - Monitoramento da Execução (2a. Etapa) 45
9.1.1 Elementos do processo 45
9.1.1.1 1. Elaborar OES ou OFB 45
9.1.1.2 2. Encaminhar Ordem de Serviço 45
9.1.1.3 3. Fornecer Objeto 45
9.1.1.4 4. Elaborar Termo de Recebimento Provisório 46
9.1.1.5 5. Avaliar qualidade/não conformidade dos serviços ou bens 46
9.1.1.6 6. Verificar aderência aos termos contratuais 46
9.1.1.7 7. Verificar manutenção condições classificatórias 47
9.1.1.8 8. Analisar eventuais desconformidades 47
9.1.1.9 9. Solicitar correções 47
9.1.1.10 10. Efetuar correções 47
9.1.1.11 11. Indicar sanções/glosas 48
9.1.1.12 12. Elaborar Termo de Recebimento Definitivo 48
9.1.1.13 Aplicação de Sanções 48
9.1.1.14 13. Autorizar emissão da Nota Fiscal 48
9.1.1.15 14. Emitir Nota Fiscal 49
9.1.1.16 15. Atestar Nota Fiscal 49
9.1.1.17 Pagamento da Despesa 49
9.1.1.18 16. Solicitar saneamento de irregularidades 50
9.1.1.19 17. Sanear irregularidades 50
9.1.1.20 18. Atualizar Histórico de Gestão do Contrato 50
10 ALTERAÇÃO CONTRATUAL 51
10.1 GCTIC - Alteração Contratual (3a. Etapa) 52
10.1.1 Elementos do processo 52
10.1.1.1 1. Identificar necessidades de alteração contratual 52
10.1.1.2 2. Solicitar alteração contratual 52
10.1.1.3 3. Contatar CONTRATADA sobre a alteração 52
10.1.1.4 4. Manifestar-se sobre a alteração 52
10.1.1.5 5. Encaminhar pedido de alteração contratual 53
10.1.1.6 6. Verificar conveniência e oportunidade da alteração 53
10.1.1.7 7. Dar ciência à Equipe de Gestão e à CONTRATADA 53
10.1.1.8 8. Autorizar alteração contratual 53
10.1.1.9 9. Formalizar alteração contratual 54
10.1.1.10 10. Atualizar Histórico de Gestão do Contrato 54
11 TRANSIÇÃO E ENCERRAMENTO CONTRATUAL 55
11.1 GCTIC - Transição e Encerramento Contratual (4a. Etapa) 56
11.1.1 Elementos do processo 56
11.1.1.1 1. Solicitar informação sobre manutenção da necessidade 56
11.1.1.2 2. Informar manutenção da necessidade 56
11.1.1.3 3. Analisar resposta da Área Demandante 56
11.1.1.4 4. Orientar CONTRATADA para transição e/ou encerramento 56
11.1.1.5 5. Executar atividades de transição e/ou encerramento 57
11.1.1.6 6. Executar atividades de encerramento do contrato 57
11.1.1.7 7. Atualizar Histórico de Gestão do Contrato 57
11.1.1.8 8. Repassar informações para o novo contrato 58
12 RECURSOS 59
12.1 ÁREA DE TIC (ENTIDADE) 59
12.2 Área Demandante da Solução (Entidade) 59
12.3 Comitê Gestor de TIC (Entidade) 59
12.4 Diretoria-Geral (Entidade) 59
12.5 Equipe de Planejamento da Contratação (Entidade) 59
12.6 Equipe de Gestão do Contrato (Entidade) 60
12.7 Área Administrativa (Entidade) 60
12.8 Integrante Técnico (Função) 60
12.9 Integrante Administrativo (Função) 60
12.10 Integrante Demandante (Função) 60
12.11 Área de Licitações (Entidade) 61
12.12 Gestor do Contrato (Função) 61
12.13 Fiscal Demandante (Função) 61
12.14 Fiscal Administrativo (Função) 61
12.15 Fiscal Técnico (Função) 61
12.16 Contratada (Entidade) 62
13 REFERÊNCIAS LEGAIS E BOAS PRÁTICAS 63
1 MODELO DE CONTRATAÇÃO DE SOLUÇÕES DE TIC
1.1 MODELO DE (MCTIC)
CONTRATAÇÃO DE SOLUÇÕES DE TIC
1.1.1 Elementos do processo
1.1.1.1 PLANEJAMENTO
Descrição
As contratações deverão ser precedidas de planejamento, elaborado em harmonia com o Plano Diretor de Tecnologia da Informação e Comunicação (PDTIC), alinhadas aos planos estratégicos da unidade e do órgão. O planejamento é imprescindível, independentemente da fase de Seleção do Fornecedor, uma vez que “planejar” é dever constitucional da administração pública.
Assim sendo, a primeira fase do Modelo de Contratação de Soluções de Tecnologia da Informação e Comunicação (MCTIC) é a de Planejamento. Esta fase é composta por 3 (três) processos:
1. Instituição da Equipe de Planejamento
2. Estudos Preliminares
3. Elaboração do Termo de Referência ou Projeto Básico
A fase de Planejamento da Contratação de TIC deve ser conduzida pela Área Demandante, conforme Resolução nº 182/2013 - CNJ (Art. 2º, inciso XIII, alínea "a" e Art. 3º, inciso VII, § 2º).
1.1.1.2 SELEÇÃO DE FORNECEDOR
Descrição
O processo Seleção de Fornecedor de Soluções de TIC produz o artefato Contrato e deve ser realizado à luz das Leis nºs 8.666/93 e 10.520/2012 e da legislação suplementar.
Assim, este Manual focará a fase de Seleção de Fornecedor nas atividades internas do Tribunal.
1.1.1.3 GESTÃO DE CONTRATAÇÃO
Descrição
A fase de Gestão de Contratação visa acompanhar e garantir o fornecimento dos bens e a
adequada prestação dos serviços que compõem a solução de Tecnologia da Informação e Comunicação, durante todo o período de execução do Contrato.
Esta fase possui 4 (quatro) processos:
1. Iniciação
2. Execução
3. Alteração Contratual
4. Transição Contratual e Encerramento
2 PLANEJAMENTO
2.1 PLANEJAMENTO DA CONTRATAÇÃO DE DE TIC
2.1.1 Elementos do processo
2.1.1.1 Instituição da Equipe de Planejamento
Descrição
SOLUÇÕES
Esta etapa tem como finalidade instituir a Equipe de Planejamento da Contratação, por meio da publicação de Portaria, a partir do preenchimento do Documento de Oficialização da Demanda (DOD) e de sua aprovação pelo Tribunal.
Executantes
Área Demandante da Solução
2.1.1.2 Estudos Preliminares
Descrição
Esta etapa tem como finalidade produzir o documento Estudos Preliminares, abrangendo a análise de viabilidade da contratação, a sustentação do contrato, a análise de riscos e a conclusão dos estudos, declarando ser viável ou não a contratação pretendida.
Executantes
Equipe de Planejamento da Contratação
2.1.1.3 Elaboração de Termo de Referência ou Projeto Básico
Descrição
Esta etapa tem como finalidade conceber o Termo de Referência ou Projeto Básico, contendo a descrição do objeto, a fundamentação da contratação, a indicação das obrigações contratuais, a elaboração dos modelos de execução e de gestão da contratação, o detalhamento do orçamento, a indicação do regime de execução do contrato e a definição dos critérios técnicos de julgamento.
Executantes
Equipe de Planejamento da Contratação
3 Instituição da Equipe de Planejamento
3.1 PCTIC - Instituição da Equipe de Planejamento da Contratação (1a. etapa)
3.1.1 Elementos do processo
3.1.1.1 1. Elaborar DOD
Descrição
Preencher o formulário específico que oficializa a demanda da contratação de solução de TIC -
Documento de Oficialização da Demanda (DOD), disponível nas páginas eletrônicas deste Tribunal. Nesta atividade, deverá ser indicado o Integrante Demandante da Solução.
Após, enviar o DOD à SETIC através do Sistema de Processos Administrativos Eletrônicos (e-SAP). A SETIC é a unidade responsável por verificar os requisitos do documento e a sua compatibilidade com os projetos estratégicos institucionais.
Executantes
Área Demandante da Solução
3.1.1.2 2. Verificar Requisitos do DOD
Descrição
Receber o DOD enviado pela Área Demandante da Solução, cabendo à SETIC verificar se o conteúdo mínimo está presente no documento recebido:
1. Vinculação das necessidades, considerando os objetivos estratégicos e as necessidades
corporativas da instituição, bem como o seu alinhamento ao Planejamento Estratégico de Tecnologia da Informação e Comunicação (PETIC) ou Plano Diretor de TIC (PDTIC).
2. Explicitação da motivação e demonstrativo de resultados a serem alcançados com a contratação da solução de TIC.
3. Indicação do Integrante Demandante para composição da Equipe de Contratação.
Caso necessário, poderão ser solicitadas diligências para a correção de erros.
Executantes
Área de TIC
3.1.1.3 3. Alterar DOD
Descrição
Planejamento da
Receber o DOD enviado pela SETIC, com a indicação das correções necessárias e realizar as alterações pertinentes, de maneira que ele possua o conteúdo mínimo para dar continuidade ao processo.
Realizadas as correções pela Área Demandante da Solução, o DOD deverá ser reenviado à SETIC. Novamente serão verificados os seus requisitos e, caso necessário, será devolvido à Área Demandante da Solução para correções.
Esta interação entre as áreas Demandante e de TIC pode ser caracterizada como uma análise prévia das necessidades do negócio e sofrerá tantas alterações quantas forem necessárias até que se alcance um DOD satisfatoriamente consolidado.
Executantes
Área Demandante da Solução
3.1.1.4 4. Indicar Integrante Técnico
Descrição
Indicar o Integrante Técnico para compor a Equipe de Planejamento da Contratação, encaminhando o processo à Secretaria de Administração.
Nesta atividade, o titular da SETIC também deve se manifestar (favorável ou desfavoravelmente) quanto à demanda de TIC pretendida, indicando, ainda, o prazo que deve ser observado para o planejamento da contratação, conforme estabelecido no respectivo Plano.
Se a demanda não constar do Plano de Contratações de TIC, deverá ser submetida à análise do CGTIC.
Executantes
Área de TIC
3.1.1.5 5. Analisar demanda
Descrição
Esta atividade somente ocorre quando a demanda não está incluída no Plano de Contratações de TIC. Receber o DOD enviado pela SETIC, para análise e deliberação sobre a conveniência e a oportunidade da eventual contratação.
Se aprovada, a SETIC deverá inserir a nova demanda no Plano de Contratações, cujo processo não constitui objeto deste Manual. Não sendo aprovada, a decisão será comunicada pela Diretoria-Geral à Área Demandante.
Executantes
Comitê Gestor de TIC
3.1.1.6 6. Dar ciência aos interessados
Descrição
Cientificar os interessados quanto a não aprovação da nova contratação de TIC pretendida, assim como no caso de indisponibilidade orçamentária para atender à nova demanda.
Executantes
Diretoria-Geral
3.1.1.7 Elaboração do Plano de Contratações de TIC
Descrição
A elaboração e/ou ajustes no Plano de Contratações de TIC não constitui objeto deste Manual.
3.1.1.8 7. Arquivar
Descrição
Determinar o arquivamento do processo de contratação de TIC, após a ciência dos interessados, quando for o caso.
Executantes
Diretoria-Geral
3.1.1.9 8. Indicar Integrante Administrativo
Descrição
Indicar um servidor da Área Administrativa para ser o Integrante Administrativo da Equipe de
Planejamento da Contratação de TIC. Ressalta-se que, nesta etapa, o processo já contém a indicação dos Integrantes Demandante e Técnico.
Executantes
Área Administrativa
3.1.1.10 9. Instituir Equipe de Planejamento da Contratação
Descrição
Instituir a Equipe de Planejamento da Contratação composta pelos Integrantes Demandante, Técnico e Administrativo indicados pelas respectivas áreas.
A instituição da Equipe deverá ser feita por meio de Portaria, contendo os dados de cada um dos integrantes e o prazo para a conclusão dos trabalhos de planejamento da contratação, devendo ser considerado o tempo estabelecido para tal atividade no Plano de Contratações de TIC vigente, conforme informado nos autos pela Área de TIC. A Portaria deve mencionar que a equipe está ciente das disposições da Resolução CNJ nº 182/2013.
Se a demanda ainda não constar do referido Plano, a STIC deverá indicar o prazo suficiente para a
realização das atividades de pretendida.
Executantes
Diretoria-Geral
planejamento, tomando-se como base a complexidade da solução
4 Estudos Preliminares
4.1 PCTIC - Estudos Preliminares (2a. etapa)
4.1.1 Elementos do processo
4.1.1.1 1. Especificar Requisitos
Descrição
Definir requisitos de negócio, de capacitação, legais, de manutenção, temporais, de segurança, sociais, ambientais e culturais.
A atividade deve começar com a análise do DOD e o levantamento das seguintes informações:
1. Outras unidades que porventura demandem a mesma solução de TIC pretendida.
2. Soluções disponíveis no mercado.
3. Análise de projetos ou contratações similares realizados por este Tribunal ou outros órgãos da Administração Pública.
A análise e o levantamento explicitados acima devem servir de base para a definição e especificação dos seguintes requisitos:
1. De negócio: Independem de características tecnológicas e definem as necessidades dos serviços e os aspectos funcionais da solução de TIC.
2. De capacitação: Definem a necessidade de treinamento presencial ou à distância, carga horária e entrega de materiais didáticos.
3. Legais: Definem as normas as quais a solução de tecnologia da informação e comunicação deverá respeitar.
4. De manutenção: Independem de configuração tecnológica e definem a necessidade de serviços de manutenção preventiva, corretiva, evolutiva e adaptativa.
5. Temporais: Definem a data limite para entrega da solução de TIC contratada.
6. De segurança: Definem os aspectos de segurança que devem ser observados.
7. Sociais, ambientais e culturais: Definem requisitos que a solução de TIC deve atender para respeitar necessidades específicas relacionadas a costumes, idiomas e ao meio ambiente.
Além disso, especificar, quando aplicáveis, os requisitos tecnológicos com base nos requisitos definidos na atividade anterior.
A atividade “especificar requisitos” começa com a análise do DOD e o levantamento das seguintes informações:
1. Soluções disponíveis no mercado de TIC e seus respectivos fornecedores.
2. Análise de projetos ou contratações similares realizados por este Tribunal ou outros órgãos da Administração Pública.
De posse das informações acima e dos requisitos definidos na atividade anterior, deverão ser feitas as seguintes especificações, quando aplicáveis:
1. De arquitetura tecnológica: Estabelecem hardware, software, padrões de linguagem de programação, interface, dentre outros.
interoperabilidade,
2. De projeto e de implementação: Estabelece o processo de desenvolvimento de software, técnicas, métodos, forma de gestão, de documentação, dentre outros.
3. De implantação: Definem o processo de disponibilização da solução em ambiente de produção, dentre outros.
4. De garantia e manutenção: Definem a forma como será conduzida a comunicação entre as partes envolvidas.
manutenção e a
5. De capacitação: Definem o ambiente tecnológico dos treinamentos a serem ministrados, perfil do instrutor, dentre outros.
6. De experiência profissional da equipe que projetará, implementará e implantará a Solução de Tecnologia da Informação: Definem a natureza da experiência profissional exigida e as respectivas formas de comprovação dessa experiência, dentre outros.
7. De formação da equipe que projetará, implementará e implantará a Solução de Tecnologia da Informação e Comunicação: Definem cursos acadêmicos e técnicos, formas de comprovação dessa formação, dentre outros.
8. De metodologia de trabalho: Definem métodos e procedimentos a serem utilizados para a implantação da solução.
9. De segurança da informação: Definem os aspectos de segurança de TIC que devem ser observados.
10. Demais requisitos aplicáveis: Definem outros requisitos não elencados acima
Executantes
Integrante Demandante, Integrante Técnico
4.1.1.2 2. Avaliar Soluções
Descrição
Avaliar diferentes soluções que atendam aos requisitos especificados na atividade anterior, considerando:
1. Disponibilidade de solução similar em outro órgão ou entidade da Administração Pública.
2. Soluções existentes no Portal do Software Público Brasileiro.
3. Capacidade e alternativas do mercado de TIC, inclusive a existência de software livre ou software
público.
4. Observância às políticas, premissas e especificações técnicas definidas pelo Modelo Nacional de Interoperabilidade do Poder Judiciário (MNI) e Modelo de Acessibilidade de Governo Eletrônico (e-Mag).
5. Observância aos requisitos estabelecidos pela Resolução CNJ nº 211/2015 e alterações posteriores, na contratação de serviços de desenvolvimento e de sustentação de sistemas de informação.
6. Aderência às regulamentações da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP- Brasil), quando houver necessidade de utilização de certificado digital, observada a legislação sobre o assunto.
7. Observância às orientações, premissas e especificações técnicas e funcionais definidas pelo Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos do Poder Judiciário (Moreq-Jus), do Conselho Nacional de Justiça – CNJ e pelo e-Arq (normas e padrões de arquivologia).
8. Orçamento estimado que expresse a composição de todos os custos unitários resultantes dos itens a serem contratados, elaborado com base em pesquisa fundamentada de preços, como os praticados no mercado de TIC em contratações similares realizadas por órgãos ou entidades da Administração Pública, entre outros pertinentes.
Observação: Para a elaboração da estimativa de preços, recomenda-se observar a Orientação Técnica n. 01/2010 da Comunidade TIControle, que contém boas práticas na contratação de bens e serviços de TIC. Com base na lista de soluções identificadas, elaborar uma análise comparativa entre os custos totais, levando-se em conta os valores de aquisição dos produtos, insumos, garantia e serviços complementares, quando necessários à contratação, que subsidiará a escolha e a justificativa da solução.
Executantes
Integrante Técnico, Integrante Demandante, Integrante Administrativo
4.1.1.3 3. Escolher Soluções
Descrição
Escolher e justificar a solução mais adequada, abrangendo o seguinte:
1. Descrição sucinta, precisa, suficiente e clara da solução de TIC escolhida, indicando os bens e serviços que a compõem;
2. Alinhamento em relação às necessidades de negócio e requisitos tecnológicos;
3. Identificação dos benefícios a serem alcançados com a solução escolhida em termos de eficácia, eficiência, efetividade, economicidade e padronização;
4. Relação entre a demanda prevista e a quantidade dos bens ou serviços a serem contratados.
5. Esta justificativa servirá de insumo para a elaboração do Termo de Referência ou Projeto Básico.
Em caso da escolha pela participação em processo de contratação se Solução de Tecnologia da
Informação e Comunicações gerenciada por outro órgão, informar ao órgão gerenciador do Registro de Preços a concordância com o objeto a ser licitado, inclusive quanto aos quantitativos e termo de referencia ou projeto básico. Esta informação deve ser formalizada e aprovada pela Diretoria-Geral, após exame da Assessoria Jurídica do TRT da 11ª Região.
Em caso de possibilidade de adesão à Ata de Registro de Preços (ARP) de outro órgão, a escolha e a justificativa da solução deve vir acompanhada de:
• Indicação do(s) Órgão(s) Gerenciador(es) da(s) ARP(s):
• Validade da(s) ARP(s);
• Termo(s) de Referência ou Projeto(s) Básico(s) que originaram a(s) ARP(s), anexo(s).
Executantes
Integrante Demandante, Integrante Técnico
4.1.1.4 4. Avaliar Necessidades de Adequação do Ambiente
Descrição
Avaliar as necessidades de adequação do ambiente para execução contratual, devendo abranger, no mínimo:
1. infraestrutura tecnológica;
2. infraestrutura elétrica;
3. logística de implantação;
4. espaço físico;
5. mobiliário;
6. impacto ambiental.
As informações produzidas nesta atividade servirão de subsídio para a criação do Plano de Inserção e Fiscalização do Contrato.
Executantes
Integrante Demandante, Integrante Técnico
4.1.1.5 5. Definir Recursos Materiais e Humanos
Descrição
Identificar os recursos materiais e humanos necessários à implantação e à continuidade da solução contratada, avaliando os processos de trabalho, as normas, as políticas e as diretrizes do órgão, objetivando garantir a continuidade do negócio, inclusive após o enceramento do contrato.
Nesta atividade, também devem ser sugeridas, nominalmente, as equipes de apoio à licitação e à gestão da contratação, conforme o caso.
Executantes
Integrante Demandante, Integrante Técnico
4.1.1.6 6. Definir Atividades de Transição e Encerramento do Contrato
Descrição
Estabelecer procedimentos que devem ser seguidos em uma eventual transição contratual e no encerramento do contrato, abrangendo, no mínimo:
1. entrega de versões finais dos produtos e da documentação alvos da contratação;
2. transferência final de conhecimentos sobre a execução e a manutenção da solução de TIC;
3. devolução de recursos materiais;
4. revogação de perfis de acesso;
5. eliminação de caixas postais.
Executantes
Integrante Demandante, Integrante Técnico
4.1.1.7 7. Elaborar Estratégia de Independencia
Descrição
Estabelecer diretrizes que minimizem a dependência do CONTRATANTE em relação à CONTRATADA, contemplando, no mínimo:
1. Forma de transferência de conhecimento tecnológico, nos casos de contratação de desenvolvimento de softwares sob encomenda no mercado de TIC.
2. Direitos de propriedade intelectual e autorais da solução de TIC, quando for o caso, inclusive
sobre os diversos produtos gerados ao longo do contrato, tais como a documentação, os
modelos e as bases de dados, justificando os casos em que tais direitos são exclusivos da CONTRATADA.
3. Documentação e afins pertinentes à tecnologia de concepção, manutenção e atualização, bem como, quando cabível, do código-fonte junto à Autoridade Brasileira que controla a propriedade intelectual de softwares, para garantia da continuidade dos serviços, em caso de rescisão
contratual, descontinuidade do produto comercializado ou encerramento das atividades da
contratada, quando da contratação de desenvolvimento de sistemas de informação considerados estratégicos.
Executantes
Integrante Demandante, Integrante Técnico
4.1.1.8 8. Identificar Riscos
Descrição
Identificar os riscos que possam vir a comprometer o sucesso de todo o Ciclo de Vida da Contratação.
De acordo com a Resolução nº 182/2013 - CNJ, em seu Art. 2º, IX, "Ciclo de Vida da Contratação: conjunto de fases e etapas necessárias para se adquirir um bem e/ou contratar um serviço, contemplando o planejamento, a execução, a avaliação e o encerramento do contrato.".
Por permear todo o Ciclo de Vida da Contratação, a identificação dos riscos já é iniciada durante a avaliação de soluções e escolha da mais adequada para atender à necessidade de negócio (atividades 2 e 3 da etapa de Análise de Viabilidade).
Nesta atividade, a Equipe de Planejamento da Contratação deverá identificar os principais riscos que possam:
1. comprometer o sucesso dos processos de contratação e de gestão contratual, inclusive nos casos de interrupção contratual, de maneira a garantir a continuidade do negócio;
2. emergir caso a contratação não seja realizada;
3. fazer com que a solução de TIC não alcance os resultados pretendidos.
Exemplo:
Risco 1 - Licitação fracassada (seleção do fornecedor)
Risco 2 - Interrupção dos serviços prestados pelo órgão (gestão do contrato) Risco 3 - Ineficácia da solução contratada (gestão do contrato)
Executantes
Equipe de Planejamento da Contratação
4.1.1.9 9. Identificar Probabilidade de Ocorrências / Danos Potenciais
Descrição
Calcular a probabilidade de ocorrência de cada um dos eventos relacionados a cada risco identificado na atividade anterior.
Nesta atividade, deverá ser indicado o grau de probabilidade de ocorrência do risco, de acordo com a escala exemplificada abaixo:
1. muito baixa - até 20%
2. baixa - 21 a 40%
3. média - 41 a 60% 4. alta - 61 a 80%
5. muito alta - 81 a 100%
Além disso, mapear os danos potenciais de cada um dos eventos relacionados aos riscos identificados inicialmente.
Executantes
Equipe de Planejamento da Contratação
4.1.1.10 10. Definir Ações de Prevenção / Contingência e Responsáveis
Descrição
Definir as ações de prevenção e de contingência a serem eventualmente tomadas, bem como os
respectivos responsáveis, para reduzir ou eliminar as chances de ocorrência e os danos relacionados aos riscos identificados.
Executantes
Equipe de Planejamento da Contratação
4.1.1.11 11. Declarar Viabilidade da Contratação
Descrição
Declarar formalmente a viabilidade ou a inviabilidade da contratação.
A viabilidade somente deverá ser declarada com a concordância de toda a equipe de planejamento.
Nos casos de declaração de inviabilidade da contratação ou estimativa orçamentária da solução superior a duas vezes o disposto no art. 23, inciso II, alínea "c", da Lei nº 8.666, de 1993 - que equivale a R$ 1.300.000,00 (Um milhão e trezentos mil reais) - os Estudos Preliminares deverão ser avaliados pelo Comitê Gestor de TIC.
A eventual declaração de inviabilidade da contratação deve ser acompanhada da(s) justificativa(s)
correspondente(s), incluindo, ainda, propostas de alternativas que venham a possibilitar o atendimento da necessidade de negócio por forma diversa.
Executantes
Equipe de Planejamento da Contratação
4.1.1.12 12. Validar Estudos Preliminares
Descrição
Validar o documento Estudos Preliminares. O titular da Área Demandante aprovará ou não o documento. Caso não haja validação, o documento deverá retornar à Equipe de Planejamento da Contratação, para ajustes no que couber.
Executantes
Área Demandante da Solução
4.1.1.13 13. Elaborar Plano de Trabalho
Descrição
Elaborar o Plano de Trabalho caso a contratação - declarada viável e validada pela Área Demandante -
preveja cessão de mão de obra da CONTRATADA de forma exclusiva e nas CONTRATANTE.
Executantes
Equipe de Planejamento da Contratação
dependências do
5 Elaboração de Termo de Referência ou Projeto Básico
5.1 PCTIC - Elaboração de Termo de Referência ou Projeto Básico (3a. etapa)
5.1.1 Elementos do processo
5.1.1.1 1. Definir objeto da contratação
Descrição
Definir o objeto da contratação de TIC, de forma sucinta, precisa, clara e suficiente do que se pretende contratar, vedadas especificações que, por excessivas, irrelevantes ou desnecessárias, limitem ou frustrem a competição ou a realização do fornecimento, indicando, ainda, o tempo de utilização da solução.
Nesta atividade, também devem ser transcritos - dos Estudos Preliminares - para o artefato Termo de Referência ou Projeto Básico:
1. a descrição detalhada do conjunto de bens e/ou serviços que compõem a solução de TIC pretendida;
2. as especificações técnicas que constituem os requisitos da solução.
Executantes
Equipe de Planejamento da Contratação
5.1.1.2 2. Fundamentar contratação
Descrição
Fundamentar a contratação, especificando:
1. a motivação da contratação;
2. os objetivos a serem alcançados por meio da contratação;
3. os benefícios diretos e indiretos resultantes da contratação, em termos de eficácia, eficiência, efetividade e economicidade (resultados pretendidos com a solução);
4. o alinhamento entre a contratação e o planejamento estratégico (institucional ou de TIC);
5. a relação entre a demanda prevista e a quantidade de bens e/ou serviços a serem contratados (volume de bens e/ou serviços), com memória de cálculo;
6. definir a produtividade ou capacidade mínima de fornecimento da solução de TIC por parte da CONTRATADA, quando aplicável, considerando o atendimento da necessidade de negócio, a solução escolhida nos Estudos Preliminares e a realidade de mercado;
7. a análise de mercado de TIC com o levantamento das soluções disponíveis e/ou contratadas por órgãos ou entidades da Administração Pública, seus respectivos valores, bem como a definição e a justificativa da escolha da solução;
8. a natureza do objeto com a indicação dos elementos necessários para caracterizar o bem e/ou serviço a ser contratado, de maneira a possibilitar a adequada classificação orçamentária;
9. o parcelamento ou não dos itens que compõem a solução de TIC, desde que se mostre técnica e economicamente viável, com vistas a ampliar a competitividade sem perda de economia de escala;
10. critérios para a adjudicação do objeto com a indicação e a justificativa da forma escolhida, demonstrando se o objeto pode ser adjudicado a uma ou a várias empresas, se por itens ou por grupo de itens;
a forma e o critério de seleção do fornecedor com a indicação da modalidade e o tipo de licitação escolhidos, e respectivas justificativas, bem como os critérios de habilitação obrigatórios, os quais deverão ser estabelecidos, no mínimo, de acordo com os princípios da legalidade, razoabilidade e competitividade. Os critérios de qualificação técnica também deverão ser especificados, considerando a complexidade da solução de tecnologia da informação;
11. as informações acerca do impacto ambiental decorrente da contratação;
12. a conformidade técnica e legal do objeto com a indicação das normas técnicas e legais, caso existam, as quais a solução de TIC deverá estar aderente.
As informações acima deverão ser produzidas com base nos artefatos elaborados anteriormente (Documento de Oficialização da Demanda e Estudos Preliminares).
Executantes
Equipe de Planejamento da Contratação
5.1.1.3 3. Definir O
Descrição
rigações Contratuais
Definir as obrigações do CONTRATANTE, da CONTRATADA e do ÓRGÃO GERENCIADOR da Ata de Registro de Preços, quando aplicável, devendo conter:
I - na definição das obrigações do CONTRATANTE, pelo menos, a obrigação de:
1. nomear Gestor e Fiscais Técnico, Administrativo e Demandante do contrato para acompanhar e fiscalizar a execução dos contratos;
2. encaminhar formalmente a demanda, preferencialmente por meio de Ordem de Serviço ou Fornecimento de Bens, de acordo com os critérios estabelecidos no Termo de Referência ou Projeto Básico;
3. receber o objeto fornecido pela CONTRATADA que esteja em conformidade com a proposta aceita, conforme inspeções realizadas;
4. aplicar à CONTRATADA as sanções administrativas regulamentares e contratuais cabíveis, comunicando ao órgão gerenciador da Ata de Registro de Preços, quando se tratar de contrato oriundo de Ata de Registro de Preços;
5. liquidar o empenho e efetuar o pagamento à CONTRATADA, dentro dos prazos preestabelecidos em Contrato;
6. comunicar à CONTRATADA todas e quaisquer ocorrências relacionadas com o fornecimento da solução de TIC.
II - na definição das obrigações da CONTRATADA, pelo menos, a obrigação de:
1. indicar formalmente preposto apto a representá-la junto ao CONTRATANTE, que deverá responder pela fiel execução do contrato;
2. atender prontamente quaisquer orientações e exigências do fiscal do contrato, inerentes à execução do objeto contratual;
3. reparar quaisquer danos diretamente causados ao CONTRATANTE ou a terceiros por culpa ou dolo de seus representantes legais, prepostos ou empregados, em decorrência da relação contratual, não excluindo ou reduzindo a responsabilidade da fiscalização ou o acompanhamento da execução dos serviços pelo CONTRATANTE;
4. propiciar todos os meios e facilidades necessárias à fiscalização da solução de TIC pelo
CONTRATANTE, cujo representante terá poderes para sustar o fornecimento, total ou
parcialmente, em qualquer tempo, sempre que considerar a medida necessária;
5. manter, durante toda a execução do contrato, as mesmas condições da habilitação;
6. quando especificada, manter, durante a execução do contrato, equipe técnica composta por profissionais devidamente habilitados, treinados e qualificados para fornecimento da solução de TIC;
7. manter a produtividade ou a capacidade mínima de fornecimento da solução de TIC durante a execução do contrato;
8. fornecer, sempre que solicitado, amostra para realização de Prova de Conceito (POC) para fins de comprovação de atendimento das especificações técnicas; e
9. ceder os direitos de propriedade intelectual e direitos autorais da solução de TIC sobre os diversos artefatos e produtos entregues ao longo do contrato, incluindo a documentação, os modelos de dados e as bases de dados, à Administração.
10. depositar a documentação e afins pertinentes à tecnologia de concepção, manutenção e atualização, bem como, quando cabível, do código-fonte junto à Autoridade Brasileira que controla a propriedade intelectual de softwares, para garantia da continuidade dos serviços, em caso de rescisão contratual, descontinuidade do produto comercializado ou encerramento das
atividades da contratada, quando da contratação de desenvolvimento de sistemas de informação considerados estratégicos.
Na descrição das responsabilidades da CONTRATADA relacionadas à execução contratual, devem ser observadas a legislação, as normas e os padrões pertinentes relacionados ao objeto da contratação e aos contratos administrativos, bem como outras fontes relacionadas, mesmo em caso de subcontratação.
III - na definição das obrigações do ÓRGÃO GERENCIADOR do registro de preços contendo, além do disposto no Decreto nº 7.892, de 23 de janeiro de 2013, atualizado pelo Decreto nº 8.250, de 23 de maio de 2014, pelo menos, a obrigação de:
1. efetuar o registro do licitante fornecedor e firmar a correspondente Ata de Registro de Preços;
2. conduzir os procedimentos relativos a eventuais renegociações de condições, produtos ou preços registrados;
3. aplicar as penalidades por descumprimento do pactuado na Ata de Registro de Preços;
4. autorizar ou não o fornecimento da solução de TIC para órgão não participante da Ata de Registro de Preços, desde que prevista no instrumento convocatório, consultando o beneficiário da Ata e verificando as condições de fornecimento, de forma a evitar extrapolações dos limites de produtividade ou de capacidade mínima de fornecimento da solução;
5. definir mecanismos de comunicação com os órgãos participantes, não participantes, contendo:
1. as formas de comunicação entre os envolvidos, a exemplo de ofício, telefone, e-mail, ou sistema informatizado, quando disponível;
2. a indicação dos eventos a serem reportados ao ÓRGÃO GERENCIADOR, com a fixação de prazo e responsável, a exemplo de ordem de serviço ou fornecimento de bens, aplicação de sanções administrativas, alteração de item registrado em Ata por modelo equivalente ou superior.
6. definir mecanismos de controle de fornecimento da solução de TIC, observando, entre outros:
1. a produtividade ou a capacidade mínima de fornecimento da solução;
2. as regras para fornecimento da solução de TIC aos órgãos não participantes, desde que previstas no instrumento convocatório, cujo fornecimento não poderá prejudicar os compromissos já assumidos e as futuras contratações dos órgãos participantes do registro de preços;
3. as regras para gerenciamento da fila de fornecimento da solução de TIC aos órgãos
participantes
e não participantes, contendo prazos, formas
de negociação e
redistribuição da demanda (conjunto de bens e/ou serviços de TIC) entre os órgãos,
quando esta ultrapassar a produtividade definida ou a capacidade mínima de
fornecimento e for requerida pela CONTRATADA;
4. regras para a substituição da solução de TIC, registrada por meio de apostilamento, garantida a realização de Prova de Conceito (POC), observado o disposto no inciso III, alínea “e”, item 2, e desde que previsto o apostilamento, em função de atualizações tecnológicas existentes no seguimento de informática, na Ata de Registro de Preços; e
5. previsão da exigência para realização de diligências e/ou Prova de Conceito (POC) com o licitante provisoriamente classificado em primeiro lugar, para fins de comprovação de atendimento das especificações técnicas, devendo, no caso de fornecimento de bens, descrever em sua proposta a marca e o modelo dos bens ofertados.
Executantes
Equipe de Planejamento da Contratação
5.1.1.4 4. Elaborar Modelo de Execução da Contratação
Descrição
Elaborar o Modelo de Execução da Contratação, contemplando as condições necessárias ao fornecimento da solução de TIC, observando, quando possível:
I - fixação das rotinas de execução, com a definição de processos e procedimentos de fornecimento da solução de TIC, envolvendo:
1. prazos, horários de fornecimento de bens ou prestação dos serviços e locais de entrega, bem como logística de implantação, quando aplicáveis;
2. documentação mínima exigida, observando modelos adotados pela CONTRATANTE, padrões de qualidade e completude das informações, a exemplo de modelos de desenvolvimento de software, relatórios de execução de serviço e/ou fornecimento, controles por parte da CONTRATADA, ocorrências, dentre outros;
3. documentação mínima
exigida, que comprove a qualificação técnica
ou formação dos
profissionais envolvidos na execução do contrato; e
4. papéis a serem desempenhados pelos principais atores da CONTRATANTE e da CONTRATADA envolvidos na contratação.
II - definição de mecanismos formais de comunicação a serem utilizados para troca de informações entre a CONTRATADA e a CONTRATANTE, contendo, no mínimo, os itens abaixo, nas ocasiões exemplificadas a seguir: reunião inicial (e outras que se fizerem necessárias), pedidos de entrega dos bens e/ou serviços (preferencialmente por meio da Ordem de Execução de Serviço ou Fornecimento de Bens), relatórios sobre o serviço, comunicações sobre irregularidades, notas fiscais para pagamento, dentre outros:
1. o tipo de comunicação (e-mail, ofício, ordem de execução de serviço ou fornecimento de bens);
2. o objeto (convocação para reuniões, solicitação de relatórios e informações, notificações, pedido de início da execução do serviço ou do fornecimento do bem);
3. o meio a ser utilizado (correio eletrônico, via postal, livro de protocolo;
4. o emissor (gestor do contrato, fiscais e preposto da CONTRATADA);
5. o destinatário (preposto da CONTRATADA);
6. a periodicidade (quinzenal, mensal, sob demanda);
7. outros.
III – descrição da forma de paga ento dos bens e/ou serviços recebidos definitivamente;
IV - indicação da forma de transferência de conhecimento tecnológico, nos casos de contratação de desenvolvimento de softwares sob encomenda no mercado de TIC (extraído dos Estudos Preliminares, da atividade "Elaborar Estratégia de Independência");
V - definição dos direitos de propriedade intelectual e autorais da solução de TIC, quando for o caso, inclusive sobre os diversos produtos gerados ao longo do contrato, tais como a documentação, os
modelos e as bases de dados, justificando os casos em que tais direitos são exclusivos da
CONTRATADA (extraído dos Estudos Preliminares, da atividade "Elaborar Estratégia de Independência"); VI - inclusão dos seguintes modelos de documentos (detalhando como e quando serão utilizados), conforme o caso, como anexos do Termo de Referência ou Projeto Básico:
1. termo de compromisso, contendo declaração de manutenção de sigilo e respeito às normas de segurança vigentes no órgão ou entidade, a ser assinado pelo representante legal da Contratada; e
2. termo de ciência da declaração de manutenção de sigilo e das normas de segurança vigentes no
órgão ou entidade, a ser assinado por todos os empregados da contratada diretamente
envolvidos na contratação;
3. ordem contendo os critérios formais para execução de serviço ou de fornecimento de bens;
4. termos com definição de critérios para recebimento provisório e definitivo;
5. plano de inserção e fiscalização do contrato; outros porventura necessários.
Executantes
Equipe de Planejamento da Contratação
5.1.1.5 5. Elaborar Modelo de Gestão da Contratação
Descrição
Elaborar o Modelo de Gestão do Contrato (tomando por base a Análise de Riscos e o Modelo de Execução do Contrato), observando, quando aplicável:
I - indicação da Ordem de Execução de Serviço ou de Fornecimento de Bens como instrumento formal de
solicitação de prestação de serviços e/ou de fornecimento de bens, devendo conter:
1. A definição e a especificação dos serviços a serem realizados ou bens a serem fornecidos.
2. O volume de serviços a serem realizados ou a quantidade de bens a serem fornecidos, segundo as métricas definidas.
3. O cronograma de realização dos serviços ou entrega dos bens, incluídas todas as tarefas significativas e seus respectivos prazos.
4. A identificação dos responsáveis pela solicitação do bem ou serviço da área demandante da solução.
5. A ciência pelo Preposto da Contratada.
Para cada Contrato, deverá haver pelo menos uma Ordem de Serviço ou de Fornecimento de Bens, ou tantas quantas forem necessárias para consecução do objeto contratado.
II - fixação dos critérios de aceitação dos serviços prestados ou bens fornecidos, abrangendo métricas, indicadores, prazos de garantia e níveis de serviços com os valores mínimos aceitáveis para os principais elementos que compõe a solução de TIC;
III - procedimentos de teste e inspeção, para fins de elaboração dos Termos de Recebimento Provisório e Definitivo, conforme disposto no art. 73 da Lei nº 8.666, de 1993, abrangendo:
1. metodologia, formas de avaliação da qualidade e adequação da solução de TIC às especificações funcionais e tecnológicas, observando:
1. definição de mecanismos de inspeção e avaliação da solução, a exemplo de inspeção por amostragem ou total do fornecimento de bens ou da prestação de serviços;
2. adoção de ferramentas, computacionais ou não, para implantação e acompanhamento dos indicadores estabelecidos;
3. origem e formas de obtenção das informações necessárias à gestão e à fiscalização do contrato;
4. definição de Listas de Verificação e de roteiros de testes para subsidiar a ação dos Fiscais do contrato; e
5. garantia de inspeções e diligências, quando aplicáveis, e suas formas de exercício.
2. disponibilidade de recursos humanos necessários às atividades de gestão e fiscalização do contrato, inclusive quanto à disponibilidade de tempo para aplicação das Listas de Verificação e roteiros de testes;
3. demais elementos necessários à elaboração do Plano de Inserção e Fiscalização do Contrato, que integra a fase de Gestão de Contratos. Este modelo também deverá constar como Anexo do Termo de Referência.
IV - fixação dos valores e procedimentos para retenção ou glosa no pagamento, sem prejuízo das sanções cabíveis, que só deverá ocorrer quando a CONTRATADA:
1. não atingir os valores mínimos aceitáveis fixados nos critérios de aceitação, não produzir os resultados ou deixar de executar as atividades contratadas; ou
2. deixar de utilizar materiais e recursos humanos exigidos para fornecimento da Solução de Tecnologia da Informação, ou utilizá-los com qualidade ou quantidade inferior à demandada.
V - definição clara e detalhada das sanções administrativas, de acordo com os arts. 86, 87 e 88 da Lei nº 8.666, de 1993, juntamente com o art. 7º da Lei nº10.520, de 2002, observando, além dos termos do Título IX da Portaria TRE/RN nº 104/2014 - GP (e suas alterações), os seguintes:
1. vinculação aos termos contratuais;
2. proporcionalidade das sanções previstas ao grau do prejuízo causado pelo descumprimento das respectivas obrigações;
3. as situações em que advertências ou multas serão aplicadas, com seus percentuais correspondentes, que obedecerão a uma escala gradual para as sanções recorrentes, assim como quadro de infrações contratuais, quando for o caso;
4. as situações em que o contrato será rescindido por parte da Administração devido ao não atendimento de termos contratuais, da recorrência de aplicação de multas ou outros motivos;
5. as situações em que a CONTRATADA terá suspensa a participação em licitações e impedimento para contratar com a Administração; e
6. as situações em que a CONTRATADA será declarada inidônea para licitar ou contratar com a Administração, conforme previsto em Lei.
VI - procedimentos para emissão de nota fiscal e pagamento, descontados os valores oriundos da aplicação de eventuais glosas ou sanções.
Executantes
Equipe de Planejamento da Contratação
5.1.1.6 6. Detalhar orçamento
Descrição
Elaborar orçamento detalhado em preços unitários, fundamentado em pesquisa de mercado, seguindo o estabelecido no Art. 2º, da Instrução Normativa SLTI/MPOG nº 05, de 27.06.2014, e suas alterações posteriores, abaixo transcritos:
Art. 2º A pesquisa de preços será realizada mediante a utilização de um dos seguintes parâmetros: (Alterado pela Instrução Normativa nº 7, de 29 de agosto de 2014).
I - Portal de Compras Governamentais - xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx;
II - pesquisa publicada em mídia especializada, sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, desde que contenha a data e hora de acesso;
III - contratações similares de outros entes públicos, em execução ou concluídos nos 180 (cento e oitenta) dias anteriores à data da pesquisa de preços; ou
IV - pesquisa com os fornecedores.
§ 1º No caso do inciso I será admitida a pesquisa de um único preço. (Alterado pela Instrução Normativa nº 7, de 29 de agosto de 2014).
§ 2º No âmbito de cada parâmetro, o resultado da pesquisa de preços será a média ou o menor dos preços obtidos. (Alterado pela Instrução Normativa nº 7, de 29 de agosto de 2014)
§ 3º A utilização de outro método para a obtenção do resultado da pesquisa de preços, que não o disposto no § 2º, deverá ser devidamente justificada pela autoridade competente.
§ 4º No caso do inciso IV, somente serão admitidos os preços cujas datas não se diferenciem em mais de 180 (cento e oitenta) dias.
§ 5º Excepcionalmente, mediante justificativa da autoridade competente, será admitida a pesquisa com menos de três preços ou fornecedores.
§ 6º Para a obtenção do resultado da pesquisa de preços, não poderão ser considerados os preços inexequíveis ou os excessivamente elevados, conforme critérios fundamentados e descritos no processo administrativo.
Nesta atividade, também deverão ser elaborados os seguintes itens:
I - a classificação orçamentária da despesa com a indicação da(s) fonte(s) de recursos; e
II - o cronograma de execução física e financeira de cada exercício, contendo o detalhamento das etapas ou fases da Solução a ser contratada, com os principais serviços ou bens que a compõe, e a previsão de desembolso para cada uma delas.
Executantes
Equipe de Planejamento da Contratação
5.1.1.7 7. Definir regime da execução da contratação
Descrição
Definir o regime de execução do contrato, observado o disposto no inciso VIII do art. 6º da Lei nº8.666, de 1993:
Art. 6º Para os fins desta Lei, considera-se:
[...]
VIII - execução indireta - a que o órgão ou entidade contrata com terceiros sob qualquer dos seguintes regimes:
a) empreitada por preço global - quando se contrata a execução da obra ou do serviço por preço certo e total;
b) empreitada por preço unitário - quando se contrata a execução da obra ou do serviço por preço certo de unidades determinadas;
c) (Vetado)
d) tarefa - quando se ajusta fornecimento de materiais;
mão-de-obra para pequenos trabalhos por preço certo, com ou sem
e) empreitada integral - quando se contrata um empreendimento em sua integralidade, compreendendo todas as etapas das obras, serviços e instalações necessários, sob inteira responsabilidade da contratada até a sua entrega ao contratante em condições de entrada em operação, atendidos os requisitos técnicos e legais para sua utilização em condições de segurança estrutural e operacional e com as características adequadas às finalidades para que foi contratada;
[...].
Executantes
Equipe de Planejamento da Contratação
5.1.1.8 8. Definir Critérios Técnicos de Julgamento
Descrição
Definir os critérios técnicos de observando o seguinte:
julgamento das propostas para a fase de Seleção do Fornecedor,
1. Utilização de critérios correntes no mercado;
2. Análise de viabilidade da contratação;
3. Possibilidade de considerar mais de um atestado relativo ao mesmo quesito de capacidade técnica, quando necessário para a comprovação da aptidão;
4. Vedação da indicação de entidade certificadora, exceto nos casos previamente dispostos em normas do governo federal;
5. Vedação da pontuação com base em atestados relativos à duração de trabalhos realizados pelo licitante;
6. Vedação da pontuação progressiva de mais de um atestado para o capacidade técnica;
mesmo quesito de
7. Justificativa dos critérios de pontuação em termos do benefício que trazem para a CONTRATANTE.
Nesta atividade, deverão ser prestadas informações sobre a organização da proposta, os critérios técnicos pontuáveis (apenas para melhor técnica ou técnica e preço), modalidade e tipo de licitação, justificativa para aplicação do Direito de Preferência - Lei nº 8.248/91 e Lei Complementar nº 123/06 e/ou para contratação direta, e, ainda, requisitos de capacitação, experiência e qualificação das equipes.
Executantes
Integrante Técnico
5.1.1.9 9. Declarar referência aos Estudos Preliminares
Descrição
Declarar a referência aos Estudos Preliminares da solução de TIC pretendida, registrando o processo administrativo eletrônico da contratação.
Os membros da Equipe de Planejamento da Contratação deverão assinar a documentação e encaminhar para análise pelo titular da Área Demandante.
Executantes
Equipe de Planejamento da Contratação
5.1.1.10 10. Analisar aspectos funcionais do Termo de Referência/Projeto Básico
Descrição
Analisar/validar o documento Termo de Referência ou Projeto Básico, observando os aspectos funcionais da solução pretendida, especialmente em relação aos critérios de:
1. detalhamento para aferição de custos;
2. definição de métodos, estratégias e cronogramas físicos;
3. aceitação do objeto;
4. deveres das partes;
5. recebimento provisório e definitivo dos bens e/ou serviços contratados;
6. procedimentos de fiscalização;
7. modelo de gestão contratual;
8. forma de pagamento dos bens e/ou serviços recebidos definitivamente;
9. definição do modelo de ordem de serviço;
10. prazos e sanções.
Se a documentação for validada, o titular da Área Demandante deverá aprová-la expressamente no devido processo administrativo. Caso não seja validada, o titular da Área Demandante deverá registrar as ajustes necessários.
A documentação deverá ser encaminhada à SETIC.
Executantes
Área Demandante da Solução
5.1.1.11 11. Analisar aspectos técnicos do Termo de Referência/Projeto Básico
Descrição
Analisar/validar o documento Termo de Referência ou Projeto Básico, observando os aspectos técnicos
da solução pretendida, especialmente em relação às características técnicas qualificações técnicas necessárias ao fornecedor da solução.
da solução, e às
Havendo ajustes a serem feitos (aspectos funcionais e/ou técnicos), o processo deverá retornar para a Equipe de Planejamento da Contratação.
Executantes
Área de TIC
5.1.1.12 12. Analisar documentação de planejamento
Descrição
Analisar os documentos “Estudos Preliminares” e “Termo de Referência ou Projeto Básico”, verificando a
sua conformidade com a legislação vigente, após a análise da documentação assessoramento jurídico.
pela unidade de
Caso a documentação seja aprovada, encaminhar despacho para a área Administrativa executar o processo Seleção do Fornecedor de Soluções de TIC.
Caso a documentação necessite ser ajustada, as alterações deverão ser efetuadas pela Equipe de Planejamento, sob a coordenação da Área Demandante.
Caso haja perda do interesse na contratação pretendida, encaminhar despacho de arquivamento do processo ao demandante.
Executantes
Diretoria-Geral
5.1.1.13 13. Cumprir despacho da Diretoria-Geral
Descrição
Cumprir o despacho da Diretoria-Geral, determinando a adoção de uma das seguintes providências:
• encaminhar o processo para a Equipe de Planejamento realizar os ajustes necessários, se for o caso;
• arquivar o processo, em caso de perda de interesse na contratação pretendida.
Executantes
Área Demandante da Solução
6 SELEÇÃO DE FORNECEDOR
6.1 SELEÇÃO DO FORNECEDOR DE SOLUÇÕES DE TIC
6.1.1 Elementos do processo
6.1.1.1 1. Verificar disponibilidade orçamentária
Descrição
A área administrativa receberá no e-SAP a Matéria Administrativa para aquisição da solução de TIC proveniente da Diretoria-Geral. Em seguida verificará junto a Secretaria de Orçamento e Finanças a disponibilidade orçamentária.
Se não houver disponibilidade, o processo ficará sobrestado, aguardando verba.
Executantes
Área Demandante da Solução
6.1.1.2 2. Efetuar reserva orçamentária
Descrição
Informar a existência de previsão orçamentária e efetuar a sua reserva, quando for o caso. A reserva orçamentária não será efetuada em caso de registro de preços.
Executantes
Área Administrativa
6.1.1.3 3. Elaborar minutas de Edital ou Contrato
Descrição
Elaborar minutas do instrumento convocatório (Edital) e do Contrato, para análise e aprovação pela Assessoria Jurídica da Diretoria-Geral.
Nesta atividade, também é analisado o enquadramento legal da despesa, confirmando a modalidade e o tipo de licitação constantes do Termo de Referência ou Projeto Básico.
Caso haja alterações determinadas pela Diretoria-Geral, a Área Administrativa efetuará os ajustes e iniciará o certame, sem a necessidade de retorno para a atividade anterior, uma vez que a licitação já foi autorizada.
Este Manual não contém modelos de Edital e de Contrato.
Executantes
Área Administrativa
6.1.1.4 4. Analisar documentação e autorizar licitação
Descrição
Autorizar o certame, após análise e aprovação das minutas do instrumento convocatório (Edital) e do Contrato, pela Assessoria Jurídica da Diretoria-Geral.
Caso sejam necessários ajustes nestes documentos, o processo retornará à Área Administrativa.
Executantes
Diretoria-Geral
6.1.1.5 Licitação
Descrição
De acordo com o Art. 28 da IN04/2014 - SLTI/MPOG, "caberá à Área de Licitações conduzir as etapas da fase de Seleção do Fornecedor", tomando-se por base as Leis nºs 8.666/93 e 10.520/2002 e legislação suplementar.
Caberá ao Integrante da Área de TIC:
• Analisar as sugestões feitas pelas Áreas de Licitações e Jurídica para o Termo de Referência ou Projeto Básico e demais documentos;
• Compor a equipe de apoio técnico ao Pregoeiro ou a Comissão de Licitação na resposta aos questionamentos ou às impugnações dos licitantes e na análise e julgamento das propostas e dos recursos apresentados pelos licitantes.
Conforme Instrução Normativa N° 2, de 12 de janeiro de 2015, devem ser realizadas, no momento da licitação e sempre que possível, diligências e/ou Prova de Conceito (POC) com o licitante classificado
provisoriamente em primeiro lugar, para fins de comprovação de atendimento das especificações
técnicas, exigindo, no caso de fornecimento de bens, a descrição em sua proposta da marca e modelo dos bens ofertados.
Este Manual não contempla o detalhamento da fase externa da Licitação.
Executantes
Área de Licitações
6.1.1.6 Adesão à ARP
Descrição
A descrição do processo de Adesão à Ata de Registro de Preços não constitui objeto desta versão do Manual.
Uma vez adotadas todas as providências aplicáveis a este tipo de contratação, seguir para a fase de Gestão da Contratação.
6.1.1.7 5. Encaminhar contrato(s)/ARP(s) assinado(s)
Descrição
Encaminhar o(s) contrato(s) ou ata(s) de registro de preços assinado(s) pelo(s) fornecedor(es) à Diretoria- Geral, para assinatura.
Executantes
Área Administrativa
6.1.1.8 6. Assinar contrato(s)/ARPS(s)
Descrição
Assinar contrato(s) ou Ata(s) de Registro de Preços e encaminhá-lo(s) à Área Administrativa.
Executantes
Diretoria-Geral
6.1.1.9 7. Publicar e registrar contrato(s)/ARPs(s)
Descrição
Publicar extrato do(s) Contrato(s) ou da(s) Ata(s) de Registro de Preço(s) no Diário Oficial da União.
Após a publicação, registrar o(s) Contrato(s) no Sistema de Acompanhamento de Contratos (SIAC) e no Sistema de Administração Financeira do Governo Federal (SIAFI).
Executantes
Área Administrativa
6.1.1.10 8. Nomear equipe de gestão da contratação
Descrição
Nomear, por meio de Portaria, a(s) Equipe(s) de Gestão do(s) Contrato(s) formada(s) pelo(s) gestor(es) e fiscais administrativo(s), técnico(s) e demandante(s).
De acordo com o Art. 2º, inciso XII, da Resolução nº 182/2013 - CNJ, "a equipe de gestão da contratação deverá ser composta pelo gestor do contrato, responsável por gerir a execução contratual e, sempre que possível e necessário, pelos fiscais demandante, técnico e administrativo, responsáveis por fiscalizar a execução contratual, consoante às atribuições regulamentares [...]".(grifo acrescido)
O papel de Fiscal Administrativo será exercido por qualquer servidor da Área Administrativa, conforme o
objeto da contratação, verificando-se, no momento da nomeação da equipe, a possibilidade e a
necessidade de serem indicados responsáveis distintos para estes papéis ou para os demais.
Exemplo 1: Uma solução de TIC demandada pela própria Área de TIC poderá ter como fiscais apenas 2 (dois) servidores, um atuando como Técnico-Demandante e o outro como Administrativo, além do Gestor do Contrato.
Exemplo 2: Uma solução de TIC demandada pela Área Administrativa poderá ter como fiscais apenas 2 (dois) servidores, um atuando como Demandante-Administrativo e outro como Técnico, além do Gestor do Contrato.
Executantes
Área Administrativa
6.1.1.11 Gerenciamento de ARP (do próprio órgão)
Descrição
A Ata de Registro de Preços deve ser gerenciada pela Área Demandante, em razão da necessidade de definição, em momento oportuno, do que se pretende contratar e de sua(s) respectiva(s) quantidade(s).
O detalhamento do processo Gerenciamento de ARP não constitui objeto deste Manual.
Executantes
Área Demandante da Solução
7 GESTÃO DE CONTRATAÇÃO
7.1 GESTÃO DE CONTRATAÇÃO DE SOLUÇÕES DE TIC
7.1.1 Elementos do processo
7.1.1.1 Iniciação
Descrição
A fase de Gerenciamento da Contratação visa acompanhar e garantir o fornecimento dos bens e a adequada prestação dos serviços que compõem a solução de Tecnologia da Informação e Comunicação, durante todo o período de execução do contrato.
O processo de Iniciação tem por finalidade:
1. elaborar e validar o documento Plano de inserção e Fiscalização;
2. realizar a reunião inicial com a Contratada.
7.1.1.2 Monitoramento da Execução
Descrição
O processo de Monitoramento da Execução tem a finalidade de receber o objeto e gerir o Contrato.
7.1.1.3 Alteração Contratual
Descrição
O processo de Alteração Contratual decorre da constatação de necessidade de readequação do objeto durante a execução do Contrato.
7.1.1.4 Transição e Encerramento Contratual
Descrição
A Transição Contratual objetiva minimizar o risco da descontinuidade de serviços ou fornecimento de bens, observando-se, conforme o caso, a manutenção dos níveis dos serviços.
O prazo de transição deve ser suficientemente planejado, de forma que não haja interrupção dos serviços e/ou do fornecimento dos bens. Devem-se utilizar informações relacionadas à etapa de Sustentação do Contrato como insumo para a execução deste processo.
O encerramento do contrato deve observar o adequado tratamento dos aspectos legais da contratação. Os requisitos para o encerramento formal do contrato devem estar definidos no próprio Contrato.
Havendo a continuidade da solução por uma nova Contratada, um novo processo de Gestão de Contratação será iniciado, seguindo-se as atividades descritas neste Manual.
Recomenda-se uma análise das lições aprendidas, resultando em recomendações de melhoria nos processos para o melhor planejamento e realização de futuras contratações.
8 Iniciação
8.1 GCTIC - Iniciação (1a. Etapa)
8.1.1 Elementos do processo
8.1.1.1 1. Elaborar Plano de Inserção e Fiscalização
Descrição
Elaborar o Plano de Inserção e Fiscalização da Contratada, prevendo os procedimentos, atividades e alocação de material, necessários para o início da execução do contrato, e, ainda, a metodologia de fiscalização, os documentos ou as ferramentas, computacionais ou não, e controles adotados, recursos materiais e humanos disponíveis e necessários à fiscalização, entre outros, contemplando, no mínimo:
1. o repasse à Contratada de conhecimentos necessários à execução dos serviços ou ao fornecimento de bens; e
2. a disponibilização de infraestrutura à Contratada, quando couber;
3. o refinamento dos procedimentos de teste e inspeção detalhados no Modelo de Gestão do Contrato, para fins de elaboração dos Termos de Recebimento Provisório e Definitivo;
4. a configuração e/ou criação de ferramentas, computacionais ou não, para a implantação e o acompanhamento dos indicadores; e
5. o refinamento ou a elaboração de Listas de Verificação e de roteiros de testes, com base nos recursos disponíveis para aplicá-los.
As informações referidas nas alíneas "c", "d" e "e" devem ser produzidas com base no Modelo de Gestão.
Executantes
Equipe de Gestão do Contrato
8.1.1.2 2. Convocar reunião inicial
Descrição
Convocar a reunião inicial, encaminhando à CONTRATADA, via mensagem eletrônica, a respectiva pauta, as normas de segurança vigentes no órgão, o Termo de Compromisso de Manutenção de Sigilo e o Termo de Ciência, sendo estes dois últimos para coleta de assinaturas e entrega no ato da reunião inicial. Esta atividade será desempenhada pelo Gestor do Contrato, que deverá convocar para participar da reunião:
• o Fiscal Técnico
• o Fiscal Demandante
• o Fiscal Administrativo
• o representante legal e o preposto da CONTRATADA
• os demais intervenientes cuja presença se considere necessária
Na convocação para participar da reunião inicial devem constar:
• a data da reunião
• o local de realização
• o horário de início e de término
• a pauta da reunião
É importante uma confirmação prévia da participação de cada um dos convocados e, se possível, envio de lembrete com antecedência de 24 horas da reunião. Para elaborar a pauta da reunião inicial, recomenda- se que sejam observados os seguintes aspectos:
1. a presença do representante legal da CONTRATADA, que apresentará o Preposto ou funcionário representante, responsável por acompanhar a execução do Contrato e atuar como interlocutor principal junto ao CONTRATANTE, incumbido de receber, diligenciar, encaminhar e responder às principais questões técnicas, legais e administrativas referentes ao andamento contratual;
2. a entrega, por parte da CONTRATADA, do Termo de Compromisso de Manutenção de Sigilo e do Termo de Ciência das normas de segurança vigentes no órgão, assinados, respectivamente, pelo representante legal e funcionários da CONTRATADA que prestarão serviços no órgão;
3. a definição dos meios de comunicação formais entre a CONTRATANTE e a CONTRATADA;
4. os esclarecimentos relativos a questões operacionais, administrativas e de gerenciamento do contrato.
Executantes
Gestor do Contrato
8.1.1.3 3. Realizar reunião inicial
Descrição
Realizar reunião inicial entre CONTRATANTE e CONTRATADA, a qual deve utilizar, como subsídio, o
Plano de Inserção e Fiscalização da Contratada, observado o seguinte:
1. a presença dos convocados;
2. a apresentação do Preposto da CONTRATADA;
3. a entrega, por parte da CONTRATADA, do Termo de Compromisso de Manutenção de Sigilo e do Termo de Ciência (encaminhados na atividade anterior) devidamente assinados;
4. o repasse à CONTRATADA de todos os esclarecimentos relativos a questões operacionais, administrativas e de gerenciamento do contrato.
Na reunião inicial, o Gestor do Contrato deverá lavrar a respectiva ata, para aprovação e assinatura por cada um dos participantes.
No caso de substituição ou inclusão de novos profissionais por parte da CONTRATADA, o Preposto deverá entregar Termo de Ciência assinado pelos novos empregados envolvidos na execução contratual. Executantes
Gestor do Contrato
9 Monitoramento da Execução
9.1 GCTIC - Monitoramento da Execução (2a. Etapa)
As atividades dos processos de gestão e fiscalização do contrato deverão ser registradas no processo administrativo da contratação.
9.1.1 Elementos do processo
9.1.1.1 1. Elaborar OES ou OFB
Descrição
Elaborar a Ordem de Execução de Serviço ou de Fornecimento de Bens (OES ou OFB), que consiste em documento utilizado para o encaminhamento das demandas relacionadas à prestação do serviço ou à disponibilização do objeto do contrato. A emissão de tal documento deverá ser planejada, visando a garantir que os prazos para entrega final de todos os bens e serviços que compõem a solução de TIC estejam compreendidos dentro do prazo de vigência contratual.
A Ordem de Execução de Serviço ou de Fornecimento de Bens deverá conter:
1. a definição e a especificação dos serviços a serem realizados ou bens a serem fornecidos;
2. o volume de serviços a serem realizados ou a quantidade de bens a serem fornecidos, segundo as métricas definidas em contrato;
3. o cronograma de realização dos serviços ou entrega dos bens, incluídas todas as tarefas significativas e seus respectivos prazos;
4. a identificação dos responsáveis pela solicitação do bem ou serviço da Área Demandante da Solução;
5. a ciência pelo Preposto da Contratada.
Para cada Contrato, deverá haver pelo menos uma Ordem de Execução de Serviço ou de Fornecimento de Bens, ou tantas quantas forem necessárias para a consecução do objeto contratado.
Dessa forma, cabe à Equipe de Gestão do Contrato avaliar a oportunidade e a conveniência do momento adequado para a emissão da Ordem de Execução de Serviço ou de Fornecimento de Bens, considerando as condições definidas durante a fase de planejamento da contratação, observando-se, ainda, o cronograma de execução do Contrato.
Conforme a complexidade da solução contratada, a OES ou OFB poderá ser substituída por outro meio formal de registro da solicitação.
Executantes
Gestor do Contrato, Fiscal Demandante
9.1.1.2 2. Encaminhar Ordem de Serviço
Descrição
Encaminhar a Ordem de Execução de Serviço ou de Fornecimento de Bens (OES ou OFB) ao Preposto da CONTRATADA, formalizando o pedido de entrega ou de início da prestação do serviço da solução contratada, conforme o caso.
Executantes
Gestor do Contrato
9.1.1.3 3. Fornecer Objeto
Descrição
Entregar ou iniciar a prestação do serviço da solução contratada, conforme o caso, de acordo com as condições previstas em contrato
Executantes
Contratada
9.1.1.4 4. Elaborar Termo de Recebimento Provisório
Descrição
Elaborar o Termo de Recebimento Provisório quando da entrega do objeto resultante de cada Ordem de Execução de Serviço ou de Fornecimento de Bens.
O Termo de Recebimento Provisório é a declaração formal do Fiscal Técnico do contrato de que os serviços foram prestados ou os bens foram entregues, para posterior análise das conformidades de qualidade baseadas nos critérios de aceitação.
O processo em tela também é referenciado pela lei de licitações e contratos (Lei 8.666/1993), em seu art. 73, abaixo transcrito:
Executado o contrato, o seu objeto será recebido:
I - em se tratando de obras e serviços:
a) provisoriamente, pelo responsável por seu acompanhamento e fiscalização, mediante termo circunstanciado, assinado pelas partes em até 15 (quinze) dias da comunicação escrita do contratado; [...] II - em se tratando de compras ou de locação de equipamentos:
a) provisoriamente, para efeito de posterior verificação da conformidade do material com a especificação; [...].
§ 1º Nos casos de aquisição de equipamentos de grande vulto, o recebimento far-se-á mediante termo circunstanciado e, nos demais, mediante recibo [...].
Conforme a complexidade da solução contratada, o Termo de Recebimento Provisório poderá ser
substituído por outro meio formal de registro do recebimento provisório do objeto.
Executantes
Fiscal Técnico
9.1.1.5 5. Avaliar qualidade/não conformidade dos serviços ou bens
Descrição
Avaliar a qualidade dos serviços realizados ou dos bens entregues, a partir das Listas de Verificação e de
acordo com os Critérios de conformidades.
Executantes
Aceitação previamente definidos, para verificar a
existência de não
Fiscal Técnico, Fiscal Demandante
9.1.1.6 6. Verificar aderência aos termos contratuais
Descrição
Verificar a aderência do objeto aos termos contratuais, informando ao Gestor do Contrato eventual desconformidade.
Executantes
Fiscal Administrativo
9.1.1.7 7. Verificar manutenção condições classificatórias
Descrição
Verificar a manutenção das condições classificatórias referentes à pontuação obtida e à habilitação técnica, informando ao Gestor do Contrato eventual desconformidade.
Esta atividade somente se aplica à licitação por técnica e preço.
Executantes
Fiscal Administrativo, Fiscal Técnico
9.1.1.8 8. Analisar eventuais desconformidades
Descrição
Analisar as desconformidades relativas à qualidade do serviço ou bem entregue, à aderência aos termos contratuais, bem como à manutenção das condições classificatórias, eventualmente informadas pelos Fiscais, a fim de enviar as demandas de correção à Contratada ou encaminhar à autoridade competente o artefato Solicitação de Aplicação de Penalidade.
Executantes
Gestor do Contrato
9.1.1.9 9. Solicitar correções
Descrição
Solicitar correções à CONTRATADA, baseadas nas desconformidades relacionadas à qualidade ou à aderência aos termos contratuais apontadas pelos fiscais.
Executantes
Gestor do Contrato
9.1.1.10 10. Efetuar correções
Descrição
Efetuar as correções descritas na informação sobre demandas de correção gerada na atividade anterior. Na hipótese de não serem realizadas as correções solicitadas, deve-se seguir para a atividade "Indicar sanções/glosas". Uma vez corrigidas, segue-se para a elaboração do Termo de Recebimento Definitivo.
Eventualmente, mesmo com a realização de correções pela CONTRATADA, poderão ser aplicadas
sanções pela Área Administrativa.
Executantes
Contratada
9.1.1.11 11. Indicar sanções/glosas
Descrição
Indicar sanções e eventuais glosas para aplicabilidade pela Área Administrativa por meio do artefato Solicitação de Aplicação de Penalidades, descrevendo as ocorrências e fundamentando-as com base no Termo de Referência ou Projeto Básico.
A indicação de sanções poderá ocorrer independentemente da efetivação das correções pela CONTRATADA.
Executantes
Gestor do Contrato
9.1.1.12 12. Elaborar Termo de Recebimento Definitivo
Descrição
Elaborar Termo de Recebimento Definitivo para fins de pagamento.
A emissão deste artefato somente deverá ocorrer após ajustes de eventuais inconsistências detectadas posteriormente ao recebimento provisório.
Somente de posse deste artefato devidamente assinado é que o Gestor do Contrato poderá autorizar à CONTRATADA a emissão de nota fiscal, em caso de contratação de serviço.
Conforme a complexidade da solução contratada, o Termo de Recebimento Definitivo poderá ser substituído por outro meio formal de registro do recebimento definitivo do objeto.
Executantes
Gestor do Contrato, Fiscal Demandante
9.1.1.13 Aplicação de Sanções
Descrição
O subprocesso Aplicação de Sanções deverá ser realizado por meio de processo administrativo distinto e não constitui objeto deste Manual. No entanto, o seu resultado deverá ser registrado posteriormente nos autos do processo de contratação.
Executantes
Área Administrativa
9.1.1.14 13. Autorizar emissão da Nota Fiscal
Descrição
Autorizar a emissão da nota fiscal pela CONTRATADA.
Após receber o Termo de Recebimento Definitivo gerado na atividade anterior, o Gestor do Contrato deverá emitir uma autorização para emissão de nota fiscal ao Preposto da CONTRATADA.
Esta atividade somente ocorre quando se tratar de contratação de serviço, devendo, nesse caso, o Termo de Recebimento Definitivo acompanhar a autorização para emissão de nota fiscal.
Executantes
Gestor do Contrato
9.1.1.15 14. Emitir Nota Fiscal
Descrição
Emitir a nota fiscal para pagamento.
No caso de contratação de serviço, somente de posse do Termo de Recebimento Definitivo é que a CONTRATADA poderá emitir a nota fiscal.
Sendo fornecimento de bem(ns), a emissão da nota fiscal independerá de autorização do Gestor do Contrato, uma vez que acompanhará o objeto desde o seu transporte.
Executantes
Contratada
9.1.1.16 15. Atestar Nota Fiscal
Descrição
Atestar a Nota Fiscal elaborada pela CONTRATADA, após preencher a Nota de Acompanhamento de Execução para Pagamento, contendo: identificação, informações sobre o acompanhamento do contrato, documentação para pagamento, análise dos indicadores de qualidade, resultados alcançados, medidas retificadoras e assinatura de toda a equipe de gestão do contrato.
Conforme a complexidade da
solução contratada, a Nota de Acompanhamento
de Execução para
Pagamento poderá ser substituída por outro meio formal de registro do andamento da prestação dos serviços/fornecimento dos bens, incluindo a proposição de medidas corretivas para os problemas/desvios porventura constatados.
Nesta atividade, também devem ser verificadas as regularidades fiscais, trabalhistas e administrativas da empresa CONTRATADA, pelo Fiscal Administrativo.
Executantes
Gestor do Contrato, Fiscal Técnico
9.1.1.17 Pagamento da Despesa
Descrição
Efetuar o pagamento devido, seguindo-se as rotinas estabelecidas pelas unidades competentes.
Havendo quaisquer irregularidades, incluindo as áreas fiscais, trabalhistas ou administrativas, apontadas quando do atesto da nota fiscal, o fluxo deverá seguir para notificações à CONTRATADA e aos órgãos competentes.
Este processo não foi detalhado neste Manual.
Executantes
Área Administrativa
9.1.1.18 16. Solicitar saneamento de irregularidades
Descrição
Solicitar saneamento das irregularidades à CONTRATADA, baseado na informação sobre eventuais desvios em relação à legislação trabalhista, previdenciária e/ou tributária apontados pelos fiscais.
Independentemente da solicitação do saneamento de irregularidades à CONTRATADA, os respectivos órgãos fiscalizadores deverão ser comunicados, pela Área Administrativa, sobre essa situação irregular.
Executantes
Área Administrativa
9.1.1.19 17. Sanear irregularidades
Descrição
Sanear as irregularidades descritas na informação gerada na atividade anterior.
Na hipótese de as irregularidades permanecerem, haverá o encaminhamento para a aplicação de sanções e/ou rescisão contratual.
Executantes
Contratada
9.1.1.20 18. Atualizar Histórico de Gestão do Contrato
Descrição
Preencher o artefato Histórico de Gestão do Contrato e mantê-lo devidamente atualizado, com todas as ocorrências durante a execução do contrato, inclusive os pedidos de modificações contratuais que houver. O registro das ocorrências poderá ser efetuado por qualquer integrante da Equipe de Gestão da Contratação.
Poderá ser utilizado meio diverso para garantir o registro histórico das ocorrências do contrato.
Executantes
Gestor do Contrato
10 Alteração Contratual
10.1 GCTIC - Alteração Contratual (3a. Etapa)
10.1.1 Elementos do processo
10.1.1.1 1. Identificar necessidades de alteração contratual
Descrição
Identificar necessidades de eventual alteração contratual, solicitada por uma das partes, podendo decorrer de:
1. adequação qualitativa ou quantitativa do objeto;
2. mudança nos cenários interno ou externo que afetem a execução do contrato;
3. prorrogação contratual.
Nesta atividade devem ser verificadas a manutenção da necessidade, economicidade e oportunidade da contratação, bem como as condições definidas nos Modelos de Execução e de Gestão do Contrato (constantes do Termo de Referência ou Projeto Básico).
Executantes
Fiscal Técnico, Fiscal Demandante
10.1.1.2 2. Solicitar alteração contratual
Descrição
Solicitar alteração contratual seja com base na Nota de Acompanhamento da Execução de Contrato ou em mudança nos cenários interno ou externo.
Nesta atividade, os Fiscais Técnico e Demandante deverão verificar se há elementos indicativos da necessidade de alteração do contrato. Caso positivo, deverão elaborar uma solicitação de modificação contratual, relatando os quesitos não satisfeitos, e encaminhá-la ao Gestor do Contrato.
Executantes
Fiscal Técnico, Fiscal Demandante
10.1.1.3 3. Contatar CONTRATADA sobre a alteração
Descrição
Contatar a CONTRATADA, se necessário, sobre a viabilidade de atendimento da alteração contratual solicitada pelos Fiscais, indicando a documentação que deverá acompanhar a resposta em caso positivo. Sendo alteração prevista em contrato, a CONTRATADA será comunicada a respeito.
Executantes
Gestor do Contrato
10.1.1.4 4. Manifestar-se sobre a alteração
Descrição
Manifestar-se sobre a alteração contratual pretendida, encaminhando, se for o caso, ao Gestor do Contrato as informações solicitadas. Em caso negativo, apresentar as justificativas.
Executantes
Contratada
10.1.1.5 5. Encaminhar pedido de alteração contratual
Descrição
Encaminhar pedido de alteração contratual para a Área Administrativa.
Nesta atividade, o Gestor do Contrato, com base na solicitação encaminhada pelos Fiscais Técnico e Demandante, deverá elaborar um pedido de alteração contratual devidamente justificado, indicando as condições que atendem aos quesitos de manutenção da necessidade, da economicidade e oportunidade da continuidade da contratação, em conformidade como o art. 65 da Lei n. 8.666 de 21 d e junho de 1993, e encaminhá-lo à Área Administrativa, para providências.
Executantes
Gestor do Contrato
10.1.1.6 6. Verificar conveniência e oportunidade da alteração
Descrição
Verificar a conveniência, a oportunidade e a legalidade de alteração contratual solicitada pelo Gestor do Contrato.
Nesta atividade, deverão ser observados os seguintes aspectos:
1. confirmação da economicidade da alteração;
2. disponibilidade orçamentária;
3. respaldo contratual e legal, com a elaboração de minuta de instrumento adequado à alteração solicitada.
Executantes
Área Administrativa
10.1.1.7 7. Dar ciência à Equipe de Gestão e à CONTRATADA
Descrição
Dar ciência à Equipe de Gestão da Contratação e, quando couber, à CONTRATADA da decisão que indeferiu o pedido de alteração.
Em caso de pedido de prorrogação contratual indeferido, seguir para o fluxo de Transição e Encerramento Contratual.
Executantes
Área Administrativa
10.1.1.8 8. Autorizar alteração contratual
Descrição
Autorizar a alteração contratual, determinando a lavratura do instrumento competente.
Executantes
Área Administrativa
10.1.1.9 9. Formalizar alteração contratual
Descrição
Formalizar a alteração contratual, efetuando a devida publicação do instrumento, conforme o caso, e os respectivos registros, incluindo, ainda, a comunicação à CONTRATADA.
Executantes
Área Administrativa
10.1.1.10 10. Atualizar Histórico de Gestão do Contrato
Descrição
Preencher o artefato Histórico de Gestão do Contrato e mantê-lo devidamente atualizado, com todas as ocorrências durante a execução do contrato, inclusive os pedidos de modificações contratuais que houver. O registro das ocorrências poderá ser efetuado por qualquer integrante da Equipe de Gestão da Contratação.
Poderá ser utilizado meio diverso para garantir o registro histórico das ocorrências do contrato.
Executantes
Gestor do Contrato
11 Transição e Encerramento Contratual
11.1 GCTIC - Transição e Encerramento Contratual (4a. Etapa)
11.1.1 Elementos do processo
11.1.1.1 1. Solicitar informação sobre manutenção da necessidade
Descrição
Solicitar ao Fiscal Demandante, com a antecedência de 180 (cento e oitenta dias) do término da vigência contratual, que informe a manutenção da necessidade que gerou a contratação da solução.
Executantes
Gestor do Contrato
11.1.1.2 2. Informar manutenção da necessidade
Descrição
Informar ao Gestor do Contrato se permanece a necessidade que gerou a contratação da solução.
Se a necessidade permanecer, a Área Demandante deverá preencher o Documento de Oficialização da Demanda e seguir o fluxo estabelecido para a etapa de Instituição da Equipe de Planejamento.
Executantes
Área Demandante da Solução
11.1.1.3 3. Analisar resposta da Área Demandante
Descrição
Analisar resposta da Área Demandante sobre a manutenção da necessidade que gerou a contratação da solução e verificar se o contrato é passível de prorrogação.
Em caso positivo, recomendar a adoção do fluxo do processo de Instituição da Equipe de Planejamento. Caso contrário, orientar a CONTRATADA para a realização de atividades de transição e encerramento do contrato.
Executantes
Gestor do Contrato
11.1.1.4 4. Orientar CONTRATADA para transição e/ou encerramento
Descrição
Orientar a CONTRATADA para a execução de atividades de transição e/ou encerramento do contrato, observando a necessidade de:
1. manutenção dos recursos materiais e humanos à continuidade do negócio por parte da Administração;
2. entrega de versões finais dos produtos e da documentação alvos da contratação;
3. transferência final de conhecimentos sobre a execução e a manutenção da solução de TIC;
4. devolução/recolhimento de recursos materiais;
5. revogação de perfis de acesso;
6. eliminação de caixas postais; e
7. outras que se apliquem.
Esta atividade também se aplica aos casos de encerramento antecipado de contrato.
Executantes
Gestor do Contrato
11.1.1.5 5. Executar atividades de transição e/ou encerramento
Descrição
Executar atividades de transição e/ou encerramento do contrato, contemplando a devolução e/ou o recolhimento de itens relacionados ao contrato (materiais, equipamentos, informações entre outros).
O repasse de informações à nova CONTRATADA deve ser supervisionado pelas equipes de gestão dos contratos (antiga e nova, podendo, eventualmente, ser a mesma).
Executantes
Contratada
11.1.1.6 6. Executar atividades de encerramento do contrato
Descrição
Executar atividades de encerramento do Contrato, contemplando, no mínimo, conforme o caso:
1. anulação/cancelamento de saldo de empenho;
2. formalização e publicação de distrato;
3. baixa e liberação de garantia;
4. registros diversos em sistemas administrativos específicos;
5. preenchimento do Termo de Encerramento do Contrato;
6. verificação de pendências;
7. cumprimento das atividades inerentes à Sustentação do Contrato, previstas nos Estudos Preliminares;
8. encaminhamento de irregularidades;
9. remoção de permissões e demais acessos;
10. avaliação do desempenho da CONTRATADA.
Executantes
Área Administrativa
11.1.1.7 7. Atualizar Histórico de Gestão do Contrato
Descrição
Preencher o artefato Histórico de Gestão do Contrato e mantê-lo devidamente atualizado, com todas as ocorrências durante a execução do contrato, inclusive os pedidos de modificações contratuais que houver. O registro das ocorrências poderá ser efetuado por qualquer integrante da Equipe de Gestão da Contratação.
Poderá ser utilizado meio diverso para garantir o registro histórico das ocorrências do contrato.
Executantes
Gestor do Contrato
11.1.1.8 8. Repassar informações para o novo contrato
Descrição
Repassar informações e materiais do atual contrato para a nova Equipe de Gestão, quando constituída, bem como esclarecimentos relativos a questões operacionais, administrativas e de gerenciamento do contrato.
Tais informações e materiais deverão ser considerados na elaboração do Plano de Inserção e
Fiscalização da nova CONTRATADA.
A Equipe de Gestão do novo contrato poderá, eventualmente, ser a mesma do antigo.
Executantes
Equipe de Gestão do Contrato
12 Recursos
12.1 Área de TIC (Entidade)
Descrição
Unidade responsável por gerir a tecnologia da informação e comunicação.
12.2 Área Demandante da Solução (Entidade)
Descrição
Unidade que demanda uma solução de tecnologia da informação e comunicação.
12.3 Comitê Gestor de TIC (Entidade)
Descrição
Equipe multidisciplinar composta por representantes da Presidência e Corregedoria Regional Eleitoral, e titulares da Diretoria-Geral e Secretarias, responsável por buscar o alinhamento das ações e dos investimentos em tecnologia da informação e comunicação com os objetivos institucionais, objetivando oferecer a máxima contribuição ao desempenho institucional.
12.4 Diretoria-Geral (Entidade)
Descrição
Unidade responsável pelo planejamento, coordenação e supervisão das atividades administrativas do Tribunal.
12.5 Equipe de Planejamento da Contratação (Entidade)
Descrição
Equipe envolvida no planejamento da contratação de solução de tecnologia da informação e comunicação, responsável por auxiliar a Área Demandante.
12.6 Equipe de Gestão do Contrato (Entidade)
Descrição
Equipe multidisciplinar composta pelo Gestor do Contrato e, sempre que possível e necessário, pelos Fiscais Demandante, Técnico e Administrativo.
12.7 Área Administrativa (Entidade)
Descrição
Unidade responsável pela execução dos atos administrativos e por apoiar e orientar as Áreas Demandante e de Tecnologia da Informação e Comunicação no que se refere aos aspectos administrativos da contratação.
12.8 Integrante Técnico (Função)
Descrição
Servidor representante da Área de Tecnologia da Informação e Comunicação indicado pela respectiva autoridade competente, responsável pelos aspectos técnicos da solução a ser contratada.
12.9 Integrante Administrativo (Função)
Descrição
Servidor representante da Área Administrativa indicado pela respectiva autoridade competente, responsável por orientar e apoiar os integrantes das Áreas Demandante e de Tecnologia da Informação e Comunicação nos aspectos administrativos da contratação
12.10 Integrante Demandante (Função)
Descrição
Servidor representante da Área Demandante indicado pela respectiva autoridade competente, responsável pelos aspectos funcionais da solução a ser contratada, e pela condução dos trabalhos da equipe de planejamento.
12.11 Área de Licitações (Entidade)
Descrição
Unidade responsável por conduzir o processo de licitação.
12.12 Gestor do Contrato (Função)
Descrição
Servidor com atribuições gerenciais, técnicas ou operacionais relacionadas ao processo de gestão do contrato, indicado pela autoridade competente do órgão.
12.13 Fiscal Demandante (Função)
Descrição
Servidor representante da Área Demandante da Solução de Tecnologia da Informação e Comunicação, indicado pela respectiva autoridade competente para fiscalizar o contrato quanto aos aspectos funcionais da solução.
12.14Fiscal Administrativo (Função)
Descrição
Servidor representante da Área Administrativa, indicado pela respectiva autoridade competente para fiscalizar o contrato quanto aos aspectos administrativos da execução, especialmente os referentes ao recebimento, pagamento, sanções, aderência às normas, diretrizes e obrigações contratuais.
12.15 Fiscal Técnico (Função)
Descrição
Servidor representante da Área de Tecnologia da Informação e Comunicação, indicado pela respectiva autoridade competente para fiscalizar o contrato quanto aos aspectos técnicos da solução.
12.16Contratada (Entidade)
Descrição
Empresa fornecedora da solução de tecnologia da informação e comunicação, que atenda a uma necessidade de negócio.
13 Referências Legais e Boas Práticas
• Xxxxxxx XXX/Plenário n º 1.521, de 08 de outubro de 2003.
• Xxxxxxx XXX/Plenário n º 1.558, de 15 de outubro de 2003.
• Xxxxxxx XXX/Plenário n º 117, de 08 de fevereiro de 2006.
• Xxxxxxx XXX/Plenário n º 371, de 12 de março de 2008.
• Xxxxxxx XXX/Plenário n º 1.603, de 13 de agosto de 2008.
• Xxxxxxx XXX/Plenário n º 2.471, de 05 de novembro de 2008.
• Xxxxxxx XXX/Plenário n º 2.308, de 08 de setembro de 2010.
• Xxxxxxx XXX/Plenário n º 2.535, de 19 de setembro de 2012.
• Acórdão TCU/Plenário n º 2.585, de 26 de setembro de 2012.
• Xxxxxxx XXX/Plenário n º 916, de 22 de abril de 2015.
• COBIT 5.0, Control Objectives for Information and related Technology. Information Systems AuditandControlAssociation – ISACA, 2013.
• Constituição da República Federativa do Brasil, de 05 de outubro de 1988.
• Decreto-Lei nº 200, de 25 de fevereiro de 1967.
• Decreto-Lei nº. 2.271, de 07 de julho de 1997.
• Decreto nº. 3.555, de 08 de agosto de 2000.
• Decreto n. 5.450, de 31 de maio de 2005.
• Decreto n. 7.845, de 14 de novembro de 2012.
• Instrução Normativa SLTI/MPOG n. 05, de 27 de junho de 2014
• Instrução Normativa SLTI/MPOG n. 07, de 29 de agosto de 2014.
• Instrução Normativa SLTI/MPOG n. 04, de 11 de setembro de 2014.
• Instrução Normativa SLTI/MPOG n. 02, de 12 de janeiro de 2015.
• Lei n. 8.666, de 21 de junho de 1993.
• Lei n. 10.520, de 17 de julho de 2002.
• Nota Técnica SEFTI/TCU nº 1, de 18 de setembro de 2008.
• Orientação Técnica n. 01/2010 da TIControle.
• Resolução CNJ nº 182, de 17 de outubro de 2013.
• Resolução XXX xx 000, xx 00 xx xxxxxxxx xx 0000.