ÍNDICE
Contratos
ÍNDICE
2 COMO CADASTRAR CONTRATO DE CLIENTE 4
3 COMO ALTERAR CONTRATO DE CLIENTE 5
4 COMO EXCLUIR CONTRATO DE CLIENTE 5
5 PESQUISA DE CONTRATOS DE CLIENTE 5
6 PASTAS DE CONTRATOS DE CLIENTE 6
6.1 DETALHES DE UM CONTRATO DE CLIENTE 6
6.4 SEÇÃO COMPROMISSOS E TAREFAS 7
6.6.1 COMO CRIAR NOVO ENVOLVIDO 9
6.6.2 COMO ALTERAR ENVOLVIDO 9
6.6.3 COMO EXCLUIR ENVOLVIDO 9
6.6.4 PESQUISA DE ENVOLVIDOS 9
6.7.1 COMO CRIAR NOVO VÍNCULO 10
6.8.1 COMO CRIAR XXXX XXXXX 00
6.9.1 COMO CRIAR NOVO OBJETO 13
7 COMO CADASTRAR UM ADITIVO 15
8 AÇÕES EM LOTE EM CONTRATOS DE CLIENTE 15
8.1 INCLUSÃO DE NOVO ENVOLVIDO EM LOTE 18
8.2.1 Negociação do contrato de honorário 18
8.2.2 Responsável principal 19
9 COMO CADASTRAR CONTRATO DE HONORÁRIO 20
10 COMO ALTERAR CONTRATO DE HONORÁRIO 21
11 COMO EXCLUIR CONTRATO DE HONORÁRIO 21
12 PESQUISA DE CONTRATOS DE HONORÁRIO 21
13 PASTAS DE CONTRATOS DE HONORÁRIO 21
13.1 DETALHES DE UM CONTRATO DE HONORÁRIO 21
13.3 SEÇÃO COMPROMISSOS E TAREFAS 22
13.5.1 COMO CRIAR NOVO OBJETO 24
13.6.1 COMO CRIAR NOVA NEGOCIAÇÃO 25
13.6.2 COMO ALTERAR NEGOCIAÇÃO 26
13.6.3 COMO EXCLUIR NEGOCIAÇÃO 26
13.6.4 PESQUISA DE NEGOCIAÇÕES 26
13.7 SEÇÃO ITENS CONTRATADOS 27
13.7.1 COMO CRIAR NOVO ITEM CONTRATADO 27
13.7.2 COMO EXCLUIR ITEM CONTRATADO 27
13.7.3 PESQUISA DE XXXXX CONTRATADOS 27
13.7.4 COMO CRIAR NOVO LOTE DE ITENS CONTRATADOS 28
13.7.5 COMO EXCLUIR EM LOTE DE ITENS CONTRATADOS 29
13.8.1 COMO CRIAR NOVO ENVOLVIDO 30
13.8.2 COMO ALTERAR ENVOLVIDO 31
13.8.3 COMO EXCLUIR ENVOLVIDO 31
13.8.4 PESQUISA DE ENVOLVIDOS 31
13.9.1 COMO CRIAR NOVO VÍNCULO 31
13.9.2 COMO ALTERAR VÍNCULO 32
13.9.3 COMO EXCLUIR VÍNCULO 32
13.9.4 PESQUISA DE VÍNCULOS 32
13.10.1 COMO SELECIONAR OU DESMARCAR CATEGORIA DO PLANO DE CONTAS 33
13.10.2 PESQUISA DE CATEGORIAS DO PLANO DE CONTAS 34
13.11.1 COMO CRIAR XXXX XXXXX 00
14 AÇÕES EM LOTE EM CONTRATOS DE HONORÁRIO 38
14.1 INCLUSÃO DE NOVO ENVOLVIDO EM LOTE 40
14.2.1 Responsável principal 41
1 INTRODUÇÃO
O módulo “Contratos” do Novajus é destinado ao gerenciamento de todos os contratos de honorários e de clientes do escritório com seus clientes. Neste módulo é possível cadastrar informações referentes a contratos de honorário, contrato de clientes, bem como Andamentos, Compromissos e Tarefas, Negociações e Objetos do contrato, Gastos, Obrigações reembolsáveis, GED, Envolvidos, Itens contratados, Vínculos e Observações.
2 COMO CADASTRAR CONTRATO DE CLIENTE
Para cadastrar um contrato de cliente, acesse o módulo “Contratos”, submódulo “Contratos de cliente” e clique no item de menu "Novo contrato de cliente”. Será aberto o formulário de inclusão de contrato de cliente:
No campo “Escritório responsável” será sugerida a área principal do usuário logado e caso ela não aloque dados, a primeira área acima na hierarquia da sua área principal que aloque dados. Se não existir, não será sugerida nenhuma área.
No campo “Pasta” poderá ser sugerida a nomenclatura da pasta conforme configuração “Nomenclatura da pasta” (no módulo “Opções”, submódulo “Configurações”) descrita no Manual Novajus – Configurações. Não será possível salvar pastas (processo, recurso, incidente, serviço ou contrato de cliente) com nome idêntico.
No campo “Situação”, o usuário poderá selecionar um status para o contrato de cliente.
No grupo “Contratados”, no campo “Nome” serão listados somente os escritórios associados ativos. Será sugerido o escritório associado raiz da área principal do usuário logado. É obrigatório que ao menos um escritório associado seja informado e outros poderão ser incluídos.
No grupo “Responsáveis”, no campo “Nome” será, por padrão, sugerido o usuário logado. Existe uma configuração chamada “Sugestão de responsáveis – contratos de cliente”, presente no módulo “Opções”, em “Configurações”, que permite informar outro(s) responsável(is) para ser(em) sugerido(s) nesse grupo. Se na configuração estiver definida alguma sugestão, ao cadastrar nova pasta, o campo “Responsáveis” estará automaticamente preenchido com o(s) responsável(is) informado(s) na configuração, permitindo alteração. É obrigatório que ao menos um responsável seja informado e outros poderão ser incluídos.
No grupo “Contratantes”, no campo “Nome” deve-se indicar quem é a pessoa física ou jurídica contratante. É obrigatório que ao menos um contratante seja informado e outros poderão ser incluídos. Quando o contratante for uma pessoa jurídica, o campo “Contato” será habilitado para o caso do usuário querer indicar qual pessoa física será o contato que responderá pela pessoa jurídica indicada. Caso seja selecionada uma pessoa jurídica no campo “Nome” e o campo “Contato” seja preenchido e, posteriormente o campo “Nome” for alterado para uma pessoa física; o campo “Contato” será desabilitado e limpo (ficará vazio).
No campo renovação o usuário pode selecionar as opções automática, depende de anuência ou sem renovação.
Ao clicar no link “Adicionar objeto”, no grupo “Objetos”; o campo “Descrição” será mostrado.
3 COMO ALTERAR CONTRATO DE CLIENTE
Para alterar um contrato de cliente, no módulo “Contratos”, submódulo “Contrato de cliente”, clique no ícone de alteração ( ) à frente do contrato de cliente que deseja alterar na lista de resultados. Será aberto o formulário de alteração do contrato de cliente com os mesmos campos do formulário de inclusão descrito acima, com exceção apenas do grupo “Objetos”, que poderá ser alterado através da seção “Objetos” da pasta do contrato.
Também é possível alterar um contrato de cliente na página de visualização da pasta, clicando no item de menu “Alterar contrato cliente”.
Ao alterar o nome da pasta do contrato, automaticamente os nomes das negociações são atualizados.
4 COMO EXCLUIR CONTRATO DE CLIENTE
Para excluir um contrato de cliente, no módulo “Contratos”, submódulo “Contrato de cliente”, clique no ícone de exclusão ( ) à frente do contrato de cliente que deseja excluir na lista de resultados. Ou na página de visualização da pasta, clique no item de menu “Excluir contrato cliente”.
Não é possível excluir um contrato de cliente com itens associados, como outros contratos de cliente e/ou negociações com vínculos. Será exibida uma mensagem via balão informando os itens associados ao contrato de cliente.
Para excluir um contrato de cliente com itens associados é necessário eliminar os vínculos, desfazendo-os quando possível, excluindo-os ou substituindo o contrato de cliente por outro no item associado para somente depois fazer a exclusão do contrato de cliente.
5 PESQUISA DE CONTRATOS DE CLIENTE
A pesquisa de contratos de cliente poderá se dar de duas formas:
• Pesquisa simples
• Pesquisa avançada
Consulte o Manual Novajus – Pesquisas e Relatórios para saber como essas pesquisas funcionam.
A lista de resultados que exibe os resultados da pesquisa virá ordenada pela coluna “Pasta” em ordem crescente.
6 PASTAS DE CONTRATOS DE CLIENTE
Para visualizar um contrato de cliente basta clicar no ícone de visualização ( ) à esquerda do contrato de cliente que deseja visualizar ou clicar no link disposto na coluna “Pasta” da lista de resultados.
6.1 DETALHES DE UM CONTRATO DE CLIENTE
Na pasta de um contrato de cliente, é possível visualizar no cabeçalho, os principais dados cadastrados no formulário do contrato de cliente que não estão presentes nas seções.
Entre os dados do contrato de cliente, é possível acessar a pesquisa avançada já executada através dos links dispostos nos campos referentes à “Contratado”, “Responsável”, “Contratante”, “Contato” e “Situação”; já exibindo os resultados filtrados por esses critérios.
Abaixo do cabeçalho localizam-se as seções: Pendências do WorkFlow, Andamentos, Compromissos e tarefas, Objetos, Negociações, Gastos, Reembolsáveis, GED, Envolvidos, Itens contratados, Vínculos e Observações.
6.2 PENDÊNCIAS DE APROVAÇÃO
Nesta seção é possível visualizar todas as pendências do workflow que estão aguardando a aprovação dos usuários responsáveis pelo fluxo.
6.3 SEÇÃO ANDAMENTOS
Nesta seção é possível visualizar os andamentos vinculados manualmente às negociações do contrato de cliente. Será possível adicionar novos andamentos, alterar e excluir os já cadastrados, além de pesquisar por andamentos do contrato de cliente.
Para saber mais sobre esta seção, consulte Manual Novajus – Andamentos.
6.4 SEÇÃO COMPROMISSOS E TAREFAS
Nesta seção podem ser visualizados os compromissos/tarefas relacionados às negociações do contrato de cliente, além de adicionar novos compromissos/tarefas, alterar e excluir compromissos/tarefas já cadastrados e pesquisar por eles. Um compromisso/tarefa pode ter uma única negociação vinculada a ele.
Para saber mais sobre compromisso e tarefas consulte Manual Novajus – Agenda.
6.5 SEÇÃO TIME SHEET
Nesta seção podem ser visualizadas as horas lançadas para compromissos e tarefas relacionadas ao serviço, além de adicionar novas horas, alterar e excluir time sheet já cadastrados e pesquisar por eles.
6.6 SEÇÃO ENVOLVIDOS
Nesta seção são visualizados todos os envolvidos adicionados no cadastro da pasta e no cadastro da(s) negociação(ões), além de poder adicionar novos envolvidos.
Os envolvidos que forem cadastrados como “Contratado”, “Responsável” e “Contratante”, que são obrigatórios no cadastro do contrato de cliente, são exibidos no cabeçalho. Na lista de resultados da seção são exibidos com o cadeado indicando que não poderão ser alterados/excluídos nesta seção, mas apenas
na alteração da pasta de contrato de cliente. O mesmo se aplica ao envolvido cadastrado como “Responsável” na negociação padrão, sendo necessário acessar a alteração da negociação para alterar/excluir este envolvido.
6.6.1 COMO CRIAR NOVO ENVOLVIDO
Para adicionar um novo envolvido clique no item de menu “Novo envolvido”. Será aberto o formulário de inclusão de envolvido:
Em “Negociação do contrato de cliente” será possível selecionar no primeiro campo se deseja vincular ao contrato de cliente da pasta ou a alguma negociação deste contrato. Optando pelo contrato, o segundo campo ficará desabilitado e preenchido com o contrato da pasta.
Não será possível salvar o formulário se o envolvido já for um envolvido nesta pasta com a mesma posição. É possível que o mesmo contato seja adicionado mais de uma vez desde que a posição seja diferente.
Só será possível salvar um envolvido com a situação Responsável se ele for um usuário ativo.
6.6.2 COMO ALTERAR ENVOLVIDO
Ao clicar no ícone de alteração ( ) à frente do envolvido que deseja alterar na lista de resultados, será aberto o formulário de alteração do envolvido com os mesmos campos do formulário de inclusão.
Os principais envolvidos como “Contratado”, “Responsável” e “Contratante” só poderão ser alterados através do formulário de alteração da pasta e o “Responsável” principal da negociação padrão só poderá ser alterado através do formulário de alteração desta negociação. Estes envolvidos serão exibidos com o cadeado que impede a alteração/exclusão () na lista de resultados da seção, indicando que não poderão ser alterados/excluídos pela seção. Por outro lado, os envolvidos adicionados manualmente no formulário ou na seção, que não forem obrigatórios, poderão ser alterados e excluídos livremente.
6.6.3 COMO EXCLUIR ENVOLVIDO
Será possível excluir um envolvido clicando no ícone de exclusão ( ) à frente do envolvido na lista de resultados.
6.6.4 PESQUISA DE ENVOLVIDOS
A pesquisa de envolvidos poderá se dar de duas formas:
• Pesquisa simples
• Pesquisa avançada
Consulte o Manual Novajus – Pesquisas e Relatórios para saber como essas pesquisas funcionam.
A lista de resultados que exibe os resultados da pesquisa virá ordenada pela coluna “Nome” em ordem alfabética.
6.7 SEÇÃO VÍNCULOS
Nesta seção são visualizados todos os contratos de clientes vinculados à pasta, além de vincular novos contratos de clientes, alterar e excluir os contratos de clientes já vinculados e pesquisar por eles.
Os vínculos só poderão ser entre pastas de contratos de clientes.
6.7.1 COMO CRIAR NOVO VÍNCULO
Para adicionar um novo vínculo clique no item de menu “Novo vínculo”. Será aberto o formulário de inclusão de vínculo:
No campo “Qual é o principal”, o usuário poderá definir qual contrato de cliente será o principal, se será o contrato de cliente atual ou se será o que está sendo vinculado.
Não será possível salvar o formulário de inclusão do novo vínculo se ele for um contrato de cliente já vinculado à pasta (não importando o tipo de vínculo), pois uma pasta poderá ser vínculo de várias pastas, mas uma única vez em cada pasta.
6.7.2 COMO ALTERAR VÍNCULO
Ao clicar no ícone de alteração ( ) à frente do vínculo que deseja alterar na lista de resultados será aberto o formulário de alteração do vínculo com os mesmos campos do formulário de inclusão.
6.7.3 COMO EXCLUIR VÍNCULO
Será possível excluir um vínculo clicando no ícone de exclusão ( ) à frente do vínculo na lista de resultados.
6.7.4 PESQUISA DE VÍNCULOS
A pesquisa de vínculos poderá ser feita através da pesquisa simples.
Consulte o Manual Novajus – Pesquisas e Relatórios para saber como essa pesquisa funciona.
A lista de resultados que exibe os resultados da pesquisa virá ordenada pela coluna “Pasta” em ordem crescente.
6.8 SEÇÃO GASTOS
Esta seção destina-se ao controle de gastos realizados em uma determinada negociação do contrato de cliente, como por exemplo: deslocamentos, refeições (almoço com o prospect), etc.
Será possível adicionar novos gastos, alterar e excluir os já cadastrados, além de pesquisar por eles.
Ao cadastrar gastos nesta seção, serão geradas novas solicitações de gastos que serão exibidas no módulo “Financeiro”, teoricamente não acessado pelos advogados, estagiários e para-legais. Essas solicitações, a princípio, terão status “pendente” e ficarão aguardando aprovação.
Nesta seção serão visualizadas as solicitações cadastradas nela, com qualquer dos status e vinculadas à Unidade de Custeio que será uma das negociações do contrato.
Independente de quem cadastrou uma solicitação, todos a visualizarão na seção Gastos da unidade de custeio relacionada se tiver permissão de acesso à pasta.
A opção para incluir um gasto realizado estará sempre disponível respeitando as regras do controle de acesso.
Entretanto, ao acessar uma solicitação, dependendo do seu status, ações como alterar e excluir serão permitidas ou não. Para os gastos realizados com status de solicitação “recusada” ou “aprovada” não será permitida alteração ou exclusão, pois já passaram pela análise de um “aprovador”. O gasto recusado é importante para efeitos de histórico e o aprovado já virou obrigação. Solicitações com status pendente poderão ser alteradas e excluídas, pois ainda não passaram por análise e não se tornaram obrigações.
6.8.1 COMO CRIAR NOVO GASTO
Para adicionar um novo gasto clique no item de menu “Novo gasto realizado”. Será aberto o formulário de inclusão de gastos:
Não será possível salvar o gasto realizado se a data preenchida for posterior à data atual.
Por ser uma solicitação de gasto, qualquer valor digitado no campo “Valor” será automaticamente negativo. Não será possível salvar uma solicitação se por algum motivo estiver com valor positivo. Além disso, não será possível cadastrar uma solicitação com valor 0,00.
No campo “Tipo de gasto” serão listados somente as categoria do plano de contas configuradas para serem exibidas em obrigações “a pagar” e que tenham o checkbox “Visualizar na seção Gastos” marcado.
O campo “Descrição” é um campo de texto livre onde se pode preencher alguma identificação que descreva o gasto.
No campo “Credor” pode-se selecionar o contato que será creditado do valor, ou seja, a quem o gasto será pago. Poderá vir sugerido de acordo com a “Configuração de gastos” conforme o tipo de gasto selecionado.
A “Unidade de custeio” será sempre uma “Negociação do contrato de cliente” e o segundo campo estará preenchido com a negociação padrão, podendo esta ser alterada caso a pasta possua outras negociações. Se só houver a negociação padrão, ela virá indicada no campo, que neste caso ficará desabilitado.
Em “Área” pode-se selecionar a área do escritório responsável pelo gasto. Este campo é preenchido e desabilitado conforme configurado em Classificações financeiras da negociação selecionada como unidade de custeio, caso tenha uma área com percentual de rateio de 100% cadastrada em Classificações financeiras/Área na negociação. Caso o campo área da negociação selecionada como unidade de custeio tenha uma sugestão de rateio (mais de uma área) em Classificações financeiras, no formulário de inclusão do gasto, este campo vem desabilitado e abaixo do campo visualiza-se a informação “Lançamento automático de área configurada na Unidade de custeio” e o rateio é visualizado na solicitação de gasto.
Ao clicar no item de menu “Novo gasto a realizar” dentro da seção “Gastos”, será aberto o formulário de inclusão de gasto a realizar:
Com exceção dos campos referentes a vencimento, documento hábil e número do documento; para os demais campos ficam as mesmas observações descritas acima.
Em “Vencimento” será sugerida a data atual. A data preenchida aqui não poderá ser anterior à data atual.
6.8.2 COMO XXXXXXX XXXXX
Ao clicar no ícone de alteração ( ) à frente do gasto que deseja alterar na lista de resultados, será aberto o formulário de alteração do gasto com os mesmos campos do formulário de inclusão.
Notas: somente gastos realizados com status pendente poderão ser alterados, pois ainda não são considerados obrigações.
Se ao alterar uma solicitação de gasto ou a obrigação a pagar adicionando uma ou mais classificações que tenham negociações diferentes, os campos de Unidade de custeio deverão estar desabilitados e exibir abaixo do campo o texto: “Solicitação de gasto com mais de uma classificação adicionada”.
6.8.3 COMO EXCLUIR GASTO
Será possível excluir um gasto clicando no ícone de exclusão ( ) à frente do gasto na lista de resultados.
Nota: somente gastos realizados com status pendente poderão ser excluídos, pois ainda não são considerados obrigações.
6.8.4 PESQUISA DE GASTOS
A pesquisa de gastos poderá se dar de duas formas:
• Pesquisa simples
• Pesquisa avançada
Consulte o Manual Novajus – Pesquisas e Relatórios para saber como essas pesquisas funcionam.
A lista de resultados que exibe os resultados da pesquisa virá ordenada pela coluna “Cadastro” em ordem decrescente.
6.9 SEÇÃO OBJETOS
Nesta seção podem ser visualizados todos os objetos vinculados às negociações do contrato de cliente, além de adicionar novos objetos, alterar e excluir objetos já cadastrados e pesquisar por eles.
6.9.1 COMO CRIAR NOVO OBJETO
Para adicionar um novo objeto clique no item de menu “Novo objeto”. Será aberto o formulário de inclusão de objetos.
Selecione o objeto desejado e clique no botão Salvar e fechar.
6.9.2 COMO ALTERAR OBJETO
Ao clicar no ícone de alteração ( ) à frente do objeto que deseja alterar na lista de resultados, será aberto o formulário de alteração do objeto com os mesmos campos do formulário de inclusão.
6.9.3 COMO EXCLUIR OBJETO
Será possível excluir um objeto clicando no ícone de exclusão ( ) à frente do objeto na lista de resultados.
6.9.4 PESQUISA DE OBJETOS
A pesquisa de objetos poderá ser feita através da pesquisa simples.
Consulte o Manual Novajus – Pesquisas e Relatórios para saber como essa pesquisa funciona.
A lista de resultados que exibe os resultados da pesquisa virá ordenada pela coluna “Descrição” em ordem alfabética.
6.10 SEÇÃO VALORES
Nesta seção serão visualizados os valores do contrato.
6.11 SEÇÃO GED
Nesta seção serão visualizados os arquivos vinculados ao contrato de cliente. Será possível não só adicionar arquivos, como também alterar ou excluir arquivos já cadastrados e pesquisar por eles.
Para saber mais sobre GED consulte Manual Novajus – GED.
6.12 SEÇÃO OBSERVAÇÕES
Esta seção destina-se a visualizar o texto digitado no campo “Observações” dentro do formulário de inclusão do contrato de cliente. Será possível alterar as observações exibidas nessa seção somente através do formulário de alteração do contrato de cliente ao clicar no item de menu “Alterar contrato de cliente”.
7 COMO CADASTRAR UM ADITIVO
Para cadastrar um aditivo ao contrato, acesse o módulo “Contratos”, submódulo “Contratos do cliente” e clique no item de menu "Novo aditivo ao contrato de cliente”. Será aberto o formulário de inclusão de Contrato:
8 AÇÕES EM LOTE EM CONTRATOS DE CLIENTE
No módulo de Contratos 🡪 submódulo Contratos de cliente é possível realizar algumas ações em lote, ou seja, incluir ou alterar informações em mais de 1 pasta na mesma operação.
Antes de realizar a alteração em lote, o usuário deve realizar a pesquisa avançada antes, de acordo com a alteração que deseja realizar e, posteriormente, realizar a alteração.
Exemplo: se o usuário deseja substituir o “Responsável principal” das pastas de Contrato de cliente, será necessário que, primeiro realize a pesquisa de pastas cujo o responsável seja a pessoa que vai sair da pasta para, depois, inserir um novo responsável por essas pastas.
As alterações em lote não geram histórico de alterações, isso significa que, alterando um resonsável em lote, não será gravado um histórico exibindo o responsável anterior e sua vigência.
As ações em lote não podem ser desfeitas.
As opções de alteração em lote ficam localizadas na barra de tarefas (toolbar) e somente são habilitadas quando ao menos um item da lista de resultados tem o checkbox selecionado
Quando um ou mais itens são selecionados, os botões “Novo” e “Alterar” são habilitados:
É possível selecionar todos os itens utilizando o ícone
- Marcar todos da página 🡪 marca todos os itens da lista de resultados localizados na página atual (a que estiver sendo visualizada)
- Marcar todos filtrados 🡪 marca todos os itens da lista de resultados de todas as páginas existentes
- Desmarcar todos da página 🡪 desmarca todos os itens da lista de resultados localizados na página atual (a que estiver sendo visualizada)
- Desmarcar todos filtrados 🡪 desmarca todos os itens da lista de resultados de todas as páginas existentes
As alterações em lote são assíncronas, isso significa que as pastas são alteradas uma por vez até que todas sejam alteradas. Por isso, sempre que for realizada uma alteração em lote o sistema irá exibir a mensagem no topo da tela “<Ação> em <contexto> iniciada.”
E, quando as alterações são finalizadas, o usuário que realizou a alteração receberá uma mensagem no balãozinho de notificações de acordo com o status e também é exibido um pop up
No balãozinho de notificações é exibido o resultado das alterações. Caso as alterações não tenham sucesso, é exibido o motivo:
8.1 INCLUSÃO DE NOVO ENVOLVIDO EM LOTE
Ao clicar em “Novo” é possível incluir um novo Envolvido em todas as pastas que forem selecionadas na lista de resultados
Posição 🡪 será exibida a lista de posições de Contratos cadastrada em Opções 🡪 Tabelas do sistema 🡪
Tabelas de Contratos 🡪 Posições
Nome 🡪 serão listados contatos de acordo com a posição selecionada. Caso a posição escolhida seja do tipo “Responsável”, serão listados contatos que são “usuários” do sistema, conforme padrão. Caso a posição escolhida seja diferente de “Responsável”, serão listados todos os contatos do sistema.
Contato 🡪 será habilitado caso um contato selecionado em “Nome” seja do tipo Pessoa Jurídica.
8.2 ALTERAÇÃO EM LOTE
As ações em lote seguem as regras existentes no sistema, isso significa que, se o preenchimento de um campo na alteração individual é obrigatório, ele também, será na alteração em lote.
Ao clicar em “Alterar” é possível alterar informações em todas as pastas que forem selecionadas na lista de resultados
8.2.1 Negociação do contrato de honorário
A alteração em lote da Negociação do contrato de honorário permite que todos os vínculos com negociações sejam alteradas em uma única ação.
Para 🡪 será exibida a lista de Negociações dos contratos de honorários existentes independente do seu status.
8.2.2 Responsável principal
A alteração em lote do Responsável principal possibilita que usuários que não são mais responsáveis por determinadas pastas possam ser substituídos em lote.
Para 🡪 será exibida a lista de usuários ativos no sistema
Essa ação não substituirá os responsáveis nos compromissos/tarefas existentes vinculados às pastas selecionadas. Para realizar essa ação, consulte a seção de “Ações em lote” do manual “Agenda.
8.2.3 Situação
A alteração em lote da Situação possibilita que um determinado número de pastas saiam do status atual e sejam salvas com um novo status. Exemplo: pastas que foram designadas para outro escritório continuar a prestação do serviço podem ser alteradas, em uma única ação, de “Em andamento” para “Arquivado”, por exemplo.
Para 🡪 será exibida a lista de situações existentes conforme configuração realizada em Opções 🡪 Tabelas do sistema 🡪 Tabelas de contratos 🡪 Situações
9 COMO CADASTRAR CONTRATO DE HONORÁRIO
Para cadastrar um contrato de honorário, acesse o módulo “Contratos”, submódulo “Pastas” e clique no item de menu "Novo contrato de honorário”. Será aberto o formulário de inclusão de contrato de honorário:
No campo “Escritório responsável” será sugerida a área principal do usuário logado e caso ela não aloque dados, a primeira área acima na hierarquia da sua área principal que aloque dados. Se não existir, não será sugerida nenhuma área.
No campo “Pasta” poderá ser sugerida a nomenclatura da pasta conforme configuração “Nomenclatura da pasta” (no módulo “Opções”, submódulo “Configurações”) descrita no Manual Novajus – Configurações. Não será possível salvar pastas (processo, recurso, incidente, serviço ou contrato de honorário) com nome idêntico.
No campo “Situação”, o usuário poderá selecionar um status para o contrato de honorário.
No grupo “Contratados”, no campo “Nome” serão listados somente os escritórios associados ativos. Será sugerido o escritório associado raiz da área principal do usuário logado. É obrigatório que ao menos um escritório associado seja informado e outros poderão ser incluídos.
No grupo “Responsáveis”, no campo “Nome” será, por padrão, sugerido o usuário logado. Existe uma configuração chamada “Sugestão de responsáveis – contratos de honorário”, presente no módulo “Opções”, em “Configurações”, que permite informar outro(s) responsável(is) para ser(em) sugerido(s) nesse grupo. Se na configuração estiver definida alguma sugestão, ao cadastrar nova pasta, o campo “Responsáveis” estará automaticamente preenchido com o(s) responsável(is) informado(s) na configuração, permitindo alteração. É obrigatório que ao menos um responsável seja informado e outros poderão ser incluídos.
No grupo “Contratantes”, no campo “Nome” deve-se indicar quem é a pessoa física ou jurídica contratante. É obrigatório que ao menos um contratante seja informado e outros poderão ser incluídos. Quando o contratante for uma pessoa jurídica, o campo “Contato” será habilitado para o caso do usuário querer indicar qual pessoa física será o contato que responderá pela pessoa jurídica indicada. Caso seja selecionada uma
pessoa jurídica no campo “Nome” e o campo “Contato” seja preenchido e, posteriormente o campo “Nome” for alterado para uma pessoa física; o campo “Contato” será desabilitado e limpo (ficará vazio).
Ao clicar no link “Adicionar objeto”, no grupo “Objetos”; os campos “Negociação do contrato de honorário”, “Tipo” e “Descrição” serão mostrados. Para cadastrar um objeto, os três campos deverão ser preenchidos. Porém, no cadastro do primeiro objeto, “Negociação do contrato de honorário” virá desabilitado e preenchido. Em “Tipo”, o usuário deverá selecionar se o objeto é um “processo” ou um “serviço”. No campo “Descrição”, poderá ser descrita a cláusula do contrato que dispõe sobre o objeto, ou seja, a finalidade do contrato.
10 COMO ALTERAR CONTRATO DE HONORÁRIO
Para alterar um contrato de honorário, no módulo “Contratos”, submódulo “Pastas”, clique no ícone de alteração ( ) à frente do contrato de honorário que deseja alterar na lista de resultados. Será aberto o formulário de alteração do contrato de honorário com os mesmos campos do formulário de inclusão descrito acima, com exceção apenas do grupo “Objetos”, que poderá ser alterado através da seção “Objetos” da pasta do contrato.
Também é possível alterar um contrato de honorário na página de visualização da pasta, clicando no item de menu “Alterar contrato honorário”.
Ao alterar o nome da pasta do contrato, automaticamente os nomes das negociações são atualizados.
11 COMO EXCLUIR CONTRATO DE HONORÁRIO
Para excluir um contrato de honorário, no módulo “Contratos”, submódulo “Pastas”, clique no ícone de exclusão ( ) à frente do contrato de honorário que deseja excluir na lista de resultados. Ou na página de visualização da pasta, clique no item de menu “Excluir contrato honorário”.
Não é possível excluir um contrato de honorário com itens associados, como outros contratos de honorário e/ou negociações com vínculos. Será exibida uma mensagem via balão informando os itens associados ao contrato de honorário.
Para excluir um contrato de honorário com itens associados é necessário eliminar os vínculos, desfazendo- os quando possível, excluindo-os ou substituindo o contrato de honorário por outro no item associado para somente depois fazer a exclusão do contrato de honorário.
12 PESQUISA DE CONTRATOS DE HONORÁRIO
A pesquisa de contratos de honorário poderá se dar de duas formas:
• Pesquisa simples
• Pesquisa avançada
Consulte o Manual Novajus – Pesquisas e Relatórios para saber como essas pesquisas funcionam.
A lista de resultados que exibe os resultados da pesquisa virá ordenada pela coluna “Pasta” em ordem crescente.
13 PASTAS DE CONTRATOS DE HONORÁRIO
Para visualizar um contrato de honorário basta clicar no ícone de visualização ( ) à esquerda do contrato de honorário que deseja visualizar ou clicar no link disposto na coluna “Pasta” da lista de resultados.
13.1 DETALHES DE UM CONTRATO DE HONORÁRIO
Na pasta de um contrato de honorário, é possível visualizar no cabeçalho, os principais dados cadastrados no formulário do contrato de honorário que não estão presentes nas seções.
Entre os dados do contrato de honorário, é possível acessar a pesquisa avançada já executada através dos links dispostos nos campos referentes à “Contratado”, “Responsável”, “Contratante”, “Contato” e “Situação”; já exibindo os resultados filtrados por esses critérios.
Abaixo do cabeçalho localizam-se as seções: Andamentos, Compromissos e tarefas, Objetos, Negociações, Gastos, Reembolsáveis, GED, Envolvidos, Itens contratados, Vínculos e Observações.
13.2 SEÇÃO ANDAMENTOS
Nesta seção é possível visualizar os andamentos vinculados manualmente às negociações do contrato de honorário. Será possível adicionar novos andamentos, alterar e excluir os já cadastrados, além de pesquisar por andamentos do contrato de honorário.
Para saber mais sobre esta seção, consulte Manual Novajus – Andamentos.
13.3 SEÇÃO COMPROMISSOS E TAREFAS
Nesta seção podem ser visualizados os compromissos/tarefas relacionados às negociações do contrato de honorário, além de adicionar novos compromissos/tarefas, alterar e excluir compromissos/tarefas já cadastrados e pesquisar por eles. Um compromisso/tarefa pode ter uma única negociação vinculada a ele.
Para saber mais sobre compromisso e tarefas consulte Manual Novajus – Agenda.
13.4 SEÇÃO TIME SHEET
Nesta seção podem ser visualizadas as horas lançadas para compromissos e tarefas relacionadas ao serviço, além de adicionar novas horas, alterar e excluir time sheet já cadastrados e pesquisar por eles.
13.5 SEÇÃO OBJETOS
Nesta seção podem ser visualizados todos os objetos vinculados às negociações do contrato de honorário, além de adicionar novos objetos, alterar e excluir objetos já cadastrados e pesquisar por eles.
13.5.1 COMO CRIAR NOVO OBJETO
Para adicionar um novo objeto clique no item de menu “Novo objeto”. Será aberto o formulário de inclusão de objetos.
O campo “Negociação do contrato de honorário” estará preenchido com a negociação padrão, podendo esta ser alterada caso o contrato da pasta possua outras negociações. Se só houver a negociação padrão, ela virá indicada no campo, que neste caso ficará desabilitado.
13.5.2 COMO ALTERAR OBJETO
Ao clicar no ícone de alteração ( ) à frente do objeto que deseja alterar na lista de resultados, será aberto o formulário de alteração do objeto com os mesmos campos do formulário de inclusão.
13.5.3 COMO EXCLUIR OBJETO
Será possível excluir um objeto clicando no ícone de exclusão ( ) à frente do objeto na lista de resultados.
13.5.4 PESQUISA DE OBJETOS
A pesquisa de objetos poderá ser feita através da pesquisa simples.
Consulte o Manual Novajus – Pesquisas e Relatórios para saber como essa pesquisa funciona.
A lista de resultados que exibe os resultados da pesquisa virá ordenada pela coluna “Descrição” em ordem alfabética.
13.6 SEÇÃO NEGOCIAÇÕES
Nesta seção pode ser visualizada a negociação padrão criada automaticamente no cadastro da pasta, além de adicionar novas negociações, alterar e excluir negociações já cadastradas e pesquisar por elas.
13.6.1 COMO CRIAR NOVA NEGOCIAÇÃO
Para adicionar uma nova negociação clique no item de menu “Nova negociação”. Será aberto o formulário de inclusão de negociações:
No formulário de inclusão de uma negociação alguns campos seus preenchimentos herdados do contrato ao qual pertence, podendo ser alterados manualmente.
A numeração da negociação irá sempre obedecer à configuração definida para contrato de honorário “O próximo sequencial depois do último” ou “O primeiro sequencial disponível” para o contrato presente, ou seja, irá analisar os números das negociações do contrato presente.
Se o contrato de honorário possuir uma data início da vigência selecionada, nenhuma das negociações poderá ter data início da vigência anterior a ela. Caso a data início da vigência do contrato não esteja selecionada e pelo menos em uma de suas negociações esteja, não será possível selecionar para o contrato uma data início da vigência posterior à data início da vigência mais antiga dentre suas negociações.
Se o contrato de honorário possuir uma data final da vigência selecionada, nenhuma das negociações poderá ter data final da vigência posterior a ela. Caso a data final da vigência do contrato não esteja selecionada e pelo menos em uma de suas negociações esteja, não será possível selecionar para o contrato uma data final da vigência anterior à data final da vigência mais distante dentre suas negociações.
O campo “Descrição” é um campo de texto livre onde se pode preencher alguma identificação que descreva a negociação.
No grupo “Classificações financeiras”, no campo “Área” serão listadas as áreas que alocam classificações financeiras e que alocam receita e gasto, dentre as quais o usuário poderá selecionar a área do escritório responsável pelo contrato. No campo “Projeto” serão listadas somente as categorias de projeto configuradas para serem exibidas em obrigações do tipo a pagar e a receber. Quando o projeto somente for configurado para ser exibido em obrigações do tipo a pagar ou a receber, este projeto não será listado neste campo.
Os campos de “% de rateio” de área/projeto permitem definir uma porcentagem para a classificação financeira que será visualizada na obrigação de forma que ao cadastrar uma obrigação a pagar/receber cuja unidade de custeio for esta negociação, o rateio será automaticamente estabelecido conforme configurado e estará desabilitado para alteração.
Se o checkbox “Permitir alterar a opção ‘Reembolsável’ em obrigações a pagar” estiver selecionado, na obrigação a pagar cuja unidade de custeio for esta negociação ou itens contratados da pasta, a opção “Reembolsável” sempre estará habilitada para ser selecionada e preenchida pelo usuário. Caso opte por desmarcar o checkbox, as obrigações a pagar terão a opção “Reembolsável” desabilitada. Neste caso, sempre será respeitada a configuração do plano de contas, realizada na seção “Reembolsáveis” do contrato.
13.6.2 COMO ALTERAR NEGOCIAÇÃO
Ao clicar no ícone de alteração ( ) à frente da negociação que deseja alterar na lista de resultados, será aberto o formulário de alteração da negociação com os mesmos campos do formulário de inclusão.
Nota: Caso seja alterado o nome do contrato, as negociações existentes para este contrato terão seus nomes atualizados automaticamente.
13.6.3 COMO EXCLUIR NEGOCIAÇÃO
Será possível excluir uma negociação clicando no ícone de exclusão ( ) à frente da negociação na lista de resultados.
Não é possível excluir uma negociação com itens associados:
• Serviços
• Processos
• Compromissos/tarefas pendentes
• Obrigações a pagar/receber
• Solicitações de gasto
Será exibida uma mensagem via balão informando os itens associados à negociação.
Para excluir uma negociação com itens associados é necessário eliminar os vínculos, desfazendo-os quando possível, excluindo-os ou substituindo a negociação de contrato de honorário por outra no item associado para somente depois fazer sua exclusão.
Não será possível excluir a negociação padrão.
13.6.4 PESQUISA DE NEGOCIAÇÕES
A pesquisa de negociações poderá se dar de duas formas:
• Pesquisa simples
• Pesquisa avançada
Consulte o Manual Novajus – Pesquisas e Relatórios para saber como essas pesquisas funcionam.
A lista de resultados que exibe os resultados da pesquisa virá ordenada pela coluna “Nº negociação” em ordem crescente.
13.7 SEÇÃO ITENS CONTRATADOS
Nesta seção são visualizados todos os processos e serviços que estiverem associados à(s) negociação(ões) do contrato de honorário da pasta, além de adicionar novos vínculos de pastas de processos (recursos e incidentes não) e pastas de serviços, excluir processos e serviços já associados e pesquisar por eles.
13.7.1 COMO CRIAR NOVO ITEM CONTRATADO
Ao clicar no item de menu “Novo item contratado” dentro da seção “Itens contratados”, será aberto o formulário de inclusão de itens contratados:
O campo “Negociação do contrato de honorário” estará preenchido com a negociação padrão, podendo esta ser alterada caso o contrato da pasta possua outras negociações. Se só houver a negociação padrão, ela virá indicada no campo, que neste caso ficará desabilitado.
Em “Item contratado”, no primeiro campo pode-se selecionar Processo ou Serviço, em caso de selecionar Processo, o segundo campo somente listará processos, não listando recursos e incidentes.
Não será possível salvar o formulário se o processo/serviço já possuir uma negociação diferente, neste caso, o sistema perguntará se deseja substituir a negociação anterior pela atual. Caso o processo/serviço já esteja vinculado à negociação selecionada no campo “Negociação do contrato de honorário”, não será possível salvar, a menos que esta seja alterada.
13.7.2 COMO EXCLUIR ITEM CONTRATADO
Será possível excluir um item contratado clicando no ícone de exclusão ( ) à frente do item contratado na lista de resultados.
13.7.3 PESQUISA DE ITENS CONTRATADOS
A pesquisa de itens contratados poderá se dar de duas formas:
• Pesquisa simples
• Pesquisa avançada
Consulte o Manual Novajus – Pesquisas e Relatórios para saber como essas pesquisas funcionam.
A lista de resultados que exibe os resultados da pesquisa virá ordenada pela coluna “Item contratado” em ordem alfabética.
13.7.4 COMO CRIAR NOVO LOTE DE ITENS CONTRATADOS
No submódulo pastas dos contextos processos, serviços e contratos é possível associar várias pastas a um item contratado.
Selecione as pastas desejada e clique sobre o item “Novo lote de itens contratados”.
Selecione o contrato de honorário desejado e clique no botão Xxxxxx.
Na seção “Itens contratados” podemos visualizar as pastas vinculadas em lote.
13.7.5 COMO EXCLUIR EM LOTE DE ITENS CONTRATADOS
Se seção “itens contratados” da pasta do contrato de honorários selecione as pastas desejadas e clique no item “ Excluir lote de itens contratados”.
O sistema vai mostrar uma tela de aviso. Selecione a opção “Sim”.
13.8 SEÇÃO ENVOLVIDOS
Nesta seção são visualizados todos os envolvidos adicionados no cadastro da pasta e no cadastro da(s) negociação(ões), além de poder adicionar novos envolvidos.
Os envolvidos que forem cadastrados como “Contratado”, “Responsável” e “Contratante”, que são obrigatórios no cadastro do contrato de honorário, são exibidos no cabeçalho. Na lista de resultados da seção são exibidos com o cadeado indicando que não poderão ser alterados/excluídos nesta seção, mas apenas na alteração da pasta de contrato de honorário. O mesmo se aplica ao envolvido cadastrado como “Responsável” na negociação padrão, sendo necessário acessar a alteração da negociação para alterar/excluir este envolvido.
13.8.1 COMO CRIAR NOVO ENVOLVIDO
Para adicionar um novo envolvido clique no item de menu “Novo envolvido”. Será aberto o formulário de inclusão de envolvido:
Em “Negociação do contrato de honorário” será possível selecionar no primeiro campo se deseja vincular ao contrato de honorário da pasta ou a alguma negociação deste contrato. Optando pelo contrato, o segundo campo ficará desabilitado e preenchido com o contrato da pasta.
Não será possível salvar o formulário se o envolvido já for um envolvido nesta pasta com a mesma posição. É possível que o mesmo contato seja adicionado mais de uma vez desde que a posição seja diferente.
Só será possível salvar um envolvido com a situação Responsável se ele for um usuário ativo.
13.8.2 COMO ALTERAR ENVOLVIDO
Ao clicar no ícone de alteração ( ) à frente do envolvido que deseja alterar na lista de resultados, será aberto o formulário de alteração do envolvido com os mesmos campos do formulário de inclusão.
Os principais envolvidos como “Contratado”, “Responsável” e “Contratante” só poderão ser alterados através do formulário de alteração da pasta e o “Responsável” principal da negociação padrão só poderá ser alterado através do formulário de alteração desta negociação. Estes envolvidos serão exibidos com o cadeado que impede a alteração/exclusão () na lista de resultados da seção, indicando que não poderão ser alterados/excluídos pela seção. Por outro lado, os envolvidos adicionados manualmente no formulário ou na seção, que não forem obrigatórios, poderão ser alterados e excluídos livremente.
13.8.3 COMO EXCLUIR ENVOLVIDO
Será possível excluir um envolvido clicando no ícone de exclusão ( ) à frente do envolvido na lista de resultados.
13.8.4 PESQUISA DE ENVOLVIDOS
A pesquisa de envolvidos poderá se dar de duas formas:
• Pesquisa simples
• Pesquisa avançada
Consulte o Manual Novajus – Pesquisas e Relatórios para saber como essas pesquisas funcionam.
A lista de resultados que exibe os resultados da pesquisa virá ordenada pela coluna “Nome” em ordem alfabética.
13.9 SEÇÃO VÍNCULOS
Nesta seção são visualizados todos os contratos de honorários vinculados à pasta, além de vincular novos contratos de honorários, alterar e excluir os contratos de honorários já vinculados e pesquisar por eles.
Os vínculos só poderão ser entre pastas de contratos de honorários.
13.9.1 COMO CRIAR NOVO VÍNCULO
Para adicionar um novo vínculo clique no item de menu “Novo vínculo”. Será aberto o formulário de inclusão de vínculo:
No campo “Qual é o principal”, o usuário poderá definir qual contrato de honorário será o principal, se será o contrato de honorário atual ou se será o que está sendo vinculado.
Não será possível salvar o formulário de inclusão do novo vínculo se ele for um contrato de honorário já vinculado à pasta (não importando o tipo de vínculo), pois uma pasta poderá ser vínculo de várias pastas, mas uma única vez em cada pasta.
13.9.2 COMO ALTERAR VÍNCULO
Ao clicar no ícone de alteração ( ) à frente do vínculo que deseja alterar na lista de resultados será aberto o formulário de alteração do vínculo com os mesmos campos do formulário de inclusão.
13.9.3 COMO EXCLUIR VÍNCULO
Será possível excluir um vínculo clicando no ícone de exclusão ( ) à frente do vínculo na lista de resultados.
13.9.4 PESQUISA DE VÍNCULOS
A pesquisa de vínculos poderá ser feita através da pesquisa simples.
Consulte o Manual Novajus – Pesquisas e Relatórios para saber como essa pesquisa funciona.
A lista de resultados que exibe os resultados da pesquisa virá ordenada pela coluna “Pasta” em ordem crescente.
13.10 SEÇÃO REEMBOLSÁVEIS
Nesta seção podem ser visualizadas todas as negociações do contrato da pasta e para cada uma, poderão ser visualizadas todas as categorias do plano de contas selecionadas dentre as que podem ser reembolsáveis. Pode-se também selecionar outras categorias, desmarcar as categorias já selecionadas e pesquisar por elas. Por padrão, nenhuma categoria virá listada inicialmente.
O usuário poderá selecionar quais categorias do plano de contas serão sugeridas como reembolsáveis na solicitação de gasto ou na obrigação a pagar quando a unidade de custeio selecionada for a negociação do contrato de honorário em questão ou algum de seus itens contratados.
Caso já tenham categorias selecionadas como reembolsáveis, elas estarão listadas na seção sem nenhum ícone de ação.
13.10.1 COMO SELECIONAR OU DESMARCAR CATEGORIA DO PLANO DE CONTAS
Esta seção é uma exceção em relação à inclusão e exclusão de novos itens. Não há o link para “Nova categoria” conforme padrão do Novajus, pois não há a opção de criar uma nova categoria do plano de contas, apenas de selecionar quais categorias, já cadastradas no Novajus, serão sugeridas como reembolsáveis através do ícone de alteração ( ) localizado no nível da(s) negociação(ões). Também não terá o ícone de exclusão ( ), pois tanto as negociações quanto as categorias não poderão ser excluídas, no caso das categorias elas só podem ser desmarcadas, para então deixarem de ser sugeridas como reembolsáveis.
Para selecionar ou desmarcar uma categoria como reembolsável, clique no ícone de alteração ( ) localizado à frente de cada negociação. Será aberta a página de seleção de categorias reembolsáveis do plano de contas:
Contratos 33
Para selecionar novas categorias que serão sugeridas como reembolsáveis, deve-se selecionar o checkbox a direita da categoria desejada na lista do plano de contas (que terá estrutura de árvore) e para que uma categoria deixe de ser listada como reembolsável basta desmarcar o checkbox referente a ela.
Serão exibidas somente as categorias do plano de contas configuradas para serem visualizadas em obrigações “A pagar”.
Ao selecionar uma categoria sintética, automaticamente o Novajus selecionará todas as suas categorias filhas. Esta seleção dos filhos é apenas uma sugestão e permitirá que o usuário desmarque os itens.
Se desmarcar uma categoria sintética, automaticamente serão desmarcadas as categorias filhas dela, porém, o usuário poderá selecionar uma a uma somente as categorias filhas que desejar.
Ao desmarcar uma categoria anteriormente selecionada como reembolsável, as obrigações já cadastradas (faturadas ou não) não sofrerão nenhum tipo de alteração automática.
As categorias do plano de contas configuradas como reembolsáveis, caso sejam selecionadas na classificação de um gasto ou obrigação a pagar de uma pasta que for o próprio contrato de honorário ou um item contratado dele, determinarão que aquela classificação será sugerida como reembolsável, ou seja, o checkbox “Reembolsável” da classificação será selecionado automaticamente nestes casos e estará habilitado ou não conforme estiver definido no checkbox “Permitir alterar a opção ‘reembolsável’ em obrigações a pagar”.
As categorias selecionadas serão associadas à negociação cujo ícone de alteração foi clicado, podendo cada negociação ter categorias diferentes selecionadas.
13.10.2 PESQUISA DE CATEGORIAS DO PLANO DE CONTAS
Esta seção é uma exceção em relação à pesquisa. Enquanto todas as outras seções possuem pelo menos uma pesquisa simples, a seção “Reembolsáveis” só possui pesquisa dentro da página de seleção de categorias do plano de contas reembolsáveis.
A pesquisa de categorias do plano de contas poderá ser feita através da pesquisa simples. Consulte o Manual Novajus – Pesquisas e Relatórios para saber como essa pesquisa funciona.
A lista de resultados que exibe os resultados da pesquisa terá estrutura de árvore e seguirá a mesma ordenação feita pelo usuário no “Plano de contas”, no módulo “Opções”, submódulo “Tabelas de sistemas”, grupo “Tabelas do financeiro”.
13.11 SEÇÃO GASTOS
Esta seção destina-se ao controle de gastos realizados em uma determinada negociação do contrato de honorário, como por exemplo: deslocamentos, refeições (almoço com o prospect), etc.
Será possível adicionar novos gastos, alterar e excluir os já cadastrados, além de pesquisar por eles.
Ao cadastrar gastos nesta seção, serão geradas novas solicitações de gastos que serão exibidas no módulo “Financeiro”, teoricamente não acessado pelos advogados, estagiários e para-legais. Essas solicitações, a princípio, terão status “pendente” e ficarão aguardando aprovação.
Nesta seção serão visualizadas as solicitações cadastradas nela, com qualquer dos status e vinculadas à Unidade de Custeio que será uma das negociações do contrato.
Independente de quem cadastrou uma solicitação, todos a visualizarão na seção Gastos da unidade de custeio relacionada se tiver permissão de acesso à pasta.
A opção para incluir um gasto realizado estará sempre disponível respeitando as regras do controle de acesso.
Entretanto, ao acessar uma solicitação, dependendo do seu status, ações como alterar e excluir serão permitidas ou não. Para os gastos realizados com status de solicitação “recusada” ou “aprovada” não será permitida alteração ou exclusão, pois já passaram pela análise de um “aprovador”. O gasto recusado é importante para efeitos de histórico e o aprovado já virou obrigação. Solicitações com status pendente poderão ser alteradas e excluídas, pois ainda não passaram por análise e não se tornaram obrigações.
13.11.1 COMO CRIAR NOVO GASTO
Para adicionar um novo gasto clique no item de menu “Novo gasto realizado”. Será aberto o formulário de inclusão de gastos:
Não será possível salvar o gasto realizado se a data preenchida for posterior à data atual.
Por ser uma solicitação de gasto, qualquer valor digitado no campo “Valor” será automaticamente negativo. Não será possível salvar uma solicitação se por algum motivo estiver com valor positivo. Além disso, não será possível cadastrar uma solicitação com valor 0,00.
No campo “Tipo de gasto” serão listados somente as categoria do plano de contas configuradas para serem exibidas em obrigações “a pagar” e que tenham o checkbox “Visualizar na seção Gastos” marcado.
O campo “Descrição” é um campo de texto livre onde se pode preencher alguma identificação que descreva o gasto.
No campo “Credor” pode-se selecionar o contato que será creditado do valor, ou seja, a quem o gasto será pago. Poderá vir sugerido de acordo com a “Configuração de gastos” conforme o tipo de gasto selecionado.
A “Unidade de custeio” será sempre uma “Negociação do contrato de honorário” e o segundo campo estará preenchido com a negociação padrão, podendo esta ser alterada caso a pasta possua outras negociações. Se só houver a negociação padrão, ela virá indicada no campo, que neste caso ficará desabilitado.
Em “Área” pode-se selecionar a área do escritório responsável pelo gasto. Este campo é preenchido e desabilitado conforme configurado em Classificações financeiras da negociação selecionada como unidade de custeio, caso tenha uma área com percentual de rateio de 100% cadastrada em Classificações financeiras/Área na negociação. Caso o campo área da negociação selecionada como unidade de custeio tenha uma sugestão de rateio (mais de uma área) em Classificações financeiras, no formulário de inclusão do gasto, este campo vem desabilitado e abaixo do campo visualiza-se a informação “Lançamento automático de área configurada na Unidade de custeio” e o rateio é visualizado na solicitação de gasto.
Ao clicar no item de menu “Novo gasto a realizar” dentro da seção “Gastos”, será aberto o formulário de inclusão de gasto a realizar:
Com exceção dos campos referentes a vencimento, documento hábil e número do documento; para os demais campos ficam as mesmas observações descritas acima.
Em “Vencimento” será sugerida a data atual. A data preenchida aqui não poderá ser anterior à data atual.
13.11.2 COMO XXXXXXX XXXXX
Ao clicar no ícone de alteração ( ) à frente do gasto que deseja alterar na lista de resultados, será aberto o formulário de alteração do gasto com os mesmos campos do formulário de inclusão.
Notas: somente gastos realizados com status pendente poderão ser alterados, pois ainda não são considerados obrigações.
Se ao alterar uma solicitação de gasto ou a obrigação a pagar adicionando uma ou mais classificações que tenham negociações diferentes, os campos de Unidade de custeio deverão estar desabilitados e exibir abaixo do campo o texto: “Solicitação de gasto com mais de uma classificação adicionada”.
13.11.3 COMO EXCLUIR GASTO
Será possível excluir um gasto clicando no ícone de exclusão ( ) à frente do gasto na lista de resultados.
Nota: somente gastos realizados com status pendente poderão ser excluídos, pois ainda não são considerados obrigações.
13.11.4 PESQUISA DE GASTOS
A pesquisa de gastos poderá se dar de duas formas:
• Pesquisa simples
• Pesquisa avançada
Consulte o Manual Novajus – Pesquisas e Relatórios para saber como essas pesquisas funcionam.
A lista de resultados que exibe os resultados da pesquisa virá ordenada pela coluna “Cadastro” em ordem decrescente.
13.12 SEÇÃO GED
Nesta seção serão visualizados os arquivos vinculados ao contrato de honorário. Será possível não só adicionar arquivos, como também alterar ou excluir arquivos já cadastrados e pesquisar por eles.
Para saber mais sobre GED consulte Manual Novajus – GED.
13.13 SEÇÃO OBSERVAÇÕES
Esta seção destina-se a visualizar o texto digitado no campo “Observações” dentro do formulário de inclusão do contrato de honorário. Será possível alterar as observações exibidas nessa seção somente através do formulário de alteração do contrato de honorário ao clicar no item de menu “Alterar contrato de honorário”.
14 AÇÕES EM LOTE EM CONTRATOS DE HONORÁRIO
No módulo de Contratos 🡪 submódulo Contratos de honorário é possível realizar algumas ações em lote, ou seja, incluir ou alterar informações em mais de 1 pasta na mesma operação.
Antes de realizar a alteração em lote, o usuário deve realizar a pesquisa avançada antes, de acordo com a alteração que deseja realizar e, posteriormente, realizar a alteração.
Exemplo: se o usuário deseja substituir o “Responsável principal” das pastas de Contrato de cliente, será necessário que, primeiro realize a pesquisa de pastas cujo o responsável seja a pessoa que vai sair da pasta para, depois, inserir um novo responsável por essas pastas.
As alterações em lote não geram histórico de alterações, isso significa que, alterando um resonsável em lote, não será gravado um histórico exibindo o responsável anterior e sua vigência.
As ações em lote não podem ser desfeitas.
As opções de alteração em lote ficam localizadas na barra de tarefas (toolbar) e somente são habilitadas quando ao menos um item da lista de resultados tem o checkbox selecionado
Quando um ou mais itens são selecionados, os botões “Novo” e “Alterar” são habilitados:
É possível selecionar todos os itens utilizando o ícone
- Marcar todos da página 🡪 marca todos os itens da lista de resultados localizados na página atual (a que estiver sendo visualizada)
- Marcar todos filtrados 🡪 marca todos os itens da lista de resultados de todas as páginas existentes
- Desmarcar todos da página 🡪 desmarca todos os itens da lista de resultados localizados na página atual (a que estiver sendo visualizada)
- Desmarcar todos filtrados 🡪 desmarca todos os itens da lista de resultados de todas as páginas existentes
As alterações em lote são assíncronas, isso significa que as pastas são alteradas uma por vez até que todas sejam alteradas. Por isso, sempre que for realizada uma alteração em lote o sistema irá exibir a mensagem no topo da tela “<Ação> em <contexto> iniciada.”
E, quando as alterações são finalizadas, o usuário que realizou a alteração receberá uma mensagem no balãozinho de notificações de acordo com o status e também é exibido um pop up
No balãozinho de notificações é exibido o resultado das alterações. Caso as alterações não tenham sucesso, é exibido o motivo:
14.1 INCLUSÃO DE NOVO ENVOLVIDO EM LOTE
Ao clicar em “Novo” é possível incluir um novo Envolvido em todas as pastas que forem selecionadas na lista de resultados
Posição 🡪 será exibida a lista de posições de Contratos cadastrada em Opções 🡪 Tabelas do sistema 🡪
Tabelas de Contratos 🡪 Posições
Nome 🡪 serão listados contatos de acordo com a posição selecionada. Caso a posição escolhida seja do tipo “Responsável”, serão listados contatos que são “usuários” do sistema, conforme padrão. Caso a posição escolhida seja diferente de “Responsável”, serão listados todos os contatos do sistema.
Contato 🡪 será habilitado caso um contato selecionado em “Nome” seja do tipo Pessoa Jurídica.
14.2 ALTERAÇÃO EM LOTE
As ações em lote seguem as regras existentes no sistema, isso significa que, se o preenchimento de um campo na alteração individual é obrigatório, ele também, será na alteração em lote.
Ao clicar em “Alterar” é possível alterar informações em todas as pastas que forem selecionadas na lista de resultados
14.2.1 Responsável principal
A alteração em lote do Responsável principal possibilita que usuários que não são mais responsáveis por determinadas pastas possam ser substituídos em lote.
Para 🡪 será exibida a lista de usuários ativos no sistema
Essa ação não substituirá os responsáveis nos compromissos/tarefas existentes vinculados às pastas selecionadas. Para realizar essa ação, consulte a seção de “Ações em lote” do manual “Agenda.
14.2.2 Situação
A alteração em lote da Situação possibilita que um determinado número de pastas saiam do status atual e sejam salvas com um novo status. Exemplo: pastas que foram designadas para outro escritório continuar a prestação do serviço podem ser alteradas, em uma única ação, de “Em andamento” para “Arquivado”, por exemplo.
Para 🡪 será exibida a lista de situações existentes conforme configuração realizada em Opções 🡪 Tabelas do sistema 🡪 Tabelas de contratos 🡪 Situações