Especificação Técnica de Fornecimento

Especificação Técnica de Fornecimento

Supply Technical Specification

02.001.03 - 12

Requisitos gerais

General requirements

1 – Encomenda e Confirmação de encomenda: Para qualquer pedido a efetuar pela Celoplas será obrigatoriamente elaborada uma encomenda. A encomenda será enviada preferencialmente por e-mail, previamente fornecido pelo fornecedor. A confirmação da encomenda é efetuada por defeito. Na ausência de qualquer comunicação no prazo de 5 dias úteis após a encomenda, a mesma é considerada aceite pelo fornecedor; no entanto, se não existir confirmação, após 7 dias da data da encomenda será enviada diariamente uma notificação por e-mail para o fornecedor a pedir a respetiva confirmação das posições não confirmadas. 2 – Transporte e Entrega: O horário de entrega é das 8:30 às 17:00 em dias úteis. Em casos excecionais, entregas em horários diferentes poderão ser efetuados se previamente autorizados pela Celoplas. Eventuais problemas causados nas instalações da Celoplas pelo transportador, são da responsabilidade do fornecedor. 3 – Informação geral O Fornecedor compromete-se a manter a Celoplas permanentemente atualizada no respeitante à seguinte documentação: ❑ Especificações técnicas – Tolerâncias para as características mencionadas no “Certificado de Ensaio”; ❑ Ficha de dados de segurança – Ficha de dados de segurança de acordo com Regulamento n.º 1907/2006 e suas alterações. 4 – Informação complementar: - Todos os fornecimentos têm obrigatoriamente de ser acompanhados de um “Certificado de Ensaio” (de acordo com EN10204) para cada lote de matéria-prima fornecida. Este certificado é imprescindível para a aceitação do material. Em caso de ausência do mesmo, o material é bloqueado. Os Certificado de Ensaio devem ser enviados antes da entrega do material para o e-mail xxx@xxxxxxxx.xx; - Para matéria-prima com prazo de validade definido deve ser garantido pelo fornecedor um tempo de validade mínimo à chegada à Celoplas (sempre maior que 3 meses); - Cada palete deve ter apenas 1 lote; caso necessário ter mais de um lote, a palete deverá estar devidamente identificada. - A etiqueta deve mencionar índex engenharia (quando aplicável) e o código produto da Celoplas. 5 – Receção qualitativa de matérias-primas A Celoplas reserva-se no direito de efetuar inspeções de entrada aos materiais fornecidos. A Celoplas usa um critério de “Zero defeitos”. 6 – Problemas de Qualidade Os nossos Clientes e linhas de produção necessitam de trabalhar sem interrupções e perturbações, de modo que consigamos cumprir objetivos de qualidade e produção. Necessitamos também de garantir aos nossos Clientes produtos com ZERO DEFEITOS. A Celoplas informa o Fornecedor enviando uma reclamação de qualidade escrita. A partir da data de envio, o Fornecedor deve implementar e informar a Celoplas num prazo de 24 horas sobre ações imediatas de contenção: - Providenciando mão-de-obra de modo a realizar atividades de separação / retrabalho (a Celoplas requer que todos os fornecedores designem uma empresa exterior de Sorting, de modo a minimizar o tempo de implementação ações de contenção);

1 – Order and Order Confirmation: For any request made by Celoplas, it is mandatory to send a purchase order. The order will be sent preferentially by e-mail, previously defined by Supplier. Order confirmation is made by defect. In the absence of any communication from Supplier in 5 working days after order has been transmitted, the order is considered accepted by Supplier. After 7 working days after order has been transmitted, a daily automatic notification will be sent through e-mail to Supplier, requesting confirmation of all non-confirmed positions of order. 2 – Transportation and Delivery: The delivery schedule is from 8.30 to 17.00 (working days). Exceptionally, deliveries in different schedules may be done, if previously authorized by Celoplas. Eventual problems caused by the transporter at Celoplas plant are under Supplier’s responsibility. 3 – General Information Regarding the following documentation, the Supplier will maintain Celoplas permanently up to date: ❑ Technical Specification – Tolerances and properties mentioned in the “Material Certificate” ❑ Safety Data Sheet, according to Regulation n.º 1907/2006 and posterior changes. 4 – Complementary Information: A “Material Certificate” (according to EN10204) for each lot of material furnished must be sent with every shipment. This Certificate is necessary to the acceptance of the material. If the Supplier doesn’t send the certificate, the material will be blocked. The certificates shall be sent before delivery to the e-mail xxx@xxxxxxxx.xx; - For raw materials with a defined shelf life, the supplier must guarantee a minimum shelf life upon arrival at Celoplas (always greater than 3 months). - Each pallet must have only 1 batch; if it is necessary to have more than one batch, the pallet must be properly identified. - The label must mention the engineering index (when applicable) and the Celoplas product code. 5 – Qualitative reception of the material Celoplas reserves the right to make entrance inspections to the materials supplied. Celoplas uses a “Zero Defect” policy. 6 – Quality Problems Our Customers and our Production Lines need to work without interruptions or any disturbance, so we can fulfill our quality and production objectives. Also we need to ensure ZERO DEFECT products to our Customers Celoplas will inform the Supplier of any quality problems, by sending a written quality claim. From that date, the Supplier must implement and inform Celoplas about containment actions in a 24-hour deadline: - Providing manpower to make sorting and rework activity (Celoplas requests from all Suppliers to designate external sorting company so to minimize time to implement containment actions); - Recalling defective parts and deliver new certified product.

- Recolhendo produtos defeituosos e entregando novo produto inspecionado.
No prazo de 8 dias úteis a partir da data da reclamação, o Fornecedor deverá informar por escrito (sob a forma de 8D) sobre: - Causas do problema; - Ações corretivas/preventivas tomadas; - Prazos para implementação.
Se existir alguma perturbação na produção ou entrega devido a problemas da qualidade que causem prejuízo à Celoplas, serão debitados ao Fornecedor os custos associados; em casos de necessidade de produção, a Celoplas tomará as medidas apropriadas de modo a não colocar a produção em risco (e.g. inspeção a 100%, retrabalho, etc.). O custo por hora destas operações é de 15€ / hora homem. Qualquer custo originado no Cliente final será debitado ao fornecedor. O Fornecedor é responsável pelo transporte de produto defeituoso, reposição de produto e devolução. O Fornecedor deve garantir a qualidade do produto contra defeitos com origem no seu processo ou materiais por ele adquiridos por um prazo mínimo de 2 anos. Em caso de problemas de qualidade continuados, a Celoplas reserva-se o direito de anular todas as encomendas. 7 – Classificação periódica do fornecedor A Celoplas informará anualmente sobre a classificação obtida pelo Fornecedor no ano anterior, desde que tenha recebido mais de 10 itens durante o ano transato. Dependendo dos resultados da avaliação e nível atual do Fornecedor, será pedido um plano de melhoria, a que o fornecedor se compromete a desenvolver.
8 – Embalagens O Fornecedor deve informar a Celoplas dos tipos de embalagem que dispõe para cada tipo de material. Após a Celoplas selecionar o tipo de embalagem desejada, qualquer alteração à embalagem deverá ter o acordo prévio das duas partes. 9 – Faturação A fatura do fornecedor deve conter obrigatoriamente a referência da encomenda Celoplás. A fatura digital deve ser enviada para o seguinte contacto: xxxxxxx@xxxxxxxx.xx.
10 – Sistema Qualidade do Fornecedor: É exigido que o Fornecedor tenha o seu sistema da qualidade certificado segundo o referencial ISO 9001 (preferencialmente, IATF 16949), ISO 13485 (somente para fornecimento produtos para aplicação médica), ou ISO 17025 (Laboratórios); caso esta exigência não se verifique, o Fornecedor deve informar a Celoplas da data prevista de transição / certificação para o referencial indicado. O Fornecedor concorda com a realização de auditoria de processo / Sistema nas suas instalações ou do seu fornecedor, em data a acordar entre as duas partes. 11 – Sistema de Gestão Ambiental É sugerido que o Fornecedor tenha o seu sistema de gestão ambiental certificado segundo o referencial ISO 14001. Caso não se verifique, deve cumprir com o seguinte: - Requisitos legais ambientais aplicáveis; - Prevenção da poluição; - Gestão racional dos recursos naturais; - Minimização dos impactes ambientais resultantes das atividades desenvolvidas.
Within the following 8 working days, the Supplier must inform Celoplas in a 8D format, about: - Causes of the problem; - Corrective / Preventive actions undertaken; - Deadline for implementation
If there is any disturbance in production or deliveries due to Quality Problems that causes objective loss to Celoplas, the Supplier will be charged back with these costs. In case of production need, Celoplas will take appropriate actions so not to put production in danger (e.g. 100% Sorting, Reworking, etc). The cost per hour for these actions is 15€ / Man Hour. Any cost at final customer will be charged to the Supplier. The Supplier is responsible for transport of defective product, product replacement and returns to the Supplier. The Supplier must guarantee the quality of the product against defects originated in his process or raw materials acquired by him, for a minimum period of 2 years. In case of continuous quality problems, Celoplas reserves the right to cancel all orders.
7 – Periodical Supplier’s classification: Celoplas will inform annually about the Supplier’s classification obtained in the previous year, but only if it has received more than 10 deliveries in that period. Depending on the results of this evaluation, it will be requested an improvement plan, to which the supplier commits to develop.
8 – Packaging The Supplier must inform Celoplas about the packaging type available for each material furnished. After Celoplas has chosen the packaging, any alteration must have the agreement of both parts. 9 – Billing The supplier's invoice must contain the reference of the Celoplás order. The digital invoice must be sent to the following contact: xxxxxxx@xxxxxxxx.xx. 10 – Supplier Quality System: It is required that the Supplier has its quality system certified according to ISO 9001 (preferably IATF 16949), ISO 13485 (only for suppliers of products for medical application) or ISO 17025 (Laboratories). If the Supplier doesn’t fulfill his requirement, he must inform Celoplas about the deadline for transition / Certification to the mentioned referential. The Supplier agrees with the realization of process / system audits in his location or at his Supplier, in date to be agreed between the two parts.
11 - Environmental Management System It is suggested that the Supplier has its environmental management system certified in accordance with the ISO 14001 standard. If the Supplier doesn’t fulfill this, it must comply with the following: - Legal environmental requirements; - Prevention of pollution; - Rational management of natural resources; - Minimization of environmental impacts resulting from the activities.

12 – Monitorização Fornecedor: A Celoplas monitoriza o desempenho do Fornecedor através dos seguintes indicadores, originando a atribuição de deméritos na classificação do mesmo, sempre que tal se justifique: - Qualidade materiais entregues; - Problemas nos nossos clientes originados por problemas nos materiais entregues; - Desempenho das entregas por parte do fornecedor, incluindo custos relativos a entregas urgentes a custo do fornecedor; - Notificações dos nossos Clientes devido a problemas nos materiais entregues;
13 – Cumprimento de Requisitos Regulamentares aplicáveis O grupo de produtos fornecido deve cumprir com os requisitos regulamentares aplicáveis.
14. Novos Produtos Para cada novo produto ou alterações ao produto / processo (ver ponto 18), o Fornecedor deve submeter à Celoplas amostras iniciais, com documentação acordada, de acordo com manual PPAP. 15. Confidencialidade: A Celoplas compromete-se a respeitar a confidencialidade e o know- how dos Fornecedores relativamente a informação processo / produto. O Fornecedor deverá manter todas as informações da Celoplas confidenciais, divulgando-as apenas aos seus colaboradores que tenham necessidade de aceder às mesmas para permitir ao Fornecedor fornecer à Celoplas os bens e serviços ao abrigo destas Condições. O Fornecedor compromete-se ainda a utilizar as informações apenas para efeitos de fornecimento de bens e serviços à Celoplas. 16. Requisitos de Documentação A documentação e registos necessários para comprovar o cumprimento das especificações devem ser arquivadas por um período mínimo de 15 anos, assim como todas as alterações realizadas ao produto e processo. O registo de rastreabilidade para materiais e processo de fabrico é obrigatório. 17. Requisitos específicos: Quaisquer requisitos específicos (CSR – Customer Specific Requirements) de Clientes da Celoplas serão passados ao Fornecedor (e.g. na altura da cotação inicial); O Fornecedor compromete-se a assumir o seu cumprimento integral, salvo se indicar por escrito a sua oposição aos mesmos. 18. Alterações produto / processo O Fornecedor compromete-se a informar a Celoplas por escrito com antecedência de pelo menos 3 meses, quando pretenda implementar alterações produto / processo, e submeter posteriormente um novo PPAP;
Entre outros, é considerado como alteração: - Modificação na peça fornecida; - Alteração de Fornecedor de Matéria-prima; - Alteração processo; - Transferência local produção ou subcontratação. 12 – Supplier’s Monitoring: Celoplas will monitor Supplier’s performance through the following indicators, putting demerits in the Supplier classification, every time it is justified: - Delivered material Quality; - Customer problems originated by problems in the material supplied - Supplier delivery performance, including premium freight costs charged to the Supplier; - Customer notifications regarding quality problems;
13 – Applicable Regulatory Conformity The group of products supplied must fulfill all applicable regulatory requirements. 14. New Products For each new product or changes in product, process (see point 18), the Supplier shall submit to Celoplas initial samples, with agreed documentation, according to PPAP manual.
15. Confidentiality: The Celoplas undertakes to respect the confidentiality and know-how of Supplier, regarding information of product and process. Supplier shall keep all of Celoplas' information confidential, disclosing it only to its employees who have a need to access such information in order to enable the Supplier to provide Celoplas with goods and services under these Conditions. The Supplier further commits itself as information only for the purposes of supplying goods and services to Celoplas.
16. Documentation Requirements The documentation and records necessary to prove compliance with the specifications shall be archived for a minimum period of 15 years, as well as all changes made to the product and process. Traceability Record for materials and manufacturing process is required.
17. Specific Requirements: Any specific requirements (CSR - Customer Specific Requirements) of Celoplas Customers will be passed to the Supplier (e.g. at the time of initial quotation); The Supplier undertakes to assume full compliance unless it indicates in writing its opposition to them. 18. Process Changes The Supplier undertakes to inform Celoplas in writing at least 3 months in advance, when it intends to implement product/process changes, and subsequently submit a new PPAP;
Among others, it is considered as an alteration: - Change in product supplied - Change to raw material supplier - Process Change - Production location transfer or subcontracting

19. Submissão no sistema IMDS O fornecedor deve submeter MDS de cada produto fornecido à Celoplas (ID 17869), sempre que solicitado. 19. Submission in IMDS system Supplier shall submit MDS for every product delivered to Celoplas (ID 17869), when required.

Requisitos Específicos por atividade	Specific Requirements per activity
20. Entrada nas instalações Celoplas O prestador de serviços nas instalações Celoplas deve submeter antecipadamente via e-mail uma cópia do seguro de acidentes trabalho de todos os colaboradores que se desloquem à Empresa, para xx@xxxxxxxx.xx. 21. Construção Civil O prestador de serviços deve: - Enviar a Declaração de conformidade dos equipamentos de utilização no exterior que possam provocar ruído; - Fornecer as Fichas de dados de Segurança (FDS) e cumprir com a Rotulagem das substâncias perigosas utilizadas; - Verificar o levantamento de todos os resíduos e encaminhamento correto por parte do fornecedor. Enviar evidência de cumprimento (ex. Guias de resíduos ou Mapas RCD). - Sempre que seja necessário recorrer a equipamentos de elevação para efetuar trabalhos em altura, os mesmos deverão ser certificados. Caso o fornecedor não possua esse tipo de equipamentos, pode utilizar os da Celoplás de forma gratuita, após autorização. Nesta situação, o utilizador externo deverá evidenciar o seguro de acidentes de trabalho bem como o certificado de manuseamento de plataformas elevatórias (este requisito é igualmente aplicável aos pontos 22 e 23).	20. Entrance to Celopas facilities The service provider at Celoplas facilities must submit in advance via email a copy of the work accident insurance of all employees who travel to the Company, to xx@xxxxxxxx.xx. 21. Civil Construction The service provider must: - Submit of Declaration of conformity of equipment for use outdoors that may cause noise; - Submit the Safety Data Sheets (SDS) and comply with the Labeling of the hazardous substances used; - Check the collection of all waste, and correct forwarding by the supplier. Submit evidence of compliance (eg. Waste guides. or RCD Maps). - Whenever necessary to use elevation equipment for working at height, these must be certified. In case the supplier does not have this kind of equipment, it is possible to use Celoplás’, free of charge after approval. In this case, the external user must provide work accident insurance as well as evidence of lifting platforms training (this requirement is also applicable to points 22 and 23).
22. Serviços de Manutenção - Encaminhamento de Resíduos para destino final; - Xxxxxxxx as Fichas de dados de Segurança (FDS) e cumprir com a Rotulagem das substâncias perigosas utilizadas.	22. Maintenance Services - Check the forwarding of Waste to final destination; - Submit the Safety Data Sheets (SDS) and comply with the Labeling of the hazardous substances used.
23. Manutenção Sistema AVAC (Aquecimento, Ventilação e Ar Condicionado) - Os técnicos e as empresas têm de ser certificados; - Sempre que houver verificação de fugas, ou intervenção do circuito do gás, tem de haver preenchimento de ficha de intervenção do fornecedor e envio para a Celoplas; - Se houver substituição do gás, ou sua remoção, encaminhar para destino adequado.	23. HVAC System Maintenance (Heating, Ventilation and Air Conditioning) - Technicians and Companies must be certified; - Whenever leaks are checked or the gas circuit is intervened, the supplier's intervention form must be completed and sent to Celoplas; - If there is a replacement of the gas, or its removal, send it to an appropriate destination.
24. Gestores de Resíduos - Deter autorização como gestor de resíduos / Título Único Ambiental e enviar o mesmo; - Deter alvará dos transportadores (se aplicável) e enviar cópia; - Verificar a alteração na plataforma SILiamb aos dados originais da e- GAR.	24. Waste Managers - Must have an authorization as a waste manager / Single Environmental Title and send it; - Carrier license (if applicable) and send a copy; - Verify the change in the SILiamb platform to the original e-GAR data.
25. Serviços de Medicina Trabalho - Encaminhamento dos resíduos hospitalares para destino final, caso existam.	25. Occupational Medicine Services - Forwarding of hospital waste to final destination, if any.

26. Aquisição Produtos Químicos - Enviar as FDS e as Fichas Técnicas (em português); - Cumprimento das regras de rotulagem (em Português) de substâncias perigosas; - Cumprimento do Regulamento REACH, se aplicável; - Cumprimento dos teores máximos de COV's (se aplicável).	26. Acquisition of Chemicals - Submission of SDS (Safety Datasheet) and the datasheet (in Portuguese); - Compliance with labeling rules (in Portuguese) for hazardous substances; - Compliance with the REACH Regulation, if applicable; - Compliance with the maximum levels of VOC's (if applicable).
27. Transportadores - Deter Alvará de transportador e enviar uma cópia: - Cumprimento do ADR/RPE (mercadorias perigosas), se aplicável.	27. Freight forwarder - Carrier license and send a copy; - Compliance with ADR/RPE (dangerous goods), if applicable.
28. Compra de Equipamentos - Se se tratar de um equipamento de frio ou refrigeração, garantir que o gás de refrigeração é permitido de acordo com a regulamentação vigente; - Marcação CE nos equipamentos; - Enviar o Certificado de Conformidade CE em português; - Para equipamentos que trabalham no exterior (ex. empilhadores, plataforma elevatória): enviar o certificado de conformidade de emissão sonora; - Enviar o Manual de instruções em português.	28. Purchase of Equipment - If it is a refrigeration equipment, ensure that the refrigerant gas is allowed, in accordance with current regulations; - CE marking on equipment; - Submit the CE Certificate of Conformity in Portuguese; - For equipment working outdoors (e.g. forklifts, elevating platform): certificate of conformity for noise emission; - Submit the Instruction manual in Portuguese.
29. Compra Paletes - Enviar certificado de tratamento fitossanitário; - Confirmar simbologia na palete exigida por lei.	29. Purchase of wooden Pallets - Submit a phytosanitary treatment certificate; - Confirm symbology on the pallet required by law.