Tekniskt underhåll av ämbetsverkens avtal. Denna punkt i dokumentet gäller som rekommendation. Största delen av ämbetsverken upprätthåller helhetsversioner av sina tjänste- och kollektivavtal, så att de alltid eller åtminstone regelbundet uppdateras på ett eller annat sätt till enhetliga helheter. En del har emellertid bara tillgång till serien av avtalen och ändringarna i dem. Finansministeriet rekommenderar fortfarande att de arbetsgivare som ännu inte har sådana, skulle utarbeta tekniska helhetsversioner av avtalshandlingarna i fråga, och hålla dem uppdaterade. Detta gäller framför allt vpj-avtal och under- teckningsprotokollen till dem samt avtalsbaserade ändringar och ändringar som noterats vid protokollsförfarande, men även andra avtal. Detta slags helhetsversioner är avsedda att användas av såväl arbetsgivaren som personal och personalorganisationer som hjälpmedel. Det är enklare att kon- statera innehållet i gällande avtal med hjälp av dessa slags helhetsversioner i den dagliga verksamheten. Avtalstexterna får inte ändras i de tekniska helhetsvers- ionerna jämfört med ordalydelsen i gällande avtal och ändringshandlingar (såsom ändringar som noterats vid protokollsförfarande). Dessa slags tekniska versioner ersätter inte de egentliga avtalshandlingarna som är bindande, och som fortfarande ska existera och finnas tillgängliga. Då avtal i fortsättningen ändras, ska ändringarna genomföras genom ändringar i de egent- liga avtalshandlingarna. Arbetsgivaren ska sedan uppdatera den tekniska hel- hetsversionen på motsvarande sätt. Då versionen utarbetas ska ämbetsverket förutom tidigare avtalsändringar ta i beaktande även de ändringar av vpj-avtalen som på ämbetsverksnivå vanligtvis genomförs vid protokollsförfarande i samband med avtal på central nivå, sådana som de verkställts särskilt för varje gång. Dessa är:
1) bestämmandet av den personliga lönedelen i vissa frånvarofall (avtal 31.10.2007),
2) utvärderingsgruppens roll och rätt att få information (avtal 28.3.2010),
3) förfarandet då arbetsgivaren erbjuder mindre krävande uppgifter (avtal 28.2.2011) och
4) nya anställdas personliga lönedelar och löner enligt statens lönesystem i korta, tidsbundna anställningsförhållanden (avtal 24.11.2011). Den tekniska helhetsversionen kan utarbetas på ett sätt som ämbetsverket upple- ver ändamålsenligt, dock alltid med hänvisning till ändringshandlingen. I dessa fall kan man även sätta hakparentes runt övergångsperiodbestämmelserna som gäller det nya lönesystemet eller statens lönesystem, om övergångsperioden...
