Contract

Bolagsverket är en avgiftsfinansierad statlig myndighet som bildades den 1 juli 2004 genom att Patent- och registreringsverket (PRV) delades i två myndigheter. Dåvarande PRV Bolag blev Bolagsverket.

Vi på Bolagsverket hanterar huvudsakligen registreringen av nya företag och registerändringar för befintliga företag, tar emot årsredovisningar och registrerar företagsinteckningar. Bolagsverket fattar även beslut i likvidationer.

Bolagsverket har också en servicefunktion, där vi genom våra register erbjuder en öppen faktabank med information om näringslivet för näringslivet och samhället i övrigt. En källa för trygga affärer.

Vi vill skapa en bra infrastruktur för tillväxt. Att starta ett företag ska vara enkelt, det ska gå snabbt och det ska bli rätt.

Mer om Bolagsverkets uppdrag finns att läsa på xxx.xxxxxxxxxxxx.xx.

1.2 Webbplatser och tjänster

På Bolagsverket vill vi förenkla för företagen genom att göra det lättare att lämna in uppgifter till oss. Medborgare och företag ska snabbt och enkelt på elektronisk väg kunna få information, lämna uppgifter och framföra synpunkter, oberoende av tid och plats.

Bolagsverket ska underlätta och förenkla för kunderna genom att erbjuda interaktiva e- tjänster i ökad omfattning och därigenom utvecklas till en 24-timmarsmyndighet med utvecklad e-förvaltning, där användandet av Internet och samverkan med andra myndigheter och företagarorganisationer ska vara hörnstenar.

För ytterligare information, se våra webbplatser och tjänster:

• xxx.xxxxxxxxxxxx.xx - Bolagsverkets webbplats, här finns blanketter, information, tjänster m.m.

• xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx - Detta är en gemensam tjänst som Bolagsverket och Skatteverket erbjuder för start av företag direkt på Internet.

• xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxx - Näringslivsregistret, detta är en källa till företagsinformation om fler än 1 miljon företag. Näringslivsregistret innehåller information om svenska företag i de flesta företagsformer.

• xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxx - European Business Register (EBR), detta är ett nätverk av register från olika europeiska länders registreringsmyndigheter.

• xxxx://xxxxxxxxxxxx.xx/xx_xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx_xxxxxxxxx/, detta är en tjänst där privata aktiebolag kan lämna in årsredovisningen elektroniskt till Bolagsverket.

• xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxx - Post- och inrikes tidningar (PoIT), fr.o.m. den 1 januari 2007 tar Bolagsverket över PoIT, och publicerar kungörelser på Internet.

1.3 Allmän information om upphandlingen

Upphandlingen genomförs som en öppen upphandling av tjänster. Anbud kan lämnas på hela eller delar av underlaget.

Anbudsgivaren kan välja att lämna anbud på:

• Del A, grafisk form och produktion och/eller

• Del B, reklambyråtjänster.

Bolagsverket förbehåller sig rätten att anta hela anbudet eller del därav. Bolagsverket kommer att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.

Förfrågningsunderlaget gäller för såväl del A som del B. I de fall där informationen skiljer sig åt mellan del A och del B framgår det av rubriceringen.

1.3.1 Avtalsperiod

Avtalen skall gälla fr.o.m. avtalets undertecknande dock tidigast fr.o.m. den 9 mars 2007 och fram till den 31 december 2008 (möjligheten till förlängning av avtalet finns specificerad i avsnitt 4.7).

1.3.2 Tidplan

Annonsering: 2006-11-14.

Sista dag för anbudsgivare att begära förtydliganden och att ställa frågor: 2007-01-04. Sista dag för Bolagsverket att publicera svar: 2007-01-08.

Sista dag för inlämnade av anbud: 2007-01-11. Anbudsöppning påbörjas: 2007-01-16.

Beräknad utvärderingsperiod: 2007-01-17 – 2007-02-20. Beräknad dag för tilldelningsbeslut: 2007-02-21.

Avtalet börjar gälla: Tidigast 2007-03-09.

1.3.3 Del A, grafisk form och produktion

För del A kan Bolagsverket komma att teckna avtal med fler än en (1) leverantör. Tecknas avtal med flera leverantörer kommer avropsordning tillämpas (se vidare under avsnitt 1.6.1).

1.3.4 Del B, reklambyråtjänster

1.4 Volymer

Avtalet ger inga som helst garantier vad gäller volymer och antal uppdrag. Föreslagen budget för 2007 uppgår till ca. 1 miljon SEK (del A, ca. 200 000 SEK, och del B,

ca. 800 000 SEK). Budget för eventuella oplanerade aktiviteter och för projekt är inte inräknade i den föreslagna budgeten.

1.5 Administrativa bestämmelser

1.5.1 Upphandlande enhet

Bolagsverket 851 81 Sundsvall

1.5.2 Kontaktpersoner

Juridiska frågor:

Enheten för upphandling och internservice

Xxxxxxxx Xxxxxxxxx, Enhetschef, telefon 000-00 00 00 eller 000-000 00 00.

Övriga frågor:

Informations- och xxxxxxxxxxxxxxx

Xxxxxx Xxxxxx, Informatör, telefon 000-00 00 00.

1.5.3 Förteckning över förfrågningsunderlaget

Anbudsgivare kontrollerar själv att denne fått fullständigt förfrågningsunderlag enligt nedanstående förteckning.

Förfrågningsunderlaget består av följande dokument:

• Förfrågningsunderlag (denna skrift)

• Kommersiella villkor (avsnitt 4, denna skrift)

• Bilaga 1: Leverantörskrav för del A, grafisk form och produktion

• Bilaga 2: Leverantörskrav för del B, reklambyråtjänster

• Bilaga 3: Bekräftelse och redovisning av krav för tjänsten del A, grafisk form och produktion

• Bilaga 4: Bekräftelse och redovisning av krav för tjänsten del B, reklambyråtjänster

• Bilaga 5: Information om anbudsgivare

• Bilaga 6: Bolagsverkets grafiska manual

1.5.4 Frågor angående förfrågningsunderlaget

Önskar anbudsgivare att förfrågningsunderlaget i något avseende ska förtydligas eller kompletteras skall sådan begäran ställas skriftligen, per e-post till xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx, eller per brev till Bolagsverket, 851 81 Sundsvall, att. Xxxxxxxx Xxxxxxxxx.

Bolagsverkets eventuella förtydliganden och kompletterande uppgifter till förfrågningsmaterialet kommer att publiceras på xxx.xxxxxxxxxxxx.xx

Sista dag för att ställa frågor är den 4 januari 2007. Frågor som ställs senare kommer inte att besvaras. Sista dag för publicering av svar är den 8 januari 2007.

Notera! Anbudsgivare ansvarar själv för att dagligen gå in på xxx.xxxxxxxxxxxx.xx för att uppdatera sig. Ansvaret för att hålla sig uppdaterad åligger respektive anbudsgivare.

1.5.5 Upphandlingsform

Denna upphandling är en tjänsteupphandling som genomförs som en öppen upphandling av tjänster. För upphandlingen tillämpas 5 kapitlet i lagen om offentlig upphandling (1992:1528 med kompletteringar). Detta innebär bland annat att alla anbudsgivare får lämna anbud och att deltagande anbudsgivare skall lämna skriftliga anbud.

Observera! Vid öppen upphandling är det inte tillåtet med förhandling. Anbudsgivare ska därför vid anbudstillfället lämna så förmånligt anbud som möjligt.

1.6 Förutsättningar för upphandlingen

Denna ramavtalsupphandling är uppdelad i två delar. Del A som avser grafisk form och produktion och del B som avser reklambyråtjänster. Anbudsgivare är fria att välja att lämna anbud på antingen del A eller del B eller på hela underlaget, det vill säga på både del A och del B.

1.6.1 Del A, grafisk form och produktion

Del A omfattar löpande produktion och uppdatering av vårt befintliga informationsmaterial, produktion av nytt informationsmaterial samt produktion av annat kommunikationsmaterial (se vidare avsnitt 3.3.1.).

1.6.1.1 Avropsordning

För del A kan Bolagsverket komma att teckna avtal med fler än en (1) anbudsgivare. Träffas avtal med flera anbudsgivare, maximalt tre (3) anbudsgivare, kommer avropsordning att tillämpas. Avropsordning innebär att den leverantör som står först på listan kommer att tillfrågas i första hand. Kan denna leverantör inte utföra uppdraget inom i beställningen angivna tidsramar går erbjudandet vidare till leverantör nummer två osv. Först på listan står den leverantör som lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet utifrån de rangordnade och viktade kriterier som Bolagsverket valt (se vidare under avsnitt 1.8.3.1).

1.6.2 Del B, reklambyråtjänster

Del B avser kommunikationstjänster, det vill säga idéarbete och rådgivning, produktion av kommunikationsmaterial, samt genomförande av kommunikationsaktiviteter (se vidare avsnitt 3.3.2).

För del B kommer Bolagsverket att teckna avtal med maximalt tre (3) anbudsgivare. Med stöd av tecknade ramavtal kommer Bolagsverket sedan att köpa tjänster genom ett avropsförfarande utan att separat upphandling genomförs i varje enskilt fall. De anbudsgivare som Bolagsverket kommer att teckna avtal med är de anbudsgivare som lämnat de ekonomiskt mest fördelaktiga anbuden utifrån de rangordnade och viktade kriterier som Bolagsverket valt (se vidare under avsnitt 1.8.3.2).

1.6.2.1 Avrop från ramavtal

Avrop från ramavtalet kommer för del B att ske genom en förnyad konkurrensutsättning. Vid en förnyad konkurrensutsättning kommer samtliga kontrakterade leverantörer att tillfrågas. Avropets omfattning kommer att definieras och klargöras i samband med förfrågan. Rangordningen och vikten mellan nedan angivna kriterier är upp till Bolagsverket att definiera vid respektive avropstillfälle.

Kriterierna för valet av leverantör, för det enskilda uppdraget, kommer att vara:

• Det totala priset för utförande av uppdraget alternativt pris per timme och kompetens.

• Beskrivning inklusive eventuell presentation. Vid bedömningen av beskrivningen och den eventuella presentationen kommer hänsyn att tas till:

o Om det av beskrivningen framgår att leverantören anpassat förslaget till uppdragets karaktär.

o Strategi (tillvägagångssätt): Hur uppdraget är tänkt att genomföras, dvs. tanke, idé och struktur ur ett tids- och genomförandeperspektiv.

o Leverantörens förmåga att följa Bolagsverkets grafiska manual och förvalta och förädla vårt varumärke. Det vill säga hur väl tanke och idé omsätts i uppdraget för

att spegla en helhet, både gällande typografi, formgivning, layout och bildspråk, samt språk- och textbearbetning, samt hur väl dessa samspelar.

1.7 Villkor för anbudsgivning

• Anbud skall vara skriftligt och på svenska.

• Anbud skall vara Bolagsverket tillhanda senast torsdagen den 11 januari 2007.

• Bolagsverket vill ha anbudet i ett förseglat kuvert märkt ”ANBUD: dnr 1030/2006, Grafisk form och produktion och/eller reklambyråtjänster”. Anbudet ska ställas till: Xxxxxxxx Xxxxxxxxx, Bolagsverket, 851 81 Sundsvall.

• OBS! Anbud som lämnas genom fax eller e-post godtas inte.

• Anbudet skall undertecknas av person/er som är behörig/a firmatecknare.

• Anbudet skall lämnas som ett (1) undertecknat original och tre (3) papperskopior. Därtill skall anbudet lämnas i digital form i ett (1) exemplar. Om anbudet skiljer sig åt mellan dessa två media anses materialet i pappersformat vara det gällande.

• Anbudsöppningen sker i Bolagsverkets lokaler tisdagen den 16 januari 2007 kl. 10:00. Vid förrättningen deltar minst två tjänstemän från Bolagsverket.

• Anbudet skall vara bindande i fyra månader efter sista anbudsdag.

• Anbud skall lämnas på de villkor som framgår av förfrågningsunderlaget och de därtill hörande bilagorna. Anbud som avviker från dessa villkor (orent anbud) kommer att förkastas.

• För sent inkommet anbud tas inte upp till prövning.

1.7.1 Anbudet

Ett anbud som inte uppfyller samtliga skall-krav kommer att förkastas. Anbudsgivare uppmanas därför att noggrant läsa förfrågningsunderlaget med bilagor och upprätta anbudet i samma ordning och med samma rubricering som i förfrågningsunderlaget. Kraven i förfrågningsunderlaget är formulerade som skall-krav och begäran om att anbudsgivare skall ange eller beskriva någonting.

Det är ytterst viktigt att anbudet innehåller alla efterfrågade uppgifter, särskilt med tanke på de mycket begränsade möjligheterna att efter anbudstidens utgång inhämta eller lämna kompletterande uppgifter. Detta innebär också att anbudsgivare inte kan avvakta med sitt svar, till exempel genom att hänvisa till att frågan önskas behandlas muntligt.

Om anbudsgivare avstår från att svara på något av de ställda skall-kraven kommer detta att tolkas som att kravet inte kan uppfyllas eller att kravet inte accepteras.

Bolagsverket rekommenderar att anbudsgivare koncentrerar sig på den information som efterfrågas och som har betydelse för prövningen.

Bolagsverket ser gärna att anbudet inte är inbundet, häftat, limmat, under flikar etc. Lösa blad inlagda i plastfickor rekommenderas.

1.7.2 Sekretess

Anbudet blir allmän handling vid tidpunkten som bestäms för anbudsöppning. Anbuden är hemliga till dess de offentliggörs, beslut om leverantör och anbud fattats eller ärendet annars har slutförts. Uppgifter i anbud kan därefter hemlighållas endast om det kan antas att det allmänna lider skada om uppgiften röjs, eller om det av särskild anledning kan antas att leverantören lider skada om uppgifterna röjs. Anbudsgivare som vill skydda uppgifter i anbudet rekommenderas att lämna in en begäran om sekretess till Bolagsverket samt ange vilka uppgifter han vill skydda och vilken skada han skulle lida om uppgifterna röjs.

Observera! Prövning av sekretess sker först när någon begär att ta del av uppgiften/erna. Sekretessprövning kan aldrig göras i förväg. Detta innebär alltså att Bolagsverket aldrig kan lämna ett förhandsbesked om uppgifterna kommer att sekretessbeläggas.

1.8 Anbudsutvärdering

Anbudsutvärderingen kommer att göras i tre steg:

1. Leverantörskvalificering

2. Kravuppfyllelse (skall-krav)

3. Anbudsutvärdering.

1.8.1 Steg 1, leverantörskvalificering

I det första steget kontrolleras de krav som ställts på anbudsgivaren under avsnitt 2 i denna skrift. Om något av de ställda skall-kraven inte uppfylls, upplysningar saknas eller är felaktiga, kan anbud komma att uteslutas från vidare prövning. Alla anbudsgivare som uppfyller skall-kraven är godkända som presumtiva leverantörer till Bolagsverket. Ett svarsformulär finns i bilaga 1 för del A, och i bilaga 3 för del B.

1.8.2 Steg 2, kravuppfyllelse (skall-krav)

I steg två kontrolleras att alla ovillkorliga krav i förfrågningsunderlaget är uppfyllda. Detta gäller såväl skall-kraven som ställts på tjänsten under avsnitt 3, samt de uppställda avtalsvillkoren under avsnitt 4, båda avsnitten i denna skrift. Ett svarsformulär finns i bilaga 2 för del A, och i bilaga 4 för del B.

Om Anbudsgivaren inte uppfyller samtliga skall-krav kommer denne att uteslutas från vidare prövning.

1.8.3 Steg 3, anbudsutvärdering

För att kunna skilja ut de ekonomiskt mest fördelaktiga anbuden kommer Bolagsverket att utvärdera både pris och kvalitet. Den utvärderingsmodell som vi har valt innebär en ”kvalitetsjustering” av priset. Pris och kvalitet står alltså i relation till varandra, dvs. om kvaliteten bedöms som låg, höjs priset relativt sett.

Bolagsverket kommer att utvärdera två av anbudsgivaren utförda referensuppdrag per del (se vidare under avsnitt 2.4). Det är utifrån dessa referensuppdrag vi värderar kvalitet.

Vi börjar med att utvärdera referensuppdragen (kvalitet) genom att använda ett 10-gradigt betygssystem (1=lägst, 10=högst).

Värderingen av referensuppdragen kommer att grundas på nedanstående utvärderingskriterier. Varje kriterium betygsätts för sig, därefter räknar vi ut ett viktat medelbetyg.

1.8.3.1 Del A, grafisk form och produktion

Referensuppdrag, del A

Värderingen av referensuppdragen kommer att grundas på nedanstående utvärderingskriterier.

Vikt i %

1. Helhet - vid värderingen kommer vi att bedöma om form, bild, text och valet av papper hänger ihop och om trycksaken fyller sitt syfte.

40 %

2. Komposition - vid värderingen kommer vi att bedöma om anbudsgivaren har åstadkommit en bra balans i formgivningen samt om färg, text och bild kompletterar varandra på ett bra sätt.

30 %

3. Kreativitet - vid värderingen kommer vi att bedöma om anbudsgivaren har gjort en lämplig avvägning mellan kreativitet kontra uppdragets karaktär, uppdragsgivaren och målgruppen.

30 %

Pris per timme och kompetens

Projektledare Art Director Copywriter Originalare

Medelpris

1.8.3.2 Del B, reklambyråtjänster

Referensuppdrag, del B Värderingen av referensuppdragen kommer att göras i två delar per uppdrag. Den första delen avser idéarbete och rådgivning, den andra delen grafisk form och produktion. Mer information om referensuppdragen finns i avsnitt 2.4.2.	Vikt i %
1. Idéarbete och rådgivning.
1.1. Strategi (tillvägagångssätt) - vid värderingen kommer vi att bedöma om anbudsgivaren har gjort en bra och genomtänkt analys av uppdraget och om resultatet av analysen mynnade ut i en genomarbetad strategi.	22,5 %
1.2. Kreativitet - vid värderingen kommer vi att bedöma om det av beskrivningen framgår att anbudsgivaren anpassat upplägget till karaktären av uppdraget, uppdragsgivaren och målgruppen.	22,5 %
1.3. Omfattning - vid värderingen kommer vi att bedöma uppdragets betydelse för uppdragsgivarens verksamhet.	5 %
2. Grafisk form och produktion.
2.1. Helhet - vid värderingen kommer vi att bedöma om form, bild och text hänger ihop, om referensuppdragets arbetsprover fyller sitt syfte, och om budskapet är anpassat till valda medier/kanaler.	20 %
2.2. Komposition - vid värderingen kommer vi att bedöma om anbudsgivaren har åstadkommit en bra balans i formgivningen samt om färg, text och bild kompletterar varandra på ett bra sätt.	15 %
2.3. Kreativitet - vid värderingen kommer vi att bedöma om anbudsgivaren har gjort en lämplig avvägning mellan kreativitet kontra uppdragets karaktär, uppdragsgivaren och målgruppen.	15 %
Pris per timme och kompetens, del B • Projektledare • Produktionsledare • Art Director • Copywriter • Originalare	Medelpris

Utifrån det viktade medelbetyget kalkylerar vi ett påslag på medelpriset. Påslaget är en funktion av hur mycket lägre kvalitetspoängen är i förhållande till maximal kvalitetspoäng. Detta påslag multipliceras med en uppräkningsfaktor som vi har satt till 0,75. Se nedanstående formel.

⎛ xxx xxxxxxxxxxxxxx − poäng ⎞

procentuellt

påslag = ⎜

⎝

max kvalitetspoäng

⎟× uppräkningsfaktor

⎠

För respektive anbud beräknar vi ett justerat pris enligt nedanstående formel.

justerat pris = pris × (1 + procentuellt påslag )

1.9 Avtal

1.9.1 Del A, grafisk form och produktion

Bolagsverket kan komma att teckna avtal med fler än en (1) leverantör. Tecknas avtal med flera leverantörer, maximalt tre (3) leverantörer, kommer avropsordning att tillämpas. De leverantörer som Bolagsverket kommer att teckna avtal med är den/de leverantör/er som lämnat det/de ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet/n utifrån ovan rangordnade och viktade kriterier.

1.9.2 Del B, reklambyråtjänster

För del B kommer Bolagsverket att teckna avtal med maximalt tre (3) leverantörer. Med stöd av tecknade ramavtal kommer Bolagsverket sedan att köpa tjänster genom ett avropsförfarande utan att separat upphandling genomförs i varje enskilt fall. De anbudsgivare som Bolagsverket kommer att teckna avtal med är de anbudsgivare som lämnat de ekonomiskt mest fördelaktiga anbuden utifrån ovan rangordnade och viktade kriterier.

1.10 Tilldelningsbeslut

Tilldelningsbeslut i ärendet kommer att meddelas samtliga anbudsgivare skriftligen innan avtal tecknas med antagna leverantörer. Tilldelningsbeslutet kommer även att publiceras på Bolagsverkets webbplats, xxx.xxxxxxxxxxxx.xx.

Efter att avtal har tecknats med antagna leverantörer kommer detta att annonseras i Europeiska Gemenskapernas officiella Tidning (EGT), och på Bolagsverkets webbplats, xxx.xxxxxxxxxxxx.xx.

2 Krav på leverantören

Nedan anges de krav som ställs på de anbudsgivare som ska genomföra uppdragen (ett svarsformulär finns i bilaga 1 för del A och i bilaga 3 för del B).

2.1 Lagenliga krav och ekonomisk förmåga

Anbud får inte antas om anbudsgivaren inte är registrerad för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter hos Skatteverket.

Bolagsverket kan vidare utesluta en leverantör från deltagande i upphandlingen om denne:

• Är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud.

• Är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande.

• Är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt dom som vunnit laga kraft, varvid även avses brott mot miljölagstiftningen, eller har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen.

• Inte har fullgjort sina åligganden avseende svenska skatter eller sociala avgifter.

Bolagsverket förbehåller sig rätten att i sina egna system kontrollera upplysningar angående ovan angivna förhållanden.

Notera! Till anbudet skall bifogas en korrekt ifylld blankett SKV 4820 ”Begäran om upplysningar vid upphandling”. Blanketten SKV 4820 skall bifogas i original, och vara ifylld av Skatteverket. Kontakta Skatteverket i god tid! Utländsk leverantör kan lämna in motsvarande uppgifter från det land där anbudsgivaren är registrerad. Bolagsverket beaktar inte blanketter med uppgifter som är äldre än tre (3) månader (Skatteverkets datering avses).

Svenska anbudsgivare kommer i första hand att bedömas på den ekonomiska rapportering som lämnats till Bolagsverket. Sådan information behöver inte bifogas anbudet utan Bolagsverket förbehåller sig rätten att i sina egna system kontrollera upplysningar angående ovan angivna förhållanden.

Om anbudsgivare är medveten om att aktuell information saknas hos Bolagsverket skall anbudsgivaren överlämna balansräkningar och information om årsomsättning avseende de tre senaste verksamhetsåren till Bolagsverket.

För utländska anbudsgivare ställs motsvarande krav och sådana anbudsgivare skall till sitt anbud bifoga intyg från relevanta myndigheter i det egna landet enligt följande:

• Intyg om registrering i yrkes- och handelsregister i det land där anbudsgivaren är etablerad.

• Intyg från behörig myndighet i det land där anbudsgivaren är etablerad som utvisar att anbudsgivaren betalt föreskrivna skatter och avgifter.

2.2 Teknisk förmåga m.m.

För uppdragen gäller att anbudsgivaren skall:

• Följa de riktlinjer som finns beskrivna i Bolagsverkets grafiska manual (se bilaga 6).

• Kunna samarbeta med Bolagsverkets övriga leverantörer, t.ex. tryckerier.

• Följa Bolagsverkets webbstandarder som finns presenterade på Bolagsverkets webbplats, xxx.xxxxxxxxxxxx.xx.

2.3 Personella resurser

2.3.1 Del A, grafisk form och produktion

Anbudsgivare skall kunna erbjuda kompetenser enligt nedan angivna minimikrav.

Anbudsgivare skall bifoga en beskrivning som redovisar namn, kompetens och yrkeserfarenhet för respektive kompetens. Bolagsverket är medvetet om att en och samma person kan inneha fler än en kompetens.

Anbudsgivare skall vid genomförandet av uppdragen använda personal med nedanstående kompetenser. Vilka kompetenser som blir aktuella vid respektive uppdrag kommer att definieras och bestämmas vid respektive avropstillfälle (för rutiner vid formulering av uppdraget se avsnitt 4.19).

Del A – Minimikrav på respektive kompetens.

Kompetens	Minimikrav
Projektledare skall:	Ha minst tre års erfarenhet som projektledare för kommunikationsuppdrag1.
Art director skall:	Ha minst två års erfarenhet som art director.
Copywriter skall:	Ha minst två års erfarenhet som copywriter.
Originalare skall:	Ha minst två års erfarenhet som originalare.

2.3.2 Del B, reklambyråtjänster

Anbudsgivare skall kunna erbjuda kompetenser enligt nedan angivna minimikrav.

Del B – Minimikrav på respektive kompetens.

Kompetens	Minimikrav
Projektledare skall:	Ha minst tre års erfarenhet som projektledare för kommunikationsuppdrag.
Produktionsledare skall:	Ha minst tre års erfarenhet som produktionsledare för kommunikationsuppdrag.
Art director skall:	Ha minst två års erfarenhet som art director.
Copywriter skall:	Ha minst två års erfarenhet som copywriter.
Originalare skall:	Ha minst två års erfarenhet som originalare

1 Med kommunikationsuppdrag menas i detta avsnitt de tjänster som Bolagsverket frågar efter. För del A, se avsnitt 3.2.1, för del B, se avsnitt 3.2.2.

2.4 Referensuppdrag

Anbudsgivare skall lämna uppgifter om referensuppdrag enligt nedan givna förutsättningar. Redovisade referensuppdrag kommer att bedömas i kvalificeringsfasen och i utvärderingsfasen. I kvalificeringsfasen för att konstatera om anbudsgivare har tillräckliga kvalifikationer för att kunna leverera efterfrågade tjänster och i utvärderingsfasen för att värdera utförda tjänster utifrån angivna utvärderingskriterier (se vidare under avsnitt 1.8.3).

Bolagsverkets egen erfarenhet av anbudsgivares sätt att genomföra uppdrag kommer att vägas in i bedömningen av om anbudsgivaren har tillräckliga kvalifikationer för att kunna leverera efterfrågade tjänster.

Notera! Inskickat material skickas inte tillbaka.

2.4.1 Del A, grafisk form och produktion

Anbudsgivare skall skicka in beskrivningar av två (2) specifikt utförda referensuppdrag. Dessa beskrivningar skall avse uppdrag inom del A, grafisk form och produktion, och ha inneburit idéarbete, formgivning och produktion av en broschyr eller folder. Uppdragen är tänkta att spegla hur anbudsgivaren arbetar med uppdrag av den karaktär som Bolagsverket frågar efter, dvs. referensuppdragen skall ha utförts åt offentlig förvaltning, statlig myndighet, idéburen eller politiskt styrd organisation eller liknande. Uppdragen skall ha genomförts under de tre (3) senaste åren.

Anbudsgivare skall bifoga beskrivningar av de åberopade referensuppdragen (max två A4 sidor per uppdrag). Beskrivningarna skall innehålla följande uppgifter:

• Namn på uppdragsgivarna.

• Referensperson för respektive uppdragsgivare med namn, telefonnummer och e-postadress.

• När uppdragen genomfördes.

• Uppdragens förutsättningar, dvs. mål, syfte, tidplan och budgetramar.

• Uppdragens omfattning och målgrupp.

• Har det under uppdragens gång förekommit justeringar i uppdragsbeskrivningarna skall anbudsgivaren redogöra för vilka justeringar som gjorts, samt motivera varför dessa justeringar varit nödvändiga.

• Arbetsprov i form av en broschyr eller folder.

Anbudsgivaren skall i sina beskrivningar av ovanstående åberopade referensuppdrag garantera att uppdragen utförts i enlighet med de uppdragsbeskrivningar och eventuella justeringar som anbudsgivaren och uppdragsgivarna kommit överens om.

Notera! Ovan namngivna referenspersoner kan komma att kontaktas för att verifiera att lämnade uppgifter stämmer överens med det som faktiskt avtalats med anbudsgivaren.

2.4.2 del B, reklambyråtjänster

Anbudsgivare skall skicka in beskrivningar av två (2) specifikt utförda referensuppdrag. Dessa beskrivningar skall avse uppdrag inom del B, reklambyråtjänster, och ha inneburit idéarbete och rådgivning, produktion av kommunikationsmaterial samt genomförande av kommunikationsaktiviteter. Uppdragen är tänkta att spegla hur anbudsgivaren arbetar med uppdrag av den karaktär som Bolagsverket frågar efter, dvs. referensuppdragen skall ha utförts åt offentlig förvaltning, statlig myndighet, idéburen eller politiskt styrd organisation eller liknande. Uppdragen skall ha genomförts under de senaste tre (3) åren.

Anbudsgivare skall bifoga beskrivningar av de åberopade referensuppdragen (max två A4 sidor per uppdrag). Beskrivningarna skall innehålla följande uppgifter:

• Namn på uppdragsgivarna.

• Referensperson för respektive uppdragsgivare med namn, telefonnummer och e-postadress.

• När uppdragen genomfördes.

• Uppdragens förutsättningar, dvs. mål syfte, tidplan och budgetramar.

• Uppdragens omfattning och målgrupp.

Anbudsgivaren skall även bifoga arbetsprover för ovan åberopade referensuppdrag:

• Exempel på arbetsprover kan vara trycksaker såsom annons, tidning, affisch, nyhetsbrev eller någon annan form av informations- och presentationsmaterial. Material för webb, film, videoinslag eller utställningsmaterial är andra exempel på arbetsprover.

• Arbetsproven skall omfatta två separata kanaler, det kan t.ex. vara:

o Trycksak och webb,

o annons och webb eller

o trycksak och annons.

• Referensuppdrag som innehåller webb skall vara en länk till en aktiv webbplats eller en skärmdump.

Notera! Ovan namngivna referenspersoner kan komma att kontaktas för att verifiera att lämnade uppgifter stämmer överens med det som faktiskt avtalats med anbudsgivaren.

2.5 Information om anbudsgivare

Anbudsgivare skall i bilaga 5, ”Information om anbudsgivare”, lämna uppgifter om organisation, kontaktperson och anbudsgivarens huvudsakliga verksamhet.

2.6 Rutiner och kvalitetssäkring

Anbudsgivaren skall ha rutiner som säkerställer att utförda uppdrag genomförs på ett sådant sätt att överenskommen omfattning och kvalitet uppnås och upprätthålls.

Anbudet skall innehålla en beskrivning av de rutiner som anbudsgivaren tillämpar för kvalitetssäkring. Exempel på rutiner kan vara att säkerställa att mål uppnås, tidplan och budgetramar hålls, att projekten bemannas med rätt kompetens, eller att kontinuerlig kontakt med uppdragsgivare hålls under arbetets gång för att undvika avvikelser och missförstånd.

2.7 Samarbetspartner/underleverantörer

Anbudsgivaren får, efter skriftligt medgivande från Bolagsverket, anlita underleverantör för att fullgöra hela eller delar av sina åtaganden enligt avtalet. Anbudsgivaren svarar för att anlitad underleverantör följer de villkor och förutsättningar som anges i avtalet.

Anbudsgivaren ansvarar för personal från samarbetspartner/underleverantörer som det vore egen personal.

2.8 Ansvarsförsäkring

Anbudsgivaren skall ha en giltig ansvarförsäkring med relevant värde för de tjänster som offereras. Vidimerad kopia på aktuellt försäkringsbesked som styrker gällande försäkring skall bifogas.

3 Kravspecifikation

3.1 Allmänt

Kravspecifikationen anger dels de förutsättningar som är utgångspunkten för tjänsten, dels de krav som Bolagsverket ställer.

Kraven är formulerade som skall-krav. Att samtliga skall-krav är uppfyllda är en förutsättning för att av anbudsgivaren erbjuden tjänst ska komma i fråga. Samtliga på tjänsten ställda skall-krav finns formulerade i bilaga 2 för del A och i bilaga 4 för del B.

Anbudsgivare skall i anbudet ange om respektive krav uppfylls (ja eller nej) samt genom kommentarer beskriva hur kravet uppfylls, samt i förekommande fall lämna annan förtydligande information av betydelse. Skall-kraven besvaras med ett kryss i Ja-rutan eller ett i Nej-rutan. Endast ett kryss är tillåtet.

Om kryss finns i både Ja- och Nej-rutan kommer Bolagsverket att betrakta svaret som ett nej-svar. Förtydligande information lämnas i svarsfältet.

3.2 Bedömning av nuläge

3.2.1 Del A, grafisk form och produktion

Bolagsverket har ett löpande behov av produktion och uppdateringar av vårt befintliga informationsmaterial samt annan grafisk produktion. Även produktion av nytt informationsmaterial kan bli aktuellt.

3.2.2 Del B, reklambyråtjänster

Tänkbara utgångspunkter under perioden:

• Att marknadsföra vad vi erbjuder i våra webbtjänster, se avsnitt 1.2.

• Att öka kännedomen om Bolagsverket, att vi är myndigheten för företagsregistrering och ändringar i företag, samt att vi inte längre är en del av Patent- och Registreringsverket (PRV).

• Att få gehör för våra behov av förändrad lagstiftning och förändrade förutsättningar i vår verksamhet och vårt uppdrag från politiskt håll. Uppfattningen om oss är också viktig gentemot andra myndigheter samt regering och departement för att vi ska tilldelas nya uppgifter.

3.3 Beskrivning av efterfrågade tjänster

Bolagsverket avser att upphandla kommunikationstjänster. Det innebär att vi efterfrågar följande tjänster inom områdena grafisk form och produktion (del A) samt reklambyråtjänster (del B).

3.3.1 Del A, grafisk form och produktion

• Löpande produktion och uppdatering av vårt befintliga informationsmaterial samt produktion av nytt informationsmaterial.

Arbetet innebär att anbudsgivaren skall, utifrån fastlagd grafisk manual, i de fall det behövs, skapa original för tryck av Bolagsverkets befintliga informationsmaterial. Anbudsgivaren skall även utföra uppdateringar av text och layout i informationsmaterialet. I normalfallet levererar Bolagsverket textmanus och illustrationer till anbudsgivaren. Även produktion av nytt informationsmaterial kan komma ifråga.

• Produktion av kommunikationsmaterial

Detta innebär att anbudslämnaren skall kunna arbeta med till exempel utformning, produktion samt original- och prepressarbete för t.ex. rapporter, annonser, faktablad, nyhetsbrev, säljblad, diagram och tabeller för införande i trycksaker eller som självständiga objekt. I arbetet ingår även bildarbete såsom förslag på bildanvändning, förhandling och inköp av bilder, anpassning av foton, tabeller och grafer etc. Även fotografering kan bli aktuellt.

Notera! För uppdragen anlitas det tryckeri som Bolagsverket har tecknat leveransavtal med.

3.3.2 Del B, reklambyråtjänster

• Idéarbete och rådgivning

Anbudsgivare skall utifrån ett givet uppdrag utveckla kommunikationskoncept, det vill säga idélösningar och utformning av budskap, utifrån framtagen analys. Exempel på uppdrag kan vara marknadsföring av någon av våra webbtjänster. Anbudsgivaren skall även kunna bistå med rådgivning i olika kommunikationsfrågor, till exempel med förberedelsearbetet inför kampanjer. Arbetet kan också innebära att anbudsgivaren genomför analyser och ger rekommendationer som stöd för informations- och marknadsenheten och eller ledningen vid Bolagsverket.

• Produktion av kommunikationsmaterial.

Arbetet omfattar produktion av kommunikationsmaterial inom ramen för större projekt som drivs av parterna tillsammans, till exempel i samband med marknadsföring av våra webbtjänster. Detta innebär att anbudslämnaren skall arbeta med t.ex. utformning, produktion samt original- och prepressarbete för t.ex. rapporter, annonser, faktablad, nyhetsbrev, säljblad, diagram och tabeller för införande i trycksaker eller som självständiga objekt. Även produktion av mässmaterial, OH-presentationer samt material för etermedia kan bli aktuellt. Vidare ingår framtagande av förslag till profilprodukter. Materialet ska formges och texter bearbetas och anpassas till olika målgrupper och kanaler. I arbetet ingår även bildarbete såsom förslag på bildanvändning, förhandling och inköp av bilder, anpassning av foton, tabeller och grafer etc. Även fotografering kan komma i fråga.

• Genomförande av kommunikationsaktiviteter.

Detta innebär att anbudsgivaren till exempel skall genomföra marknadsundersökningar, kunna ge förslag på, planera och anordna evenemang och andra typer av aktiviteter såsom seminarier och mässor samt utvärdera genomförda kommunikationsaktiviteter.

Notera! För uppdragen anlitas, i förekommande fall, det tryckeri som Bolagsverket har tecknat leveransavtal med.

3.4 Avropsrutiner

3.4.1 Del A, grafisk form och produktion

• Tecknas avtal med en (1) leverantör:

Avrop skall ske genom en skriftlig handling (dvs. per brev eller via e-post) där Bolagsverket specificerar det efterfrågade uppdraget. Avropshandlingen kan också innehålla annan för anbudsgivaren viktig information.

Bolagsverket och anbudsgivaren skall för varje avrop utse ansvariga kontaktpersoner.

Anbudsgivaren är skyldig att utan dröjsmål till Bolagsverket anmäla behov av arbete som inte ingår i uppdraget. Bolagsverkets godkännande skall inhämtas innan åtgärd vidtas.

• Tecknas avtal med flera leverantörer:

I dessa fall kommer avropsordning att tillämpas, vilket i praktiken innebär att den leverantör som står först på listan kommer att tillfrågas i första hand. Först på listan står den leverantör som lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet utifrån de rangordnade och viktade kriterier som Bolagsverket valt (se vidare under avsnitt 1.8.3.1).

Tillfrågad leverantör skall senast en (1) arbetsdag efter det att förfrågan inkom till honom bekräfta om han har möjlighet att utföra uppdraget inom de tidsramar som Bolagsverket stipulerat. Kan denna leverantör inte påbörja leveransen av uppdraget går erbjudandet vidare till leverantör nummer två osv.

Bolagsverket och anbudsgivaren skall för varje avrop utse ansvariga kontaktpersoner vilka företräder respektive part och äger fatta för parterna bindande beslut.

Anbudsgivaren är skyldig att utan dröjsmål till Bolagsverket anmäla behov av arbete som inte ingår i uppdraget. Bolagsverkets godkännande skall inhämtas innan åtgärd vidtas.

3.4.2 Del B, reklambyråtjänster

Kriterierna för valet av leverantör, för det enskilda uppdraget, kommer att vara:

• Det totala priset för utförande av uppdraget alternativt pris per timme och kompetens.

• Beskrivning inklusive eventuell presentation. Vid bedömningen av beskrivningen och den eventuella presentationen kommer hänsyn att tas till:

o Om det av beskrivningen framgår att leverantören anpassat förslaget till uppdragets karaktär.

o Strategi (tillvägagångssätt): Hur uppdraget är tänkt att genomföras, dvs. tanke, idé och struktur ur ett tids- och genomförandeperspektiv.

o Leverantörens förmåga att följa Bolagsverkets grafiska manual och förvalta och förädla vårt varumärke. Det vill säga hur väl tanke och idé omsätts i uppdraget för att spegla en helhet, både gällande typografi, formgivning, layout och bildspråk, samt språk- och textbearbetning, samt hur väl dessa samspelar.

Anbudsgivarens svar på offertförfrågan skall vara skriftligt.

Bolagsverket och anbudsgivaren skall för varje avrop utse ansvariga kontaktpersoner vilka företräder respektive part.

Anbudsgivaren är skyldig att utan dröjsmål till Bolagsverket anmäla behov av arbete som inte ingår i uppdraget. Bolagsverkets godkännande skall inhämtas innan åtgärd vidtas.

3.5 Uppdragens utförande

För respektive uppdrag skall Bolagsverket och anbudsgivaren gemensamt upprätta en skriftlig uppdragsbeskrivning.

Den skriftliga uppdragsbeskrivningen skall, om inte Bolagsverket och anbudsgivaren kommer överens om annat, innehålla följande uppgifter:

• En beskrivning av det uppdrag som anbudsgivaren har att utföra.

• Tid för leverans.

• Budgetramar.

• Uppgift om projektledare/kontaktpersoner, samt vid behov även annan för uppdraget betydelsefull personal.

• Planering av eventuella projektmöten, vilka ska dokumenteras av anbudsgivaren.

• Om uppdraget så kräver skall avstämningstillfällen läggas till tidplanen. Detta görs i samråd med beställaren.

• Tidpunkt för godkännande

För respektive uppdrag, om inte Bolagsverket och anbudsgivaren kommer överens om annat, skall även följande villkor vara uppfyllda:

• Anbudsgivaren skall finnas tillgänglig för kontakt per telefon, mobil, fax och e-post under normal kontorstid på sedvanliga arbetsdagar.

• Anbudsgivaren skall, om det är nödvändigt, vara beredd att hålla möten med distansöverbryggande teknik, såsom telefonkonferens eller webbkameramöte alternativt videokonferens. Primärt sker uppdragen i Sundsvall, där även uppdragsmöten ska kunna hållas.

3.6 Godkännande av uppdrag

Godkännande av Säljaren utfört uppdrag skall inhämtas från Bolagsverket. Godkännandet sker skriftligen. Tjänsten/produkten kommer att godkännas om den har utförts och levererats enligt de villkor som parterna kommit överens om i den skriftliga uppdragsbeskrivningen. Tidpunkt för godkännande skall fastställas i den av parterna upprättade uppdragsbeskrivningen.

Bolagsverkets godkännande av Säljaren utfört uppdrag befriar inte Säljaren från ansvar för sådana fel och brister som uppenbart inte kunnat upptäckas av Bolagsverket.

Säljaren får inte beordra slutlig tryckning eller annan slutlig publicering förrän Bolagsverket lämnat sitt godkännande av utfört uppdrag.

3.7 Leveranstider

Leveranstid: Efter det att anbudsgivaren fått en skriftlig beställning (se avsnitt 4.19) från Bolagsverket skall anbudsgivaren senast en (1) arbetsdag (måndag-fredag) efter det att förfrågan inkom till anbudsgivaren bekräfta om han har möjlighet att utföra uppdraget inom angivna tidsramar.

3.7.1 Del A, grafisk form och produktion

Uppdrag skall kunna starta inom två (2) dagar från det att beställningen bekräftats av anbudsgivaren. Tid för slutleverans skall fastställas i den skriftliga beställningen. Den angivna leveranstiden kommer att vara grund för vite om tillhandahållandet av tjänsten försenas.

3.7.2 Del B, reklambyråtjänster

Uppdrag skall kunna starta inom fem (5) dagar från det att beställningen bekräftats av anbudsgivaren. Tid för slutleverans skall fastställas i den skriftliga beställningen. Den angivna leveranstiden kommer att vara grund för vite om tillhandahållandet av tjänsten försenas.

3.8 Priser

3.8.1 Del A, grafisk form och produktion

Anbudet skall innehålla ett pris per timme och kompetens. Avtalade priser skall inkludera anbudsgivarens samtliga kostnader som kan uppstå som en följd av avtalat åtagande och anges i svenska kronor exklusive moms, dvs. inklusive resor, traktamenten och övriga eventuella kostnader.

Del A, grafisk form och produktion	Pris per timme
Projektledare
Art Director
Copywriter
Originalare

3.8.2 Del B, reklambyråtjänster

Del B, reklambyråtjänster	Pris per timme
Projektledare
Produktionsledare
Art Director
Copywriter
Originalare

4 Kommersiella villkor

4.1 Allmänt

Följande kommersiella avtalsvillkor utgör tillsammans med kraven på Anbudsgivaren (bilaga 1, del A och bilaga 2, del B), kraven för tjänsten (bilaga 3, del A och bilaga 4, del B) underlag till det slutliga avtalet mellan Bolagsverket och Säljaren.

Observera att de kommersiella villkoren skall godkännas av behörig/a firmatecknare redan när anbudet lämnas in.

Avstår Säljaren från att godkänna de kommersiella villkoren, i förekommande fall, tolkas detta som att kraven i avtalet inte kan uppfyllas eller accepteras. Det innebär att Säljaren inte blir aktuell som leverantör till Bolagsverket.

Bolagsverket vill åter igen påpeka att upphandlingslagen inte medger förändring av i Förfrågningsunderlaget ställda krav.

4.2 Parter

Mellan Bolagsverket, nedan kallad Köparen, och leverantören nedan kallad Säljaren, sluts följande avtal

Säljarens namn Säljarens adress

Telefonnummer Organisationsnummer

4.3 Avtalets omfattning

Avtalet har kommit till genom en öppen upphandling av tjänst enligt lagen (1992:1528) om offentlig upphandling. Avtalet innebär att Säljaren förbinder sig efter beställning från Bolagsverket tillhandahålla grafisk form och produktion och/eller reklambyråtjänster i den omfattning och på de villkor som anges nedan.

Säljaren skall utföra alla delar av avtalat åtagande i enlighet med förutsättningarna angivna i förfrågningsunderlaget av den 14 november 2006 och bestämmelserna i detta avtal och med den skicklighet, snabbhet och omsorg som Bolagsverket har anledning att förvänta av ett välrenommerat företag verksamt inom branschen.

Köparen får inte vägras leverans av tjänster som omfattas av detta avtal.

4.4 Tjänster som omfattas av avtalet

Avtalet omfattar följande tjänster.

Del A, grafisk form och produktion:

• Löpande produktion och uppdatering av vårt befintliga informationsmaterial samt produktion av nytt informationsmaterial.

Arbetet innebär att Säljaren skall, utifrån fastlagd grafisk manual, i de fall det behövs, skapa original för tryck av Bolagsverkets befintliga informationsmaterial. Säljaren skall även utföra uppdateringar av text och layout i informationsmaterialet. I normalfallet

levererar Bolagsverket textmanus och illustrationer till Säljaren. Även produktion av nytt informationsmaterial kan bli aktuellt.

• Produktion av kommunikationsmaterial

Del B, reklambyråtjänster:

• Idéarbete och rådgivning

Anbudsgivare skall utifrån ett givet uppdrag utveckla kommunikationskoncept, det vill säga idélösningar och utformning av budskap, utifrån framtagen analys. Exempel på uppdrag kan vara marknadsföring av någon av våra webbtjänster. Säljaren skall även kunna bistå med rådgivning i olika kommunikationsfrågor, till exempel med förberedelsearbetet inför kampanjer. Arbetet kan också innebära att Säljaren genomför analyser och ger rekommendationer som stöd för informations- och marknadsenheten och/eller ledningen vid Bolagsverket.

• Produktion av kommunikationsmaterial.

• Genomförande av kommunikationsaktiviteter.

Detta innebär att Säljaren till exempel skall genomföra marknadsundersökningar, kunna ge förslag på, planera och anordna evenemang och andra typer av aktiviteter såsom seminarier och mässor samt utvärdera genomförda kommunikationsaktiviteter.

Notera! För uppdragen anlitas, i förekommande fall, det tryckeri som Bolagsverket har tecknat leveransavtal med.

4.5 Volymer

Avtalet ger inga som helst garantier vad gäller volymer och antal uppdrag. Föreslagen budget för 2007 uppgår till ca. 1 miljon SEK (del A, ca. 200 000 SEK, och del B,

ca. 800 000 SEK). Buget för eventuella oplanerade aktiviteter och för projekt är inte inräknade i den föreslagna budgeten

4.6 Avtalshandlingar

Detta avtal består av följande handlingar:

1. Dessa kommersiella villkor.

2. Förfrågningsunderlag daterat den 2006-11-10 med tillhörande bilagor.

3. Antagen leverantörs anbud.

Om det i handlingarna förekommer mot varandra stridande uppgifter gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, inbördes i ovan angiven ordning.

4.7 Avtalsperiod

Avtalet skall gälla fr.o.m. avtalets undertecknande dock tidigast fr.o.m. den 9 mars 2007 och t.o.m. den 31 december 2008.

Köparen skall därefter äga rätt men inte skyldighet att förlänga avtalet i perioder av maximalt 12 månader. Avser Köparen att åberopa sin rätt att förlänga avtalet skall Köparen senast en (1) månad före avtalsperiodens utgång meddela Säljaren att avtalet ska förlängas. Den totala avtalstiden kan maximalt uppgå till fyra (4) år.

4.8 Kontaktperson

Bolagsverket:

Xxxxxxxx Xxxxxxxxx, Enheten för upphandling och internservice, enhetschef, Tfn. 000-00 00 00 alt 000-000 00 00

Säljaren:

4.9 Priser och prisjusteringar

Del A – Grafisk form och produktion

Anbudet skall innehålla ett pris per timme och kompetens. Avtalade priser skall inkludera Säljarens samtliga kostnader som kan uppstå som en följd av avtalat åtagande och anges i svenska kronor exklusive moms dvs. inklusive resor, traktamenten och eventuella övriga kostnader.

Del A, grafisk form och produktion	Pris per timme
Projektledare
Art Director
Copywriter
Originalare

Del B - Reklambyråtjänster

Anbudet skall innehålla ett pris per timme och kompetens. Avtalade priser skall inkludera säljarens samtliga kostnader som kan uppstå som en följd av avtalat åtagande och anges i svenska kronor exklusive moms dvs. inklusive resor, traktamenten och eventuella övriga kostnader.

Del B, reklambyråtjänster	Pris per timme
Projektledare
Produktionsledare
Art Director
Copywriter
Originalare

Priset/erna för tjänsterna (för såväl del A som del B) skall gälla oförändrat/de under avtalsperioden. Därefter kan vid en eventuell förlängning av avtalet en årlig justering ske i november månad med en första justering den 1 november 2009. Justeringen skall ske enligt den årliga förändringen av konsumentprisindex (KPI) med september månad som

basmånad. Höjningens storlek begränsas till detta index förändring under den föregående 12-månadersperioden, dock högst 4 %. En eventuell prishöjning skall regleras genom tilläggsavtal.

4.10 Betalningsvillkor

Betalning skall ske senast 30 dagar efter det att av Köparen godkänd faktura inkommit till Köparen, månadsvis i efterskott. Säljaren har inte rätt att ta ut påminnelseavgift eller annan avgift som inte följer av lag.

Säljaren har endast rätt att fakturera för utfört och av Köparen godkänt arbete. Av Säljarens faktura skall arten och omfattningen av det arbete som har utförts under den period som fakturan avser framgå samt om fakturan avser slutlikvid. Av fakturan skall även framgå vilket uppdrag den hänför sig till samt Köparens kontaktperson för uppdraget. Om ersättning utgår i form av timarvode, skall det av fakturan framgå för var och en av de personer som arbetat med uppdraget, antalet arbetstimmar och arvode samt totalpris. Slutfaktura skall vara Köparen tillhanda senast en månad efter det att uppdraget har slutförts. Senare framställt krav medför inte rätt till ersättning.

På begäran har Köparen rätt att från Säljaren erhålla kopior på verifikationer och annat redovisningsunderlag gällande de av Säljaren fakturerade kostnaderna.

Fakturadress:

Faktura skall skickas till Bolagsverket, Ekonomiavdelningen, 851 81 Sundsvall. Åberopa referens 71-1030/2006, att. Xxx Xxxxxxx.

4.11 Dröjsmålsränta och prisavdrag

Betalar inte Köparen i rätt tid, har Säljaren rätt till dröjsmålsränta enligt räntelagen. Säljaren skall senast 30 dagar från det att fordran förfallit till betalning framställa krav om dröjsmålsränta. Försummar Säljaren tidsfristen får han endast dröjsmålsränta för tiden från och med dagen då krav om dröjsmålsränta framställts.

Säljaren har inte rätt att ta ut påminnelseavgift eller annan avgift som inte följer av lag.

4.12 Avropsordning del A, grafisk form och produktion

Avropsordning är som följer:

Leverantör nr 1:

Leverantör nr 2:

Leverantör nr 3:

4.13 Avropsrutiner

Del A, grafisk form och produktion

• Tecknas avtal med en (1) leverantör:

Bolagsverket och Säljaren skall för varje avrop utse ansvariga kontaktpersoner vilka företräder respektive part och äger fatta för parterna bindande beslut.

Säljaren är skyldig att utan dröjsmål till Bolagsverket anmäla behov av arbete som inte ingår i uppdraget. Bolagsverkets godkännande skall inhämtas innan åtgärd vidtas.

• Tecknas avtal med flera leverantörer:

I dessa fall kommer avropsordning att tillämpas vilket i praktiken innebär att den leverantör som står först på listan kommer att tillfrågas i första hand. Först på listan står

den leverantör som lämnat det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet utifrån de rangordnade och viktade kriterier som Bolagsverket valt.

Bolagsverket och Säljaren skall för varje avrop utse ansvariga kontaktpersoner vilka företräder respektive part och äger fatta för parterna bindande beslut.

Säljaren är skyldig att utan dröjsmål till Bolagsverket anmäla behov av arbete som inte ingår i uppdraget. Bolagsverkets godkännande skall inhämtas innan åtgärd vidtas.

Del B, reklambyråtjänster

Kriterierna för valet av leverantör, för det enskilda uppdraget, kommer att vara:

• Det totala priset för utförande av uppdraget alternativt pris per timme och kompetens.

• Beskrivning inklusive eventuell presentation. Vid bedömningen av beskrivningen och den eventuella presentationen kommer hänsyn att tas till:

• Om det av beskrivningen framgår att leverantören anpassat förslaget till uppdragets karaktär.

• Strategi (tillvägagångssätt): Hur uppdraget är tänkt att genomföras, dvs. tanke, idé och struktur ur ett tids- och genomförandeperspektiv.

• Leverantörens förmåga att följa Bolagsverkets grafiska manual och förvalta och förädla vårt varumärke. Det vill säga hur väl tanke och idé omsätts i uppdraget för att spegla en helhet, både gällande typografi, formgivning, layout och bildspråk, samt språk- och textbearbetning, samt hur väl dessa samspelar.

Säljarens svar på offertförfrågan skall vara skriftligt.

Bolagsverket och Säljaren skall för varje avrop utse ansvariga kontaktpersoner vilka företräder respektive part.

Säljaren är skyldig att utan dröjsmål till Bolagsverket anmäla behov av arbete som inte ingår i uppdraget. Bolagsverkets godkännande skall inhämtas innan åtgärd vidtas.

4.14 Övertid

Övertidsersättning utgår endast för arbetsinsats som utförts utöver den i avropsavtalet avtalade arbetstiden oavsett när denna arbetsinsats utförs. Vidare måste för att övertidsersättning skall utgå särskild överenskommelse härom ha avtalats mellan Köparen och Säljaren. Sådan överenskommelse skall vara skriftlig.

I det fall sådan överenskommelse träffats utgår ersättning med 10 % påslag på avtalat konsultarvode upp till 15 timmar arbetad övertid, veckovis beräknad, och med 75 % påslag för tid därefter.

4.15 Reseersättning

Reseersättning och ersättning för logi utgår inte generellt, utan endast efter särskild överenskommelse mellan Köparen och Säljaren. För av Köparen godkänd resa med flyg eller tåg tillhandahåller Köparen biljetter för billigaste resa. För godkänd resa med egen bil utgår milersättning högst med det belopp som vid var tid gäller för tjänsteresa hos Köparen. Bokning av biljetter, hotell och dylikt skall göras vid en av Köparen anvisad tjänst.

Restid för avtalad konsults resor till stationeringsorten betraktas inte som arbetad tid och skall inte debiteras. Sådan resa skall förläggas utanför ordinarie arbetstid (08.00-17.00) om annat inte överenskommits i leveransavtalet.

Resekostnadsersättning för godkänd resa utbetalas mot faktura till Säljaren enligt Xxxxxxxx vid var tid gällande bestämmelser. Utlägg som är godkända av Köparen skall faktureras och styrkas med kopior av aktuella verifikationer.

4.16 Teknisk förmåga

För uppdragen gäller att Säljaren skall:

• Följa de riktlinjer som finns beskrivna i Bolagsverkets grafiska manual (se bilaga 6).

• Kunna samarbeta med Bolagsverkets övriga leverantörer, t.ex. tryckerier.

• Följa Bolagsverkets webbstandarder som finns presenterade på Bolagsverkets webbplats, xxxx://xxxxxxxxxxxx.xx/xx_xxxxxxxxxxx/xxxxx.xxxx.

4.17 Personella resurser

Säljaren förbinder sig att vid genomförandet av uppdragen använda personal med av Köparen efterfrågad kompetens.

Om personal som namngivits i den skriftliga uppdragsbeskrivningen (se avsnitt 4.19) inte kan fortsätta sitt arbete skall Säljaren omedelbart underrätta Bolagsverket, och lägga fram förslag till åtgärd. Säljaren eller underleverantör skall kunna tillhandahålla personer med likartad kompetens och erfarenhet enligt de i förfrågningsunderlaget nämnda personalkategorierna. Förlust av enskild person får inte medföra att säljarens möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens eller resurs påverkas.

Säljaren är skyldig att utan oskäligt dröjsmål ersätta personer om kunden begär det och har sakliga skäl för sin begäran, såsom att person saknar erforderlig kompetens eller att samarbetssvårigheter förekommer.

4.18 Ansvar

Säljaren ansvarar för att föreslagna reklam- och marknadsföringsåtgärder inte strider mot gällande lagregler, etiska regler eller branschpraxis. Köparen skall ha motsvarande ansvar för givna uppgifter och utfästelser samt annat tillhandahållet material.

Det är Säljarens skyldighet att se till att personer, som med namn eller bild förekommer i det reklammaterial som kunden beställt och betalat, givit tillstånd enligt lagen (1978:800) om namn och bild i reklam. Om Köparen tillhandahåller material svarar denne för att motsvarande tillstånd erhållits.

4.19 Uppdragens utförande

För respektive uppdrag skall Bolagsverket och Säljaren gemensamt upprätta en skriftlig uppdragsbeskrivning.

Den skriftliga uppdragsbeskrivningen skall, om inte Bolagsverket och Säljaren kommer överens om annat, innehålla följande uppgifter:

• En beskrivning av det uppdrag som Säljaren har att utföra.

• Tid för leverans.

• Budgetramar.

• Projektledare/kontaktpersoner, samt vid behov även annan för uppdraget betydelsefull personal.

• Eventuella projektmöten, vilka ska dokumenteras av Säljaren.

• Om uppdraget så kräver skall avstämningstillfällen läggas till tidsplanen. Detta görs i samråd med beställaren.

• Tidpunkt för godkännande.

För respektive uppdrag, om inte Bolagsverket och Säljaren kommer överens om annat, skall även följande villkor vara uppfyllda:

• Säljaren skall finnas tillgänglig för kontakt per telefon, mobil, fax och e-post under normal kontorstid på sedvanliga arbetsdagar.

• Säljaren skall, om det är nödvändigt, vara beredd att hålla möten med distansöverbryggande teknik, såsom telefonkonferens eller webbkameramöte alternativt videokonferens. Primärt sker uppdragen i Sundsvall, där även uppdragsmöten ska kunna hållas.

4.20 Godkännande av uppdrag

Bolagsverkets godkännande av Säljaren utfört uppdrag befriar inte Säljaren från ansvar för sådana fel och brister som uppenbart inte kunnat upptäckas av Bolagsverket.

Säljaren får inte beordra slutlig tryckning eller annan slutlig publicering förrän Bolagsverket lämnat sitt godkännande av utfört uppdrag.

4.21 Leveranstider

Leveranstid: Efter att det att Säljaren fått en skriftlig beställning (se under avsnitt 4:19) från Bolagsverket skall Säljaren senast en (1) arbetsdag (måndag – fredag) efter det att förfrågan inkom till Säljaren bekräfta om han har möjlighet att utföra uppdraget inom angivna tidsramar.

Del A, grafisk form och produktion

Uppdrag skall kunna starta inom två (2) dagar från det att beställningen bekräftats av Säljaren. Tid för slutleverans skall fastställas i den skriftliga beställningen. Den angivna leveranstiden kommer att vara grund för vite om tillhandahållandet av tjänsten försenas.

Del B, reklambyråtjänster

Uppdrag skall kunna starta inom fem (5) dagar från det att beställningen bekräftats av Säljaren. Tid för slutleverans skall fastställas i den skriftliga beställningen. Den angivna leveranstiden kommer att vara grund för vite om tillhandahållandet av tjänsten försenas.

4.22 Leveransförseningar

Leveransförsening avseende av Köparen beställd tjänst och som Säljaren är skyldig att tillhandahålla enligt detta avtal inträffar om faktisk leveranstid fastställs till senare tid än avtalad leveranstid. Avtalad leveranstid är den dag då leveransen skall uppfylla avtalad specifikation dvs. då tjänsten/produkten uppfyller samtliga i uppdragsbeskrivningen överenskomna villkor.

Om Säljaren finner det sannolikt att han inte kan hålla avtalad leveranstid, skall han utan dröjsmål skriftligen anmäla detta till Köparen och ange orsaken till förseningen och den tidpunkt då leverans kan ske. Underlåter part att inom skälig tid lämna sådant meddelande, har den andra parten rätt till ersättning för den skada som kunde ha undvikits om meddelandet lämnats i tid.

Om förseningen beror på befrielsegrund (force majeure) eller på beställaren, skall leveranstiden förlängas med den tid som med hänsyn till omständigheterna kan anses skälig.

4.23 Fel eller brist i tjänsten

För den händelse att Säljaren brister vid utförandet av uppdraget, alternativt levererar en felaktig produkt/tjänst, är Säljaren skyldig att utan oskäligt uppehåll vidta rättelse. Rättelse skall ske genom att Säljaren fullgör alternativt korrigerar fel eller brist. Sker inte rättelse utan oskäligt uppehåll har Köparen rätt till nedsättning av den avtalade ersättningen med ett belopp som skäligen kan anses motsvara felet eller bristen i utförandet av uppdraget.

Är felet eller bristen av väsentlig betydelse och har rättelse inte skett inom 30 dagar från det att kunden reklamerade felet/bristen kan Köparen med omedelbar verkan häva avtalet i dess helhet eller den del av avtalet som är hänförlig till felet/bristen utan att härför erlägga ersättning till Säljaren för det arbete som denne lagt ner fram till denna tidpunkt.

Köparen har då bristen är av väsentlig betydelse även rätt att erhålla skadestånd. Den felande parten skall därvid ersätta motparten dennes styrkta kostnader som uppkommit på grund av felet eller bristen. Vite enligt avsnitt 4.24 som har utgått på grund av fel/brist skall avräknas från sådant skadestånd.

Part som vill häva avtalet skall göra så skriftligen senast 30 dagar från det att han fått kännedom om de omständigheter som berättigar till uppsägning. Försummar han detta förlorar han rätten till skadestånd.

Köparen skall anmäla fel eller brist till Säljaren inom skälig tid efter det att han märkt felet eller bristen.

4.24 Vite

Om leverans försenas eller leverans inte godkänns av Köparen och detta inte beror på befrielsegrund (force majeure) eller på Köparen, har Köparen rätt till vite.

Vid försening av hela eller viss del av uppdraget eller där hela eller viss del av uppdraget inte har godkänts av Köparen utgår vite motsvarande 1,0 % av beställningssumman, för varje påbörjad vecka räknat från överenskommet leveransdatum, dock max 10 % av kontraktspriset.

Köparen äger rätt att efter eget val tillgodogöra sig upplupet vite antingen genom att betalningen för den försenade leveransen göra avdrag på priset eller genom att till Säljaren framställa särskilt krav om betalning. Framställs sådant särskilt krav skall betalning erläggas inom 30 dagar från den dag kravet framställdes.

4.25 Avbeställning av uppdrag

Köparen har rätt att när som helst begränsa eller avbeställa uppdrag. Säljaren skall då avveckla uppdraget till minsta möjliga kostnad och på kortast möjliga tid. Säljaren har rätt till ersättning för styrkt arbete och styrkta kostnader som Säljaren har utfört inom ramen för uppdraget och vilka Köparen har godkänt.

4.26 Förtida upphörande

Bolagsverket äger rätt att med omedelbar verkan säga upp avtalet om:

• det framkommer att Säljaren lämnat oriktiga uppgifter i anbudet eller på annat sätt i samband med upphandlingen och dessa uppgifter har varit av icke oväsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelningen av avtalet, eller

• om Säljaren inte fullgör sina åligganden avseende svenska alternativt det egna landets skatter eller sociala avgifter trots påpekanden från Bolagsverket, eller

• Säljaren enligt lagakraftvunnen dom dömts för ekonomiska brott eller har belagts med näringsförbud, eller

• Om Säljaren blir försatt i likvidation, konkurs, inleder ackordsförhandlingar, inställer sina betalningar, ansöker om företagsrekonstruktion eller annars kan anses vara på obestånd under avtalsperioden.

• Om Säljaren underlåter att fullgöra annat villkor i detta avtal och inte vidtar rättelse inom trettio (30) dagar efter skriftlig anmodan därom och detta kan anses utgöra väsentligt avtalsbrott.

• Om Säljaren inte kan utföra uppdrag för Köparen.

4.27 Underleverantörer och samarbetspartner

Säljaren får, efter skriftligt medgivande från Köparen, anlita underleverantör för att fullgöra hela eller delar av sina åtaganden enligt avtalet. Säljaren svarar för att anlitad underleverantör följer de villkor och förutsättningar som anges i avtalet. Säljaren ansvarar för personal från samarbetspartner/underleverantörer som det vore egen personal.

4.28 Sekretess

Säljaren får inte till tredje man lämna ut handlingar eller på annat sätt återge uppgifter om Köparens verksamhet som kan vara att betrakta som affärs- eller yrkeshemlighet eller som i övrigt rör Köparens interna förhållanden, i annan utsträckning än som erfordras för leveransens/tjänstens genomförande.

Säljaren skall genom sekretessförbindelse med personal eller andra lämpliga åtgärder tillse att sekretess enligt ovan iakttas.

I det fall part har behov av assistans från utomstående konsulter, rådgivare eller liknande för att fullgöra detta avtal skall part tillse att dessa personer förbinder sig att följa denna sekretessförbindelse.

I de fall Säljaren ges tillgång till enligt sekretesslagen skyddad information skall tillämpliga bestämmelser i nämnda lag beaktas.

Sekretesskyldighet gäller även om avtalet i övrigt upphört att gälla.

4.29 Force majeure

Om part förhindras att fullgöra sina överenskomna åtaganden till följd av omständigheter utanför hans kontroll och som han inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid avtalets träffande och vars följder han inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit, skall detta utgöra befrielsegrund som medför tidsförskjutning eller befrielse från ersättning eller andra påföljder, så länge hindren kvarstår.

I fråga om strejk, lockout och blockad gäller ovan beskrivna förbehåll även om part själv vidtar eller är föremål för sådan konfliktåtgärd.

Part skall utan dröjsmål skriftligen underrätta andra parten dels om skäl för befrielse anses föreligga, dels när hinder inte längre föreligger.

Om force majeure förhållande består i mer än tre månader, skall (vardera parten) ha rätt att säga upp avtalet.

4.30 Äganderätt och immateriella rättigheter

Äganderätten till och rätten att fritt förfoga över Säljarens arbetsresultat skall tillfalla Köparen vilket bland annat innebär att Köparen fritt får utnyttja, förändra, publicera och vidareutveckla uppnått arbetsresultat och överlåta arbetsresultatet till annan. Detta skall gälla oavsett på vilket sätt och i vilken form resultatet framställts och oavsett om resultatet framställts av leverantören ensamt eller tillsammans med annan. Köparens rättigheter skall vara tidsobegränsade och kostnadsfria. Arbetsresultatet skall överlämnas i öppet digitalt och redigerbart format, såsom till exempel i InDesign-filer.

Säljaren eller av denne anställd/anlitad konsult får inte publicera eller på annat sätt nyttja utredningsmaterial eller arbetsresultat som Köparen erhållit ägande- eller förfoganderätt till utan dennes skriftliga medgivande i varje enskilt fall. Allt sådant material skall överlämnas till Köparen när materialet inte behövs eller senast vid uppdraget slut. Detta gäller dock inte för tekniska underlag såsom dataprogram, dokumentation, utvecklingsverktyg, programkod och dylikt eller metoder, där rättigheterna tillkommer Säljaren eller tredje man och som av Säljaren används för framtagandet av resultatet eller ingår i detsamma. Köparen har dock en icke-exklusiv rätt att fritt nyttja dessa tekniska underlag utan särskild ersättning.

Tekniska underlag som överlämnats av Köparen till Säljaren med stöd av förfoganderätt, förblir Köparens egendom.

Vid utnyttjande av resultatet eller material som Köparen erhållit ägande- eller förfoganderätt till, har Köparen ingen skyldighet att på resultatet eller materialet uppge Säljarens namn.

Vad som avtalats mellan parterna beträffande rättigheterna enligt ovan, skall äga giltighet även efter det att avtalet i övrigt upphört att gälla.

4.31 Upphovsrätt

Säljaren garanterar att resultatet av uppdraget, varken genom innehav, nyttjande, vidareupplåtelse eller överlåtelse, utgör intrång i rättighet tillhörig tredje man. Säljaren har därmed ansvar för att levererat resultat och/eller material inte kränker annans rätt.

Säljaren åtar sig att på egen bekostnad försvara Köparen vid intrångstalan från tredje man. Säljaren skall därvid hålla Köparen skadelös. Om intrång befinnes föreligga eller om enligt Säljarens bedömning är troligt att intrång föreligger, skall Säljaren på egen bekostnad endera tillförsäkra Köparen rätt att fortsätta använda resultatet eller ersätta detta med annan motsvarande produkt, vars användande inte innebär intrång, eller vidta åtgärd så att intrång ej föreligger.

Säljaren skall gentemot varje av honom anlitad underleverantör eller motsvarande part, göra för denne bindande förbehåll om Köparens rättigheter enligt ovan.

4.32 Utnyttjande i marknadsföringssyfte

Säljaren äger inte rätt att använda Köparens namn i reklam- eller marknadsföringssammanhang utan att ha inhämtat skriftligt, t.ex. via e-post, medgivande från Köparen.

4.33 Tvist

Tvist angående tolkning och tillämpning av Förfrågningsunderlaget med tillhörande bilagor och därmed sammanhängande rättsförhållanden skall avgöras enligt svensk rätt av allmän domstol med Sundsvalls tingsrätt som första instans.

4.34 Ändringar och tillägg

Ändringar och tillägg till detta avtal skall – för att vara giltiga – göras skriftligen och undertecknas av behöriga företrädare för båda parter.

Detta avtal har upprättats i två original, varav parterna erhållit var sitt.

Ort och datum Ort och datum

För Köparen För Säljaren

Namnförtydligande Namnförtydligande

Document Metadata

Table of Contents

Contract

Document Metadata