Förnyad konkurrensutsättning – Projektledare Raindance

Förfrågan – Förnyad konkurrensutsättning

Förnyad konkurrensutsättning – Projektledare Raindance

1. Administrativa föreskrifter

   1. Upphandlande myndighet

Sundsvalls kommun, xxx.xx 212000–2411.

2. Uppdrag och omfattning

Uppdraget omfattar att projektleda de förändringar som kommunen planerar att genomföra i ekonomisystemet Raindance de närmaste åren. I dagsläget finns två större utvecklingsprojekt:

• Dels att föra över alla bolag i kommunkoncernen som idag inte använder det koncerngemensamma ekonomisystemet Raindance. Det rör sig om elva bolag som under perioden 22-04-01 till 24-12-31 ska byta ut sina respektive ekonomisystem och börja använda Raindance.

• Dels handlar det om att fortsätta den påbörjade utrullningen av en ny leverantörsreskontramodul till kommunen och de bolag och organisationer som redan använder Raindance.

Uppdraget kräver en god förmåga att föra dialoger med verksamhet, systemleverantör och IT. Erfarenhet av ekonomiprocesser och förändringsarbete i ekonomisystem är önskvärt och även förståelse för databaser och integrationer. Även erfarenhet av förändringsledning generellt inom en verksamhet är önskvärt.

Uppdragen bedöms totalt uppgå till ca 25–50 procent av en heltid fram till 2025-01-31. Ska-kravet är på 25%, utökad omfattning sker i dialog med vinnande leverantör.

3. Förfarande

Förnyad konkurrensutsättning.

4. Kontakt

Namn: Xxxxx Xxxxxxxxx
Tel: 070–0000000
E-post: xxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx

5. Inlämning av anbud och anbudets giltighetstid

Anbud ska vara beställaren tillhanda senast 2022-05-29 och vara bindande t o m 2022-07-29.

Anbud lämnas via xxx.x-xxxxx.xxx. Ett inlämningsbevis genereras av systemet då anbudet lämnas in. På begäran ska inlämningsbeviset kunna visas upp underskrivet av behörig företrädare.

Om anbud inte kan lämnas enligt ovan, kontakta beställaren som är angiven ovan.

Länk till information om hur du lämnar elektroniskt anbud:
xxx.x-xxxxx.xxx/xxxxxxxxxxx/XxxXxxxxx.xxx

För sent ankommet anbud kommer att förkastas.

6. Frågor och svar

Frågor ställs via upphandlingssystemet e-Avrop. Logga in och klicka på knappen ”ställ en fråga” till vänster i annonsen. När frågan blivit besvarad publiceras den i e-Avrop och ett meddelande skickas via e-post.

Publicerade svar och eventuella förtydliganden gäller i tillämpliga delar som en del av upphandlingsdokumenten och ska utgöra underlag för framtagande av anbud.

Ställ dina frågor så tidigt som möjligt, dock senast enligt angivet datum i e-Avrop.

7. Form och innehåll

Anbudet skall vara skrivet på svenska.

Anbudet skall omfatta hela uppdraget/leveransen.

Om anbudet inte är komplett, saknar klar och tydlig redovisning av efterfrågade uppgifter, innehåller icke prissatta poster eller om anbudet innehållsmässigt i övrigt inte helt överensstämmer med upphandlingsdokumentens anvisningar kan anbudet komma att förkastas.

Kostnadspåverkande reservationer skall vara prissatta. I annat fall kan anbudet förkastas.

8. Sekretess

Inkomna anbud omfattas av absolut sekretess tills dess tilldelningsbeslut har fattats. Därefter behandlas inkomna anbud i enlighet med offentlighetsprincipen.

Vill leverantören sekretessbelägga något i anbudet måste leverantören precisera vilka delar av anbudet som ska sekretessbeläggas, samt på vilket sätt leverantören anser sig lida särskild skada om uppgifterna offentliggörs.

9. Utvärdering

Utvärdering kommer att följa nedanstående steg och utvärderingen baseras på informationen som angetts i anbudet.

1. Först kontrolleras om leverantören uppfyller samtliga obligatoriska krav som ställts i förfrågan. De som inte kvalificerar sig här går inte vidare till utvärdering.

2. Därefter utvärderas varan/tjänsten utifrån i förfrågan angivna krav och offererat pris för att få fram det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.

3. Samtliga leverantörer meddelas samtidigt resultatet av utvärderingen.

4. Avtal tecknas med vinnande leverantör.

Det anbud kommer att antas som är det för beställaren ekonomiskt mest fördelaktiga baserat på bästa förhållandet mellan pris och kvalitet

1. Ekonomiskt mest fördelaktiga baserat på bästa förhållandet mellan pris och kvalitet

Alla anbud som kvalificerar sig utvärderas utifrån i anbudet lämnade uppgifter och i förfrågan angivna kriterier.

Utvärderingskriterier för tilldelning av avrop är följande:

Offererat timpris i den förnyade konkurrensutsättningen minus de angivna utvärderingskriterierna resulterar tillsammans i ett jämförelsetal (per konsult) där den leverantör som har lägst jämförelsetal anses vara det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet och tilldelas avropet.

I det fall två eller flera leverantörer hamnar på samma jämförelsetal så väljs den med mest totalt prisavdrag i kvalitetsbedömning.

2. Utvärderingskriterier

I denna konkurrensutsättning utvärderar vi på kompetens/erfarenhet och tillgänglighet (möjlighet att starta uppdraget). Vi utvärderar direkt mot offererat timpris och ger en reduktion baserat på kompetens/erfarenhet och tillgänglighet enligt nedan.

Kompetens och erfarenhet

• God och dokumenterad kunskap och erfarenhet av projekt enligt punkt 1.2 Uppdrag och omfattning

Bifoga följande i ert anbud som grund för denna utvärdering:

• CV för offererad resurs där kompetens och erfarenheten framgår

• 2 referensprojekt (inklusive kontaktpersoner) som offererade konsulter haft ledande roller inom

• Sundsvalls kommun kan även komma att genomföra intervjuer i syfte att styrka den offererade konsultens CV samt personliga egenskaper

Reduktion

• 400 kr reduktion för de konsulter som uppfyller utvärderingskriterierna mycket bra och bedöms ge Sundsvalls kommun ett stort mervärde.

• 200 kr reduktion för de konsulter som uppfyller utvärderingskriterierna bra och bedöms ge Sundsvalls kommun ett mervärde.

• 0 kr reduktion för övriga

Tillgänglighet

Möjligheten för resursen att påbörja uppdraget den 2022-06-01 på minst 25%

Reduktion

• 100 kr reduktion för de leverantörer som kan påbörja uppdraget enligt krav ovan

• 0 kr reduktion för övriga

2. Krav på tjänst

De ska-krav som ställs på tjänsten är:

• Projektledare ska ha flerårig erfarenhet av att leda digitaliseringsprojekt

• Projektledare ska ha erfarenhet ekonomiprocesser och ekonomisystem

• Projektledaren ska redovisa 2 referensprojekt med tillhörande referenspersoner som beställaren kan kontakta.

• Projektledaren kan arbeta på distans men bör kunna infinna sig fysiskt på arbetsplatsen minst 1 gång varannan månad för fysiska möten

• Projektledare ska kunna påbörja uppdraget på minst 25% den 2022-08-01.

3. Anbudsformulär

   1. Instruktioner till leverantören

Fyll i anbudsformuläret och säkerställ att anbudet innehåller samtliga begärda uppgifter när ni lämnar in det. Bifoga alla övriga begärda uppgifter.

Leverantören ska besvara de fält som är markerade röd text nedan.

2. Anbudslämnare

Företagsnamn: Ange företagsnamn

Organisationsnummer: Ange organisationsnummer

Kontaktperson: Ange namn

Tel, kontaktperson: Ange tel nr

Mailadress, kontaktperson: Ange mailadress

3. Anbudspris

Timpris för offererad konsult: Ange anbudspris

4. Sekretess

Beskriv och motivera eventuella delar av anbudet som ni vill sekretessbelägga

Ange beskrivning här

5. Acceptans av krav

Genom att leverantören skickar in anbud bekräftar leverantören samtidigt att samtliga krav i denna förfrågan uppfylls och accepteras i sin helhet.

4. Leveransavtal

Anmärkning: Texter markerade med kursiv text och blå teckenfärg kommer att fastställas i samband med upprättandet av leveransavtalet.

1. Ramavtal

Ramavtal: UH-2020-387

2. Leveransavtal

Leveransavtalets namn/beskrivning: <Projektledning Raindance>

3. Avtalsparter

Beställaren
Sundsvalls kommun, xxx.xx. 212000-2411
<ange avtalsansvarig>
<ange mailadress>
<ange tel nr>

Leverantören
Leverantör, xxx.xx. XXXXXX-XXXX
Avtalsansvarig
Mailadress
Tel nr

4. Kontraktshandlingar

Vid motstridiga uppgifter i kontraktshandlingarna gäller de i följande ordning:

1. Detta leveransavtal

2. Avropsförfrågan

3. Ramavtal

4. Leverantörens avropssvar inklusive bilagor och eventuella kompletteringar.

5. Avtalstid och omfattning

Löpande avtal

• Avtalstiden kommer att vara from 2022-06-01 till 2025-01-31 under förutsättning att avtalet har undertecknats av båda parter.

• Båda parter har möjligheten att initiera en dialog om förändringar av omfattning i avtal under avtalets gång.

• Kommunen äger rätt att säga upp avtal rörande detta avrop med två månaders varsel.

6. Prissättning

Löpande räkning
Anbudspriset skall anges som timpris för att utföra tjänsten inklusive alla kostnader för att utföra uppdraget och anges i (SEK), exklusive mervärdesskatt.

Timpris: <ange timpriset>

7. Leveransvillkor

Leverans av tjänster
Leveransort Sundsvall

8. Åtagande

Leverantören åtager sig att leverera i enlighet med ramavtalet, detta leveransavtal, förfrågan och leverantörens avropssvar.

9. Tvist

Se ramavtal.

10. Uppsägning

Se ramavtal.

11. Fakturering och betalning

Se ramavtal.

12. Bilagor

• Ramavtalet som avropet baseras på

Av detta avtal har två likalydande exemplar upprättats varav parterna tagit var sitt.

Sundsvall den____________________	Ort och datum____________________
SUNDSVALLS KOMMUN	Leverantören
________________________________	________________________________
Namnteckning	Namnteckning
________________________________	________________________________
Namnförtydligande	Namnförtydligande