Kävlinge kommun (org nr 212000-1058) Kommunikationsavdelningen
1(11)
2021-09-14 |
Kävlinge kommun (org nr 212000-1058) Kommunikationsavdelningen
244 80 Kävlinge
Tel. 000-00 00 00
Mejl: xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx
Anbudsförfrågan intranätprodukt med SLA för intranät och extern webbplats
Kävlinge kommun, org. nr 212000–1058
Syfte och omfattningen av förfrågan
Upphandling av intranätplattform för implementering på lokal Sitevision-server. Intranätlösningen ska utgöra navet i verksamheternas digitala arbetsplats och koppla samman digitala verktyg genom bland annat integration mot filytor i SharePoint andra M365-applikationer så som Teams.
Omfattningen i detalj framgår av upphandlingsdokumenten.
Upphandlingen omfattar en komplett intranätprodukt (produkten) med integration mot SharePoint- filytor samt Microsoft 365-applikationer (Teams, To do, Outlook) till fastpris. Intranätet ska ligga på en lokal Sitevision-server och nyttjas av cirka 2200 medarbetare fördelade på fem sektorer: omsorg, utbildning, arbetsliv och fritid, samhällsbyggnad samt styrning och stöd.
Kunden vill också teckna ett tillhörande underavtal med samma leverantör avseende service, underhåll och utveckling (SLA) som omfattar såväl det nya intranätets CMS och externa webbplatsen xxxxxxxx.xx som kommer att ligga på samma server lokalt.
Inför lansering och innan godkänd slutleverans, ska leverantören utan extra kostnad erbjuda kunden informations- och utbildningsinsatser så att IT-team, intranätadministratörer och redaktörer ska kunna
utnyttja systemets fulla potential för alla funktioner. Plattformens funktionalitet och leverantörens omdöme, kunskap och erfarenhet ska ligga till grund för innehållet i utbildningen. Dokumentationen ska vara lättillgängligt, självinstruerande och med olika möjligheter till självhjälp även efter utbildnings- tillfället.
Utbildningsinsatserna genomförs på distans via exempelvis Teams eller Zoom och beräknas ta cirka 6-8 timmar för samtliga målgrupper. Antal deltagare per utbildningstillfälle är cirka 2-3 stycken ur IT-teamet, 4 stycken intranätadministratörer och 12-15 redaktörer.
☑ Leverantören ska bifoga en produktspecifikation för sin intranätpaketlösning som offereras till anbudet, inkl. optioner på moduler och funktionalitet.
Intranätet
Det färdiga intranätet ska möta Kävlinge kommuns grafiska manér vad gäller exempelvis färgval, grafiska element och logotyp.
Produkten ska möta eller överskrida lagkraven på myndigheter för digital tillgänglighet enligt webbdirektivet WCAG vad gäller design, funktionalitet och kod.
Användare ska enkelt kunna se nya inlägg och chattar från Teams som notiser och länka till Teamsytor.
Användare bör kunna se sina senaste dokument och filer från applikationerna OneNote, Excel, PowerPoint och Word direkt i användargränssnittet.
Användare ska se sina To Do poster direkt i användargränssnittet. Användare ska ta del av dagens kalenderposter från Outlook.
Filer och mappstrukturer i SharePoint, där kunden lagrar sina filer, ska kunna återges och nås direkt via intranätet oavsett enhet, webbläsare eller operativsystem.
Användarnas startsida ska bestå av bland annat ett sektorsspecifikt nyhetsflöde. Detta är komponerat av centrala nyheter + sektorsspecifika + verksamhets-/avdelningsspecifika nyheter och kan därför variera beroende på användare utifrån dennes organisationstillhörighet.
Det ska vara möjligt för administratörer och huvudredaktörer att lyfta/pinna minst en nyhet i flödet som då tar större plats än ordinarie nyheter i flödet.
Det bör i nyhetsflödet framgå vilken sektor som publicerat nyheten och redaktörer ska ha sin egen sektor som förvald, med möjlighet att ändra till annan sektor innan publicering vid behov.
Det ska finnas en sökruta tillgänglig oavsett var på intranätet du är.
Sökresultatet ska visa och filtreras på: innehållssidor, i andra hand nyhetsartiklar, i tredje hand personer och i fjärde hand filtyp. Det bör vara enkelt att urskilja och få en överblick över de olika typerna posterna, exempelvis genom ikoner eller olika flikar.
Alla sidor ska ha en återkopplingsmodul direkt på sidan så att användare kan ge feedback på om innehållet var till hjälp (JA) eller inte (NEJ varvid man kan beskriva problemet och skicka in kommentar).
Det ska vara möjligt att skapa och publicera viktigt meddelande till allmänheten (VMA) samt service- och driftmeddelanden som slår igenom för alla användare eller endast en specifik sektor/verksamhet.
Artiklar och innehållssidor ska ha lyssnafunktionalitet via ReadSpeaker.
Redaktörer ska kunna nyttja bilder och filmer i artiklar eller på sidor direkt ur bildbanken Mediaflowpro.
Alla användare ska ha en öppen profilsida där samma information som är tillgänglig i bland annat Outlook och Teams då en klickar på användarens namn (profilbild, namn, titel, sektor, kontaktuppgifter och chef) framgår.
Information på profilsidan ska hämtas från AD:et och kan inte ändras på intranätet. Däremot bör användaren själv kunna skriva en kort text om sina huvudsakliga uppgifter och ansvarsområden för att bli sökbar om någon önskar komma i kontakt med en.
Användarna ska ha access till menyn ”Mina verktyg” (länkar till andra verksamhetssystem och webbplatser) ”Sidor jag följer” oavsett var på intranätet de befinner sig, dvs. inte endast på startsidan. Det ska också gå att skräddarsy grunden för verktygsmenyn centralt så att den är sektorsspecifik.
Därefter kan användare söka efter och addera egna verktyg efter tycke och smak.
”Xxxx verktyg” ska administreras centralt av administratörer och huvudredaktörerna utifrån sektorstillhörighet och kommer med andra ord förvalt. Användare ska dock kunna addera och ta bort egna genvägar till verksamhetssystem och webbplatser till sin verktygslåda, efter behov.
På en innehållssida ska användaren kunna ange om en önskar följa innehållet, exempelvis genom att klicka på ”Följ denna sida” samt kommentera på innehållet direkt på sidan varvid publicerande redaktör får en notis. Medarbetare bör kunna svara på varandras inlägg (tråd) för att uppmuntra kollegialt lärande.
Vid kommentar ska namn, titel och profilbild, om detta finns, synas.
På en artikelsida ska användaren kunna kommentera direkt på artikelinnehållet, varvid publicerande redaktör får en notis, och kunna uttrycka medhåll exempelvis genom hjärta eller tummen upp. Vid kommentar ska namn, titel och profilbild, om detta finns, synas.
Intranätet ska vara tillgängligt på kommunens smarttelefoner (tjänstetelefoner) och surfplattor (exempelvis iPads som förtroendevalda lånar) direkt via till exempel applikation och ikon på hemskärmen/skrivbordet där medarbetaren bör kunna se om hen har notiser, exempelvis vid viktig service- och driftmeddelanden eller olästa nyheter från sitt nyhetsflöde.
Underhåll, utveckling och uppdateringar
Leverantören ansvarar för underhåll, utveckling, uppdateringar/releaser, nya versioner mm av systemet. Dessa tjänster ska ske inom ramen för SLA.
Kommunikation i anslutning till underhåll eller uppdateringar:
• Leverantören av systemet ska alltid informera ansvarig systemförvaltare och kommunikations- avdelningen om eventuella uppdateringar och förändringar i god tid innan (>3 arbetsdagar) genomförandet.
• Vid risk för större driftstörningar, ska systemförvaltare och kommunikationsavdelningen informeras i mycket god tid innan (<10 arbetsdagar)
Kävlinge kommun har idag licenskostnader för nuvarande Sitevision-intranät motsvarande cirka 2000 användare i en SiteVision 4.5.6. on-premise-lösning. Denna kostnad räknar vi med fortlöper även om CMS-version och design förändras.
Licenskostnader omfattas inte av denna direktupphandling. Årskostnad betalar kunden direkt till Sitevision, men vi önskar gärna att leverantören kan bistå i säkerställa ett fördelaktigt pris om möjligt.
Leverantör ska ange den Sitevision-licenskostnad för 2200 användare (+/- 10%) som de kan erbjuda kund, utöver anbudet som omfattar fastpris för intranätlösning och SLA.
Behörigheter och målgruppsstyrtinnehåll via systemintegration
Systemet ska kunna kopplas samman med och hämta information från kommunens befintliga AD och Microsoft 365. Behörigheter och personifierat innehåll i efterfrågat system ska styras med hjälp av dessa.
Integration mot Kävlinge kommuns AD för samtliga användare och roller ska ingå i kostnaden för intranätprodukten och löses i samverkan mellan leverantör och BKS IT-teamet. Den data som systemet bör kunna inhämta är: profilbild, namn, titel, sektor/förvaltning, avdelning, närmsta chef och kontaktuppgifter.
Systemet beräknas omfatta cirka 2200 anställda, +/- 10% då medarbetare kommer och går.
Installation av intranätprodukten på lokal server ska ingå och ske i samverkan mellan leverantör och kommunens IT-team. Om uppgradering av Sitevision-version för xxxxxxxx.xx krävs för att möjliggöra installation på samma server, ska det genomföras i samarbete med kommunens IT-team kostnadsfritt.
Systemet med efterfrågade funktioner ska fungera med både stationär dator/laptop och mobila enheter utrustade med antingen operativsystemet Android eller iOS och fungera i webbläsarna Chrome, Edge och Safari samt operativsystemen Windows och macOS.
Leverantören behöver vara behjälplig i samband med systemintegrationen mot Microsoft 365 som är en förutsättning för att kunna nyttja intranätets fulla potential. Detta blir en tillkommande kostnad, utöver anbudsunderlaget som omfattar intranätprodukten och SLA.
Leverantören ska utifrån tidigare erfarenheter i anbudet specificera antal timmar och timkostnad för att verkställa M365-integrationen inklusive nödvändig handledning och dialog med Kävlinge kommuns underleverantör av M365 samt kommunens IT-team.
Observera att i verkställandet ingår att handleda IT-teamet och Tele 2 (underleverantör till IT-teamet) i
deras arbete över telefon, Teams eller mejl utöver det egna CMS-utvecklingsarbetet och SLA. Detta då IT- teamet/Tele 2 saknar den erfarenhet och kompetens som krävs för att verkställa integrationen mellan Microsoft 365 och Sitevision.
ReadSpeaker
Tillgänglighet och säkerhet
Systemet ska hämta användarinformation från AD:et en gång per dygn för att säkerställa att nya medarbetare får tillgång till systemet, medarbetare som bytt tjänst får sin behörighet reviderad och före detta anställda inte längre har access.
Alla medarbetare ska nå intranätet utan krångel eller krav på extrainloggning från alla betrodda enheter och nätverk, även utanför kommunens nätverk.
Vid inloggning från övriga enheter eller nätverk görs detta från xxxxxxxx.xxxxxxxx.xx och same sign-on som till kommunnätverket och användarens IT-konto hos Kävlinge kommun.
SLA
I SLA ska två CMS-uppgraderingar samt 24 support- och utvecklingstimmar per år ingå. Uppgraderingarna och timmarna förfogar kunden fritt över och omfattar såväl xxxxxxxx.xx som kommande intranät.
SLA-support ska vara tillgänglig under normal arbetstid helgfria vardagar via en webbportal, ärendehanteringssystem, telefon eller e-post. Språket i supporten ska vara på svenska. Responstiden från det att kunden tagit kontakt till återkoppling från utvecklarna/ supporten ska ske inom 24 timmar, helgfria vardagar.
Kundservice utöver de 24 SLA-timmarna ska utan merkostnad omfatta:
• Mottagning och loggning av ärenden avseende frågor, fel, idéer om förändringar, önskemål om uppgraderingar, et cetera.
• Allmän information om systemet.
• Råd om användningen av systemet, dock inte utbildning.
• Besvarande av enklare handhavandefrågor.
• Ta emot offertförfrågningar och förmedla offertförslag till kund
Personuppgiftsbiträdesavtal
Leverantören får endast behandla data i den utsträckning det är nödvändigt för tillhandahållandet av tjänsten. Leverantören har aldrig rätt att lämna ut, bearbeta eller på annat sätt använda kundens data utan skriftlig överenskommelse med kunden. Detta åtagande gäller utan begränsning i tiden.
Ett personuppgiftsbiträdesavtal (PUB) ska upprättas mellan kund och leverantör. Mall för PUB-avtal bifogas anbudsunderlaget.
Krav på leverantören
Leverantören bör vara medlem i Sitevisions partnerprogram och som lägst ha Sitevision partner value score (SPVS) 300, motsvarande nivå Silver.
Vidare så ska leverantören ha:
• F-skatt
• fullgjort sina åtaganden avseende skatter och arbetsgivaravgifter
• god, ekonomisk stabilitet
• en tydlig projektmetodik
• supportportal eller motsvarande sätt för kund att följa sina ärenden och status på dessa
• teknisk kompetens och dokumenterad erfarenhet av Microsoft 365-Sitevision-lösningar
☑ Leverantören ska specificera sin projektmetodik i anbudet samt bifoga en övergripande, preliminär implementering-införandeplan.
☑ Leverantören ska bifoga minst 2 referensuppdrag från de tre senaste åren, inklusive kontaktuppgifter.
Respektive referensuppdrag ska vara max 2 A4-sidor, exklusive bilder. I referensuppdragen ska det framgå att uppdraget och dess omfattning är likvärdigt med denna anbudsförfrågan.
• Bilaga Kravspecifikation
Senast datum för att komma in med anbud
Kontaktuppgifter
Kävlinge kommun Sektor Styrning och stöd
Digital kommunikatör och projektledare Xxxxxxxxx Xxxxxxxx E-post: xxxxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxx.xx
Upphandlingsförfarande
Upphandlingen genomförs som en konkurrensutsatt direktupphandling.
Anbud kan endast lämnas för önskat uppdrag i sin helhet.
Frågor
I de fall Leverantören upplever anbudsförfrågan som oklart eller har frågor om direktupphandlingen, ställs frågor skriftligt till angiven kontaktperson. Beställaren kommer att besvara frågor löpande och göra dem tillgänglig till samtliga tillfrågade leverantörer. Endast skriftliga “frågor & svar” är bindande.
Inkomna frågor och svar kommer att finnas tillgängliga till och med sista oktober på kommunens webbplats: xxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx-xxxxxxxx
Sista dag för att ställa frågor är 2021-10-04
Avtalsperiod
Avtalstiden är fyra år. Från 2021-11-01 till och med 2025-11-01.
Leveranskontroll och leveransgodkännande
Systemet intranät ska vara integrerat, implementerat och kunna nyttjas av Kommunen senast den 2022-06-11. Det innebär att eventuella utbildningsinsatser och dokumentation också ska vara avklarat och överlämnat vid tidpunkten.
Avtalad leveransdag inträder dagen efter Kommunens leveranskontrollperiod upphört. Avtalad leveransdag är den dag tjänsten ska vara installerad och kunna nyttjas fullt ut av Kommunen och användare.
Leverantörens kontaktuppgifter
Pris
Kommunen önskar att få ett fast pris på tjänsten Sitevision-intranät on-premise:
☑ Engångssumma för produkten enligt omfattning och kravställning.
☑ SLA som omfattar både husen på Sitevision-servern (kommande intranät samt nuvarande webbplats xxxxxxxx.xx) enligt kravställning
Option:
Kommunen önskar att uppskattat pris på:
☑ Timkostnad och uppskattat antal timmar implementering och stöd i samband med M365-integration
☑ Sitevision-licenskostnad för 2200 intranätanvändare (+/- 10%) via leverantören
☑ Timpris för eventuella tilläggsuppdrag utöver kravställningen och anbudsunderlagets omfattning..
I priset ska eventuella resekostnader, logi samt övriga förenade kostnader med uppdraget ingå. Eventuella tilläggsuppdrag kräver beställarens skriftliga godkännande.
Leverantörens anbud ska omfatta:
• Bifogad produktbeskrivning av intranätlösning
• Bifogad övergripande preliminär implementering-införandeplan.
• Bifogad kravspecifikation vilken ska vara komplett.
• Bifogade av minst två referensfall à max 2 A4-sidor, exkl. bilder, av likvärdiga uppdrag.
• Angivna prisbilder intranätprodukt och SLA.
• Angivna prisbilder på optioner: M365-integration och timpris tilläggsuppdrag.
För att gå vidare till utvärderingen ska samtliga efterfrågade bilagor inkommit i tid, vara komplett ifyllda och beskrivna på ett för förståeligt vis.
Leverantören ska vara beredd att kunna köra en demovisning av systemet om så önskas.
Anbud utvärderas med utgångspunkt att anta det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga utifrån ett så kallat ”jämförelsetal”. Leverantören vars anbud gett högst jämförelsetal tilldelas kontraktet, förutsatt att anbudet ryms inom Kävlinge kommuns avsatta budget.
Så beräknas jämförelsetalet
Anbudssumman fastpris intranät och årskostnad SLA ger poäng.
Lägst prisbild ger 10 poäng, näst lägst 8 poäng och så vidare.
Anbudssumman M365-integration och tilläggsuppdrag beräknat på 20 timmar.
Lägst prisbild ger 10 poäng, näst lägst 8 poäng och så vidare.
De poängsatta kravställningarna (se bilaga) ger också poäng, förutsatt att anbudet och produkten omfattar dem.
Respektive viktning och poäng per kravpost framgår av bilagan ”Kravställning och viktade poäng_KAV Intranät” (Excelfil)
Totalpoängen blir jämförelsetalet och det anbud med högst jämförelsetal anses vara det ekonomiskt mest fördelaktiga och kommer att tilldelas kontraktet.
Vid lika jämförelsetal sker förhandling om pris med de anbudsgivare som fått samma jämförelsepris. Prisförhandlingen är sluten och sker som mest vid två tillfällen, därefter sker lottning. Anbudet med det högsta jämförelsetalet är det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.
Beställaren förbehåller sig rätten att förkasta inkomna anbud, utan att ersätta kostnaden i samband med anbudsgivningen om anbuden inte uppfyller ställda krav, om offerten inte resulterar i tillräcklig konkurrens eller överskrider de anslag som reserverats för ändamålet.
Beställaren äger även rätt att avbryta offertförfrågan om omständigheter inträffar som väsentligen påverkar eller förändrar förutsättningarna för offertförfrågans fullföljande.
Enligt Leverantörens specificerade priser för vara/tjänsten. Antagen priskonstruktion ska gälla för hela avtalsperioden inklusive eventuell förlängning. Samtliga priser med anbudet förenade kostnader ska ingå i priset.
Överstigande eventuell arbetstid och restid, utöver vad som offererats och avtalats mellan parterna, faktureras som tillkommande arbete dock ej utan Beställarens skriftliga godkännande.
Alla priser är exklusive mervärdesskatt.
Betalningsvillkor och administrativa avgifter
Betalning sker trettio (30) dagar efter ankomststämplad och godkänd leverans och faktura. Fakturan ska vara i SEK. Fakturerings-, påminnelseavgifter eller andra ej överenskomna avgifter accepteras inte.
Eventuell dröjsmålsränta debiteras enligt gällande räntelag.
Order-, expeditions-, faktureringsavgifter eller andra liknande avgifter accepteras inte.
Fakturans innehåll
E-faktura:
Kävlinge kommuns VAN operatör för e-fakturor är InExchange xxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx Organisationsnummer: 212000-1058
Xxxxxxx.xx: SE212000105801
Elektronisk adress: GLN/EAN: 7362120001057 Filformat: Svefaktura1.0
PEPPOL-ID är: 0007:2120001058 , filformat PEPPOL BIS Billing 3 Referensnummer (sju siffror): 1500004
Fakturan ska innehålla beskrivning/specificering av uppdraget som kommunen använt.
Hänvisningar i anbudet till generella villkor, såsom allmänna branschbestämmelser, allmänna villkor, eller dylikt gör inte sådana villkor till avtalsinnehåll, även om anbudet innehåller sådana anvisningar och anbudshandlingen som sådan läggs med som bilaga till avtalet.
Leverantören får inte utan Beställarens skriftliga godkännande, i förväg, byta ut personer i uppdraget.
Underleverantörer
Leverantören får inte utan Beställarens skriftliga medgivande anlita underleverantörer för att utföra del av eller hela uppdraget, inte heller byta ut i kontraktet definierade underleverantörer.
Leverantören ansvarar för av underleverantör utför arbetet som för eget arbete.
Beställaren ska ha full nyttjanderätt till resultatet av uppdraget. Detta innebär att Beställaren har rätt att framställa exemplar av arbetsresultat i såväl ursprungligt som av Beställaren ändrat skick. Med undantag av indispositiv immaterialrätt har Beställaren, nu och i framtiden, rätt att utan ersättning fritt använda idéer och andra förslag i dokumenterad form som kommer fram inom ramen av uppdraget.
Ändringar och tillägg
Ändringar och tillägg till avtalet ska för sin giltighet skriftligen vara godkänd av båda parterna.
Avtal får inte överlåtas utan motpartens skriftliga tillstånd därtill.
Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de sinsemellan i följande ordning:
1. Skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal
2. Detta avtal inklusive bilagor
3. Eventuella skriftliga förtydliganden till anbudsförfrågan med eventuella bilagor
4. Anbudsförfrågan med eventuella bilagor
5. Eventuella skriftliga förtydliganden till Leverantörens anbud i tidsordning
6. Leverantörens anbud
Om parts fullgörelse av detta avtal förhindras eller blir oskäligt betungande till följd av omständigheter utanför hans kontroll som han inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid avtalets tillkomst och vars följder han inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit eller på grund av att hans underleverantör förhindras fullgöra sin leverans på grund av omständigheter som här angivits ska detta utgöra befrielsegrund som medför framflyttning av tidpunkt för prestation och befrielse från vite och andra påföljder. Om avtalets fullgörande till väsentlig del förhindras för längre tid än tre månader på grund av viss ovan angiven omständighet äger part, utan ersättningsskyldighet, skriftligen frånträda avtalet. Om det föreligger omständigheter som kan föranleda tillämpning av denna bestämmelse ska motparten omedelbart skriftligen underrättas om detta.
Om Leverantören inte uppfyller angivna krav i Avtalet och Leverantören brister är att anse som väsentliga, har Beställaren rätt att häva Avtalet med omedelbar verkan. Vid en sådan hävning ska Beställaren få ersättning från Leverantören för samtliga kostnader som hävningen medför.
Tvist angående tolkning eller tillämpning av detta avtal ska i första hand lösas genom förhandling mellan parterna. Begäran om omförhandling ska ske så snart det åberopande förhållandet blivit känt för den part som begärt omförhandlingen och befriar inte part från att fullgöra sina avtalsenliga förpliktelser.
Om parterna trots förhandling inte kan komma överens ska tvist angående tolkning och tillämpning av detta avtal och därmed sammanhängande rättsfrågor avgöra tvisten av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk rätt.
Avtalet börjar gälla då avtalet undertecknats av båda parter. Avtalet har upprättats i två originalexemplar, varav parterna tagit var sitt.