GENERELLT BEVARANDE- OCH GALLRINGSBESLUT
Diarienummer AN-04439/18
GENERELLT BEVARANDE- OCH GALLRINGSBESLUT
Bevarande och gallring av handlingar rörande styra, planera och följa upp
Beslutet gäller för
Myndigheter (förvaltningar, bolag och stiftelser) i Göteborgs Stad
Beslutets omfattning
Arkivnämnden har beslutat om bevarande och gallring av handlingar rörande styra, planera och följa upp med stöd av 6 kap. 2 § Göteborgs Stads föreskrifter och riktlinjer om arkiv- och informationshantering.
Beslutet gäller retroaktivt för allmänna handlingar som tillkommit från och med 1 januari 2016. Beslutet får enbart användas inom verksamhetsområde 1 Styra, planera och följa upp.
Datum för beslut
Arkivnämnden 2020-04-22, § 17
Tidigare beslut
Det finns inget tidigare beslut.
Beslutets tillämpning
Myndigheten ska dokumentera och besluta om den praktiska tillämpningen av beslutet i sin dokumenthanteringsplan.
Verkställande av gallring
Gallring utifrån gallringsfristerna i framställan får verkställas under förutsättning att:
• föreskriven bearbetning, redovisning eller kontroll har slutförts
• tidsfrist för revision, taxering eller preskription har gått ut
• betydelsen har upphört för styrkande av rättigheter och skyldigheter samt övrig betydelse från rättslig synpunkt.
Gallringsfrist räknas från utgången av det år handlingen upprättats hos eller inkommit till myndigheten.
Bilaga 1
Handlingar – referensnummer 001
Handlingar som dokumenterar myndighetens/bolagets direkta styrning |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Bevaras |
Beskrivning Göteborgs Stads styrande dokument ger förutsättningar för att göra rätt saker på rätt sätt. De anger vad nämnder, styrelser, förvaltningar och bolag ska göra. Kommunfullmäktiges budget är det viktigaste styrdokumentet för Göteborgs Stads nämnder och bolag. Styrningen regleras i kommunallagen (2017:725) som reglerar kommunens organisation och ansvarsområden. För att uppnå den politiska viljan tar Göteborgs Stad fram egna styrande dokument i syfte att leda och styra arbetet i organisationen. Dessa dokument kan vara av två slag; dels planerande styrande dokument som främst styr vad organisationen ska göra i framtiden. Dels reglerande styrande dokument som är normativa till sin karaktär genom att ange hur verksamheten ska utföra sitt arbete och förhålla sig till varandra samt till invånare, brukare och kunder. Planerande och reglerande styrande dokument kan gälla för en enskild nämnd eller bolagsstyrelse, eller gälla flera eller samtliga. Den övergripande styrningen genererar en stor mängd allmänna handlingar. Viktiga styrdokument inom en myndighet är exempelvis bokslut, årsredovisning, samt mål- och inriktningsdokument som i sin tur sedan ligger till grund för myndigheternas interna ledningsarbete. Nämnd beslutar om styrande dokument som kommunfullmäktige delegerat genom nämndens reglemente eller genom särskilt beslut (Kommunallagen 5 kap 2 §). Bolagsstyrelse beslutar om styrande dokument som kommunfullmäktige delegerat genom bolagsordning, ägardirektiv eller genom särskilt beslut. Reglementen, ägardirektiv och bolagsordningar anger ändamål och uppdrag för verksamheten men grunduppdragen regleras till stor del av lagstiftning och övriga författningar. Reglerande styrande dokument anger hur verksamheterna ska utöva sitt uppdrag Oavsett myndighetens uppdrag förekommer och används handlingarna på ett likartat sätt. |
Motivering Handlingarna ska bevaras eftersom de behövs för förvaltning, rättskipning och allmänhetens rätt till allmänna handlingar. De bedöms också vara av allmänkulturellt historiskt intresse. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar som dokumenterar det politiska ledningsarbetet kan tillkomma under verksamhetsområde 1. Styra, planera och följa upp och då framför allt i processerna |
1.1 Utföra politiskt ledningsarbete 1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten 1.3 Utföra internt ledningsarbete 1.4 Utveckla verksamheten |
Exempel på handlingstyper • Beslut, nämnd • Kollektivavtal • Nämndreglemente • Revisionsberättelse nämnd/styrelse • Verksamhetsplan |
Handlingar – referensnummer 002
Handlingar som dokumenterar myndighetens/bolagets operativa ledning |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Bevaras |
Beskrivning Myndigheterna har en viktig roll som samverkansparter med olika organisationer och andra myndigheter. Myndighetens roll som arbetsgivare gällande samverkan och förhandling ger också upphov till viktiga handlingar. För att uppnå den politiska viljan tar Göteborgs Stad fram egna styrande dokument i syfte att leda och styra arbetet i organisationen. Dessa dokument kan vara av två slag; dels planerande styrande dokument som främst styr vad organisationen ska göra i framtiden. Dels reglerande styrande dokument som är normativa till sin karaktär genom att ange hur verksamheten ska utföra sitt arbete och förhålla sig till varandra samt till invånare, brukare och kunder. När ett reglerande styrande dokument antas tydliggörs den politiska viljans normgivning som vänder sig inåt till organisationen. Dokumenten anger värderingar och grundprinciper för att styra medarbetarnas agerande respektive ramarna för handlingsutrymmet i en viss fråga. • Policy är ett dokument som anger grundprinciper och/eller värderingar för att styra och vägleda organisationens agerande inom ett visst område. • Riktlinjer beskriver hur något ska göras för att vi ska agera korrekt i den befintliga verksamheten så att den bedrivs effektivt, rättssäkert och med kvalitet och även säkrar en likvärdig och icke-diskriminerande verksamhet. • Regler är en samling bestämmelser som ska sätta exakta gränser för verksamhetens handlande. Regler anger i detalj vad som gäller inom ett visst område. • |
• Anvisning beskriver på vilket sätt något ska göras och innehåller konkret vägledning om hur verksamheten eller arbetsuppgifter inom ett område ska utföras. • Rutin anger ett bestämt arbetssätt. Den beskriver konkret hur man ska göra i en viss situation. • Instruktion beskriver ett sätt att utföra en enskild aktivitet eller ett moment inom en viss arbetsuppgift. Ovanstående dokument är arbetsrelaterade dokument som ska hjälpa medarbetaren att utföra sitt arbete i linje med de styrande dokumenten. Ibland kan det även vara relevant att myndigheten/bolaget tar fram stödjande dokument som mallar, handböcker, blanketter, formulär, processkartor som kompletterar de reglerande styrande dokumenten. Oavsett myndighetens uppdrag förekommer och används handlingarna på ett likartat sätt. |
Motivering Handlingarna ska bevaras eftersom de behövs för förvaltning, rättskipning och allmänhetens rätt till allmänna handlingar. De bedöms också vara av allmänkulturellt historiskt intresse. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar som dokumenterar övergripande styrning kan tillkomma under verksamhetsområde 1. Styra, planera och följa upp och då framför allt i processerna 1.1 Utföra politiskt ledningsarbete 1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten 1.3 Utföra internt ledningsarbete 1.4 Utveckla verksamheten 1.5 Hantera revision och granskning 1.6 Samverka och förhandla som arbetsgivare 1.10 Samverka med andra organisationer |
Exempel på handlingstyper • Dokumenthanteringsplan • Riktlinjer • Risk- och sårbarhetsanalys/bedömning • Uppdragshandling |
Handlingar – referensnummer 003
Handlingar som dokumenterar övergripande styrning, planering och uppföljning av administrativ karaktär |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Gallras 2 år efter upprättande |
Beskrivning Handlingar som uppkommer i samband med nämnd- eller styrelsearbetet vid en myndighet eller ett bolag. Dessa handlingar är vanligtvis administrativa handlingar i form av exempelvis möteskallelser eller en lista över sammanträdestider som har ett kortsiktigt värde för myndigheten/bolaget efter det att mötet har ägt rum. Inom alla myndigheter oavsett uppdrag finns stort behov av möten inom de egna enheterna och tvärfunktionellt mellan enheter. Det är vanligt förekommande med mer eller mindre tillfälliga arbetsgrupper. Det skickas ibland ut kallelser med dagordning till mötena, ofta via epostsystemets kalender. Dessa grupper genererar ofta mötesanteckningar av operativ karaktär, där man beskriver vad man kommit fram till under ett möte och som antecknas för att delges dem som var frånvarande på mötet. |
Motivering Handlingarna ska gallras 2 år efter upprättande eftersom den centrala informationen framkommer i andra dokument. Det kan finnas ett behov att gå tillbaka i dessa handlingar under en viss tid för att kunna se vilka som exempelvis var kallade till ett möte. Handlingar rörande mötesadministration och mötesdokumentation som inte är på ledningsnivå behöver bevaras under den tid då informationen är aktuell och efterfrågas i verksamheten. Information som leder fram till beslut eller ingår i myndighetens ärenden dokumenteras och bevaras i beslut och andra diarieförda handlingar. Handlingarna bedöms efter denna tid inte ha någon betydelse för verksamheten, rättskipningen eller allmänheten. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar av administrativ karaktär som dokumenterar det politiska ledningsarbetet kan tillkomma under verksamhetsområde 1. Styra, planera och följa upp och då framför allt i processerna 1.1 Utföra politiskt ledningsarbete 1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten 1.3 Utföra internt ledningsarbete 1.4 Utveckla verksamheten 1.6 Samverka och förhandla som arbetsgivare |
• Anmälan till möte
• Kallelser med dagordning
• Lista över sammanträdestider, nämnd/styrelse
• Mötesanteckningar
Handlingar – referensnummer 004
Handlingar av rutinmässig karaktär som dokumenterar övergripande styrning, planering och uppföljning |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Gallras när handlingen upphört att gälla och/eller ersatts av ny handling förutsatt att myndigheten inte längre har användning för den |
Beskrivning Handlingarna är av rutinmässig karaktär och dokumenterar en myndighets/bolags övergripande styrning och planering. Informationen återfinns i andra dokument eller har ersatts av nya versioner av samma handlingstyp och behövs således inte längre för varken verksamhet eller andra aktörer. |
Motivering Handlingarna ska gallras eftersom informationen sparas på annan plats, eller ersätts av en ny version. De bedöms heller inte ha något värde för verksamheten, rättskipningen, allmänheten eller forskningen. Vissa förvaltningar eller bolag har olika behov av att bevara dessa handlingar en viss tid och därmed blir gallringsfristen olika här (i vissa fall) och till vissa typer av handlingar. Gallras vid inaktualitet är vad som föreslås i Bevara eller gallra. Gallringsråd för lednings- och stödprocesser i kommuner, landsting och regioner, nummer 1, utgiven av Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor, utgiven 2010, sidan 42. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar som dokumenterar övergripande styrning av rutinmässig karaktär kan tillkomma under verksamhetsområde 1. Styra, planera och följa upp och då framför allt i processerna 1.1 Utföra politiskt ledningsarbete 1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten 1.3 Utföra internt ledningsarbete 1.4 Utveckla verksamheten |
• Lathundar
• Manualer
• Rutinbeskrivningar
Handlingar – referensnummer 005
Handlingar rörande nämnd- och styrelsearbete av administrativ karaktär |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx |
Beskrivning Handlingarna rör nämndens/styrelsens arbetsform, och är inte direkt kopplade till de förtroendevalda församlingarnas uppdrag. Arbetsformerna är reglerade i nämndens reglemente. Handlingarnas funktion är att beskriva och dokumentera hur sammanträdena ska och har bedrivits vad gäller form och förutsättningar, inte vilka beslut som tagits av nämnden eller styrelsen. Oavsett myndighetens uppdrag förekommer och används handlingarna på ett likartat sätt. |
Motivering Handlingarna ska bevaras eftersom de behövs för förvaltning, rättskipning och allmänhetens rätt till allmänna handlingar. De bedöms också vara av allmänkulturellt historiskt intresse. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar som dokumenterar övergripande styrning av rutinmässig karaktär kan tillkomma under verksamhetsområde 1. Styra, planera och följa upp och då framför allt i processerna 1.1 Utföra politiskt ledningsarbete 1.2 Planera, förvalta och följa upp verksamheten |
Exempel på handlingstyper • Arvodesbestämmelser • Avsägelser • Nomineringar |
Handlingar – referensnummer 006
Handlingar som dokumenterar det systematiska arbetsmiljöarbetet |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx |
Beskrivning Handlingarna tillkommer i det systematiska arbetsmiljöarbetet som innebär att undersöka, genomföra och följa upp verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Arbetsmiljöfrågorna ska vara inordnade i den normala verksamheten och även omfatta psykologiska och sociala förhållanden på arbetsplatsen. Alla arbetsgivare måste enligt lag bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete. |
Motivering Handlingarna ska bevaras eftersom de behövs för förvaltning, rättskipning och allmänhetens rätt till allmänna handlingar. De bedöms också vara av allmänkulturellt historiskt intresse. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar som dokumenterar det systematiska arbetsmiljöarbetet kan tillkomma under verksamhetsområde 1. Styra, planera och följa upp och då framför allt i processen 1.7 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete |
Exempel på handlingstyper • Anmälan om skyddsombud • Arbetsmiljöprotokoll • Arbetsmiljöutredningar • Riskanalys, arbetsmiljö |
Handlingar – referensnummer 007
Handlingar som dokumenterar enkäter och remisser |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx |
Beskrivning Handlingar som dokumenterar enkäter, som är av betydelse och anknyter till myndighetens verksamhet kan i vissa fall komma att ligga till grund för myndighetens arbete internt. Enkäterna ska bevaras eftersom det kan finnas ett behov av att gå tillbaka för att se denna information. En remiss är en del i en myndighets beredning i ett ärende, vilket innebär att en utredning, ett förslag eller liknande skickas ut för att inhämta synpunkter från olika berörda instanser. Handlingar som beskriver remisser som myndigheten skickar till andra myndigheter eller remisser som myndigheten själv besvarar ska bevaras, eftersom det är viktigt att kunna gå tillbaka för att exempelvis se svarsfrekvensen eller liknande. Oavsett myndighetens uppdrag förekommer och används handlingarna på ett likartat sätt. |
Motivering Handlingarna ska bevaras eftersom de behövs för förvaltning, rättskipning och allmänhetens rätt till allmänna handlingar. De bedöms också vara av allmänkulturellt historiskt intresse. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar som dokumenterar enkäter kan tillkomma under verksamhetsområde 1. Styra, planera och följa upp och då framför allt i processen 1.8 Besvara remisser och enkäter |
Exempel på handlingstyper • Enkät, som anknyter till verksamheten • Enkätsvar • Hälsoenkät, resultat • Medarbetarenkät |
Handlingar – referensnummer 008
Handlingar som dokumenterar det systematiska brandskyddsarbetet |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Xxxxxxx |
Beskrivning Systematiskt brandskyddsarbete innebär att myndigheten planerar, utbildar, dokumenterar, kontrollerar och följer upp brandskyddsarbetet i en byggnad eller verksamhet. Alla ägare och nyttjanderättshavare till byggnader och anläggningar är skyldiga att vidta tillräckliga åtgärder för att förebygga brand samt förhindra och begränsa skadorna om en brand skulle uppstå. I Statens räddningsverks allmänna råd och kommentarer om systematiskt brandskyddsarbete (SRVFS 2004:3) står, mot bakgrund av bestämmelserna i 2 kap 2 § lag (2003:778) om skydd mot olyckor, att det är skäligt att det för varje verksamhet bedrivs ett systematiskt brandskyddsarbete och att detta dokumenteras. Dokumentationen av brandskyddet bör vara tillräcklig för att säkerställa underhåll och att skäliga brandskyddsåtgärder, både tekniska och organisatoriska, vidtas. |
Motivering Handlingarna ska bevaras eftersom de behövs för förvaltning, rättskipning och allmänhetens rätt till allmänna handlingar. De bedöms också vara av allmänkulturellt historiskt intresse. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar som dokumenterar det systematiska brandskyddsarbetet kan tillkomma under verksamhetsområde 1. Styra, planera och följa upp och då framför allt i processerna 1.3 Utföra internt ledningsarbete 1.5 Hantera revision och granskning |
Exempel på handlingstyper • Brandsyneprotokoll • Inspektionsprotokoll • Riskanalys, systematiskt brandskyddsarbete • Skyddsföreskrifter |
Handlingar – referensnummer 009
Handlingar av rutinmässig karaktär som dokumenterar det systematiska brandskyddsarbetet |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Gallras 2 år efter upprättande |
Beskrivning Dessa handlingar utgör endast underlag till annan dokumentation rörande det systematiska brandskyddsarbetet. Informationen finns bevarad i andra dokument eller har ersatts av nya versioner av samma handlingstyp och behövs således inte för varken verksamhet eller andra aktörer. |
Motivering Handlingarna ska gallras 2 år efter upprättande eftersom de utgör underlag till andra handlingar och informationen framkommer där. Handlingarna bedöms i övrigt sakna betydelse för förvaltning, rättskipning och forskning efter denna tid. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar som dokumenterar det systematiska brandskyddsarbetet kan tillkomma under verksamhetsområde 1. Styra, planera och följa upp och då framför allt i processerna 1.3 Utföra internt ledningsarbete 1.5 Hantera revision och granskning |
Exempel på handlingstyper • Checklista, systematiskt brandskyddsarbete |
Handlingar – referensnummer 010
Handlingar som dokumenterar synpunkter och klagomål |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Bevaras |
Beskrivning Handlingar som dokumenterar synpunkter och klagomål ska hjälpa myndigheter att förbättra verksamheten. Handlingarna ankommer på myndigheternas verksamheter och speglar således hur denna uppfattas av bland annat allmänheten. Utredning av avvikelser utifrån klagomål och synpunkter är en del i ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. |
Motivering Handlingarna ska bevaras eftersom de behövs för förvaltning, rättskipning och allmänhetens rätt till allmänna handlingar. De bedöms också vara av allmänkulturellt historiskt intresse. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar som dokumenterar synpunkter och klagomål kan tillkomma under verksamhetsområde 1. Styra, planera och följa upp och då framför allt i processen 1.9 Hantera externa synpunkter och klagomål |
Exempel på handlingstyper • Avvikelserapport, hantering • Klagomål • Synpunkter |
Handlingar – referensnummer 011
Handlingar som dokumenterar synpunkter och klagomål som inte föranleder någon åtgärd |
Förslag till bevarande/gallringsfrist Gallras vid den tidpunkt som myndigheten själv fastställer, dock senast 2 år efter det att ärendet handlingarna hör till har avslutats* |
Beskrivning Handlingar som dokumenterar synpunkter och klagomål ska hjälpa myndigheter/bolag att förbättra verksamheten. Vissa synpunkter och klagomål ankommer inte alls på myndighetens verksamhet och bedöms således inte heller vara av någon större betydelse för densamma. Synpunkter och klagomål hanteras även på olika sätt inom myndigheter och bolag och kan i vissa fall ligga till grund för statistik. |
Motivering Handlingarna ska gallras senast 2 år efter det att ärendet handlingarna hör till har avslutats. Det kan vara intressesant att genomföra eventuella sammanställningar eller liknande av handlingarna för exempelvis olika statistiska ändamål. Förvaltningarna och bolagen har under denna tid även olika behov att spara handlingarna en viss tid för detta ändamål. Därefter saknar handlingarna betydelse för verksamheten, forskningen och allmänheten. *Ingår handlingen i ett diariefört ärende i ett system sker gallringen, efter att gallringsfristen löpt ut, i enlighet med de förutsättningar som är inlagda i systemet. |
Beskrivning av de verksamhetsområden och processer som handlingarna tillhör Handlingar som dokumenterar synpunkter och klagomål kan tillkomma under verksamhetsområde 1. Styra, planera och följa upp och då framför allt i processen 1.9 Hantera externa synpunkter och klagomål |
Exempel på handlingstyper • Klagomål • Svar på synpunkter • Synpunkter |
Bilaga 2
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
001 | Handlingar som dokumenterar myndighetens/bolagets direkta styrning | Bevaras |
Affärsplan | ||
Anslag/Bevis om justering | ||
Beslut om förvaltningschef | ||
Beslut, nämnd/styrelse | ||
Bilaga, styrelse/nämndprotokoll | ||
Bolagsordning, styrelse | ||
Budgethandlingar, nämnd/styrelse | ||
Budgethandlingar, sammanställd till kommunfullmäktige | ||
Budgetskrivelse | ||
Budgetunderlag | ||
Detaljbudget | ||
Detaljredovisning, budget | ||
Direktiv | ||
Dom | ||
Finansiella anvisningar | ||
Inriktningsdokument | ||
Instruktion till verksamhetsbudget | ||
Interpellation, fråga | ||
Kalkyler, budget | ||
Kollektivavtal | ||
Koncernredovisning | ||
Kungörelser | ||
Måldokument | ||
Planeringsunderlag till budget | ||
Prioriteringsdokument | ||
Protokoll, presidium | ||
Protokoll, styrelse/nämnd | ||
Reglemente, nämnd | ||
Reservation, yttranden/yrkanden | ||
Revisionsberättelse, styrelse/nämnd | ||
Styrande dokument | ||
Styrelsehandlingar, bolag |
Verksamhetsnomineringar | ||
Verksamhetsplan | ||
Visionsdokument | ||
Yrkanden | ||
Yttranden | ||
Årsberättelse | ||
Årsbokslut med resultat och balansräkningar, inklusive bokslutsdokumentation | ||
Årsbokslut och huvudbokssammandrag | ||
Årsrapport | ||
Årsredovisning och specifikation till årsredovisning | ||
Ägardirektiv |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
002 | Handlingar som dokumenterar myndighetens/bolagets operativa ledning | Bevaras |
Agenda/dagordning | ||
Aktivitetsplan | ||
Anmälningsärenden | ||
Arkivorganisation | ||
Attestregler, utanordning | ||
Avsiktsförklaring/Letter of Intent | ||
Avtal- och överenskommelser rörande samverkan | ||
Befattningsbeskrivning, generell | ||
Beslut | ||
Beslutsunderlag | ||
Bolagshandlingar | ||
Bolagsstyrningsrapport | ||
Delegation av attestbeslut | ||
Delegationsbeslut | ||
Delegationsförteckning | ||
Delegationsordning | ||
Dokumenthanteringsplan | ||
Föredragningslista | ||
Förordnande om chefer | ||
Förstudie | ||
Handlingar rörande vänorter |
Intern utredning | ||
Internkontrollplan | ||
Investeringsförslag | ||
Investeringsplan | ||
Jämställdhetsplan | ||
Klassificeringsstruktur | ||
Kompetensförsörjningsplan | ||
Kompetensutvecklingsplan | ||
Kvalitetsarbete | ||
Likabehandlingsplan | ||
Lokala samverkansavtal | ||
Mötesanteckningar | ||
Mötesanteckningar, Arbetsplatsträff (APT) | ||
Mötesanteckningar, Ledningsgrupp | ||
Mötesanteckningar, Presidium | ||
Mötesanteckningar, Samverkansgrupper | ||
Organisationsschema, beskrivningar | ||
Organisationsstruktur | ||
Policydokument | ||
Processkartläggning | ||
Protokoll, bilagor | ||
Protokoll, facklig samverkan, Medbestämmande i arbetslivet (MBL) | ||
Protokoll, förhandling | ||
Protokoll, förvaltningsledning/ledningsgrupp | ||
Protokoll, tvist | ||
Protokollsutdrag | ||
Representation, handlingar om | ||
Riktlinjer | ||
Risk- och sårbarhetsanalys/bedömning | ||
Samverkansavtal | ||
Strategi | ||
Tillämpningsanvisning | ||
Tillämpningsbeslut | ||
Tjänsteutlåtande | ||
Uppdragshandling | ||
Utredningar | ||
Verkställighetsbeslut |
Referens- nummer | Handlingar | Bevarande/gallringsfrist |
003 | Handlingar som dokumenterar övergripande styrning, planering och uppföljning av administrativ karaktär | Gallras 2 år efter upprättande |
Anmälan till möte | ||
Kallelser med dagordning | ||
Lista över sammanträdestider, nämnd/styrelse | ||
Mötesanteckningar |
Referens- nummer | Bevarande/gallringsfrist | |
004 | Handlingar av rutinmässig karaktär som dokumenterar övergripande styrning, planering och uppföljning | Xxxxxxx när handlingen upphört att gälla och/eller ersatts av ny handling förutsatt att myndigheten inte längre har användning för den |
Lathundar | ||
Manualer | ||
Rutinbeskrivningar |
Referens- nummer | Bevarande/gallringsfrist | |
005 | Handlingar rörande nämnd- och styrelsearbete av administrativ karaktär | Bevaras |
Arbetsordning | ||
Arvodesbestämmelser | ||
Avsägelser | ||
Bilaga, styrelse/nämndprotokoll | ||
Förteckning över förtroendevalda | ||
Förtroendemannaregister | ||
Xxxxxxxxx, föredragningslistor med bilagor | ||
Ljud och filmupptagning, kommunfullmäktiges möten | ||
Nomineringar | ||
Närvarolista | ||
Voteringslista |
Referens- nummer | Bevarande/gallringsfrist | |
006 | Handlingar som dokumenterar det systematiska arbetsmiljöarbetet | Bevaras |
Anmälan om skyddsombud | ||
Arbetsmiljöarbetsuppgifter, kvittens av generella | ||
Arbetsmiljöprogram | ||
Arbetsmiljöprotokoll | ||
Arbetsmiljöutredningar | ||
Riskanalys, arbetsmiljö |
Referens- nummer | Bevarande/gallringsfrist | |
007 | Handlingar som dokumenterar enkäter och remisser | Bevaras |
Chefsenkät | ||
Enkät, som anknyter till verksamheten | ||
Enkätsvar | ||
Hälsoenkät, resultat | ||
Kundundersökning, sammanställning | ||
Medarbetarenkät | ||
Medarbetarundersökning | ||
Remiss | ||
Remissvar | ||
Sammanställning av enkät |
Referens- nummer | Bevarande/gallringsfrist | |
008 | Handlingar som dokumenterar det systematiska brandskyddsarbetet | Bevaras |
Brandskyddsredogörelser, protokoll | ||
Brandsyneprotokoll | ||
Gränsdragningslista, brandskydd | ||
Inspektionsprotokoll | ||
Insatsplan, systematiskt brandskyddsarbete | ||
Protokoll intern brandskyddsrond | ||
Riskanalys, systematiskt brandskyddsarbete | ||
Skyddsföreskrifter |
Verksamhetsbeskrivning, systematiskt brandskyddsarbete |
Referens- nummer | Bevarande/gallringsfrist | |
009 | Handlingar av rutinmässig karaktär som dokumenterar det systematiska brandskyddsarbetet | Gallras 2 år efter upprättande |
Checklista, systematiskt brandskyddsarbete |
Referens- nummer | Bevarande/gallringsfrist | |
010 | Handlingar som dokumenterar synpunkter och klagomål | Bevaras |
Avvikelserapport, hantering | ||
Förbättringsförslag/medarbetarförslag | ||
Klagomål | ||
Svar på klagomål | ||
Svar på synpunkter | ||
Synpunkter |
Referens- nummer | Bevarande/gallringsfrist | |
011 | Handlingar som dokumenterar synpunkter och klagomål som inte föranleder någon åtgärd | Xxxxxxx vid den tidpunkt som myndigheten själv fastställer, dock senast 2 år efter det att ärendet handlingarna hör till har avslutats* |
Avvikelserapport, hantering | ||
Klagomål | ||
Svar på klagomål | ||
Svar på synpunkter | ||
Synpunkter |