Ägardirektiv för Skellefteå Museum AB

Ägardirektiv för Skellefteå Museum AB

Ägardirektivet har beslutats av ägarna Skellefteå Stadshus AB [REFERENS] och Region Västerbotten [REFERENS] och fastställts på bolagsstämma 2021-XX-XX.

Kontaktuppgifter: När det i dessa ägardirektiv anges att handlingar ska översändas eller meddelanden lämnas osv. ska det göras via e-post till:

Skellefteå Stadshus: xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx

Region Västerbotten: xxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx

Kallelse till bolagsstämma, via e-post, ska också skickas till ovanstående e-postadresser.

1. Aktieägarnas direktivrätt

Skellefteå Museum AB:s styrelse och verkställande direktör – och i förekommande fall revisor och lekmannarevisor – har att följa utfärdade direktiv, såvida dessa inte strider mot bolagsordningen, aktiebolagslagen eller årsredovisningslagen eller god sed.

Ägardirektiven ska inte heller följas om de strider mot tvingande bestämmelser i lag eller annan författning.

Om motstridigheter förekommer mellan dessa av ägarna gemensamt antagna ägardirektiv och direktiv eller liknande instruktioner som utfärdats ensidigt av någon ägare ska de av ägarna gemensamt antagna direktiven ges företräde.

Bolagets styrelse eller verkställande direktör ska omedelbart uppmärksamma ägarna om ägardirektivet inte går att följa till följd av någon av de ovan nämnda omständigheterna.

Ägardirektiven innebär ingen utökning eller begränsning av bolagets rätt att självständigt ingå avtal med ägarna om enskilda uppdrag.

2. Region- och kommunstyrelsens uppsiktsfunktion

Skellefteå Museum AB står enligt 6 kap. 1 § kommunallagen under uppsikt av regionstyrelsen i Västerbotten och kommunstyrelsen i Skellefteå.

Regionstyrelsen i Västerbotten och kommunstyrelsen i Skellefteå har rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet. Bolaget ska lämna den information om verksamheten som de begär. Den närmare omfattningen av informationen

fastställs i samråd med bolagets styrelse. Styrelsen ska dock alltid, utan dröjsmål, lämna följande handlingar:

• Protokoll från styrelsesammanträden

• Protokoll från bolagsstämma

• Årsredovisning med förvaltningsberättelse

• Delårsredovisning

• Revisionsrapport

• Lekmannarevisors granskningsrapport

Föreligger på grund av lagstadgad sekretess hinder mot att överlämna viss uppgift till ägaren får uppgiften uteslutas. Bolaget ska i så fall uppge att uppgifter uteslutits.

3. Verksamhetens ändamål och inriktning

Skellefteå museum har ett regionalt ansvar för den museala verksamheten och kulturmiljövården genom att samla, utforska, bevara, synliggöra och förmedla kulturarv rörande i huvudsak den norra delen av Västerbottens län; Skellefteå, Norsjö och Malå kommuner.

Museet har ett övergripande regionalt ansvar beträffande teknik- och industrihistoria efter år 1900.

Museet ska i form av Museum Xxxx Xxxxxxxxxx vara en regional mötesplats för samtidskonst och genusfrågor. Museum Xxxx Xxxxxxxxx ska verka nationellt och internationellt.

Skellefteå museum ska verka för att en bred allmänhet kan ta del av regionens kulturarv i syfte att främja kunskap, kulturupplevelser och fri åsiktsbildning. Verksamheten ska knyta samman historia, nutid och framtid.

Verksamheten ska kännetecknas av kvalitet, mångfald, jämställdhet, attraktionskraft och tillgänglighet.

Skellefteå museum ska mot bakgrund av ändamålet

- Utifrån ett barnperspektiv utveckla verksamheten för barn och unga

- Utveckla, förnya och tillgängliggöra arbetet med samtidskonst och genusfrågor

- Främja ett levande kulturarv som bevaras, används och utvecklas

- Utveckla museet som besöksmål och mötesplats

- Bidra till forskning och kunskapsuppbyggnad inom museets verksamhetsområden

4. Kommunala angelägenheter, lokaliseringsprincipen, förbud mot stöd till enskild & likställighetsprincipen

Bolagsordningens bestämmelse om att bolaget ska iaktta principen om kommunala angelägenheter ska tillämpas så att bolaget, utöver vad som framgår av bolagsordningens verksamhetsbeskrivning,

endast bedriver sådan anknytande verksamhet som är sedvanlig inom branschen, är av begränsad omfattning, och som utgörs av:

• service- och försäljningsverksamhet som primärt riktar sig till museets besökare,

• verksamhet som syftar till att utveckla, stötta eller effektivisera den egna verksamheten, eller

• hantering av tillfälliga överskott i verksamheten (utlåning av lokaler, personal etc.).

Skellefteå museum AB får, i de syften som anges i museilagen (2017:563), samverka och samarbeta med andra museer, såväl offentligt- som privatägda, även utanför länsgränsen. Museets samlingar får därvid ställas till andras förfogande utan andra avgifter än sådana som behövs för att täcka kostnader för administration, hantering och skydd av föremålen. Om museet ställer samlingar till andra museers förfogande ska det ske på villkor som tillämpas lika för alla.

Museet får även i övrigt åta sig uppdrag eller delta i projekt utanför länsgränsen där museet kan bidra med särskild materiel, kunskap och kompetens eller deltagandet främjar den egna organisationens kunskaper eller ställning.

Museet ska tillämpa förbudet mot stöd till enskild och likställighetsprincipen så att avtal och samarbeten av kommersiell karaktär ingås på affärsmässiga grunder och på villkor som gäller lika för alla. Kravet på affärsmässighet gäller dock inte åtgärder att ställa samlingar till andra museers förfogande.

5. Fullmäktiges ställningstagande

Skellefteå Museum AB ska vidta åtgärder för att kommunfullmäktige i Skellefteå och regionfullmäktige i Västerbotten får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas. Kallelse till bolagsstämma eller uppförande på styrelsens dagordning för avgörande får inte ske förrän så har skett.

Om en fråga kan antas vara av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt ska bolaget samråda med ägarna.

Beslut som i sig självt eller tillsammans med andra beslut innebär att

• verksamhetens mål eller inriktning frångås,

• investeringar som i sig själv eller tillsammans med andra investeringar har betydande inverkan på bolagets ekonomiska ställning (dock inte re-investeringar eller sådana som behövs för underhåll av befintliga förhållanden),

• frågor som enligt bolagsordningen ska beslutas av bolagsstämman istället för av styrelsen samt

• ändring av bolagsordningen

ska alltid antas vara av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt.

Skellefteå Museum AB:s styrelse ska samråda i god tid med beaktande av beslutsordningen hos ägarna. Samrådsunderlaget ska, i förekommande fall, innehålla en beskrivning av den fråga som avses, styrelsens bedömning av konsekvenserna, vilka alternativ som övervägts samt förslag på beslut. Om bolagsstyrelsen bedömer att ett möte skulle underlätta förståelsen ska förslag på tid och plats lämnas. Ägarna får begära kompletterande information.

Ägarna ska senast tre veckor från det att samrådsunderlaget inkom lämna besked om sin uppfattning om frågan behöver underställas fullmäktige. Ägarna får förlänga tiden genom att meddela bolaget hur lång tid som behövs.

6. Redogörelse för verksamhetens förenlighet med ändamålet, de kommunala befogenheterna och ägardirektiv

Skellefteå Museum AB:s styrelse ska årligen i förvaltningsberättelsen eller i en särskild bolagsstyrningsrapport yttra sig över om den verksamhet som bolaget har bedrivit under föregående kalenderår har varit förenlig med det kommunala ändamålet med verksamheten och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna.

Styrelsen ska samtidigt lämna en utvärdering av hur verksamheten har bedrivits i förhållande till ägardirektiven.

Yttrandet ska vara så utformat att det kan läggas till grund för regionstyrelsens och kommunstyrelsens uppsikt och beslut enligt 6 kap. 9 § kommunallagen samt till lekmannarevisorns granskning.

7. Lekmannarevisors granskning

Bolagets lekmannarevisor ska, utöver vad som anges i aktiebolagslagen, årligen i sin granskningsrapport yttra sig om huruvida bolaget bedrivits på ett ändamålsenligt sätt utifrån det kommunala ändamål som fullmäktige i Skellefteå kommun och Region Västerbotten fastställt, samt de kommunala befogenheter som utgör ramarna för verksamheten.

Granskningsrapporten ska avlämnas i samband med årsbokslutet i enlighet med av ägarna fastställd tidplan.

Om lekmannarevisorn i sin granskning finner brister i avseenden som anges i första stycket ska lekmannarevisorn löpande kommunicera sina iakttagelser med regionstyrelsen och kommunstyrelsen.

8. Ägardialog

Skellefteå Museum AB ska delta i dialogmöten med ägarna: ett möte på våren och ett på hösten.

Båda dialogmötena ska, i behövlig omfattning, beröra bolagets styrning, ekonomi, verksamhet och internkontroll.

På vårens möte ska särskilt verksamheten under föregående år diskuteras, med syfte att dialogen ska kunna utgöra ett underlag inför ägarnas respektive styrelsers beslut om förstärkt uppsiktsplikt.

På höstens möte ska särskilt verksamhetens långsiktiga strategiska utveckling diskuteras. Ägarna kallar till dialogmöten.

9. Ekonomiska mål, verksamhetsplan & budget

Museiverksamheten ska bedrivas enligt den kommunala självkostnadsprincipen och icke- vinstprincipen med målsättningen att resultatet efter finansnetto uttryckt som ett snitt under tre år ska vara positivt.

Skellefteå Museum AB ska årligen fastställa verksamhetsplan med strategiska mål för de närmaste tre åren och budget för nästkommande år. Fastställd verksamhetsplan och budget ska tillställas ägarna.

10. Kommunal koncernredovisning och budget

Skellefteå Museum AB ska till Skellefteå kommun och Region Västerbotten lämna de uppgifter som kommunen och regionen begär för upprättande av årsredovisning och delårsrapport.

Bolaget ska lämna de uppgifter som kommunen och regionen begär för upprättande av kommunens och regionens budget.

11. Allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar

Allmänheten har rätt att ta del av handlingar hos Bolaget enligt de grunder som gäller för allmänna handlingars offentlighet i 2 kap. tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen.

Bolaget ska säkerställa att det finns rutiner för utlämnande och sekretessprövning.

12. Arkivreglemente

Skellefteå kommuns arkivreglemente ska tillämpas i bolaget. Arkivmyndighet är kommunstyrelsen i Skellefteå kommun.

13. Bolagsstämma och styrelsemöten

Ordinarie bolagsstämma (årsstämma) ska hållas i maj eller juni månad. Bolaget ska hålla styrelsemöten minst fyra gånger per år.

14. Utvärdering av styrelsearbetet

Styrelsen ska vid årets sista eller första sammanträde utvärdera sitt eget och verkställande direktörens arbete under det gångna året. Utvärderingen ska göras enligt anvisningar som tillhandahålls av ägarna. Utvärderingen skall sammanställas och tillställas ägarna utan dröjsmål.

Verkställande direktören skall inte vara närvarande vid denna överläggning.

15. Organisation

15.1. Skellefteå Museum AB:s styrelse skall samråda med ägarna inför tillsättande av VD. Samrådet ska avse kravprofil och villkoren för anställning och entledigande.

15.2. Bolagets styrelse ska i den utsträckning som behövs anta, sprida inom organisationen, kontrollera efterlevnaden av samt minst en gång om året utvärdera och vid behov ändra följande:

15.2.1. en arbetsordning för styrelsen.

15.2.2. en attest- och delegationsordning.

15.2.3. riktlinjer (policys) inom följande områden:

• Arbetsmiljö

• Ekonomi och förvaltning (hur bolaget ska hushålla med resurser)

• Jämställdhet och jämlikhet

• Kommunikation

• Kvalitet

• Miljö

• Säkerhet

Riktlinjerna ska, med nödvändiga ändringar, motsvara vad som gäller för Skellefteå kommun.

15.2.4. en internkontrollplan.