委託研究費の精算について. 1) 委託研究費の精算方法 ・ＪＳＴは研究機関より提出された書類（委託研究実績報告書、研究実施報告書、収支簿等）を基に経費の執行に係る適正な履行を確認し、「委託研究費の精算」を行います。具体的には、合目的性（当該事業年度の研究計画書を基に、委託研究費が本研究の目的・趣旨に適合するものに執行されていること）及び適正性（研究機関の経理規程等に沿って、委託研究費が適正に支出・管理されていること）を確認します。この際、返還が必要と認められるものがある場合には、ＪＳＴが発行する「精算額通知書」に基づき、委託研究費を返還してください。 ・委託研究費の精算にあたり、提出された書類の記載内容等について、ＪＳＴから電話や電子メール等で照会することがありますので協力願います。
2) 書面調査と実地調査について ・公的研究費の管理・監査のガイドラインを遵守している研究機関で、科学研究費補助金（以下、「科研費」という。）を受給し、科研費と同様の条件で内部監査を実施する場合は、実地調査を原則として行わないこととします。同時に、ＪＳＴに対する収支簿の提出の省略を認め、委託研究実績報告書のみの提出を求めることとし、この報告書に基づく事業年度毎の精算のみを実施することとします。（収支簿の提出省略が認められる場合であっても、研究機関は収支の合目的性・適正性についての説明責任が果たせるよう、収支簿の作成と保管を行う必要があります。） ・科研費を受給していない研究機関、不正行為等が発生した研究機関、ＪＳＴが特に必要と認める研究機関に対しては、収支簿の提出を求め、書面調査を行うとともに実地調査を実施することとしています。 ・書面調査、実地調査等において、事務管理体制や委託研究費の執行に問題を認める場合、ＪＳＴは研究機関に対して改善要請を行います。なお、その後も改善策を実行していないなど、問題が解消されないと判断する場合、委託研究費の使用の停止、研究の停止、契約解除等の措置を講じる場合があります。 ・書面調査による精算後に実施されたＪＳＴの実地調査、研究機関の内部監査、国の会計検査等において不適切な執行が確認された場合は、再精算を行うこととしますので、ＪＳＴの指示に従い、委託研究費を返還してください。
3) 支出計上が不適切と見なされる事例 以下の事例は合目的性・適正性の観点より直接経費での計上が認められません。直接経費の支出にあたっては、以下事例を参考にその妥当性を適切にご判断ください。 ⚫ 共用的な生活関連備品（電子ジャーポット、掃除機など）の計上 ⚫ 自己啓発のための書籍（英会話本など）・備品等の調達 ⚫ 液体窒素、ガス類で他の業務と切り分け不可能な場合 ⚫ 本研究との関係性が不明瞭な出張旅費 ⚫ 本研究との関連が不明瞭な複数人での海外出張 ⚫ 出勤簿と出張内容が不整合である人件費・旅費の計上 ⚫ 本研究との関連性が不明瞭な人件費の計上 ⚫ 必要性の不明確な書籍の大量購入 ⚫ 内容が不明な学会参加費やシンポジウム参加費の計上 ⚫ 積算根拠が不明な光熱水費の計上 ⚫ 支出日が不明、あるいは支払先が不明瞭な支出 ⚫ 原因・内容の不明確な振替処理 等
