Common use of Financiële rapportering Clause in Contracts

Financiële rapportering. Projecten zijn verplicht om projectuitgaven binnen de zes maanden na de betaaldatum2 te declareren (voor personeelskosten via een standaarduurtarief geldt de termijn ‘binnen zeven maanden na de prestatie van het gedeclareerde uur’). Deze bepaling geldt voor uitgaven betaald na 18 maart 2016. Voor projectuitgaven die eerder zijn betaald, geldt 18 oktober 2016 als uiterste declaratiedatum. Zo kunnen projectuitgaven niet opgespaard worden. Indien niet aan deze verplichting wordt voldaan, leidt dit tot volgende sanctie3:  Van uitgaven die tussen zes en twaalf maanden na de betaaldatum (respectievelijk zeven en dertien in het geval van personeelskosten via een standaarduurtarief) worden gedeclareerd, kan slechts 75% van de uitgaven worden aanvaard;  Van uitgaven die later dan twaalf maanden na de betaaldatum (of dertien in het geval van personeelskosten via een standaarduurtarief) worden gedeclareerd, kan slechts 50% van de uitgaven worden aanvaard. De sanctie wordt toegepast op het totaal gedeclareerde bedrag van desbetreffende declaratielijn. In uitzonderlijke gevallen kan de managementautoriteit, op haar eigen initiatief, beslissen om de sanctie niet toe te passen. Zij neemt hiertoe een ad hoc besluit, waarin het toepassingsgebied van de beslissing wordt afgebakend. De projectverantwoordelijke garandeert dat de door alle projectpartners gedeclareerde uitgaven zijn gedaan voor de uitvoering van het project (cfr. art. 13 lid 2 c van Verordening nr. 1299/2013). Gezien de rechtsgrond in boven vernoemde verordening is de eventuele verwerking van persoonsgegevens door de projectverantwoordelijke bij de uitvoering van deze taak niet in strijd met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De stavingstukken van de gedeclareerde uitgaven dienen te zijn bijgesloten. (zie hoofdstuk 4: Subsidiabiliteitskader) 2 Zie paragraaf 4.8 voor de operationalisering van deze bepaling in het geval van afschrijvingskosten. 3 In het geval er ten aanzien van dezelfde uitgaven op een later moment nog andere sancties van toepassing zijn (bv. in het kader van het sanctiebeleid bij niet-naleving voorschriften publiciteit (zie bijlage 2)), wordt enkel de zwaarste sanctie doorgevoerd. Uit al de aangeleverde stavingstukken dient de aansluiting met het kostenplan zoals opgenomen in de projectaanvraag, op een eenvoudige wijze gemaakt te kunnen worden. Kleine uitgaven die niet in het kostenplan zijn voorzien, maar duidelijk toe te wijzen zijn aan één van de werkpakketten van de projectaanvraag, zijn subsidiabel. De managementautoriteit kan om extra toelichting op de rapportages vragen. De managementautoriteit informeert de projectverantwoordelijke over de uitgaven die verworpen zijn en de reden van verwerping en dit per gedeclareerde kostenlijn. Verworpen uitgaven kunnen bij een volgende declaratie opnieuw ingediend worden. Wanneer de oorspronkelijke declaratieprognose niet wordt gerespecteerd, kan het Comité van Toezicht besluiten om delen van het project of het geheel van het project te decommitteren. Bij declaratie geeft het project ook telkens voor elke uitgave indicatief aan of deze al dan niet betrekking heeft op projectactiviteiten die buiten het programmagebied worden uitgevoerd en waarvoor op programmaniveau niet meer dan 20% van de beschikbare EFRO-middelen kunnen worden toegekend (cfr. art. 20 van Verordening nr. 1299/2013). De tot dit doel opgegeven informatie heeft geen invloed op de subsidiabiliteit van de gedeclareerde uitgaven.

Financiële rapportering. Projecten zijn verplicht om projectuitgaven binnen de zes maanden na de betaaldatum2 te declareren (voor personeelskosten via een standaarduurtarief geldt de termijn ‘binnen zeven maanden na de prestatie van het gedeclareerde uur’). Deze bepaling geldt voor uitgaven betaald na 18 maart 2016. Voor projectuitgaven die eerder zijn betaald, geldt 18 oktober 2016 als uiterste declaratiedatum. Zo kunnen projectuitgaven niet opgespaard worden. Indien niet aan deze verplichting wordt voldaan, leidt dit tot volgende sanctie3:  Van uitgaven die tussen zes en twaalf maanden na de betaaldatum (respectievelijk zeven en dertien in het geval van personeelskosten via een standaarduurtarief) worden gedeclareerd, kan slechts 75% van de uitgaven worden aanvaard;  Van uitgaven die later dan twaalf maanden na de betaaldatum (of dertien in het geval van personeelskosten via een standaarduurtarief) worden gedeclareerd, kan slechts 50% van de uitgaven worden aanvaard. De sanctie wordt toegepast op het totaal gedeclareerde bedrag van desbetreffende declaratielijn. In uitzonderlijke gevallen kan de managementautoriteit, op haar eigen initiatief, beslissen om de sanctie niet toe te passen. Zij neemt hiertoe een ad hoc besluit, waarin het toepassingsgebied van de beslissing wordt afgebakend. De projectverantwoordelijke garandeert dat de door alle projectpartners gedeclareerde uitgaven zijn gedaan voor de uitvoering van het project (cfr. art. 13 lid 2 c van Verordening nr. 1299/2013). Gezien de rechtsgrond in boven vernoemde verordening is de eventuele verwerking van persoonsgegevens door de projectverantwoordelijke bij de uitvoering van deze taak niet in strijd met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De stavingstukken van de gedeclareerde uitgaven dienen te zijn bijgesloten. (zie hoofdstuk 4: Subsidiabiliteitskader) 2 Zie paragraaf 4.8 voor de operationalisering van deze bepaling in het geval van afschrijvingskosten. 3 In het geval er ten aanzien van dezelfde uitgaven op een later moment nog andere sancties van toepassing zijn (bv. in het kader van het sanctiebeleid bij niet-naleving voorschriften publiciteit (zie bijlage 2)), wordt enkel de zwaarste sanctie doorgevoerd. Uit al de aangeleverde stavingstukken dient de aansluiting met het kostenplan zoals opgenomen in de projectaanvraag, op een eenvoudige wijze gemaakt te kunnen worden. Kleine uitgaven die niet in het kostenplan zijn voorzien, maar duidelijk toe te wijzen zijn aan één van de werkpakketten van de projectaanvraag, zijn subsidiabel. De managementautoriteit kan om extra toelichting op de rapportages vragen. De managementautoriteit informeert de projectverantwoordelijke over de uitgaven die verworpen zijn en de reden van verwerping en dit per gedeclareerde kostenlijn. Verworpen uitgaven kunnen bij een volgende declaratie opnieuw ingediend worden. Wanneer de oorspronkelijke declaratieprognose niet wordt gerespecteerd, kan het Comité van Toezicht besluiten om delen van het project of het geheel van het project te decommitteren. Bij declaratie geeft het project ook telkens voor elke uitgave indicatief aan of deze al dan niet betrekking heeft op projectactiviteiten die buiten het programmagebied worden uitgevoerd en waarvoor op programmaniveau niet meer dan 20% van de beschikbare EFRO-middelen kunnen worden toegekend (cfr. art. 20 van Verordening nr. 1299/2013). De tot dit doel opgegeven informatie heeft geen invloed op de subsidiabiliteit van de gedeclareerde uitgaven.

Financiële rapportering. Projecten zijn verplicht om projectuitgaven binnen de zes maanden na de betaaldatum2 te declareren (voor personeelskosten via een standaarduurtarief geldt de termijn ‘binnen zeven maanden na de prestatie van het gedeclareerde uur’). Deze bepaling geldt voor uitgaven betaald na 18 maart 2016. Voor projectuitgaven die eerder zijn betaald, geldt 18 oktober 2016 als uiterste declaratiedatum. Zo kunnen projectuitgaven niet opgespaard worden. Indien niet aan deze verplichting wordt voldaan, leidt dit tot volgende sanctie3:  Van uitgaven die tussen zes en twaalf maanden na de betaaldatum (respectievelijk zeven en dertien in het geval van personeelskosten via een standaarduurtarief) worden gedeclareerd, kan slechts 75% van de uitgaven worden aanvaard;  Van uitgaven die later dan twaalf maanden na de betaaldatum (of dertien in het geval van personeelskosten via een standaarduurtarief) worden gedeclareerd, kan slechts 50% van de uitgaven worden aanvaard. De sanctie wordt toegepast op het totaal gedeclareerde bedrag van desbetreffende declaratielijn. In uitzonderlijke gevallen kan de managementautoriteit, op haar eigen initiatief, beslissen om de sanctie niet toe te passen. Zij neemt hiertoe een ad hoc besluit, waarin het toepassingsgebied van de beslissing wordt afgebakend. De projectverantwoordelijke garandeert dat de door alle projectpartners gedeclareerde uitgaven zijn gedaan voor de uitvoering van het project (cfr. art. 13 lid 2 c van Verordening nr. 1299/2013). Gezien de rechtsgrond in boven vernoemde verordening is de eventuele verwerking van persoonsgegevens door de projectverantwoordelijke bij de uitvoering van deze taak niet in strijd met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De stavingstukken van de gedeclareerde uitgaven dienen te zijn bijgesloten. (zie hoofdstuk 4: Subsidiabiliteitskader) 2 Zie paragraaf 4.8 voor de operationalisering van deze bepaling in het geval van afschrijvingskosten. 3 In het geval er ten aanzien van dezelfde uitgaven op een later moment nog andere sancties van toepassing zijn (bv. in het kader van het sanctiebeleid bij niet-naleving voorschriften publiciteit (zie bijlage 2)), wordt enkel de zwaarste sanctie doorgevoerd. De stavingstukken van de gedeclareerde uitgaven dienen te zijn bijgesloten. (zie hoofdstuk 4: Subsidiabiliteitskader) Uit al de aangeleverde stavingstukken dient de aansluiting met het kostenplan zoals opgenomen in de projectaanvraag, op een eenvoudige wijze gemaakt te kunnen worden. Kleine uitgaven die niet in het kostenplan zijn voorzien, maar duidelijk toe te wijzen zijn aan één van de werkpakketten van de projectaanvraag, zijn subsidiabel. De managementautoriteit kan om extra toelichting op de rapportages vragen. De managementautoriteit informeert de projectverantwoordelijke over de uitgaven die verworpen zijn en de reden van verwerping en dit per gedeclareerde kostenlijn. Verworpen uitgaven kunnen bij een volgende declaratie opnieuw ingediend worden. Wanneer de oorspronkelijke declaratieprognose niet wordt gerespecteerd, kan het Comité van Toezicht besluiten om delen van het project of het geheel van het project te decommitteren. Bij declaratie geeft het project ook telkens voor elke uitgave indicatief aan of deze al dan niet betrekking heeft op projectactiviteiten die buiten het programmagebied worden uitgevoerd en waarvoor op programmaniveau niet meer dan 20% van de beschikbare EFRO-middelen kunnen worden toegekend (cfr. art. 20 van Verordening nr. 1299/2013). De tot dit doel opgegeven informatie heeft geen invloed op de subsidiabiliteit van de gedeclareerde uitgaven.

Financiële rapportering. Het programma werkt met een declaratiedeadline. Welke concrete regels van toepassing zijn, is afhankelijk van het moment waarop een projectuitgave is betaald c.q. uren door projectmedewerkers zijn gepresteerd: ● Uitgaven betaald voor 23 december 2020 en personeelskosten via een standaarduurtarief gepresteerd voor 23 november 2020): Projecten zijn verplicht om projectuitgaven binnen de zes maanden na de betaaldatum2 te declareren (voor personeelskosten via een standaarduurtarief geldt de termijn ‘binnen zeven maanden na de prestatie van het gedeclareerde uur’). Deze bepaling geldt voor uitgaven betaald na 18 maart 2016. Voor projectuitgaven die eerder zijn betaald, geldt 18 oktober 2016 als uiterste declaratiedatum. Zo kunnen projectuitgaven niet opgespaard worden. Indien niet aan deze verplichting wordt voldaan, leidt dit tot volgende sanctie3:  Van uitgaven die tussen zes en twaalf maanden na de betaaldatum (respectievelijk zeven en dertien in het geval van personeelskosten via een standaarduurtarief) worden gedeclareerd, kan slechts 75% van de uitgaven worden aanvaard;  Van uitgaven die later dan twaalf maanden na de betaaldatum (of dertien in het geval van personeelskosten via een standaarduurtarief) worden gedeclareerd, kan slechts 50% van de uitgaven worden aanvaard. De sanctie wordt toegepast op het totaal gedeclareerde bedrag van desbetreffende declaratielijn. In uitzonderlijke gevallen kan de managementautoriteit, op haar eigen initiatief, beslissen om de sanctie niet toe te passen. Zij neemt hiertoe een ad hoc besluit, waarin het toepassingsgebied van de beslissing wordt afgebakend. ● Uitgaven betaald vanaf 23 december 2020 en personeelskosten via een standaarduurtarief gepresteerd vanaf 23 november 2020: Van partners wordt verwacht dat zij projectuitgaven binnen de zes maanden na de betaaldatum declareren. Zo worden projectuitgaven niet opgespaard. Indien een partner zich niet aan deze termijn houdt, kan dit ertoe leiden dat de managementautoriteit voor die begunstigde strikte declaratiedeadlines oplegt. In dat geval communiceert de managementautoriteit op dat moment ook welke sanctie van toepassing is op projectuitgaven waarvoor die deadline niet wordt gehaald. De projectverantwoordelijke garandeert dat de door alle projectpartners gedeclareerde uitgaven zijn gedaan voor de uitvoering van het project (cfr. art. 13 lid 2 c van Verordening nr. 1299/2013). Gezien de rechtsgrond in boven vernoemde verordening is de eventuele verwerking van persoonsgegevens door de projectverantwoordelijke bij de uitvoering van deze taak niet in strijd met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De stavingstukken van de gedeclareerde uitgaven dienen te zijn bijgesloten. (zie hoofdstuk 4: Subsidiabiliteitskader) 2 Zie paragraaf 4.8 voor de operationalisering van deze bepaling in het geval van afschrijvingskosten. 3 In het geval er ten aanzien van dezelfde uitgaven op een later moment nog andere sancties van toepassing zijn (bv. in het kader van het sanctiebeleid bij niet-naleving voorschriften publiciteit (zie bijlage 2)), wordt enkel de zwaarste sanctie doorgevoerd. Uit al de aangeleverde stavingstukken dient de aansluiting met het kostenplan zoals opgenomen in de projectaanvraag, op een eenvoudige wijze gemaakt te kunnen worden. Kleine uitgaven die niet in het kostenplan zijn voorzien, maar duidelijk toe te wijzen zijn aan één van de werkpakketten van de projectaanvraag, zijn subsidiabel. De managementautoriteit kan om extra toelichting op de rapportages vragen. De managementautoriteit informeert de projectverantwoordelijke over de uitgaven die verworpen zijn en de reden van verwerping en dit per gedeclareerde kostenlijn. Verworpen uitgaven kunnen bij een volgende declaratie opnieuw ingediend worden. Wanneer de oorspronkelijke declaratieprognose niet wordt gerespecteerd, kan het Comité van Toezicht besluiten om delen van het project of het geheel van het project te decommitteren. Bij declaratie geeft het project ook telkens voor elke uitgave indicatief aan of deze al dan niet betrekking heeft op projectactiviteiten die buiten het programmagebied worden uitgevoerd en waarvoor op programmaniveau niet meer dan 20% van de beschikbare EFRO-middelen kunnen worden toegekend (cfr. art. 20 van Verordening nr. 1299/2013). De tot dit doel opgegeven informatie heeft geen invloed op de subsidiabiliteit van de gedeclareerde uitgaven.

Financiële rapportering. Het programma werkt met een declaratiedeadline. Welke concrete regels van toepassing zijn, is afhankelijk van het moment waarop een projectuitgave is betaald c.q. uren door projectmedewerkers zijn gepresteerd:  Uitgaven betaald voor 23 december 2020 en personeelskosten via een standaarduurtarief gepresteerd voor 23 november 2020): Projecten zijn verplicht om projectuitgaven binnen de zes maanden na de betaaldatum2 te declareren (voor personeelskosten via een standaarduurtarief geldt de termijn ‘binnen zeven maanden na de prestatie van het gedeclareerde uur’). Deze bepaling geldt voor uitgaven betaald na 18 maart 2016. Voor projectuitgaven die eerder zijn betaald, geldt 18 oktober 2016 als uiterste declaratiedatum. Zo kunnen projectuitgaven niet opgespaard worden. Indien niet aan deze verplichting wordt voldaan, leidt dit tot volgende sanctie3:  Van uitgaven die tussen zes en twaalf maanden na de betaaldatum (respectievelijk zeven en dertien in het geval van personeelskosten via een standaarduurtarief) worden gedeclareerd, kan slechts 75% van de uitgaven worden aanvaard;  Van uitgaven die later dan twaalf maanden na de betaaldatum (of dertien in het geval van personeelskosten via een standaarduurtarief) worden gedeclareerd, kan slechts 50% van de uitgaven worden aanvaard. De sanctie wordt toegepast op het totaal gedeclareerde bedrag van desbetreffende declaratielijn. In uitzonderlijke gevallen kan de managementautoriteit, op haar eigen initiatief, beslissen om de sanctie niet toe te passen. Zij neemt hiertoe een ad hoc besluit, waarin het toepassingsgebied van de beslissing wordt afgebakend. De projectverantwoordelijke garandeert dat de door alle projectpartners gedeclareerde uitgaven zijn gedaan voor de uitvoering van het project (cfr. art. 13 lid 2 c van Verordening nr. 1299/2013). Gezien de rechtsgrond in boven vernoemde verordening is de eventuele verwerking van persoonsgegevens door de projectverantwoordelijke bij de uitvoering van deze taak niet in strijd met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De stavingstukken van de gedeclareerde uitgaven dienen te zijn bijgesloten. (zie hoofdstuk 4: Subsidiabiliteitskader) 2 Zie paragraaf 4.8 voor de operationalisering van deze bepaling in het geval van afschrijvingskosten. 3 In het geval er ten aanzien van dezelfde uitgaven op een later moment nog andere sancties van toepassing zijn (bv. in het kader van het sanctiebeleid bij niet-naleving voorschriften publiciteit (zie bijlage 2)), wordt enkel de zwaarste sanctie doorgevoerd. Uit al In uitzonderlijke gevallen kan de aangeleverde stavingstukken dient de aansluiting met het kostenplan zoals opgenomen in de projectaanvraagmanagementautoriteit, op een eenvoudige wijze gemaakt te kunnen worden. Kleine uitgaven die haar eigen initiatief, beslissen om de sanctie niet in het kostenplan zijn voorzien, maar duidelijk toe te wijzen zijn aan één passen. Zij neemt hiertoe een ad hoc besluit, waarin het toepassingsgebied van de werkpakketten van de projectaanvraag, zijn subsidiabel. De managementautoriteit kan om extra toelichting op de rapportages vragen. De managementautoriteit informeert de projectverantwoordelijke over de uitgaven die verworpen zijn en de reden van verwerping en dit per gedeclareerde kostenlijn. Verworpen uitgaven kunnen bij een volgende declaratie opnieuw ingediend worden. Wanneer de oorspronkelijke declaratieprognose niet beslissing wordt gerespecteerd, kan het Comité van Toezicht besluiten om delen van het project of het geheel van het project te decommitteren. Bij declaratie geeft het project ook telkens voor elke uitgave indicatief aan of deze al dan niet betrekking heeft op projectactiviteiten die buiten het programmagebied worden uitgevoerd en waarvoor op programmaniveau niet meer dan 20% van de beschikbare EFRO-middelen kunnen worden toegekend (cfr. art. 20 van Verordening nr. 1299/2013). De tot dit doel opgegeven informatie heeft geen invloed op de subsidiabiliteit van de gedeclareerde uitgavenafgebakend.

Financiële rapportering. Projecten zijn verplicht om projectuitgaven binnen de zes maanden na de betaaldatum2 betaaldatum te declareren (voor personeelskosten via een standaarduurtarief geldt de termijn ‘binnen zeven maanden na de prestatie van het gedeclareerde uur’). Deze bepaling geldt voor uitgaven betaald na 18 maart 2016. Voor projectuitgaven die eerder zijn betaald, geldt 18 oktober 2016 als uiterste declaratiedatum. Zo kunnen projectuitgaven niet opgespaard worden. Indien niet aan deze verplichting wordt voldaan, leidt dit tot volgende sanctie3sanctie2:  · Van uitgaven die tussen zes en twaalf maanden na de betaaldatum (respectievelijk zeven en dertien in het geval van personeelskosten via een standaarduurtarief) worden gedeclareerd, kan slechts 75% van de uitgaven worden aanvaard;  · Van uitgaven die later dan twaalf maanden na de betaaldatum (of dertien in het geval van personeelskosten via een standaarduurtarief) worden gedeclareerd, kan slechts 50% van de uitgaven worden aanvaard. De 2 In het geval er ten aanzien van dezelfde uitgaven op een later moment nog andere sancties van toepassing zijn (bv. in het kader van het sanctiebeleid bij niet-naleving voorschriften publiciteit (zie bijlage 2)), wordt enkel de zwaarste sanctie wordt toegepast op het totaal gedeclareerde bedrag van desbetreffende declaratielijndoorgevoerd. In uitzonderlijke gevallen kan de managementautoriteit, op haar eigen initiatief, beslissen om de sanctie niet toe te passen. Zij neemt hiertoe een ad hoc besluit, waarin het toepassingsgebied van de beslissing wordt afgebakend. De projectverantwoordelijke garandeert dat de door alle projectpartners gedeclareerde uitgaven zijn gedaan voor de uitvoering van het project (cfr. art. 13 lid 2 c van Verordening nr. 1299/2013). Gezien de rechtsgrond in boven vernoemde verordening is de eventuele verwerking van persoonsgegevens door de projectverantwoordelijke bij de uitvoering van deze taak niet in strijd met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De stavingstukken van de gedeclareerde uitgaven dienen te zijn bijgesloten. (zie hoofdstuk 4: Subsidiabiliteitskader) 2 Zie paragraaf 4.8 voor de operationalisering van deze bepaling in het geval van afschrijvingskosten. 3 In het geval er ten aanzien van dezelfde uitgaven op een later moment nog andere sancties van toepassing zijn (bv. in het kader van het sanctiebeleid bij niet-naleving voorschriften publiciteit (zie bijlage 2)), wordt enkel de zwaarste sanctie doorgevoerd. Uit al de aangeleverde stavingstukken dient de aansluiting met het kostenplan zoals opgenomen in de projectaanvraag, op een eenvoudige wijze gemaakt te kunnen worden. Kleine uitgaven die niet in het kostenplan zijn voorzien, maar duidelijk toe te wijzen zijn aan één van de werkpakketten van de projectaanvraag, zijn subsidiabel. De managementautoriteit kan om extra toelichting op de rapportages vragen. De managementautoriteit informeert de projectverantwoordelijke over de uitgaven die verworpen zijn en de reden van verwerping en dit per gedeclareerde kostenlijn. Verworpen uitgaven kunnen bij een volgende declaratie opnieuw ingediend worden. Wanneer de oorspronkelijke declaratieprognose niet wordt gerespecteerd, kan het Comité van Toezicht besluiten om delen van het project of het geheel van het project te decommitteren. Bij declaratie geeft het project ook telkens voor elke uitgave indicatief aan of deze al dan niet betrekking heeft op projectactiviteiten die buiten het programmagebied worden uitgevoerd en waarvoor op programmaniveau niet meer dan 20% van de beschikbare EFRO-middelen kunnen worden toegekend (cfr. art. 20 van Verordening nr. 1299/2013). De tot dit doel opgegeven informatie heeft geen invloed op de subsidiabiliteit van de gedeclareerde uitgaven.

Financiële rapportering. Projecten zijn verplicht om projectuitgaven binnen de zes maanden na de betaaldatum2 betaaldatum te declareren (voor personeelskosten via een standaarduurtarief geldt de termijn ‘binnen zeven maanden na de prestatie van het gedeclareerde uur’). Deze bepaling geldt voor uitgaven betaald na 18 maart 2016. Voor projectuitgaven die eerder zijn betaald, geldt 18 oktober 2016 als uiterste declaratiedatum. Zo kunnen projectuitgaven niet opgespaard worden. Indien niet aan deze verplichting wordt voldaan, leidt dit tot volgende sanctie3sanctie2:  Van uitgaven die tussen zes en twaalf maanden na de betaaldatum (respectievelijk zeven en dertien in het geval van personeelskosten via een standaarduurtarief) worden gedeclareerd, kan slechts 75% van de uitgaven worden aanvaard;  Van uitgaven die later dan twaalf maanden na de betaaldatum (of dertien in het geval van personeelskosten via een standaarduurtarief) worden gedeclareerd, kan slechts 50% van de uitgaven worden aanvaard. De sanctie wordt toegepast op het totaal gedeclareerde bedrag van desbetreffende declaratielijn. In uitzonderlijke gevallen kan de managementautoriteit, op haar eigen initiatief, beslissen om de sanctie niet toe te passen. Zij neemt hiertoe een ad hoc besluit, waarin het toepassingsgebied van de beslissing wordt afgebakend. De projectverantwoordelijke garandeert dat de door alle projectpartners gedeclareerde uitgaven zijn gedaan voor de uitvoering van het project (cfr. art. 13 lid 2 c van Verordening nr. 1299/2013). Gezien de rechtsgrond in boven vernoemde verordening is de eventuele verwerking van persoonsgegevens door de projectverantwoordelijke bij de uitvoering van deze taak niet in strijd met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De stavingstukken van de gedeclareerde uitgaven dienen te zijn bijgesloten. (zie hoofdstuk 4: Subsidiabiliteitskader) 2 Zie paragraaf 4.8 voor de operationalisering van deze bepaling in het geval van afschrijvingskosten. 3 In het geval er ten aanzien van dezelfde uitgaven op een later moment nog andere sancties van toepassing zijn (bv. in het kader van het sanctiebeleid bij niet-naleving voorschriften publiciteit (zie bijlage 2)), wordt enkel de zwaarste sanctie doorgevoerd. Uit al de aangeleverde stavingstukken dient de aansluiting met het kostenplan zoals opgenomen in de projectaanvraag, op een eenvoudige wijze gemaakt te kunnen worden. Kleine uitgaven die niet in het kostenplan zijn voorzien, maar duidelijk toe te wijzen zijn aan één van de werkpakketten van de projectaanvraag, zijn subsidiabel. De managementautoriteit kan om extra toelichting op de rapportages vragen. De managementautoriteit informeert de projectverantwoordelijke over de uitgaven die verworpen zijn en de reden van verwerping en dit per gedeclareerde kostenlijn. Verworpen uitgaven kunnen bij een volgende declaratie opnieuw ingediend worden. Wanneer de oorspronkelijke declaratieprognose niet wordt gerespecteerd, kan het Comité van Toezicht besluiten om delen van het project of het geheel van het project te decommitteren. Bij declaratie geeft het project ook telkens voor elke uitgave indicatief aan of deze al dan niet betrekking heeft op projectactiviteiten die buiten het programmagebied worden uitgevoerd en waarvoor op programmaniveau niet meer dan 20% van de beschikbare EFRO-middelen kunnen worden toegekend (cfr. art. 20 van Verordening nr. 1299/2013). De tot dit doel opgegeven informatie heeft geen invloed op de subsidiabiliteit van de gedeclareerde uitgaven. Controle De projectverantwoordelijke en de andere projectpartners zijn verplicht alle medewerking te verlenen aan evaluatie­onderzoeken, audits en inhoudelijke, fysieke en financiële controles van het project door de programma-autoriteiten, de Europese Commissie en/of door hen aangewezen derden. Zij hebben het recht om (onaangekondigd) ter plaatse de rechtmatige besteding van de EFRO-bijdrage te controleren, de administratie in te zien en daarvan kopieën te maken. De projectverantwoordelijke en projectpartners verlenen derhalve het toegangsrecht aan de betrokken instanties en hun vertegenwoordigers. De projectverantwoordelijke draagt er tevens zorg voor dat die onderdelen van het project die zijn ondergebracht bij de partners binnen het project, dan wel zijn uitbesteed aan derden, op een gelijkaardige manier als hierboven beschreven kunnen worden gecontroleerd. Hieronder valt ook de medewerking aan het rapporteren over de inhoudelijke voortgang, zelfs na het moment waarop het project financieel is afgerond. Gezien de rechtsgrond voor deze taak van de programma-autoriteiten in artikelen 125, 126 en 127 van Verordening (EU) nr. 1303/2013 is de eventuele verwerking van persoonsgegevens bij de uitvoering van deze taken niet in strijd met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Wanneer bij het uitvoeren van deze taak persoonsgegevens worden gedeeld met verwerkers (bv. een externe accountant), dan worden daarbij steeds de bepalingen van de AVG nageleefd. EERSTE LIJN De managementautoriteit onderzoekt alle gedeclareerde uitgaven op subsidiabiliteit en kan hiervoor beroep doen op een externe accountant. De controle vindt plaats op stukken of op plaats. Kosten voor dergelijke controles kunnen aan de projectverantwoordelijke worden aangerekend. De projectverantwoordelijke kan om die reden kosten verbonden aan de controles opvoeren in het kostenplan. De managementautoriteit houdt in zijn werkzaamheden rekening met een afwijkingspercentage per kostenrubriek van 20% per partner. De totale subsidiabele kosten per partner mogen hierbij uiteraard niet overschreden worden. De managementautoriteit gaat uit van het laatst goedgekeurde kostenplan. Indien de rapportering volledig is bevonden, zorgt de managementautoriteit ervoor dat de controle op stukken of op plaats tijdig wordt afgerond, zodat dit de uitbetaling door de certificeringsautoriteit van de EFRO-steun voor de gedeclareerde uitgaven binnen de termijn van 90 dagen niet in het gedrang brengt (cfr. art. 132 van Verordening nr. 1303/2013). Als de managementautoriteit vaststelt dat de rapportage niet volledig is, kunnen aanvullende stukken opgevraagd wordt. Desgevallend wordt de behandelingstermijn gestuit. TWEEDE LIJN Jaarlijks controleert de auditautoriteit op basis van een steekproef gecertificeerde uitgaven van individuele projectpartners in het kader van de auditstrategie. Financieringssystematiek De certificeringsautoriteit betaalt de projectverantwoordelijke op basis van gedeclareerde en gecontroleerde kosten mits de Europese Commissie haar voldoende EFRO-middelen ter beschikking heeft gesteld én mits het besluit dat de managementautoriteit heeft verleend als formalisering van de goedkeuring van het project, in werking is getreden. Indien aan één van deze voorwaarden niet is voldaan, wordt de betalingstermijn van 90 kalenderdagen na declaratie gestuit. De projectverantwoordelijke verneemt hoeveel EFRO aan welke projectpartner toekomt. Een project kan maximaal voor 50% vanuit EFRO gesubsidieerd worden. De financiering van een project bestaat bijgevolg voor minimaal 50% uit cofinanciering. Met de garantieverklaring stellen de projectpartners zich garant voor de volledige financiering. Wijzigingen in de achterliggende financiering dienen de projectpartners doorlopend te updaten. Met het oog op de rapportering aan de Europese Commissie dient de financiering te worden gecatalogeerd als publieke dan wel als niet-publieke financiering. Elke projectpartner moet de status (niet-publiek of publiek) van de cofinanciering aangeven. Projectpartners kunnen voor maximum 100% van de projectkosten financiering ontvangen (geen overfinanciering). Projectuitgaven kunnen steeds slechts in één Europees project worden opgenomen (Europese dubbelfinanciering niet toegestaan). In beginsel kan het EFRO-percentage niet wijzigen. De cofinancieringsbijdragen worden door de projectverantwoordelijke en/of de betreffende projectpartners zelf geregeld. Wijzigingen (inclusief verlengingen) Wijzigingen dienen vóór de einddatum van het project gemotiveerd aangevraagd te worden. De managementautoriteit kan aanvullingen op de motivering vragen. Het aanvragen van wijzigingen is onderhavig aan volgende beperkingen: Het aantal wijzigingen per project is beperkt tot maximum één wijziging per uitvoeringsjaar. Uit kostenlijnen waarin een onregelmatigheid werd vastgesteld na certificering, kan het bedrag van de onregelmatigheid niet meer worden verschoven. Indicatoren kunnen niet aangepast worden. Als de gevraagde wijziging een verschuiving in het kostenplan tot gevolg heeft, maar de verschuivingen tussen de kostenrubrieken bedragen niet meer dan 200.000 euro (per kostenrubriek waar naartoe wordt verschoven) op partnerniveau, dan kan de managementautoriteit beslissen over de gevraagde wijziging. De managementautoriteit kan ook beslissen over een wijziging aangaande de keuze van een partner om al dan niet het forfaitair percentage van 40% op de personeelskosten toe te passen. In andere gevallen beslist het Comité van Toezicht over de gevraagde wijziging. Verschuivingen van geraamde bedragen binnen een kostenrubriek in een kostenplan van een projectpartner vormen geen wijzigingen, zolang het totaalbedrag van de kostenrubriek niet wijzigt. Als er een uitgave wordt voorzien binnen een bepaalde kostenrubriek die niet kan worden ondergebracht in een bestaande omschrijving van een uitgave, dan vraagt dit een wijziging, tenzij het een kleine uitgave betreft (cfr. paragraaf 2.2.C). De managementautoriteit stelt de projectverantwoordelijke binnen 10 werkdagen na de besluitvorming op de hoogte van het besluit over de aangevraagde wijziging.

Financiële rapportering. Projecten zijn verplicht om projectuitgaven binnen de zes maanden na de betaaldatum2 betaaldatum te declareren (voor personeelskosten via een standaarduurtarief geldt de termijn ‘binnen zeven maanden na de prestatie van het gedeclareerde uur’). Deze bepaling geldt voor uitgaven betaald na 18 maart 2016. Voor projectuitgaven die eerder zijn betaald, geldt 18 oktober 2016 als uiterste declaratiedatum. Zo kunnen projectuitgaven niet opgespaard worden. Indien niet aan deze verplichting wordt voldaan, leidt dit tot volgende sanctie3:  Van uitgaven die tussen zes en twaalf maanden na de betaaldatum (respectievelijk zeven en dertien in het geval van personeelskosten via een standaarduurtarief) worden gedeclareerd, kan slechts 75% van de uitgaven worden aanvaard;  Van uitgaven die later dan twaalf maanden na de betaaldatum (of dertien in het geval van personeelskosten via een standaarduurtarief) worden gedeclareerd, kan slechts 50% van de uitgaven worden aanvaard. De sanctie wordt toegepast op het totaal gedeclareerde bedrag van desbetreffende declaratielijn. In uitzonderlijke gevallen kan de managementautoriteit, op haar eigen initiatief, beslissen om de sanctie niet toe te passen. Zij neemt hiertoe een ad hoc besluit, waarin het toepassingsgebied van de beslissing wordt afgebakend. De projectverantwoordelijke garandeert dat de door alle projectpartners gedeclareerde uitgaven zijn gedaan voor de uitvoering van het project (cfr. art. 13 lid 2 c van Verordening nr. 1299/2013). Gezien de rechtsgrond in boven vernoemde verordening is de eventuele verwerking van persoonsgegevens door de projectverantwoordelijke bij de uitvoering van deze taak niet in strijd met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De stavingstukken van de gedeclareerde uitgaven dienen te zijn bijgesloten. (zie hoofdstuk 4: Subsidiabiliteitskader) 2 Zie paragraaf 4.8 voor de operationalisering van deze bepaling in het geval van afschrijvingskosten. 3 In het geval er ten aanzien van dezelfde uitgaven op een later moment nog andere sancties van toepassing zijn (bv. in het kader van het sanctiebeleid bij niet-naleving voorschriften publiciteit (zie bijlage 2)), wordt enkel de zwaarste sanctie doorgevoerd. Uit al de aangeleverde stavingstukken dient de aansluiting met het kostenplan zoals opgenomen in de projectaanvraag, op een eenvoudige wijze gemaakt te kunnen worden. Kleine uitgaven die niet in het kostenplan zijn voorzien, maar duidelijk toe te wijzen zijn aan één van de werkpakketten van de projectaanvraag, zijn subsidiabel. De managementautoriteit kan om extra toelichting op de rapportages vragen. Er is geen betwisting mogelijk van de geverifieerde bedragen. De managementautoriteit informeert de projectverantwoordelijke over de uitgaven die verworpen zijn en de reden van verwerping en dit per gedeclareerde kostenlijn. Verworpen uitgaven kunnen bij een volgende declaratie opnieuw ingediend worden. De declaratieprognose zoals vastgelegd zal tijdens de looptijd van het project niet meer gewijzigd worden, tenzij bij aanvraag van een verlenging of wijziging van het totale budget. Wanneer de oorspronkelijke declaratieprognose niet wordt gerespecteerd, kan het Comité van Toezicht besluiten om delen d²elen van het project of het geheel van het project te decommitteren. Bij declaratie geeft het project ook telkens voor elke uitgave indicatief aan of deze al dan niet betrekking heeft op projectactiviteiten die buiten het programmagebied worden uitgevoerd en waarvoor op programmaniveau niet meer dan 20% van de beschikbare EFRO-middelen kunnen worden toegekend (cfr. art. 20 van Verordening nr. 1299/2013). De tot dit doel opgegeven informatie heeft geen invloed op de subsidiabiliteit van de gedeclareerde uitgaven.

Financiële rapportering. Het programma werkt met een declaratiedeadline. Welke concrete regels van toepassing zijn, is afhankelijk van het moment waarop een projectuitgave is betaald c.q. uren door projectmedewerkers zijn gepresteerd: Projecten zijn verplicht om projectuitgaven binnen de zes maanden na de betaaldatum2 te declareren (voor personeelskosten via een standaarduurtarief geldt de termijn ‘binnen zeven maanden na de prestatie van het gedeclareerde uur’). Deze bepaling geldt voor uitgaven betaald na 18 maart 2016. Voor projectuitgaven die eerder zijn betaald, geldt 18 oktober 2016 als uiterste declaratiedatum. Zo kunnen projectuitgaven niet opgespaard worden. Indien niet aan deze verplichting wordt voldaan, leidt dit tot volgende sanctie3:  Van uitgaven die tussen zes en twaalf maanden na de betaaldatum (respectievelijk zeven en dertien in het geval van personeelskosten via een standaarduurtarief) worden gedeclareerd, kan slechts 75% van de uitgaven worden aanvaard;  Van uitgaven die later dan twaalf maanden na de betaaldatum (of dertien in het geval van personeelskosten via een standaarduurtarief) worden gedeclareerd, kan slechts 50% van de uitgaven worden aanvaard. De sanctie wordt toegepast op het totaal gedeclareerde bedrag van desbetreffende declaratielijn. In uitzonderlijke gevallen kan de managementautoriteit, op haar eigen initiatief, beslissen om de sanctie niet toe te passen. Zij neemt hiertoe een ad hoc besluit, waarin het toepassingsgebied van de beslissing wordt afgebakend. Uitgaven betaald vanaf 23 december 2020 en personeelskosten via een standaarduurtarief gepresteerd vanaf 23 november 2020: Van partners wordt verwacht dat zij projectuitgaven binnen de zes maanden na de betaaldatum declareren. Zo worden projectuitgaven niet opgespaard. Indien een partner zich niet aan deze termijn houdt, kan dit ertoe leiden dat de managementautoriteit voor die begunstigde strikte declaratiedeadlines oplegt. In dat geval communiceert de managementautoriteit op dat moment ook welke sanctie van toepassing is op projectuitgaven waarvoor die deadline niet wordt gehaald. De projectverantwoordelijke garandeert dat de door alle projectpartners gedeclareerde uitgaven zijn gedaan voor de uitvoering van het project (cfr. art. 13 lid 2 c van Verordening nr. 1299/2013). Gezien de rechtsgrond in boven vernoemde verordening is de eventuele verwerking van persoonsgegevens door de projectverantwoordelijke bij de uitvoering van deze taak niet in strijd met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De stavingstukken van de gedeclareerde uitgaven dienen te zijn bijgesloten. (zie hoofdstuk 4: Subsidiabiliteitskader) 2 Zie paragraaf 4.8 voor de operationalisering van deze bepaling in het geval van afschrijvingskosten. 3 In het geval er ten aanzien van dezelfde uitgaven op een later moment nog andere sancties van toepassing zijn (bv. in het kader van het sanctiebeleid bij niet-naleving voorschriften publiciteit (zie bijlage 2)), wordt enkel de zwaarste sanctie doorgevoerd. Uit al de aangeleverde stavingstukken dient de aansluiting met het kostenplan zoals opgenomen in de projectaanvraag, op een eenvoudige wijze gemaakt te kunnen worden. Kleine uitgaven die niet in het kostenplan zijn voorzien, maar duidelijk toe te wijzen zijn aan één van de werkpakketten van de projectaanvraag, zijn subsidiabel. De managementautoriteit kan om extra toelichting op de rapportages vragen. De managementautoriteit informeert de projectverantwoordelijke over de uitgaven die verworpen zijn en de reden van verwerping en dit per gedeclareerde kostenlijn. Verworpen uitgaven kunnen bij een volgende declaratie opnieuw ingediend worden. Wanneer de oorspronkelijke declaratieprognose niet wordt gerespecteerd, kan het Comité van Toezicht besluiten om delen van het project of het geheel van het project te decommitteren. Bij declaratie geeft het project ook telkens voor elke uitgave indicatief aan of deze al dan niet betrekking heeft op projectactiviteiten die buiten het programmagebied worden uitgevoerd en waarvoor op programmaniveau niet meer dan 20% van de beschikbare EFRO-middelen kunnen worden toegekend (cfr. art. 20 van Verordening nr. 1299/2013). De tot dit doel opgegeven informatie heeft geen invloed op de subsidiabiliteit van de gedeclareerde uitgaven.

Financiële rapportering. Projecten zijn verplicht om projectuitgaven binnen de zes maanden na de betaaldatum2 betaaldatum te declareren (voor personeelskosten via een standaarduurtarief geldt de termijn ‘binnen zeven maanden na de prestatie van het gedeclareerde uur’). Deze bepaling geldt voor uitgaven betaald na 18 maart 2016. Voor projectuitgaven die eerder zijn betaald, geldt 18 oktober 2016 als uiterste declaratiedatum. Zo kunnen projectuitgaven niet opgespaard worden. Indien niet aan deze verplichting wordt voldaan, leidt dit tot volgende sanctie3sanctie2:  Van uitgaven die tussen zes en twaalf maanden na de betaaldatum (respectievelijk zeven en dertien in het geval van personeelskosten via een standaarduurtarief) worden gedeclareerd, kan slechts 75% van de uitgaven worden aanvaard;  Van uitgaven die later dan twaalf maanden na de betaaldatum (of dertien in het geval van personeelskosten via een standaarduurtarief) worden gedeclareerd, kan slechts 50% van de uitgaven worden aanvaard. De sanctie wordt toegepast op het totaal gedeclareerde bedrag van desbetreffende declaratielijn. In uitzonderlijke gevallen kan de managementautoriteit, op haar eigen initiatief, beslissen om de sanctie niet toe te passen. Zij neemt hiertoe een ad hoc besluit, waarin het toepassingsgebied van de beslissing wordt afgebakend. De projectverantwoordelijke garandeert dat de door alle projectpartners gedeclareerde uitgaven zijn gedaan voor de uitvoering van het project (cfr. art. 13 lid 2 c van Verordening nr. 1299/2013). Gezien de rechtsgrond in boven vernoemde verordening is de eventuele verwerking van persoonsgegevens door de projectverantwoordelijke bij de uitvoering van deze taak niet in strijd met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De stavingstukken van de gedeclareerde uitgaven dienen te zijn bijgesloten. (zie hoofdstuk 4: Subsidiabiliteitskader) Uit al de aangeleverde stavingstukken dient de aansluiting met het kostenplan zoals opgenomen in de projectaanvraag, op een eenvoudige wijze gemaakt te kunnen worden. Kleine 2 Zie paragraaf 4.8 voor de operationalisering van deze bepaling in het geval van afschrijvingskosten. 3 In het geval er ten aanzien van dezelfde uitgaven op een later moment nog andere sancties van toepassing zijn (bv. in het kader van het sanctiebeleid bij niet-naleving voorschriften publiciteit (zie bijlage 2)), wordt enkel de zwaarste sanctie doorgevoerd. Uit al de aangeleverde stavingstukken dient de aansluiting met het kostenplan zoals opgenomen in de projectaanvraag, op een eenvoudige wijze gemaakt te kunnen worden. Kleine uitgaven die niet in het kostenplan zijn voorzien, maar duidelijk toe te wijzen zijn aan één van de werkpakketten van de projectaanvraag, zijn subsidiabel. De managementautoriteit kan om extra toelichting op de rapportages vragen. De managementautoriteit informeert de projectverantwoordelijke over de uitgaven die verworpen zijn en de reden van verwerping en dit per gedeclareerde kostenlijn. Verworpen uitgaven kunnen bij een volgende declaratie opnieuw ingediend worden. Wanneer de oorspronkelijke declaratieprognose niet wordt gerespecteerd, kan het Comité van Toezicht besluiten om delen van het project of het geheel van het project te decommitteren. Bij declaratie geeft het project ook telkens voor elke uitgave indicatief aan of deze al dan niet betrekking heeft op projectactiviteiten die buiten het programmagebied worden uitgevoerd en waarvoor op programmaniveau niet meer dan 20% van de beschikbare EFRO-middelen kunnen worden toegekend (cfr. art. 20 van Verordening nr. 1299/2013). De tot dit doel opgegeven informatie heeft geen invloed op de subsidiabiliteit van de gedeclareerde uitgaven.