Common use of Projectadministratie Clause in Contracts

Projectadministratie. De managementautoriteit zorgt ervoor dat alle relevante correspondentie tussen de projectpartner en de bij de uitvoering van het programma betrokken instanties (en vice versa) in het elektronisch systeem voor gegevensuitwisseling (e-loket) vervat zit. De projectverantwoordelijke draagt er zorg voor dat elke projectpartner een afzonderlijke projectadministratie heeft, waarin alle noodzakelijke gegevens tijdig en volledig zijn vastgelegd en die te verifiëren zijn aan de hand van bewijsstukken. Het betreft ten minste:  De ondertekende overeenkomst tussen projectverantwoordelijke en projectpartners (cfr. art. 13 van Verordening nr. 1299/2013).  Er moet een afzonderlijk boekhoudsysteem of een passende boekhoudkundige codering gebruikt worden (cfr. art. 125 lid 4b van Verordening nr. 1303/2013).  Alle relevante bewijslast. Dit bevat onder meer alle documenten betreffende aanbesteding van werken, leveringen of diensten, facturen, betaalbewijzen, alsmede overige boekingsbescheiden, voor zover relevant taxaties, kilometerregistraties en andere stukken om de werkelijk gemaakte kosten te onderbouwen, urenregistratie en bewijsstukken in geval van overuren, BTW-status, vergunningen, bewijs van activiteiten betreffende promotie en publiciteit. Originele papieren stukken worden op papier bijgehouden en originele digitale stukken worden digitaal bijgehouden. De projectadministratie moet vlot raadpleegbaar en overzichtelijk blijven. De administratie dient aldus te zijn opgezet dat deze voldoende waarborgen biedt voor correcte en adequate inhoudelijke en financiële rapportages. De administratie biedt verder voldoende mogelijkheden voor een goede accountantscontrole en controle op de juiste naleving van de in het besluit tot goedkeuring van het project vermelde voorwaarden waaronder de bijdrage is verstrekt. Hierbij is het voeren van een (volledige of gedeeltelijke) digitale projectadministratie toegestaan op voorwaarde dat er adequate interne procedures zijn voor de digitalisering van papieren documenten en het gehele systeem een deugdelijke controle mogelijk maakt. De projectpartner draagt er zorg voor dat de complete projectadministratie nog raadpleegbaar en controleerbaar is tot het einde van een periode van twee kalenderjaren volgend op het jaar waarin de laatste uitgaven van het project door de certificeringsautoriteit werden opgenomen in de rekeningen. De managementautoriteit zal de projectverantwoordelijke informeren wanneer deze periode ingaat. Deze termijn kan geschorst worden in geval van gerechtelijke procedures of op verzoek van de Commissie. (cfr. art. 140 van Verordening nr. 1303/2013). In afwachting van deze communicatie door de managementautoriteit draagt de projectverantwoordelijke er zorg voor dat de complete projectadministratie minstens tot vijf jaar na de projectperiode raadpleegbaar en controleerbaar is. Deze bepalingen doen evenwel geen afbreuk aan de voorschriften voor het bewaren van documenten bij projecten met staatssteun.

Projectadministratie. De managementautoriteit zorgt ervoor dat alle relevante correspondentie tussen de projectpartner en de bij de uitvoering van het programma betrokken instanties (en vice versa) in het elektronisch systeem voor gegevensuitwisseling (e-loket) vervat zit. De projectverantwoordelijke draagt er zorg voor dat elke projectpartner een afzonderlijke projectadministratie heeft, waarin alle noodzakelijke gegevens tijdig en volledig zijn vastgelegd en die te verifiëren zijn aan de hand van bewijsstukken. Het betreft ten minste:  De ondertekende overeenkomst tussen projectverantwoordelijke en projectpartners (cfr. art. 13 van Verordening nr. 1299/2013).  Er moet een afzonderlijk boekhoudsysteem of een passende boekhoudkundige codering gebruikt worden (cfr. art. 125 lid 4b van Verordening nr. 1303/2013).  Alle relevante bewijslast. Dit bevat onder meer alle documenten betreffende aanbesteding van werken, leveringen of diensten, facturen, betaalbewijzen, alsmede overige boekingsbescheiden, voor zover relevant taxaties, kilometerregistraties en andere stukken om de werkelijk gemaakte kosten te onderbouwen, urenregistratie en bewijsstukken in geval van overuren, BTW-status, vergunningen, bewijs van activiteiten betreffende promotie en publiciteit. Originele papieren stukken worden op papier bijgehouden en originele digitale stukken worden digitaal bijgehouden. De projectadministratie moet vlot raadpleegbaar en overzichtelijk blijven. De administratie dient aldus te zijn opgezet dat deze voldoende waarborgen biedt voor correcte en adequate inhoudelijke en financiële rapportages. De administratie biedt verder voldoende mogelijkheden voor een goede accountantscontrole en controle op de juiste naleving van de in het besluit tot goedkeuring van het project vermelde voorwaarden waaronder de bijdrage is verstrekt. Hierbij is het voeren van een (volledige of gedeeltelijke) digitale projectadministratie toegestaan op voorwaarde dat er adequate interne procedures zijn voor de digitalisering van papieren documenten en het gehele systeem een deugdelijke controle mogelijk maakt. De projectpartner draagt er zorg voor dat de complete projectadministratie nog raadpleegbaar en controleerbaar is tot het einde van een periode van twee kalenderjaren volgend op het jaar waarin de laatste uitgaven van het project door de certificeringsautoriteit werden opgenomen in de rekeningen. De managementautoriteit zal de projectverantwoordelijke informeren wanneer deze periode ingaat. Deze termijn kan geschorst worden in geval van gerechtelijke procedures of op verzoek van de Commissie. (cfr. art. 140 van Verordening nr. 1303/2013). In afwachting van deze communicatie door de managementautoriteit draagt de projectverantwoordelijke er zorg voor dat de complete projectadministratie minstens tot vijf jaar na de projectperiode raadpleegbaar en controleerbaar is. Deze bepalingen doen evenwel geen afbreuk aan de voorschriften voor het bewaren van documenten bij projecten met staatssteun.

Projectadministratie. De managementautoriteit zorgt ervoor dat alle relevante correspondentie tussen de projectpartner en de bij de uitvoering van het programma betrokken instanties (en vice versa) in het elektronisch systeem voor gegevensuitwisseling (e-loket) vervat zit. De projectverantwoordelijke draagt er zorg voor dat elke projectpartner een afzonderlijke projectadministratie heeft, waarin alle noodzakelijke gegevens tijdig en volledig zijn vastgelegd en die te verifiëren zijn aan de hand van bewijsstukken. Het betreft ten minste:  § De ondertekende overeenkomst tussen projectverantwoordelijke en projectpartners (cfr. art. 13 van Verordening nr. 1299/2013).  § Er moet een afzonderlijk boekhoudsysteem of een passende boekhoudkundige codering gebruikt worden (cfr. art. 125 lid 4b van Verordening nr. 1303/2013).  § Alle relevante bewijslast. Dit bevat onder meer alle documenten betreffende aanbesteding van werken, leveringen of diensten, facturen, betaalbewijzen, alsmede overige boekingsbescheiden, voor zover relevant taxaties, kilometerregistraties en andere stukken om de werkelijk gemaakte kosten te onderbouwen, urenregistratie en bewijsstukken in geval van overuren, BTW-status, vergunningen, bewijs van activiteiten betreffende promotie en publiciteit. Originele papieren stukken worden op papier bijgehouden en originele digitale stukken worden digitaal bijgehouden. De projectadministratie moet vlot raadpleegbaar en overzichtelijk blijven. De administratie dient aldus te zijn opgezet dat deze voldoende waarborgen biedt voor correcte en adequate inhoudelijke en financiële rapportages. De administratie biedt verder voldoende mogelijkheden voor een goede accountantscontrole en controle op de juiste naleving van de in het besluit tot goedkeuring van het project vermelde voorwaarden waaronder de bijdrage is verstrekt. Hierbij is het voeren van een (volledige of gedeeltelijke) digitale projectadministratie toegestaan op voorwaarde dat er adequate interne procedures zijn voor de digitalisering van papieren documenten en het gehele systeem een deugdelijke controle mogelijk maakt. De projectpartner draagt er zorg voor dat de complete projectadministratie nog raadpleegbaar en controleerbaar is tot het einde van een periode van twee kalenderjaren volgend op het jaar waarin de laatste uitgaven van het project werden gecertificeerd door de certificeringsautoriteit werden opgenomen .opgenomen in de rekeningen. De managementautoriteit zal de projectverantwoordelijke informeren wanneer deze periode ingaat. Deze termijn kan geschorst worden in geval van gerechtelijke procedures of op verzoek van de Commissie. (cfr. art. 140 van Verordening nr. 1303/2013). In afwachting van deze communicatie door de managementautoriteit draagt de projectverantwoordelijke er zorg voor dat de complete projectadministratie minstens tot vijf jaar na de projectperiode raadpleegbaar en controleerbaar is. Deze bepalingen doen evenwel geen afbreuk aan de voorschriften voor het bewaren van documenten bij projecten met staatssteun.

Projectadministratie. De managementautoriteit zorgt ervoor dat alle relevante correspondentie tussen de projectpartner en de bij de uitvoering van het programma betrokken instanties (en vice versa) in het elektronisch systeem voor gegevensuitwisseling (e-loket) vervat zit. De projectverantwoordelijke draagt er zorg voor dat elke projectpartner een afzonderlijke projectadministratie heeft, waarin alle noodzakelijke gegevens tijdig en volledig zijn vastgelegd en die te verifiëren zijn aan de hand van bewijsstukken. Het betreft ten minste:  De ondertekende overeenkomst tussen projectverantwoordelijke en projectpartners (cfr. art. 13 van Verordening nr. 1299/2013).  Er moet een afzonderlijk boekhoudsysteem of een passende boekhoudkundige codering gebruikt worden (cfr. art. 125 lid 4b van Verordening nr. 1303/2013).  Alle relevante bewijslast. Dit bevat onder meer alle documenten betreffende aanbesteding van werken, leveringen of diensten, facturen, betaalbewijzen, alsmede overige boekingsbescheiden, voor zover relevant taxaties, kilometerregistraties en andere stukken om de werkelijk gemaakte kosten te onderbouwen, urenregistratie en bewijsstukken in geval van overuren, BTW-status, vergunningen, bewijs van activiteiten betreffende promotie en publiciteit. Originele papieren stukken worden op papier bijgehouden en originele digitale stukken worden digitaal bijgehouden. De projectadministratie moet vlot raadpleegbaar en overzichtelijk blijven. De administratie dient aldus te zijn opgezet dat deze voldoende waarborgen biedt voor correcte en adequate inhoudelijke en financiële rapportages. De administratie biedt verder voldoende mogelijkheden voor een goede accountantscontrole en controle op de juiste naleving van de in het besluit tot goedkeuring van het project vermelde voorwaarden waaronder de bijdrage is verstrekt. Hierbij is het voeren van een (volledige of gedeeltelijke) digitale projectadministratie toegestaan op voorwaarde dat er adequate interne procedures zijn voor de digitalisering van papieren documenten en het gehele systeem een deugdelijke controle mogelijk maakt. De projectpartner draagt er zorg voor dat de complete projectadministratie nog raadpleegbaar en controleerbaar is tot het einde van een periode van twee kalenderjaren volgend op het jaar waarin de laatste uitgaven van het project door de certificeringsautoriteit werden opgenomen in de rekeningen. De managementautoriteit zal de projectverantwoordelijke informeren wanneer deze periode ingaat. Deze termijn kan geschorst worden in geval van gerechtelijke procedures of op verzoek van de Commissie. (cfr. art. 140 van Verordening nr. 1303/2013). In afwachting van deze communicatie door de managementautoriteit draagt de projectverantwoordelijke er zorg voor dat de complete projectadministratie minstens tot vijf jaar na de projectperiode raadpleegbaar en controleerbaar is. Deze bepalingen doen evenwel geen afbreuk aan de voorschriften voor het bewaren van documenten bij projecten met staatssteun.

Projectadministratie. De managementautoriteit zorgt ervoor dat alle relevante correspondentie tussen de projectpartner en de bij de uitvoering van het programma betrokken instanties (en vice versa) in het elektronisch systeem voor gegevensuitwisseling (e-loket) vervat zit. De projectverantwoordelijke draagt er zorg voor dat elke projectpartner een afzonderlijke projectadministratie heeft, waarin alle noodzakelijke gegevens tijdig en volledig zijn vastgelegd en die te verifiëren zijn aan de hand van bewijsstukken. Het betreft ten minste:  ▪ De ondertekende overeenkomst tussen projectverantwoordelijke en projectpartners (cfr. art. 13 van Verordening nr. 1299/2013).  ▪ Alle correspondentie met de bij de uitvoering van het programma betrokken instanties die niet in het elektronisch systeem voor gegevensuitwisseling (e-loket) vervat zit. ▪ Er moet een afzonderlijk boekhoudsysteem of een passende boekhoudkundige codering gebruikt worden (cfr. art. 125 lid 4b van Verordening nr. 1303/2013).  ▪ Alle relevante bewijslast. Dit bevat onder meer alle documenten betreffende aanbesteding van werken, leveringen of diensten, facturen, betaalbewijzen, alsmede overige boekingsbescheiden, voor zover relevant taxaties, kilometerregistraties en andere stukken om de werkelijk gemaakte kosten te onderbouwen, urenregistratie en bewijsstukken in geval van overuren, BTW-status, vergunningen, bewijs van activiteiten betreffende promotie en publiciteit. Originele papieren stukken worden op papier bijgehouden en originele digitale stukken worden digitaal bijgehouden. De projectadministratie moet vlot raadpleegbaar en overzichtelijk blijven. De managementautoriteit kan een projectpartner toestaan om enkel een digitale projectadministratie te voeren, op voorwaarde dat deze projectpartner kan aantonen dat door een bevoegde nationale instantie is vastgesteld dat de nationale procedures met betrekking tot het voeren van een digitale administratie zijn gevolgd. De administratie dient aldus te zijn opgezet dat deze voldoende waarborgen biedt voor correcte en adequate inhoudelijke en financiële rapportages. De administratie biedt verder voldoende mogelijkheden voor een goede accountantscontrole en controle op de juiste naleving van de in het besluit tot goedkeuring van het project vermelde voorwaarden waaronder de bijdrage is verstrekt. Hierbij is het voeren van een (volledige of gedeeltelijke) digitale projectadministratie toegestaan op voorwaarde dat er adequate interne procedures zijn voor de digitalisering van papieren documenten en het gehele systeem een deugdelijke controle mogelijk maakt. De projectpartner draagt er zorg voor dat de complete projectadministratie nog raadpleegbaar en controleerbaar is tot het einde van een periode van twee kalenderjaren volgend op het jaar waarin de laatste uitgaven van het project werden gecertificeerd door de certificeringsautoriteit werden opgenomen in de rekeningencertificeringsautoriteit. De managementautoriteit zal de projectverantwoordelijke informeren wanneer deze periode ingaat. Deze termijn kan geschorst worden in geval van gerechtelijke procedures of op verzoek van de Commissie. (cfr. art. 140 van Verordening nr. 1303/2013). ) In afwachting van deze communicatie door de managementautoriteit draagt de projectverantwoordelijke er zorg voor dat de complete projectadministratie minstens tot vijf jaar na de projectperiode raadpleegbaar en controleerbaar is. Deze bepalingen doen evenwel geen afbreuk aan de voorschriften voor het bewaren van documenten bij projecten met staatssteun.

Projectadministratie. De managementautoriteit zorgt ervoor dat alle relevante correspondentie tussen de projectpartner en de bij de uitvoering van het programma betrokken instanties (en vice versa) in het elektronisch systeem voor gegevensuitwisseling (e-loket) vervat zit. De projectverantwoordelijke draagt er zorg voor dat elke projectpartner een afzonderlijke projectadministratie heeft, waarin alle noodzakelijke gegevens tijdig en volledig zijn vastgelegd en die te verifiëren zijn aan de hand van bewijsstukken. Het betreft ten minste:  De ondertekende overeenkomst tussen projectverantwoordelijke en projectpartners (cfr. art. 13 van Verordening nr. 1299/2013).  Er moet een afzonderlijk boekhoudsysteem of een passende boekhoudkundige codering gebruikt worden (cfr. art. 125 lid 4b van Verordening nr. 1303/2013).  Alle relevante bewijslast. Dit bevat onder meer alle documenten betreffende aanbesteding van werken, leveringen of diensten, facturen, betaalbewijzen, alsmede overige boekingsbescheiden, voor zover relevant taxaties, kilometerregistraties en andere stukken om de werkelijk gemaakte kosten te onderbouwen, urenregistratie en bewijsstukken in geval van overuren, BTW-status, vergunningen, bewijs van activiteiten betreffende promotie en publiciteit. Originele papieren stukken worden op papier bijgehouden en originele digitale stukken worden digitaal bijgehouden. De projectadministratie moet vlot raadpleegbaar en overzichtelijk blijven. De managementautoriteit kan ad hoc een projectpartner toestaan om enkel een digitale projectadministratie te voeren, op voorwaarde dat deze projectpartner kan aantonen dat door een bevoegde nationale instantie is vastgesteld dat de nationale procedures met betrekking tot het voeren van een digitale administratie zijn gevolgd. De projectpartner dient hiervoor een voorafgaandelijke aanvraag in via het e-loket, ondersteund met de nodige argumentatie en bewijsstukken. De administratie dient aldus te zijn opgezet dat deze voldoende waarborgen biedt voor correcte en adequate inhoudelijke en financiële rapportages. De administratie biedt verder voldoende mogelijkheden voor een goede accountantscontrole en controle op de juiste naleving van de in het besluit tot goedkeuring van het project vermelde voorwaarden waaronder de bijdrage is verstrekt. Hierbij is het voeren van een (volledige of gedeeltelijke) digitale projectadministratie toegestaan op voorwaarde dat er adequate interne procedures zijn voor de digitalisering van papieren documenten en het gehele systeem een deugdelijke controle mogelijk maakt. De projectpartner draagt er zorg voor dat de complete projectadministratie nog raadpleegbaar en controleerbaar is tot het einde van een periode van twee kalenderjaren volgend op het jaar waarin de laatste uitgaven van het project werden gecertificeerd door de certificeringsautoriteit werden opgenomen in de rekeningencertificeringsautoriteit. De managementautoriteit zal de projectverantwoordelijke informeren wanneer deze periode ingaat. Deze termijn kan geschorst worden in geval van gerechtelijke procedures of op verzoek van de Commissie. (cfr. art. 140 van Verordening nr. 1303/2013). In afwachting van deze communicatie door de managementautoriteit draagt de projectverantwoordelijke er zorg voor dat de complete projectadministratie minstens tot vijf jaar na de projectperiode raadpleegbaar en controleerbaar is. Deze bepalingen doen evenwel geen afbreuk aan de voorschriften voor het bewaren van documenten bij projecten met staatssteun.