Udbudsbetingelser

Ordregiver udbyder ikke kontrakten i mindre delkontrakter, ud fra mar- kedsmæssige og økonomiske hensyn, herunder omkostninger til udbud og kontraktadministration.

Udbuddet gennemføres, som et offentligt udbud med forhandling efter Ud- budslovens afsnit III (Light-regimet)1, og består både af en indledende til- budsfase 2 og en forhandlingsfase med efterfølgende afgivelse af endeligt tilbud.2

Praktiske oplysninger

Overblik over udbudsmaterialet

Udbudsmaterialet for nærværende udbud består af: Udbudsbetingelser (nærværende dokument) med flg. bilag:

• Bilag 1: Fakta og Krav

• Bilag 2: Kravbesvarelse

• Bilag 3: Tilbudsevaluering

• Bilag 3A: Tilbudsliste

• Bilag 4: Ledelse og personale

• Bilag 5: Implementering

• Bilag 6: Udkast til Kontrakt

• Bilag 6A Brugsret af bygningsmassen på Bøgeskovhus

• Bilag 7: Afregningsmodel

• Bilag 8: CSR Bilag

• Bilag 9: Tro- og love erklæring om russisk ejerskab

• Bilag 10: Rammeaftale – pleje og praktisk hjælp i hjemmeplejen

• Bilag 11: Krav til leverandører af pleje og praktisk hjælp

• Bilag 12: Aftale om sygeplejerskeopgaver om aftenen på plejehjem i MSO

• Bilag 13: Skabelon til Databehandleraftale

• Bilag 14: Forløbsmodel

• Bilag 15: Ledetrådene

• Bilag 16: Sammen om et bedre liv

• Bilag 17: Værdighedspolitikken

• Bilag 18: Indsatskatalog

• Bilag 19 Katalog over udvalgte hjælpemidler

1 i henhold til proceduren i LOV nr. 1564 af 15/12/2015 (udbudslo- ven) 2 afsnit 3

2 afsnit 4

• Bilag 20 Tjekliste til APV

• Bilag 21 Udskiftning af dæk og slanger

• Appendiks A05 til A08: Tegninger Bøgeskovhus

• Appendiks B: Liste over udstyr, inventar og indbo (udarbejdes umiddelbart inden overdragelse af opgaven

Tidsfrister

Besigtigelse	23.04.2024 kl. 13.30 – 15.00
Frist for at stille spørgsmål Aarhus Kommune opfordrer til, at spørgsmål stilles så tidligt som mu- ligt, og at spørgefristen overholdes. Spørgsmål modtaget efter spørge- fristen, men før fristen på 6 dage, vil blive besvaret i det omfang, det er muligt indenfor 6 dage fra til- budsfristen.	03.05.2024
Frist for modtagelse af svar på spørgsmål	09.05.2024
Tilbudsfrist	16.05.2024 kl. 10.00
Forhandlingsperiode	Uge 21
Frist for endeligt tilbud	31.05.2024
Udpegning af vinder	07.06.2024
Stand still periode	07.06.2024 til 17.06.2024
Indgåelse af kontrakt	20.06.2024
Implementeringsperiode	01.07.2024 til 01.09.2024
Kontraktens ikrafttræden	01.09. 2024 kl. 08.00 (søndag)

Kontaktoplysninger

Udbuddet varetages af Økonomi og Borgervelfærd, Aarhus Kommune, Ja- kob Xxxxxxx, xxxxx@xxxxxx.xx og Xxxx Xxxxxxx, xxxxxxx@xxxxxx.xx. Al kommunikation med Aarhus Kommune i forbindelse med dette udbud, fo- regår via Comdia.

Side 5 af 22

Besigtigelse

Der afholdes besigtigelse af Bøgeskovhus den 23. april 2024 kl. 13.30 –

15.00 på følgende adresse:

Xxxxxxxxxxxxxxxx 00-00

8260 Xxxx X.

Tilmeldingen skal ske senest den 19. april 2024 kl. 12.00 til jakni@aar- xxx.xx med angivelse af firmanavn samt antal deltagere (maks. 2 delta- gere pr. virksomhed). Fremmøde er lige indenfor hovedindgangen.

Formålet med besigtigelsen er at give Tilbudsgiver de bedst mulige betin- gelser for at afgive et præcist tilbud på opgaven, herunder det bedst mu- lige og mest detaljeret indtryk af lokaler og minimal risiko for efterfølgende usikkerhed om det udbudte.

Der vil ikke være mulighed for at stille spørgsmål ved selve besigtigelsen. Disse kan efterfølgende stilles via Comdia.

Udbuddets genstand

Beskrivelse af det udbudte område

Disse udbudsbetingelser omfatter de krav, der stilles til tilbudsgivere, som ønsker at komme i betragtning, som leverandør til driften af Bøgeskovhus i Aarhus Kommune.

Udbuddet omfatter:

• Drift af plejeboligerne på Bøgeskovhus; herunder pleje, praktisk hjælp, sygepleje og træning samt ernæring i plejeboligerne på Bø- geskovhus

• Pleje og praktisk hjælp (Fritvalg) i ældreboligerne på Bøgeskovhus

• Option på levering af helhedspleje i ældreboligerne

• Drift af café

• Aktiviteter i tilknytning til caféen – herunder inddragelse af frivillige og lokalsamfundet

• Samarbejde med Aarhus Kommune

Det er muligt for en ægtefælle eller samlever at flytte med til plejeboligen uden selv at have behov for en plejebolig.

Vinderen af udbuddet bliver eneleverandør i plejeboligenheden samt ho- vedleverandør i ældreboligerne. Rammeaftale og Kravspecifikation for leve- ring af ydelser i tilknyttede ældreboliger findes i bilag 10 og bilag 10.A.

For en nærmere beskrivelse af den udbudte ydelse henvises til Bilag 1, Fakta og krav.

Forbrug på det udbudte område

Aarhus Kommunes anslåede samlede forbrug af ydelser, der er omfattet af udbuddet, udgør på årsbasis cirka 42 mio. danske kr. ekskl. moms.

Der er en vis usikkerhed om, hvad den endelige omsætning på kontrakten vil være i den maksimale aftaleperiode på 12 år, idet det er usikkert, hvil- ken indflydelse ny lovgivning på området vil have i forhold til aftalegrundla- get. Her tænkes særligt på ny ældrelov og sundhedsreformen.

Den fremtidige kontrakt

Ordregiver ønsker at indgå en 6-årig Kontrakt, der forventes at træde i kraft den 1. september 2024 med udløb den 31. august 2030.

Udbuddet omfatter option på forlængelse af kontrakten i op til 2 x 36 må- neder. Hvis Ordregiver vælger at benytte alle optioner om forlængelse, op- hører kontrakten endeligt den 31. august 2036.

Aftale om sygeplejerskeopgaver om aftenen på plejehjem i MSO

Ordregiver ønsker, at fastholde og udvikle den faglige kvalitet ved at bor- gerforløb understøttes fyldestgørende gennem hele døgnet. Plejehjemmene dækker sig selv med sygeplejersker hverdage, weekender og helligdage minimum i tidsrummet kl. 7.00 – 15.00. Sygeplejerskerne løser opgaver i henhold til stillingsbeskrivelsen i tæt samarbejde med tværfaglige kolleger. Tilbudsgiver kan vælge selv at dække ind med sygeplejersker om aftenen eller indgå aftale med ordregiver om, at hjælp til sygepleje kan rekvireres jf. bilag 12. For Plejehjemmet Bøgeskovhus koster ordningen i 2024 tal 250 kr. pr. plejebolig om året.

Optioner

Udbuddet omfatter option på levering af helhedspleje i de tilknyttede æl- dreboliger, defineret som levering af Træning og Sygepleje. I forbindelse med godkendelse af den vindende tilbudsgiver vil ordregiver træffe beslut- ning, hvorvidt der ønskes at gøre brug af optionen eller ej.

Tilbudsgiver skal i bilag 3A oplyse priser for optionen. De oplyste priser indgår ikke i den samlede vurdering af tilbuddets pris.

Virksomhedsoverdragelse af medarbejdere

Aarhus Kommune har besluttet, at Virksomhedsoverdragelsesloven (VOL), jf. lovbekendtgørelse nr. 710 af 20. august 2020 om lønmodtageres

Side 7 af 22

retsstilling ved virksomhedsoverdragelse med senere ændringer, finder an- vendelse som aftalevilkår, uanset om loven efter en selvstændig fortolk- ning ikke måtte finde anvendelse på overtagelsen af de pågældende med- arbejdere.

De nærmere vilkår for overtagelse af personale samt oplysninger om sam- mensætningen af medarbejderne fremgår af bilag 5 Implementering.

Tilbudsgiver skal i forbindelse med virksomhedsoverdragelsen overholde virksomhedsoverdragelsesloven (VOL).

Kontrolbud

Ordregiver afgiver kontrolbud på opgaven.

Aarhus Kommunes indkøbspolitik

Aarhus Kommune tager social ansvarlighed alvorligt. Det betyder bl.a., at vi stiller krav om, at vores leverandører og deres underleverandører over- holder internationale konventioner tiltrådt af Danmark. Det gælder eksem- pelvis International Labour Organization’s (ILO) konventioner om tvangsar- bejde, børnearbejde samt sikkert og sundt arbejdsmiljø. xxxxx://xxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx-xxx-xx/xxxxxx-xxxxxxxx-xxx- koebs-og-udbudspolitik/

Tilbudsbehandling

Registrering og åbning

Når tilbuddet er uploadet og afsendt, kan tilbudsgiver, indtil tilbudsfristens udløb, ændre indholdet af det eller trække det tilbage.

Tilbuddene vil blive åbnet efter tilbudsfristens udløb. Der vil ikke være ad- gang til at overvære tilbudsåbningen.

Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbud er Aar- hus Kommune uvedkommende.

Fortrolighed

Alle tilbud vil blive behandlet fortroligt, om end tilbudsgivers opmærksom- hed henledes på, at de indkomne tilbud vil være omfattet af reglerne om aktindsigt.

Aarhus Kommune er i forbindelse med tildelingen af kontrakten forpligtet til at give en begrundelse for valg og fravalg af tilbudsgivere. Det betyder, at

Aarhus Kommune, over for de fravalgte tilbudsgivere, er forpligtet til at an- give navnet på den vindende tilbudsgiver samt beskrive det vindende til- buds karakteristika og fordele set i forhold til det afviste tilbud.

Procedure for behandling af tilbud

De indkomne tilbud vil blive behandlet efter følgende procedure:

Konditionsmæssighed: I første omgang vurderes tilbuddenes konditions- mæssighed i forhold til de udelukkelsesgrunde og krav til egnethed mv., der er opstillet i udbudsbetingelserne.

I tilfælde af, at ordregiver måtte konstatere at et tilbud er ukonditions- mæssigt, vil tilbuddet ikke indgå i den videre behandling.

Forhandling: I anden omgang foretages forhandlinger.

Tildeling af kontrakt: I tredje omgang vurderes de konditionsmæssige tilbud i forhold til tildelingskriteriet, jf. udbudsbetingelsernes afsnit 10 Til- delingskriterium. På denne baggrund træffes beslutning om tildeling af kontrakt.

Forhandling

Formålet med forhandlingen er at give de deltagende Tilbudsgivere mulig- heden for, på baggrund af evalueringen af det indledende tilbud og for- handlingsmødet, at optimere det endelige tilbud og udbudsmaterialet. Der vil blive givet saglig feedback til de deltagende Tilbudsgivere og gennem dialogen og forhandlingerne er det formålet, at forståelsen hos begge par- ter øges for opgavens karakter, udfordringer og vilkår med henblik på at optimere det endelige tilbud.

Forhandlingen vil foregå som fysisk møde mellem repræsentanter fra Or- dregiver og tilbudsgiverne.

Forhandlingen forventes gennemført som et kortvarigt forløb, hvor der for- handles om forbedringer og præciseringer på baggrund af Tilbudsgivers indledende tilbud samt muligheden for at optimere udbudsmaterialet.

På baggrund af forhandlingsrunden vil Ordregiver evt. anmode tilbudsgiver om at revidere deres tilbud.

Det pointeres, at tilbudsgiverne alene kan fremsende revideret tilbud på grundlag af udtrykkelig opfordring fra Ordregiver fremsat som led i for- handlingen. Revideret tilbud, der ikke er fremsat efter udtrykkelig opfor- dring fra Ordregiver som led i forhandlingen, vil blive afvist.

Side 9 af 22

Aarhus Kommune forbeholder sig ret til at indgå rammeaftale på baggrund af de indledende tilbud, det vil sige uden forhandling.

Underretning om valg af tilbud og aftaleindgåelse

Når afgørelse foreligger, vil alle tilbudsgivere blive skriftligt underrettet om tildelingsbeslutningen.

Der gøres opmærksom på, at Aarhus Kommune tidligst må underskrive kontrakten efter udløb af en standstill-periode på minimum 10 kalender- dage regnet fra dagen efter den dag, hvor kommunen har afsendt samtidig underretning til alle tilbudsgivere om tildelingsbeslutningen.

Der gøres endvidere opmærksom på, at Aarhus Kommune først kan af- sende samtidig underretning, når dokumentation for overholdelse af de op- lysninger, der er anført i ESPD fra den tilbudsgiver, som Aarhus Kommune forventer at indgå rammeaftale med, er fremsendt.

Det forventes, at der kan indgås Kontrakt i uge 24 eller umiddelbart efter.

Udelukkelsesgrunde

Aarhus Kommune er forpligtet til at udelukke en tilbudsgiver, der er omfat- tet af en eller flere af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens

§§ 134a-136, hvis ikke tilbudsgiveren kan dokumentere sin pålidelighed i henhold til udbudslovens § 138.

Tilbudsgiver skal i ESPD’et i Comdia angive, hvorvidt tilbudsgiver er omfat- tet af en obligatorisk udelukkelsesgrund (dette gælder dog ikke for udeluk- kelsesgrunden i § 134a).

Desuden gælder i dette udbud følgende frivillige udelukkelsesgrund(e). Aarhus Kommune er således forpligtet til at udelukke en tilbudsgiver, der er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrund(e) (medmindre tilbuds- giveren kan dokumentere sin pålidelighed i henhold til udbudslovens § 138):

• Tilbudsgiver har tilsidesat gældende forpligtelser inden for det miljø- social- eller arbejdsretlige område, jf. Udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1.

• Tilbudsgiver er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvi- ditetsbehandling, jf. Udbudslovens § 137, stk. 1., nr. 2.

• Aarhus Kommune har tilstrækkelige plausible indikationer til at kon- kludere, at tilbudsgiver har indgået en aftale med andre økonomiske aktører med henblik på konkurrencefordrejning, jf. Udbudslovens § 137, stk. 1., nr. 3.

• Aarhus Kommune kan påvise, at tilbudsgiver væsentligt har mislig- holdt en tidligere offentlig kontrakt, jf. Udbudslovens § 137, stk. 1., nr. 4.

• Aarhus Kommune kan påvise, at tilbudsgiver uretmæssigt har for- søgt at påvirke Aarhus Kommunes beslutningsproces, hvis tilbudsgi- ver har fået fortrolige oplysninger, der kan give dem uretmæssige fordele i forbindelse med udbudsproceduren, eller såfremt tilbudsgi- ver groft uagtsomt har givet vildledende oplysninger, der kan have væsentlig indflydelse på beslutninger, jf. Udbudslovens § 137, stk. 1., nr. 5.

Der henvises til afsnit 11.3.3 Udfyldelse af ESPD.

Tilbud, der ikke indeholder de efterspurgte oplysninger, kan Aarhus Kom- mune afvise som ukonditionsmæssige. Aarhus Kommune forbeholder sig dog muligheden for at bringe reparationsreglen i § 159, stk. 5, i anven- delse, såfremt visse oplysninger mangler eller ikke er fyldestgørende, for- udsat at dette kan ske inden for rammerne af bestemmelsen.

Udelukkelse pga. russisk ejerskab eller etablering

Der kan ikke tildeles kontrakt til følgende virksomheder, som angivet i Rå- dets forordning (EU) nr. 833/2014, artikel 5k, litra a-c (indsat ved forord- ning nr. 2022/576 af 8. april 2022 og ændret ved forordning nr. 2023/427 af 25. februar 2023):

a) russiske statsborgere, fysiske personer, der er bosiddende i Rusland, eller juridiske personer, enheder eller organer, der er etableret i Rusland

b) juridiske personer, enheder eller organer, hvoraf en enhed som omhandlet i nærværende stykkes litra a) direkte eller in- direkte ejer over 50 %, eller

c) fysiske eller juridiske personer, enheder eller organer, der handler på vegne af eller efter anvisning fra en enhed som omhandlet i nærværende stykkes litra a) eller b),

Ligeledes kan der ikke anvendes underleverandører eller støttende enhe- der, der er omfattet af ovenstående, hvis denne aktørs bidrag udgør mere end 10 % af kontraktværdien.

Tro- og loveerklæringen indhentes hos den tilbudsgiver, som Aarhus Kom- mune forventer at indgå kontrakten med. Der henvises til afsnit 12.3.4.

Side 11 af 22

Egnethed

Aarhus Kommune kan ikke indgå aftale med en tilbudsgiver, der ikke vur- deres egnet i relation til det udbudte område. Vurderingen foretages i for- hold til de nedenfor angivne kriterier. Som foreløbig dokumentation for op- fyldelse af kriterierne udfyldes ESPD.

Økonomisk og finansiel formåen

Tilbudsgiver bedes i ESPD angive nedenstående nøgletal for de seneste tre afsluttede regnskabsår.

Aarhus Kommune accepterer kun tilbud fra tilbudsgivere, som

• Har en samlet omsætning på minimum 40 mio. danske kr. ekskl. moms pr. år, for hvert af de seneste tre godkendte regnskabsår.

• Har en egenkapital på minimum 2 mio danske kr. ekskl. Moms for hvert af de seneste tre regnskabsår.

• Har en positiv soliditetsgrad på for hvert af de seneste tre regn- skabsår.

Teknisk og/eller faglig formåen

Aarhus Kommune accepterer kun tilbud fra tilbudsgivere, som:

I ESPD angiver referencer for to lignende leveringer, der er udført inden for de seneste 3 år forud for tilbudsfristen. Referencerne skal vedrøre drift af plejecentre, hvoraf det ene plejecenter har mere end 40 plejeboliger.

Der skal oplyses følgende for hver reference:

• Hvem opgaven er leveret til (kommune eller institution).

• En kort beskrivelse af den leverede opgave, og hvad den har omfat- tet.

• Kontraktens værdi.

• Kontrakt dato start og slut.

• Kontaktinformation med angivelse af navn, stillingsbetegnelse og telefonnummer på kontaktperson.

Hvis der angives mere end 2 referencer, vil det være de to først angivne referencer, der benyttes.

Konsortier

Afgives tilbud af en sammenslutning af tilbudsgivere (konsortium) udfyldes et ESPD pr. konsortiedeltager. Konsortiedeltagerne bedes underskrive de- res ESPD, hvilket kan ske digitalt i Comdia.

Det vil dog i forbindelse med vurderingen være det samlede konsortiums oplysninger, der vurderes. Hvis de krævede oplysninger ikke afgives af alle konsortiedeltagerne, er tilbuddet ikke nødvendigvis ukonditionsmæssigt, men det kan have betydning for vurderingen. Desuden skal de enkelte del- tagere i konsortiets ydelser/roller angives, således at det fremgår med hvil- ken konsortiedeltager, som Aarhus Kommune, med bindende virkning for konsortiet, kan føre afklarende drøftelser og indgå aftaler.

Ved vurderingen af, hvorvidt konsortiet opfylder kravene til økonomisk og finansiel formåen er opfyldt, anvendes følgende metode:

Tallene for de respektive konsortiedeltagere vurderes samlet set. Konsor- tiet skal således samlet set opfylde kravene til økonomisk og finansiel for- måen.

Såfremt tilbud afgives af et konsortium, angives referencer som efterspurgt i afsnit 6.2 Teknisk og/eller faglig formåen i ESPD for den enhed, som refe- rencen tilhører. Kravene til antal referencer i afsnit 6.2 Teknisk og/eller faglig formåen gælder hele konsortiet samlet set. Der skal således ikke an- gives to referencer pr. konsortiedeltager.

Deltager virksomheden i udbudsprocessen som en del af et konsortium, udfyldes spørgsmålet ”Deltager den økonomiske aktør i udbudsprocessen sammen med andre?” i ESPD under del II: ”Oplysninger om den økonomi- ske aktør” bekræftende, og alle konsortiedeltagere bedes således besvare denne del af ESPD bekræftende.

Konsortiedeltagerne afgiver tilbud i fællesskab og hæfter solidarisk og di- rekte i forhold til Aarhus Kommune. I forbindelse med indhentning af doku- mentation for oplysninger afgivet i ESPD, vil konsortiedeltagerne skulle ud- fylde og underskrive en konsortieerklæring fremsendt af Aarhus Kommune, hvori konsortiets sammensætning og hæftelse bekræftes.

Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen

Hvis tilbudsgiver i forbindelse med afgivelse af et tilbud baserer sig på an- dre enheders finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og/eller faglige formåen, skal tilbudsgiver angive dette samt omfanget heraf i ESPD

Side 13 af 22

under Del II: ”Oplysninger om den økonomiske aktør”, C: ”Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet”.

Den enhed, hvorpå virksomheden baserer sig skal ligeledes udfylde et ESPD, men skal i denne del af ESPD sætte kryds i ”nej”. Enheden/enhe- derne bedes underskrive deres ESPD, hvilket kan ske digitalt i Comdia.

Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske og finan- sielle formåen, anvendes følgende metode til vurderingen af, hvorvidt kra- vene til økonomisk og finansiel finansielle er opfyldt:

De finansielle nøgletal for tilbudsgiver og den/de andre enheder summeres. Tilbudsgiver og den/de andre enheder skal således samlet set opfylde kra- vene til økonomisk og finansiel formåen.

Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, angives refe- rencer som efterspurgt i afsnit 6.2 Teknisk og/eller faglig formåen i ESPD for den enhed, som referencen tilhører. Kravene til antal referencer i afsnit

6.22 Teknisk og/eller faglig formåen gælder tilbudsgiver og den/disse an- dre enheder samlet set. Der skal således ikke angives to referencer pr. en- hed.

Opmærksomheden henledes på, at såfremt tilbudsgiver baserer sin tekni- ske og faglige formåen på andre enheder, skal den/de pågældende enhe- der udføre den del af kontrakten, som enhedens formåen relaterer sig til.

Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders finansielle og økonomi- ske formåen, hæfter tilbudsgiver og de pågældende enheder solidarisk og direkte i forhold til Aarhus Kommune.

I forbindelse med indhentning af dokumentation for oplysninger afgivet i ESPD, vil den enkelte enhed, hvis formåen tilbudsgiver baserer sig på, skulle udfylde og underskrive en erklæring fremsendt af Aarhus Kommune, hvori det bekræftes, at enheden stiller sine ressourcer til rådighed i forbin- delse med opgaven.

Brug af underleverandører

Såfremt tilbudsgiver agter at benytte underleverandører til udførelse af dele af kontrakten, skal det i ESPD pkt. II D oplyses hvilke dele af kontrak- ten, som tilbudsgiver har til hensigt at give i underleverance, ligesom nav- net på den/de pågældende underleverandør(er) skal oplyses, hvis dette kendes på tidspunktet for tilbuddets afgivelse.

Endvidere skal den / de angivne underleverandør(er) aflevere udfyldt ESPD for så vidt angår oplysninger i ESPD del II afsnit A og B.

Såfremt tilbudsgiver desuden ønsker at basere sin økonomiske og finan- sielle formåen og/eller tekniske og faglige formåen på underleverandørers formåen, henvises til det i afsnit 6.22 Teknisk og/eller faglig formåen an- førte herom.

Tildelingskriterium

Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for Aarhus Kom- mune økonomisk mest fordelagtige tilbud vurderet som bedst forhold mel- lem pris og kvalitet, hvor nedenstående underkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tildeling af kontrakten.

Tilbud vurderes og evalueres på baggrund af nedenstående underkriterier:

• Pris 40%

• Kvalitet 50%

• Samarbejde 10%

Pointskala

Underkriterierne vurderes på en pointskala fra 0 – 10, hvor de tildelte point i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet jf. punkt 10.

• Underkriteriet ”Pris” evalueres jf. punkt 10.2.1.

• De kvalitative underkriterier ”Kvalitet og samarbejde” samt ”Forsy- ningssikkerhed” evalueres jf. nedenstående prosavurderinger, hvor 0 point tildeles tilbud med ingen opfyldelse af underkriteriet og 10 point tildeles tilbud med bedst mulige opfyldelse af underkriteriet.

Point	Prosavurdering
0	Ingen opfyldelse
1	Særdeles dårlig vurdering
2	Meget dårlig vurdering
3	Dårlig vurdering
4	Under middel vurdering
5	Middel vurdering
6	Over middel vurdering
7	God vurdering
8	Meget god vurdering
9	Særdeles god vurdering
10	Den bedst mulige vurdering

Side 15 af 22

Beskrivelse af underkriterierne

10.1.1. Underkriterium Pris

Tilbudsgiver skal udfylde og fremsende bilag 3A Tilbudsliste. Der evalueres på den tilbudte samlede årlig pris, der beregnes i bilaget.

Tilbudsgiver skal angive sine tilbudte priser jf. vejledning i bilaget. Der må ikke ændres i skemaet.

Nedenfor fremgår den anvendte evalueringsmodel for underkriteriet ”Pris”.

Primær evalueringsmodel

De samlede evalueringspriser evalueres relativt og ud fra en lineær point- model fra 0 – 10 point. ”Laveste samlede evalueringspris”, blandt de kondi- tionsmæssige tilbud, jf. punkt 4.3, tildeles 10 point. En samlet evaluerings- pris, der svarer til ”laveste samlede evalueringspris” plus 50 % eller der- over tildeles 0 point, dog med forbehold for anvendelse af nedenstående sekundære og tertiære evalueringsmodel, såfremt betingelser herfor er op- fyldt.

Xxxxxx samlede evalueringspriser tildeles points ud fra følgende formel:

𝑍

𝑇𝑖𝑙𝑏𝑢𝑑𝑑𝑒𝑡𝑠 𝑠𝑎𝑚𝑙𝑒𝑑𝑒 𝑒𝑣𝑎𝑙𝑢𝑒𝑟𝑖𝑛𝑔𝑝𝑟𝑖𝑠 − 𝑙𝑎𝑣𝑒𝑠𝑡𝑒 𝑠𝑎𝑚𝑙𝑒𝑑𝑒 𝑒𝑣𝑎𝑙𝑢𝑒𝑟𝑖𝑛𝑔𝑠𝑝𝑟𝑖𝑠

𝐿𝑎𝑣𝑒𝑠𝑡𝑒 𝑠𝑎𝑚𝑙𝑒𝑑𝑒 𝑒𝑣𝑎𝑙𝑢𝑒𝑟𝑖𝑛𝑔𝑠𝑝𝑟𝑖𝑠

𝑍

𝑇𝑖𝑙𝑏𝑢𝑑𝑑𝑒𝑡𝑠 𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡

= 𝑀𝑎𝑘𝑠𝑖𝑚𝑢𝑚𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 − 𝑚𝑎𝑘𝑠𝑖𝑚𝑢𝑚𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 •

, hvor X således fastsættes til 50 %

𝑿 %

Såfremt nedenstående sekundære eller tertiære evalueringsmodel anven- des, tilpasses ovenstående formel i overensstemmelse hermed.

De tildelte point vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet pris.

Sekundær evalueringsmodel

Såfremt det konstateres, at den samlede evalueringspris i halvdelen eller flere af de konditionsmæssige tilbud er højere end ”laveste samlede evalu- eringspris” plus 50 %, fastsættes X til 75 %. Således tildeles en samlet

evalueringspris, der svarer til ”laveste samlede evalueringspris” plus 75 % eller derover tildeles 0 point.

Tertiær evalueringsmodel

Såfremt det konstateres, at den samlede evalueringspris i halvdelen eller flere af de konditionsmæssige tilbud er højere end ”laveste samlede evalu- eringspris” plus 75 %, fastsættes X til 100 %. Således tildeles en samlet

evalueringspris, der svarer til ”laveste samlede evalueringspris” plus 100 % eller derover tildeles 0 point.

10.1.2. Underkriterium Kvalitet

Til brug for evaluering af kriteriet kvalitet skal tilbudsgiver fremsende føl- gende:

• Tilbudsgivers kravsbesvarelse (Bilag 2). Opmærksomheden henle- des på at alle 10 delkriterier skal besvares, og at vægtningen for dem er ligeligt fordelt.

10.1.3. Underkriterium samarbejde

Til brug for evaluering af samarbejde skal tilbudsgiver fremsende følgende:

• Tilbudsgivers kravsbesvarelse (Bilag 2). Opmærksomheden henle- des på at alle 3 delkriterier skal besvares og at vægtningen for dem er ligeligt fordelt.

10.1.4. Samlet vurdering

Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, hvis tilbud samlet set, jf. oven- stående, vurderes at have det højeste samlede point ud fra tildelingskriteri- erne; pris, kvalitet og samarbejde.

Formkrav

Spørgsmål til udbuddet

Eventuelle spørgsmål til udbuddet stilles skriftligt via Comdia. De stillede spørgsmål vil kun kunne ses af Aarhus Kommune og er således ikke synlige for de øvrige tilbudsgivere.

Frist for modtagelse af spørgsmål fremgår af afsnit 2.2 Tidsfrister.

Alle spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og spørgsmål og svar vil, i ano- nymiseret form, blive gjort tilgængelige for alle, som har tilmeldt sig ud- buddet via Comdia, jf. afsnit 2.2 Tidsfrister.

Al kommunikation med Aarhus Kommune foregår via Comdia.

Tilbudsfrist

Side 17 af 22

Tilbudsgivers tilbud inklusive bilag skal afgives via det elektroniske udbuds- system Comdia senest til den i tidsplanen i afsnit Fejl! Henvisningskilde ikke fundet. Tidsfrister. angivne tilbudsfrist.

Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet uploades rettidigt. Bemærk venligst at både ordregivers og tilbudsgivers handlinger i Com- xxx.xxx logges i systemet.

Tilbud modtaget på andre måder end gennem Comdia vil ikke komme i betragtning.

Ved tekniske spørgsmål til brugen af systemet, kontakt venligst Comdia Support, der er åben mandag til fredag kl. 08.30-15.30 på telefon 0000 0000 eller mail xxxxxxx@xxxxxx.xxx

Ansøger vil i øvrigt fra sin profil i Comdia kunne tilgå brugervejledninger til Systemet.

Vilkår for afgivelse af tilbud

11.3.1. Sprog

Tilbuddet skal være skriftligt og afgives på dansk. Endvidere kan bilagsma- teriale af generel karakter tillige være på svensk, norsk, engelsk eller tysk. Såfremt Aarhus Kommune anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale på svensk, norsk, engelsk eller tysk til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgivers regning.

11.3.2. Udarbejdelse af tilbuddet

Alle punkter i udbudsbetingelserne besvares af tilbudsgiver, jf. tilbudsdi- spositionen afsnit 12 Tilbudsdisposition, da vurderingen foretages på grundlag af disse punkter.

Den vedlagte tilbudsliste bilag 3A benyttes i forbindelse med tilbudsafgi- velse i uændret form.

11.3.3. Udfyldelse af ESPD samt indhentelse af dokumentation

De efterspurgte oplysninger i henhold til ESPD udfyldes direkte i Comdia udbudssystem i forbindelse med afgivelse af tilbud. Se evt. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning vedr. udfyldelse af ESPD: xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxx/xx0x0xxx/xxxx_xxx_xxxxxxx_xxxxxxxxxxx_xx- budsdokument_topt.pdf. Tilbudsgiver bedes underskrive ESPD, hvilket kan ske digitalt i Comdia.

De oplysninger, der skal fremgå af ESPD vedrører afsnit 5 om udelukkel- sesgrunde samt afsnit 6 om egnethed.

Der indhentes som udgangspunkt ikke yderligere dokumentation for oplys- ninger afgivet i ESPD.

Aarhus Kommune vil, i forbindelse med tildeling af kontrakten, indhente dokumentation for pålidelighed af de oplysninger, der fremgår af ESPD fra den tilbudsgiver, som Aarhus Kommune forventer at indgå rammeaftale med.

Den tilbudsgiver, som Aarhus Kommune forventer at indgå kontrakt med, skal fremsende dokumentation for ESPD inden for en passende frist, der meddeles af Aarhus Kommune. I det omfang dokumentationen omfatter en serviceattest, accepteres denne, såfremt den er udstedt maksimalt 6 må- neder før tilbudsfristen. Der gøres opmærksom på, at der kan forventes op til 2-3 ugers behandlingstid ved udstedelse af serviceattester.

Serviceattesten kan kun indeholde oplysning om, hvorvidt virksomheder el- ler ledelsespersoner er dømt og/eller har vedtaget bødeforlæg for strafbare forhold, hvis de har givet samtykke til, at Erhvervsstyrelsen indhenter straffeattest. Vær derfor opmærksom på, at der aktivt skal gives dette samtykke i forbindelse med rekvirering af serviceattesten.

Den straffeattest, som Erhvervsstyrelsen har beføjelser til at indhente (til offentligt brug), dækker dog kun de seneste to år, og ikke de foreskrevne fem år. Derfor skal ledelsespersonerne også på tro og love erklære, at de ikke er dømt og/eller har vedtaget bødeforlæg for forhold, som ikke er in- deholdt i den indhentede straffeattest.

I praksis kan tilbudsgiver indgive både samtykkeerklæring samt tro og love-erklæring ved at anvende den skabelon hertil, som findes på Er- hvervsstyrelsens hjemmeside.

Såfremt tilbuddet er afgivet fra virksomheder, der er udenlandske og hjem- mehørende i EU, indhentes der dokumentation i henhold til E-Certis. Hvis tilbudsgivers land ikke har angivet oplysninger om dokumentation i E- Certis, anvendes fremgangsmåden i udbudslovens § 153.

Såfremt tilbuddet er afgivet fra virksomheder, der er udenlandske og ikke hjemmehørende i EU, anvendes fremgangsmåden i udbudslovens § 153.

Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at hvis dokumenter eller certifika- ter ikke udstedes af den pågældende medlemsstat eller land eller ikke er dækkende for udelukkelsesgrunden, kan de erstattes af en erklæring under ed. I lande, hvor edsaflæggelse ikke anvendes, kan en erklæring på tro og love accepteres. Den skal opfylde en af følgende betingelser:

• Afgivet for en kompetent retslig eller administrativ myndighed

• Afgivet for en notar

Side 19 af 22

• Afgivet for en kompetent faglig organisation i hjemlandet eller et se- nere opholdsland.

Som dokumentation for, at virksomheden og dennes eventuelle underleve- randører og støttende enheder ikke er omfattet af Rådets forordning (EU) nr. 833/2014, artikel 5k, litra a-c (indsat ved forordning nr. 2022/576 af 8. april 2022 og ændret ved forordning nr. 2023/427 af 25. februar 2023) som beskrevet i afsnit 5.1 Udelukkelse pga. russisk ejerskab eller etablering ind- hentes underskrevet Tro- og loveerklæring vedrørende russisk etablering og ejerskab, se udbudsbilag 9. Ordregiver kan kræve yderligere dokumentation i form af koncerndiagrammer, ejerskabsfortegnelser mv.

Referencelisten fra ESPD’et betragtes som endelig dokumentation. Der vil således ikke blive indhentet yderligere dokumentation for referencerne fra den tilbudsgiver, som Aarhus Kommune forventer at indgå kontrakt med. Aarhus Kommune forbeholder sig ret til at kontakte de oplyste referencer.

Med hensyn til dokumentation for økonomisk og finansiel formåen skal føl- gende fremlægges som endelig dokumentation, når Ordregiver anmoder herom:

Tilbudsgivers årsregnskaber eller uddrag heraf, for de tre regnskabsår, hvis offentliggørelse af årsregnskaber er lovpligtigt i det land, hvor Tilbudsgiver er etableret.

Tilbudsgiver kan godtgøre sin økonomiske og finansielle formåen ved et- hvert andet dokument, som Ordregiver vurderer passende, hvis Tilbudsgi- veren af en gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge de dokumenter, som Ordregiveren forlanger.

Ved tilbud afgivet af sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortier), udfyl- des ESPD med oplysningerne for hver deltager i konsortiet.

Ved tilbud, der baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og/eller faglige formåen udfyldes ESPD med op- lysningerne for den/disse enhed(er).

Kravene til dokumentation for pålidelighed af de oplysninger, der er afgivet i ESPD gælder ligeledes konsortiedeltagere samt enheder, hvis formåen til- budsgiver baserer sig på.

11.3.4. Flere tilbud

Tilbudsgiver kan ikke afgive mere end ét tilbud.

11.3.5. Alternative bud

Der kan ikke afgives alternative bud.

11.3.6. Vedståelsesfrist

Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver i 8 måneder fra fristen for modta- gelse af tilbud. Tilbudsgiver accepterer at vedstå sit tilbud i otte måneder ved at afgive deres tilbud.

Vedståelsesfristen for de øvrige tilbudsgivere bortfalder, så snart kontrak- ten er underskrevet af Aarhus Kommune og den vindende tilbudsgiver

11.3.7. Tilbudsgivers forbehold

Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmateri- alet medfører, at Aarhus Kommune har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der ikke vedrører grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Aarhus Kommune ret til at se bort fra tilbuddet, alternativt kan Aarhus Kommune vælge at tage tilbuddet i betragtning, hvis forbeholdet er prissat eller er muligt at prissætte.

Det understreges, at faglige forbehold, såsom branche standardforbehold eller egne/standardiserede salgs- og leveringsbetingelser, for grundlæg- gende elementer i udbudsmaterialet medfører, at Aarhus Kommune har pligt til at se bort fra tilbuddet, jf. ovenstående.

Tilbudsgiver forventes at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i ud- budsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsbetingelserne, jf. udbudsbetingelsernes afsnit 11.1 Spørgsmål til udbuddet, således at forbe- hold i videst muligt omfang kan undgås.

11.3.8. Ejendomsret

Udbudsmaterialet, herunder samtlige bilag og de informationer, der findes heri, er Aarhus Kommunes ejendom og behandles fortroligt. Det må ikke kopieres og/eller bruges i andre sammenhænge uden skriftlig tilladelse fra Aarhus Kommune.

Tilbudsdisposition

Tilbudsdispositionen indeholder en ramme for tilbudsafgivelsen.

Tilbudsgiver bedes klart redegøre for eventuelle forbehold til de i udbuds- materialet indeholdte krav, herunder forbehold ift. bestemmelser i udkastet til Kontrakten. Der henvises i øvrigt til udbudsbetingelsernes afsnit Fejl! H envisningskilde ikke fundet. Tilbudsgivers forbehold, vedrørende rets- virkningerne af forbehold.

Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver i otte måneder fra fristen for modta- gelse af tilbud. Ved afgivelse af tilbud erklærer tilbudsgiver sig automatisk indforstået hermed.

Side 21 af 22

Tilbuddet skal omfatte alle punkter i nedenstående tilbudsdisposition. For- målet er at sikre sammenlignelighed i tilbuddene samt, at alle relevante forhold bliver behandlet i tilbuddet.

Punkt	Indhold
1	ESPD For at dokumentere, at tilbudsgiver ikke er omfattet af nogle af udelukkelsesgrundene samt lever op til kravene til eg- nethed for så vidt angår økonomisk og finansiel formåen samt teknisk og / eller faglig formåen, bedes tilbudsgiver udfylde ESPD. Såfremt tilbuddet afgives af en sammenslutning af tilbudsgi- vere (konsortium), udfyldes ESPD for hver deltager i konsor- tiet. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen og/eller teknisk og / eller faglig for- måen, udfyldes en ESPD tillige for hver af denne/disse en- hed(er). Såfremt tilbudsgiver agter at benytte underleverandører til udførelse af dele af kontrakten, skal det i ESPD-dokumentets pkt. II D oplyses hvilke dele af kontrakten, som tilbudsgiver har til hensigt at give i underleverance, ligesom navnet på den/de pågældende underleverandør(er) skal oplyses, hvis dette kendes på tidspunktet for tilbuddets afgivelse. Endvidere skal den / de angivne underleverandør(er) aflevere udfyldt ESPD for så vidt angår oplysninger i ESPD del II afsnit A og B.
2	Følgende bilag skal udfyldes og indsendes af tilbudsgiver: • Bilag 2: Kravbesvarelse • Bilag 3A: Tilbudsliste
Kriterium for tildeling Bedste forhold mellem pris og kvalitet
3	Underkriterium 1 Pris Tilbudsgiver skal udfylde bilag 3A
4	Underkriterium 2 Kvalitet Tilbudsgiver skal udfylde bilag 2
5	Underkriterium 3 Samarbejde Tilbudsgiver skal udfylde bilag 2

Document Metadata

Table of Contents

Udbudsbetingelser

Document Metadata