EU-UDBUD [Udbudsbekendtgørelsens nummer] Varer Offentligt udbud På levering af Rengøringsmiddel, rekvisitter, vaskemiddel og maskinopvaskemiddel til KomUdbud

EU-UDBUD

[Udbudsbekendtgørelsens nummer]

Varer

Offentligt udbud

På levering af

Rengøringsmiddel, rekvisitter, vaskemiddel og maskinopvaskemiddel

til KomUdbud

April.2014

Indholdsfortegnelse

1. Indledning 4

1.1 Generel beskrivelse af udbuddet 4

1.2 Udbudsansvarlig 5

1.3 Udbuddets omfang 5

1.4 Tildeling af konkrete ordrer 5

1.5 Indgåelse af rammeaftalen 6

1.6 Procedure for elektronisk udbud 6

2. Udbudsbetingelser 7

2.1 Udbudsform 7

2.2 Formkrav 7

2.3 Sprog 7

2.4 Ejendomsret 7

2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet 8

2.6 Tilbudsfrist 8

2.7 Åbning af de indkomne tilbud 9

2.8 Vedståelsesfrist for tilbud 9

2.9 Vareprøver 9

2.10 Afprøvning 9

2.11 Aftalegrundlag 10

2.12 Delaftaler 10

2.13 Alternative tilbud 10

2.14 Konsortier 10

2.15 Ordregivers forbehold 10

2.16 Tilbudsgivers forbehold 11

2.17 Aktindsigt 11

2.18 Ordregivers e-handelssystem 12

2.19 Serviceattest 12

2.20 Udvælgelseskriterier 12

2.21 Tildelingskriterium 13

3. Kravspecifikation 15

4. Rammeaftale 16

§ 1 Parterne 16

§ 2 Rammeaftalens grundlag 16

§ 3 Rammeaftalens omfang 16

§ 4 Rammeaftaleperiode 17

§ 5 Optioner 17

§ 6 Kontakt mellem parterne 17

§ 7 Tildeling af konkrete ordrer 17

§ 8 Bestilling af varer 17

§ 9 Levering og leveringsbetingelser 18

§ 10 Følgeseddel 18

§ 11 Returvarer 18

§ 12 Fakturering 18

§ 13 Priser 20

§ 14 Prisregulering 20

§ 15 Betalingsbetingelser 21

§ 16 E-handel 21

§ 16.1 Godkendelsesprocedure for nye E-kataloger 21

§ 16.2 Procedure ved ændringer i E-kataloger 22

§ 17 Bonus til ordregiver 23

§ 18 Bonusudbetaling til tredjemand 23

§ 19 Statistik 23

§ 20 Underleverandører 23

§ 21 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer 23

§ 22 Tredjemandsrettigheder 24

§ 23 Forsinkelse 24

§ 24 Mangler 24

§ 25 Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring 25

§ 26 Garanti og reklamation 25

§ 27 Bod 25

§ 28 Konkurs m.v. 26

§ 29 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure 26

§ 30 Ændring af produktsammensætning 26

§ 31 Tavshedspligt og offentliggørelse af rammeaftalen 26

§ 32 Ændringer i rammeaftalen 27

§ 33 Lovvalg og afgørelse af tvister 27

§ 34 Offentlige påbud 27

§ 35 Ekstraordinær opsigelse 27

§ 36 Miljø 28

§ 37 Etik og socialt ansvar 28

§ 38 Underskrift 28

Bilag 1 – Tilbudsliste 30

Bilag 2 – Virksomhedsbeskrivelse 31

Bilag 3 – Tro og love erklæringer 32

Bilag 4 - Referenceliste 34

Bilag 5 – Aktindsigt 36

Bilag 6 - Tidsplan 37

Bilag 7 – Konsortieerklæring 38

Bilag 8 – Kommunespecifikke oplysninger 40

Bilag 9 – E-handelssystemspecifikke bilag 41

1. Indledning

1.1 Generel beskrivelse af udbuddet

Udbuddet vedrører levering af [udbuddets navn] til de medlemskommuner af KomUdbud, som har forpligtet sig til at benytte den herved udbudte rammeaftale (herefter benævnt ordregiver).

”KomUdbud” er et samarbejde mellem en række jyske og fynske kommuner. De enkelte medlemskommuner foretager EU-udbud af varer og tjenesteydelser på vegne af udbudsfællesskabets medlemmer.

Udbud udformes således, at medlemmerne af KomUdbud har følgende muligheder:

• Medlemskommunen kan deltage fra rammeaftalens start (forpligtende deltagelse).

• Medlemskommunen kan deltage i rammeaftalen fra en senere fastsat dato (forpligtende deltagelse).

• Medlemskommunen kan undlade at deltage i rammeaftalen.

Samtlige rammeaftaler, som KomUdbud indgår, vil være obligatoriske og dermed bindende for de medlemskommuner, der på forhånd er tilmeldt udbuddet. De øvrige medlemskommuner af KomUdbud kan ikke anvende denne rammeaftale.

Kommuner	Deltager fra aftalestart (sæt kryds)	Deltager fra den: (indsæt dato)	Området skal e-handles – se pkt. 2.18
Aarhus
Esbjerg (Fanø)
Fredericia
Herning
Holstebro
Ikast-Brande
Kolding
Lemvig
Middelfart
Odense
Randers
Silkeborg
Svendborg
Sønderborg
Vejle

Oplysninger om medlemmerne af KomUdbud fremgår af xxx.xxxxxxxx.xx.

Hvilke institutioner og afdelinger hos ordregiver, som er omfattet af nærværende udbud, samt antallet af leveringsadresser hos ordregiver pt. fremgår af de kommunespecifikke oplysninger (bilag 8).

Heraf fremgår endvidere oplysninger om evt. senere starttidspunkt for anvendelse af E-handel eller evt. ændringer i E-handelssystemer.

1.2 Udbudsansvarlig

KomUdbud ved Esbjerg Kommune, er ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet.

Indtil underskrivelse af rammeaftalen varetages al kommunikation vedrørende udbuddet således af:

KomUdbud

Esbjerg Kommune

Torvegade 74, stuen

6700 Esbjerg

Xxxxx Xxxxxxxxx

Spørgsmål til udbuddet skal ske i henhold til afsnit 2.5.

1.3 Udbuddets omfang

Opgaven indgås som en rammeaftale. Rammeaftalen forudsættes indgået med én virksomhed for perioden 1. april 2014 - 1.april 2016.

Ordregiver forpligter sig i denne periode til at købe de af udbuddet omfattede produkter hos den valgte tilbudsgivere på de i udbudsmaterialet nævnte vilkår, dog kun såfremt ordregiver konstaterer behov for de pågældende produkter.

Det samlede forbrug af produkter omfattet af udbuddet forventes på årsbasis at udgøre cirka 10 mio. danske kr. ekskl. moms. + maskinopvask Der er alene tale om et estimat, som ikke er bindende for ordregiver.

Det anførte forbrug inden for de enkelte produkttyper er skønnede mængder, udregnet på baggrund af den tidligere aktivitet og de forventede fremtidige indkøbsmønstre jf. bilag [indsæt nummer], Tilbudsliste.

Resultat af nærværende udbudsforretning samt den faktiske driftssituation kan give anledning til ændringer. Ordregiver forpligter sig således ikke ud over sit faktuelle behov.

Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede produkter fremgår af udbudsmaterialets kapitel 4.

Leverings- og betalingsbetingelser samt eventuelle optioner på forlængelse fremgår af udbudsmaterialets kapitel 5 Rammeaftale.

1.4 Tildeling af konkrete ordrer

Tildeling af kontrakter i rammeaftalens løbetid sker i henhold til rammeaftalens § 7 Tildeling af konkrete ordrer.

1.5 Indgåelse af rammeaftalen

I tilfælde af at rammeaftalen tildeles tilbudsgiver indgås den i kapitel 5 vedlagte rammeaftale.

Rammeaftalen regulerer rammeaftalens vilkår i aftaleperioden og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale.

Rammeaftalen skal ikke udfyldes af tilbudsgiver, men udfyldes af ordregiver i tilfælde af en aftaleindgåelse.

Efter rammeaftalens indgåelse handler de i dette udbud deltagende ordregivere med de(n) valgte tilbudsgiver(e) som individuelle juridiske parter i forhold til de enkelte rammekontrakter, der indgås på baggrund af rammeaftalen.

2. Udbudsbetingelser

2.1 Udbudsform

Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (Udbudsdirektivet).

2.2 Formkrav

Tilbuddet skal fremsendes skriftligt i 1 fysisk(e) eksemplar(er). Supplerende materiale som, prislister/varekataloger/vareprøver skal fremsendes i ét fysisk eksemplar.

Det samlede tilbud skal desuden fremsendes i 1 eksemplar på CD-ROM eller USB. Tilbudsmateriale modtaget på e-mail accepteres ikke som fremsendelse af det elektroniske eksemplar.

Tilbudsgiver har ansvaret for, at den elektroniske tilbudskopi i indhold er identisk med det fysiske tilbud. I tilfælde af modstrid mellem det elektroniske og det fysiske tilbud vil det være det fysiske tilbud, der har forrang.

Ved tilbudsafgivelsen skal Tilbudslisten bilag [1] udfyldes elektronisk. Summen af de tilbudte enhedspriser skal indeholde alle udgifter forbundet med varetagelsen af den udbudte rammeaftale.

Tilbudsgiver opfordres ved tilbudsafgivelsen til at følge strukturen i nærværende udbudsmateriale, og i den forbindelse sikre sig, at tilbuddet er vedlagt den udbedte dokumentation, oplysninger, besvarelse mv.

2.3 Sprog

Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og rammeaftaleperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter kan være på dansk. Ved bilagsmateriale af generel karakter anses produktblade, varekataloger, regnskaber mv. Såfremt ordregiver anmoder herom, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgivers regning

2.4 Ejendomsret

Tilbuddet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret.

Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud, eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale.

Tilbudsgivers omkostninger ved udbudsforretningen er således ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden tildeling.

2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet

Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet.

Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til Xxxxx Xxxxxxxxx, pr. e-mail: xxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx, med emnet: "Spørgsmål – EU udbud 2014 – Rengøringsmiddel, rekvisitter, vaskemiddel og maskinopvaskemiddel senest den [dd.mm.åååå].

Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form være at finde på [xxx.xxxx.xx] senest d. dd.mm.åååå.

Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages efter tidsfristens udløb, vil også blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter, ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb.

Der vil blive afholdt spørgemøde den [dd.mm.åååå kl. 00.00] på følgende adresse:

Esbjerg Xxxxxxx, Xxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx, xxxxxx XX kl. XX

Bekræft venligst antallet af deltagere senest [dd.mm.åååå] til Xxxxx Xxxxxxxxx på xxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx

2.6 Tilbudsfrist

Tilbuddet skal være mærket: ”Tilbud – ”Rengøringsmiddel, rekvisitter, vaskemiddel og maskinopvaskemiddel” og ”Må kun åbnes af Xxxxx Xxxxxxxxx”. Forsendelsen skal være lukket.

Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest [dag] den [dd.mm.åååå] kl. 12.00 på følgende adresse:

Esbjerg Kommune

Torvegade 74, stuen

6700 Esbjerg

Udbud & Indkøb

ATT: Xxxxx Xxxxxxxxx

Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem.

2.7 Åbning af de indkomne tilbud

Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene.

2.8 Vedståelsesfrist for tilbud

Tilbuddet skal være gældende til den 01.08.2014.

Vedståelsesfristen gælder uanset ordregivers fremsendelse af hensigtserklæring om indgåelse af rammeaftale, og ophører således ikke, før ordregiver og vindende tilbudsgiver har indgået rammeaftalen.

2.9 Vareprøver

Til brug for af de indkomne tilbud skal tilbudsgiver i forbindelse med tilbuddet levere vareprøver til ordregiver i den i afsnit 2.10 afgivne periode.

Vareprøverne skal leveres samtidig med indlevering af tilbud, på et af ordregiver senere angivet tidspunkt] på [indsæt alternativ adresse]. Der indhentes ikke vareprøver for ukonditionsmæssige tilbud [såfremt vareprøverne leveres samtidigt med tilbudsfristen udgår sætningen] Men skal vi vente med at indhente vareprøver til vi ved hvem der er konditionsmæssige?

Der skal fremsendes/afleveres vareprøver af udvalgte tilbudt produkt jf bilag xx. Vareprøverne mærkes med udbuddets positionsnummer samt tilbudsgivers firmanavn og varenummer.

Der skal endvidere vedlægges produktdatablad sammen med vareprøven. Vareprøverne skal stemme overens med det tilbudte.

2.10 Afprøvning

Ordregiver forbeholder sig retten til at afprøve de tilbudte produkter på et eller flere af ordregivers brugssteder i perioden fra [dd.mm.åååå], indtil tidspunktet for tildeling.

Ordregiver forbeholder sig ret til efterfølgende at indkalde flere vareprøver, hvis det er nødvendigt for processen. Vareprøverne skal leveres til [den i afsnit 2.6 nævnte adresse/indsæt alternativ [adresse]].

Ordregiver afholder udgifterne til en eventuel afprøvning. Der vil ikke blive afregnet for anvendte produkter i afprøvningsperioden. Eventuelle overskydende produkter skal afhentes af tilbudsgiver efter nærmere anvisning på tilbudsgivers egen regning.

Såfremt brugergruppen før eller under afprøvning af et produkt vurderer, at det ikke er fagligt forsvarligt at anvende, forbeholder ordregiver sig ret til ikke at iværksætte afprøvning eller at afbryde afprøvningen tidligere end aftalt.

2.11 Aftalegrundlag

Aftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter indgås på grundlag af nærværende udbudsmateriale med eventuelle rettelser, spørgsmål og svar samt vedlagte rammeaftale. Disse dokumenter fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af aftalen.

Fravalgte tilbudsgivere anmodes om ikke at foretage opsøgende salg ved ordregiver i den udbudte rammeaftaleperiode.

2.12 Delaftaler

Der kan afgives tilbud på alle udbudte delaftaler.

Der kan ikke afgives bud på dele af den enkelte delaftale.

2.13 Alternative tilbud

Der kan ikke afgives alternative bud.

2.14 Konsortier

Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under afsnittet vedr. udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. Det er konsortiets samlede egnethed, der vurderes.

Tilbudsgivere, der i fællesskab afgiver tilbud som et konsortium, hæfter solidarisk i forhold til ordregiver.

Tilbudsbesvarelsen skal vedlægges udfyldt bilag [XX Konsortieerklæring]. Det skal af bilaget fremgå, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets øvrige deltagere.

De deltagende virksomheder skriver i samme forbindelse under på en erklæring om solidarisk hæftelse.

2.15 Ordregivers forbehold

I forbindelse med forberedelsen af nærværende udbud har ordregiver undersøgt, om der i ordregivers afdelinger og institutioner forekommer lokalt indgåede aftaler med andre leverandører. Såfremt rammeaftale(r) indgås, vil eventuelle lokale aftaler, som på trods af det forberedende arbejde ikke er identificeret endnu, blive søgt afviklet i et samarbejde mellem ordregiver og de(n) valgte tilbudsgiver på området.

Selvejende institutioner med driftstilskud på 50% eller mere vil som udgangspunkt være omfattet af det obligatoriske aftalegrundlag.

Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, såfremt et af rammeaftalen omfattet produkt ikke kan dække et særligt behov hos ordregiver.

2.16 Tilbudsgivers forbehold

Forbehold accepteres ikke.

Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål kan stilles til Xxxxx Xxxxxxxxx på xxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xx jf. udbudsmaterialets afsnit 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet.

Det præciseres, at forbehold for mindstekrav og grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der ikke vedrører mindstekrav og grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes på sikker og saglig vis, er ordregiver pligtig til at se bort fra tilbuddet.

Det præciseres endvidere, at manglende overholdelse af kommunespecifikke krav (jf. bilag [indsæt bilagsnummer]) kan medføre, at tilbuddet ikke er konditionsmæssigt. Tilsvarende vil forbehold vedr. kommunespecifikke krav kunne medføre, at ordregiver har ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge dette prissat, jf. ovenstående.

Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at ordregiver er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen.

Faglige forbehold, såsom branche standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold.

2.17 Aktindsigt

Tilbudsgivers tilbud kan blive genstand for aktindsigt jf. reglerne herom i Offentlighedsloven og Forvaltningsloven. Tilbudsgiver bedes i bilag 4 angive, såfremt dennes tilbud indeholder oplysninger, som bør undtages ved en eventuel anmodning om aktindsigt samt give en uddybende begrundelse herfor. Bilaget afleveres sammen med tilbuddet.

Det er dog ordregiver der i sidste ende vurderer, hvad der skal udleveres i en sag om aktindsigt.

2.18 Ordregivers e-handelssystem

Ordregiver anvender e-handel på det udbudte område. Medlemskommunerne anvender forskellige e-handelssystemer. Se mere i de e-handelssystem-specifikke bilag, Bilag 9.

De nærmere praktiske procedurer samt vejledninger vil tilgå kontrakthaver umiddelbart efter tildeling. Herefter skal kontrakthaver udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog til ordregivers e-handelssystem på de aftalte produkter samt varebeskrivelser, billeder og informationer om produkterne i øvrigt, således at kataloget er godkendt og tilgængeligt i systemet senest i forbindelse med aftalens ikrafttræden. For nærmere information om e-handel, se rammeaftalens [§ 16 E-handel].

Såfremt et godkendt katalog ikke foreligger, kan tilbudsgiver idømmes bod, efter bestemmelserne om bod i henhold til rammeaftalen i kapitel 5, indtil kontrakthaver er i stand til at levere et godkendt e-katalog til ordregivers e-handelssystem. Se hertil rammeaftalens § [27 Bod].

2.19 Serviceattest

Vindende tilbudsgiver skal mod forlangende og inden rammeaftalens indgåelse fremsende en kopi af serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, hvor det fremgår, at tilbudsgiver ikke er omfattet af en at udelukkelsesgrundene i henhold til artikel 45 i Udbudsdirektivet. Serviceattesten må max være 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen.

Tilbudsgiver må påregne op til 2 ugers ekspeditionstid forbindelse med rekvirering af serviceattest fra Erhvervsstyrelsen.

Tilbudsgivere fra andre medlemsstater kan aflevere en tilsvarende attest. Hvis den pågældende medlemsstat ikke udsteder en sådan attest, kan tilbudsgive aflevere dokumentation i henhold til artikel 45 i Udbudsdirektivet.

2.20 Udvælgelseskriterier

Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet.

Retten til at udøve det pågældende erhverv

• Kopi af tilbudsgivers autorisation for at udøve erhvervet

Tilbudsgivers personlige forhold

• Virksomhedsoplysninger – udfyld bilag [2 Virksomhedsoplysninger]

• Underskrevet erklæring om, at virksomheden ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i artikel 45, stk. 1 og stk. 2, litra a-c og e-f i Udbudsdirektivet. Fortrykt formular er vedlagt som bilag [3 Tro- og loveerklæringer] og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Virksomheder, der er omfattet af en af udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og stk. 2, vil blive udelukket fra deltagelse og vil ikke komme i betragtning til den udbudte rammeaftale.

• Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular er vedlagt som bilag [3 Tro- og loveerklæringer] og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen.

Økonomisk og finansiel formåen

• Kopi af tilbudsgivers gyldige erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum DKK [xx millioner] Tilbudsgiver skal fremsende den fulde police samt forsikringsbetingelser i sin helhed.

• I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, virksomhedens balance eller uddrag heraf for de seneste tre afsluttede regnskabsår.

• I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, oplysning om tilbudsgivers samlede omsætning, herunder omsætning inden for det aktivitetsområde der er omfattet af udbuddet, i de seneste tre afsluttede regnskabsår, hvis tallene for denne omsætning foreligger.

• I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, nøgletal for de seneste tre afsluttede regnskabsår.

• Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, skal tilbuddet tilsvarende indeholde en beskrivelse af de pågældende enheders økonomiske og finansielle kapacitet.

Teknisk og/eller faglig formåen

• Referenceliste over de betydeligste sammenlignelige leveringer der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. Udfyld bilag [4 Referenceliste].

• Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders kapacitet, skal tilbuddet tilsvarende indeholde en beskrivelse af de pågældende enheders tekniske kapacitet.

2.21 Tildelingskriterium

Rammeaftalen vil blive tildelt de(n) tilbudsgiver(e), der afgiver [det/de/den] for [Ordregiver] [økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende underkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen:

Underkriterier	Vægtning i procent
1. Pris [Opdeles underkriteriet i delkriterier beskrives disse og det vurderes om de skal tilføres en vægtning eller om de skal vægtes lige]	40 %
2. Kvalitet [Opdeles underkriteriet i delkriterier beskrives disse og det vurderes om de skal tilføres en vægtning eller om de vægtes lige]	35 %
3. Service [Opdeles underkriteriet i delkriterier beskrives disse og det vurderes om de skal tilføres en vægtning eller om de vægtes lige]	25 %

3. Kravspecifikation

Nogen kravspec vil være fælles for de forskellige delaftaler, men ellers skal der laves 4 bilag der hver repræsentere de fire delaftalers kravspecifikation.

4. Rammeaftale

Rammeaftale vedr. levering af rengøringsmidler, rekvisitter, vaskemiddel og maskinopvaskemidler

§ 1 Parterne

Nærværende rammeaftale er indgået mellem

ORDREGIVER

Nedenstående medlemmer af KomUdbud:

[indsæt navnene på de deltagende medlemskommuner – husk at anføre andet starttidspunkt såfremt de enkelte medlemskommuner, tiltræder på et senere tidspunkt]

og

KONTRAKTHAVER

[Kontrakthavers navn]

[Adresse]

[Postnr.] [By]

[CVR]

§ 2 Rammeaftalens grundlag

Nærværende rammeaftale er indgået i henhold til udbud efter udbudsbekendtgørelses nr. [201X/XX – XXXX]

Rammeaftalen beskriver ordregivers og kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Rammeaftalens grundlag består i prioriteret rækkefølge af:

• Rammeaftalen

• Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter, spørgsmål og svar

• Udbudsbekendtgørelse

• Udbudsmateriale med bilag fra ordregiver af [mm.åååå]

• Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå].

§ 3 Rammeaftalens omfang

Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende rammeaftale til at levere de i rammeaftalen nævnte produkter på de beskrevne vilkår og til de anførte priser.

Den estimerede omsætning er under forbehold af fortsat bevilling til det pågældende område i rammeaftaleperioden fra ansvarlig myndighed. Der tages endvidere forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser eller ændret indkøbsmønster, som ikke kunne forudsiges på udbudstidspunktet.

§ 4 Rammeaftaleperiode

Rammeaftalen er gældende fra den 1.04.2014. og er uopsigelig for begge parter indtil den 1.04.2016.

§ 5 Optioner

Ordregiver kan forlænge rammeaftalen i op til 2 x 12 måneder mv. Forlængelse sker i givet fald på uændrede vilkår. Meddelelse herom skal gives til kontrakthaver senest 3 månede) før aftaleudløb, i modsat fald ophører kontrakten uden særskilt opsigelse.

Såfremt optionen udnyttes, ophører rammeaftalen uden særskilt opsigelse ved optionens udløb.

De enkelte deltagende medlemskommuner kan forlænge rammeaftalen individuelt, uden at dette påvirker vilkårene for rammeaftalen.

§ 6 Kontakt mellem parterne

Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen.

Kontrakthavers besøg skal aftales i forvejen med den enkelte afdeling/institution. Der forventes en hjælpsom og serviceminded adfærd, og at der fra kontrakthavers side lægges op til en positiv dialog om den enkelte afdelings/institutions indkøbsbehov.

På hver af partnernes initiativ kan der foretages en fælles evaluering og/eller statusdialog vedrørende samarbejdet mellem kontrakthaver og ordregiver. Hver part er forpligtet til deltagelse i møder i denne forbindelse.

Kontrakthaver skal på ordregivers anmodning udskifte en til opgaven tilknyttet medarbejder, hvis ordregivers anmodning er rimeligt begrundet.

Manglende overholdelse af bestemmelsen om bemanding og udskiftning af medarbejdere anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve rammeaftalen.

Al kontakt foregår i rammeaftaleperioden på dansk.

§ 7 Tildeling af konkrete ordrer

§ 8 Bestilling af varer

Varebestillinger skal kunne afgives via

Såfremt ordregiver ønsker at begrænse brugen af forskellige bestillingsformer – eksempelvis udelukkende brug af ordregivers e-handelssystem og nedlukning af muligheden for at benytte alle andre bestillingsformer – skal kontrakthaver mod et varsel på én måned kunne iværksætte dette.

Kontrakthaver skal kunne håndtere bestillinger via Ordregivers e-handelssystemer, hvor der er afvigelse mellem faktura- og leveringsadresse, herunder afvigelse mellem EAN-nr. på faktura- og leveringsadresse. Endvidere skal kontrakthaver kunne håndtere e-handelsbestillinger, hvor der kun er EAN-nr. på fakturaadressen, dvs. hvor leveringsadressen ikke har et specifikt EAN-nr.

§ 9 Levering og leveringsbetingelser

Her indsættes en beskrivelse af ordregivers leveringsbetingelser, leveringssted, eventuelle krav til leveringstid mv., jf. BC. Afsnittet vedrører kun betingelser knyttet til selve leveringen og omfatter således ikke betalingsbetingelser, ansvarsfraskrivelser mv.

Fragtfrit levering.

Såfremt levering sker på baggrund af en ordre fra ordregivers e-handelssystem, er kontrakthaver forpligtet til at benytte alene de, på ordren oplyste, informationer vedrørende leveringsadressen.

§ 10 Følgeseddel

Med hver leverance skal der afleveres/sendes en følgeseddel.

Følgende oplysninger skal som minimum fremgå af følgesedlen: Firmanavn, navn på bestiller, EAN-lokationsnummer, dato, antal, varenummer og varenavn samt evt. vægt og restordrer.

§ 11 Returvarer

Ved fejlbestillinger har ordregiver 3 dages retur-/ombytningsret. Returnering/ombytning sker for ordregivers regning og forudsætter, at produkterne og emballagen er intakt.

Ved returnering af produkter skal kontrakthaver hurtigst muligt sende en kreditnota på det fulde beløb til ordregiver.

OBS HER SJKAL NOGET IND FRA DEN GAMLE KONTRAKT

Kontrakthavers omkostninger ved fejlleverancer, returnering heraf mv. er ordregiver uvedkommende.

§ 12 Fakturering

I henhold til LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder skal alle fakturaer gebyrfrit fremsendes elektronisk. Alle fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0.

Er der en tilhørende e-ordre, skal profilen som minimum være Procurement-OrdSim-Bilsim 1.0. Varelinierne skal fremgå af selve OIOUBL-fakturaen, dvs. det må ikke ligge i et vedhæftet dokument.

Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold.

Fakturaen skal indeholde:

• Udstedelsesdato (fakturadato)

• Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen)

• Leverandørens CVR/SE-nummer

• Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse

• Mængde og art af de leverede produkter/ydelser

• Pris pr. enhed eksklusiv moms

• Rekvirent hos ordregiver

• Rekvisitionsnummer

Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler.

Ved e-ordre skal alle ordrer faktureres enkeltvis. Der må ikke blandes varelinjer fra forskellige ordrer sammen på den samme faktura.

CVR/SE-nummer: CVR/SE-nummeret som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i kontrakthavers tilbud, og som fremgår af rammeaftalen.

Ordrenummer: Ordregivers e-handelssystems ordrenummer skal bruges som ordregivers ordrenummer på fakturaen. Der må ikke stå andet i feltet end selve ordrenummeret som skal angives identisk med ordren Der må således ikke ændres i store og små bogstaver samt mellemrum.

Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, som er aftalt i rammeaftalen, og som fremgår af kontrakthavers e-katalog. (Dvs. ingen rabatter, ingen afgifter som ikke er indregnet i nettopriserne, fx emballageafgift mv.). Priser skal altid angives med præcis 2 decimaler.

Bestillingsenhed: Afregningsenheden skal være i fuld overensstemmelse med den bestillingsenhed, som fremgår af ordren og af kontrakthavers e-katalog, hvis et sådant er i brug.

Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse mellem antallet af bestilte og leverede enheder. Dvs. ikke som bestillingsmængden i alt.

Varenummer: De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, der er aftalt i rammeaftalen, og som fremgår af kontrakthavers e-katalog.

Entydige varelinjer: Leverandør må ikke indsætte ekstra varelinjer, så som afgifter, tillæg eller fradrag/rabatter. Er der, jf. rammeaftalen, tale om afgiftsbelagte varer skal disse specificeres i særligt indhold, jf. OIOUBL formatet. Hvis der er tillæg eller fradrag, jf. rammeaftalen, skal disse specificeres i særligt indhold, jf. OIOUBL formatet. Der kan kun tilføjes gebyr i det omfang, at dette fremgår af rammeaftalen.

Forklarende noter må ikke fremgå af ekstra varelinier.

Vareteksten på fakturaen skal være identisk med vareteksten i e-kataloget.

Uanset hvorledes ordrer er afgivet, skal fakturaer fremsendes elektronisk i det til enhver tid gældende fællesoffentlige format. For så vidt angår ordrer afgivet via ordregivers e-handelssystem, så skal den elektroniske faktura fremsendes således, at denne kan modtages direkte heri, hvilket muliggør efterfølgende automatisk kontrol, bogføring og betaling.

§ 13 Priser

For bestillinger foretaget i henhold til rammeaftalen gælder de i kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå] angivne enhedspriser.

Såfremt kontrakthaver jf. bestemmelserne om ”Ændring af produktsammensætning” introducerer erstatningsprodukter, svarende til produkter på tilbudslisten, skal ordregiver have mulighed for at købe disse til de i tilbudslisten angivne priser for de oprindelige produkter.

Hvis det bestilte produkt er udgået som følge af produktudvikling, skal et andet produkt med minimum tilsvarende standard straks tilbydes til samme pris.

Priser angives altid med to decimaler.

§ 14 Prisregulering

Priserne skal være faste de første 12 måneder regnet fra rammeaftalens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning fra den [dd.mm.åååå], [dato for rammeaftalestart + 1 år] og prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i [relevant indeks] fra [dd.mm.åååå] til [dd.mm.åååå]. Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer. Priserne kan kun reguleres for 1 år ad gangen.

Kontrakthaver kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt efter, at rammeaftalen er indgået, og som bliver pålagt kontrakthaver i forhold til de af rammeaftalen omfattede produkter, tillægges de aftalte priser.

Prisregulering sker på kontrakthavers foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Stigningen beregnes i forhold til den eksisterende pris således: Nuværende pris x (100 + %-sats) / 100.

Såfremt prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal dokumentation for afgiftsændringerne fremsendes.

Prisreguleringer skal meddeles ordregiver senest 60 dage før ikrafttræden.

Varsel om prisreguleringer skal sendes til Esbjerg Kommune, Udbud & Indkøb, Xxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx, ATT: Xxxxx Xxxxxxxxx.

Sammen med varslet skal sendes et excel-ark, der udover de nye priser indeholder information om nye varer, udgåede varer og eventuelle erstatningsvarer.

Prisændringers ikrafttræden er betinget af, at en opdateret prisliste fremsendes pr. e-mail til [xx@] inden ændringens ikrafttræden, og kan tidligst træde i kraft, når kontrakthaver har fremsendt et opdateret e-katalog til ordregiver, og e-kataloget er godkendt af ordregiver og gjort tilgængeligt i dennes e-handelssystem.

Med hensyn til tidsfrister gælder de samme tidsfrister som ved fremsendelse af det første excel-ark og upload af det første e-katalog - se § 16 om e-handel. Såfremt e-katalog ikke er fremsendt rettidigt skal ordrer faktureres i forhold til gældende e-katalog indtil nyt e-katalog er godkendt. Såfremt priserne reguleres i nedadgående retning og der ikke er fremsendt rettidigt / korrekt e-katalog, skal kontrakthaver på ugebasis udstede kreditnota til de berørte EAN nr.

Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter knyttet til de af rammeaftalen omfattede produkter, skal uden ophold komme ordregiver til gode.

Tilbuds- og kampagnepriser skal - medmindre andet er aftalt - uploades i e-katalogerne, så de er tilgængelige i tilbuds-/kampagneperioden. Kontrakthaver opdaterer e-katalogerne, både når kampagnen starter og når den slutter.

Såfremt kontrakthaver ikke benytter sig af reguleringsmuligheden bortfalder den.

§ 15 Betalingsbetingelser

30 dage netto fra afsendelse af korrekt faktura jf. § 12

§ 16 E-handel

Ordregiver anvender e-handel på det udbudte område, det vil sige at elektronisk ordreafgivelse via ordregivers e-handelssystem, elektronisk fakturering, elektronisk betaling samt den hertil knyttede elektroniske udveksling af data er således et ufravigeligt krav for indgåelse af rammeaftalen.

I forbindelse med aftaleindgåelsen vil ordregiver overfor den valgte tilbudsgiver definere, hvilke aftaleprodukter, der skal indgå i e-kataloget. Herefter skal den valgte tilbudsgiver udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog til ordregivers e-handelssystem med de aftalte produkter samt varebeskrivelser, billeder og informationer om produkterne i øvrigt, således at kataloget er godkendt og tilgængeligt i systemet senest i forbindelse med aftalens ikrafttræden.

E-kataloget må kun indeholde de på forhånd af ordregiver definerede produkter. Med mindre andet er defineret af de enkelte medlemskommuner, skal e-kataloget modsvare tilbudslisten 100 %.

De enkelte medlemskommuner kan vælge opdeling i flere e-kataloger.

§ 16.1 Godkendelsesprocedure for nye E-kataloger

I udbudstidsplanen er der afsat 2 måneder fra tildeling af rammeaftalen til rammeaftalens ikrafttræden. Inden for denne periode skal e-katalog godkendes.

Senest 10 arbejdsdage efter standstill-periodens udløb skal kontrakthaver:

• Fremsende excel-ark til Esbjerg Kommune indeholdende alle varer på tilbudslisten med varenummer, varenavn, pris med 2 decimaler inkl. afgifter, pris med 2 decimaler ekskl. afgifter, UNSPSC på commodity niveau (nyeste danske version) og enhedsbetegnelse på salgsenheden. Excel-arket skal danne grundlag for e-kataloget. Skabelon hertil kan rekvireres hos Esbjerg Kommune.

• Fremsende excel-ark til de enkelte medlemskommuner – eller efter aftale til Esbjerg Kommune – indeholdende øvrigt sortiment og/eller erstatningsprodukter, hvis dette er aftalt. Den enkelte medlemskommune kan, såfremt dette måtte ønskes, vælge at få indlæst øvrigt sortiment i særskilt e-katalog.

Varenumrene i excel-arket (og dermed i e-kataloget) skal være identiske med varenumrene i tilbudslisten. Er der enkelte ændringer, skal det fremgå tydeligt af excel-arket, hvilket varenummer der erstatter hvilket andet varenummer.

Esbjerg Kommune og de enkelte medlemskommuner har 10 arbejdsdage til at gennemgå excel-arkene. Giver gennemgangen anledning til rettelser, skal kontrakthaver fremsende rettet excel-ark indenfor 5 arbejdsdage. Tovholder har 5 arbejdsdage til at gennemgå det rettede excel-ark.

Når excel-arket er godkendt af Esbjerg Kommune (eller af den enkelte medlemskommune ved øvrige varer), skal kontrakthaver indenfor højst 5 arbejdsdage uploade e-katalog(er) til medlemskommunernes forskellige e-handelssystemer med nøjagtigt samme varesortiment og priser som i de(t) godkendte excel-ark. Såfremt der er fejl eller mangler i det fremsendte e-katalog, vil kataloget blive afvist af medlemskommunen. Kontrakthaver skal senest 5 arbejdsdage efter afvisningen uploade et nyt e-katalog tilrettet efter medlemskommunens anvisninger.

Medmindre andet er særskilt aftalt med de enkelte medlemskommuner, skal katalogformatet være OIOUBL.

Udover varenummer, dækkende varenavn og pris med præcis 2 decimaler som i det godkendte excel-ark, skal e-kataloget - med mindre andet er aftalt - for hver enkelt vare indeholde billede, uddybende varebeskrivelse, varekategori/varegruppe, mindste bestillingsenhed, nettoindhold, søgeord/emneord og UNSPSC-koder på commodity-niveau (nyeste danske version). Der henvises til følgende UNSPSC hjemmeside: xxxx://xx0xxxxxxx.xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx.xxxx?XxxxXXx0

§ 16.2 Procedure ved ændringer i E-kataloger

E-kataloget skal indeholde søgeord/emneord, som dækker varen såvel i faglig som i daglig tale. Den enkelte medlemskommune kan på forlangende få tilføjet ekstra søgeord. Nye søgeord skal uploades senest 10 arbejdsdage efter henvendelse fra den enkelte medlemskommune.

Ekstra varenumre skal ligeledes uploades senest 10 arbejdsdage efter henvendelse fra medlemskommunen.

Såfremt en vare ændrer varenummer eller der accepteres erstatningsvarer, skal det ”gamle” varenummer – med mindre andet er aftalt – samtidig med at e-kataloget med det nye varenummer uploades, indlæses som søgeord.

Til de e-handelssystemer, som har en funktion til håndtering af erstatningsvarer, skal denne funktion som minimum benyttes af kontrakthaver i forbindelse med erstatning af tilbudslistevarer.

§17 service på dispenere

§ 18 Bonusudbetaling til tredjemand

Omsætningen som følge af denne rammeaftale med ordregiver må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand.

Manglende overholdelse af bestemmelserne anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve rammeaftalen.

§ 19 Statistik

Kontrakthaver skal årligt udarbejde og fremsende statistik over omsætningen på aftalen.

Der skal herudover på anmodning inden 30 dage leveres statistisk materiale indeholdende detaljerede oplysninger om varenummer, mængde, enhed, pris, bestillende institution (EAN nr.). Statistikken skal kunne leveres for de enkelte medlemskommuner og for alle de deltagende medlemskommuner.

Statistikken skal på forlangende kunne sondre mellem konventionelle ydelser og miljøcertificerede ydelser. Materialet skal kunne påvise om ordregiver opnår de miljømål som medlemskommunen har tilsluttet sig.

Statistikken skal på anmodning leveres for e-ordrer genereret i ordregivers e-handelsystem og andre bestillingsmetoder.

Statistikken skal udarbejdes i et af ordregiver udleveret Excel regneark og skal fremsendes elektronisk til ordregiver.

Kontrakthaver leverer på ordregivers anmodning statistik i Excel for samhandel ud over nærværende rammeaftale.

Manglende indsendelse af efterspurgt statistik kan gøre kontrakthaver inhabil i genudbud af aftalen, da kontrakthaver kan være besiddelse af oplysninger, som kan give en konkurrencemæssig fordel i forhold til øvrige potentielle tilbudsgivere.

§ 20 Underleverandører

Såfremt kontrakthaver anvender underleverandører til opfyldelsen af rammeaftalen, garanterer kontrakthaver for opfyldelsen af rammeaftalen i samme omfang, som hvis kontrakthaver selv havde udført leverancen.

§ 21 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer

Kontrakthavers rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne rammeaftale kan hverken helt eller delvist overdrages uden forudgående skriftlig samtykke fra ordregiver.

Manglende overholdelse af bestemmelsen anses som en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at ophæve rammeaftalen.

§ 22 Tredjemandsrettigheder

Kontrakthaver indestår for, at kontrakthavers ydelser ikke krænker andres rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder.

Rejser tredjemand krav mod en part med påstand om retskrænkelse, skal parten give den anden part skriftlig meddelelse herom. Kontrakthaver overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger og er pligtig i enhver henseende at holde ordregiver skadesløs.

Hvis tredjemands rettigheder hindrer kontrakthavers opfyldelse af rammeaftalen i et omfang, som er væsentligt for ordregiver, er ordregiver berettiget til skriftligt at hæve rammeaftalen med omgående virkning, og kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiver lider som følge af denne ophævelse.

§ 23 Forsinkelse

Ordregiver anser enhver forsinkelse som væsentlig. Hvis kontrakthaver ikke leverer til aftalt tid, er ordregiver berettiget til at hæve den afgivne ordre helt eller delvist uanset forsinkelsens varighed.

Hvis kontrakthaver må forudse en forsinkelse i leveringen, skal kontrakthaver straks give meddelelse til ordregiver herom med angivelse af såvel årsag til forsinkelsens opståen som forventet varighed/omfang af forsinkelsen. Ny leveringstermin på den afgivne ordre kan aftales mod ordregivers accept heraf.

Hæves ordren helt eller delvis, er ordregiveren berettiget til at foretage dækningskøb for kontrakthavers regning. Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af forsinkelsen.

Ved gentagne forsinkelser af enkeltstående leverancer, som skriftligt er blevet påpeget af ordregiver, er denne berettiget til at ophæve rammeaftalen helt eller delvis med omgående virkning, og kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiveren lider som følge af denne ophævelse.

Manglende påberåbelse af misligholdelse medfører ikke bortfald af retten til senere påberåbelse heraf.

§ 24 Mangler

Kontrakthaver er ansvarlig for mangler ved de af rammeaftalen omfattede produkter efter dansk rets almindelige regler.

Kontrakthaver afholder samtlige omkostninger i forbindelse med afhjælpningen. Hvis kontrakthaver tilkaldes til afhjælpning af fejl, der skyldes forhold, for hvilke ordregiver bærer risikoen, afholder ordregiver alle omkostninger.

Hvis ordregiver og kontrakthaver enes om lokal reparation i forbindelse med kontrakthavers afhjælpningsforpligtelse, bærer kontrakthaver alle omkostninger forbundet hermed. Reparation er dog kun acceptabel for så vidt angår flergangsartikler, hvorimod afhjælpningen af engangsartikler altid skal bestå i en ombytning eller en prisdekort, alt efter ordregivers valg.

Undlader kontrakthaver, på trods af skriftlig anmodning herom, at opfylde sine ovennævnte forpligtelser til at foretage afhjælpning eller omlevering, er ordregiver berettiget til, efter eget valg, at lade afhjælpning foretage af tredjemand for kontrakthavers regning, at kræve forholdsmæssigt afslag eller hæve ordren. Hæves ordren helt eller delvis, er ordregiveren berettiget til at foretage dækningskøb for kontrakthavers regning.

Det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden.

Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af mangler.

Hvis leverede varer gentagne gange er mangelfulde, eller hvis kontrakthaver gentagne gange undlader at foretage afhjælpning eller omlevering, er ordregiveren berettiget til efter forudgående skriftligt varsel at ophæve rammeaftalen helt eller delvist med omgående virkning. Kontrakthaver vil herefter være erstatningsansvarlig for de tab, ordregiveren lider som følge af denne ophævelse.

Manglende påberåbelse af misligholdelse medfører ikke bortfald af retten til senere påberåbelse heraf.

§ 25 Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring

Kontrakthaver er i overensstemmelse med dansk lov om produktansvar og dansk rets almindelige regler ansvarlig over for ordregiver for den skade, som leverancen eller kontrakthaver påfører ordregivers ejendom og/eller personale.

Kontrakthaver er pligtig til at holde ordregiver skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst imod ordregiver af tredjemand, og som er forårsaget af fejl eller mangler ved leverancen, en produktskade eller kontrakthavers skadevoldende adfærd.

Kontrakthaver er i hele rammeaftalens løbetid forpligtet til at opretholde en erhvervs- og produktansvarsforsikring jf. udbudsmaterialets pkt. [XX]. Kontrakthaver skal på ordregiverens anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang.

§ 26 Garanti og reklamation

I henhold til Købeloven er reklamationsfristen for skjulte fejl og mangler to år.

Hvor intet andet er andet er anført, gælder Købelovens reklamations og ansvarsregler.

Ved enhver mangel ved produktet yder kontrakthaver [Indsæt den garanti kontrakthaver giver/tilbyder ordregiver i Tilbuddet] års garanti.

Udover ovennævnte garanti yder kontrakthaver en suppleringsgaranti samt reservedelsgaranti på

§ 27 Bod

Såfremt der ved rammeaftalens ikrafttræden ikke foreligger et godkendt e-katalog, jf. §§ 16 og 16.1, skal kontrakthaver betale en bod på kr. 1000 pr. kalenderdag pr. berørt medlemskommune, indtil godkendt katalog foreligger. Dette gælder ikke, såfremt ordregiver er årsag til problemet. Under kontraktsperioden ………ligeledes en bod på kr. 1000 pr. kalenderdag pr. berørt medlemskommune, indtil godkendt katalog foreligger.

Kontrakthaver afregner selv med den berørte medlemskommune. Påløbet bod betales efter påkrav.

§ 28 Konkurs m.v.

Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, rekonstruktionsbehandling eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt, som giver ordregiver begrundet mistanke om, at kontrakthaver ikke er i stand til at varetage sin forpligtelse overfor ordregiver i rammeaftaleperioden vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse, og vil berettige ordregiver til omgående at ophæve rammeaftalen.

Såfremt boet har ret til at indtræde i rammeaftalen i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel uden ugrundet ophold give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde.

§ 29 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure

I tilfælde af force majeure suspenderes parternes forpligtelser så længe force majeure er til stede og i det omfang force majeure er til hinder for partens opfyldelse af sine forpligtelser.

Som force majeure regnes ikke vejrlig, strejke og lockout (opremsningen er ikke udtømmende).

Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive:

• Årsagen til force majeure situationen

• Forventet varighed af force majeure situationen

• Indsats fra kontrakthavers side for at genoptage leveringen.

Er force majeure isoleret til kontrakthavers virksomhed, eller områder kontrakthaver bærer risikoen for, kan ordregiver kontrahere til anden side, så længe force majeure er til stede.

§ 30 Ændring af produktsammensætning

Såfremt ændringer i lovgivningen og/eller myndighedskrav medfører, at der skal foretages korrektioner/ændringer i produkternes sammensætning, er kontrakthaver pligtig til omgående at informere ordregiver herom samt omgående at ændre produkterne som påkrævet.

Såfremt kontrakthaver ved produktudvikling eller på anden måde substituerer tilbudte produkter udvider sit sortiment med nye produkter, som kvalitetsmæssigt svarer til produkterne i rammeaftalens nettosortiment, skal kontrakthaver efter aftale med ordregiver tilbyde ordregivers institutioner mv. disse produkter.

Ordregiver medvirker gerne ved afprøvning af nye produkter, i det omfang disse i alle led lever op til rammeaftalens minimumsbetingelser.

EN SKRIVELSE IND OM AT DE IKKE MÅ UDSKIFTE % MÆSSIG DEL AF PRODUKTERNE UNDER KONTRAKTSPERIODEN.

§ 31 Tavshedspligt og offentliggørelse af rammeaftalen

Nærværende rammeaftale er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres.

Ovenstående bestemmelse gælder ikke, såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i dele af eller hele rammeaftalen i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt.

Ordregiver kan i forbindelse med benchmarkingundersøgelser udlevere oplysninger om priser til andre kommuner eller offentlige instanser samt Kommunernes Landsforening. Priserne udleveres i så fald i fortrolighed.

Udtalelser til pressen, der vedrører enten rammeaftalen eller den anden part, skal godkendes af modparten inden udtalelsen foretages.

Rammeaftalen vil blive gjort tilgængelig for ordregivers medarbejdere i ordregivers indkøbssystem.

Kontrakthaver og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne rammeaftales indhold. Dette gælder også efter rammeaftalens udløb.

Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve rammeaftalen.

§ 32 Ændringer i rammeaftalen

Nærværende rammeaftale, herunder bilag til rammeaftalen, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem ordregiver og kontrakthaver. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, som er underskrevet af begge parter.

§ 33 Lovvalg og afgørelse af tvister

Nærværende rammeaftale er undergivet dansk ret.

Alle tvister – herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af rammeaftalen, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse – skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part.

Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værnetinget er ordregivers retskreds

§ 34 Offentlige påbud

Kontrakthaver er forpligtet til at overholde alle direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud gældende for nærværende rammeaftale såvel på tidspunktet for indgåelse af rammeaftalen som i rammeaftaleperioden.

Manglende overholdelse af bestemmelserne anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at ophæve rammeaftalen.

§ 35 Ekstraordinær opsigelse

Såfremt en dansk eller europæisk retsinstans eller administrativ myndighed herunder Klagenævnet for udbud, Konkurrence – og Forbrugerstyrelsen eller Europa-Kommissionen træffer afgørelse/dom om, at udbudsreglerne eller anden lovgivning er overtrådt i forbindelse med udbudsforretningen med den konsekvens, at rammeaftalen helt eller delvis erklæres for ”uden virkning”, er ordregiver berettiget til med 2 måneders varsel til den 1. i en måned at opsige rammeaftalen for fremtiden.

Ordregivers ret til at opsige rammeaftalen gælder uanset om afgørelsen/dommen påklages/ankes.

§ 36 Miljø

Kontrakthaver garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende rammeaftale opfylder den/de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver m.m.

På ordregivers forlangende skal kontrakthaver, uden udgifter for ordregiver, fremskaffe den dokumentation, ordregiver måtte ønske omkring et produkt, til brug for deres miljøvurdering af produktet.

Manglende overholdelse af bestemmelserne anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve rammeaftalen.

§ 37 Etik og socialt ansvar

Ordregiver forudsætter, at kontrakthaver og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark herunder, men ikke begrænset til, følgende grundlæggende ILO-konventioner:

• Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105)

• Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111)

• Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182)

• Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt

• Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning.

Det forudsættes endvidere, at kontrakthaver og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN’s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention.

Såfremt ordregiver bliver bekendt med, at kontrakthaver eller dennes underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, er kontrakthaver forpligtet til at opfylde kontrakten med et tilsvarende produkt, som opfylder rammeaftalens krav til produktet. Kontrakthavers eventuelle omkostninger forbundet hermed er ordregiver uvedkommende.

Manglende overholdelse af bestemmelserne anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve rammeaftalen.

§ 38 Underskrift

Nærværende rammeaftale underskrives i to eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar.

Rammeaftalen underskrives af Esbjerg Kommune. Hver enkelt medlemskommune, underskriver et særskilt underskriftsbilag der er vedlagt rammeaftalen som bilag [nummer på bilag] og forpligter sig derved som ordregiver på rammeaftalen.

Dato: Dato:

Ordregiver Kontrakthaver

Bilag 1 – Tilbudsliste

Tilbudslisten ligger særskilt som et regneark på Tovholders hjemmeside.

Bilag 2 – Virksomhedsbeskrivelse

Tilbudsgivers navn

Adresse

CVR

Bank

Revisor

Selskabsmodel og ejerforhold

Grundlagt

Virksomhedsform

Ejerkreds

Forsikringsselskab

Navn på tegningsberettigede

Kontaktperson i forbindelse med udbuddet

Mail og telefonnummer

Det bekræftes, at tilbuddet vedstås indtil 1.08.2014

Virksomhedens navn og adresse

Dato og underskrift

Bilag 3 – Tro og love erklæringer

Ubetalt, forfalden gæld til det offentlige

I henhold til lov nr. 1093 af 21. december 1994 samt efterfølgende lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love, erklærer undertegnede virksomhed hermed på tro og love ikke at have ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende 50.000,00 kr.

Ved enkeltmandsvirksomhed erklæres det i øvrigt på tro og love, at indehaveren ligeledes ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende 50.000,00 kr.

Udelukkelse jf. Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1, samt stk.2, litra a-c og e-f.

1. Fra deltagelse i en udbudsprocedure udelukkes enhver tilbudsgiver, mod hvem der er afsagt en endelig dom, som den ordregivende myndighed har kendskab til, af en eller flere af følgende grunde:

• medvirken til en strafbar handling, jf. straffelovens § 23, i tilfælde, hvor forholdet i forbindelse med straffastsættelsen er blevet henført under straffelovens § 81, nr. 3 (eller deltagelse i en kriminel organisation som defineret i artikel 2, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/773/RIA),

• overtrædelse af forbuddet mod aktiv bestikkelse i offentlig tjeneste eller hverv, jf. straffelovens § 122 og forbuddet mod bestikkelse i private retsforhold (returkommission), jf. straffelovens § 299, nr. 2 (eller bestikkelse som defineret i henholdsvis artikel 3 i Rådets retsakt af 26. maj 1997 og artikel 3, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/742/RIA),

• overtrædelse af forbuddet mod EU-svig, jf. straffelovens § 289 a (eller svig som omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser), eller

• overtrædelse af forbuddet mod hvidvaskning af penge, jf. straffelovens § 290 (eller hvidvaskning af penge som defineret i artikel 1 i Rådets direktiv 91/308/EØF af 10. juni 1991 om forebyggende foranstaltninger mod anvendelse af det finansielle system til hvidvaskning af penge).

2. Fra deltagelse i en udbudsprocedure kan udelukkes enhver økonomisk aktør:

• hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning

• hvis bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning

• som ved en retskraftig dom ifølge landets retsforskrifter er dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed

• som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land

• som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land

Undertegnede virksomhed erklærer herved på tro og love ikke at have gæld til det offentlige i overensstemmelse med ovenstående samt ikke at være omfattet af ovennævnte udelukkelsesgrunde.

Virksomhedens navn og adresse

Dato og underskrift

Bilag 4 - Referenceliste

I dette skema anføres referencer over de betydeligste sammenlignelige leverancer, der er udført i løbet af de seneste 3 år. Alle kolonner skal udfyldes pr. reference.

I feltet ”beskrivelse af leverancen” skal det angives hvilken varekategori der er tale om fordelt pr. reference.

Ydermere skal det i den sidste kolonne angives hvorvidt leverancen var en enkelt leverance eller en aftale med løbende leverancer.

Firmanavn:	Kontaktperson Navn og tlf. nr.	Omsætning			Beskrivelse af leverancen	Enkelt eller løbende leverancer
		År xx	År xx	År xx

Bilag 5 – Aktindsigt

I dette bilag bedes tilbudsgiver angive såfremt tilbuddet indeholder oplysninger, som bør undtages ved en eventuel anmodning om aktindsigt i tilbuddet samt angive en uddybende begrundelse herfor.

Bilaget afleveres sammen med tilbuddet.

Undtages: Begrundelse:

Bemærk, det er i sidste ende ordregivers vurdering, hvad der udleveres i en sag om aktindsigt.

Bilag 6 - Tidsplan

Sidste frist for modtagelse af uddybende spørgsmål den [dd.mm.åååå] kl. 00.00

Sidste frist for udsendelse af svar på spørgsmål den [dd.mm.åååå]

Sidste frist for modtagelse af tilbud den [dd.mm.åååå] kl. 00.00

Forventet tilbudsvurdering / beslutning om leverandørvalg uge [ugenummer]

Stand still periode 10 dage

Forventet kontraktunderskrivelse uge [ugenummer]

Aftalens ikrafttræden den [dd.mm.åååå]

Afsendelse af bekendtgørelse om indgået kontrakt til EU-Tidende senest 48 dage efter indgåelse af kontrakt

Bilag 7 – Konsortieerklæring

Nedenstående virksomheder erklærer herved at udgøre et konsortium.

Konsortiet er benævnt

____________________

(Konsortiets navn)

og består af

___________________________ ________________________

(virksomhed 1) (virksomhed 2)

___________________________ ________________________

(virksomhed 3) (virksomhed 4)

Undertegnede konsortiedeltagere erklærer, at følgende virksomhed

___________________________

(Navn)

I alle forhold mellem konsortiet og de deltagende medlemskommuner, som konsortiet forpligter sig over for, vil få fuld prokura til at indgå i afklarende drøftelser samt træffe bindende aftaler på konsortiets vegne med ordregiver. Undertegnede konsortium-deltagere erklærer herved, at alle hver især vil hæfte solidarisk, direkte og ubetinget overfor ordregiver for enhver forpligtelse i relation til konsortiets tilbud, såfremt konsortiet tildeles rammeaftalen.

Virksomhed 1

Virksomhedens navn:

CVR-nr.:

Navn og titel på underskriver:

Underskrift og dato:

Virksomhed 2

Virksomhedens navn:

CVR-nr.:

Navn og titel på underskriver:

Underskrift og dato:

Virksomhed 3

Virksomhedens navn:

CVR-nr.:

Navn og titel på underskriver :

Underskrift og dato:

Virksomhed 4

Virksomhedens navn:

CVR-nr.:

Navn og titel på underskriver:

Underskrift og dato:

Bilag 8 – Kommunespecifikke oplysninger

[XX] Kommune

Den aftaleansvarlige i kommunen:

Navn:

Adresse:

Mail:

Telefonnummer:

Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser: [såfremt dette er tilladt i det pågældende udbud]:

Bonusstrukturer:

Institutioner og afdelinger, der er omfattet af nærværende aftale: [Særlige forhold vedrørende afdelinger og institutioner (herunder selvejende institutioner, der undtaget/særligt omfattet)]

E-handelssystem forventes udskiftet indenfor nær fremtid: [Såfremt der i udbudsperioden, inden rammeaftaleopstart eller i opstartsfasen forventes nyt system, anføres tidsperspektiv og øvrig viden herom her]

E-handelsansvarlig:

Navn:

Mail:

Telefonnummer:

Faglig ansvarlig:

Navn:

Mail:

Telefonnummer:

Bilag 9 – E-handelssystemspecifikke bilag

[Hentes fra Podio og gengives her]