Udbudsbetingelser
Udbudsbetingelser
Udbud med forhandling vedr. levering, vedligeholdelse og support af geografisk informationssystem (GIS) til Kredsløb A/S
Indhold
1. Generelt vedr. udbudsprocessen
4
5
5
5
1.3.1. Prækvalifikationsfasen 5
1.3.2. Tilbuds- og forhandlingsfaserne 5
1.4. Ejendomsret og godtgørelse for deltagelse
8
8
1.5.2. Åbning af indkomne ansøgninger og tilbud 8
9
9
9
10
1.9.1. Elektronisk kommunikation i udbuddet 10
1.9.4. Alternative tilbud og/eller sideordnede tilbud 11
2. Prækvalifikationsbetingelser
12
2.1. Ansøgning om prækvalifikation
13
2.1.1. Oplysninger der skal udfyldes i ESPD 13
2.2. Sammenslutninger eller støttende enheder
15
2.2.3. Ansøger baserer sig på andre enheders formåen 16
16
17
2.4.2. Valg mellem flere egnede ansøgere 17
19
3. Betingelser for afgivelse af tilbud
20
3.1. Verificering af oplysninger i ESPD
21
3.1 1. Dokumentation for ikke at være omfattet af udelukkelsesgrunde21
3.1 2. ESPD Del IV – Udvælgelseskriterier, dokumentation for formåen21
3.2. Støtteerklæring og erklæring om fælles hæftelse
22
22
22
23
3.5.1. Ordregivers forbehold 23
3.5.2. Tilbudsgivers forbehold 23
4. Forhandling og endeligt tilbud
24
25
4.2. Proces for forhandlingen/-erne
25
26
4.4. Revideret udbudsmateriale
26
4.5. Aflevering af endeligt tilbud
26
27
5.1. Vurdering af konditionsmæssighed
28
28
5.3. Tildelingskriterium og underkriterier
28
5.3.2. Ad. Underkriterium ”Pris” 30
5.3.3. Ad. Underkriterium Delleverance 1 31
5.3.4. Ad. Underkriterium Delleverance 2 31
5.3.5. Ad. Underkriterium Metode 32
5.3.6. Ad. Underkriterium Samarbejdsorganisation 32
5.3.7. Ad. Underkriterium Uddannelse 32
5.4. Underretning og standstill-periode
33
33
1. Generelt vedr. udbudsprocessen
Nærværende udbud vedrører anskaffelse af levering og vedligeholdelse af geografisk informationssystem (GIS) og ledningsregistrering til Kredsløb.
Udbuddet gennemføres som udbud med forhandling1, og består både af en prækvalifikationsfase (jf. afsnit 2), en indledende tilbudsfase (jf. afsnit 3) og en forhandlingsfase med efterfølgende afgivelse af endeligt tilbud, (jf. afsnit 4).
Det vil udelukkende være de prækvalificerede virksomheder, der inviteres til at afgive tilbud.
Udbuddet gennemføres i udbudssystemet ETHICS. Al kommunikation i forbindelse med udbuddet foregår i udbudssystemet ETHICS jf. punkt 1.9.1.
Den ordregivende myndighed (herefter benævnt Ordregiver) er: Kredsløb A/S
Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx 0 0000 Xxxxxxxx xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xx/
Udbudsprocessen varetages af Tolstrup & Hvilsted ApS.
Udbudsmaterialet er tilgængeligt via udbudssystemet ETHICS, jf. punkt 1.9.1.
Materialet i prækvalifikationsfasen består af følgende:
o Prækvalifikationsbetingelser (afsnit 2)
o Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD)
o Bilag A – Støtteerklæring
o Bilag B – Erklæring om fælles hæftelse
o Bilag C – Tro- og loveerklæring vedr. Rusland
Virksomheder, som ansøger om deltagelse i udbudsprocessen, benævnes i det følgende ”Ansøger”.
Ordregiver kan, inden for rammerne af de gældende udbudsregler, ændre i materialet. Ændringer i materialet vil blive meddelt via udbudssystemet ETHICS. Ansøger er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget i nyeste version. Ansøger bør derfor løbende holde sig orienteret om ændringer i udbudssystemet.
1.3.2. Tilbuds- og forhandlingsfaserne
Materialet i tilbuds- og forhandlingsfasen består af følgende:
• Betingelser for indledende tilbud (afsnit 1 og 3)
1 i henhold til proceduren i LOV nr. 1564 af 15/12/2015 (udbudsloven)
• Forhandling og endeligt tilbud (afsnit 4)
• Tilbudsevaluering (afsnit 5)
• Udkast til Kontrakt
o Kontraktbilag 00 – Definitioner
o Kontraktbilag 01 – Tidsplan
o Kontraktbilag 02 – Kundens IT-miljø
▪ Underbilag 02A - Driftsmiljø
o Kontraktbilag 03 – Leverancebeskrivelse
▪ Underbilag 03A – GIS- og Geodatastrategi
▪ Underbilag 03B – Datamodel_Varmetransmission
▪ Underbilag 03C – Datamodel_varmedistribution
▪ Underbilag 03D – Featuremodel_ Varmedistribution
▪ Underbilag 03E – Featuremodel_ Varmetransmission
▪ Underbilag 03F – Kredsløb API Guideline
▪ Underbilag 03G – Eksempler på data
o Kontraktbilag 04 – Dokumentation
o Kontraktbilag 05 – Vedligeholdelse og support
o Kontraktbilag 06 – Servicemål
o Kontraktbilag 07 – Samarbejdsorganisation
o Kontraktbilag 08 – Vederlag og betalingsplan
▪ Underbilag 08A – Tilbudsliste
o Kontraktbilag 09 – Prøver
o Kontraktbilag 10 – Skabelon til bestilling af Udviklingsopgaver
o Kontraktbilag 11 – Udviklingsproces og metode
o Kontraktbilag 12 – Databehandleraftale
o Kontraktbilag 13 – Ophørsydelser
o Kontraktbilag 14 – Licensbetingelser
o Kontraktbilag 15 – Spørgsmål og svar
Ansøgere, som prækvalificeres og inviteres til at afgive indledende tilbud, benævnes i det følgende ”Tilbudsgiver”.
Tilbudsgiver bærer risikoen for, at tilbud afgives i overensstemmelse med det samlede udbudsmateriale. Risikoen for rækkevidden og konsekvensen af eventuelle forbehold, eller væsentlige uklarheder i tilbuddet, påhviler udelukkende Tilbudsgiver.
Med henblik på at kunne vurdere kvaliteten af Løsningen, på det mest oplyste grundlag, vil der som en del af tilbudsevalueringen gennemføres en tilbudspræsentation. Tilbudsdemonstrationen vil foregå ved, at Tilbudsgiver demonstrerer Tilbudsgivers skriftlige tilbud for en del af underkriteriet ”Delleverance 1”, jf. punkt 5.3.3.
Det er en forudsætning for tilbuddets konditionsmæssighed, at Tilbudsgiver gennemfører demonstrationen på en af de anviste dage (se ”Praktiske oplysninger” nedenfor).
Tilbudsgiver demonstrerer, som en del af underkriteriet ”Delleverance 1”, tre (3) cases, som fremgår af Kontraktbilag 03 – Leverancebeskrivelse, afsnit 4. De tre cases repræsenterer følgende konkurrenceparametre:
o KP 03.03
o KP 03.05
o KP 03.07
o KP 03.08.
til de beskrevne evalueringselementer i de enkelte konkurrenceparametre samt evalueringsmetoden, jf. punkt 5.3.3.
Tilbudsdemonstrationen skal foregå i en testløsning af Løsningen som beskrevet i Tilbudsgiveres løsningsbeskrivelser i Kontraktbilag 03 - Leverancebeskrivelse, som skal være et webbaseret live miljø i den tilbudte løsning. Data i systemet kan være fiktive, anonymiseret eller på anden måde renset data foruden de udleverede data til cases. Data til cases udleveres 2,5 timer før tilbudspræsentationen ifm. at mødelokalet stilles til rådighed for Tilbudsgiver, jf. ”Praktiske oplysninger” nedenfor.
Tilbudsgiver foretager selv demonstration af Løsningens understøttelse af funktionaliteten i case 1 og 3. Ved demonstration af case 2, instruerer Tilbudsgiver en Superbruger hos Ordregiver til at anvende den efterspurgte funktionalitet.
Tilbudsgiver har selv ansvaret for, at testløsningen fungerer optimalt. Skulle der være elementer der ikke kan vises, eks. fordi testløsningen ikke indeholder de relevante data eller der konstateres ustabil drift i testløsningen, vil dette således kunne påvirke evalueringen negativt.
For at sikre principperne om ligebehandling og gennemsigtighed er der ikke mulighed for at inddrage andre aspekter under tilbudsdemonstrationen end de ovenstående beskrevne.
Det skal understreges, at det ikke vil være muligt i forbindelse med demonstrationen at foretage ændringer i det fremsendte skriftlige tilbud.
Ordregiver vil have læst Tilbudsgivers skriftlige tilbud, forud for tilbudsdemonstrationen. Praktiske oplysninger:
Tilbudsgiver demonstrerer det endelige tilbud én (1) dag i uge 34 eller 35, 2024 i op til tre (3) timer jf. punkt
1.8. Tilbudspræsentationerne vil foregå fysisk hos Ordregiver på adressen:
Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx 0 0000 Xxxxxxxx
Tilbudsgiver vil få adgang til mødelokalet 2,5 timer før tilbudspræsentationen. Ordregiver stiller en projektor og en tavle til rådighed i mødelokalet.
Senest efter forhandlingsmøderne vil Ordregiver melde aktuelt tidspunkt ud til hver Tilbudsgiver.
Dagsorden for tilbudsdemonstrationen:
Tidspunkt | Aktivitet |
09:30 – 11:30 | Tilbudsgiver får adgang til mødelokalet og udleveret data til cases. Ordregiver vil ikke være til stede i lokalet i dette tidsrum. |
11:30 – 12:00 | Pause |
12:00 – 11:15 | Kort præsentation og velkomst |
12:15 – 12:45 | Gennemgang af Case 1: Demonstration |
12:45 – 13:00 | Pause |
13:00 – 13:45 | Gennemgang af case 2: Instruktion af Superbruger |
13:45 – 14:00 | Pause |
14:00 – 14:45 | Gennemgang af case 3: Demonstration |
14:45 – 15:00 | Afrunding |
Såfremt Tilbudsgiver ønsker at teste sin Løsning på Ordregivers netværk forud for tilbudsdemonstrationen, kan dette aftales særskilt. Tilbudsgiver vil således kunne få stillet et mødelokale til rådighed i tilbudsfasen i op
til to (2) timer. Der vil i forbindelse med denne test ikke være mulighed for dialog med personer involveret i udbuddet fra Ordregivers side.
1.4. Ejendomsret og godtgørelse for deltagelse
Ansøgnings- og tilbudsmaterialet betragtes som Ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret.
Der ydes ikke godtgørelse for udarbejdelse af ansøgnings- og tilbudsmateriale samt tid brugt på forhandlingsprocessen i forbindelse med prækvalifikationen eller tilbudsfasen til ansøgere og tilbudsgivere.
Udbuddet omhandler en kontrakt vedrørende levering, vedligeholdelse og support af et geografisk informations- og ledningsregistreringssystem.
Ordregiver skal være førende på fremtidens marked for cirkulær ressourcehåndtering og grøn varme og energi, herunder sikker affaldshåndtering og varmeforsyning, og driften skal være kendetegnet ved forsyningssikkerhed, effektivitet og grøn omstilling.
Disse overordnede strategier medfører at Ordregiver har påbegyndt en større omstilling, hvor nye produktionsmetoder, effektivisering og nye mulige forretningsområder afsøges. Denne omstilling skal understøttes med en styrkelse af Ordregivers virksomhed – udtrykt bl.a. ved Ordregivers Digitaliseringsstrategi, og den herunder hørende GIS- og Geodata strategi. Det er således nødvendigt for Ordregiver at opnå et moderniseret GIS- og Ledningsregistrerings system, som kan efterleve de overordnede mål i Kundens GIS og Geodata strategi.
Mere information følger af Kontraktbilag 03 – Leverancebeskrivelse.
Den totale volumen er estimeret til 13-15 mio. DKK ekskl. moms. Volumen er udelukkende vejledende og baserer sig på historiske tal, hvorfor de ikke kan tages som udtryk for en garanteret fremtidig omsætningsstørrelse.
Ordregiver garanterer at aftage et antal timer årligt til varetagelse af Ydelser, herunder Udviklingsopgaver, øvrige konsulentydelser og vedligeholdelsesopgaver, som ikke er omfattet af det faste vedligeholdelsesvederlag jf. Kontraktbilag 08 – Vederlag og betalingsplan, i Kontraktens løbetid. Ordregiver garanterer at aftage henholdsvis:
o 500 timer i år 1 efter Overtagelsesdagen
o 400 timer i år 2 efter Overtagelsesdagen
o 300 timer årligt i år 3 til og med 7 efter Overtagelsesdagen.
Ordregiver har valgt ikke at udbyde særskilte delaftaler. Ordregiver har, med baggrund i økonomiske forhold skønnet, at der med en samlet Aftale kan opnås mere fordelagtige priser. Af hensyn til kvaliteten og sammenhængen i den samlede udbudte opgave vurderes det hensigtsmæssigt med én samlet Aftale, ligesom en opdeling, ud fra et markedsmæssigt forhold, ikke skønnes at give yderligere virksomheder – herunder SMV
– mulighed for at afgive tilbud.
1.5.2. Åbning af indkomne ansøgninger og tilbud
Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af ansøgninger eller tilbud.
Ordregiver ønsker at indgå Aftalen med én Leverandør for en periode på 84 måneder, med en bindingsperiode uden mulighed for opsigelse i de første 30 måneder, hvorefter Ordregiver kan opsige Aftalen med seks (6) måneders varsel.
Ansøger skal i forbindelse med prækvalifikationen oplyse, om Xxxxxxx har til hensigt at give dele af den udbudte ydelse i underleverance til tredjemand, og hvilke underleverandører Xxxxxxx i så fald påtænker at anvende.
Hvis der er tale om en underleverandør, som Ansøger baserer sin egnethed på, jf. punkt 2.2.3, skal der udfyldes og indsendes særskilt ESPD for både Ansøger og for den underleverandør, som Ansøger baserer sin egnethed på. Hvis Ansøger IKKE baserer sin egnethed på underleverandøren, skal der IKKE indsendes særskilt ESPD for underleverandøren, men derimod blot angives oplysninger om underleverandøren i ansøgers ESPD jf. ovenstående.
Det bemærkes, at Ansøger ikke vil være berettiget til at udskifte underleverandør(er), som Ansøger har baseret sin egnethed på i Aftalens løbetid. Andre underleverandører kan alene udskiftes efter godkendelse fra Ordregiver jf. Aftalens punkt 6.
Udbuddet forventes gennemført efter nedenstående vejledende tidsplan:
Aktivitet | Tidspunkt | Fase |
Udbudsbekendtgørelse fremsendes til EU-tidende | 11.03.2024 | Prækvalifikationsfase |
Tidsfrist for at indsende spørgsmål til prækvalifikationsfasen | 02.04.2024 kl. 12.00 | |
Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål | 05.04.2024 | |
Ansøgningsfrist | 12.04.2024 kl. 12.00 | |
Underretning angående prækvalifikation | 02.05.2024 | Tilbuds- og forhandlingsfase |
Prækvalificerede tilbudsgiveres verificering af oplysninger i ESPD som oplyst i ansøgning | Uge 19 – 21, 2024 | |
Tidsfrist for at indsende spørgsmål til tilbuds- og forhandlingsfasen | 21.05.2024 kl. 12.00 | |
Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål og for Ordregivers meddelelse om supplerende oplysninger. | 27.05.2024 | |
Frist for indledende tilbud | 03.06.2024 Kl. 12.00 | |
Forhandlingsperiode | Uge 26, 2024 | |
Fremsendelse af revideret materiale | Uge 27, 2024 |
Aktivitet | Tidspunkt | Fase |
Tidsfrist for at indsende spørgsmål til revideret udbudsmateriale | 31.07.2024, Kl. 12.00 | |
Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål | 05.08.2024 | |
Frist for endeligt tilbud | 12.08.2024 Kl. 12.00 | |
Tilbudspræsentation | Uge 35, 2024 | |
Forventet udsendelse af underretning og igangsætning af standstill-periode | 11.09.2024 | Underretnings- og Aftale- indgåelsesfase |
Forventet Aftaleindgåelse | 24.09.2024 | |
Aftalen træder i kraft | 01.10.2024 |
1.9.1. Elektronisk kommunikation i udbuddet
Udbuddet gennemføres i udbudssystemet ETHICS.
Al kommunikation mellem Ansøger/Tilbudsgiver og Ordregiver skal ske gennem ETHICS, som ligeledes skal benyttes i forbindelse med aflevering af ansøgning og tilbud. Ordregiver vil således se bort fra henvendelser, der er modtaget udenfor ETHICS.
Beskrivelse af ETHICS: • For at få adgang til ETHICS, skal Ansøger/Tilbudsgiver oprette sig som bruger. Det er vederlagsfrit at benytte ETHICS. • Udbudsmaterialet ligger under ”Hent Materiale” øverst i højre hjørne. I ”Kommunikation” er alle Ordregivers fælles beskeder og Ansøgers/Tilbudsgivers egne beskeder placeret. • Det er beskrevet i punkt 1.9.2, hvorledes spørgsmål stilles i ETHICS, og i punkt 2.3 og 3.4 er det beskrevet, hvorledes hhv. ansøgning og tilbud afleveres i ETHICS. |
Ansøger/Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet.
Alle spørgsmål skal stilles i udbudssystemet ETHICS ved at klikke på ”Send Spørgsmål” under fanen ”Kommunikation”. Herefter udfyldes dialogboksen med henvisning og spørgsmålet. Ved at klikke på ”Send” fremsendes spørgsmålet til Ordregiver.
Ordregiver besvarer spørgsmål ved at uploade et spørgsmål/svar-dokument, jf. Kontraktbilag 15 – Spørgsmål og svar.
I henhold til tidsplanen i punkt 1.8 vil spørgsmål modtaget inden spørgefristen blive besvaret af Ordregiver, hvorimod spørgsmål modtaget efter spørgefristens udløb, alene vil blive besvaret, hvis spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet inden svarfristen.
Spørgsmål modtaget senere end seks (6) hele dage, inden henholdsvis ansøgningsfristen og tilbudsfristen, vil som udgangspunkt ikke blive besvaret.
Tekniske spørgsmål omkring brugen af udbudssystemet ETHICS skal stilles til supporten: 70 22 70 07 eller ved at klikke på ikonet ”Kundeservice”.
Af hensyn til ressourceforbruget hos Ordregiver, skal kommunikation i udbuds- og aftaleperioden være på dansk.
Der gøres opmærksom på, at ovenstående er et formkrav og Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet til at afvise Ansøger/Tilbudsgiver, hvis formkravet ikke overholdes.
1.9.4. Alternative tilbud og/eller sideordnede tilbud
Der kan ikke afgives alternative tilbud.
Der kan ikke afgives mere end ét tilbud fra hver Tilbudsgiver.
2. Prækvalifikationsbetingelser
2.1. Ansøgning om prækvalifikation
Ansøgningen består af Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), hvor de efterspurgte informationer jf. punkt 2.1.1 bedes oplyst samt Bilag A Støtteerklæring og Bilag B Konsortieerklæring i det omfang det er relevant.
ESPD er en egen-erklæring, der fungerer som foreløbigt bevis for, at Ansøger, andre enheder eller sammenslutningen opfylder kriterierne med hensyn til udelukkelse, egnethed og udvælgelse. Disse oplysninger skal senere verificeres jf. punkt 3.1.
Vejledning til udfyldelse af ESPD i ETHICS:
o Ansøger udfylder ESPD i ETHICS ved at klikke på ”Opret nyt svar: ESPD” under ”anmodningsafgivelse” i henhold til de efterspurgte oplysninger i punkt 2.1.1. Dokumentet kan gemmes undervejs ved at klikke på ”Gem ESPD”.
o Evt. andre enheder eller deltagere i sammenslutninger skal ligeledes aflevere ESPD, jf. punkt 1.7. Disse tilføjes til udbuddet via pilen på ”Opret nyt svar: ESPD”. Ved at klikke på ”Inviter andre til at svare” fremkommer en tekstboks, hvor mailadresse på underleverandører udfyldes, hvorefter der trykkes ”Del med Begrænset adgang”.
2.1.1. Oplysninger der skal udfyldes i ESPD
Ansøger (og eventuelt dennes underleverandører) udfylder følgende i ESPD:
Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør |
• Punkt A: Oplysninger om den økonomiske aktør. • Punkt B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter. • Punkt C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet (se nærmere i punkt 2.2). |
Del III: Udelukkelsesgrunde |
• Punkt A: Grunde vedr. Straffedomme. • Punkt B: Grunde vedr. betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger: Hvis der er udestående betalinger, oplyses ”Ja” og det udestående beløb oplyses. • Punkt C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet: • Ansøger bekræfter, at denne ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 134a, § 135, stk. 1 - 3 og § 136. I modsat fald er Ordregiver forpligtet til at udelukke Ansøger, jf. dog udbudslovens § 135, stk. 4 og 5. • Ansøger bekræfter yderligere, at denne ikke er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137, stk. 1: ▪ Tilsidesættelse af visse forpligtelser, jf. nr. 1. ▪ Forhold vedr. insolvens/konkurs el.lign., jf. nr. 2. ▪ Aftale med henblik på konkurrencefordrejning, jf. nr. 3. ▪ Mislighold af tidligere offentlig kontrakt, jf. nr. 4. ▪ Uretmæssig påvirkning af Ordregivers beslutningsproces, jf. nr. 5. |
Del IV: Udvælgelseskriterier, punkt A: Egnethed |
• Ikke relevant i nærværende udbud |
Del IV: Udvælgelseskriterier, punkt B: Økonomisk og finansiel formåen |
• Ansøger oplyser om egenkapitalen som ”Finansielt nøgletal" for hvert af de seneste to (2) afsluttede regnskabsår, hvilket oplyses under ”Beskrivelse”. • Egenkapitalen skal beregnes og oplyses efter metoden angivet i Årsregnskabslovens § 252. • Ansøger trykker på ”+” for at få mulighed for at udfylde flere nøgletal. • Det er et mindstekrav, at egenkapitalen er for hvert af de seneste to (2) afsluttede regnskabsår er på mindst 1.000.000 DKK. • Ansøger oplyser om soliditetsgraden som ”Finansielt nøgletal" for hvert af de seneste to (2) afsluttede regnskabsår, hvilket oplyses under ”Beskrivelse”. • Ansøger trykker på ”+” for at få mulighed for at udfylde flere nøgletal. • Det er et mindstekrav, at soliditetsgraden for hvert af de seneste to (2) afsluttede regnskabsår er på mindst 15%. • Ansøger oplyser om likviditetsgraden som ”Finansielt nøgletal" for hvert af de seneste to (2) afsluttede regnskabsår, hvilket oplyses under ”Beskrivelse”. • Ansøger trykker på ”+” for at få mulighed for at udfylde flere nøgletal. • Det er et mindstekrav, at likviditetsgraden for hvert af de seneste to (2) afsluttede regnskabsår er på mindst 120%. |
Del IV: Udvælgelseskriterier, punkt C: Teknisk og faglig formåen |
• Ansøger anfører de op til fem (5) referencer, som Ansøger finder mest sammenlignelige med nærværende udbud, jf. punkt 1.5. Se punkt 2.4.2 i forhold til, hvad Ordregiver forstår som en ”sammenlignelig” reference. • Hvis der oplyses flere referencer, vurderer Ordregiver alene på de fem (5) nyeste referencer. Ved nyeste forstås uafsluttede referencer eller referencer med ophør nærmest tilbudsfristen. Hvis flere referencer er uafsluttede, vurderer Ordregiver på referencerne med nyeste startdato. • Ansøger trykker på ”+” for at få mulighed for at udfylde flere referencer. • Referencerne skal være udført inden for de seneste fem (5) år regnet fra datoen for ansøgningsfristen. • Ordregiver vil se bort fra referencer, der er afsluttet mere end fem (5) år før ansøgningsfristen. • For referencer med startdato der er ældre, men hvor der er afsluttet ydelser (delopgaver) indenfor de seneste fem (5) år, vil Ordregiver alene vurdere på de ydelser (delopgaver), som Ansøger har løst inden for de seneste fem (5) år regnet fra ansøgningsfristen. Det er Ansøgers ansvar at udspecificere indholdet af referencen, så det tydeligt fremgår, hvilke ydelser (delopgaver) det drejer sig om. • Referencerne bør indeholde følgende: • Beskrivelse: Beskrivelse af opgaven/opgaverne med fokus på de elementer, som gør referencen sammenlignelig. Der kan desuden i beskrivelsen oplyses den/de periode(r), hvor opgaven har været udført (start- og slutdatoer). • Beløb: Opgavens værdi i DKK, dvs. det beløb, som kunden har betalt for at få udført opgaven. • Dato: Dato for opstart (startdato) samt dato for færdiggørelsen (slutdato) af den seneste ydelse, der er anført under ”Beskrivelse”. For referencer som endnu ikke er afsluttet efterlades feltet ”Slutdato” blankt/tomt. • Modtagere: Kundenavn inkl. kontaktperson og telefonnummer på denne. • Det er et mindstekrav • at referencelisten minimum indeholder én reference, hvor ét ud af følgende to krav er opfyldt: 1. Minimum én reference der dokumenterer erfaring med levering af system til understøttelse af WebGIS, eller |
2 LBK nr. 838 af 08/08/2019
2. Minimum én reference der dokumenterer erfaring med levering af system til understøttelse af fjernvarme ledningsregistrering. Ansøger anfører beskrivelse af de foranstaltninger, som Ansøger har truffet til sikring af kvalitet, herunder robuste IT-sikkerhedsforanstaltninger. Beskrivelsen bør indeholde følgende: • Beskrivelse af, hvilke tiltag Ansøger har truffet for at sikre overholdelse af lovgivningsmæssige forpligtelser foranlediget af net- og informationssikkerhedsdirektiverne (NIS1 og NIS2). • Beskrivelse af, hvilke tiltag Ansøger har truffet for at sikre systematisk tilgang til håndtering af følsom virksomhedsinformation, der sikrer fortrolighed og integritet. Ansøger har mulighed for at vedlægge supplement til besvarelsen, der ikke kan indeholdes i ESPD, fx i form af billeder og illustrationer mv. |
Del IV: Udvælgelseskriterier, punkt D: Kvalitetssikringsstandarder og miljøledelsesstandarder: |
• Ikke relevant i nærværende udbud |
Del V: Begrænsning af antallet af kvalificerede ansøgere |
Ansøger besvarer punktet med ”Ja”, hvis denne opfylder de objektive og ikkediskriminerende kriterier eller regler, der skal anvendes for at begrænse antallet af tilbudsgivere i tilbudsfasen. Ansøger henviser herefter til besvarelsen i del IV: Udvælgelseskriterier. |
Del VI: Afsluttende erklæringer |
Ved aflevering af ESPD er det valgfrit, om Ansøger underskriver ESPD. |
Det bemærkes, at ovenstående udvælgelseskriterier og dokumentation kan blive ændret i forbindelse med besvarelsen af indkomne spørgsmål eller offentliggørelse af eventuelle rettelsesblade, så længe dette sker inden for de udbudsretlige rammer.
2.2. Sammenslutninger eller støttende enheder
Såfremt en sammenslutning ansøger om prækvalifikation (eks. konsortium), eller såfremt Ansøger baserer sin egnethed på andre enheders formåen, vil der i relation til punkt 2.4 ske en vurdering af Ansøgers samlede kapacitet i henhold til økonomisk og finansiel formåen og/eller teknisk og faglig formåen ud fra nedenstående principper.
Ved økonomisk og faglig formåen er det et mindstekrav, at den samlede egenkapital er minimum 1 million DKK, at den samlede soliditetsgrad er minimum 15% og at den samlede likviditetsgrad er minimum 120%.
Ved teknisk og faglig formåen vil der ske en vurdering af Ansøgers samlede referencer, hvorfor der maksimalt afleveres tre referencer for sammenslutningen eller Ansøger og andre enheder – eksempelvis 2 referencer fra sammenslutningen eller fra Ansøger og 1 reference fra andre enheder.
Ordregiver forbeholder sig ret til at anmode Ansøger om at godtgøre, at samme juridiske enheds deltagelse i flere ansøgninger ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige ansøgeres tilbud, herunder at der ikke følges en praksis, som kan true gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem de bydende. Såfremt dette ikke kan godtgøres, forbeholder Ordregiver sig ret til at afvise sådanne ansøgere.
Hvis en sammenslutning (eksempelvis et konsortium) søger om prækvalifikation, skal dette oplyses under ESPD del ll, punkt A. Herudover skal samtlige deltagere i sammenslutningen udfylde et særskilt og, for den enkelte deltager i sammenslutningen, individuelt ESPD i overensstemmelse med nærværende prækvalifikationsbetingelser.
I forbindelse med den endelige dokumentation, jf. punkt 3.1, skal sammenslutningen desuden være opmærksom på at vedlægge en erklæring, hvormed parterne erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte ydelse. Sammenslutningen skal bekræfte, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter tildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte ydelse.
Sammenslutningen kan anvende Bilag B – Erklæring om fælles hæftelse, men må tillige anvende eget bilag, hvis det bekræfter ovenstående hæftelse.
2.2.3. Ansøger baserer sig på andre enheders formåen
Ansøger kan basere sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen samt teknisk og/eller faglig formåen. Ansøger skal angive, hvorvidt dette er tilfældet i ESPD del ll, punkt C. Der skal vedlægges et særskilt udfyldt ESPD-dokument med de oplysninger, der anmodes om i del ll, punkt A og B, del lll samt del IV, for hver enhed, som Ansøger baserer sig på. Xxx XX skal udfyldes for de forhold, som Ansøger baserer sin egnethed på. Ansøger vedlægger et underskrevet ESPD fra den støttende enhed.
I forbindelse med den endelige dokumentation, jf. punkt 3.1 skal Ansøger desuden være opmærksom på at vedlægge en støtteerklæring, hvormed de andre enheder erklærer at stille alle nødvendige ressourcer til rådighed for Ansøger i forbindelse med levering af opgaven. De andre enheder skal desuden på Ordregivers opfordring fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens § 144, stk. 4 for de oplysninger, som er afgivet i ESPD i forbindelse med prækvalifikationen.
Ansøger kan anvende Bilag A – Støtteerklæring, men må anvende eget bilag, hvis det bekræfter ovenstående.
Det er obligatorisk at aflevere ansøgningen i ETHICS jf. punkt 1.9.1. Ansøgninger, der ikke er modtaget i ETHICS vil blive betragtet som ukonditionsmæssige og vil ikke komme i betragtning.
Det bemærkes, at Ansøger bærer ansvaret for, at ansøgningen når rettidigt frem jf. den i punkt 1.8 angivne tidsfrist, og at ansøgningen indeholder de efterspurgte dokumenter.
Aflevering i ETHICS: • Ansøger udfylder ESPD i ETHICS ved at klikke på ”Opret nyt svar: ESPD” under ”Anmodningsafgivelse” i henhold til de efterspurgte oplysninger i punkt 2.1.1. Dokumentet kan gemmes undervejs ved at klikke på ”Gem ESPD”. • Supplerende dokumenter uploades ved at klikke på indsendelsesmuligheden under ”Anmodningsafgivelser”. Supplerende dokumenter indsættes og herefter klikkes der på ”Luk”. Alle dokumenter i indsendelsesboksen under fanebladet ”Anmodningsafgivelse” kan ændres og nye dokumenter kan løbende tilføjes i mappen – bemærk, at dette ikke medfører en aflevering af ansøgningen. • Ansøgningen afleveres ved at klikke på ”Underskriv og aflever ansøgning” i øverste højre hjørne af skærmbilledet. Herefter skal Ansøger bekræfte, at ansøgningen skal fremsendes til Ordregiver. • Der sendes kvittering til den registrerede e-mailadresse ved aflevering. Ansøgningen kan frem til ansøgningsfristen trækkes tilbage ved at klikke på ”Træk ansøgning tilbage”. |
Ansøgningen afleveres i form af:
o Eventuelle andre enheders underskrevne ESPD’er, jf. punkt 2.2.3 eller underskrevne ESPD’er fra deltagerne i sammenslutning, jf. punkt 2.2.2.
o Eventuelle bilag. Det er Ansøgers ansvar, at der er entydige henvisninger i ESPD til vedlagte bilag.
2.4. Udvælgelse
Ordregiver konstaterer indledningsvist, om ansøgningerne er konditionsmæssige, at Ansøger er egnet og, at Ansøger ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene, jf. pkt. 2.1.
Er et eller flere forhold ikke opfyldt, vil ansøgningen som udgangspunkt ikke blive medtaget i evalueringen.
Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode Ansøger om at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre ansøgningen ved at indsende relevante oplysninger eller dokumentation inden for en passende frist, såfremt dette kan ske i overensstemmelse med udbudslovens § 159, stk. 5.
2.4.2. Valg mellem flere egnede ansøgere
Blandt de konditionsmæssige ansøgere, der opfylder ovenstående egnetheds- og dokumentationskrav, jf. punkt 2.1, udvælges på et sagligt grundlag op til fire (4) ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud, hvis der modtages fire (4) konditionsmæssige og egnede ansøgninger.
Hvis der ikke modtages ovenstående antal konditionsmæssige og egnede ansøgninger, vil Ordregiver udvælge de ansøgere, der er konditionsmæssige og egnede, så længe Ordregiver vurderer, at antallet af udvalgte ansøgere kan sikre en tilstrækkelig konkurrence om opgaven.
Ordregiver vil udvælge de fire (4) egnede ansøgere, der tilsammen sikrer den bedste konkurrence om den udbudte kontrakt og som samtidig dokumenterer implementering af IT-sikkerhedsmæssige foranstaltninger. Ordregiver vurderer, at dette sikres ved dels at udvælge fire (4) egnede ansøgere med forskellige virksomhedsprofiler* og ved at vælge de ansøgere inden for de forskellige virksomhedsprofiler, der har de bedste referencer fra udførelse af tilsvarende opgaver som er omfattet af den udbudte kontrakt og som ligeledes har sikret optimale IT-sikkerhedsmæssige foranstaltninger i sin virksomhed.
*For at sikre den mest optimale konkurrencesituation, vil Ordregiver ved udvælgelsen så vidt muligt sammensætte en pulje af ansøgere med forskellige virksomhedsprofiler, differentierede på faglig spredning. Puljen vil så vidt muligt forsøges sammensat ud fra følgende hensyn:
o To (2) ansøgere med bedst mulig erfaring indenfor WebGIS
o To (2) ansøgere med bedst mulig erfaring indenfor fjernvarmeledningsregistrering.
Såfremt en Ansøger påviser teknisk og faglig formåen i form af erfaring indenfor både WebGIS og fjernvarmeledningsregistrering, så vil udvælgelse ske med fokus på at udvælge Ansøgere med virksomhedsprofiler indenfor for først og fremmest WebGIS og dernæst fjernvarmeledningsregistrering.
Udvælgelsen sker primært med udgangspunkt i de mest relevante referencer i forhold til den konkrete opgave vurderet i henhold til de adspurgte informationer på baggrund af valgte kriterier vedr. teknisk og faglig formåen, jf. punkt 2 og sekundært med udgangspunkt i de mest optimale IT-sikkerhedsforanstaltninger.
Ved vurdering af de mest relevante referencer, vil Ordregiver vurdere følgende positivt:
At Ansøgers referencer er sammenlignelige med den udbudte kontrakt, og efterspurgte virksomhedsprofil og i størst muligt omfang påviser erfaring med levering, vedligeholdelse og support (2. level) af en It-løsning til en tilsvarende kunde, herunder at:
o Ansøger har fungeret som hovedleverandør
o Referencerne omfatter en kontrakt med en minimumslængde på tre (3) år
o Referencerne påviser erfaring med integrationer i et komplekst it-miljø
o Referencerne vedrører kunder med mere end 100 brugere
o Referencerne indeholder implementering og forankring af et system til understøttelse af WebGIS og/eller fjernvarme til en organisation med over 500 medarbejdere.
Ved vurdering af de mest optimale IT-sikkerhedsforanstaltninger, vil Ordregiver vurdere følgende positivt:
o Ansøger påviser ved sin beskrivelse af de foranstaltninger, som Xxxxxxx har truffet til sikring af kvalitet, herunder robuste IT-sikkerhedsforanstaltninger at Ansøger har truffet effektive tiltag, som sikrer:
o realistisk og pålidelig overholdelse af net- og informationssikkerhedsdirektiverne (NIS1 og NIS2) samt løbende overvågning af lovgivningsmæssige opdateringer, og at der sikres justering af Ansøgers sikkerhedspraksis i overensstemmelse hermed.
o Pålidelig og systematisk tilgang til håndtering af følsom virksomhedsinformation, der sikrer fortrolighed og integritet, herunder:
o implementering af robuste sikkerhedskontroller og -procedurer tilpasset ISO 27001- standarderne eller dermed tilsvarende, for at beskytte mod uautoriseret adgang, databrud og andre sikkerhedstrusler
o Kontinuerlig overvågning og overvågning af Ansøgers IT-infrastruktur, som sikrer at potentielle sikkerhedshændelser opdages og reageres på omgående
o Proaktive foranstaltninger for at forhindre potentiel skade på Ansøgers systemer, data og tjenester, herunder regelmæssige sikkerhedsvurderinger, sårbarhedsscanninger og penetrationstest
o Løbende forbedring af IT-sikkerhedssituationen, herunder regelmæssige gennemgange og opdateringer af sikkerhedspolitikker, procedurer og teknologier for tilpasning til nye trusler og bedste praksis.
Alle ansøgere vil i overensstemmelse med udbudslovens § 171 samtidigt og skriftligt blive underrettet om, hvilken afgørelse, der er truffet med hensyn til prækvalifikationen samt en begrundelse for udvælgelse.
3. Betingelser for afgivelse af tilbud
3.1. Verificering af oplysninger i ESPD
I forlængelse af underretning om prækvalifikationen skal Tilbudsgiver, andre enheder og sammenslutninger, på Ordregivers opfordring, fremlægge dokumentation for de oplysninger, som er afgivet i ESPD i forbindelse med prækvalifikationen i henhold til udbudslovens §§ 144 og 152. I punkt 3.1.1 og 3.1.2 beskrives det, hvordan denne dokumentation skal fremlægges.
Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode Tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation, jf. udbudslovens § 151, stk. 4.
3.1.1. Dokumentation for ikke at være omfattet af udelukkelsesgrunde
Hvis Tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder er fra Danmark, fremlægges dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra:
o Skifteretten v. Domstolsstyrelsen
o Skatteforvaltningen
o ATP
o Politiet (Kriminalregistret)
o Bemærk, at der skal udfyldes og underskrives en ”samtykkeerklæring”, som skal uploades i forbindelse med bestillingen af serviceattesten.
Serviceattesten bestilles hos Xxxx.xx
Serviceattesten må maksimalt være seks (6) måneder gammel regnet fra den dato som Ordregiver har fastsat som frist ved fremsættelse af anmodning om dokumentation.
Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. to (2) uger fra bestilling er modtaget.
Hvis Tilbudsgiver, en eller flere af deltagerne i sammenslutningen eller andre enheder ikke er fra Danmark, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis. E-Certis er et online informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation, der skal anvendes af EU-medlemslandene, i forbindelse med udbud.
Såfremt disse lande ikke udsteder de relevante certifikater eller dokumenter, eller de udstedte certifikater eller dokumenter ikke dækker alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed.
Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love.
3.1.2. ESPD Del IV – Udvælgelseskriterier, dokumentation for formåen
Verifikation af afgivne oplysninger i ESPD Del IV – Udvælgelseskriterier sker på følgende måde:
o Oplysninger om økonomiske nøgletal kan ske gennem årsregnskaber eller fremlæggelse af en erklæring om den prækvalificerede Tilbudsgivers samlede egenkapital, soliditetsgrad og likviditetsgrad, medmindre Ordregiver kan skaffe de relevante oplysninger direkte gennem adgang til en national database, eller Ordregiver allerede er i besiddelse af den fornødne dokumentation fra tidligere gennemførte udbudsprocedurer.
o Der skal ikke afleveres yderligere dokumentation for referencer, men Ordregiver forbeholder sig retten til at få bekræftet referencernes rigtighed hos de i referencerne anførte kunder.
3.2. Støtteerklæring og erklæring om fælles hæftelse
Hvis en prækvalificeret Tilbudsgiver har baseret sin formåen på andre enheders ressourcer eller udgør en sammenslutning, skal der indsendes følgende dokumentation:
o en støtteerklæring hvormed andre enheder erklærer at have stillet alle nødvendige ressourcer til rådighed for Tilbudsgiver i forbindelse med nærværende udbud. Tilbudsgivers egen-erklæring kan anvendes.
o en erklæring hvormed deltagerne i sammenslutningen erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave. Derudover skal de bekræfte, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter tildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave. Tilbudsgivers egen-erklæring kan anvendes.
Tilbudsgiver skal indsende udfyldt og underskrevet Bilag C – Tro og loveerklæring vedrørende forordning om Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine3.
Tilbud skal afleveres i ETHICS jf. punkt 1.9.1. Tilbud, der ikke afleveres i ETHICS vil blive betragtet som ukonditionsmæssige og vil ikke komme i betragtning.
Bemærk, at Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem, jf. den i punkt 1.8 angivne tidsfrist, og at tilbuddet indeholder de efterspurgte dokumenter.
Aflevering i ETHICS: • For at aflevere dokumenter til tilbuddet, skal der klikkes på indsendelsesboksen ”Indsend Tilbud” ikonet fanen ”Tilbudsafgivelse”. Tilbudsdokumenterne indsættes og herefter klikkes der på ”Luk”. • Alle dokumenter i indsendelsesboksen under fanebladet ”Tilbudsafgivelse” kan ændres eller nye dokumenter kan løbende tilføjes i mappen – bemærk, at dette ikke afleverer tilbuddet. • Tilbuddet skal afleveres i ETHICS ved at klikke på ”Underskriv og afslut tilbud” i øverste højre hjørne af skærmbilledet. Herefter skal Tilbudsgiver bekræfte, at tilbuddet skal fremsendes til Ordregiver. • Der sendes kvittering til den registrerede e-mailadresse. Tilbuddet kan frem til tilbudsfristen trækkes tilbage ved at uploade nye tilbudsdokumenter. |
Det samlede tilbudsmateriale skal afleveres i form af: o Kontraktbilag 01 – Tidsplan o Underbilag 02A – Driftsmiljø o Kontraktbilag 03 – Leverancebeskrivelse o Kontraktbilag 05 – Vedligeholdelse og support o Kontraktbilag 06 – Servicemål o Kontraktbilag 07 – Samarbejdsorganisation o Underbilag 08A – Tilbudsliste o Kontraktbilag 09 – Prøver o Kontraktbilag 11 – Udviklingsproces og metode |
3 RÅDETS FORORDNING (EU) 2022/576 af. 8. april 2022 om ændring af forordning (EU) nr. 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine.
o Evt. bilag. Det er Tilbudsgivers ansvar, at der er entydige henvisninger i tilbudsmaterialet til evt. vedlagte bilag. |
Materialet skal kunne åbnes i nyeste version af MS Word, MS Excel og/eller seneste version af Adobe Acrobat PDF-viewer.
Tilbudsgivers tilbud skal være gældende i seks (6) måneder fra de anførte tilbudsfrister. Afgives endeligt tilbud anses det indledende tilbud for bortfaldet.
Vedståelsesfristen gælder uanset Ordregivers fremsendelse af underretning om indgåelse af Aftale, og ophører således ikke førend endelig Aftale er underskrevet.
Ordregiver forbeholder sig ret til at udvide forhandlingen således, at den omfatter mere end én forhandlingsrunde. Den nærmere proces herfor vil i givet fald blive meddelt af Ordregiver.
Ordregiver forbeholder sig retten til at aflyse udbudsprocessen.
3.5.2. Tilbudsgivers forbehold
Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet.
Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, så forbehold i videst muligt omfang kan undgås.
Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at Ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet, jf. punkt 5.1.
Ved forbehold, der vedrører ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Ordregiver pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at tilbuddet ikke indgår i tilbudsevalueringen.
Faglige forbehold, såsom branchestandardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Tilsvarende gælder ved ændringer af udbudsmaterialets indhold, herunder, men ikke begrænset til, overstregninger, omskrivninger og lignende.
4. Forhandling og endeligt tilbud
Formålet med forhandlingen er at understøtte en konstruktiv dialog mellem Ordregiver og Tilbudsgiver om det indledende tilbud og Ordregivers udbudsmateriale.
Målet er, at dialogen sikrer bedst mulig opfyldelse af Ordregivers konkurrenceparametre, understøtter en effektiv og god konkurrence om kontrakten samt reducerer misforståelser og fejl.
Ordregiver vil give saglig feedback til de deltagende tilbudsgivere og gennem dialogen og forhandlingerne er det formålet, at forståelsen hos begge parter øges for opgavens karakter, udfordringer og vilkår med henblik på at optimere det endelige tilbud.
Forhandlingen forventes gennemført som et forløb, hvor der forhandles om forbedringer og præciseringer på baggrund af Tilbudsgivers indledende tilbud samt muligheden for at optimere udbudsmaterialet. Ordregiver er opmærksom på, at værdien og ressourceforbruget er til stede i forhandlingen, hvorfor det er Ordregivers hensigt at optimere begge parters tids- og ressourceforbrug mest muligt.
Nedenfor er fremhævet et enkelt emne, som Ordregiver forventer kan udgøre et forhandlingsemne. Denne fremhævelse er dog ikke udtryk for en udtømmende liste af mulige forhandlingsemner jf. ovenstående:
o Månedlige priser for vedligeholdelsesvederlag efterspørges for den samlede Løsning med Ordregivers adgang til tre miljøer jf. Kontraktbilag 03 – Leverancebeskrivelse og Underbilag 08A – Tilbudsliste. På baggrund af forhandlingen, ønsker Ordregiver at opnå indsigt i, hvorvidt det vil være økonomiske fordelagtigt for Ordregiver at differentiere det månedlige vedligeholdelsesvederlag på baggrund af Løsningens miljøer, herunder test-, udviklings- og produktionsmiljø og de forskellige rollers behov for adgang til disse miljøer.
4.2. Proces for forhandlingen/-erne
Alle forhandlinger følger samme proces jf. nedenfor:
1. Ordregiver udsender forud for forhandlingsmødet en mødedagsorden.
2. Sammen med dagsordenen følger et vurderingsnotat om vurderingen af det indledende tilbud. Notatet indeholder Ordregivers vurdering af relevante forbedringsmuligheder/optimeringspotentialer i det indledende tilbud, samt eventuelle identificerede forbehold som Ordregiver anser som forbehold for udbudsmaterialets indhold. Vurderingen kan ikke forventes at være udtømmende.
a. Med forbehold menes beskrivelser, som kan eller skal føre til ukonditionsmæssighed, såfremt forbeholdet genfremsættes i det endelige tilbud.
3. Tilbudsgiver får mulighed for at kommentere på forskelligartede opfattelser af forholdende anført i det fremsendte vurderingsnotat. Tilbudsgiver forventes i samme ombæring at byde ind med eventuelle identificerede forhold i udbudsmaterialet som findes uhensigtsmæssige, risikoelementer eller såkaldte ”cost-drivere”. Tilbudsgiver opfordres til at byde ind med omkostningsfaktorer og valide ideer, som Tilbudsgiver gerne vil drøfte, og som de mener er fordyrende eller uhensigtsmæssige for den udbudte Aftale. Tilbudsgiver opfordres til at begrunde sådanne forhold samt at foreslå mulige alternativer hertil.
4. Tilbudsgivers eventuelle kommentarer bedes være modtaget senest 72 timer efter elektronisk udsendelse af vurderingsnotater.
5. Herefter vil der blive afholdt ét (1) forhandlingsmøde pr. Tilbudsgiver, jf. dog punkt 3.5.1.
Ordregiver gør opmærksom på, at:
o Det alene er indholdet af det endelige tilbud, der vil blive lagt til grund for evaluering af tilbuddet og dermed grundlag for tildelingen.
o Forhandlingen vil ikke vedrøre grundlæggende elementer.
o Kriterierne for tildelingen og deres vægtning skal forblive stabile under hele udbudsproceduren, hvorfor de heller ikke bliver genstand for forhandlingen.
o Ordregiver dokumenter hele forløbet i form af interne referater.
o Ordregiver vil ikke videregive fortrolige oplysninger fra forhandlingsmødet med Tilbudsgiver til øvrige tilbudsgivere, ligesom Tilbudsgiver ikke vil modtage fortrolige oplysninger fra øvrige tilbudsgiveres forhandlingsmøder.
Ordregiver orienterer tilbudsgiverne samtidig omkring alle forhold, herunder eventuelle ændringer til udbudsmaterialets indhold.
Den mundtlige forhandling gennemføres på dansk. Øvrige krav til sprog fremgår af punkt 1.9.3. Forhandlingen gennemføres på følgende adresse:
Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx 0 0000 Xxxxxxxx
Der er afsat op til tre (3) timer til forhandlingsmødet pr. Tilbudsgiver.
Tilbudsgiver bedes, forud for mødet, af praktiske årsager fremsende information på antal deltagere, navn og titel.
4.4. Revideret udbudsmateriale
På baggrund af de gennemførte forhandlinger tilpasser Ordregiver udbudsmaterialet i relevant omfang. Det reviderede udbudsmateriale med ændringsmarkeringer fremsendes til alle tilbudsgivere samtidigt som opfordring til at afgive endeligt tilbud. Fremsendelsen afslutter forhandlingen, medmindre andet er angivet i opfordringsskrivelsen.
4.5. Aflevering af endeligt tilbud
Det endelige tilbud afleveres efter samme procedure som beskrevet i punkt 3.4. Tilbudsgiver opfordres til at fremhæve ændringsmarkeringer i det endelige tilbud i forhold til det indledende tilbud.
5. Tilbudsevaluering
5.1. Vurdering af konditionsmæssighed
Ordregiver vurderer indledningsvist om tilbuddet (både det indledende og endelige tilbud) er konditionsmæssigt, og at følgende punkter er opfyldt:
1. Tilbuddet er indkommet rettidigt.
2. Tilbuddet indeholder den efterspurgte dokumentation og information.
3. Der er ikke taget forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet.
Vedrørende det indledende tilbud: Bortset fra punkt 1 er Ordregiver berettiget, men ikke forpligtet, til at påse opfyldelsen og inddrage forholdene i forhandlingen, så det endelige tilbud kan opfylde kravene. Er punkt 1 ikke opfyldt, kan der ikke forhandles om tilbuddet og Tilbudsgiver afvises fra processen.
Vedrørende det endelige tilbud: Er et eller flere af ovenstående punkter ikke opfyldt, vil tilbuddet som udgangspunkt ikke blive medtaget i evalueringen.
Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode Tilbudsgiver om at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre tilbuddet ved at indsende relevante oplysninger eller dokumentation inden for en passende frist, hvis dette kan ske i overensstemmelse med udbudslovens § 159, stk. 5.
De endelige tilbud, der vurderes at være konditionsmæssige, evalueres herefter i overensstemmelse med punkt 5.3. Hvert tilbud vil således blive vurderet i forhold til, i hvor høj grad det opfylder de af Ordregiver fastsatte under- og delkriterier.
5.3. Tildelingskriterium og underkriterier
Ordregiver vil identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af tildelingskriteriet ”Bedste forhold mellem pris og kvalitet”, hvor nedenstående under- og delkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tildeling af Aftalen.
Underkriterium | Delkriterier | Vægt i procent |
Pris | 15% | |
Delleverance 1 Kontraktbilag 03 – Leverancebeskrivelse | 40% | |
KP 03.01 Governance | 7% | |
KP 03.02 Fleksibilitet | 10% | |
KP 03.03 Kvalitetssikring og konnektivitet af opmålingsdata | 10% | |
KP 03.04 Eksport af geodata til andre systemer | 5% | |
KP 03.05 Fejlfinding ved hjælp af alarmsøgning | 5% | |
Underkriterium | Delkriterier | Vægt i procent |
KP 03.06 Håndtering af driftsforstyrrelser (lukkelister) | 10% | |
KP 03.07 Editering af data i marken - Håndværker | 5% | |
KP 03.08 Visualisering af data på PC og mobile enheder - Projektleder | 5% | |
KP 03.09 Visualisering af data på PC og mobile enheder - Administrator | 5% | |
KP 03.10 Analyse og beregninger | 5% | |
7% | ||
KP 03.12 Anvendelse af indlejrede rapporter på xxx.xxxxxxxx.xx | 8% | |
KP 03.13 Håndtering af LER | 8% | |
KP 03.14 Løsningens datamodel | 10% | |
Delleverance 2 Kontraktbilag 03 – Leverancebeskrivelse KP 03.23 KP 03.24 | 8% | |
Metode Kontraktbilag 01 – Tidsplan Underbilag 02A – Driftsmiljø Kontraktbilag 05 – Vedligehold og support Kontraktbilag 06 – Servicemål Kontraktbilag 09 – Prøver Kontraktbilag 11 – Udviklingsproces og metode | 12% | |
Samarbejdsorganisation Kontraktbilag 07 – Samarbejdsorganisation | 15% | |
Uddannelse Kontraktbilag 03 – Leverancebeskrivelse | 10% | |
KP 03.15 KP 03.16 KP 03.17 KP 03.18 KP 03,19 KP 03.20 | 55% | |
KP 03.21 KP 03.22 | 45% | |
Se beskrivelse af den anvendte pointskala i punkt 5.3.1 og yderligere beskrivelse af under- og delkriterier i punkt 5.3.2 – 5.3.7.
I tilfælde af, at der måtte være to eller flere tilbud, som, efter Ordregivers gennemførte evaluering, har samme pointscore, findes vinderen ved lodtrækning.
Under- og delkriterierne vurderes på en pointskala fra 0 – 8, hvor de tildelte point i den samlede evaluering vil blive ganget med vægtningen af underkriterier/under- og delkriterier jf. punkt 5.3. Underkriterier vil således kunne få point med to (2) decimaler.
o Underkriteriet ”Pris” evalueres jf. punkt 5.3.2.
o De kvalitative under- og delkriterier ”Delleverance 1”, ”Delleverance 2”, ”Metode”, ”Samarbejdsorganisation” og ”Uddannelse” evalueres jf. nedenstående prosavurderinger, hvor 0 point tildeles tilbud uden nogen opfyldelse af under- og delkriterier og 8 point tildeles tilbud med bedst mulige opfyldelse af under- og delkriterier.
Point | Prosavurdering |
Det tilbudte er vurderet til følgende grad af opfyldelse | |
0 | Ingen opfyldelse |
1 | Meget begrænset opfyldelse |
2 | Begrænset opfyldelse |
3 | Under middel opfyldelse |
4 | Middel opfyldelse |
5 | Over middel opfyldelse |
6 | Høj grad af opfyldelse |
7 | Meget høj grad af opfyldelse |
8 | Bedst mulige opfyldelse |
5.3.2. Ad. Underkriterium ”Pris”
Underkriteriet ”Pris” vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af Underbilag 08A – Tilbudsliste. Tilbudsgivers anførte priser ekskl. moms, men inkl. alle øvrige omkostninger, blive lagt til grund for evalueringen.
I Underbilag 08A – Tilbudsliste. summeres den samlede evalueringspris automatisk. Nedenfor fremgår den anvendte evalueringsmodel for underkriteriet ”Pris”.
Primær evalueringsmodel
De samlede evalueringspriser evalueres relativt og ud fra en lineær pointmodel fra 0 – 8 point. ”Laveste samlede evalueringspris” blandt de konditionsmæssige tilbud, jf. punkt 5.1, tildeles 8 point. En samlet evalueringspris der svarer til ”laveste samlede evalueringspris” plus 50% eller derover tildeles 0 point, dog med forbehold for anvendelse af nedenstående sekundære og tertiære evalueringsmodel, såfremt betingelser herfor er opfyldt.
Xxxxxx samlede evalueringspriser tildeles points ud fra følgende formel:
𝑍 =
𝑇𝑖𝑙𝑏𝑢𝑑𝑑𝑒𝑡𝑠 𝑠𝑎𝑚𝑙𝑒𝑑𝑒 𝑒𝑣𝑎𝑙𝑢𝑒𝑟𝑖𝑛𝑔𝑝𝑟𝑖𝑠 − 𝑙𝑎𝑣𝑒𝑠𝑡𝑒 𝑠𝑎𝑚𝑙𝑒𝑑𝑒 𝑒𝑣𝑎𝑙𝑢𝑒𝑟𝑖𝑛𝑔𝑠𝑝𝑟𝑖𝑠
𝐿𝑎𝑣𝑒𝑠𝑡𝑒 𝑠𝑎𝑚𝑙𝑒𝑑𝑒 𝑒𝑣𝑎𝑙𝑢𝑒𝑟𝑖𝑛𝑔𝑠𝑝𝑟𝑖𝑠
𝑍
𝑇𝑖𝑙𝑏𝑢𝑑𝑑𝑒𝑡𝑠 𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 = 𝑀𝑎𝑘𝑠𝑖𝑚𝑢𝑚𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 − 𝑚𝑎𝑘𝑠𝑖𝑚𝑢𝑚𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 •
𝑿
hvor X således fastsættes til 50%.
Hvis nedenstående sekundære eller tertiære evalueringsmodel anvendes, tilpasses ovenstående formel i overensstemmelse hermed.
De tildelte point vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet pris. Sekundær evalueringsmodel
Hvis det konstateres, at den samlede evalueringspris i ét eller flere af de konditionsmæssige tilbud er højere
end ”laveste samlede evalueringspris” plus 50 %, fastsættes X til 100%. Således tildeles en samlet evalueringspris, der svarer til ”laveste samlede evalueringspris” plus 100% eller derover tildeles 0 point.
Tertiær evalueringsmodel
Hvis det konstateres, at den samlede evalueringspris i ét eller flere af de konditionsmæssige tilbud er højere end ”laveste samlede evalueringspris” plus 100%, fastsættes X til 200%. Således tildeles en samlet evalueringspris, der svarer til ”laveste samlede evalueringspris” plus 200 % eller derover 0 point.
5.3.3. Ad. Underkriterium ”Delleverance 1”
Underkriteriet “Delleverance 1” vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af Kontraktbilag 03
– Leverancebeskrivelse, herunder følgende konkurrenceparametre (KP) som hver især udgør delkriterier til underkriteriet:
o KP 03.01
o KP 03.02
o KP 03.03
o KP 03.04
o KP 03.05
o KP 03.06
o KP 03.07
o KP 03.08
o KP 03.09
o KP 03.10
o KP 03.11
o KP 03.12
o KP 03.13
o KP 03.14.
Evalueringsmetode:
o Tilbuddene evalueres efter en absolut model jf. pointskalaen i punkt 5.3.1.
o Ordregiver foretager en samlet evaluering af det tilbudte for underkriteriet / hvert delkriterie på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af Kontraktbilag 03 – Leverancebeskrivelse samt tilbudsdemonstration af dele af Løsningen, i henhold til punkt 1.3.3.
o Ordregiver vurderer, hvorvidt besvarelsen fremstår veldokumenteret.
o Ordregiver vurderer, i hvilken grad Tilbudsgiver kan sandsynliggøre opfyldelsen af de opstillede punkter, fx underbygget af erfaringer og dokumentation.
5.3.4. Ad. Underkriterium ”Delleverance 2”
Underkriteriet “Delleverance 2” vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af Kontraktbilag 03
– Leverancebeskrivelse, herunder følgende konkurrenceparametre (KP) som hver især udgør delkriterier til underkriteriet:
o KP 03.23
o KP 03.24.
Evalueringsmetode:
o Tilbuddene evalueres efter en absolut model jf. pointskalaen i punkt 5.3.1.
o Ordregiver foretager en samlet evaluering af det tilbudte for underkriteriet / hvert delkriterie på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af Kontraktbilag 03 – Leverancebeskrivelse.
o Ordregiver vurderer, hvorvidt besvarelsen fremstår veldokumenteret.
o Ordregiver vurderer, i hvilken grad Tilbudsgiver kan sandsynliggøre opfyldelsen af de opstillede punkter, fx underbygget af erfaringer og dokumentation.
5.3.5. Ad. Underkriterium ”Metode”
Underkriteriet ”Metode” vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af de konkurrenceparametre (KP) som er tilknyttet følgende Kontraktbilag, som hver især udgør delkriterier til underkriteriet:
o Kontraktbilag 01 – Tidsplan
o Underbilag 02A – Driftsmiljø
o Kontraktbilag 05 – Vedligeholdelse og support
o Kontraktbilag 09 – Prøver
o Kontraktbilag 11 – Udviklingsproces og metode.
Evalueringsmetode:
o Tilbuddene evalueres efter en absolut model jf. pointskalaen i punkt 5.3.1.
o Ordregiver foretager en samlet vurdering af det tilbudte for underkriteriet / hvert delkriterie.
o Ordregiver vurderer, hvorvidt besvarelsen fremstår veldokumenteret.
o Ordregiver vurderer, i hvilken grad Tilbudsgiver kan sandsynliggøre opfyldelsen af de opstillede punkter, fx underbygget af erfaringer og dokumentation.
Særligt vedrørende delkriteriet Underbilag 02A – Driftsmiljø
o Den samlede evaluering af delkriteriet ”Driftsmiljø” til underkriteriet ”Metode”, skal opnå minimum fire
(4) point jf. punkt 5.2.1, for at tilbuddet medtages i den endelige evaluering.
5.3.6. Ad. Underkriterium ”Samarbejdsorganisation”
Underkriteriet ”Samarbejdsorganisation” vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af de konkurrenceparametre (KP) som er omfattet af Kontraktbilag 07 – Samarbejdsorganisation.
Evalueringsmetode:
o Tilbuddene evalueres efter en absolut model jf. pointskalaen i punkt 5.3.1.
o Ordregiver foretager en samlet vurdering af det tilbudte for underkriteriet / hvert delkriterie.
o Ordregiver vurderer, hvorvidt besvarelsen fremstår veldokumenteret.
o Ordregiver vurderer, i hvilken grad Tilbudsgiver kan sandsynliggøre opfyldelsen af de opstillede punkter, fx underbygget af erfaringer og dokumentation.
5.3.7. Ad. Underkriterium ”Uddannelse”
Underkriteriet “Uddannelse” vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af Kontraktbilag 03 – Leverancebeskrivelse, herunder følgende konkurrenceparametre (KP) som hver især udgør delkriterier til underkriteriet:
o KP 03.15
o KP 03.16
o KP 03.17
o KP 03.18
o KP 03.19
o KP 03.20
o KP 03.21
o KP 03.22.
Evalueringsmetode:
o Tilbuddene evalueres efter en absolut model jf. pointskalaen i punkt 5.3.1.
o Ordregiver foretager en samlet vurdering af det tilbudte for underkriteriet / hvert delkriterie.
o Ordregiver vurderer, hvorvidt besvarelsen fremstår veldokumenteret.
o Ordregiver vurderer, i hvilken grad Tilbudsgiver kan sandsynliggøre opfyldelsen af de opstillede punkter, fx underbygget af erfaringer og dokumentation.
5.4. Underretning og standstill-periode
Alle berørte tilbudsgivere og berørte ansøgere vil samtidigt og skriftligt blive underrettet om hvilken afgørelse, der er truffet med hensyn til tildeling af Aftalen i henhold til udbudslovens § 171, ligesom resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i henhold til udbudslovens § 129.
Indgåelse af Aftalen vil tidligst ske efter udløbet af den obligatoriske standstill-periode på ti (10) kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor underretning til tilbudsgiverne er sket elektronisk.
Indgåelse af Aftalen vil ske på baggrund af vedlagte udkast til Kontrakt (med tilhørende bilag) efter afsluttet udbud.
Aftalen med tilhørende bilag regulerer parternes vilkår i aftaleperioden.