Common use of JUSTIFICACIÓN DEL VALOR ESTIMADO Clause in Contracts

JUSTIFICACIÓN DEL VALOR ESTIMADO. Para efectos de establecer un valor real xxx xxxxxxx, la DNDA por medio del promedio histórico facturado realizó un comparativo de los valores pagados por este concepto teniendo en cuenta el último contrato suscrito con un objeto similar al del presente proceso de contratación. Se aclara que a partir de la vigencia 2013 se inició el traslado de los documentos a la bodega de CSA y mes a mes se incrementó en la medida que se fue organizando y enviando dicho archivo. En la presente vigencia la cantidad de archivo se estandarizo y a la fecha el costo aproximado es de $2.750.000 más las consultas mensuales que se requieran y que varían de acuerdo a las solicitudes de los usuarios, valor que no supera mensualmente la suma de $2’800.000. A la fecha los incrementos en la cantidad de archivo de custodia corresponderán a la cantidad xx xxxxx que surjan producto del almacenamiento de obras que se reciban mes a mes por parte de los usuarios que registran obras físicamente en la DNDA y que a la fecha está mostrando un promedio de incremento de 80 cajas semestrales. Es necesario continuar recibiendo servicios anexos como son las consultas, transporte, digitalización, fotocopia, microfilmación y organización de las cajas en las estanterías entre otros servicios, lo que permite proyectar un valor mensual promedio de $2.800.000 incluidos impuestos. Adicionalmente es necesario aclarar que la contratación del espacio para el almacenaje, custodia y servicios anexos de depósito para archivar los ejemplares de las obras de Registro y demás documentación que soporta las inscripciones efectuadas ante el Registro Nacional de Derecho de Autor, es conveniente realizarlo con una persona jurídica que cuente con una bodega adecuada de conformidad con las condiciones locativas establecidas en el Acuerdo 000 xx xxxx 0 de 2000 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación. Por lo anterior se procedió a indagar precios dentro del mismo sector (Centro de Comercio Internacional) pero no existen espacios adecuados para trasladar este archivo, cuya parte física no se puede destruir porque son libros, contratos y registros de nuestros usuarios que deben permanecer bajo nuestra custodia y responsabilidad como material de prueba y de consulta continúa atendiendo las funciones de la DNDA en materia del registro de obras. Por esta razón el lugar debe ser estandarizado a las condiciones de tal manera que se conserven con el tiempo. Otros sitios donde hay bodegas para almacenar archivos con las condiciones adecuadas de temperatura y medioambientales se encuentran ubicadas fuera de los perímetros de la ciudad, como Xxxx, Xxxx Industrial, Zona Empresarial, Bodegas de Montevideo en Bogotá, pero su ubicación es muy complicada para el desplazamiento de los funcionarios de la DNDA para hacer las consultas requeridas por los usuarios. El espacio que en la actualidad tiene arrendado la DNDA para almacenar el archivo, cuenta con las condiciones ambientales adecuadas para almacenar, custodiar y conservar estos archivos, ubicado en el Xxxxxx Xxxxxxxx xx la ciudad de Bogotá, D.C., y uno de los parámetros más importantes para la Entidad dentro de los criterios de selección, es que suministra estanterías adecuadas para ubicar cajas para archivo Ref X-300 y otro tipo de estantería para ubicar los antecedentes de las obras registradas y digitalizadas a la fecha almacenadas por paquetes debidamente organizados e inventariados sin cajas, y con el costo por metro lineal, criterio que permite organizar los archivos facilitando las consultas rápidamente y bajar los costos de almacenaje de manera importante. Este último criterio no lo ofrecen las demás bodegas. Por las anteriores consideraciones, a continuación, se presentan los costos del servicio acorde con el histórico y cotización radicada con el No. 0-0000-00000 del 12 xx xxxxxx de 2016, así: ITEM 1 Custodia cajas X-300 2501 a 3000 cajas $ 659 $ 794 $ 687 $ 712 $760 ITEM 1 Custodia Cajas X 300 Más de 3001 cajas $ 624 $ 771 $ 650 $ 674 $720 ITEM 1 Custodia por Metros Líneales 1.a 500 Metros lineales $ 870 $ 818 $ 906 $ 939 $1.003 ITEM 1 Custodia por Metros Líneales 501 a 1.000 Metros lineales $ 847 $ 780 $ 883 $ 915 $ 977 ITEM 2 Servicio consulta archivo 1 a 5 CSs, carpetas, libros, obras, cajax300 en una sola solicitud No se contrató $ 10.000 $10.194 $10.567 $6.769 ITEM 2 Servicio consulta archivo 41 a 45 CSs, carpetas, libros, obras, cajax300 en una sola solicitud No se contrató $ 26.000 $26.504 $27.474 $24.822 ITEM 3. Servicio de consulta 1 Folio por fotocopia ó remisión por correo electrónico No se contrató $ 116 $ 118 $ 118 $126 ITEM 4. Servicio de Recurso Humano 1 Folio por fotocopia ó remisión por correo electrónico No se contrató $83.003 $84.613 $ 87.613 $93.648 Adicionalmente, para determinar el valor del contrato ya que como se puede evidenciar es una bolsa de dinero, se analizó el costo del servicio durante los último 6 meses en la presente vigencia (2016), obteniendo el siguiente resultado con CSA SAS El análisis anterior permite concluir que el costos del servicio por el término de un año se establece en la suma de $32.200.000, pero como durante el transcurso de la vigencia del nuevo contrato ingresará más material a la bodega que custodia las obras, se establece un costo máximo para la vigencia 2016 – 2017 de TREINTA Y TRES MILLONES SEISCIENTOS MIL PESOS ($33.600.000,oo) incluido I.V.A. Factores a tener en cuenta para determinar el valor del servicio: a. Cantidad actual de material en custodia empacado en cajas X-300 b. Cantidad actual de material en custodia en metros lineales en custodia c. Nuevo material que xxxxxxx durante la vigencia del contrato 2016 - 2017 d. El lugar debe cumplir con las condiciones establecidas por el AGN e. El lugar debe encontrarse dentro del perímetro de la ciudad de Bogotá, D.C. y lo más cerca posible a las instalaciones de la DNDA. f. Atendiendo la organización de los archivos que se encuentran a la fecha en bodega de CSA SAS y los demás que deban ser enviados para almacenamiento y custodia en la bodega donde se cederá el espacio para ubicar las cajas y paquetes correspondientes, el costo del bodegaje será por caja para el caso del material que se empaque en las cajas para archivo inactivo X-300 y en paquetes debidamente organizados por metros lineales para el caso de las obras y sus antecedentes ya digitalizados y de igual manera para aquel material que se encuentre debidamente empastado y organizado.

JUSTIFICACIÓN DEL VALOR ESTIMADO. Para efectos de establecer un valor real xxx xxxxxxx, la DNDA por medio del promedio histórico facturado realizó un comparativo de los valores pagados por este concepto teniendo en cuenta el último contrato suscrito con un objeto similar al del presente proceso de contratación. Se aclara que a partir de la vigencia 2013 se inició el traslado de los documentos a la bodega de CSA y mes a mes se incrementó en la medida que se fue organizando y enviando dicho archivo. En la presente vigencia la cantidad de archivo se estandarizo estandarizó y a la fecha el costo aproximado es de $2.750.000 2.930.000 más las consultas mensuales que se requieran y que varían de acuerdo a las solicitudes de los usuarios, valor que no supera mensualmente la suma de $2’800.00025.000. A la fecha los incrementos en la cantidad de archivo de custodia corresponderán a la cantidad xx xxxxx que surjan producto del almacenamiento de obras que se reciban mes a mes por parte de los usuarios que registran obras físicamente en la DNDA y que a la fecha está mostrando un promedio de incremento de 80 cajas semestrales. Es necesario continuar recibiendo servicios anexos como son las consultas, transporte, digitalización, fotocopia, microfilmación y organización de las cajas en las estanterías entre otros servicios, lo que permite proyectar un valor mensual promedio de $2.800.000 3.000.000 incluidos impuestos. Adicionalmente es necesario aclarar que la contratación del arrendamiento del espacio para el almacenaje, custodia y servicios anexos de depósito para archivar los ejemplares de las obras de Registro y demás documentación que soporta las inscripciones efectuadas ante el Registro Nacional de Derecho de Autor, es conveniente realizarlo con una persona jurídica que cuente con una bodega adecuada de conformidad con las condiciones locativas establecidas en el Acuerdo 000 049 xx xxxx 0 5 de 2000 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación. Por lo anterior se procedió a indagar precios dentro del mismo sector (Centro de Comercio Internacional) pero no existen espacios adecuados para trasladar este archivo, cuya parte física no se puede destruir porque son libros, contratos y registros de nuestros usuarios que deben permanecer bajo nuestra custodia y responsabilidad como material de prueba y de consulta continúa atendiendo las funciones de la DNDA en materia del registro de obras. Por esta razón el lugar debe ser estandarizado a las condiciones de tal manera que se conserven con el tiempo. Otros sitios donde hay bodegas para almacenar archivos con las condiciones adecuadas de temperatura y medioambientales se encuentran ubicadas fuera de los perímetros de la ciudad, como Xxxx, Xxxx Industrial, Zona Empresarial, Bodegas de Montevideo en Bogotá, pero su ubicación es muy complicada para el desplazamiento de los funcionarios de la DNDA debiendo tomar más de dos servicios de transporte para llegar al lugar y hacer las consultas requeridas por los usuarios, mientras que la bodega ubicada en Fontibón – El Refugio, requiere tomar un solo transporte que deja a los funcionarios ubicados frente de las bodegas sin mayores desplazamientos para su ingreso. El Mediante visita efectuada por la funcionaria de la DNDA encargada de la Gestión Documental y supervisora de los contratos de arrendamiento donde se realiza la custodia y conservación documental, evidenció que el espacio que ubicado en la actualidad tiene arrendado Xxxxxxx 000 Xx. 00X-00 Xxxxxxxx 00 Agrupación Industrial La Esperanza (Fontibón El Refugio), administrado por la DNDA para almacenar el archivoCompañía de Servicios Archivísticos y Tecnológicos S.A.S. CSA S.A.S., cuenta permitieron revisión documental relacionada con las condiciones ambientales adecuadas para almacenar, custodiar y conservar estos archivoslos archivos de la DNDA, ubicado las certificaciones de calibración de los termo higrómetros, el certificado de cumplimiento de los extintores, concepto favorable de bomberos respecto a las condiciones de seguridad para las bodegas, concepto favorable de fumigación emitido por la Secretaria de Salud, políticas de seguridad e ingreso a las instalaciones donde se custodian los archivos y publicación en el Xxxxxx Xxxxxxxx xx sitio, la ciudad ruta de Bogotá, D.C., y uno de los parámetros más importantes evacuación. Otro parámetro importante para la Entidad dentro de los criterios de selección, es que suministra estanterías adecuadas para ubicar cajas para archivo Ref X-300 y otro tipo de estantería para ubicar los antecedentes de las obras registradas y digitalizadas a la fecha almacenadas por paquetes debidamente organizados e inventariados sin cajas, y con el costo por metro lineal, criterio que permite organizar los archivos facilitando las consultas rápidamente y bajar los costos de almacenaje de manera importante. Este último criterio no lo ofrecen las demás bodegas. Por las anteriores consideraciones, a continuación, se presentan los costos del servicio acorde con el histórico y cotización radicada con el No. 0-0000-00000 del 12 15 xx xxxx de 2017, así: TIPO DE SERVICIO OFERTADO CANTIDAD Valor unitario + IVA Contrato 011-de febrero de 2013 Valor unitario + IVA Contrato 029-de septiembr e de 2013 Valor unitario + IVA Contrato 029-de octubre de 2014 Valor unitario + IVA Contrato 018-xx xxxxxx de 2016, así: 2015 Valor unitario + IVA Contrato 024 xx xxxxxx de 2016 Valor unitario + XXX Xxxxxxxxxx mayo de 2017 ITEM 1 Custodia cajas X-300 2501 a 3000 cajas $ 659 $ 794 $ 687 $ 712 $760 $760 ITEM 1 Custodia Cajas X 300 Más de 3001 cajas $ 624 $ 771 $ 650 $ 674 $720 $720 ITEM 1 Custodia por Metros Líneales Lineales 1.a 500 Metros lineales $ 870 $ 818 $ 906 $ 939 $1.003 $1.003 ITEM 1 Custodia por Metros Líneales Lineales 501 a 1.000 Metros lineales $ 847 $ 780 $ 883 $ 915 $ 977 $ 977 ITEM 2 Servicio consulta archivo 1 a 5 CSs, carpetas, libros, obras, cajax300 en una sola solicitud No se contrató $ 10.000 $10.194 $10.567 $6.769 11.282 $11.282 ITEM 2 Servicio consulta archivo 41 a 45 CSs, carpetas, libros, obras, cajax300 en una sola solicitud No se contrató $ 26.000 $26.504 $27.474 $24.822 29.334 $29.334 ITEM 3. Servicio de consulta 1 Folio por fotocopia ó o remisión por correo electrónico No se contrató $ 116 $ 118 $ 118 $126 $126 ITEM 4. Servicio de Recurso Humano 1 Folio por fotocopia ó o remisión por correo electrónico No se contrató $83.003 $84.613 $ 87.613 $93.648 $93.648 VALORES HISTÓRICOS CONTRATOS $32.000.000 $31.900.000 (12 meses) $33.600.000 (12 meses) $25.879.194 (9 meses) $39.000.000 (13 meses) Adicionalmente, para determinar el valor del contrato ya que como se puede evidenciar es una bolsa de dinero, se analizó el costo del servicio durante los último 6 4 meses en la presente vigencia (20162017), obteniendo el siguiente resultado con CSA SAS SAS: El análisis anterior permite concluir que el costos del servicio por el término de un año trece (13) meses se establece en la suma de $32.200.000, 39.000.000,oo pero como durante el transcurso de la vigencia del nuevo contrato ingresará más contrato, el valor puede incrementarse ya que el número de consultas es variable y hay material nuevo que podría ingresar a la bodega que custodia donde se custodian las obras, se establece un costo máximo para la vigencia 2016 – 2017 por el termino de TREINTA Y TRES trece (13) meses de CUARENTA MILLONES SEISCIENTOS MIL PESOS ($33.600.000,oo40’600.000,oo) incluido I.V.A. Factores a tener en cuenta para determinar el valor del servicio: a. Cantidad actual de material en custodia empacado en cajas X-300 b. Cantidad actual de material en custodia en metros lineales en custodia c. Nuevo material que xxxxxxx ingrese durante la vigencia del contrato 2016 - 2017contrato d. El lugar debe cumplir con las condiciones establecidas por el AGN e. El lugar debe encontrarse dentro del perímetro de la ciudad de Bogotá, D.C. y lo más cerca posible a las instalaciones de la DNDA.D.C. f. Atendiendo la organización de los archivos que se encuentran a la fecha en bodega de CSA SAS y los demás que deban ser enviados para almacenamiento y custodia en la bodega donde se cederá el espacio para ubicar las cajas y paquetes correspondientes, el costo del bodegaje será por caja para el caso del material que se empaque en las cajas para archivo inactivo X-300 y en paquetes debidamente organizados por metros lineales para el caso de las obras y sus antecedentes ya digitalizados y de igual manera para aquel material que se encuentre debidamente empastado y organizado.

JUSTIFICACIÓN DEL VALOR ESTIMADO. Para efectos de establecer un el valor real xxx xxxxxxxestimado del contrato, para el depósito S3-02 la DNDA por medio del promedio Entidad tomó como base el histórico facturado realizó un comparativo de los valores pagados por este concepto teniendo en cuenta el último contrato suscrito con un objeto similar al del presente proceso de contratación. Se aclara que a partir de la vigencia 2013 se inició el traslado de los documentos a la bodega de CSA y mes a mes se incrementó en la medida que se fue organizando y enviando dicho archivo. En la presente vigencia la cantidad de archivo se estandarizo y a la fecha el costo aproximado es de $2.750.000 más las consultas mensuales que se requieran y que varían de acuerdo a las solicitudes de los usuariosarrendamiento, valor que no supera mensualmente la suma de $2’800.000. A la fecha los incrementos en la cantidad de archivo de custodia corresponderán a la cantidad xx xxxxx que surjan producto del almacenamiento de obras que se reciban mes a mes por parte de los usuarios que registran obras físicamente en la DNDA y que a la fecha está mostrando un promedio de incremento de 80 cajas semestrales. Es necesario continuar recibiendo servicios anexos como son las consultas, transporte, digitalización, fotocopia, microfilmación y organización de las cajas en las estanterías entre otros servicios, lo que permite proyectar un valor mensual promedio de $2.800.000 incluidos impuestos. Adicionalmente es necesario aclarar que la contratación del espacio para el almacenaje, custodia y servicios anexos de depósito para archivar los ejemplares de las obras de Registro y demás documentación que soporta las inscripciones efectuadas ante el Registro Nacional de Derecho de Autor, es conveniente realizarlo con una persona jurídica que cuente con una bodega adecuada de conformidad con las condiciones locativas establecidas en el Acuerdo 000 xx xxxx 0 de 2000 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación. Por lo anterior se procedió a indagar precios dentro del mismo sector (Centro de Comercio Internacional) pero no existen espacios adecuados para trasladar este archivo, cuya parte física no se puede destruir porque son libros, contratos y registros de nuestros usuarios que deben permanecer bajo nuestra custodia y responsabilidad como material de prueba y de consulta continúa atendiendo las funciones de la DNDA en materia del registro de obras. Por esta razón el lugar debe ser estandarizado a las condiciones de tal manera que se conserven con el tiempo. Otros sitios donde hay bodegas para almacenar archivos con las condiciones adecuadas de temperatura y medioambientales se encuentran ubicadas fuera de los perímetros de la ciudad, como Xxxx, Xxxx Industrial, Zona Empresarial, Bodegas de Montevideo en Bogotá, pero su ubicación es muy complicada para el desplazamiento de los funcionarios de la DNDA para hacer las consultas requeridas por los usuarios. El espacio que en la actualidad tiene arrendado sus archivos de gestión más el valor del incremento del IPC que corresponde a la DNDA inflación causada durante el año anterior. En relación con el valor estimado para almacenar el archivodepósito S3-P3116, cuenta con se consultó en metro cuadrado bodegas ubicadas entre las condiciones ambientales adecuadas para almacenarcalles 26 y 39, custodiar y conservar estos archivos, ubicado en el Xxxxxx Xxxxxxxx xx entre las carreras 7 y 14 y alrededores. Este perímetro es muy costoso porque está presentando grandes cambios estructurales por ser parte de la nueva cara que las administraciones le quieren dar a la ciudad de Bogotá, D.C., y uno de los parámetros más importantes para la Entidad dentro de los criterios de selección, es que suministra estanterías adecuadas para ubicar cajas para archivo Ref X-300 y otro tipo de estantería para ubicar los antecedentes de las obras registradas y digitalizadas a la fecha almacenadas por paquetes debidamente organizados e inventariados sin cajas, y con el costo por plan de renovación del centro y se encontraron bodegas y/o depósitos con los siguientes precios: UBICACIÓN Precio Arriendo Área Mt2 Valor Mt2 bodegas del sector Valor Mt2 depósito ECCI S3-P3116 Valor Mt2 depósito ECCI S3-02 San Xxxxx 21.000.000 1700 12.353 15.339,oo 15.338,84 Centro Internacional 8.000.000 500 16.000 Centro Internacional 40.000.000 2850 14.035 Centro Internacional 5.200.000 300 17.333 San Xxxxxx 9.000.000 500 18.000 Valor promedio metro lineal, criterio que permite organizar los archivos facilitando las consultas rápidamente y bajar los costos de almacenaje de manera importantecuadrado bodegas y/o depósitos del sector……………. Este último criterio no lo ofrecen las demás bodegas. $15.544 Por las anteriores consideraciones, a continuación, se presentan los costos del servicio acorde con el histórico y cotización radicada con el No. 0-0000-00000 del 12 xx xxxxxx de 2016, así: ITEM 1 Custodia cajas X-300 2501 a 3000 cajas $ 659 $ 794 $ 687 $ 712 $760 ITEM 1 Custodia Cajas X 300 Más de 3001 cajas $ 624 $ 771 $ 650 $ 674 $720 ITEM 1 Custodia por Metros Líneales 1.a 500 Metros lineales $ 870 $ 818 $ 906 $ 939 $1.003 ITEM 1 Custodia por Metros Líneales 501 a 1.000 Metros lineales $ 847 $ 780 $ 883 $ 915 $ 977 ITEM 2 Servicio consulta archivo 1 a 5 CSs, carpetas, libros, obras, cajax300 en una sola solicitud No se contrató $ 10.000 $10.194 $10.567 $6.769 ITEM 2 Servicio consulta archivo 41 a 45 CSs, carpetas, libros, obras, cajax300 en una sola solicitud No se contrató $ 26.000 $26.504 $27.474 $24.822 ITEM 3. Servicio de consulta 1 Folio por fotocopia ó remisión por correo electrónico No se contrató $ 116 $ 118 $ 118 $126 ITEM 4. Servicio de Recurso Humano 1 Folio por fotocopia ó remisión por correo electrónico No se contrató $83.003 $84.613 $ 87.613 $93.648 Adicionalmente, para determinar el valor del contrato ya que como se puede evidenciar es una bolsa canon de dinero, se analizó el costo del servicio durante arrendamiento de los último 6 meses en la presente vigencia (2016), obteniendo el siguiente resultado con CSA SAS El análisis anterior permite concluir que el costos del servicio depósitos ofertados por el término Edificio Centro de un año se establece en Comercio Internacional por la suma de $32.200.000745.624,oo mensuales incluido el 19% de I.V.A. de conformidad con las nuevas disposiciones en el Estatuto Tributario, pero como durante el transcurso de la vigencia del nuevo contrato ingresará más material a la bodega DNDA encuentra que custodia las obras, se establece un costo máximo para la vigencia 2016 – 2017 de TREINTA Y TRES MILLONES SEISCIENTOS MIL PESOS ($33.600.000,oo) incluido I.V.A. Factores a tener en cuenta para determinar el valor del servicio: a. Cantidad actual de material arrendamiento en custodia empacado en cajas X-300 b. Cantidad actual de material en custodia en metros lineales en custodia c. Nuevo material que xxxxxxx durante la vigencia del contrato 2016 - 2017 d. El este lugar debe cumplir con las condiciones establecidas por es muy favorable y el AGN e. El lugar debe encontrarse dentro del perímetro de la ciudad de Bogotá, D.C. y lo más cerca posible sitio es muy cercano a las instalaciones de la DNDA. f. Atendiendo la organización Entidad, lo que no generará incrementos en otros rubros como el servicio de Transporte para desplazar funcionarios que deban ingresar, retirar y/o hacer consultas del material. Para realizar el análisis económico del contrato y no generar restitución por desequilibrio económico, se tuvieron en cuenta los siguientes factores: • Proveedor que presta el servicio de arrendamiento de los archivos que se encuentran a depósitos es la fecha en bodega misma administración del ECCI, lugar donde funcionan las oficinas de CSA SAS y los demás que deban ser enviados la DNDA. • Duración del contrato para almacenamiento y custodia en la bodega donde se cederá desarrollar el espacio para ubicar las cajas y paquetes correspondientes, el costo del bodegaje será por caja para el caso del material que se empaque en las cajas para archivo inactivo X-300 y en paquetes debidamente organizados por metros lineales para el caso objeto. • Lugar de las obras y sus antecedentes ya digitalizados y de igual manera para aquel material que se encuentre debidamente empastado y organizadoejecución.