OIG-E-25-001
OIG-E-25-001
Administración de Vivienda Pública
Examen de la implementación y administración del Programa de Asistencia para la Renta por COVID-19.
29 de julio de 2024
TABLA DE CONTENIDO
INFORMACIÓN SOBRE LA ENTIDAD EXAMINADA 2
ALCANCE Y METODOLOGÍA DEL EXAMEN 7
APROBACIÓN 27
El Área de Pre-Intervención y Exámenes de la Oficina del Inspector General de Puerto Rico (en adelante, OIG), realizó un examen sobre el uso correcto, eficiente y efectivo de los fondos federales transferidos por el Departamento de Hacienda (en adelante, DH) a la Administración de Vivienda Pública (en adelante, AVP). El DH era el receptor de los fondos federales (grantee) y la AVP el subreceptor (subrecipient).
Estos fondos fueron transferidos por el Departamento xxx Xxxxxx federal, para la contratación de la implementación y la administración de los servicios relacionados con el manejo y procesamiento de solicitudes recibidas del Programa de Asistencia para la Renta por COVID-191 (en adelante, el Programa). Además, se examinaron 90 casos de solicitudes aprobadas bajo el Programa para determinar si los solicitantes eran elegibles para recibir los fondos de este.
La evaluación realizada a los contratos, subcontratos, facturas, informes de labor realizada, registros de horas trabajadas, expedientes electrónicos de participantes y estados bancarios, reveló deficiencias en el uso y manejo de los fondos federales asignados para pagar el contrato de implementación y administración del Programa. Esto pudiera representar incumplimiento con las leyes, normas, términos y condiciones de la otorgación (award) de fondos federales.
La información recopilada y examinada en los 90 casos evaluados para la determinación de elegibilidad en la participación del Programa reflejó que sólo 1 de ellos habían sido identificados por el contratista con errores y 5 como caso de fraude. El contratista había realizado varias gestiones de cobro, mediante llamadas telefónicas y notificaciones por correo electrónico para la devolución de los fondos desembolsados a estos 6 casos por un total de
$85,895. Sin embargo, a la fecha de completar este examen sólo 2 casos habían reembolsado los fondos por un total de $15,860 (18%).
También se observó en el sistema del contratista 878 casos de fraude confirmados por aproximadamente $2.7 millones. De estos, 450 casos aparecían asignados al investigador de fraude y 428 casos no estaban asignados o estaban en blanco. Sin embargo, según la información requerida al Contratista Principal, sobre los recobros, los auditores de la OIG identificaron que algunos casos estaban identificados como errores y no como casos de fraude.
Otras situaciones encontradas en el presente examen podrían constituir fondos cuestionados en pagos de más de $7.8 millones, en ganancias a contratistas por la administración de los fondos de ayudas federales. El 13 de julio de 2021, la AVP, como subrecipiente, contrató al Contratista Principal una corporación de responsabilidad limitada con fines de lucro, para la implementación y administración del Programa, financiado 100% con fondos federales.
1 Emergency Rental Assistance, ERA, en inglés.
Sin embargo, el contratista subcontrató los servicios de otras entidades. Al examinar los pagos realizados y las facturas por los servicios bajo contrato, se observó que se subcontrató a dos entidades, por las cuales el Contratista Principal facturó un margen de ganancia (markup) al costo por hora del servicio cobrado por sus subcontratistas.
No se estableció en el contrato que se hubiese negociado una disposición sobre un margen de ganancia para el contratista por los servicios rendidos por sus subcontratistas. La propuesta presentada por el contratista, ni los 2 contratos ni las enmiendas realizadas bajo ambos contratos establecieron dicha partida.
El margen de ganancia para el contratista principal representó unos $7.8 millones pagados entre ambos contratos para ERAP 1 y ERAP 2, de julio de 2021 a diciembre de 2023.
Conforme con lo establecido en el Artículo 17 de la Ley Núm. 15-2017, según enmendada, conocida como Ley del Inspector General de Puerto Rico (Ley 15-2017), la OIG remite el presente informe a la autoridad nominadora para que tome las medidas correctivas necesarias y notifique a la OIG las acciones tomadas para garantizar el fiel cumplimiento con estos.
La OIG está comprometida en fomentar niveles óptimos de integridad, honestidad, transparencia, efectividad y eficiencia en el servicio público. De igual forma rechaza todo acto, conducta o indicio de corrupción por parte de funcionarios o empleados públicos que inflija sobre la credibilidad del Gobierno de Puerto Rico y sus entidades.
De conocer sobre actos que podrían poner en peligro el buen uso de fondos públicos, así como actos que podrían constituir corrupción, puede comunicarse con la línea confidencial de la OIG al 000-000-0000, a través del correo electrónico xxxxxxx@xxx.xx.xxx o a través de la página electrónica xxx.xxx.xx.xxx/xxxxxxx.
El presente informe se hace público conforme con lo establecido en la citada Ley 15-2017, según enmendada, y otras normativas aplicables.
INFORMACIÓN SOBRE LA ENTIDAD EXAMINADA
La AVP es una agencia adscrita al Departamento de la Vivienda (en adelante, Vivienda) creada mediante la Ley Núm. 66 de 17 xx xxxxxx de 1989, según enmendada, conocida como Ley Orgánica de la Administración de Vivienda Pública de Puerto Rico. Su función principal es proveer vivienda pública xxxxxx, xxxxx y asequible a las poblaciones de escasos recursos, a través de residenciales públicos y programas de vivienda subsidiada, como Sección 8.
públicos y agentes privados que administran residenciales. También administra y opera residenciales de envejecientes en todo Puerto Rico. Asimismo, adquiere estructuras desarrolladas por constructores privados, para ponerlas a disposición de las familias mediante el Programa de Alquiler de Vivienda con Opción a Compra. Estas unidades son administradas por compañías privadas. Según el Presupuesto Certificado Aprobado de la AVP para el año fiscal 2023-24, el 97% de su presupuesto proviene de fondos federales.
El 2 xx xxxxx de 2021, se formalizó un acuerdo interagencial entre la Autoridad de Asesoría Financiera y Agencia Fiscal de Puerto Rico (en adelante, AAFAF), el DH, Vivienda y la AVP. En este acuerdo, entre otras cosas, se delegó en la AVP la implementación del Programa, conforme con los términos y condiciones establecidos por el DH y el Departamento xxx Xxxxxx Federal. Este incluyó el manejo y procesamiento de solicitudes de forma rápida y eficiente a través de la contratación de software o plataforma digital, los servicios relacionados con el manejo de solicitudes, tales como determinación de elegibilidad, recibo y manejo de documentos y un centro de llamadas para orientar a los ciudadanos (wraparound services).
El 30 de diciembre de 2021, el acuerdo interagencial fue enmendado para delegar en la AVP preparar y someter los informes mensuales y trimestrales requeridos por el Programa a través del portal xxx Xxxxxx Federal. Así como preparar y someter cualquier otro informe, documentos o información adicional que requiera el Tesoro Federal con relación al Programa.
El 13 de julio de 2021, la AVP contrató a una compañía (Contratista Principal), entidad con fines de lucro, para implementar y administrar el Programa mediante una plataforma digital. Dicha compañía está incorporada en Puerto Rico desde el 22 de enero de 2015.
El contratista para realizar los servicios contratados por la AVP subcontrató una compañía (Subcontratista 1), organizada en Florida, USA, y otra compañía (Subcontratista 2), incorporada como corporación doméstica con fines de lucro desde el 3 xx xxxxx de 1997, entre otras. Mediante estas relaciones contractuales se delegaron en los subcontratistas la determinación de elegibilidad al Programa, el recibo y manejo de solicitudes y documentos requeridos para participar en este, y el centro de llamadas. Además de la determinación de elegibilidad para aceptar o denegar las solicitudes, se observó que el Contratista Principal estableció una función de “control de calidad” para revisar los expedientes antes de aprobar los pagos a los participantes y observar que se cumplieran los requisitos del Programa.
El acuerdo interagencial, formalizado el 2 xx xxxxx de 2021 entre la entre la AVP, Vivienda, el DH y la AAFAF, delegó en la AVP la implementación del Programa. Esta decisión se basó en la experiencia de la AVP en la administración y ejecución de programas de subsidio xx xxxxx y pago de utilidades, conforme a las regulaciones aplicables a la agencia.
Sin embargo, considerando que la AVP no contaba con el personal para administrar el Programa, estos últimos determinaron contratar los servicios de implementación y administración mediante la formalización de un contrato por servicios profesionales.
El 13 de julio de 2021, el Contratista Principal firmó un nuevo contrato con la AVP para implementar y administrar el Programa. El 7 de julio de 2021, el contratista subcontrató al Subcontratista 2, para realizar una parte de los servicios requeridos por la AVP. Estos servicios incluían la gestión del sistema y centro de llamadas, así como el manejo de casos, desde ayudar a los solicitantes a completar las solicitudes, revisar las solicitudes, determinar la elegibilidad y cantidad a otorgar, y preparar la documentación del pago para someterla al contratista para el procesamiento.
El 13 de julio de 2021, el Contratista Principal también formalizó un subcontrato con el Subcontratista 1 (entidad afiliada) para realizar la supervisión y control de calidad del manejo y procesamiento de solicitudes y de la determinación de elegibilidad, además de proporcionar apoyo técnico con la aplicación utilizada en el Programa. El 20 xx xxxxxx de 2021, el contratista subcontrató al Subcontratista 3, para encargarse de los servicios de publicidad, mercadeo y relaciones públicas del Programa.
El administrador y la alta gerencia de la AVP eran los responsables de supervisar y certificar que los trabajos fueran realizados por el contratista según estipulado. La administradora auxiliar de sistemas de informática de la AVP certificó como Correctas para Pago las facturas presentadas por el contratista. La Oficina de Asesoramiento Legal de la AVP tenía entre sus funciones y responsabilidades establecer, desarrollar y monitorear el proceso de contratación.
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En la página de Internet xxxxx://xxx.xxx.xx.xxx/ se provee información acerca de los servicios que presta la AVP.
La Ley de Ayuda, Xxxxxx y Seguridad Económica contra el Coronavirus de 2020 (CARES2, en inglés) y la Ley de Asignaciones Consolidadas y Respuesta al Coronavirus de 2021 brindaron ayuda económica rápida y directa a los trabajadores, las familias, las pequeñas empresas y las industrias estadounidenses afectadas por la pandemia del COVID-19.
La Ley CARES, aprobada por el Congreso el 25 xx xxxxx de 2020 y promulgada como ley el 27 xx xxxxx de 2020, implementó una variedad de programas para afrontar asuntos relacionados con el inicio de la pandemia. Además, la Coronavirus Response and Relief Supplemental Appropriations Act of 2021 (CRRSA x Xxx de Asignaciones Consolidadas de 2021), aprobada por el Congreso el 21 de diciembre de 2020 y promulgada como ley el 27 de diciembre de 2020, continuó muchos de estos programas, agregando nuevas fases, asignaciones y guías para atender cuestiones relacionadas con el COVID-19. Esta ley asignó fondos del Programa de Asistencia para la Renta a hogares elegibles que sufrieron desempleo u otras dificultades financieras debido a la pandemia.
Posteriormente, el Congreso asignó fondos adicionales para el Programa de Asistencia de Emergencia para el Alquiler (ERAP3, en inglés) en el marco del Programa de Rescate Estadounidense de 2021 (ARPA4, en inglés). El Tesoro designó al Emergency Rental Assistance Program (ERA) según la Ley de Asignaciones Consolidadas de 2021, como ERAP1; y ERAP según la Ley del Plan de Rescate Estadounidense de 2021 como ERAP2.
Si bien el programa se implementó rápidamente para responder a la crisis creada por XXXXX, quedó vulnerable a errores de pago y posibles fraudes, por lo que el gobierno federal clasificó como de alto riesgo al Programa de Asistencia para la Renta. Mediante el Emergency Rental Assistance Frequently Asked Questions del 7 xx xxxx de 2021, el Departamento xxx Xxxxxx de los Estados Unidos aclaró en la respuesta a la pregunta 21 que los receptores (grantees) pueden utilizar los pagos de ERA para otorgar subasignaciones (subawards) a otras entidades, incluidas organizaciones sin fines de lucro y gobiernos locales, para administrar los programas de ERA en su nombre.
Por lo que, mediante el acuerdo interagencial, el DH asignó a la AVP una subasignación total de
$34.8 millones en fondos federales para la contratación de la implementación y la administración de los servicios relacionados con el manejo y procesamiento de solicitudes recibidas del Programa.
2 Coronavirus Aid, Relief, and Economic Security (CARES) Act
3 Emergency Rental Assistance Program
4 American Rescue Plan Act
Al 26 de enero de 2023, el Portal de Asistencia xx Xxxxxx presentaba que, se habían desembolsado
$213,337,515.18, beneficiando a 72,082 familias. La distribución de desembolso total corresponde a $162,687,165.05, por alquiler, $35,244,398.07 y $15,405,952.06, por servicios de luz y agua, respectivamente. A la fecha de este informe, la página refleja estos mismos datos. xxxxx://xxxxxxxxxx.xxx/ y no presenta información actualizada.
En medios de prensa el 16 xx xxxxx de 2024, el Administrador de Vivienda Pública indicó que el programa ha asistido a más 86,000 familias con el desembolso de más de $355 millones. Dos de los contratos formalizados con el Contratista Principal, totalizaron $34.8 millones, de los cuales al 31 de octubre de 2023 se habían desembolsado $31,343,691.81 a la compañía. El margen de ganancia para el contratista representó unos $7.8 millones pagados entre ambos contratos para ERAP 1 y ERAP 2, durante el periodo de julio de 2021 a diciembre de 2023. Esta ganancia representó aproximadamente el 25% del total de los fondos desembolsados.
El presente informe se emite en virtud de los Artículos 7, 8, 9, 13 y 17 de la Ley Núm. 15-2017, según enmendada, conocida como Ley del Inspector General de Puerto Rico.
El examen estuvo dirigido a evaluar lo siguiente.
a. Uso correcto, eficiente y efectivo de fondos federales en la contratación de los servicios para la implementación y administración del Programa.
b. Muestra de solicitudes aprobadas bajo el Programa para asegurar que los participantes fueran elegibles
Esto se realizó de acuerdo con las siguientes regulaciones:
• Coronavirus Response and Relief Supplemental Appropriations Act of 2021 (CRRSA) que creó el Emergency Rental Assistance Program (ERAP1)
• American Rescue Plan Act of 2021 (ARPA), para dar continuidad al Emergency Rental Assistance Program (ERAP2)
• Uniform Administrative Requirements, Cost Principles, and Audit Requirements for Federal Awards, 2 CFR Part 200, salvo aquellas disposiciones que el Tesoro pueda determinar que no son aplicables a este programa y sujeto a las excepciones que pueda proporcionar el Tesoro de otra manera.
• Grantee Award Terms and Conditions signed on January 12, 2021, for ERAP1, and on May 10, 2021, for ERAP2.
• U.S. Department of the Treasury Emergency Rental Assistance Frequently Asked Questions revised as of May 7, 2021, July 27, 2022, and May 10, 2023.
• U.S. Department of Treasury Emergency Rental Assistance (ERA1): Closeout Resource September 16, 2022.
• Código de Regulaciones Federales 2 CFR 25.205 – Universal Identifier and System for Award Management.
• Procedimientos y Guías de Documentos del Programa desarrollados por el contratista.
• Otras leyes y normativas estatales aplicables a la contratación de servicios profesionales, y al proceso de facturación y pago.
ALCANCE Y METODOLOGÍA DEL EXAMEN
El examen y fecha de evaluación cubrió el período del 1 de julio de 2021 al 1 xx xxxxx de 2024. Se evaluaron 2 contratos por un total de $34.8 millones y 28 facturas sometidas por el contratista hasta diciembre de 2023. También se solicitaron los contratos de 2 de los subcontratistas y sus facturas al contratista. Además, se examinaron 90 solicitudes aprobadas bajo el Programa.
Se efectuaron las pruebas que se consideraron necesarias de acuerdo con las circunstancias. La metodología utilizada para el examen fue la siguiente:
1. Examen de la reglamentación del Programa.
2. Entrevistas al personal gerencial de la AVP y del contratista.
3. Análisis de expedientes, informes, certificaciones y documentos suministrados por la AVP de la información certificada por el contratista.
4. Otros análisis dependiendo de las circunstancias.
En algunos aspectos, se examinaron documentos y operaciones de fechas anteriores y posteriores, relacionados con el objetivo de la intervención.
A continuación, se detallan los hallazgos relacionados con las situaciones detectadas durante el transcurso del presente examen.
Hallazgo 1 – Falta de supervisión de los procesos de determinación de elegibilidad, de fraude y de recobros realizados por los subcontratistas y el contratista.
Situación
La AVP, mediante el acuerdo interagencial y como subrecipiente de fondos para implementar y administrar el Programa, tiene el deber de supervisar adecuadamente las tareas realizadas por los contratistas, de modo que estos cumplan a cabalidad con los servicios, garantías, calidad contratada, y que facturen por el trabajo realmente ejecutado. Cada jefe de agencia es responsable de establecer las normas aplicables y designar a la persona encargada de estas funciones. La persona que certifique las facturas de los contratistas debe conocer que los trabajos fueron realizados de conformidad a lo establecido en el contrato, o poder corroborarlo mediante documentación fehaciente.
Sin embargo, la AVP delegó todas las funciones administrativas del Programa al Contratista Principal y no estableció mecanismos para revisar las determinaciones sobre elegibilidad ni las acciones realizadas con los fondos distribuidos bajo el Programa, incluyendo los casos identificados como fraude por el contratista y el proceso de recobro de dichos fondos. Cabe señalar que la función de control de calidad también fue incluida como parte de los servicios del contrato. Por otro lado, las gestiones de cobro y el recobro de los fondos desembolsados por error o fraude no fueron incluidas como parte del contrato ni en las enmiendas de los servicios contratados.
La muestra de 90 casos aprobados bajo el Programa reveló que el Contratista Principal identificó 5 casos como fraude y 1 con errores. El Contratista Principal realizó varias gestiones de cobro, mediante llamadas telefónicas y notificaciones por correo electrónico para el recobro de los fondos desembolsados a estos 6 casos por un total de $85,895. Sin embargo, a la fecha de completar nuestra intervención sólo 2 casos habían reembolsado los fondos, por un total de $15,860 (18%).
De acuerdo con el expediente digital del caso, el Contratista Principal, notificaba mediante correo electrónico al beneficiario que alegadamente cometió fraude para recibir fondos federales. En el correo se indicaban las instrucciones para devolver el dinero a un apartado postal privado, que no figuraba como alquilado por una agencia del Gobierno de Puerto Rico. Además, instruía a que el cheque o giro postal fuese a nombre del DH.
También se observó en el sistema del contratista 878 casos de fraude confirmado por aproximadamente $2,759,840. De estos,
450 casos aparecían asignados al investigador de fraude y 428 casos no estaban asignados o estaban en blanco. Sin embargo, según la información requerida al Contratista Principal, sobre los recobros, los auditores de la OIG identificaron que algunos casos estaban identificados como errores y no como casos de fraude.
Según el procedimiento certificado el 7 xx xxxxxx de 2023 por el administrador de la AVP:
El Departamento de Pagos del Programa, el cual es manejado por el contratista (Contratista Principal), es responsable de solicitar, dar seguimiento y procesar los reembolsos. Para obtener el reembolso, se hacen varios intentos, por teléfono y correo electrónico, para establecer contacto con el solicitante. Paralelamente, una vez el investigador de Fraudes notifica a la AVP estos asuntos, la AVP está en posición de evaluar los casos y hacer los referidos a las agencias gubernamentales correspondientes, incluyendo al Departamento de Hacienda y al Departamento de Justicia.
No obstante, el 4 de diciembre de 2023, la administradora interina de la AVP (subadministradora) certificó que:
A la fecha, de una búsqueda realizada en los expedientes no se han identificado casos que hayan sido referidos al Departamento de Hacienda o el Departamento de Justicia por concepto de fraude.
Criterio
La situación comentada es contraria a:
La respuesta a la pregunta 21 en el Emergency Rental Assistance Frequently Asked Questions de 7 xx xxxx de 2021, del Departamento xxx Xxxxxx de los Estados Unidos, aclaró:
21. May grantees administer ERA programs by using contractors, subrecipients, or intergovernmental cooperation agreements?
Yes. Grantees may use ERA payments to make subawards to other entities, including non-profit organizations and local governments, to administer ERA programs on behalf of the grantees. The subrecipient monitoring and management requirements set forth in 2 CFR 200.331-333 will apply to such entities. Grantees may also enter into contracts using ERA payments for goods or services to implement ERA programs. Grantees must comply with the procurement standards set forth in 2 CFR 200.317-327 in entering into such contracts. Grantees are encouraged to achieve administrative efficiency and fiduciary responsibility by
collaborating with other grantees in joint administrative solutions to deploying ERA resources.
El 2 CFR 200.331 Subrecipient and contractor determinations, que establece lo siguiente:
The non-Federal entity may concurrently receive Federal awards as a recipient, a subrecipient, and a contractor, depending on the substance of its agreements with Federal awarding agencies and pass-through entities. Therefore, a pass-through entity must make case-by-case determinations whether each agreement it makes for the disbursement of Federal program funds casts the party receiving the funds in the role of a subrecipient or a contractor. The Federal awarding agency may supply and require recipients to comply with additional guidance to support these determinations provided such guidance does not conflict with this section.
(a) Subrecipients. A subaward is for the purpose of carrying out a portion of a Federal award and creates a Federal assistance relationship with the subrecipient. See definition for Subaward in § 200.1 of this part. Characteristics which support the classification of the non-Federal entity as a subrecipient include when the non-Federal entity:
(1) Determines who is eligible to receive what Federal assistance;
(2) Has its performance measured in relation to whether objectives of a Federal program were met;
(3) Has responsibility for programmatic decision-making;
(4) Is responsible for adherence to applicable Federal program requirements specified in the Federal award; and
(5) In accordance with its agreement, uses the Federal funds to carry out a program for a public purpose specified in authorizing statute, as opposed to providing goods or services for the benefit of the pass- through entity.
(b) Contractors. A contract is for the purpose of obtaining goods and services for the non-Federal entity's own use and creates a procurement relationship with the contractor. See the definition of contract in § 200.1 of this part. Characteristics indicative of a procurement relationship between the non- Federal entity and a contractor are when the contractor:
(1) Provides the goods and services within normal business operations;
(2) Provides similar goods or services to many different purchasers;
(3) Normally operates in a competitive environment;
(4) Provides goods or services that are ancillary to the operation of the Federal program; and
(5) Is not subject to compliance requirements of the Federal program as a result of the agreement, though similar requirements may apply for other reasons.
(c) Use of judgment in making determination. In determining whether an agreement between a pass-through entity and another non-Federal entity casts the latter as a subrecipient or a contractor, the substance of the relationship is more important than the form of the agreement. All of the characteristics listed above may not be present in all cases, and the pass- through entity must use judgment in classifying each agreement as a subaward or a procurement contract.
El 2 CFR 200.332 Requirements for pass-through entities que establece, entre otras cosas:
All pass-through entities must:
(d) Monitor the activities of the subrecipient as necessary to ensure that the subaward is used for authorized purposes, in compliance with Federal statutes, regulations, and the terms and conditions of the subaward; and that subaward performance goals are achieved. Pass-through entity monitoring of the subrecipient must include:
(1) Reviewing financial and performance reports required by the pass- through entity.
(2) Following-up and ensuring that the subrecipient takes timely and appropriate action on all deficiencies pertaining to the Federal award provided to the subrecipient from the pass-through entity detected through audits, on-site reviews, and written confirmation from the subrecipient, highlighting the status of actions planned or taken to address Single Audit findings related to the particular subaward.
(3) Issuing a management decision for applicable audit findings pertaining only to the Federal award provided to the subrecipient from the pass- through entity as required by § 200.521.
(4) The pass-through entity is responsible for resolving audit findings specifically related to the subaward and not responsible for resolving crosscutting findings. If a subrecipient has a current Single Audit report
Efecto
posted in the Federal Audit Clearinghouse and has not otherwise been excluded from receipt of Federal funding (e.g., has been debarred or suspended), the pass-through entity may rely on the subrecipient's cognizant audit agency or cognizant oversight agency to perform audit follow-up and make management decisions related to cross-cutting findings in accordance with section § 200.513(a)(3)(vii). Such reliance does not eliminate the responsibility of the pass-through entity to issue subawards that conform to agency and award-specific requirements, to manage risk through ongoing subaward monitoring, and to monitor the status of the findings that are specifically related to the subaward.
Las situaciones comentadas tienen los siguientes efectos:
1. El contratista privado, en representación del programa, envió una comunicación a las personas donde se le indicaba haber cometido fraude, esto sin antes ser verificado por la AVP y en contra de la presunción de inocencia que cobija a todo ciudadano.
2. El contratista utilizó un apartado postal privado para recibir los cheques correspondientes al desembolso del programa a nombre del DH para el reembolso de fondos federales.
3. La AVP no ha notificado a las autoridades pertinentes sobre los casos identificados como fraude para tomar las acciones oportunas que permitan recuperar diligentemente los fondos y devolverlos al gobierno federal, además de desalentar esta conducta.
4. La falta de supervisión efectiva y de recuperación de fondos puede resultar en la pérdida permanente de fondos federales.
5. La falta de documentación y control adecuado podría resultar en señalamientos y riesgo de fraude , lo que podría llevar a la imposición de sanciones adicionales y la pérdida de futuros fondos federales.
6. La delegación de todas las funciones administrativas al contratista sin una supervisión adecuada puede resultar en ineficiencias operativas y una gestión deficiente del Programa.
Causa
Las situaciones comentadas se atribuyen a lo siguiente:
1. Mediante el Acuerdo Interagencial, el DH (grantee) delegó en la AVP la administración del Programa. Mediante los contratos de servicios profesionales la AVP delegó en el contratista la administración del programa, incluyendo la determinación de elegibilidad y el control de calidad para revisar dichas determinaciones. El manejo de los casos identificados como fraude y el recobro de dichos fondos son parte de los procesos
requeridos en la administración del Programa, sin embargo, no se detallaron específicamente en el alcance de los servicios (scope of services) ni productos (deliverables) contratados.
Comunicación Gerencial
En carta del 29 de febrero de 2024, recibida el 1 xx xxxxx de 2024, el administrador y la subadministradora de la AVP indicaron lo siguiente:
La AVP ejerció supervisión directa sobre la ejecución diaria de (el Contratista Principal), mediante mecanismos de controles internos que incluyen, pero no se limitan a, revisión diaria de reportes suministrados por (el Contratista Principal), reuniones, llamadas telefónicas y monitoreo. La AVP asignó a personal de la agencia para la supervisión del Programa. La AVP continúa trabajando activamente con los casos de fraude, ya que el Programa no ha culminado. La dirección postal para la devolución de los fondos estaba a nombre del Programa, no del Contratista. La reglamentación no exige una fecha específica para el referido de los casos de recobro a las agencias concernidas y la AVP a la fecha se encuentra agotando el proceso administrativo interno de recobro.
Determinación de la OIG
Se consideraron los comentarios de la gerencia y se determinó que el Hallazgo prevalece. El 23 de febrero de 2024, a solicitud de la AVP, la OIG le proveyó la lista obtenida del sistema de Share Point del contratista, con 878 casos identificados como fraudes confirmados, totalizando aproximadamente $2.7 millones. Además, el 29 de febrero de 2024, la AVP envió mediante correo electrónico al secretario interino de Hacienda y al secretario de Justicia el referido de los primeros 4 casos que no han sido recobrados, a pesar de las gestiones de cobro realizadas por el contratista, identificados en la muestra auditada.
También, la gerencia indicó en su respuesta que, a partir del 1 de febrero de 2024, se designó a la directora del Negociado de Contabilidad de la AVP como encargada del proceso de reembolso, del apartado postal, de monitorear el recibo de los cheques de reembolso y de realizar los depósitos al DH. Sin embargo, no presentaron evidencia, a la satisfacción de la OIG, sobre a quién perteneció y pertenece actualmente la dirección postal (ej: documentos del correo-solicitud, correo postal, recibo y otros). Solo presentaron una certificación de la directora del Negociado de Contabilidad.
Ver las Recomendaciones 2 y 3
Hallazgo 2 – Incumplimiento devolución de sobrante de fondos del ERAP 1
Situación
El proceso de cierre (closeout) de una ayuda federal es una etapa crítica en la gestión de los awards federales, que implica una serie de pasos y requisitos que deben completarse una vez que el award ha llegado a su fin. El cierre administrativo y financiero del award incluye, entre otros, la presentación de un informe final, la devolución de fondos no utilizados y cualquier otra acción necesaria para cumplir con los términos y condiciones del award.
El examen reveló que la AVP no devolvió al DH el sobrante de $1,181,587.51 que surge de la diferencia entre los fondos asignados para pagar el primer contrato formalizado con el contratista y los fondos desembolsados para pagarlo. Se examinaron los estados mensuales de la cuenta bancaria utilizada para los fondos federales del programa y no se identificó la devolución de dicha cantidad. El grantee award term firmado por el DH establece que los fondos no gastados por el destinatario de conformidad con la Sección 501 de la PUBLIC LAW 116–260—DEC. 27, 2020 Coronavirus Response and Relief Supplemental Appropriation Act of 2021 se reembolsarán al Departamento xxx Xxxxxx en la forma especificada por el Tesoro.
Criterio
La situación comentada es contraria al Grantee Award Terms del Programa que establece que:
1. Availability of funds
Amounts not expended by Recipient in accordance with Section 501 shall be repaid to Treasury in the manner specified by Treasury.
Efecto
La situación comentada tiene los siguientes efectos:
1. Impidió cubrir otros costos administrativos elegibles, como respaldar las actividades de cierre, reconciliaciones financieras y el Single Audit, entre otros.
2. Ocasionó que se tengan que devolver al Departamento xxx Xxxxxx de los Estados Unidos
$1,181,587.51 de la asignación recibida bajo ERAP 1.
3. Pudo propiciar el uso de los fondos federales para otros propósitos, que no eran el programa federal.
Causa
Las situaciones comentadas se atribuyen a lo siguiente:
1. La gerencia de la AVP indicó que tenían entendido que podían devolver los fondos al finalizar la segunda asignación del Programa.
Comunicación gerencial
En carta del 29 de febrero de 2024, recibida el 1 xx xxxxx de 2024, el administrador y la subadministradora de la AVP indicaron lo siguiente:
El sobrante de ERAP fue rembolsado a Hacienda a pesar de que la reglamentación aplicable no lo requería en este momento.
Determinación de la OIG
Se consideraron los comentarios recibidos de la gerencia, y se determinó que el Hallazgo prevalece. El 16 de septiembre de 2022, el Departamento xxx Xxxxxx Federal emitió la información a utilizar como recurso para el cierre del award de Asistencia de Emergencia para el Alquiler (ERA1) que tenían un período de ejecución que finalizaba el 30 de septiembre de 2022. La información incluyó lo siguiente:
C. Closeout Activities
1. Allowable Operations
The end date of the award period of performance is the last day for a grantee to obligate funds for ERA1 activities (September 30, 2022 for award funds received pursuant to the grantee’s initial allocation and December 29, 2022 for reallocated funds). Funds statutorily available for administrative costs are not considered to be “automatically” obligated; therefore, grantees must obligate award funds by the end of the award period of performance to cover their administrative costs for closeout activities. Obligated funds may be expended by grantees for up to 120 calendar days after the end of the award period of performance for allowable administrative activities. Obligated funds may be expended by subrecipients for up to 90 calendar days after the end of the award period of performance for allowable administrative activities or an earlier date as agreed upon by subrecipient and grantee per 2 CFR 200.344(a).
4. Repayment of ERA1 Funds
• Following receipt of the grantee’s Final Report, Treasury will also send repayment instructions and deadlines for previously obligated funds that were not fully expended by the grantee by the end of the closeout period.
Ver las Recomendaciones 4, 5 y 6.
Hallazgo 3 – Falta de documentos en los expedientes de los contratos
Situación
Se examinaron los expedientes de los 2 contratos de servicios profesionales y consultivos y sus respectivas enmiendas, otorgados al Contratista Principal, financiados 100% con fondos federales:
1. El Contrato 2022-000023 y sus enmiendas A, B, C y D por un total de $23,889,402.60;
2. y el contrato 2022-000067 y sus enmiendas A y B por un total de $10,933,423.44. El examen realizado reveló lo siguiente:
1. Contrato 2022-000023, formalizado el 13 de julio de 2021:
a. No se encontró evidencia de la búsqueda de la entidad contratada en el System for Award Management (XXX). Este sistema es una base de datos de personas y entidades que están inhabilitadas, sancionadas o excluidas de hacer negocios en virtud de un contrato federal. De haber aparecido en esta base de datos, no habría cualificado para ser contratada.
b. No se encontró la Certificación sobre Personas Jurídicas en la que se declaran los nombres de todos los dueños, accionistas y oficiales de la corporación a ser contratada (Anejo 2). Esta declaración debe formar parte del expediente administrativo.
c. No se identificó el Formulario PRITS-001 (Solicitud de Autorización) del Puerto Rico Innovation and Technology Service (en adelante, PRITS) para la adquisición de bienes y/o servicios de naturaleza tecnológica antes de la formalización del contrato. Tampoco se encontró una certificación de aprobación del contrato emitida por PRITS.
d. No se encontró la Notificación de Adjudicación a la Oficina de la Secretaría de la Gobernación ni a la OGP del contrato sufragado 100% con fondos federales en exceso de $10,000.
2. Contrato 2023-000067, formalizado el 4 de octubre de 2022:
a. No se encontró evidencia de la búsqueda de la entidad contratada en el System for Award Management (XXX). Este sistema es una base de datos de personas y entidades que están inhabilitadas, sancionadas o excluidas de hacer negocios en virtud de un contrato federal. De haber aparecido en esta base de datos, no habría cualificado para ser contratada.
Criterio
La situación comentada en los apartados 1.a y 2.a es contraria al Código de Regulaciones Federales, 2 CFR Part 25 Universal Identifier and System for Award Management, §25.205 Effect of noncompliance with a requirement to obtain a unique entity identifier or register in the XXX, que establece:
(a) A An Federal awarding agency may not make a Federal award or financial modification to an existing Federal award to an applicant or recipient until the entity has complied with the requirements described in §25.200 to provide a valid unique entity identifier and maintain an active XXX registration with current information (other than any requirement that is not applicable because the entity is exempted under §25.110).
La situación comentada en el apartado 1.b es contraria a la disposición de la Orden Ejecutiva OE-2021-029 de 27 xx xxxxx de 2021, conocida como Orden Ejecutiva del Gobernador de Puerto Rico, Hon. Xxxxx X. Xxxxxxxxx, a los Fines de Establecer Medidas para Asegurar la Transparencia y Responsabilidad Fiscal en la Contratación Gubernamental de Servicios Profesionales, y a las mismas disposiciones recogidas en la Carta Circular Núm. 013-2021 de 7 xx xxxxx de 2021, emitida por la Oficina de Gerencia y Presupuesto (en adelante, OGP) para adoptar las Medidas para Asegurar la Transparencia y Responsabilidad Fiscal en la Contratación Gubernamental de Servicios Profesionales:
SECCIÓN 3 – DECLARACIÓN APLICABLE A PERSONAS JURÍDICAS.
En aquellos casos en que el contratante seleccionado sea una persona jurídica se requerirá, como parte de los documentos a entregarse previo a la formalización del contrato a tenor con las leyes y reglamentos aplicables, una certificación en la que se declaren los nombres de todos los dueños, accionistas y oficiales de la corporación a ser contratada. Esta declaración deberá formar parte del expediente administrativo. Este requisito no será de aplicabilidad en el caso de empresas públicas cuyas acciones se intercambien en los mercados de valores.
Las situaciones comentadas en los apartados 1.c y 1.d son contrarias a las siguientes disposiciones de la Orden Ejecutiva OE-2021-029 de 27 xx xxxxx de 2021, conocida como Orden Ejecutiva del Gobernador de Puerto Rico, Hon. Xxxxx X. Xxxxxxxxx, a los Fines de Establecer Medidas para Asegurar la Transparencia y Responsabilidad Fiscal en la Contratación Gubernamental de Servicios Profesionales y a las mismas disposiciones recogidas en la Carta Circular Núm. 013- 2021 de 7 xx xxxxx de 2021, emitida por la OGP para adoptar las Medidas para Asegurar la Transparencia y Responsabilidad Fiscal en la Contratación Gubernamental de Servicios Profesionales:
SECCIÓN 7 – EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN.
Todo expediente de contratación de aquellos servicios cubiertos por esta Orden Ejecutiva deberá contener la información documental necesaria para evidenciar el cumplimiento con los requisitos aquí dispuestos.
SECCIÓN 4 – CONTRATACIÓN CON FONDOS FEDERALES O PROGRAMAS ESPECIALES.
Los contratos cubiertos por esta Orden Ejecutiva que sean sufragados, total o parcialmente, con fondos federales o sean parte de programas especiales regulados, deberán cumplir con los parámetros aquí dispuestos. Ello, siempre y cuando estos no sean incongruentes con las guías, propuestas, regulaciones o asignaciones de fondos federales aplicables.
La situación comentada en el apartado 1.c, también es contraria a la Orden Administrativa 2021- 001 xx XXXXX del 12 xx xxxxx de 2021, Para Implantar las Nuevas Directrices que Regirán la Evaluación, Autorización, Adquisición e Implementación de Transacciones y/o Proyectos Cubiertos Bajo la Ley Núm. 75-2019, en la que se estableció lo siguiente:
PRIMERO:
De conformidad con las disposiciones de la Ley-75 antes expuestas, se establece de manera uniforme el procedimiento que toda Agencia seguirá para solicitar la(s) autorización(es) por parte xx XXXXX.
La situación comentada en el apartado 1.d es contraria a la Sección IV del Memorando Núm. OSG-2018-006 de la Secretaría de la Gobernación, conjunto a la Carta Circular Núm. 159-18 de la OGP, emitida el 21 de noviembre de 2018, conocida como Enmienda al Memorando Núm. 2017-001 de la Secretaría de la Gobernación emitido Conjuntamente con la Carta Circular Núm. 141-17 de la Oficina de Gerencia y Presupuesto de 30 de Enero de 2017, sobre el Procedimiento para la Autorización Previa de Contratos de Servicios Profesionales o Comprados en Exceso xx Xxxx Mil (10,000), en el que se establece lo siguiente:
IV. Disposiciones Normativas
b. Se enmienda la Sección VI del Memorando Conjunto, para añadir el Inciso
(e) y que xxx como sigue:
VI. Excepciones
e. La Secretaría de la Gobernación y la OGP delegan en las agencias la contratación de servidos profesionales o comprados, sin la previa autorización de ambas Oficinas, de aquellos contratos que sean sufragados en un cien por ciento (100%) con fondos federales. No obstante, estas contrataciones deberán ser notificadas por las agencias a
Efecto
la OGP y a la Secretaría de la Gobernación, a través de la aplicación PCo y certificar que el contrato y/o servicio o bien comprado será sufragado en un cien por ciento (100%) con fondos federales. Las agencias deberán velar por el cumplimiento estricto de las leyes, reglamentación y normativas que apliquen a este tipo de transacción, tanto a nivel local como a nivel federal, que sean de aplicabilidad a la subvención y/o programa federal de donde provendrán los fondos. Además, mantendrán un expediente documentado que justifique la transacción ya que posteriormente pueden ser auditadas por la Oficina del Contralor o cualquier otra agencia o dependencia gubernamental.
Las situaciones comentadas tienen los siguientes efectos:
1. Incumple con la política pública del Gobierno de Puerto Rico sobre la transparencia y responsabilidad fiscal en la contratación gubernamental de servicios profesionales.
2. Aumenta el riesgo de que se pacte con personas inhabilitadas para contratar con el gobierno y de incurrir en gastos indebidos de fondos públicos federales y estatales.
3. Aumentar el riesgo de que el Gobierno contrate con personas que no están autorizadas para representar a las entidades.
Causa
Las situaciones comentadas se atribuyen a que los funcionarios y empleados se apartaron de las normas aplicables al proceso de contratación gubernamental estatal y federal que estaban a cargo.
Comunicación Gerencial
En carta del 29 de febrero de 2024, recibida el 1 xx xxxxx de 2024, el administrador y la subadministradora de la AVP indicaron lo siguiente:
El borrador de informe señala presuntas deficiencias en los expedientes de contratación con (el Contratista Principal), como la falta de búsqueda en XXX y la Certificación de Personas Jurídicas. Sin embargo, la AVP refuta estos señalamientos. Se proporciona evidencia de que se realizó la búsqueda en el XXX y de que (el Contratista Principal) no estaba inhabilitada para contratar. Se proporciona evidencia de la Certificación de Personas Jurídicas.
Determinación de la OIG
Se consideraron los comentarios de la gerencia y se determinó que el Hallazgo prevalece. Al momento del examen no se observó en los expedientes, certificados como correctos y completos,
los documentos provistos con la respuesta de la gerencia. Las evidencias presentadas de búsqueda en XXX son de 2024, y no del momento en que se formalizó el contrato, según requerido. La Certificación de Personas Jurídicas tampoco se observó en el expediente del contrato, según requerido, al momento del examen, aunque el correo electrónico enviado con la respuesta de la gerencia indica que se recibió el 11 xx xxxxx de 2021.
Además, presentaron dos cartas del 26 de febrero de 2024, dirigidas al personal a cargo de esta contratación para impartirle instrucciones sobre los procesos relacionados con la otorgación de contratos y su responsabilidad de conocer a cabalidad las normas aplicables al proceso.
Sin embargo, la gerencia luego demostró haber tomado acciones correctivas para subsanar las situaciones observadas.
Ver las Recomendaciones 7, 8 y 9.
Ver las Recomendaciones 10 y 11.
Hallazgo 4 – Incumplimiento con directrices xxx XXXXX
Situación
Para promover el uso adecuado de los servicios tecnológicos y la eficiencia gubernamental, es necesario facilitar que el acceso a la información y los servicios gubernamentales se ofrezcan de manera armonizada con las disposiciones aplicables relativas a, entre otras, la protección de la privacidad, seguridad, políticas de disponibilidad de información y garantías de acceso a personas con impedimentos.
Las Órdenes Administrativas 2021-001 de 12 xx xxxxx de 2021 (derogada) y 2023-001 de 15 xx xxxxx de 2023 (vigente) xx XXXXX establecen que ninguna información quedará bajo custodia de terceros, y permanecerá bajo la supervisión y custodia del Gobierno en sus servidores o nube según PRITS determine. Además, disponen que todo servicio de cloud tiene que ser contratado directamente a través xx XXXXX. Queda totalmente prohibido el servicio de hosting o cualquier almacenaje de datos en servidores de terceros, sea mediante contrato o servicio independiente.
Sin embargo, la AVP estableció en los 2 contratos con el contratista un período de retención de 5 años y 6 años, respectivamente, de la información sobre el Programa. Esto incluye toda la documentación con información personal sometida por los participantes como parte del proceso de solicitud al Programa. La AVP no ha desarrollado un plan de migración para traer la información del Programa de Asistencia para el Pago xx Xxxxx a la infraestructura tecnológica del gobierno, según requerido por PRITS.
Criterio
La situación comentada es contraria a las Disposiciones Especiales 2i y 2j de la Orden Administrativa 2021-001 y 7h, 7i y 8e de la Orden Administrativa 2023-001 xx XXXXX:
Efecto
Orden Administrativa 2021-001 de 12 xx xxxxx de 2021 (derogada por Orden Administrativa 2023-001 de 15 xx xxxxx de 2023).
2i. Todo servicio de “cloud” tiene que ser contratado directamente a través xx XXXXX.
2j. Queda totalmente prohibido el servicio de “hosting” o cualquier almacenaje de datos en servidores de terceros, sea mediante contrato o servicio independiente.
Orden Administrativa 2023-001 de 15 xx xxxxx de 2023.
7h. Ninguna información o desarrollo quedará bajo custodia de terceros, y permanecerá bajo la supervisión y custodia del Gobierno en sus servidores o nube según PRITS determine. (énfasis nuestro)
7i. Todo servicio de “cloud” tiene que ser contratado directamente a través xx XXXXX. Queda totalmente prohibido el servicio de “hosting” o cualquier almacenaje de datos en servidores de terceros, sea mediante contrato o servicio independiente.
8e. La Agencia debe tener un plan de migración en caso de que haya que cambiar de proveedor de solución de Tecnologías en la Nube o desee traer la solución a la infraestructura tecnológica de la agencia. Esto busca disminuir y evitar estar atados a un solo proveedor o tipo de tecnología garantizando la entrada y salida de la nube.
Las situaciones comentadas tienen el siguiente efecto:
1. Incumplir al momento de formalizarse el primer contrato con la política pública sobre el manejo de la infraestructura tecnológica e informática del Gobierno de Puerto Rico.
Causa
Las situaciones comentadas se debieron a que los servicios de tecnología contratados fueron adquiridos dentro del contexto de la emergencia provocada por el COVID-19. Los servicios contratados se necesitaban con carácter de urgencia y de manera expedita para poder atender una asignación especial por parte del Congreso. En el momento histórico en que surgió la necesidad imperante de llevar a cabo la contratación, el Gobierno de Puerto Rico no contaba con un programa que permitiera recibir el volumen de solicitudes para la asistencia de la renta y tampoco tenía la capacidad operacional y administrativa para poder atender la enorme demanda que generó la asignación de los fondos del Programa.
Comunicación Gerencial
En carta del 29 de febrero de 2024, recibida el 1 xx xxxxx de 2024, el administrador y la subadministradora de la AVP indicaron lo siguiente:
La plataforma digital y la nube de almacenamiento bajo la propuesta de (el contratista) fue debidamente aprobada por PRITS. El Plan de Migración de Datos establecido por la Orden Administrativa 2023-001 no puede ser aplicado de forma retroactiva a la contratación de (el contratista), la cual ocurrió previo a la aprobación de dicha Orden. La Orden tampoco requiere que el Plan se establezca contractualmente. A su vez, los contratos proveen cláusulas propietarias a favor de la AVP, quien ejercerá sus facultades para migrar la data y obtener la posesión de toda la información del Programa.
Determinación de la OIG
Se consideraron los comentarios de la gerencia y se determinó que el Hallazgo prevalece. Las evidencias presentadas por la gerencia, como la aprobación xx XXXXX, corresponden al segundo contrato, pero no al primer contrato formalizado el 13 de julio de 2021. Por otro lado, indican que ejercerán sus facultades para migrar la data y obtener la posesión de toda la información del Programa. Este plan de migración debe establecerse y realizarse lo antes posible para evitar tener que extender el contrato. La AVP debe tomar los mecanismos apropiados para mantener salvaguardada la data e información que se maneja a través de los contratistas y que responde a funciones de la entidad. Esto además en cumplimiento con la Ley Núm. 40-2024, Ley de Ciberseguridad del Estado Libre Asociado de Puerto Rico.
Ver la Recomendación 12.
El 13 de julio de 2021, la AVP, como subrecipiente, contrató al Contratista Principal una corporación de responsabilidad limitada con fines de lucro, para la implementación y administración del Programa, financiado 100% con fondos federales.
Sin embargo, el contratista subcontrató los servicios de otras entidades. Al examinar los pagos realizados y las facturas por los servicios bajo contrato, se observó que se subcontrató a dos entidades, por las cuales el Contratista facturó un margen de ganancia (markup) al costo por hora del servicio cobrado por sus subcontratistas.
No se estableció en el contrato que se hubiese negociado una disposición sobre un margen de ganancia para el contratista por los servicios rendidos por sus subcontratistas. La propuesta presentada por el contratista, ni los 2 contratos ni las enmiendas realizadas bajo ambos contratos establecieron dicha partida.
El margen de ganancia para el contratista representó unos $7.8 millones pagados entre ambos contratos para ERAP 1 y ERAP 2, de julio de 2021 a diciembre de 2023.
A pesar de los esfuerzos de la OIG mediante las entrevistas realizadas, la gerencia de la AVP no presentó evidencias ni argumentos que dieran una explicación para permitir este tipo de gasto (margen de ganancia) bajo el Programa Federal.
Criterio
La situación comentada es contraria a:
La sección 2 CFR 200.404 – Reasonable costs – establece, entre otros, que para determinar la razonabilidad de un costo dado se debe prestar consideración a:
(c) Market prices for comparable goods or services for the geographic area.
(e) Whether the non-Federal entity significantly deviates from its established practices and policies regarding the incurrence of costs, which may unjustifiably increase the Federal award's cost.
La Sección 200.459 del Subpart E – Cost Principle – del 2 CFR Part 200, establece que:
Section 200.459 (b) Professional services costs
In determining the allowability of cost in a particular case, no single factor or any special combination of factors is necessarily determinative. However, the following factors are relevant:
(8) Adequacy of the contractual agreement for the service (e.g., description of the service, estimate of the time required, rate of compensation, and termination provisions).
El Artículo 4 xx Xxx 237-2004, Ley para establecer parámetros uniformes en los procesos de contratación de servicios profesionales o consultivos para las agencias y entidades gubernamentales, establece que todo contrato otorgado entre una entidad y un contratista debe cumplir, entre otros, lo siguiente:
Los honorarios que podrán ser cobrados por los contratistas tendrán los siguientes límites:
A. Los honorarios a ser pagados al contratista estarán basados en el valor real que tienen en el mercado los servicios a prestarse. La fijación de los honorarios se hará dentro de un marco de razonabilidad por parte de la entidad gubernamental contratante.
El Artículo 2 de la Ley Núm. 230 del 23 de julio de 1974, Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico, establece que la política pública del Gobierno de Puerto Rico, con relación al control y la contabilidad de los fondos, será, entre otras:
• que los gastos del gobierno se hagan dentro de un marco de utilidad y austeridad.
Además, el Artículo 9(a) establece que:
Las dependencias ordenarán obligaciones y desembolsos de sus fondos públicos únicamente para obligar o pagar servicios, suministros de materiales y equipo, reclamaciones u otros conceptos que estuvieran autorizados por ley.
Efecto
Las situaciones comentadas tuvieron el siguiente efecto:
1. El Contratista Principal facturó una tasa de compensación con un margen de ganancia entre 36% a 52% en el costo por hora del personal bajo el Subcontratista 2. Lo que representó un margen de ganancia para el contratista de aproximadamente $6.4 millones bajo los contratos para ERAP 1 y ERAP 2, de julio de 2021 a diciembre de 2023.
Si en los contratos se hubiera establecido un margen de ganancia del 18%, como el aplicado al Subcontratista 1, el Contratista Principal habría ganado solo $2.5 millones en lugar de
$6.4 millones bajo el Subcontratista 2.
Esto ocasionó que el Contratista Principal facturara $3.9 millones adicionales como markup por los trabajos realizados por el Subcontratista 2 al aplicar un margen de ganancia con gran variabilidad entre el 36% y el 52% en lugar del 18%.
Resulta necesario establecer parámetros más rigurosos para fortalecer la claridad y transparencia en dichos contratos. Se deben adoptar normas y cláusulas mandatorias que regulen la subcontratación y los márgenes de ganancia de los contratistas. Estas medidas son esenciales para reforzar la fiscalización y garantizar la transparencia en la contratación gubernamental.
Implementar disposiciones más estrictas promoverá una administración responsable y evitará el mal uso de fondos públicos en la contratación y subcontratación gubernamental. De este modo, se protegerán los fondos públicos estatales y federales, asegurando que se utilicen exclusivamente para fines públicos legítimos.
Estas y otras situaciones que pudieran constituir posibles infracciones a las disposiciones sobre el uso y el manejo de los fondos federales bajo las leyes Ley de Asignaciones Consolidadas (2021) y la Ley del Plan de Rescate Estadounidense de 2021, promulgadas como ley el 27 de diciembre
de 2020 y el 11 xx xxxxx de 2021, respectivamente, regulaciones, y términos y condiciones del
Programa de Asistencia para la Renta por COVID-19 (Emergency Rental Assistance).
El borrador de los hallazgos de este examen se sometió al administrador de la AVP para comentarios mediante carta del 8 de febrero de 2024. La AVP sometió sus comentarios a los hallazgos mediante carta recibida el 1 xx xxxxx de 2024. Los comentarios recibidos se consideraron en la redacción final de este informe.
La OIG está comprometida con velar que las recomendaciones sean debidamente cumplimentadas e implantadas y continuará trabajando con la AVP en aras de continuar promoviendo una sana administración.
A la Junta de Directores de la Administración de Vivienda Pública
1. Asegurar que el administrador cumpla con las recomendaciones de la 2 a la 7. [Hallazgos 1 al 4]
Al administrador de Vivienda Pública
2. Atender los 878 casos identificados como fraudes confirmados por el contratista para referir a las agencias pertinentes y recobrar los fondos a aquellas personas que hayan cometido fraude en el programa federal, en cumplimiento con las estipulaciones contractuales. [Hallazgo 1]
3. Someter un informe a la OIG como resumen del estatus actualizado de los 878 casos, cuáles han sido referidos a las agencias pertinentes y los recobros de fondos realizados para evidenciar las acciones correctivas tomadas. [Hallazgo 1]
4. Presentar evidencia de la devolución de fondos al Departamento xxx Xxxxxx Federal por concepto de los recobros realizados bajo los Programas ERAP 1 y ERAP 2. Debe presentar evidencia de los estados bancarios de la cuenta 030-236800 de la AVP donde se refleje el débito de la cuenta 030-226775 donde se refleje el crédito de los $1,181,587.51 correspondientes a la devolución del sobrante del contrato 2022-000023. [Hallazgo 2]
5. Presentar evidencia a la OIG de los empleados y funcionarios de la AVP, cuyos puestos requieran intervenir en cualquier etapa de la contratación gubernamental, que han tomado adiestramientos sobre contratación gubernamental durante los años 2023 y 2024. [Hallazgo 3]
6. Desarrollar un plan de migración en coordinación con el PRITS para migrar la data y obtener la posesión de toda la información del Programa de Emergencia de Asistencia para la Renta, y para evitar estar atados al contratista. [Hallazgo 4]
7. Establecer y adoptar normas y cláusulas mandatorias que regulen la subcontratación y los márgenes de ganancia de los contratistas al momento de otorgar contratos para la administración de fondos federales. Estas medidas son esenciales para reforzar la fiscalización y garantizar la transparencia en la contratación gubernamental. (Comentario Especial)
La evaluación realizada a los documentos, y la información recopilada durante el examen, reveló que la AVP debe reforzar sus procesos para el uso eficiente y efectivo de los fondos asignados para los gastos administrativos del Programa. La subcontratación de servicios representó un gasto adicional para el Programa de más de $7 millones. La AVP pudo haber contratado directamente a la compañía del centro de llamadas, lo que habría maximizado el uso de fondos y evitado un gasto millonario del pago de la ganancia del intermediario. Además, se habría evitado pagar una ganancia de poco más de $1 millón al intermediario por los servicios de implementación y administración del Programa realizados por una compañía afiliada.
Por otro lado, se identificó un alto potencial de riesgo de fraude en las solicitudes de beneficios realizadas bajo el Programa, específicamente en los casos en los que no se requirió evidencia a los propietarios de las unidades arrendadas y los fondos fueron desembolsados directamente a los posibles inquilinos.
Conforme con lo establecido en el Artículo 17 de la Ley Núm. 15-2017, antes citada, se remite el presente informe a la autoridad nominadora para que tome conocimiento de las situaciones encontradas. Además, se requiere que inicie las medidas correctivas pertinentes al incumplimiento de procedimientos internos por parte de sus empleados y notifique a la OIG las acciones tomadas para garantizar el fiel cumplimiento con las leyes y reglamentos aplicables. El incumplimiento con tomar medidas correctivas ante las situaciones aquí señaladas podría ocasionar la imposición de multas y procesos administrativos.
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