PLIEGO DE CONDICIONES
PLIEGO DE CONDICIONES
CONCESIÓN DE ESPACIOS PARA EL SERVICIO DE RESTAURANTE Y CAFETERÍA DE LA UNIVERSIDAD LIBRE SECCIONAL XXXXXXX
XXXXXXX NOVIEMBRE 2019
TABLA DE CONTENIDO
1. INFORMACIÓN GENERAL 3
1.1 PRESENTACION DE LA UNIVERSIDAD LIBRE 3
1.2 OBJETO DE LA CONVOCATORIA 3
1.3 REGIMEN JURIDICO APLICABLE 3
1.4 CORRESPONDENCIA 4
1.5 CRONOGRAMA GENERAL PARA EL PROCESO DE SELECCIÓN 4
1.6 OBSERVACIONES Y ACLARACIONES DE LA CONVOCATORIA 4
2. CONDICIONES GENERALES 4
2.1 CARACTERISTICAS DEL SERVICIO 4
2.2 LOCALIZACIÓN 5
2.3 HORARIOS PARA LA PRESTACION DEL SERVICIO 6
2.4 ADMINISTRACION DEL SERVICIO Y NO EXCLUSIVIDAD 6
2.5 CANON DE ARRENDAMIENTO 7
2.6 DURACION DEL CONTRATO 7
3.CONDICIONES Y CALIDADES EXIGIDAS A LOS PROPONENTES 7
3.1 NATURALEZA JURIDICA DE LOS PROPONENENTES 7
3.2 DOCUMENTACION Y REQUISITOS EXIGIDOS 7
3.2.1 DOCUMENTOS LEGALES 8
3.2.2 DOCUMENTOS FINANCIEROS 9
3.2.3 DOCUMENTOS TECNICOS 10
3.2.4 DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS 12
4. CRITERIOS DE ADJUDICACION 12
5. OTRAS CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO 13
6. PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES 14
1. INFORMACION GENERAL
1.1 PRESENTACÓN DE LA UNIVERSIDAD LIBRE
La Universidad Libre es una Institución de Educación Superior, organizada como corporación, persona jurídica de derecho privado, de utilidad común e interés social y sin ánimo de lucro, de duración indefinida y de nacionalidad colombiana, con personería jurídica reconocida mediante resolución Nº 192 de 1946 expedida por el Ministerio de Gobierno, identificada con NIT 860.013.798 – 5, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá Distrito Capital, con actuales dependencias seccionales en las ciudades de Cali, Barranquilla, Pereira, Xxxxxx, Xxxxxxx y Cartagena.
1.2 OBJETO DE LA CONVOCATORIA
La Universidad Libre Seccional Socorro, está interesada en entregar en arrendamiento dos espacios para prestar los servicios de restaurante y cafetería del año 2020.
1.3 REGIMEN JURIDICO APLICABLE
El contratante es la Universidad Libre – Seccional Socorro y las condiciones legales para la celebración del contrato civil son las normas de contratación de derecho privado, atendiendo lo establecido en el acuerdo No. 05 del 12 de septiembre de 2008 Reglamento de Contratación, Compras y Pagos de la Universidad Libre; en complemento le son aplicables las normas legales vigentes que en derecho civil y comercial colombiano regulan la materia.
1.4 CORRESPONDENCIA
Cualquier comunicación que envíen los proponentes, deberá ser dirigida al correo:
xxxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx.xx
1.5 CRONOGRAMA GENERAL PARA EL PROCESO DE SELECCIÓN
ACTIVIDAD | FECHA Y HORA | LUGAR |
Fecha de convocatoria | 26 de noviembre de 2019. | Publicada en la página Web |
Aclaración de inquietudes | 26 de noviembre de 2019 hasta el 20 de diciembre de 2019 | Correo Electrónico: |
Recepción de Propuestas | Hasta 22 de enero de 2020 a las 6:00 p.m. | Oficina de Presidencia - Rectoría Seccional, ubicada en el segundo piso del Edificio Administrativo. |
1.6 OBSERVACIONES Y ACLARACIONES DE LA CONVOCATORIA
Si con base en las consultas que formulen los proponentes, la Universidad Libre estima conveniente introducir modificaciones al presente documento de especificaciones, lo hará sólo mediante comunicación escrita (adendas) y formaran parte de esta convocatoria, los proponentes deberán expresar su conocimiento y aceptación
2. CONDICIONES GENERALES
2.1 CARACTERISTICAS DEL SERVICIO
La prestación de los servicios por parte del proponente deben estar encaminados a cumplir con la satisfacción de las necesidades de la comunidad universitaria y garantizar la inocuidad de los alimentos que venda, prestando un servicio óptimo con calidad, eficiencia y agilidad, cumpliendo con la normatividad vigente que regula el sector de preparación, elaboración y procesamiento de alimentos como es el decreto 3075 de 1997 y las normas y regulaciones del INVIMA, incluyendo el decreto 2676 de 2000 sobre el manejo de residuos hospitalarios y similares, la resolución 02400 de 1979 de normas sobre vivienda, higiene y seguridad en el establecimiento de trabajo y todas las normas proyectadas en la Institución para
manejo de alimentos, residuos, bioseguridad y demás relacionadas, entre otras. En términos generales los servicios requeridos son:
Restaurante: Se debe ofrecer el servicio de desayuno almuerzo y comida según la carta o disponibilidad con que se cuente, a precios asequibles para el personal al que va dirigido.
Comidas Rápidas: Se debe ofrecer el servicio de comidas rápidas mediante el sistema de franquicia o marca propia de comidas rápidas tales como pizzas, sándwiches, hamburguesas, ensaladas y similares a precios asequibles para el personal al que va dirigido.
Cafetería: Se debe ofrecer el servicio de cafetería, venta de aperitivos o snacks y bebidas no alcohólicas a precios asequibles para el personal al que va dirigido.
frutería, jugos y ensaladas: Se debe ofrecer el servicio de venta de frutas, verduras, jugos, batidos, ensaladas y similares a precios asequibles para el personal al que va dirigido.
Servicio de Catering: Se debe estar en capacidad de ofrecer el servicio de catering o suministro de comidas preparadas para grupos y eventos especiales realizados al interior de la Universidad, según programación y previo encargo realizado.
El proponente hará una tabla de los precios que ofrecerá por cada uno de los alimentos y bebidas, cuyo valor no puede ser diferente para administrativos, docentes y estudiantes, precios que estarán vigentes durante el año calendario, procediendo a su ajuste, si es necesario, con la anuencia de la Universidad.
2.2 LOCALIZACIÓN
La Universidad Libre Seccional Socorro, entregara en arrendamiento dos espacios para prestar los servicios a la comunidad universitaria denominados así:
Restaurante-Cafetería Central.
Cafetería Majavita
2.3 HORARIOS PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO
Los Horarios para los dos espacios establecidos para la prestación del servicio son los siguientes:
En los periodos académicos de lunes a viernes de las 6:00 a.m. a las 10:00 p.m. y sábados de las 6:00 a.m. a las 07:00 p.m.
Sin embargo, la Universidad podrá autorizar el acceso a las instalaciones a partir de las 05:00 a.m. con el fin de iniciar labores internas de la cafetería, aseo, preparación alimentos, etc.; y el cierre a las 11:30 p.m.; a esta hora los funcionarios de los puntos deberán abandonar el lugar, con el fin de realizar el cierre y aseguramiento del área, con los dispositivos de seguridad establecidos por la Universidad.
En periodos de vacaciones colectivas se suspenderá el servicio.
2.4 ADMINISTRACIÓN DEL SERVICIO Y NO EXCLUSIVIDAD
El proponente a quien se le adjudique el contrato, tendrá el manejo propio de su negocio y será quien determine el personal suficiente e idóneo para prestar un servicio de calidad, personal que no tiene vinculación laboral alguna con la Universidad, por lo tanto, el pago de salarios y demás prestaciones sociales que se deriven de la prestación del servicio, estarán a cargo del concesionario, así como todo costo asociado a la prestación de su servicio. No obstante, la Universidad tiene la facultad a través de la supervisión, para solicitar el ajuste o mejora de las condiciones del servicio y de exigir al contratista cumplimiento de reglamentos propios de la institución.
El contratista deberá suplir inmediatamente cualquier ausencia de personal. Si eventualmente la Universidad tuviere un contrato de exclusividad con una marca de bebidas, este deberá ser respetado por los proveedores en el campus.
El contratista deberá presentar un inventario de los equipos que vaya a utilizar e informar con anticipación su retiro. Será también su responsabilidad el mantenimiento y reparación de sus equipos. Además, deberá dotar totalmente el local para la óptima prestación del servicio y proteger la imagen corporativa de la Universidad.
No se permitirá la subcontratación del servicio. La celebración del contrato no implica un contrato de exclusividad para el contratista en el expendio de alimentos y bebidas tanto dentro de la Universidad como en sectores aledaños.
2.5 CANÓN DE ARRENDAMIENTO
El canon básico mensual de los dos espacios es de (1.5) SMMLV del año 2020.
El proponente que resulte favorecido con el contrato, deberá asumir además el pago correspondiente por servicios públicos de energía eléctrica, valor que será facturado por la Oficina de Cartera de la Universidad mensualmente.
2.6 DURACIÓN DEL CONTRATO
La duración del contrato a celebrar será a partir del 01 de febrero de 2020 hasta el 18 de diciembre de 2020.
3. CONDICIONES Y CALIDADES EXIGIDAS A LOS PROPONENTES
3.1 NATURALEZA JURIDICA DE LOS PROPONENTES
Podrán participar las personas naturales y jurídicas cuya actividad comercial sea la fabricación y comercialización de alimentos con una antigüedad mayor o igual a 1 año, y que no tengan inhabilidades ni incompatibilidades para contratar según lo establecido en el Reglamento de Contratación, Compras y Pagos de la Universidad, Acuerdo No. 05 de septiembre 12 de 2008 de la Honorable Conciliatura.
Los proponentes deben estudiar minuciosamente toda la información presentada en este pliego de condiciones y analizar las circunstancias y condiciones que puedan afectar el desenvolvimiento de todas y cada una de las actividades por ejecutar.
3.2. DOCUMENTACION Y REQUISITOS EXIGIDOS
Los Proponentes deben entregar en sobre cerrado en la Oficina de Presidencia - Rectoría Seccional, ubicada en el segundo piso del Edificio Administrativo, el sobre con la documentación exigida antes de las 6:00 pm del día 22 de enero de 2020 debidamente foliados y legajados.
El sobre debe tener la siguiente presentación:
PROPUESTA PARA LA CONCESIÓN DE ESPACIOS PARA EL SERVICIO DE RESTAURANTE Y CAFETERÍA DE LA UNIVERSIDAD LIBRE SECCIONAL SOCORRO
Las ofertas deberán contener un índice donde se relacione en forma clara cada documento de la oferta.
3.2.1 DOCUMENTOS LEGALES
Registro Único Tributario
Se deberá presentar registro único tributario (RUT), debidamente actualizado.
Documento de Identidad
Se deberá anexar fotocopia de la cédula del proponente cuando sea personal natural o del representante legal de la persona jurídica.
Documentos xx Xxxxxx de Comercio
Tanto persona natural o jurídica según aplique para cada caso, deberán presentar:
- CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL: Para el caso de
personas jurídicas, anexar el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio con sede en el domicilio principal del proponente, dentro de los 30 días calendario anteriores a la fecha de la presentación de la propuesta. El objeto social debe estar vinculado a la elaboración, procesamiento y/o distribución de alimentos, al servicio de restaurante, cafetería o similares y deben haber sido constituidas con no menos de un (1) año de antelación a la fecha de la apertura del presente proceso y hacia el futuro su duración deberá ser igual o mayor al plazo del contrato y un (1) año más.
NOTA: Si las facultades del representante legal se encuentran limitadas por estatutos, deberá anexar copia del acta de la junta de socios en donde conste la autorización dada al representante legal para presentar propuesta, y
eventualmente, contratar con la Universidad Libre.
- CERTIFICADO SOBRE ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO En caso de que se
acredite la propiedad de establecimiento de comercio propio, se debe anexar el certificado del registro mercantil de establecimiento, el cual debe ser expedido con una vigencia no mayor a 30 días antes del cierre del concurso, y deberá constar que el establecimiento cuenta con más de 1año de operación. Para personas naturales, el establecimiento cuenta con más de 3 años de existencia en el mercado.
SEGURIDAD SOCIAL
Los proponentes deberán anexar los pagos al Sistema de Seguridad Social Integral, Aportes Parafiscales, correspondiente del último mes efectivamente pagado y de conformidad con la Ley 789 de 2002 y la Ley 828 de 2003.
3.2.2 DOCUMENTOS FINANCIEROS
ESTADOS FINANCIEROS
Se deberá anexar el Estado de situación financiera y el Estado de resultados con corte a 30 de septiembre de 2019, firmados por el representante legal, el contador público y el revisor fiscal en los casos en que este último sea necesario, de acuerdo al artículo 13 parágrafo 2° de la ley 43 de 1990.
DECLARACION XX XXXXX
Se debe anexar la Declaración xx Xxxxx del año 2018.
FOTOCOPIA DE LA CÉDULA -TARJETA PROFESIONAL Y ANTECEDENTES DISCIPLINARIOS DEL CONTADOR Y REVISOR FISCAL
Deberá anexar las fotocopias de la cédula de ciudadanía, matrícula profesional y certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Junta Central de Contadores del contador público y/o del revisor fiscal.
3.2.3 DOCUMENTOS TECNICOS.
MANUAL DE LAS BUENAS PRÁCTICAS DE MANUFACTURA
Los proponentes deberán presentar el programa de las Buenas Prácticas de Manufactura - BPM - en cuanto al cumplimiento de los principios básicos y prácticas generales de higiene en la manipulación, preparación, elaboración, envasado, almacenamiento y servicio de alimentos, con el objeto de garantizar que los productos se elaboren en condiciones sanitarias adecuadas y se disminuyan los riesgos relacionados con la producción.
Este programa debe hacer énfasis en el cumplimiento de los artículos 13, 14, 15, 20, 33, 34, 35 y 39 del decreto 3075 de 1997 por la cual se reglamentó la ley 9 de 1979 la resolución 2674 de 2013, realizando una descripción clara de cómo se llevarán a cabo las actividades que garanticen el cumplimiento de esta normatividad, así como definir el responsable de su ejecución.
En el Manual se debe incluir la capacitación constante para la actualización en los temas referentes a la labor que se desarrolla en cada uno de los servicios, con cronograma. Éste debe permanecer en el sitio en físico para conocimiento y consulta del personal.
PLAN DE SANEAMIENTO BÁSICO
Los proponentes deberán presentar por escrito el plan de saneamiento básico, el cual debe comprender:
1. Programa de limpieza y desinfección.
2. Programa de manejo sanitario de los residuos sólidos y líquidos, comunes y provenientes de los usuarios de los servicios.
3. Programa para el control integral de artrópodos y roedores.
Los anteriores programas deberán ser presentados, debidamente documentados sobre los objetivos, el alcance y las políticas para la implementación. Se debe detallar la programación de las actividades y la descripción de los procedimientos.
Los procedimientos- deberán responder a las preguntas:
¿Qué? La actividad a realizar.
¿Cómo? La forma, manera, métodos utilizados para llevar a cabo cada actividad.
¿Quién? El responsable de la actividad, el nombre del cargo no de la persona.
¿Cuándo? La frecuencia y duración de la realización de la actividad.
¿Con qué? Los elementos, equipos e implementos utilizados, especificando cantidades y concentraciones, de manera específica los desinfectantes.
Para la aplicación del plan de Saneamiento es necesario establecer cronogramas con toda la información necesaria y presentarlos en la propuesta.
PRESUPUESTO INVERSIÓN EN PROGRAMAS
Los proponentes deberán presentar para el primer semestre del contrato un presupuesto detallado de inversión en la implementación de los programas: Buenas Prácticas de Manufactura, Plan de Saneamiento Básico, discriminando el destino de los rubros por programa de la siguiente manera:
DESCRIPCION DEL PROGRAMA | VALOR ACTIVIDAD/SEMESTRE |
Buenas Prácticas de Manufactura | |
- Actividad #·1 | |
- Actividad #2 | |
- Actividad #3 | |
Plan de Saneamiento Básico | |
- Actividad #·1 | |
- Actividad #2 | |
- Actividad #3 | |
VALOR TOTAL………………… |
NOTA: La descripción de cada programa debe contener la cantidad de actividades considerada por los proponentes; por lo cual pueden insertarse las celdas necesarias para una descripción detallada.
Una vez adjudicado, los Contratistas deberán presentar semestralmente el presupuesto de inversión de la implementación de los programas y a su vez la ejecución del presupuesto planteado en el semestre anterior.
3.2.4 DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS
EXPERIENCIA
El proponente deberá acreditar experiencia en el ramo, ya sea con negocio propio registrado ante la Cámara de Comercio que tenga por lo menos un (1) año de existencia previa a la apertura de esta invitación o mediante ejecución de mínimo 2 contratos cuyo objeto sea similar al aquí previsto.
LISTADO DE PRECIOS DE PRODUCTOS
Los proponentes deberán presentar el listado de productos en la cual se indique los servicios y productos que ofrecen y el valor de cada uno.
PAZ Y SALVO
Los proponentes que tenga o hayan tenido contratos anteriores con la Universidad deberán anexar el paz y salvo por todo concepto.
4. CRITERIOS DE ADJUDICACION
La Universidad Libre en uso de su plena autonomía y responsabilidad, no adquiere obligación legal de realizar la negociación con un proponente determinado. La única obligación es estudiar y evaluar las propuestas recibidas y si lo estima pertinente, escoger aquellas que más se ajusten a los intereses de la Institución. Los criterios para la adjudicación están guiados por el principio de la selección objetiva teniendo en cuenta su misión y sus fines institucionales. Por lo tanto, serán ponderadas las propuestas en sus componentes de calidad, experiencia y valor agregado. En
consecuencia, la Universidad Libre podrá declarar desierta la invitación cuando las propuestas no se ajusten a las especificaciones y requerimientos o no cumplan con sus expectativas, sin que sea dable a los proponentes exigir explicaciones.
La Universidad Libre no estará obligada a dar a conocer las razones por las que se acepta, o no, una propuesta. Por tanto, si la Universidad decide no contratar los bienes y servicios objeto de la presente invitación, ello no faculta a los proponentes para efectuar reclamación alguna, razón por la cual, desde ahora, de manera expresa renuncian a cualquier reclamación sobre el particular.
El comité técnico evaluador registrará, tabulará y hará el análisis comparativo de las ofertas, con el fin de determinar cuál o cuáles propuestas cumplen con los requisitos mínimos solicitados en los presentes pliegos de condiciones y cuáles de ellas son las más convenientes para la Universidad.
Conforme las facultades consagradas en el estatuto de contratación de la Universidad, previa recomendación del comité técnico que designe, adjudicará y celebrará los contratos que resulten de la presente invitación.
5. OTRAS CONDICIONES GENERALES DEL CONTRATO
Una vez adjudicado el Contrato de Arrendamiento, el contratista deberá enviar relación del personal vinculado requerido para el desarrollo del objeto
El Contratista no podrán tener en su nómina de personal menores de edad.
Dado el caso de hacer reposiciones de implementos, elementos, muebles, enseres, éstas serán asumidas en su totalidad por el Contratista previa solicitud.
Las necesidades de adecuación o modificaciones físicas en los espacios destinados para cafetería (cocina, depósitos, baños, zona de atención, zona de mesas y zonas exteriores, entre otros), así como también el cambio de usos de los mismos y las intervenciones de las instalaciones (eléctricas, hidráulicas, sanitarias y de gas) deberán ser solicitadas directamente a la interventoría, quien a su vez gestionará las respectivas autorizaciones.
En ningún momento se permitirá que el contratista realice cambios a la planta física sin la autorización correspondiente.
La interventoría, con la asesoría de la oficina de Servicios Generales, autorizará la instalación de avisos publicitarios, listado de precios, señalización, y elementos
decorativos, previa presentación de la respectiva propuesta por parte del contratista.
El Contratista se compromete a acatar las disposiciones y recomendaciones de Higiene y Seguridad Industrial establecidas por el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el trabajo.
El Contratista deberá mantener durante la ejecución del contrato, un botiquín dotado para prestar primeros auxilios al personal que tenga empleado.
El Contratista deberá participar en las actividades referentes al Plan de emergencias de la Universidad y deberá ubicar y mantener un extintor con fecha de vencimiento vigente, estableciendo en un cronograma la revisión y recarga del mismo.
El contratista presentara cada semestre, un presupuesto de inversión para la realización de los programas descritos: Buenas prácticas de manufactura y Plan de saneamiento básico.
El contratista y todo su personal deben tener certificados vigentes de manipulación de alimentos, donde se acredite curso de capacitación en manipulación de alimentos, expedidos por el Instituto Municipal de Salud de El Socorro.
Proveer a todos sus operarios los uniformes completos de color claro, incluyendo gorro, zapatos antideslizantes cerrados, tapabocas, y demás elementos de protección personal.
El personal debe presentar al ingreso el carné vacunación (vacunas anti hepatitis B, antitetánica, difteria, de ser posible meningococo).
Fumigar el establecimiento dos veces cada semestre.
6. PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.
En cumplimiento de lo dispuesto en la ley estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012, reglamentada parcialmente por el decreto 1377 del 27 xx xxxxx de 2013 (Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales), los oferentes reconocen y aceptan que los datos personales y demás información consignados en la propuesta técnica y económica, y eventualmente en el contrato civil, son indispensables en la relación comercial objeto de éste invitación, razón por la cual autorizan expresamente a la Universidad Libre, para que recolecte,
almacene, trate, administre, transfiera, transmita y proteja dicha información, durante el tiempo que sea razonable y necesario, y con fines académicos, administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la Información; autorizándola, además, para que conserve los Datos Personales cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.