COLOMBIA
INVITACIÓN A LICITAR No. A2017-0001074
Acuerdo a Largo Plazo para la provisión de servicios de almacenamiento y custodia del archivo inactivo del PNUD y sus proyectos
COLOMBIA
PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO
Agosto de 2017
Bogotá, agosto de 2017
Proceso A2017-0001074 Acuerdo de Largo Plazo1 para la provisión de servicios de almacenamiento y custodia del archivo inactivo del PNUD y sus proyectos
Estimado señor/Estimada señora:
El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) tiene el gusto de invitarle a presentar una Oferta a la presente Invitación a Licitación (IaL) para la provisión de los servicios de referencia.
La presente IaL está compuesta de los siguientes documentos:
Sección 1 – Esta Carta de invitación
Sección 2 – Instrucciones a los Licitantes (que incluyen la Hoja de Datos) Sección 3 – Lista de Requisitos y Especificaciones Técnicas
Sección 4 – Formulario de Presentación de la Oferta
Sección 5 – Documentos que avalan la elegibilidad y las calificaciones del Licitante Sección 6 – Formulario de Oferta Técnica
Sección 7 – Formulario de Oferta Financiera Sección 8 – Formulario de Garantía de Licitación Sección 9 – Formulario de Garantía de Ejecución
Sección 10 – Formulario de Garantía de Pago por Adelantado No aplica
Sección 9 – Modelo contrato LTA y Términos y Condiciones Generales
Su Oferta incluirá una Oferta Técnica y Financiera en un sobre sellado, y con arreglo a las indicaciones de la Sección 2.
Le rogamos remita una carta de reconocimiento dirigida a la siguiente dirección:
Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) Xxxxxxx Xxxxx 00 Xx. 00‐00 Xxxx 0 Xxxxxxx xx Xxxxxxxx Xxxxxxxx: Representante Residente
La carta deberá estar en posesión del PNUD a más tardar un día antes de la fecha de cierre y en la misma se debe indicar si su empresa tiene intención de presentar una Oferta. Si no es posible, el PNUD agradecerá nos indique el motivo, para nuestra información.
Si usted ha recibido esta IaL a través de una invitación directa realizada por el PNUD, la transferencia de esta
1 Un Acuerdo a Largo Plazo (LTA por sus siglas en inglés), es un acuerdo general que se podrá utilizar cuando se requieran los servicios de la empresa, sobre la base específica de unos requerimientos técnicos y precios de descuento previamente acordados. El LTA no exige que el PNUD o la Agencia del SNU se comprometa financieramente al momento de suscribirlo. Los compromisos financieros se establecerán caso a caso, cada vez que se soliciten servicios que califiquen para el LTA, para lo cual se emitirá un pedido específico. Favor ver en la Sección 10 el Modelo de LTA y sus anexos.
invitación a otra empresa requiere de su notificación por escrito al PNUD.
Si precisa cualquier aclaración adicional, le rogamos se ponga en comunicación con la persona de contacto que se indica en la Hoja de Datos adjunta, que coordina las consultas relativas a esta IaL.
El PNUD queda a la espera recibir su Oferta y le da las gracias de antemano por su interés en las oportunidades de adquisición que ofrece el PNUD.
Atentamente le saluda,
Centro de Servicios ‐ Adquisiciones Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo
Sección 2: Instrucciones a los Licitantes
Definiciones
a) “Oferta” se refiere a la respuesta del Licitante a la Invitación a Licitar, e incluirá el Formulario de Presentación de la Oferta, el Formulario de Oferta Técnica, el Formulario de Oferta Financiera y toda otra documentación pertinente que se requiera en la IaL.
b) “Licitante” se refiere a cualquier entidad legal que pueda presentar, o que haya presentado, una Oferta para el suministro de bienes y la provisión de servicios conexos solicitados por el PNUD.
c) “Contrato” se refiere al acuerdo que será firmado por y entre el PNUD y el Licitante elegido, y a todos los documentos adjuntos al mismo, entre otros los Términos y Condiciones Generales (TCG) y los Apéndices.
d) “País” se refiere al país indicado en la Hoja de Datos;
e) “Hoja de Datos” se refiere a la parte de las Instrucciones dadas a los Licitantes y se utilizan para reflejar las condiciones del proceso de licitación específicas para los requisitos de la IaL.
f) “Día” se refiere a día civil.
g) “Bienes” se refiere a cualquier producto, material prima, artículo, material, objeto, equipo, activo o mercancía que requiera el PNUD por la presente XxX.
h) “Gobierno” se refiere al Gobierno del país que ha de recibir los bienes o donde se han de prestar los servicios con arreglo a lo que se especifique en el contrato.
i) “Instrucciones a los Licitantes” se refiere a la serie completa de documentos que proporcionan a los Licitantes toda la información necesaria y los procedimientos que deben seguirse en el proceso de preparación de la Oferta.
j) “IaL” se refiere a la Invitación a Licitar, y consiste en las instrucciones y referencias preparadas por el PNUD a los efectos de seleccionar al mejor proveedor de servicios para el cumplimiento de los requisitos que se indican en el Lista de Requisitos y las Especificaciones Técnicas.
k) “Carta de invitación (CdI)” (Sección 1 de la IaL) se refiere a la Carta de Invitación que envía el PNUD a los Licitantes.
l) “Desviación material” se refiere a cualquier contenido o característica de la Oferta que sea significativamente diferente de un aspecto o requisito esencial de la IaL, y que: (i) altere sustancialmente el alcance y la calidad de los requisitos, (ii) limite los derechos del PNUD y/o las obligaciones del oferente, y (iii) afecte negativamente la equidad y los principios del proceso de adquisición, como por ejemplo poniendo en peligro la posición competitiva de otros oferentes.
m) “Lista de Requisitos y Especificaciones Técnicas” se refiere al documento incluido en la Sección 3 de esta IaL, en el que se recoge la relación de bienes o servicios solicitados por el PNUD, sus
especificaciones, servicios y actividades conexos y las tareas que habrán de realizarse, junto a otras informaciones pertinentes relativas a la recepción y aceptación de los bienes por parte del PNUD.
n) “Servicios” se refiere a todo el conjunto de tareas relacionadas o accesorias a la finalización o la entrega de los bienes solicitados por el PNUD con arreglo a esta IaL.
o) “Información Adicional a la IaL” se refiere a una comunicación escrita transmitida por el PNUD a los posibles Licitantes, que incluye aclaraciones, respuestas a las consultas recibidas de los Licitantes potenciales o cambios que deban introducirse en la IaL, en cualquier momento después del lanzamiento de la IaL pero antes de la fecha límite para la presentación de las Ofertas.
A. ASPECTOS GENERALES
1. Por este medio, el PNUD solicita Ofertas en respuesta a la presente Invitación a Licitar (IaL). Los Licitantes deberán cumplir estrictamente todos los requisitos de esta IaL. No se autoriza la introducción de cambios, sustituciones u otras modificaciones a las normas y disposiciones estipuladas en esta IaL, a menos que lo ordene o apruebe por escrito el PNUD en forma de Información Adicional a la IaL.
2. La presentación de una Oferta se considerará como un reconocimiento por parte del Licitante de su obligación de aceptar todas las obligaciones estipuladas en esta IaL y, a menos que se especifique lo contrario, de que el Licitante ha leído, entendido y aceptado todas las instrucciones de esta Licitación.
3. Toda Oferta presentada será considerada como una Oferta del Licitante y no constituye ni implica la aceptación de la misma por el PNUD. El PNUD no tiene ninguna obligación de adjudicar un contrato a ningún Licitante, como resultado de esta IaL.
4. El PNUD mantiene una política de tolerancia cero ante las prácticas prohibidas, entre otras el fraude, la corrupción, la colusión, las prácticas contrarias a la ética y la obstrucción. El PNUD está decidido a prevenir, identificar y abordar todas las actividades y prácticas de fraude y corrupción contra el PNUD o contra terceros que participen en las actividades del PNUD. (Para una descripción completa de las políticas, véase xxxx://xxx.xxxx.xxx/xxxxxxx/xxx/xxxx/xxxxxxx/xxxxxxxxx/Xxxxxxxxxxxx/XXXX_Xxxx‐fraud_Policy‐ Spanish_FINAL.pdf y
xxxx://xxx.xxxx.xxx/xxxxxxx/xxxx/xx/xxxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxx/
5. En sus respuestas a esta IaL, el PNUD insta a todos los Licitantes a comportarse de manera profesional, objetiva e imparcial, y a tener en todo momento presente en primer lugar los intereses primordiales del PNUD. Los Licitantes deberán evitar estrictamente los conflictos con otros trabajos asignados o con intereses propios, y actuar sin tener en cuenta trabajos futuros. Todo Licitante de quien se demuestre que tiene un conflicto de intereses será descalificado. Sin limitación de la generalidad de todo lo antes citado, se considerará que los Licitantes, y cualquiera de sus afiliados, tienen un conflicto de intereses con una o más partes en este proceso de licitación, si:
5.1 están o han estado asociados en el pasado, con una firma o cualquiera de sus filiales, que haya sido contratada por el PNUD para prestar servicios en la preparación del diseño, la lista de requisitos y las especificaciones técnicas, los análisis y estimaciones de costos, y otros documentos que se utilizarán en la adquisición de los bienes y servicios relacionados con este
proceso de selección;
5.2 han participado en la preparación y/o el diseño del programa o proyecto relacionado con los bienes y servicios conexos solicitados en esta Licitación, o
5.3 se encuentran en conflicto por cualquier otra razón que pueda determinar el PNUD, a su discreción.
En caso de dudas de interpretación de lo que es, potencialmente, un conflicto de intereses, el Licitante deberá dar a conocer su situación al PNUD y pedir la confirmación de éste sobre si existe o no tal conflicto.
6. Del mismo modo, en su Oferta, los Licitantes deberán informar de lo siguiente:
6.1 Cuando los propietarios, copropietarios, oficiales, directores, accionistas mayoritarios o personal clave sean familiares de personal del PNUD participante en las funciones de adquisición y/o el Gobierno del país, o cualquier asociado en la ejecución de recepción de los bienes y servicios conexos establecidos en esta IaL; y
6.2 Toda otra circunstancia que pudiera dar lugar a un conflicto de intereses, real o percibido como tal; colusión o prácticas de competencia improcedentes.
El ocultamiento de dicha información puede dar como resultado el rechazo de la Oferta.
7. La elegibilidad de los Licitantes que sean, total o parcialmente, propiedad del Gobierno estará sujeta a una posterior evaluación del PNUD y a la revisión de diversos factores, como por ejemplo que estén registrados como entidad independiente, alcance de la titularidad o participación estatal, percepción de subvenciones, mandato, acceso a información relacionada con esta IaL, y otros que pudieran permitirles gozar de una ventaja indebida frente a otros Licitantes, y al eventual rechazo de la Oferta.
8. Todos los Licitantes deberán respetar el Código de Conducta de Proveedores del PNUD, que se puede encontrar en este enlace: xxxx://xxx.xx.xxx/xxxxx/xxx/xxx/xxxxxxx_xxxxxxx.xxx.
B. CONTENIDO DE LA OFERTA
9. Secciones de la IaL
Los Licitantes deberán completar, firmar y presentar los siguientes documentos:
9.1 Carta de acompañamiento al Formulario de Presentación de la Oferta (véase IaL, Sección 4);
9.2 Documentos que avalan la elegibilidad y calificaciones del Licitante (véase IaL, Sección 5);
9.3 Oferta Técnica (véase el formulario indicado en la IaL, Sección 6);
9.4 Oferta Financiera (véase el formulario indicado en la IaL Sección 7);
9.5 Garantía de Licitación, si procede (véase al respecto la HdD, nº 9 a 11; también, formulario prescrito en la Sección 8 de la IaL);
9.6 Anexos o apéndices a la Oferta (incluidos los que se especifican en la Hoja de Datos)
10. Aclaraciones a la licitación
10.1 Los Licitantes podrán solicitar aclaraciones sobre cualquiera de los documentos relativos a esta IaL a más tardar en el número de días indicados en la Hoja de Datos (HdD, nº 16) antes de la fecha de presentación de Ofertas. Toda solicitud de aclaración deberá ser enviada por escrito, por servicio de mensajería o por medios electrónicos a la dirección del PNUD que se indica en la Hoja de Datos (HdD, nº 17). El PNUD responderá por escrito y por medios electrónicos, y remitirá copias de la respuesta (incluyendo una explicación de la consulta pero sin identificar el origen de la misma) a todos los Licitantes que hayan confirmado su intención de presentar una Oferta.
10.2 El PNUD se compromete a dar respuesta a estas demandas de aclaración con rapidez, pero cualquier demora en la respuesta no implicará ninguna obligación por parte del PNUD de ampliar el plazo de presentación de Ofertas, a menos que el PNUD considere que dicha prórroga está justificada y es necesaria.
11. Modificación de la licitación
11.1 En cualquier momento antes de la fecha límite para la presentación de la Oferta, el PNUD podrá, por cualquier motivo –por ejemplo en respuesta a una aclaración solicitada por un Licitante– modificar la IaL, por medio de una Información Adicional a la IaL. Se informará por escrito a todos los posibles Licitantes de todos los cambios o modificaciones y de las instrucciones adicionales a través de dicha Información Adicional a la IaL, por los medios que se especifican en la Hoja de Datos (HdD, nº 18).
11.2 Con el fin de proporcionar al potencial Licitante un plazo razonable para estudiar las enmiendas en la preparación de su Oferta, el PNUD podrá, de manera discrecional, prorrogar el plazo para la presentación de la Oferta, cuando la naturaleza de la enmienda a la IaL justifique dicha ampliación.
X. XXXXXXXXXXX XX XX XXXXXX
00. Costos
El Licitante correrá con todos y cada uno de los costos relacionados con la preparación y/o presentación de la Oferta, independientemente de si ésta resulta seleccionada o no. El PNUD en ningún caso será responsable de dichos costos, independientemente de la modalidad o los efectos del proceso de contratación.
13. Idiomas
La Oferta, así como toda la correspondencia intercambiada entre el Licitante y el PNUD, se redactará en el o los idiomas que se especifiquen en la Hoja de Datos (HdD, nº 4). Todo material impreso proporcionado por el Licitante escrito en un idioma distinto del o de los que se indiquen en la Hoja de Datos, deberá ir acompañada de una traducción al idioma de preferencia indicado en la Hoja de Datos. A los efectos de interpretación de la Oferta, y en caso de discrepancia o incongruencia en el significado, la versión traducida al idioma de preferencia tendrá prioridad. Al concluir un contrato, el idioma del contrato regirá la relación entre el contratista y el PNUD.
14. Formulario de presentación de la Oferta
El Licitante deberá presentar su Oferta utilizando para ello el Formulario de Presentación de la Oferta que se adjunta en la Sección 4 de la presente IaL.
15. Formato y contenido de la Oferta técnica
A menos que se indique lo contrario en la Hoja de Datos (HdD, nº 28), el Licitante deberá estructurar la Oferta Técnica de la siguiente manera:
15.1 Experiencia de la Empresa u Organización: Esta sección proporcionará información detallada sobre la estructura de gestión de la empresa u organización; su capacidad y sus recursos organizativos y la experiencia de la empresa u organización; la lista de proyectos y contratos (tanto finalizados como en curso, tanto nacionales como internacionales) relacionados o de naturaleza similar a los requisitos de la IaL; la capacidad de producción de las instalaciones, cuando el Licitante sea también el fabricante; la autorización del fabricante de los bienes, cuando el Licitante no sea el fabricante, y la prueba de estabilidad financiera y suficiencia de recursos para completar los servicios requeridos por la IaL (véase la cláusula nº 18 de la IaL y la nº 26 de la HdD para más detalles). Otro tanto se aplicará a cualquier otra entidad participante en la IaL como empresa mixta o consorcio.
15.2 Especificaciones Técnicas y Plan de Implementación: En esta sección se deberá demostrar la respuesta del Licitante a la Lista de Requisitos y Especificaciones Técnicas, mediante la identificación de los componentes específicos propuestos, de cómo se abordarán los requisitos especificados, punto por punto; la inclusión de una descripción y especificación detallada de los bienes que se solicitan, y los planos y esquemas cuando proceda; las características esenciales de funcionamiento, con identificación de los trabajos o partes de ellos que se subcontraten; una relación de los principales subcontratistas y una explicación de cómo la Oferta cumple o supera las especificaciones al tiempo que garantiza la idoneidad de la aproximación a las condiciones locales y al resto del entorno operativo del proyecto durante toda la vida operativa de los bienes. Los detalles de la Oferta Técnica deberán ir acompañados y apoyados por un Calendario de Implementación, que especifique los plazos de transporte y entrega, cuando proceda, en el marco de la duración del contrato según lo especificado en la Hoja de Datos (HdD, nº 29 y nº 30).
Los Licitantes deberán ser plenamente conscientes de que los bienes y servicios conexos que el PNUD solicita podrán ser transferidos, de inmediato o más adelante, por el PNUD a socios del Gobierno o a una entidad designada por éste, con arreglo a las políticas y los procedimientos del PNUD. Todos los Licitantes, por lo tanto deben presentar en sus Ofertas lo siguiente:
a) Una declaración que indique si es necesario algún tipo de licencia de importación o exportación en relación con los bienes adquiridos o servicios que han de ser prestados, incluyendo cualquier tipo de restricción en el país de origen, la naturaleza de uso o doble uso de los bienes o servicios y cualquier disposición relativa a los usuarios finales;
b) La confirmación de que el Licitante ha obtenido licencias de esta naturaleza en el pasado y tiene expectativas razonables de obtener todas las licencias necesarias, en caso de que su Oferta se considere la más adecuada, y
c) La documentación, información y declaración completas de las mercancías clasificadas, o que puedan serlo, como “mercancías peligrosas”.
15.3 Estructura administrativa y personal clave: Esta sección debe incluir el currículo completo del personal clave asignado para apoyar la implementación de la Oferta Técnica, con una definición clara de sus funciones y responsabilidades. Los currículos deberán establecer su competencia y demostrar sus cualificaciones en los ámbitos relacionados con los requisitos de esta IaL.
En el cumplimiento de esta Sección, el Licitante asegurará y confirmará al PNUD que el personal nombrado estará disponible para cumplir con las exigencias del Contrato durante todo el período indicado. En caso de que alguna de las personas clave no esté disponible más adelante, salvo si ello es debido a motivos inevitables como fallecimiento o incapacidad médica, entre otros, el PNUD se reserva el derecho de declarar la Oferta inaceptable. Cualquier sustitución deliberada debida a razones de fuerza mayor, incluyendo el retraso en la implementación del proyecto de programa por causas ajenas a la Oferta, deberá hacerse sólo una vez que el PNUD haya aceptado la justificación de la sustitución y haya aprobado las calificaciones de la persona reemplazante, que deberá poseer unas credenciales iguales o superiores a las de la persona sustituida.
15.4 Cuando la Hoja de Datos requiera la presentación de una Garantía de Licitación, ésta se adjuntará a la Oferta Técnica. El PNUD podrá hacer efectiva la Garantía de Licitación y rechazar la Oferta cuando se den una o varias de las siguientes condiciones:
a) si el Licitante retira su Oferta durante el período de validez de la Oferta especificado en la Hoja de Datos (HdD, nº 11); o
b) si el importe de la Garantía de Licitación resulta ser inferior a lo requerido por el PNUD, tal como se indica en la Hoja de Datos (HdD, nº 9); o
c) en el caso de que el Licitante seleccionado no consiga:
i. firmar el contrato después de la adjudicación por el PNUD;
ii. cumplir con la variación de requisitos del PNUD, de acuerdo con la Cláusula 35 de la IaL; o
iii. proporcionar la garantía de ejecución, los seguros u otros documentos que el PNUD pudiera exigir como condición para la prestación efectiva del contrato que pudiera ser adjudicado al Licitante.
16. Oferta financiera
La Oferta Financiera se preparará utilizando el formulario normalizado que se adjunta (Sección 7). Incluirá una relación de todos costos de los principales componentes vinculados a los bienes y servicios conexos, y el desglose detallado de dichos costos. Todos los bienes y servicios descritos en la Oferta Técnica deberán tener un precio individual, en una correspondencia uno a uno. Todos los productos y las actividades descritas en la Oferta Técnica cuya cotización no figure en la Oferta Financiera se considerarán que se incluyen en los precios de otras actividades o productos, así como en el precio final total de la Oferta.
17. Monedas
Todos los precios serán cotizados en la moneda indicada en la Hoja de Datos (HdD, nº 15). Sin embargo, cuando las Ofertas se coticen en diferentes divisas, a efectos de comparación de todas las Ofertas:
17.1 el PNUD convertirá la moneda en que se cotice la Oferta en la moneda preferida del PNUD, de acuerdo con la tasa actual de cambio operacional de las Naciones Unidas en el último día de presentación de la Oferta, y
17.2 en caso de que la Oferta que resulte ser más aceptable según la IaL se cotice en otra moneda diferente de la moneda preferida como Hoja de Datos por (HdD, nº 15), el PNUD se reserva el derecho de adjudicar el contrato en la moneda de preferencia del PNUD, utilizando el método de conversión que se especifica más arriba.
18. Documentos que avalan la elegibilidad y las calificaciones del Licitante
18.1 El Licitante deberá proporcionar pruebas documentales de su condición de proveedor elegible y calificado, utilizando para ello los formularios previstos en la Sección 5, Documentos que avalan la elegibilidad y calificaciones del Licitante. A fin de adjudicar un contrato a un Licitante, sus calificaciones deberán estar documentadas de modo satisfactorio ante el PNUD. Dichas calificaciones incluirán, entre otros, lo siguiente:
a) que, en caso de que un Licitante, con arreglo al Contrato, ofrezca suministrar bienes que el Licitante no haya fabricado ni producido él mismo, el Licitante habrá sido debidamente autorizado por el fabricante o productor de la mercancía a suministrar los bienes al país de destino final;
b) que el Licitante posee la capacidad financiera, técnica y productiva necesarias para ejecutar el contrato, y
c) que, hasta donde el Licitante conozca, no está incluido en la Lista Consolidada 1267/1989 del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, o en la lista de la División de Adquisiciones de las Naciones Unidas o en cualquier otra lista inelegible de proveedores del PNUD.
18.2 Las Ofertas presentadas por dos (2) o más Licitantes serán rechazadas por el PNUD si se comprueba que coinciden con alguna de las siguientes situaciones:
a) que tengan al menos un socio de control, director o accionista en común, o
b) que cualquiera de ellos reciba o haya recibido alguna subvención directa o indirecta de los demás, o
c) que tengan el mismo representante legal a efectos de esta Licitación, o
d) que tengan una relación entre sí, directa o a través de terceros comunes, que les coloque en una posición de acceso a información relativa a la Oferta de otro Licitante o de influencia sobre dicha Oferta de otro Licitante, en el marco de este mismo proceso de IaL;
e) que sean subcontratistas entre sí, uno de la Oferta del otro y viceversa, o que un subcontratista de una Oferta también presente otra Oferta a su nombre como Licitante principal; o
f) que un experto que haya sido propuesto en la Oferta de un Licitante participe en más de una Oferta recibida en este proceso de IaL. Esta condición no se aplica a los subcontratistas que estén incluidos en más de una Oferta.
19. Joint ventures, consorcios, asociaciones
Si el Licitante es un grupo de personas jurídicas que vayan a formar o que hayan formado una Joint Venture, un consorcio o una asociación, en el momento de la presentación de la Oferta, deberán confirmar en su Oferta que: (i) han designado a una de las partes a actuar como entidad líder,
debidamente investida de autoridad para obligar legalmente a los miembros de la joint venture, consorcio o asociación, conjunta y solidariamente, lo que será debidamente demostrado mediante un acuerdo debidamente firmado ante notario entre dichas personas jurídicas, acuerdo que deberá presentarse junto con la Oferta, y (ii ) si se le adjudica el contrato, el contrato podrá celebrarse por y entre el PNUD y la entidad líder designada, quien actuará en nombre y representación de todas las entidades asociadas que componen la empresa mixta.
Una vez que la Oferta haya sido presentada al PNUD, la entidad líder designada para representar a la joint venture, consorcio o asociación no podrá cambiar sin el consentimiento escrito previo del PNUD. Además, ni la entidad líder, ni las entidades asociadas de la joint venture, consorcio o asociación, podrán:
a) presentar una nueva Oferta, ni en representación propia ni
b) como entidad líder o entidad asociada de otra empresa mixta que presente otra Oferta.
La descripción de la organización de la empresa, el consorcio, la asociación deberá definir con claridad la función que se espera de cada una de las entidades de la empresa mixta en el cumplimiento de los requisitos de la IaL, tanto en la Oferta como en el Acuerdo de empresa mixta. Todas las entidades que forman la empresa mixta estarán sujetas a la evaluación de elegibilidad y calificación por parte del PNUD.
Cuando una empresa mixta presente su trayectoria y experiencia en compromisos similares a los que exige la XxX, deberá presentar la información de la siguiente manera:
a) los compromisos que hayan sido asumidos conjuntamente por la joint venture, consorcio asociación , y
b) los que hayan sido asumidos por las entidades individuales asociadas de la joint venture, consorcio asociación E que se supone que vayan a participar en la prestación de los servicios definidos en la IaL.
Los contratos anteriores suscritos por expertos individuales independientes que estén o hayan estado asociados de forma permanente con cualquiera de las empresas asociadas no podrán ser presentados como experiencia de la joint venture, consorcio o asociación o de sus asociadas, y únicamente podrán reivindicarlos los expertos individuales mismos en la presentación de sus credenciales individuales.
Si la Oferta de una joint venture, consorcio asociación es considerada por el PNUD como la más aceptable y la que ofrece la mejor relación calidad‐precio, el PNUD adjudicará el contrato a esta la joint venture, consorcio o asociación, a nombre de su entidad líder designada, quien deberá firmar el contrato para todas las entidades asociadas y en nombre de éstas.
20. Ofertas alternativas
A menos que se especifique lo contrario en la Hoja de Datos (HdD, nº 5 y nº 6), no se tomarán en consideración las Ofertas alternativas. Cuando las condiciones de admisión se cumplan, o cuando las justificaciones se hayan establecido con claridad, el PNUD se reserva el derecho de adjudicar un contrato sobre la base de una Oferta alternativa.
21. Periodo de validez
21.1 La Oferta seguirá siendo válida durante el período que se especifique en la Hoja de Datos (HdD, nº 8), a partir de la fecha límite de presentación que también se indica en la Hoja de Datos (HdD, nº
21). Toda Oferta válida por un período más corto será inmediatamente rechazada por el PNUD y será automáticamente considerada no aceptable.
21.2 En circunstancias excepcionales, antes de la expiración del período de validez de la Oferta, el PNUD podrá solicitar a los Licitantes la ampliación del periodo de validez de sus Ofertas. La solicitud y las respuestas se harán por escrito y se considerará que forman parte integrante de la Oferta.
22. Conferencia de Licitantes
Cuando sea conveniente, se llevará a cabo una conferencia de Licitantes en fecha, hora y lugar especificados en la Hoja de Datos (HdD, nº 7). Todos los Licitantes están invitados a asistir. La inasistencia, sin embargo, no dará lugar a la descalificación de un Licitante interesado. Las actas de la conferencia de Licitantes podrán ser expuestas en el sitio web del PNUD o difundidas a las empresas individuales que se hayan registrado o que hayan manifestado su interés en el contrato, hayan o no asistido a la conferencia. Ninguna declaración verbal hecha durante la conferencia podrá modificar los términos y condiciones de la IaL, a menos que dicha declaración sea específicamente inscrita en las actas de la conferencia o se emita/publique como modificación en forma de Información Complementaria a la IaL.
D. PRESENTACIÓN Y APERTURA DE LAS OFERTAS
23. Presentación
23.1 La Oferta Técnica y la Oferta Financiera deberán presentarse conjuntamente y bajo sello en un mismo y único sobre, y entregadas ya sea personalmente, por servicio de mensajería o por un medio electrónico de transmisión. Si la presentación no se realiza por medios electrónicos, la Oferta Técnica y la Oferta Financiera deberán ir juntas y bajo sello en un sobre cuya parte externa deberá:
a) llevar el nombre del Licitante;
b) estar dirigida al PNUD tal como se especifica en la Hoja de Datos (HdD, nº 20);
c) llevar una advertencia de no abrirlo antes de la hora y la fecha de apertura de la Oferta que se especifica en la Hoja de Datos (HdD, nº 24)
Si el sobre no está cerrado ni etiquetado de forma adecuada, el Licitante deberá asumir la responsabilidad por el extravío o la apertura prematura de la Oferta debidos al inadecuado sellado y etiquetado por parte del Licitante.
23.2 Los Licitantes deberán presentar sus Ofertas en la forma prevista en la Hoja de Datos (HdD. nº 22 y nº 23). Cuando se espere que la Oferta esté en tránsito más de 24 horas, el Licitante deberá asegurarse de prever un tiempo de entrega suficiente para cumplir con la fecha límite de presentación que haya establecido el PNUD. El PNUD indicará, para que quede constancia, que la fecha y hora oficiales recepción de la Oferta son la fecha y hora efectivas de la llegada física de dicha Oferta a las instalaciones del PNUD tal se indica en la Hoja de Datos (HdD, nº 20).
23.3 Los Licitantes que presenten Ofertas transmitidas por correo o entregadas personalmente deberán adjuntar el original y cada una de las copias de la Oferta en sobres cerrados y separados, debidamente identificados uno de los sobres como “Oferta original” y los otros como “Copia de la Oferta”. Los dos sobres, correspondientes al original y las copias, serán sellados y colocados en un sobre exterior. El número de copias necesarias se especificará en la Hoja de Datos (HdD, nº 19). En caso de discrepancia entre el contenido del sobre de la “Oferta original” y el de la “Copia de la Oferta”, el contenido del ejemplar marcado como original tendrá preferencia. El original de la
Oferta deberá estar firmado o rubricado en cada página por el Licitante o por una persona debidamente facultada para representarlo. La autorización deberá ser comunicada mediante un documento acreditativo de la autorización, emitido por la máxima autoridad de la empresa o un poder notarial que acompañe a la Oferta.
23.4 Los Licitantes deberán tener en cuenta que el mero acto de presentación de una Oferta, en sí y por sí, implica que el Licitante acepta los Términos y Condiciones Generales de Contratación que se adjuntan en la Sección 11.
24. Plazo de presentación de la Oferta y ofertas de última hora
Las Ofertas deberán obrar en manos del PNUD en la dirección y, a más tardar, en la fecha y hora especificadas en la Hoja de Datos (HdD, nº 20 y nº 21).
El PNUD no tomará en consideración ninguna Oferta que llegue con posterioridad a la fecha y hora límites de presentación de las Ofertas. Toda Oferta recibida por el PNUD después de la fecha límite para la presentación de la Oferta será declarada tardía, y será rechazada y devuelta al Licitante sin abrir.
25. Retiro, sustitución y modificación de la Oferta
25.1 Será responsabilidad única de los Licitantes la adopción de las medidas necesarias para examinar cuidadosamente en detalle la plena coherencia de sus Ofertas con los requisitos de la IaL, teniendo en cuenta que las deficiencias materiales en el suministro de la información solicitada por el PNUD o la falta de claridad en la descripción de los bienes y servicios que se habrán de proporcionar podrían provocar el rechazo de la Oferta. El Licitante asumirá cualquier responsabilidad derivada de cualquier interpretación o conclusión errónea realizada por el Licitante en el curso de la comprensión de la IaL al margen del conjunto de información proporcionada por el PNUD.
25.2 El Licitante podrá retirar, sustituir o modificar su Oferta después de haber sido presentada, mediante el envío de una notificación por escrito, de conformidad con la Sección 23 de la IaL, debidamente firmada por un representante autorizado, y que deberá incluir una copia de la autorización (o un poder notarial) . La sustitución o modificación correspondientes de la Oferta deberán acompañar a la notificación respectiva por escrito. Todas las notificaciones deberán obrar en manos del PNUD antes de la fecha límite de presentación, y habrán sido presentadas de conformidad con la Sección 23 (salvo en lo que se refiere a las notificaciones de retiro, que no requieren copias). Los respectivos sobres deberán estar claramente rotulados con las palabras “RETIRO/RENUNCIA”, “SUSTITUCIÓN” o “MODIFICACIÓN”.
25.3 Las Ofertas cuya retirada se solicite, serán devueltas sin abrir a los Licitantes.
25.4 Ninguna Oferta podrá ser retirada, sustituida o modificada en el periodo que va de la fecha límite para la presentación de Ofertas hasta la expiración del período de validez de las Ofertas especificado por el Licitante en el Formulario de Presentación de la Oferta o cualquier prórroga del mismo.
26. Apertura de Ofertas
El PNUD abrirá las Ofertas en presencia de un comité especial establecido por el PNUD y compuesto de al menos dos (2) miembros. Si se autoriza la presentación electrónica, los procedimientos específicos de apertura de las Ofertas electrónicas serán los que se especifican en la Hoja de Datos (HdD, nº 23).
En el momento de la apertura, se darán a conocer los nombres, las modificaciones y los retiros de Licitantes; el estado de las etiquetas, los sobres y los sellos; el número de carpetas y archivos, y todo otro tipo de detalles que el PNUD estime oportuno. No se rechazará ninguna Oferta durante el procedimiento de apertura, excepto en los casos de presentación tardía, cuyas Ofertas serán devueltas sin abrir a los Licitantes.
27. Confidencialidad
La información relativa a la revisión, evaluación y comparación de las Ofertas, y la recomendación de adjudicación del contrato, no podrán ser reveladas a los Licitantes ni a ninguna otra persona que no participe oficialmente en dicho proceso, incluso después de la publicación de la adjudicación del contrato.
Cualquier intento por parte de un Licitante de influenciar al PNUD en la revisión, evaluación y comparación de las decisiones relativas a la Oferta o a la adjudicación del contrato podrá ser causa, por decisión del PNUD, del rechazo de su Oferta.
En el caso de que un Licitante no tenga éxito, podrá solicitar celebrar una reunión de información con el PNUD. El objetivo de dicha reunión es discutir los puntos fuertes y las debilidades de la presentación del Licitante, a fin de ayudar éste a mejorar las Ofertas que presente al PNUD. En estas reuniones, no se discutirá con el Licitante el contenido de otras Ofertas, ni se compararán éstas con la Oferta presentada por el Licitante.
E. EVALUACIÓN DE LA OFERTA
28. Examen preliminar de la Oferta
El PNUD examinará las Oferta para determinar si está completa con respecto a los requisitos documentales mínimos, si los documentos han sido debidamente firmados, si el Licitante figura o no en la Lista 1267/1989 del Consejo de Seguridad de la ONU como terroristas o financiadores del terrorismo, o en lista del PNUD de proveedores inelegibles o retirados, y si la Oferta está en general conforme, entre otros indicadores que puedan utilizarse en esta etapa. El PNUD podrá rechazar cualquier Oferta en esta etapa.
29. Evaluación de la Oferta
29.1 El PNUD examinará la Oferta para confirmar que todos los términos y condiciones, con arreglo a los Términos y Condiciones Generales y las Condiciones Generales del PNUD, han sido aceptadas por el Licitante sin desviaciones ni reservas.
29.2 El equipo de evaluación revisará y evaluará las Ofertas sobre la base de su capacidad de respuesta a la Lista de Requisitos y Especificaciones Técnicas y demás documentación prevista, aplicando el procedimiento indicado en la Hoja de Datos (HdD, nº 25). El PNUD no podrá en absoluto hacer cambios en los criterios una vez que todas las Ofertas hayan sido recibidas.
29.3 El PNUD se reserva el derecho a realizar un ejercicio posterior a la calificación, con el objetivo de determinar a su plena satisfacción la validez de la información proporcionada por el Licitante. Este ejercicio de calificación deberá estar plenamente documentado y, entre los que se pueden enumerar en la Hoja de Datos (HdD, nº 33), podrá incluir, entre otros, una combinación de todos o alguno de los pasos siguientes:
a) Verificación de la exactitud, veracidad y autenticidad de la información proporcionada por el Licitante en los documentos legales, técnicos y financieros presentados;
b) Validación del grado de cumplimiento de los requisitos y criterios de evaluación de la IaL, sobre la base de lo que hasta ahora haya podido hallar el equipo de evaluación;
c) Investigación y verificación de referencias con las entidades gubernamentales con jurisdicción sobre el Licitante, o con cualquier otra entidad que pueda haber hecho negocios con el Licitante;
d) Investigación y verificación de referencias con otros clientes anteriores sobre la calidad del cumplimiento de los contratos en curso o ya terminados;
e) Inspección física de las instalaciones del Licitante, fábrica, oficinas u otras instalaciones– donde se realiza el negocio, con o sin previo aviso al Licitante;
f) Pruebas y muestreos de los productos terminados similares a los requisitos del PNUD, si están disponibles, y
g) Otros medios que el PNUD estime necesarios en cualquier momento dentro del proceso de selección previo a la adjudicación del contrato.
30. Aclaraciones de la licitación
Para ayudar en el examen, evaluación y comparación de las ofertas, el PNUD podrá, a discreción, solicitar a cualquier licitante la aclaración de su oferta.
La solicitud de aclaración del y la respuesta deberá realizarse por escrito. A pesar de la comunicación escrita, no se propondrá, ofrecerá ni permitirá la introducción de cambios en los precios o la sustancia de la Oferta, excepto para proporcionar aclaraciones y confirmar la corrección de los errores aritméticos que pueda haber descubierto el PNUD en la evaluación de las ofertas, con arreglo a la Cláusula 35 de la ITB.
Cualquier aclaración no solicitada presentada por un licitante con respecto a su Oferta, que no sea una respuesta a una petición formulada por el PNUD, no se tendrá en cuenta en la revisión y evaluación de las Ofertas.
31. Aceptabilidad de las Ofertas
La determinación por parte del PNUD de la aceptabilidad de una Oferta se basará en el contenido de la oferta en sí.
Una Oferta sustancialmente aceptable será aquélla que cumpla con todos los términos, condiciones, especificaciones y otros requisitos de la ITB sin desviaciones, reservas u omisiones importantes.
Si una Oferta no es sustancialmente aceptable, será rechazada por el PNUD, y no podrá posteriormente convertirse en aceptable por parte del oferente mediante la corrección de la desviación, reserva u omisión materiales.
32. Disconformidades, errores reparables y omisiones
32.1 Siempre que una oferta sea sustancialmente aceptable, el PNUD podrá hacer caso omiso de cualquier caso de incumplimiento u omisiones en la oferta que, a juicio del PNUD, no constituya una desviación material.
32.2 Siempre que una oferta sea sustancialmente aceptable, el PNUD podrá solicitar al Oferente que presente la información o la documentación necesarias en un plazo razonable de tiempo a fin de corregir las disconformidades u omisiones no esenciales de la oferta relacionadas con los requisitos de documentación. Esta omisión no estará relacionada con ningún aspecto del precio de la Oferta. El incumplimiento por parte del oferente de cumplir con la solicitud puede tener como resultado el rechazo de su oferta.
32.3 Siempre que la oferta sea sustancialmente aceptable, el PNUD corregirá los errores aritméticos de la siguiente manera:
a. si hay una discrepancia entre el precio unitario y el precio total de la partida en cuestión, que se obtiene al multiplicar el precio unitario por la cantidad, el precio unitario prevalecerá y el total correspondiente a la línea xx xxxxxxx individual se corregirá, a menos que a juicio del PNUD haya un error evidente en la coma decimal del precio unitario, en cuyo caso prevalecerá el total de la línea xx xxxxxxx individual, y el precio unitario se corregirá;
b. si hay un error en un total que corresponda a la suma o la resta de subtotales, los subtotales prevalecerán y el total se corregirá, y
c. si hay una discrepancia entre palabras y cifras, la cantidad expresada en palabras prevalecerá, a menos que dicha cantidad haya sido provocada por un error aritmético, en cuyo caso el importe en cifras prevalecerá, sujeto a lo antes indicado.
32.4 Si el Oferente no acepta la corrección de errores que le propone el PNUD, su oferta será rechazada.
F. ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO
33. Derecho a aceptar, rechazar o considerar no aceptable cualquiera o todas las Ofertas
33.1 El PNUD se reserva el derecho de aceptar o rechazar cualquier Oferta, declarar una o todas las Ofertas no aceptables, y rechazar todas las Ofertas en cualquier momento antes de la adjudicación del contrato, sin incurrir en ninguna responsabilidad u obligación de informar a los Licitantes afectados de los motivos de la decisión del PNUD. Además, el PNUD no está obligado a adjudicar el contrato a la Oferta de precio más bajo.
33.2 El PNUD verificará y rechazará asimismo de inmediato las Ofertas correspondientes a Licitantes que figuren en la Lista Consolidada de las Naciones Unidas de Personas y Entidades Vinculadas con Organizaciones Terroristas, en la lista de proveedores suspendidos o retirados de la lista de proveedores de la División de Adquisiciones de la Secretaría de las Naciones Unidas, en la lista de proveedores inelegibles de las Naciones Unidas, y en otras listas de este tipo que puedan ser establecidas o reconocidas en la política del PNUD respecto a sanciones de los proveedores (Véase xxxx://xxx.xxxx.xxx/xxxxxxx/xxxx/xx/xxxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxx ons/)
34. Criterios de adjudicación
Antes del vencimiento del período de validez de la Oferta, el PNUD adjudicará el contrato al Licitante calificado y elegible que se estime responda a las exigencias de la Lista de Requisitos y
Especificaciones Técnicas, y haya ofrecido el precio más bajo (Ver HdD, nº 32).
35. Derecho a modificar los requisitos en el momento de la adjudicación
En el momento de la adjudicación del Contrato, el PNUD se reserva el derecho a modificar la cantidad de bienes y/o servicios, hasta un máximo del veinticinco por ciento (25%) de la Oferta total, sin cambios en el precio por unidad o en otros términos y condiciones.
36. Firma del contrato
En el curso de quince (15) días a contar desde la fecha de recepción del Contrato, el Licitante que haya recibido la adjudicación firmará y pondrá fecha al Contrato y lo devolverá al PNUD.
Si el Licitante no consigue cumplir con el requisito de la Sección F.3 de la IaL y si esta disposición es motivo suficiente para la anulación de la adjudicación y la pérdida de la Garantía de Ejecución, si procede, el PNUD podrá adjudicar el contrato al Licitante que cuya Oferta haya obtenido la segunda más alta calificación o convocar nueva licitación.
37. Garantía de Ejecución
Si se considera necesaria, se facilitará una Garantía de Ejecución, en la cantidad y la forma prevista en la Sección 9 y por el plazo indicado en la Hoja de Datos (HdD, nº 14), según proceda. Cuando se exija una garantía de ejecución, se deberá presentar dicho documento y la confirmación de su aceptación por el PNUD como condición de efectividad del contrato que vaya a ser suscrito entre el Licitante y el PNUD.
38. Garantía bancaria de pagos anticipados
Excepto cuando los intereses de PNUD así lo requieran, el PNUD prefiere no hacer ningún pago por adelantado sobre los contratos (es decir, pagos sin haber recibido ningún producto). En caso de que el Licitante requiera un pago anticipado a la firma del contrato, y si dicha solicitud es aceptada debidamente por el PNUD, y cuando dicho pago anticipado exceda del 20% del valor de la Oferta total o exceda de
30.000 dólares EE.UU., el PNUD solicitará al Licitante que presente una garantía bancaria por el mismo importe del pago anticipado. La garantía bancaria de pago anticipado se presentará utilizando el formulario previsto al efecto en la Sección nº 10.
39. Reclamaciones de los proveedores
El procedimiento que establece el PNUD de reclamación para sus proveedores ofrece una oportunidad de apelación a aquellas personas o empresas a las que no se haya adjudicado una orden de compra o un contrato a través de un proceso de licitación competitiva. En caso de que un Licitante considere que no ha sido tratado de manera justa, podrá hallar en el siguiente enlace más detalles sobre el procedimiento de reclamación de los proveedores del PNUD: xxxx://xxx.xxxx.xxx/xxxxxxx/xxxx/xx/xxxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxx/
Instrucciones a los licitantes HOJA DE DATOS
Los datos que se indican a continuación relacionados con el suministro de bienes y servicios conexos serán complementarios a las disposiciones de las Instrucciones a los Licitantes. En caso de conflicto entre las Instrucciones a los Licitantes y la Hoja de Datos, las disposiciones de la Hoja de Datos tendrán carácter preferente.
HdD, nº | Ref. a instruccion es | Datos | Instrucciones/Requisitos específicos |
Título del proyecto: | PNUD | ||
2 | Título de los trabajos o servicios: | Acuerdo de Largo Plazo2 para la provisión de servicios de almacenamiento y custodia del archivo inactivo del PNUD y sus proyectos Nota: En el Anexo 3 del LTA, en la parte “PROCEDIMIENTO OPERACIONAL ESTANDAR”, se explica detalladamente cómo funciona el LTA, lo invitamos a revisar este aparte con particular atención” | |
3 | País: | Colombia | |
4 | C.13 | Idioma de la Oferta: | Español |
5 | C.20 | Condiciones de presentación de Ofertas alternativas para partes o subpartes de los requisitos totales | No permitidas |
6 | C.20 | Condiciones de presentación de Ofertas alternativas | No serán tenidas en cuenta |
7 | C.22 | Se celebrará una conferencia previa a la Oferta, en: | No aplica |
8 | C.21 | Periodo de validez de la Oferta a partir de la fecha de presentación | 120 días |
9 | B.9.5 C.15.4 b) | Garantía de Oferta | No aplica |
10 | B.9.5 | Formas aceptables de Garantía de Oferta | No aplica |
11 | B.9.5 C.15.4 a) | Validez de la Garantía de Oferta | No aplica |
12 | Pago por adelantado a la firma del contrato | No permitido |
2 Un Acuerdo a Largo Plazo (LTA por sus siglas en inglés), es un acuerdo general que se podrá utilizar cuando se requieran los servicios de la empresa, sobre la base específica de unos requerimientos técnicos y precios de descuento previamente acordados. El LTA no exige que el PNUD o la Agencia del SNU se comprometa financieramente al momento de suscribirlo. Los compromisos financieros se establecerán caso a caso, cada vez que se soliciten servicios que califiquen para el LTA, para lo cual se emitirá un pedido específico. Favor ver en la Sección 10 el Modelo de LTA y sus anexos.
HdD, nº | Ref. a instruccion es | Datos | Instrucciones/Requisitos específicos |
13 | Indemnización fijada convencionalmente | Para el presente LTA no aplica Para los contratos/que se suscriban en base a este LTA se impondrán como sigue: Porcentaje del precio del contrato por semana de retraso:2,5% Nº máximo de semanas de retraso tras los cuales el PNUD puede cancelar el contrato: 4. | |
14 | F.37 | Garantía de Ejecución | Obligatoria Monto: COP$5,000,000 Formato: Sección 9 – Formulario de Garantía de Ejecución |
15 | C.17, C.17 b) | Moneda preferida de la Oferta y método de conversión de moneda | Firmas Colombianas o extranjeras con sucursal en Colombia Moneda local ‐ COP$ (Pesos Colombianos) |
16 | B.10.1 | Fecha límite para la presentación de demandas y preguntas aclaratorias | Los Licitantes podrán solicitar al PNUD aclaraciones (únicamente por escrito) sobre cualquiera de los documentos de la IaL máximo hasta el 04 de septiembre de 2017. DEBERÁ INDICAR EL NUMERO IaL A2017-0001074 |
17 | B.10.1 | Detalles de contacto para la presentación de aclaraciones y preguntas3 | Las solicitudes de aclaración deben dirigirse únicamente a: Coordinador/a del PNUD: Centro de Servicios – Adquisiciones |
18 | B.11.1 | Medio de transmisión de la Información Adicional a la IaL, y respuestas y aclaraciones a las demandas de información | Todas las comunicaciones (enmiendas, actas aclaratorias, etc.), serán publicadas en el sitio web : xxxx://xxx.xx.xxxx.xxx/xxxxxxx/xxxxxxxx/xx/xx me/operations/procurement/ Es responsabilidad de cada oferente estar pendiente de estas comunicaciones. El PNUD no asume responsabilidad por la falta de conectividad que impida al oferente conocer esta información. |
19 | D.23.3 | Nº obligatorio de copias de la Oferta que habrán de presentarse | Original: UNO Copias: UNA |
20 | D.23.1 D.23.2 D.24 | Dirección de presentación de la Oferta | Las ofertas deberán entregarse en la Xxxxxxx 00 Xx. 00-00 Xxxx 0 Xxxxxxx xx Xxxxxxxx, Xxxxxx – Xxxxxxxx. |
21 | C.21 D.24 | Fecha límite de presentación | Las ofertas deberán entregarse a más tardar el día 11 de septiembre de 2017 a las 04:00 PM hora |
3 Esta persona y dirección de contacto han sido designadas oficialmente por el PNUD. El PNUD no tendrá obligación de responder o acusar recibo de una demanda de información cuando ésta haya sido enviada a otras personas o direcciones, aunque se trate de personal del PNUD.
HdD, nº | Ref. a instruccion es | Datos | Instrucciones/Requisitos específicos |
Colombiana (GMT-5) | |||
22 | D.23.2 | Forma aceptable de presentar la Oferta | Mensajería/Entrega en mano Los sobres deberán estar cerrados e indicarán el nombre y la dirección del oferente y deberá contener la información que se especifica en la IaL, con la indicación clara en cada ejemplar de “Original” y “Copia”. Los sobres deben contener la siguiente información: Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo Atn.: Centro de Servicios – Adquisiciones Dirección: Xxx. 00 Xx. 00‐00, Xxxx 0 Xxxxxx X.X. Xxxxxxxx Asunto: “indicar IaL N°: “indicar Oferente : “indicar Domicilio: _“indicar Ciudad: _“indicar País: “indicar Teléfono: _“indicar Observación: si los sobres no están cerrados e identificados de acuerdo con lo indicado en esta cláusula, el PNUD no asumirá ninguna responsabilidad en caso de que se extravíe o se abra la oferta en forma prematura |
23 | D.23.2 D.26 | Condiciones y procedimientos de presentación y apertura electrónicas, si procede | No Aplica |
24 | D.23.1 c) | Xxxxx, hora y lugar de apertura de las Ofertas | No aplica |
25 | Método de evaluación utilizado en la selección de la Oferta más aceptable | Precio más bajo Ofertado de una Oferta calificada/aceptable técnicamente. | |
26 | C.15.1 | Documentos de presentación obligatoria para establecer la calificación de los Licitantes (únicamente en forma de “Copia certificada conforme”) | 1. Perfil de la empresa que no deberá exceder de quince (15) páginas, incluyendo folletos impresos y catálogos de productos de interés para los bienes y servicios que se vayan a adquirir. (Subsanable) 2. Relación de miembros de la Junta Directiva y sus cargos, con la debida certificación del Secretario de la empresa, o un documento equivalente si el Licitante no es una corporación. (Subsanable) |
HdD, nº | Ref. a instruccion es | Datos | Instrucciones/Requisitos específicos |
3. Relación de accionistas y otras entidades interesadas desde el punto de vista financiero en la empresa, que posean un 5% o más de las acciones u otros intereses, o su equivalente si Licitante no es una corporación (Subsanable) 4. Certificado de existencia y representación legal, expedido por la Cámara de Comercio o Entidad competente según el caso, en el cual conste: inscripción, matrícula vigente, objeto social y facultades del representante legal. El objeto social debe permitir la actividad, gestión u operación que se solicita en esta SDP y que es el objeto del contrato que de ella se derive. El certificado debe tener antigüedad no superior a treinta (30) días. La duración de la persona jurídica debe ser igual al plazo del contrato y un año más. Las firmas extranjeras sin sucursal en Colombia deberán acreditar su existencia y representación legal conforme a la legislación del país de origen. Si la oferta es presentada en joint venture o unión temporal o consorcio, cada uno de los integrantes deberán acreditar la existencia y representación legal. (Subsanable) 5. Si se trata de un Joint Venture/ Consorcio/Union Temporal, copia del memorando de entendimiento o carta de intención para la creación de un la JV/consorcio/Union temporal, o registro de JV/consorcio/Union temporal, si lo hay 6. Último informe financiero auditado (estado de resultados y balance general), incluyendo el Informe del Auditor (corresponde al año 2016) (Subsanable). 7. Toda la información relativa a cualquier litigio, pasado y presente, durante los últimos cinco (5) años, en el que estuviera involucrado el Oferente, indicando las partes interesadas, el objeto del litigio, los montos involucrados y la resolución final, si el litigio ya concluyó (subsanable) 8. Documento de la Capacidad e infraestructura de la empresa (estructura organizacional, tecnología y equipos, capital humano) (NO subsanable) 9. Certificaciones de experiencia especifica incluir |
HdD, nº | Ref. a instruccion es | Datos | Instrucciones/Requisitos específicos |
certificaciones de recibo a entera satisfacción o copia del Acta de liquidación, emitidas por las entidades contratantes, correspondientes a la experiencia específica relacionada en el formato de experiencia específica del oferente (subsanable) | |||
27 | Otros documentos que se puedan presentar para establecer la elegibilidad | En los casos en que la autorización delegada al Representante Legal de la firma sea inferior al valor de la oferta deberá adjuntar Autorización de la Junta Directiva o Junta de Socios, para presentar oferta y suscribir contrato. | |
28 | C.15 | Estructura de la Oferta Técnica y lista de documentos que habrán de presentarse | 1 Sección 4: Formulario de Presentación de la Oferta este formato debe estar debidamente firmado (por el representante legal o persona debidamente autorizada mediante documento idóneo anexo a la oferta presentada) y adjunto a la Oferta, de lo contrario la Oferta será rechazada (si el documento no viene debidamente firmado o no se anexa la oferta será rechazada). 2 Sección 5: Documentos que avalan la elegibilidad y las calificaciones del Licitante a) Formulario de informaciones del Licitante, Perfil de la empresa Relación de miembros de la Junta Directiva Relación de accionistas Certificado de existencia y representación legal Último informe financiero auditado 2016 Toda la información relativa a cualquier litigio, Documento de la Capacidad e infraestructura de la empresa 3 Formulario de informaciones sobre socios de un Joint Venture (si aplica) Si se trata de un Joint Venture/Consorcio, copia del memorando de entendimiento o carta de intenciones para la creación de un la JV/consorcio, o registro de JV/consorcio, si lo hay 4 Sección 6: Formulario de Oferta Técnica a. SECCION 1 SECCIÓN 1: EXPERIENCIA DE LA EMPRESA U ORGANIZACION Breve descripción del Licitante como |
HdD, nº | Ref. a instruccion es | Datos | Instrucciones/Requisitos específicos |
entidad Trayectoria y experiencias Consta de un formato para hacer una reseña de su experiencia en trabajos recientes de carácter similar al que se pretende contratar con esta IaL (la ausencia de la información necesaria para la evaluación no es subsanable) b. SECCIÓN 2 ‐ ÁMBITO Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS La información necesaria para la evaluación técnica de las ofertas no es subsanable Ámbito: Deben proporcionar una descripción detallada, indicando claramente la forma en que cumplen con las especificaciones técnicas establecidas en esta IaL (véase cuatro); y describan de qué modo efectuará los trabajos la organización/empresa, teniendo en cuenta la adecuación a las condiciones locales y el medio ambiente del proyecto. Mecanismos de garantía de calidad técnica Informes y monitoreo Subcontratación Riesgos y medidas de mitigación (Si aplica) Plazos para la Implementación (Si aplica) Asociaciones (Si aplica) Estrategia de lucha contra la corrupción (opcional) Declaración de divulgación total c. SECCIÓN 3 ‐ PERSONAL Estructura de gestión Cuadro dedicación del personal Personal Ofrecido Certificaciones de experiencia especifica 5 Sección 7: Formulario de Oferta Financiera debe estar debidamente diligenciada y firmado. Este documento no es subsanable en ningún caso. Este formato debe estar debidamente firmado por el representante legal o persona debidamente autorizada mediante documento idóneo. (Si el documento no viene debidamente firmado o no se anexa la |
HdD, nº | Ref. a instruccion es | Datos | Instrucciones/Requisitos específicos | |||
oferta o es modificado, la oferta será rechazada). Nota: Se entiende que todos los factores que puedan afectar el costo o plazo para la ejecución de los servicios, fueron tenidos en cuenta por el oferente al formular su oferta, y que su influencia no podrá ser alegada por el oferente como causal que justifique incrementos de precios, desfase del cronograma de actividades o incumplimiento del contrato. | ||||||
29 | C.15.2 | Última fecha prevista para el inicio del Contrato | Octubre de 2017 | |||
30 | C.15.2 | Duración máxima prevista del Contrato | Se suscribirá un Acuerdo a Largo Plazo con vigencia de tres (3) años. | |||
31 | El PNUD adjudicará el Contrato a: | Un solo Licitante | ||||
32 | F.34 | Criterios para la adjudicación del Contrato y la evaluación de Ofertas | Criterios de adjudicación Cumplimiento de los siguientes requisitos de calificación: Criterios de evaluación de la Oferta El oferente deberá cumplir con los requisitos solicitados relacionados a continuación (de no cumplirlos la oferta será rechazada): 1. EXPERIENCIA ESPECIFICA DEL OFERENTE El incumplimiento de la experiencia solicitada, será causal de rechazo de la Oferta | |||
EXPERIENCIA ESPECIFICA EN: | NUMERO Y VALOR DE LOS SERVICIOS SUMINISTRADOS | |||||
Almacenamiento y Custodia de archivo | Presentación de tres certificaciones de contrato prestados satisfactoriamente cuyo objeto sea específicamente “almacenamiento y custodia de archivo” y que la duración de cada contrato sea de mínimo 1 año. Dichos contratos deberán haber sido ejecutados | |||||
HdD, nº | Ref. a instruccion es | Datos | Instrucciones/Requisitos específicos | |||
durante los últimos 5 años. | ||||||
Nota: Se verificara el cumplimiento de este aspecto con base en la información y certificaciones relacionadas en la oferta 2. CONFORMIDAD PLENA DE LA OFERTA CON LOS REQUISITOS TÉCNICOS del Formato Sección 6 Formulario de Oferta Técnica, el licitante deberá cumplir con la totalidad de las especificaciones técnicas y condiciones solicitadas. El incumplimiento de cualquiera de las condiciones exigidas, será causal de rechazo de la Oferta 3. CUMPLIMIENTO DE LAS NORMATIVAS DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN (AGN): Se evaluara mediante visita técnica a las instalaciones de los oferentes para constatar que se cumplan las normativas que el Archivo General de la Nación (AGN) emite en sus Acuerdos 049,050 de 2.000 y 008 de 2014 (ver anexo Condiciones especiales proceso de almacenamiento de archivo). El incumplimiento de cualquiera de las condiciones, será causal de rechazo de la Oferta. ETAPA 2. EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS ECONÓMICAS Sólo se llevara a cabo la revisión, comparación y evaluación las Ofertas económicas de los Licitantes que hayan cumplido con la totalidad de los requisitos solicitados. Se examinarán las ofertas económicas para determinar si: i) están completas de lo contrario la oferta será rechazada, ii) si presenta errores aritméticos, si los presenta, los corregirá únicamente con base en la lista estimada de cantidades, precios unitarios y valor total; sobre la siguiente base: Si existe discrepancia entre el precio unitario y el precio total, obtenido de multiplicar el precio unitario por la cantidad, el precio unitario prevalecerá y el precio total será corregido. Si existe discrepancia entre la cantidad expresada en palabras y la cantidad en cifras, prevalecerá el | ||||||
HdD, nº | Ref. a instruccion es | Datos | Instrucciones/Requisitos específicos |
monto expresado en palabras, salvo que la cantidad expresada en palabras tenga relación con un error aritmético, en cuyo caso prevalecerá el monto en cifras. El Comité Evaluador ajustará el monto indicado en las ofertas siguiendo el procedimiento antes indicado para la corrección de errores. Si el oferente que presentó la oferta evaluada como la más baja no acepta la corrección de errores, su oferta será rechazada, si este fuere el caso, el PNUD podrá seleccionar la oferta con el segundo precio evaluado como el más bajo. | |||
33 | E.29. | Medidas posteriores a la evaluación | El PNUD se reserva el derecho a determinar a su entera satisfacción la validez de la información proporcionada por el Proponente, para lo cual podrá hacer: Investigación y verificación de referencias con las entidades gubernamentales con jurisdicción sobre el Oferente, o cualquier otra entidad que pueda haber hecho negocios con el mismo; Investigación y verificación de referencias con otros clientes anteriores sobre la calidad del cumplimiento de los contratos en curso o anteriores terminados; |
34 | Condiciones para determinar la efectividad del contrato | Firma del LTA por las partes | |
35 | Otras informaciones relativas a la IaL | Este documento más los anexos indicados en los Requisitos y Especificaciones están disponible en el link xxxx://xxx.xx.xxxx.xxx/xxxxxxx/xxxxxxxx/xx/xx me/operations/procurement/ y hacer click en el número de Licitación A2017‐0001074 |
Sección 3a: Requisitos y Especificaciones
A. Título del proyecto
TÍTULO DEL PROYECTO | PNUD |
TÍTULO DEL SERVICIO | Acuerdo de Largo Plazo para la provisión de servicios de almacenamiento y custodia del archivo inactivo del PNUD y sus proyectos |
TIPO DE CONTRATO | LTA |
B. Descripción
1. Antecedentes.
La Oficina del PNUD en el marco de su operación, requiere servicios almacenamiento y custodia del archivo inactivo del PNUD y sus proyectos, garantizando preservar los mismos en cumplimiento de las normas que sobre esos existen en el PNUD
2. Objetivo General:
Contratar una empresa que preste servicios especializados de almacenamiento y custodia del archivo inactivo del PNUD y sus proyectos a través de un Acuerdo de Largo Plazo ‐ LTA.
C. Alcance de los servicios
3. CONDICIONES DEL SERVICIO:
a) Prestar los servicios de almacenamiento y custodia, cumpliendo con las por las disposiciones del Archivo General de la Nación en Ley General de Archivos, así como en sus acuerdos.
b) Prestar los servicios de consulta de unidades documentales en los horarios, tiempos y con la calidad requerida
c) Prestar los servicios de inventario de las unidades documentales que se requieran, en los horarios, tiempos y con la calidad requerida
d) Prestar los servicios de actualización de expedientes físicos con la oportunidad y calidad requerida
e) Prestar un servicio de buena calidad.
f) Suministrar cajas X‐300 – detallando las especificaciones de la caja que maneja, las cuales deben cumplir con la normatividad establecida.
PERSONAL‐ En caso de requerirse por parte del PNUD, el contratista deberá suministrar:
Cargo | Formación académica y experiencia especifica. |
APOYO IN HOUSE | Título xx Xxxxxxxxx Experiencia de mínimo un año como Auxiliar de archivo |
En caso de solicitarse dicho apoyo el contratista deberá presentar la hoja de vida cumpliendo los requisitos solicitados para aprobación de PNUD
D. Aspectos Logísticos y administrativos del servicio.
El contratista debe presentar informes mensuales de los servicios prestados y reportes estadísticos.
El contratista debe suministrar cajas X‐300 las cuales deben cumplir con la normatividad establecida.
El contratista deberá mantener disponibles para el PNUD los recursos informáticos como bases de datos, software para manejo de inventarios, consulta y préstamo de documentos que haya ofrecido en la propuesta
E. Duración de los servicios
El Acuerdo a Largo Plazo (LTA, por sus siglas en inglés) permanecerá vigente Tres (3) años.
4. Supervisión
La supervisión del LTA estará a cargo de la Asistente de Registro del PNUD.
F. Localización de los servicios
Sede del proveedor y PNUD Bogotá
X. Xxxxxx de los precios de la propuesta y calendario de pagos
a) El proveedor identificará los precios con descuentos de los servicios solicitados que en caso de adjudicación deberán ser mantenidos o mejorados durante el plazo del LTA. Los precios unitarios deben mantenerse por tres años
b) Cualquier otro servicio adicional que la firma haya ofrecido en la oferta técnica, deberá ser incluido en la oferta financiera indicando: el precio o si no tiene costo. En caso de tener costo podría ser contratado siempre y cuando se demuestre la mejor relación calidad precio, a través de la comparación de las ofertas económicas y sin modificar el techo del LTA.
c) El pago por servicio será: El valor realmente ejecutado del contrato
Sección 3b: Servicios conexos
Además de la Lista de Requisitos del cuadro que antecede, se ruega a los Licitantes tomen nota de los siguientes requisitos, condiciones y servicios conexos relacionados con el total cumplimiento de los requisitos
Lugar de prestación de los servicios | Sede del proveedor y PNUD Bogotá |
Duración del contrato | Tres (3) años. |
Forma de Pago | El presente LTA no genera pago, pero si se generan para los contratos/compras/servicios posteriores, de la siguiente manera: Los pagos por los servicios serán efectuados mensualmente, dentro de los 30 días de recepción de la factura, se cancelará por centro de costos. El contratista deberá presentar las facturas al Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo – PNUD con la descripción de los servicios prestados, adjuntando los soportes y cuadro resumen mencionando fecha, valor y recibo a satisfacción de los servicios prestados. Nota: El PNUD por generalidad no otorga anticipos |
Condiciones para la liberación del pago | Mediante aceptación por escrito de los servicios recibidos basada en el pleno cumplimiento de los requisitos de la IaL |
Sección 4: Formulario de Presentación de la Oferta4
(Este documento deberá presentarse en papel de cartas con el encabezamiento del Licitante. Salvo en los campos que se indican, no se podrán introducir cambios en este modelo.)
[Indíquese: ciudad, fecha]
A: [Indíquese: nombre y dirección del/de la coordinador/a del PNUD]
Estimado señor/Estimada señora:
Los abajo firmantes tenemos el placer de dirigirnos a ustedes para ofrecer al PNUD los bienes y servicios conexos [indíquese el nombre de los bienes o servicios tal como figura en la IaL] conforme a los requisitos que se establecen en la Invitación a Licitación de fecha [indique la fecha] De igual manera, remitimos nuestra oferta, que incluye la Oferta Técnica, económica.
Por la presente declaramos que:
a) toda la información y las afirmaciones realizadas en esta Oferta son verdaderas, y aceptamos que cualquier malinterpretación contenida en ella pueda conducir a nuestra descalificación;
b) no estamos incluidos actualmente en la lista de proveedores suspendidos o retirados de la ONU u otro tipo de agencia de la ONU, ni estamos asociados con ninguna empresa o individuo que aparezca en la Lista 1267/1989 del Consejo de Seguridad de la ONU;
c) no estamos en situación de bancarrota pendiente, o litigios pendientes o ninguna otra acción legal que pudiera poner en peligro nuestra operación como empresa en funcionamiento, y
d) no utilizamos ni tenemos previsto emplear a ninguna persona que esté o haya estado empleada recientemente por la ONU o el PNUD.
Confirmamos que hemos leído y entendido, y por consiguiente aceptamos plenamente la Lista de Requisitos y Especificaciones Técnicas que describe los deberes y responsabilidades que se requieren de nosotros en esta IaL, así como los Términos y Condiciones Generales de Contratación del PNUD.
Asimismo, manifestamos nuestro compromiso de respetar la presente Oferta durante 120 días contados a partir de la fecha de presentación de la oferta.
En caso de aceptación de nuestra Oferta, nos comprometemos a iniciar los suministros de bienes y la
4 No se hará ninguna modificación ni supresión a este formulario. Cualquier modificación o supresión puede llevar al rechazo de la Oferta.
provisión de servicios a más tardar en la fecha indicada en la Hoja de Datos.
Estamos plenamente conscientes y reconocemos que el PNUD no tiene la obligación de aceptar esta Oferta, que nos corresponde a nosotros asumir todos los costos relacionados con su preparación y presentación, y que en ningún caso será el PNUD responsable o estará vinculado a dichos costos, con independencia del desarrollo y resultado de la evaluación.
Atentamente les saluda,
Firma autorizada [Firma completa e iniciales]:
Nombre y cargo del firmante: indicar
Nombre de la empresa: indicar
Información de contacto: indicar los nombres, teléfonos y correos electrónicos de contacto
[Sírvanse sellar esta carta con el sello de su empresa, si lo tuvieren]
Sección 5: Documentos que avalan la elegibilidad y las calificaciones del Licitante
Formulario de informaciones del Licitante5
Fecha: [indíquese la fecha (día, mes y año) de presentación de la Oferta]
IaL n°: [indíquese el número]
Página
de páginas
1. Nombre legal del Licitante [indíquese el nombre legal del Licitante] | ||
2. Si se trata de un Joint Venture , nombre legal de cada una de las partes: [indíquese el nombre legal de cada una de las partes deJoint Venture)] | ||
3. País o países actuales o previstos para el registro/operación: [indíquese el país de registro actual o previsto] | ||
4. Año de registro en dicho lugar: [indíquese el año de registro del Licitante] | ||
5. Países donde opera [indíquese] | 6. N° de empleados en cada país [indíquese] | 7. Años de operación en cada país [indíquese] |
8. Dirección o direcciones legal(es) de registro/operación: [indíquese la dirección legal del Licitante en el país de registro] | ||
9. Monto y descripción de los tres (3) contratos mayores realizados durante los últimos cinco (5) años [indíquese] | ||
10. Última calificación crediticia (con puntuación y fuente, si las hay) [indíquese] | ||
11. Breve descripción de la historia judicial (litigios, arbitrajes, reclamaciones, etc.), con indicación de la situación actual y los resultados, en los casos ya resueltos. [indíquese] | ||
12. Información sobre el representante autorizado del Licitante Nombre: [indíquese el nombre del representante autorizado del Licitante] Dirección: [indíquese la dirección del representante autorizado del Licitante] Teléfono/Fax: [indíquese los números de teléfono y fax del representante autorizado del Licitante] Dirección de correo electrónico: [indíquese la dirección electrónica del representante autorizado del Licitante] | ||
13. ¿Está usted incluido en la Lista Consolidada 1267/1989 de las Naciones Unidas? (Sí / No) [indíquese] ( Sí o No) | ||
5 El Licitante completará este formulario siguiendo las instrucciones. Además de proporcionar información adicional, no se permitirá realizar ninguna modificación del formulario ni se aceptarán sustituciones.
14. Se adjuntan copias de los documentos originales siguientes: [márquense el cuadro o los cuadros de los documentos originales que se adjuntan]
Todos los requisitos documentales que se establecen en la Hoja de Datos
Si se trata de un Joint Venture/Consorcio, copia del memorando de entendimiento o carta de intenciones para la creación de un la JV/consorcio, o registro de JV/consorcio, si lo hay
Si se trata de una corporación pública o una entidad controlada o propiedad del Estado, documentos que establecen la autonomía financiera y legal y el cumplimiento del derecho mercantil.
Formulario de informaciones sobre socios de un Joint Venture (si se encuentra registrado)6
Fecha: [indíquese la fecha (día, mes y año) de presentación de la Oferta]
IaL n°: [indíquese el número]
Página
de páginas
1. Nombre legal del Licitante [indíquese el nombre legal del Licitante] | ||
2. Nombre legal del asociado al JV: [indíquese el nombre legal de asociado] | ||
3. País de registro de laJV: [indíquese el país de registro de la empresa mixta] | ||
4. Año de registro: [indíquese el año de registro del asociado] | ||
5. Países donde opera [indíquese] | 6. N° de empleados en cada país [indíquese] | 7. Años de operación en cada país [indíquese] |
8. Dirección o direcciones legal(es) de registro/operación: [indíquese la dirección legal del asociado en el país de registro] | ||
9. Monto y descripción de los tres (3) contratos mayores realizados durante los últimos cinco (5) años [indíquese] | ||
10. Última calificación crediticia (con puntuación y fuente, si las hay) [indíquese] | ||
11. Breve descripción de la historia judicial (litigios, arbitrajes, reclamaciones, etc.), con indicación de la situación actual y los resultados en los casos ya resueltos. [indíquese] | ||
12. Información sobre el representante autorizado del asociado al JV Nombre: [indíquese el nombre del representante autorizado del asociado a Joint venture] Dirección: [indíquese la dirección del representante autorizado del asociado a Joint Venture] Teléfono/Fax: [indíquese el teléfono/fax del representante autorizado del asociado a la Joint Venture] Dirección de correo electrónico: [indíquese la dirección electrónica del representante autorizado del asociado a Joint Venture] | ||
14. Se adjuntan copias de los documentos originales siguientes: [márquense el cuadro o los cuadros de los documentos originales que se adjuntan] Todos los requisitos documentales que se establecen en la Hoja de Datos Artículos de la incorporación o Registro de la empresa citada en el punto 2 supra. Cuando se trate de una entidad de propiedad pública, los documentos que establecen su autonomía financiera y legal y sujeción al Derecho Comercial. | ||
6 El Licitante completará este formulario siguiendo las instrucciones. Además de proporcionar información adicional, no se permitirá realizar ninguna modificación del formulario ni se aceptarán sustituciones.
Sección 6: Formulario de Oferta Técnica7
INDÍQUESE EL TÍTULO DE LA INVITACIÓN A LICITAR
Nombre de la empresa u organización licitantes: | indicar |
País de registro: | indicar |
Nombre de la persona de contacto para esta Oferta: | indicar |
Dirección: | indicar |
Teléfonos / Fax: | indicar |
Correos electrónicos: | indicar |
SECCIÓN 1: EXPERIENCIA DE LA EMPRESA U ORGANIZACION
En esta Sección se debe explicar, en su totalidad, los recursos del Licitante en términos de personal e instalaciones necesarias para la realización de este encargo.
1.1. Breve descripción del Licitante como entidad: Proporcionen una breve descripción de la empresa u
organización que presenta la Oferta, sus mandatos legales y actividades de negocios autorizadas, el
año y el país de constitución, los tipos de actividades llevadas a cabo, el presupuesto anual
aproximado, etc. Incluyan referencias a su buena reputación o cualquier antecedente de litigios / arbitrajes en que haya estado implicada la empresa u organización y que pudiera afectar negativamente o tener repercusión en la ejecución de los servicios, con indicación de la situación o el resultado de este litigio / arbitraje.
1.2. Capacidad financiera Proporcionen el último informe financiero auditado (declaración de ingresos y balance), describa la capacidad financiera (liquidez, líneas de créditos standby, etc) del licitante para contratar. Incluyan cualquier indicación de la calificación de crédito, calificación de la industria, etc.
1.3. Trayectoria y experiencias: Proporcionen la siguiente información relativa a la experiencia específica de la empresa u organización de acuerdo a lo solicitado en la Hoja de datos.
Nombre del proyecto | Cliente | Valor del contrato | Periodo de actividad | Tipos de actividades realizadas | Situación o fecha de terminación | Referencias de contacto (nombre, teléfono, correo electrónico) |
indicar | indicar | indicar | indicar | indicar | indicar | indicar |
indicar | indicar | indicar | indicar | indicar | indicar | indicar |
Nota: recuerde que se requiere anexar las certificaciones de la experiencia especifica relacionada
7 Las Ofertas Técnicas que no sean presentadas en este formato podrán ser rechazadas.
SECCION 2 - ÁMBITO DEL SUMINISTRO, ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y SERVICIOS CONEXOS | ||||
En esta Sección se debe demostrar la aceptabilidad del Licitante ante las especificaciones identificando los componentes específicos propuestos, abordando los requisitos, según se especifique, punto por punto; proporcionando una descripción detalla de las características de ejecución esenciales ofertas; y demostrando de qué modo esta Oferta prevé cumplir con las especificaciones o superarlas. 2.1 Ámbito del suministro: Rogamos proporcionen una descripción detallada de los bienes a suministrar, indicando claramente la forma en que cumplen con las especificaciones técnicas establecidas en esta IaL (véase cuatro); y describan de qué modo suministrará la organización/empresa los bienes y servicios conexos, teniendo en cuenta la adecuación a las condiciones locales y el medio ambiente del proyecto. | ||||
CONDICIONES DEL SERVICIO | ESPECIFICACIONES OFRECIDAS POR EL OFERENTE | |||
1 | ALMACENAMIENTO Y CUSTODIA Actualmente el PNUD tiene 6.165 cajas en su gran mayoría referencia X300, que se encuentran guardadas en las instalaciones del actual proveedor del servicio. (zona industrial Montevideo) Se solicita realizar el traslado de las cajas, por lo tanto se debe establecer: El proponente deberá cumplir con lo indicado en el ANEXO CONDICIONES ESPECIALES PROCESO DE ALMACENAMIENTO DE ARCHIVO | [proporcionar una descripción detalla de los servicios ofrecidos y garantizados] | ||
2 | SERVICIOS DE CONSULTA Discriminar por: Consulta normal de : o caja de documentos. o unidad de almacenamiento así: carpeta, libro, AZ Especificar tiempo de respuesta. Consulta express, urgente, extraordinaria de o caja de documentos. o unidad de almacenamiento así: carpeta, libro AZ. Especificar tiempo de respuesta. Consulta de caja o unidad documental en bodega. Rearchivo de unidades consultadas OTROS SERVICIOS Envío documentos vía e‐mail. | [proporcionar una descripción detalla de los servicios ofrecidos y garantizados]‐ proporcionar una descripción detalla de los servicios ofrecidos y garantizados]‐ proporcionar una descripción detalla de los servicios ofrecidos y garantizados]‐ proporcionar una descripción detalla de los servicios ofrecidos y garantizados]‐ [Proporcionar una descripción detalla de los servicios ofrecidas y garantizados] | ||
3 | LOGÍSTICA Y TALENTO HUMANO El oferente deberá: Suministrar cajas X‐300 Bodegas de almacenamiento y custodia y oficinas administrativas Recursos informáticos como bases de datos, software Recurso humano con el que cuentan y Estructura Administrativa (Organigrama) | Detallar las especificaciones de la caja que maneja, las cuales deben cumplir con la normatividad establecida. Detallar la ubicación Detallar los recursos informáticos que ofrecen y se utilizaran para manejo de inventarios, consulta y préstamo de documentos Detallar el recurso humano con el que cuentan y la estructura Administrativa se ofrece para la prestación de los servicios | ||
4 | APOYO IN HOUSE (según las necesidades de PNUD) Auxiliar de archivo que preste apoyo en tareas de archivo en las instalaciones del PNUD. | [proporcionar una descripción detalla de los servicios ofrecidos y garantizados, indicar la disponibilidad cumpliendo los requisitos en caso de necesitarse ]‐ | ||
5 | ELABORACIÓN INVENTARIO (según las necesidades de PNUD) Inventario de documentos según corresponda así: Por caja de libros. Por caja de carpetas. Por caja de AZ. Por unidades documentales (libros, carpetas, AZ) Inventario punteo | Detallar una descripción detalla de los servicios ofrecidos y garantizados. | ||
6 | ACTUALIZACIÓN DE EXPEDIENTES FÍSICOS, según necesidades del PNUD. Periódicamente y según se requiera, el PNUD enviará documentos para ser archivados en expedientes que están bajo custodia del proveedor. El PNUD dará las indicaciones del caso para que el proveedor haga el archivo de los expedientes físicos y por consiguiente la actualización de la base de datos del inventario del fondo documental del PNUD | Detallar el procedimiento a ser implementado y una descripción detalla de los servicios ofrecidos y garantizados | ||
7 | PROCEDIMIENTOS Procedimiento para la recepción, inventario, manejo y traslado de las cajas a la sede donde se custodiara el acervo documental‐ cumpliendo con las condiciones técnicas para el manejo de esta documentación. procedimiento para transferencia de archivos (nuevas cajas) | Detallar el procedimiento a ser implementado. Detallar el procedimiento a ser implementado. |
procedimiento para el descarte y eliminación de documentos. procedimiento para la consulta de documentos según las modalidades especificadas anteriormente. procedimiento para de rearchivo de unidades consultadas Procedimiento para la actualización de expedientes físicos (según necesidades del PNUD) – de acuerdo a lo indicado en el numeral 8 de esta tabla | Detallar el procedimiento a ser | |||
implementado | ||||
Detallar el procedimiento a ser | ||||
implementado.‐ Especificar horarios de | ||||
atención al cliente. | ||||
Detallar el procedimiento a ser | ||||
implementado | ||||
Detallar el procedimiento a ser | ||||
implementado | ||||
8 | Cumplimiento de las normativas que el Archivo | |||
General de la Nación (AGN) emite en sus Acuerdos 049,050 de 2.000 y 008 de 2014 (ver anexo | Detallar | |||
condiciones para almacenamiento y custodia) | ||||
Se podría añadir a esta sección un documento de apoyo con detalles completos 2.2 Mecanismos de garantía de calidad técnica: La Oferta también incluirá detalles de los mecanismos internos del Licitante en materia de revisión técnica y garantía de calidad, todos los certificados de calidad correspondientes, licencias de exportación (si aplica) y otros documentos que atestigüen la superioridad de la calidad de los servicios y tecnologías que serán suministrados. 2.3 Informes y monitoreo: Sírvanse proporcionar una breve descripción de los mecanismos propuestos en este proyecto destinados a informar al PNUD y sus socios, incluyendo un calendario de informes sobre el desarrollo del LTA. 2.4 Subcontratación: Expliquen si prevén subcontratar algún trabajo, a quién, qué porcentaje de la obra, la razón de ser de la subcontratación y las funciones de los subcontratistas propuestos. Se debe prestar especial atención a proporcionar una descripción clara de la función de cada entidad y cómo cada uno va a funcionar como un equipo. 2.5 Riesgos y medidas de mitigación: Sírvanse describir los riesgos potenciales para la implementación de este proyecto que puedan afectar el logro de los resultados esperados y su terminación oportuna, así como su calidad. Describir las medidas que se pondrán en marcha para mitigar estos riesgos. 2.6 Plazos para la Implementación: No aplica 2.7. Asociaciones (opcional): No aplica 2.8. Estrategia de lucha contra la corrupción (opcional): Definan la estrategia de lucha contra la corrupción que se aplicará a este proyecto para prevenir el uso indebido de los fondos; describan asimismo los controles financieros que se instaurarán. 2.9 Declaración de divulgación total: Con ella se pretende conocer cualquier posible conflicto, de acuerdo con la definición de "Conflicto" que se hace en el numeral 5 de la Sección 2: Instrucciones a los Licitantes de este documento, si procede. | ||||
2.10 Otros: Otros comentarios o informaciones sobre la Oferta y su ejecución.
3.1 Estructura de gestión: Describan el enfoque de gestión global en relación con la planificación e implementación del contrato. Incluyan un organigrama de la gestión del contrato, si se les adjudica.
3.2 Cuadro dedicación del personal: No aplica
3.3 Personal adicional ofrecido: El licitante deberá determinar el número de personas requeridas para prestar el servicio y presentarlo en esta sección. Si el personal ofrecido fuese insuficiente por algún pico de solicitudes, el contratista deberá adicionar el personal necesario para responder las solicitudes
SECCION 3: PERSONAL
Sección 7: Formulario de Oferta Financiera8
El Licitante está obligado a presentar su Oferta Financiera según se indica en las Instrucciones a los Licitantes.
La Oferta Financiera deberá ofrecer precios unitarios incluyendo todos los costos y todos los servicios relacionados que se proporcionarán. SE ANEXA EN EXCEL PARA FACILIDAD EN EL DILIGENCIAMIENTO – por lo tanto el oferente deber anexar un CD con la lista de precios en
Excel
PRIMER AÑO | SEGUNDO AÑO | TERCER AÑO | Vr Total estimado 3 años | ||||||||||
DESCRIPCIÓN | Unidad | Cantidades estimadas | Vr Unitario | Vr. Primer año | Cantidades estimadas | Vr Unitario | Vr. Segundo año | Cantidades estimadas | Vr Unitario | Vr. Tercer año | |||
1 | ALMACENAMIENTO Y CUSTODIA | Caja (almacenamiento custodia y traslado). | 360 | $0 | 360 | $0 | 360 | $0 | $0 | ||||
Caja (almacenamiento y custodia). | 6.165 ** | $0 | 6.525 | $0 | 6.885 | $0 | $0 | ||||||
2 | SERVICIOS DE CONSULTA | Solicitud de consulta normal de caja de documentos. | 5 | $0 | 5 | $0 | 5 | $0 | $0 | ||||
Solicitud consulta por unidad de almacenamiento así: | 150 | $0 | 150 | $0 | 150 | $0 | $0 | ||||||
Carpeta Libro AZ | |||||||||||||
8 No podrá realizarse ninguna supresión o modificación en este formulario. Toda supresión o modificación puede conducir al rechazo de la Oferta.
** Estas cajas se encuentran en la sede del proveedor actual, el oferente deberá cotizar únicamente el precio del almacenamiento y custodia, en caso de ser el adjudicatario se acordará el precio del transporte
PRIMER AÑO | SEGUNDO AÑO | TERCER AÑO | Vr Total estimado 3 años | ||||||||||
DESCRIPCIÓN | Unidad | Cantidades estimadas | Vr Unitario | Vr. Primer año | Cantidades estimadas | Vr Unitario | Vr. Segundo año | Cantidades estimadas | Vr Unitario | Vr. Tercer año | |||
Solicitud consulta express, urgente, extraordinaria de caja de documentos. | 3 | $0 | 3 | $0 | 3 | $0 | $0 | ||||||
Solicitud consulta express, urgente, extraordinaria por unidad de almacenamiento así: | 5 | $0 | 5 | $0 | 5 | $0 | $0 | ||||||
Carpeta Libro AZ | |||||||||||||
Solicitud consulta de caja en bodega. | 3 | $0 | 3 | $0 | 3 | $0 | $0 | ||||||
Solicitud envío documentos vía e‐ mail. | 5 | $0 | 5 | $0 | 5 | $0 | $0 | ||||||
Rearchivo de unidades consultadas | 750 | $0 | 750 | $0 | 750 | $0 | $0 | ||||||
3 | LOGÍSTICA Y TALENTO HUMANO | Suministro xx xxxxx X‐300. | 400 | $0 | 400 | $0 | 400 | $0 | $0 | ||||
PRIMER AÑO | SEGUNDO AÑO | TERCER AÑO | Vr Total estimado 3 años | |||||||||
DESCRIPCIÓN | Unidad | Cantidades estimadas | Vr Unitario | Vr. Primer año | Cantidades estimadas | Vr Unitario | Vr. Segundo año | Cantidades estimadas | Vr Unitario | Vr. Tercer año | ||
4 | APOYO IN HOUSE (según las necesidades de PNUD) | Auxiliar de archivo que preste apoyo en tareas de archivo en las instalaciones del PNUD ‐ Unidad de medida mes | 12 | $0 | 12 | $0 | 12 | $0 | $0 | |||
5 | ELABORACIÓN INVENTARIO | Por caja de libros. | 120 | $0 | 120 | $0 | 120 | $0 | $0 | |||
Por caja de carpetas. | 20 | $0 | 20 | $0 | 20 | $0 | $0 | |||||
Por caja de AZ. | 10 | $0 | 10 | $0 | 10 | $0 | $0 | |||||
Por unidades documentales (libros, carpetas, AZ) | 100 | $0 | 100 | $0 | 100 | $0 | $0 | |||||
Inventario punteo del contenido de las 6125 cajas (única vez) | 70.000 | $0 | 0 | 0 | $0 | |||||||
Inventario punteo contenido nuevas cajas | 4.000 | $0 | 4.000 | $0 | 4.000 | $0 | $0 | |||||
6 | ACTUALIZACIÓN DE EXPEDIENTES FÍSICOS según necesidades del PNUD | Expedientes | 2.000 | $0 | 2.000 | $0 | 2.000 | $0 | $0 | |||
VALOR TOTAL TRES AÑOS | $0 | |||||||||||
TOTAL PROYECTADO LTA PARA LOS TRES AÑOS
DESCRIPCION | VALOR TOTAL COP$ |
VALOR TOTAL TRES AÑOS | $ ‐ |
RESERVA ADICIONAL 10% | $ ‐ |
TOTAL ESTIMADO LTA | $ - |
Las cantidades relacionadas por ítem son estimadas y podrán aumentar o disminuir de acuerdo a las necesidades del PNUD, sin embargo los precios unitarios se deberán mantener por tres años sin modificación alguna.
El PNUD no garantiza ningún tipo de volumen de servicios.
El PNUD tiene previsto llevar a cabo la destrucción de unidades documentales que reposen en el archivo inactivo que ya han cumplido su tiempo de conservación. Una vez verificada la destrucción de archivos se deberá realizar la disminución del precio por concepto de almacenamiento a que hubiere lugar en forma proporcional y a los precios pactados
Firma autorizada [firma completa e iniciales]: Nombre y cargo del firmante: Nombre de la empresa:
Información de contacto:
[sírvanse sellar esta carta con el sello de su empresa, si lo tuvieren]
Sección 11: Contrato LTA
ESTE ES EL MODELO DE CONTRATO DEL PNUD Y SE ADJUNTA COMO REFERENCIA PARA EL LICITANTE. EL CUMPLIMIENTO DE TODOS LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES TIENE CARÁCTER OBLIGATORIO.
CONTRATO A LARGO PLAZO PARA PRESTACIÓN DE SERVICIOS PARA EL PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO
El presente Contrato a Largo Plazo es suscrito entre el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo, un órgano subsidiario de las Naciones Unidas, con domicilio en su Sede Central ubicada en 0 XX Xxxxx, Xxxxx Xxxx, XX 00000 (en adelante se denominará el PNUD) y (en adelante se denominará el Contratista) con domicilio en
.
CONSIDERANDO que el PNUD suscribirá el presente Contrato a Largo Plazo para la prestación de Servicios que brindará el Contratista al PNUD, de conformidad con las Oficinas del PNUD a nivel mundial, puede llegar a acuerdos contractuales específicos con el Contratista, según lo indicado en el presente documento.
CONSIDERANDO que conforme a la Solicitud de oferta para la oferta del Contratista fue aceptada;
POR CONSIGUIENTE, el PNUD y el Contratista (denominados de aquí en adelante las “Partes”) por este medio acuerdan lo siguiente:
Artículo 1: ALCANCE DEL TRABAJO
1. El Contratista proveerá los tipos de servicios y productos, los cuales se encuentran enunciados en el Anexo 1 adjunto “Especificaciones de los Servicios” conforme a lo negociado por la Oficina de País del PNUD teniendo en cuenta la propuesta técnica y económica, y a lo reflejado en el modelo de contrato del Anexo 2.
2. Tales Servicios se prestarán a los precios con descuento mencionados en el Anexo 3. Los precios se mantendrán vigentes por un período de dos (2) años contados a partir de la fecha de entrada en vigor del presente contrato.
3. El PNUD no garantiza la adquisición de ninguna cantidad de Servicios durante el período de vigencia del Contrato, el cual será inicialmente de dos (2) años con posibilidad de prórrogas anuales hasta los tres años.
Artículo 2: CAMBIOS EN LAS CONDICIONES
4. En la eventualidad de que ocurra alguna mejora tecnológica y/o reducción de precios de los Servicios durante la vigencia del presente Contrato, el Contratista notificará al PNUD de manera inmediata. El PNUD considerará el impacto que causaría cualquiera de estos eventos y podrá solicitar una enmienda al Contrato.
Artículo 3: REPORTES DEL CONTRATISTA
5. El Contratista le reportará al PNUD de manera bimensual sobre los Servicios prestados al PNUD, incluyendo a sus Oficinas de País.
Artículo 4: TÉRMINOS Y CONDICIONES GENERALES Y ESPECIALES
6. Las Condiciones Generales estándar del PNUD para Servicios adjuntas en el Anexo 4, aplicarán al presente Contrato y a cualquier Contrato subsiguiente, de acuerdo con el párrafo 1 arriba indicado.
Artículo 5: ACEPTACIÓN
7. El presente Contrato reemplaza todos los acuerdos escritos u orales previos, si los hubiere entre las partes y constituye todo acuerdo entre las partes con respecto al suministro de los Servicios mencionados en el presente documento.
8. El presente Contrato entrará en vigencia a partir de la fecha de la última firma realizada por los representantes de las Partes y tendrá un período de vigencia de dos (2) años, el cual podrá prorrogarse por un año adicionales, por mutuo acuerdo de las partes.
EN FE DE LO CUAL, los representantes de las partes, debidamente autorizados, firman el presente acuerdo.
Por y en nombre del PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO PNUD
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Representante Residente
Fecha
Por y en nombre de
xxxxxxxxxxxxxxxxxx Representante Legal
Fecha
Anexo 1: ESPECIFICACIONES DE LOS SERVICIOS
Nota: En este anexo se indicaran los servicios a prestar por parte de la empresa seleccionada de acuerdo a lo establecido en el Documento de Invitación a Licitar y se diligenciara para la suscripción del LTA
ANEXO 2:
CONTRATOS PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE ALMACENAMIENTO Y CUSTODIA DE ARCHIVO INACTIVO DEL PNUD Y SUS PROYECTOS
El PNUD podrá contratar los servicios que califiquen bajo el LTA, para lo cual el PNUD emitirá autorizaciones específicas de acuerdos con los modelos contractuales disponibles.
1. Mediante compras menores (valores inferiores a USD$5.000 o USD$10.000 según aplique)
2. Contrato Institucional (para servicios de montos iguales o superiores a USD$5.000 y menores a USD$30.000)
3. Contratos de Servicios Profesionales (para Servicios de montos iguales o superiores a USD$30.000)
A. Anexo 3: Precios de Descuento y Procedimiento Operacional Estándar (SOP por sus
siglas en ingles).
Nota: los precios serán los proporcionados en la oferta económica por la empresa seleccionada.
El monto máximo autorizado para los tres (3) años para los servicios de almacenamiento y custodia del archivo inactivo del PNUD y sus proyectos es de:
VALOR DEL LTA
COP XX.XXX.XXX
Las condiciones económicas de la propuesta financiera aceptada y presentada por , se resumen a continuación:
PROCEDIMIENTO OPERACIONAL ESTANDAR (SOP por sus siglas en inglés)
1. ANTECEDENTES: Considerando que:
a) El contratista seleccionado ha suscrito un Acuerdo a Largo Plazo -LTA.
b) El LTA es un acuerdo general que se podrá utilizar por el PNUD y sus proyectos, cuando se requieran los servicios de la empresa, sobre la base específica de los requisitos y los precios con descuento previamente acordados.
c) El LTA tiene una duración de tres (3) años, donde se espera que la empresa seleccionada mantenga las condiciones por 3 años consecutivos.
d) El LTA no exige que el PNUD se comprometa financieramente al momento de suscribirlo.
e) Los compromisos financieros se establecerán caso a caso, cada vez que se soliciten servicios que califiquen bajo el LTA, para lo cual el PNUD emitirá autorizaciones específicas de acuerdos con los modelos contractuales disponibles.
f) El PNUD será responsable de realizar las compras y los pagos oportunamente, estableciendo los canales de comunicación y puntos focales necesarios.
g) El PNUD será responsable de supervisar directamente el nivel de servicios de la empresa estableciendo los canales de comunicación, los mecanismos y los puntos focales necesarios.
2. COMPOSICIÓN DEL LTA: EL contrato LTA está adicionalmente compuesto por 4 Anexos, a saber:
B. Anexo 1. Especificaciones de los servicios.
Este documento detalla el alcance de todos los requisitos y condiciones técnicas que aplican al LTA.
C. Anexo 2. Contrato para la prestación de servicios
Allí se identifican como se podrán contratar los servicios que califiquen bajo el LTA de acuerdo con los modelos contractuales disponibles por el PNUD
D. Anexo 3. Precios de Descuento y Procedimiento Operacional Estándar (SOP por sus siglas en ingles).
Este documento detalla las condiciones económicas que regirán el acuerdo, así como el límite económico del mismo (que incluye el valor de los servicios proyectados y un cupo adicional para servicios no identificados), e incluye un procedimiento operacional estándar donde se especifican las responsabilidades de las partes y los mecanismos dispuestos para realizar los pedidos. Así como los acuerdos de implementación de tipo logístico y administrativo que garantizarán un uso adecuado del LTA.
E. Anexo 4. Condiciones Generales del PNUD Aplicable a todos los contratos.
3. OTRAS CONSIDERACIONES: Los Proyectos del PNUD, incluso las Agencias del Sistema de Naciones Unidas, pueden solicitar utilizar el LTA y podrían hacerlo a opción del PNUD siempre y cuando los servicios adicionales sean con base en las especificaciones
de los servicios y los precios de descuento ofertados, y a través de alguna de las siguientes formas:
Bajo el LTA del PNUD, en este caso los pedidos serán realizados y pagados por el PNUD, en el caso de las Agencias del SNU, en nombre y por solicitud de la Agencia. Estos eventuales servicios se cargan en consideración con el límite económico establecido en el LTA.
A través de la modalidad de “piggyback”, donde a partir del proceso del PNUD, la Agencia del SNU se encarga de los arreglos de contratación directamente, sin que esto afecte el límite económico del LTA suscrito con el PNUD, ya que es considerado un contrato o acuerdo independiente.
SE ESTABLECEN:
4. RESPONSABILIDADES DE LAS PARTES: Se establecen:
a. Responsabilidades del PNUD
1. El PNUD asignará un supervisor para el uso del LTA, el cual estará encargado de verificar el uso correcto monitorear el mismo
2. El supervisor del LTA es responsable de conocer plenamente el LTA y su alcance.
3. El supervisor debe verificar que los servicios requeridos no se desvíen de lo pactado.
4. El supervisor llevará el control del uso del LTA y los recursos disponibles para alcanzar el techo.
5. El supervisor será responsable de evaluar el desempeño de la empresa anualmente con base en los servicios prestados al PNUD y sus Proyectos
6. El supervisor será responsable de adelantar todas las gestiones administrativas relacionadas con el acuerdo LTA.
7. El supervisor será responsable de gestionar y establecer el uso adecuado del LTA por parte de otras agencias, ya sea a través del PNUD o directamente por piggyback (en este caso el PNUD no será responsable de la contratación).
8. Para realizar los pedidos el supervisor del LTA y Agencias que así lo requieran a través del PNUD informarán por correo electrónico a [indicar el nombre del contratista], sobre la intención de hacer un pedido, estableciendo las condiciones del servicio y cualquier particularidad requerida. Una vez recibida la confirmación por parte de [indicar el nombre del contratista], el supervisor del LTA (en el caso del PNUD) gestionará la contratación después de haber verificado que la respuesta de [indicar el nombre del contratista] se basa en el acuerdo LTA.
9. El supervisor del LTA y las Agencia que utilicen los servicios del LTA, deben gestionar los pagos de manera debida y oportuna.
b. Responsabilidades del CONTRATISTA
1. Prestar de manera eficiente y con la calidad requerida los servicios solicitados, garantizando la mejor relación calidad precio de acuerdo a lo negociado en el LTA.
2. Los servicios se desarrollarán teniendo en cuenta las especificaciones de los Servicios del LTA.
3. El Coordinador del LTA por parte del contratista, debe mantener contacto permanente con el
Supervisor del contrato por parte del PNUD para monitorear el nivel de servicio y establecer mecanismos de mejoramiento.
4. Facturar los servicios de acuerdo a lo estipulado.
5. Presentar informes mensuales con la relación de servicios prestados, incluyendo informes de cartera, estadísticas, etc.
6. Responder la intención de hacer un pedido por parte del Supervisor del LTA en PNUD, con base en lo pactado en el LTA.
Contactos:
La persona designada en PNUD para la supervisión del LTA es [indicar el nombre del Supervisor]
E mail. [Indicar el correo electrónico] Teléfono: [indicar].
La persona designada por el CONTRATISTA para la coordinación del LTA es [indicar el nombre]
E mail. [Indicar el correo electrónico] Teléfono: [indicar].
5. PROCEDIMIENTO OPERATIVO
Mecanismo para ordenar los servicios - “Call off”
1. Identificación de las necesidades por parte del PNUD y sus proyectos y definición del servicio a requerir.
2. El PNUD deberá presentar la solicitud con todos los detalles requeridos del servicio, sin exceder lo autorizado en el LTA y copiando al supervisor del LTA. Los servicios solicitados especificarán el proyecto que respalda financieramente la solicitud.
3. El contratista deberá presentar la cotización del servicio, con base en las condiciones económicas del LTA.
4. Las cotizaciones serán evaluadas por cada proyecto solicitante y deberán contar con el visto bueno del supervisor del LTA.
5. Los servicios se ordenarán a través de las modalidades de contratación del PNUD, todos sujetos a los T&C del PNUD.
Anexo 4: Términos y Condiciones Generales del PNUD Aplicable a todos los contratos
1. CONDICIÓN JURÍDICA
Se considerará que el Contratista tiene la condición jurídica de un contratista independiente con respecto al Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD). Ni el personal del Contratista ni los
subcontratistas que emplee se considerarán bajo ningún concepto empleados o agentes del PNUD ni de las Naciones Unidas.
2. ORIGEN DE LAS INSTRUCCIONES
El Contratista no solicitará ni aceptará instrucciones de ninguna autoridad externa al PNUD en relación con la prestación de los servicios conforme a las disposiciones del presente Contrato. El Contratista evitará cualquier acción que pudiera afectar de manera adversa al PNUD o a las Naciones Unidas y llevará a cabo los servicios comprometidos bajo este contrato velando en todo momento por los intereses del PNUD.
3. RESPONSABILIDAD DEL CONTRATISTA HACIA SUS EMPLEADOS
El Contratista será responsable por la competencia profesional y técnica de su personal y seleccionará, para trabajar en virtud del presente Contrato, a individuos confiables que se desempeñen eficazmente en la ejecución del mismo, que respeten las costumbres locales y que ajusten su conducta a elevadas normas éticas y xxxxxxx.
4. CESIÓN
El Contratista no podrá ceder, transferir, dar en prenda o enajenar el presente Contrato, en todo o en parte, ni sus derechos, títulos u obligaciones en virtud del mismo, salvo que contara con el consentimiento escrito previo del PNUD.
5. SUBCONTRATACIÓN
En el caso en que el Contratista requiriera los servicios de subcontratistas, el Contratista deberá obtener la aprobación escrita previa y la autorización del PNUD para todos los subcontratistas. La aprobación de un subcontratista por parte del PNUD no relevará al Contratista de ninguna de sus obligaciones en virtud del presente Contrato. Los términos y condiciones de todos los subcontratos estarán sujetos y deberán ajustarse a las disposiciones del presente Contrato.
6. LOS FUNCIONARIOS NO DEBERÁN OBTENER BENEFICIOS
El Contratista garantiza que ningún funcionario del PNUD o de las Naciones Unidas ha recibido o recibirá ningún beneficio directo o indirecto como consecuencia del presente Contrato o de su adjudicación por parte del Contratista. El Contratista acuerda que la violación de la presente disposición constituye un incumplimiento de una cláusula esencial del presente Contrato.
7. INDEMNIZACIÓN
El Contratista indemnizará, defenderá y mantendrá indemne a su xxxxx al PNUD, a sus funcionarios, agentes y empleados contra todos los juicios, reclamos, demandas y responsabilidades de toda naturaleza o especie, incluidos los costos y gastos que se derivaren de actos u omisiones del Contratista o de sus empleados, funcionarios, agentes o subcontratistas en la ejecución del presente Contrato. Esta cláusula será aplicable también, entre otras cosas, a cualquier reclamo y responsabilidad que se vincule con indemnizaciones por accidentes de trabajo de los empleados del Contratista, así como responsabilidades por sus productos y por el uso de inventos o artículos patentados, material protegido por derechos de autor o por otros derechos intelectuales que pudieren presentar el Contratista, sus empleados, funcionarios, agentes, personal a cargo o subcontratistas. Las obligaciones establecidas en el presente Artículo no caducarán al terminar el presente Contrato.
8. SEGUROS CONTRA TERCEROS Y DE RESPONSABILIDAD CIVIL
8.1 El Contratista obtendrá y mantendrá los seguros de indemnización y responsabilidad contra todo riesgo con relación a elementos de su propiedad y a todo el equipo que utilizare para la prestación de servicios en virtud del presente Contrato.
8.2 El Contratista proporcionará y mantendrá los seguros correspondientes para cubrir indemnizaciones por accidentes de trabajo o su equivalente para su personal por cualquier reclamo a causa de accidentes o fallecimiento que pudieran tener lugar con relación al presente Contrato.
8.3 El Contratista también proporcionará y mantendrá seguros de responsabilidad civil por un monto adecuado a fin de cubrir reclamos de terceros por muerte o accidente, o pérdida o daños a la propiedad, que pudieren tener vinculación con la prestación de servicios bajo este contrato o por la utilización de cualquier vehículo, embarcación, aeronave u otro equipo alquilado o de propiedad del Contratista o de sus agentes, empleados o subcontratistas para la ejecución del trabajo o la prestación de los servicios vinculados con el presente Contrato.
8.4 A excepción de la indemnización del personal por accidentes de trabajo, las pólizas de seguro contempladas en este Artículo deberán:
(i) Designar al PNUD como asegurado adicional;
(ii) Incluir una cláusula en la que la Compañía de Seguros renuncia a subrogarse de los derechos del Contratista en contra o respecto del PNUD;
(iii) Incluir la indicación de que el PNUD será notificado por escrito con treinta (30) días de anticipación por parte de los aseguradores de cualquier cancelación o cambio en la cobertura.
8.5 El Contratista proporcionará, a solicitud del PNUD, prueba satisfactoria de los seguros exigidos bajo esta Cláusula.
9. EMBARGO PREVENTIVO/ DERECHO DE GARANTÍA REAL
El Contratista no provocará ni permitirá que un derecho de garantía real, embargo preventivo o gravamen constituido o trabado por alguna persona sea incluido o permanezca en el expediente de cualquier oficina pública o en un archivo del PNUD para cobrar cualquier deuda monetaria vencida o por vencerse y que se le deba en virtud del trabajo realizado o de los materiales suministrados conforme al presente Contrato o en razón de cualquier otra demanda o reclamo contra el Contratista.
10. PROPIEDAD DEL EQUIPAMIENTO
La propiedad de cualquier equipamiento y de suministros que pudiera proporcionar el PNUD quedará en manos del PNUD, debiéndose devolver al PNUD dicho equipamiento al finalizar el presente Contrato o cuando el mismo ya no sea necesario para el Contratista. El equipamiento deberá devolverse al PNUD en las mismas condiciones en que fuera recibido originalmente por el Contratista, a excepción del desgaste normal que el mismo pudiera haber sufrido por su utilización. El Contratista será responsable ante el PNUD por el equipamiento dañado o deteriorado más allá del desgaste normal causado por su utilización.
11. DERECHOS INTELECTUALES, PATENTES Y OTROS DERECHOS DE PROPIEDAD
11.1 A menos que se disponga expresamente por escrito de otro modo en el Contrato, el PNUD será el titular de todos los derechos intelectuales y demás derechos de propiedad, incluyendo patentes, derechos de propiedad intelectual y marcas comerciales con relación a los productos, procesos, inventos, ideas, conocimientos técnicos, o documentos y otros materiales que se vinculen directamente con o se produzcan o preparen o se armen como consecuencia de o en el transcurso de la vigencia del presente Contrato, no siendo esta enumeración taxativa. A su vez, el Contratista reconoce y acuerda que dichos productos, documentos y otros materiales constituyen trabajos llevados a cabo en virtud de la contratación del PNUD.
11.2 En caso de que dicha propiedad intelectual u otros derechos de propiedad consistan en cualquier propiedad intelectual o derecho de propiedad del Contratista: (i) que existían previamente al desempeño del Contratista de sus obligaciones en virtud del presente Contrato, o (ii) que el Contratista pudiera desarrollar o adquirir, o pudiera haber desarrollado o adquirido, independientemente del desempeño de sus obligaciones en virtud del presente, el PNUD no reclamará ni deberá reclamar interés de propiedad alguna sobre la misma, y el Contratista concederá al PNUD una licencia perpetua para utilizar dicha propiedad intelectual u otro derecho de propiedad únicamente para el propósito y para los requisitos del presente Contrato.
11.3 A solicitud del PNUD, el Contratista tomará todos los recaudos necesarios, ejecutará todos los documentos necesarios y asistirá en general para resguardar dichos derechos de propiedad y transferir los mismos al PNUD de acuerdo con los requerimientos de la legislación que fuera aplicable y del Contrato.
11.4 Sujeto a las disposiciones que anteceden, todo mapa, dibujo, fotografía, mosaico, plano, informe, cálculo, recomendación, documento y toda información compilada o recibida por el Contratista en virtud del presente Contrato será de propiedad del PNUD; y deberá encontrarse a disposición del PNUD para su uso o inspección en momentos y lugares razonables y deberá ser considerada como confidencial y entregada únicamente a funcionarios autorizados del PNUD al concluir los trabajos previstos en virtud del presente Contrato.
12. UTILIZACIÓN DEL NOMBRE, EMBLEMA O SELLO OFICIAL DEL PNUD O DE LAS NACIONES UNIDAS
El Contratista no publicitará o hará pública el hecho de que está prestando servicios para el PNUD, ni utilizará de modo alguno el nombre, emblema o sello oficial del PNUD o de las Naciones Unidas o abreviatura alguna del nombre del PNUD o de las Naciones Unidas con fines vinculados a su actividad comercial o con cualquier otro fin.
13. NATURALEZA CONFIDENCIAL DE LA DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN:
La información y los datos que son de propiedad de cualquiera de las Partes y que es entregada o revelada por una de las Partes (“Revelador”) a la otra Parte (“Receptor”) durante el cumplimiento del presente Contrato, y que es designada como confidencial (“Información”), deberá permanecer en confidencia de dicha Parte y ser manejada de la siguiente manera:
13.1 El receptor de dicha información deberá:
13.1.1 llevar a cabo la misma discreción y el mismo cuidado para evitar la revelación, publicación o divulgación de la Información del Revelador, como lo haría con información similar de su propiedad que no desea revelar, publicar o divulgar; y,
13.1.2 utilizar la Información del Revelador únicamente para el propósito para el cual le fue revelada la información.
13.2 En caso de que el Receptor tenga un acuerdo por escrito con las siguientes personas o entidades que requieren que mantenga su información como confidencial de acuerdo al presente Contrato y al Artículo 13, el Receptor podrá revelar la información a:
13.2.2 Los empleados, funcionarios, representantes y agentes del Receptor que tienen necesidad de conocer dicha Información para cumplir con las obligaciones del Contrato, y los empleados, funcionarios, representantes y agentes de cualquier entidad jurídica que el Receptor controla o que se encuentra bajo control compartido, que tienen la necesidad de conocer dicha Información para cumplir con las obligaciones del Contrato, tomando en cuenta que para dichos propósitos se entiende por entidad jurídica controlada como:
13.2.2.1 una entidad corporativa en la cual la Parte es propietaria o controla, ya sea en forma directa
o indirecta, más del cincuenta por ciento (50%) de las acciones con derecho a voto; o,
13.2.2.2 cualquier entidad sobre la cual la Parte posee un control de gestión efectivo; o
13.2.2.3 para el PNUD, un Fondo afiliado como UNCDF, UNIFEM y UNV (por sus siglas en inglés).
13.3 El Contratista podrá revelar Información al grado requerido por ley, siempre que se encuentre sujeto y sin excepción alguna a los Privilegios e Inmunidades de las Naciones Unidas. El Contratista notificará al PNUD con suficiente antelación, cualquier solicitud para revelar Información de manera de permitirle al PNUD un tiempo razonable para tomar medidas de protección o cualquier otra acción adecuada previa a dicha revelación.
13.4 El PNUD podrá revelar la Información al grado requerido de conformidad a la Carta de las Naciones Unidas, a las resoluciones o reglamentos de la Asamblea General, o a las normas promulgadas por el Secretario General.
13.5 El Receptor no se encuentra impedido de revelar la Información: obtenida por un tercero sin restricciones; revelada por un Revelador a un tercero sin obligación de confidencialidad; que el Receptor conoce de antemano; o que ha sido desarrollada por el Receptor de manera completamente independiente a cualquier Información que le haya sido revelada.
13.6 Las obligaciones y restricciones de confidencialidad mencionadas se encontrarán vigentes durante la duración del Contrato, incluyendo cualquier extensión del mismo; y, a menos que se disponga de otro modo en el Contrato, permanecerán vigentes una vez rescindido el Contrato.
14. FUERZA MAYOR; OTRAS MODIFICACIONES EN LAS CONDICIONES
14.1 En el caso de cualquier evento de fuerza mayor y tan pronto como sea posible a partir de que el mismo haya tenido lugar, el Contratista comunicará este hecho por escrito con todos los detalles correspondientes al PNUD así como de cualquier cambio que tuviera lugar si el Contratista no pudiera, por este motivo, en todo o en parte, llevar a cabo sus obligaciones ni cumplir con sus responsabilidades bajo el presente Contrato. El Contratista también notificará al PNUD sobre cualquier otra modificación en las condiciones o en la aparición de cualquier acontecimiento que interfiriera o amenazara interferir con la ejecución del presente Contrato. Al recibir la notificación requerida bajo esta Cláusula, el PNUD tomará las acciones que, a su criterio, considere convenientes o necesarias bajo las circunstancias dadas, incluyendo la aprobación de una extensión de tiempo razonable a favor del Contratista para que el mismo pueda desarrollar sus obligaciones bajo el presente Contrato.
14.2 En caso de que el Contratista no pudiera cumplir con las obligaciones contraídas bajo el presente Contrato, ya sea parcialmente o en su totalidad, en razón del evento de fuerza mayor ocurrido, el PNUD tendrá el derecho de suspender o rescindir el presente Contrato en los mismos términos y condiciones previstos en el Artículo 15 “Rescisión”, salvo que el período de preaviso será de siete (7) días en lugar de treinta (30) días.
14.3 Fuerza mayor, tal como se la entiende en esta Cláusula, significa actos fortuitos, xx xxxxxx (declarada
o no) invasión, revolución, insurrección u otros actos de naturaleza o fuerza similar.
14.4 El Contratista reconoce y acuerda que, con respecto a cualquier obligación en virtud del presente Contrato que el mismo deberá desempeñar en o para cualquier área en la cual el PNUD se vea comprometido, o se prepare para comprometerse, o para romper el compromiso con cualquier operación xx xxx, humanitaria o similar, cualquier demora o incumplimiento de dichas obligaciones que surjan o que se relacionen con condiciones extremas dentro de dichas áreas o cualquier incidente de disturbio civil que ocurra en dichas áreas, no se considerarán como tal, casos de fuerza mayor, en virtud del presente Contrato.
15. RESCISIÓN
15.1 Cualquiera de las partes podrá rescindir el presente Contrato con causa justificada, en su totalidad o parcialmente, notificando a la otra parte por escrito con un preaviso de treinta días. La iniciación de un procedimiento arbitral según la Cláusula 16.2 (“Arbitraje”) que se indica más abajo, no se considerará como rescisión del presente Contrato.
15.2 El PNUD se reserva el derecho de rescindir sin causa alguna el presente Contrato, en cualquier momento, notificando por escrito al Contratista con 15 días de anticipación, en cuyo caso el PNUD reembolsará al Contratista todos los gastos razonables en los que éste incurriera con anterioridad a la recepción del aviso de rescisión.
15.3 En caso de rescisión por parte del PNUD bajo el presente Artículo, no habrá pago alguno adeudado por el PNUD al Contratista a excepción del que corresponda por trabajos y servicios prestados satisfactoriamente de acuerdo con las cláusulas expresas en el presente Contrato.
15.4 En caso de que el Contratista fuera declarado en quiebra o sujeto a liquidación judicial o fuera declarado insolvente, o si el Contratista cediera sus derechos a sus acreedores, o si se nombrara a algún Beneficiario a causa de la insolvencia del Contratista, el PNUD podrá, sin perjuicio de ningún otro derecho o recurso al que pudiera tener lugar, rescindir el presente Contrato en el acto. El Contratista informará inmediatamente al PNUD en caso de que sucediera alguna de las situaciones arriba mencionadas.
16. RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS
16.1. Resolución Amigable
Las Partes realizarán todos los esfuerzos posibles para resolver en forma amigable cualquier disputa, controversia o reclamo que surgiese en relación con el presente Contrato o con alguna violación, rescisión o invalidez vinculada al mismo. En caso de que las partes desearan buscar una solución amigable a través de un proceso de conciliación, el mismo tendrá lugar de acuerdo con las Reglas de Conciliación de la CNUDMI (en inglés, UNCITRAL) vigentes en ese momento o conforme a cualquier otro procedimiento que puedan acordar las partes.
16.2. Arbitraje
A menos que las disputas, controversias o reclamos que surgieran entre las Partes con relación a este Contrato, o con el incumplimiento, rescisión o invalidez del mismo, se resolvieran amigablemente de acuerdo con lo estipulado en el párrafo precedente a este Artículo dentro de los sesenta (60) días a partir de la recepción por una de las Partes de la solicitud de la otra Parte de resolución amigable, dicha disputa, controversia o reclamo podrá ser presentada por cualquiera de las Partes para la iniciación de un proceso de arbitraje según el Reglamento de Arbitraje de la CNUDMI vigente en ese momento, incluidas sus disposiciones sobre las leyes aplicables. Las decisiones del tribunal arbitral estarán basadas en principios generales de Derecho Comercial Internacional. Para todo interrogatorio en busca de evidencia, el tribunal arbitral deberá guiarse por el Reglamento Suplementario que Gobierna la Presentación y Recepción de la Evidencia en Arbitraje Comercial Internacional de la Asociación Internacional de Abogados, edición 28 xx xxxx de 1983. El tribunal arbitral tendrá el derecho de ordenar la devolución o destrucción de los bienes o de cualquier propiedad, ya sea tangible o intangible, o de cualquier información confidencial brindada en virtud del presente Contrato, u ordenar la rescisión del Contrato, u ordenar que se tome cualquier otra medida preventiva con respecto a los bienes, servicios o cualquier otra propiedad, ya sea tangible o intangible, o de cualquier información confidencial brindada en virtud del presente Contrato, en forma adecuada, y de conformidad con la autoridad del tribunal arbitral según
lo dispuesto en el Artículo 26 (“Medidas Provisionales de Protección”) y el Artículo 32 (“Forma y Efecto de la Adjudicación”) del Reglamento de Arbitraje de la CNUDMI. El tribunal arbitral no tendrá autoridad para determinar sanciones punitivas. Asimismo, a menos que se exprese de otro modo en el Contrato, el tribunal arbitral no tendrá autoridad alguna para adjudicar intereses que excedan la tasa LIBOR vigente al momento, y cualquier interés deberá ser interés simple únicamente. Las Partes estarán obligadas por el fallo arbitral resultante del citado proceso de arbitraje a modo de resolución final para toda controversia, reclamo o disputa.
17. PRIVILEGIOS E INMUNIDADES
Nada que estuviere estipulado en el presente Contrato o que con el mismo se relacionare, se considerará como renuncia, expresa o implícita, a los Privilegios e Inmunidades de las Naciones Unidas incluyendo a sus órganos subsidiarios.
18. EXENCIÓN IMPOSITIVA
18.1 El Artículo 7 de la Convención sobre Privilegios e Inmunidades de las Naciones Unidas dispone, entre otras cosas, que las Naciones Unidas, incluidos sus órganos subsidiarios, quedarán exentos del pago de todos los impuestos directos, salvo las tasas por servicios públicos; además se exime a las Naciones Unidas de pagar los derechos aduaneros e impuestos similares en relación con los artículos importados o exportados para uso oficial. Si alguna autoridad de gobierno se negase a reconocer la exención impositiva de las Naciones Unidas en relación con dichos impuestos, derechos o cargos, el Contratista consultará de inmediato al PNUD a fin de determinar un procedimiento que resulte aceptable para ambas partes.
18.2 De igual modo, el Contratista autoriza al PNUD a deducir de la facturación del Contratista cualquier monto en concepto de dichos impuestos, derechos o gravámenes, salvo que el Contratista haya consultado al PNUD antes de abonarlos y que el PNUD, en cada instancia, haya autorizado específicamente al Contratista a pagar dichos impuestos, derechos o gravámenes bajo protesta. En ese caso, el Contratista le entregará al PNUD comprobantes escritos de que el pago de dichos impuestos, derechos o gravámenes se ha realizado con la debida autorización.
19. TRABAJO DE MENORES
19.1 El Contratista declara y garantiza que ni el mismo ni ninguno de sus proveedores se encuentra involucrado en prácticas que violen los derechos estipulados en la Convención de los Derechos del Niño, incluyendo el Artículo 32 de la misma que, entre otras cosas, requiere que se proteja a los menores de la realización de trabajos riesgosos o que interfieran con la educación del menor o sean dañinos para su salud o atenten contra su desarrollo físico, mental, espiritual, moral o social.
19.2 Cualquier violación de esta declaración y garantía permitirá al PNUD rescindir el presente Contrato en forma inmediata, notificando debidamente al Contratista, sin cargo alguno para el PNUD.
20. MINAS
20.1 El Contratista manifiesta y garantiza que ni el mismo ni sus proveedores se encuentran activa y directamente comprometidos en actividades de patentes, desarrollo, ensamblado, producción, comercialización o fabricación de minas o en actividades que se relacionen con los componentes primariamente utilizados para fabricar las Minas. El término “Minas” se refiere a aquellos dispositivos definidos en el Artículo 2, Párrafos 1, 4 y 5 del Protocolo II, adjunto a la Convención de 1980 sobre Prohibiciones y Restricciones del Empleo de Ciertas Armas Convencionales que Puedan Considerarse Excesivamente Nocivas o De Efectos Indiscriminados.
20.2 Ante cualquier violación de esta manifestación o garantía el PNUD tendrá derecho a rescindir el presente Contrato de inmediato mediante notificación enviada al Contratista, sin que esto implique responsabilidad alguna por los gastos de rescisión o cualquier otra responsabilidad por parte del PNUD.
21. CUMPLIMIENTO DE LA LEY
El Contratista cumplirá con todas las leyes, ordenanzas, reglas y reglamentaciones que se relacionen con sus obligaciones conforme al presente Contrato.
22.0 EXPLOTACIÓN SEXUAL:
22.1 El Contratista deberá tomar todas las medidas necesarias para impedir la explotación o abuso sexual de cualquier persona por parte del mismo o por parte de cualquiera de sus empleados o por cualquier otra persona que pueda ser contratada por el Contratista para prestar cualquier servicio en virtud del Contrato. Para dicho propósito, toda actividad sexual con cualquier persona menor de dieciocho años, a pesar de cualesquiera leyes con relación a consentimiento, constituirá la explotación o el abuso sexual de dicha persona. Además, el Contratista se abstendrá de y deberá tomar todas las medidas adecuadas para prohibir a sus empleados u otras personas contratadas por él, el intercambio de dinero, bienes, servicios, ofertas de empleo u otros artículos de valor, por favores sexuales o actividades que sean de explotación o degradación a cualquier persona. El Contratista reconoce y acuerda que las disposiciones del presente constituyen una condición esencial del Contrato y que cualquier incumplimiento de la presente representación y garantía le cede el derecho al PNUD de rescindir el Contrato de inmediato mediante notificación al Contratista, sin obligación alguna de incurrir en gastos de rescisión ni obligaciones de ningún otro tipo.
22.2 El PNUD no aplicará la norma que antecede con relación a la edad en ningún caso en que el personal o cualquier otra persona contratada por el Contratista para prestar cualquier servicio en virtud del presente Contrato se encuentre casado con la persona menor de dieciocho años con quien ha mantenido dicha actividad sexual y cuyo matrimonio sea reconocido como válido ante la xxx xxx xxxx de ciudadanía de dichas personas involucradas.
23. FACULTAD PARA INTRODUCIR MODIFICACIONES
Conforme al Reglamento Financiero del PNUD, únicamente el Funcionario Autorizado del PNUD posee autoridad para acordar en nombre del PNUD cualquier modificación o cambio efectuado en el presente, a renunciar a cualquiera de sus disposiciones o a cualquier relación contractual adicional de cualquier tipo con el Contratista. Del mismo modo, ninguna modificación o cambio efectuado en el presente Contrato tendrá validez y será aplicable frente al PNUD salvo que se incluya en una enmienda al presente Contrato que esté debidamente firmada por el Funcionario Autorizado del PNUD y por el Contratista.