Términos y Condiciones de Uso de la Tienda Virtual del Estado Colombiano

Contenido

I. Definiciones 2

II. Conocimiento, aceptación y respeto de los Términos y Condiciones de Uso 3

III. Modificaciones de los Términos y Condiciones de Uso 3

IV. Operación de la TVEC 3

V. Disponibilidad de la TVEC y acceso al servicio 4

VI. Normativa aplicable y reglas adicionales 4

VII. Uso de la TVEC 5

X. Xxxxxx de información de cuentas y contraseñas en la TVEC 5

B. Registro, actualización, retiro y cancelación de Entidades Estatales y Usuarios en la TVEC 6

C. Registros electrónicos, comunicaciones y notificaciones de la TVEC 6

D. Información y archivos en la TVEC 6

VIII. Ausencia de licencia de Uso de la TVEC 6

IX. Procesos de Contratación a través de Acuerdos Marco de Precios y Contratos de Agregación de Demanda en la TVEC 7

X. Procesos y reglas de Contratación con Gran Almacén en la TVEC 7

A. Selección de Mínima Cuantía 7

B. Catálogo del Gran Almacén 7

C. Cotización de nuevos productos 8

D. Proceso de Contratación en Gran Almacén 8

E. Entrega 9

F. Imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento 9

G. Facturación y Pago 9

H. Política de Cambios 10

I. Garantías 10

XI. Obligaciones de Colombia Compra Eficiente 11

XII. Exoneración de responsabilidad de Colombia Compra Eficiente 11

XIII. Derechos de Autor 12

XIV. Autorización de utilización de datos 12

Las Entidades Estatales y los Proveedores que son Usuarios de la Tienda Virtual del Estado Colombiano (TVEC) están sujetos a los Términos y Condiciones de Uso contenidos en este documento.

La TVEC es un portal web de comercio electrónico a través del cual las Entidades Compradoras hacen las transacciones de los Procesos de Contratación vinculados a los Acuerdos Marco de Precios, Instrumentos de Agregación de Demanda y a las adquisiciones en Gran Almacén.

I. Definiciones

Las expresiones utilizadas en el presente documento con mayúscula inicial deben ser entendidas con el significado que a continuación se indica. Los términos definidos son utilizados en singular y en plural de acuerdo con el contexto en el cual son utilizados. Otros términos utilizados con mayúscula inicial deben ser entendidos de acuerdo con la definición contenida en el artículo 2.2.1.1.1.3.1 del Decreto 1082 de 2015. Los términos no definidos y utilizados en el presente documento deben entenderse de acuerdo con su significado natural y obvio.

Definiciones

Colombia Compra Eficiente

Es la Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente- creada por el Decreto Ley 4170 de 2011.

Entidades Compradoras

Es cada una de las Entidades Estatales que aceptan los Términos y Condiciones de Uso para comprar en la TVEC y : (a) a las que se refiere el artículo 2 de la Ley 80 de 1993; (b) a las que se refieren los artículos 10, 14 (modificado por el artículo 93 de la Ley 1474 de 2011) y 24 de la Ley 1150 de 2007; y (c) aquellas Entidades que por disposición de la ley deban aplicar la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007, o las

normas que las modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan.

Contrato de Agregación de Demanda

Es un instrumento desarrollado por Colombia Compra Eficiente para agregar la demanda de bienes y servicios de un grupo de Entidades Estatales y hacer una negociación con uno o varios proveedores para unificar las condiciones de adquisición

por parte de los proveedores y mejorar las condiciones generales de la adquisición.

Categorías

Son las clasificaciones en las cuales están agrupados los bienes que los Grandes Almacenes ofrecen en la TVEC.

Catálogo del Acuerdo Xxxxx de Precios

Es la ficha que contiene: (a) la lista de bienes y servicios; (b) las condiciones de su contratación que están amparadas por un Acuerdo Marco de Precios, incluyendo el

precio o la forma de determinarlo; y (c) la lista de los Proveedores que hacen parte del Acuerdo Marco de Precios.

Catálogo del Gran Almacén

Es la ficha que cada Gran Almacén publica en la TVEC y que contiene: (a) la identificación de los bienes; (b) descripción de la presentación de los bienes lo cual incluye unidad de medida; y (c) el precio que incluye el costo de entrega en las

ciudades en donde el Gran Almacén pone a disposición su Catálogo.

Catálogo de los Contratos de Agregación de Demanda

Es la ficha que contiene: (a) la lista de bienes y servicios; (b) las condiciones de su contratación que están amparadas por un Contrato de Agregación de Demanda, incluyendo el precio o la forma de determinarlo; y (c) la lista de los Proveedores que

hacen parte del Contrato de Agregación de Demanda.

Gran Almacén

Es el establecimiento de comercio que vende bienes de consumo masivo al detal y cuyos ingresos brutos bimestrales son iguales o mayores a 3.000 SMMLV, incluyendo almacenes xx xxxxxx, almacenes por departamentos, supermercados e

hipermercados, llamados también Grandes Superficies.

Mínima Cuantía

Es la modalidad de selección del contratista aplicable a los Procesos de Contratación para la adquisición de bienes y servicios por un valor inferior al 10% de la menor

cuantía de las Entidades Compradoras sujetas a las leyes 80 y 1150.

Orden de Compra

Es la manifestación de la voluntad de la Entidad Compradora de adquirir bienes o servicios en la TVEC, y es el soporte documental de la relación contractual entre la

Entidad Compradora y el Proveedor o el Gran Almacén.

Definiciones

Proveedor

Es quien está autorizado a vender bienes y servicios en la TVEC por haber suscrito un Acuerdo Marco de Precios o un Contrato de Agregación de Demanda.

Términos y Condiciones de Uso

Son las reglas de funcionamiento y utilización de la TVEC contenidas en el presente

documento y que vinculan a los Usuarios, Entidades Compradoras, Proveedores y Grandes Almacenes.

TVEC

Es la Tienda Virtual del Estado Colombiano, portal web de comercio electrónico que hace parte del SECOP y que Colombia Compra Eficiente ofrece a las Entidades Estatales para contratar: (i) bienes y servicios a través de los Acuerdos Marco de Precios; (ii) bienes y servicios al amparo de Contratos de Agregación de Demanda; y

(iii) bienes en la modalidad de Mínima Cuantía en Grandes Almacenes.

Usuario

Es cualquier persona natural que utiliza la TVEC en representación de una Entidad Compradora, un Proveedor o un Gran Almacén.

Usuario Comprador

Es el Usuario que adelanta las solicitudes de cotización y genera la solicitud de compra a nombre de la Entidad Estatal en la TVEC.

Usuario Ordenador del Gasto

Es el Usuario que coloca la Orden de Compra a nombre de la Entidad Estatal en la

TVEC. Este Usuario también puede elaborar solicitudes de cotización y generar la solicitud de compra a nombre de la Entidad Estatal en la TVEC.

Usuario Proveedor

Es el Usuario que envía una cotización como respuesta a las solicitudes de cotización, carga las facturas y los Catálogos a nombre de un Proveedor o Gran Almacén en la

TVEC.

II. Conocimiento, aceptación y respeto de los Términos y Condiciones de Uso

Colombia Compra Eficiente recomienda a los Usuarios leer cuidadosamente los Términos y Condiciones de Uso antes de usar la TVEC pues su uso implica la aceptación de los mismos.

Los Usuarios están obligados a conocer y respetar los Términos y Condiciones de Uso vigentes publicados en la página web de Colombia Compra Eficiente.

Los Usuarios son responsables de contar con el conocimiento suficiente para el manejo de la TVEC. Colombia Compra Eficiente ofrece guías y videos en su página web y capacitaciones presenciales a las cuales los Usuarios pueden acudir siguiendo el procedimiento establecido para el efecto.

III. Modificaciones de los Términos y Condiciones de Uso

Colombia Compra Eficiente puede modificar unilateralmente y sin previo aviso los Términos y Condiciones de Uso. En caso de modificación de los Términos y Condiciones de Uso, Colombia Compra Eficiente debe anunciar en su página web la modificación y publicar los nuevos Términos y Condiciones en su página web y en la TVEC.

IV. Operación de la TVEC

(a) La TVEC es una plataforma web que hace parte del Sistema Electrónico de Compra Pública que desarrolla, mantiene y administra Colombia Compra Eficiente.

(b) Colombia Compra Eficiente ofrece a los Usuarios la TVEC de forma gratuita. Sin embargo, Colombia Compra Eficiente paga por la disponibilidad de la plataforma y eventualmente puede solicitar a los Usuarios pagar por el registro de los usuarios o por las transacciones.

(c) La operación de la TVEC requiere que (i) el navegador de Internet permita ventanas emergentes; (ii) el computador cuente con las últimas versiones de Java (Oracle) y Flash Player (Adobe); y (iii) el

servidor de correo electrónico de los Usuarios permita recibir correos electrónicos de xx_xxx_xxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxx.xxx .

(d) Los Usuarios son responsables del funcionamiento y seguridad de sus computadores y de sus conexiones a Internet.

(e) La TVEC registra la hora en la cual los Usuarios hacen sus transacciones.

(f) La TVEC permite el uso de dos decimales.

V. Disponibilidad de la TVEC y acceso al servicio

(a) La TVEC está en operación todos los días del año, las veinticuatro (24) horas del día.

(b) Las transacciones efectuadas por fuera del horario hábil se entienden realizadas el día hábil siguiente a aquel en que se llevan a cabo.

(d) Colombia Compra Eficiente debe registrar en su página web la indisponibilidad eventual de la TVEC, indicando fecha y hora de esta.

VI. Normativa aplicable y reglas adicionales

(a) Las Entidades Compradoras y los Usuarios son responsables de cumplir con la normativa aplicable al sistema de compra pública en los Procesos de Contratación que adelantan en la TVEC y de las decisiones que toman para contratar con los Proveedores y con los Grandes Almacenes a través de la TVEC.

(b) Los plazos de los Procesos de Contratación deben contarse de acuerdo con la Ley 4 de 1913 y el Código de Comercio.

(c) Las Entidades Compradoras deben contar con el certificado de disponibilidad presupuestal y autorización de vigencias futuras (cuando aplique) antes de expedir las Órdenes de Compra en la TVEC. Antes de la ejecución, deben hacer el registro presupuestal y tener en cuenta los tiempos de entrega y facturación para el trámite de flujo de caja.

(d) Las modificaciones, adiciones o la terminación de la Orden de Compra son la modificación, adición o terminación de un contrato y en consecuencia, la Entidad Compradora debe respetar la normativa aplicable, llegar a un acuerdo con el Proveedor y notificar la modificación, adición o terminación a Colombia Compra Eficiente, presentar el soporte respectivo y adelantar el procedimiento definido por Colombia Compra Eficiente para darle publicidad en la TVEC.

(e) La terminación de cualquier Orden de Compra debe ser de mutuo acuerdo, de forma que las Entidades Compradoras deben reunir los requisitos establecidos en la ley para el efecto.

(f) Las Entidades Estatales registradas en la TVEC que no estén obligadas por las leyes 80 y 1150, aceptan la normativa aplicable a los Procesos de Contratación de los Acuerdos Marco de Precios e instrumentos de agregación de demanda para las transacciones que adelantan en la TVEC.

(g) Las Entidades Compradoras son responsables de incluir en la solicitud de cotización y en la solicitud de compra los gravámenes (estampillas), impuestos, tasas y contribuciones del orden territorial distintos a los impuestos nacionales a los que están sujetos sus Procesos de Contratación. Si la Entidad Compradora no incluye los gravámenes (estampillas) impuestos, tasas y contribuciones del orden territorial en la solicitud de cotización y en la solicitud de compra, debe adicionar la Orden de Compra con el valor correspondiente, pues de lo contrario incumple los Términos y Condiciones de Uso. Si la Entidad Compradora no realiza los ajustes durante la vigencia de la Orden de Compra, debe hacerlos durante la liquidación de la misma, utilizando el trámite que corresponda. Si la Entidad

Compradora no incluye el valor de las estampillas, impuestos, tasas y contribuciones del orden territorial, en la solicitud de cotización y en la solicitud de compra y tampoco adiciona la Orden de Compra, Colombia Compra Eficiente está autorizada a suspender el registro de la Entidad Compradora en la Tienda Virtual del Estado Colombiano hasta que modifique la Orden de Compra y pague el valor correspondiente.

(h) Los Documentos del Proceso son públicos salvo por la información sujeta a reserva de conformidad con la normativa aplicable. Las Entidades Compradoras son responsables de suministrar la información de cotizaciones y respuestas a observaciones que soliciten Proveedores, Grandes Almacenes o ciudadanos.

(i) La información de la TVEC está a disposición de los organismos de inspección, vigilancia y control.

(j) Las Entidades Compradoras son responsables de ajustar sus procesos y procedimientos de gestión y operación, sus manuales de funciones y de contratación para usar la TVEC, si esto es necesario.

VII. Uso de la TVEC

X. Xxxxxx de información de cuentas y contraseñas en la TVEC

(i) Las Entidades Compradoras son responsables de mantener actualizada la información de la Entidad Compradora y de sus Usuarios.

(ii) Los Proveedores son responsables de mantener actualizada su información y la de sus Usuarios en la TVEC.

(iii) Los Grandes Almacenes son responsables de mantener actualizada la información del Gran Almacén, de sus Usuarios en la TVEC y el Catálogo del Gran Almacén.

(iv) Las actuaciones de los Usuarios en la TVEC comprometen a la Entidad Compradora, Proveedor o Gran Almacén que representan.

(v) Los Usuarios de la TVEC son responsables de las actuaciones efectuadas con su Usuario y contraseña en la TVEC. En consecuencia, deben tratar con reserva la información de su cuenta y contraseña.

(vi) La autenticación en la TVEC con el nombre de Usuario y la contraseña es una firma electrónica en los términos del artículo 7 de la Ley 527 de 1999 y las normas que lo reglamentan.

(vii) Los Usuarios son responsables de actualizar cualquier cambio en su información personal o en su correo electrónico.

(viii) Los Usuarios pueden cambiar la contraseña cuando lo requieran y de acuerdo con las prácticas de seguridad informática que tenga la respectiva Entidad Compradora, Proveedor o Gran Almacén.

(ix) Si el Usuario sospecha del acceso de un tercero a su cuenta o del compromiso de la seguridad de su contraseña, debe inmediatamente cambiar la contraseña e informar por escrito a Colombia Compra Eficiente la situación para verificar si la cuenta del Usuario ha sido utilizada de forma indebida y en caso dado informar la situación a quien corresponda. Lo anterior sin perjuicio de la responsabilidad del Usuario del manejo de su contraseña.

(x) Colombia Compra Eficiente puede cancelar sin previo aviso los Usuarios que durante seis meses no hayan hecho transacciones en la TVEC.

(xi) Si el Usuario olvida su contraseña o esta es eliminada o inactivada por falta de uso, uso indebido, condiciones de seguridad, borrado o por cualquier otra circunstancia, debe comunicarse con Colombia Compra Eficiente y solicitar una nueva contraseña de acuerdo con el procedimiento establecido para el efecto.

B. Registro, actualización, retiro y cancelación de Entidades Estatales y Usuarios en la TVEC

(i) Las Entidades Compradoras deben registrarse en la TVEC siguiendo el procedimiento señalado por Colombia Compra Eficiente para el efecto.

(ii) Las Entidades Compradoras deben activar en la TVEC sus Usuarios, actualizar la información de la Entidad Compradora y retirar al Usuario cuando deje estar vinculado en la Entidad Compradora correspondiente.

(iii) La Entidad Compradora es responsable de la veracidad de la información registrada para crear un Usuario y en consecuencia, Colombia Compra Eficiente puede suspender o inactivar unilateralmente de la TVEC al Usuario o a la Entidad Estatal que incumpla los Términos y Condiciones de Uso pues tal incumplimiento afecta la confianza de los Usuarios en la TVEC.

C. Registros electrónicos, comunicaciones y notificaciones de la TVEC

(i) Los registros magnéticos y electrónicos de las transacciones generados por la TVEC son válidos y suficientes para los propósitos de los Procesos de Contratación y los Usuarios expresamente los aceptan como prueba de sus actuaciones de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 10 de la Ley 527 de 1999.

(ii) Las notificaciones recibidas por correo electrónico y los mensajes publicados en la TVEC son válidos y suficientes para los propósitos de los Procesos de Contratación.

(iii) Los Usuarios reciben en la dirección de correo electrónico que informaron cuando se registraron en la TVEC, las notificaciones y la información relacionada con los Procesos de Contratación que adelantan en la TVEC.

D. Información y archivos en la TVEC

(i) La información registrada en la TVEC para adelantar Procesos de Contratación es pública, salvo las excepciones constitucionales o legales aplicables.

(ii) Los Usuarios de la TVEC son responsables de la veracidad, consistencia, exactitud, coherencia y en general del contenido de la información que ingresan en la TVEC y del impacto de la misma en los Procesos de Contratación, Colombia Compra Eficiente puede suspender o inactivar unilateralmente de la TVEC al Usuario o a la Entidad Estatal cuando encuentre inconsistencias, inexactitudes e incoherencias en la información ingresada en la TVEC.

(iii) Los Usuarios de la TVEC son los encargados de verificar los archivos que cargan y de que estos estén libres de virus o cualquier software malicioso. Colombia Compra Eficiente puede suspender o inactivar unilateralmente de la TVEC al Usuario o a la Entidad Compradora cuando encuentre archivos que contengan software malicioso o virus informáticos.

VIII. Ausencia de licencia de Uso de la TVEC

La creación de un Usuario en la TVEC no otorga derecho alguno sobre la plataforma web. Colombia Compra Eficiente concede a los Usuarios licencia limitada, no exclusiva, no transferible, de acceso y uso en los términos establecidos en el presente documento.

IX. Procesos de Contratación a través de Acuerdos Marco de Precios y Contratos de Agregación de Demanda en la TVEC

(a) Las Entidades Compradoras deben cumplir con lo establecido en los Acuerdos Xxxxx xx Xxxxxxx y los Contratos de Agregación de Demanda a través de los cuales adelantan Procesos de Contratación en la TVEC.

(b) Las actuaciones adelantadas en la TVEC son actuaciones del Proceso de Contratación que comportan responsabilidad para quien las efectúa.

(c) Las Entidades Compradoras deben responder las solicitudes de aclaración formuladas por los Proveedores y si las aclaraciones implican la variación o modificación de los bienes y servicios objeto de la solicitud de cotización, la Entidad Compradora debe modificar su solicitud de cotización.

(d) Las Entidades Compradoras no deben adelantar el procedimiento de imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento, salvo que el Acuerdo Marco de Precios o el Contrato de Agregación de Demanda disponga lo contrario.

(e) Colombia Compra Eficiente tiene la facultad de suspender el registro en la TVEC de las Entidades Compradoras en las siguientes circunstancias, pues tal incumplimiento afecta la confianza de los Usuarios en la TVEC: (i) incumplimiento de los Términos y Condiciones de Uso; (ii) incumplimiento de los Acuerdos Marco de Precios o de los Contratos de Agregación de Demanda; (iii) xxxx en el pago de sus facturas por treinta (30) días calendario o más; o (iv) que hayan presentado xxxx en el pago de sus facturas en cuatro (4) oportunidades en un mismo año.

X. Procesos y reglas de Contratación con Gran Almacén en la TVEC

A. Selección de Mínima Cuantía

Colombia Compra Eficiente invitó a los Grandes Almacenes registrados en la Superintendencia de Industria y Comercio a vincularse a la TVEC para ofrecer a las Entidades Estatales el Catálogo del Gran Almacén para sus Procesos de Contratación de Mínima Cuantía. Los manuales de contratación de las Entidades Estatales de régimen especial pueden incluir un límite distinto en función de la cuantía.

B. Catálogo del Gran Almacén

(a) El Gran Almacén interesado en ofrecer sus productos en la TVEC debe solicitar a Colombia Compra Eficiente la asignación de un Usuario y firmar y aceptar los Términos y Condiciones de Uso contenidos en el presente documento.

(b) El Gran Almacén debe publicar su Catálogo en la TVEC utilizando el formato definido por Colombia Compra Eficiente. Cada Gran Almacén debe publicar un único Catálogo del Gran Almacén.

(c) El Gran Almacén es responsable de actualizar su Catálogo del Gran Almacén para: (i) actualizar precios; (ii) actualizar la descripción, especificaciones técnicas del bien, inclusión de armado o instalación para los bienes que lo requieran (iv) incluir nuevos bienes; (v) eliminar bienes; y (vi) incluir o eliminar ciudades o municipios en los que ofrezca su Catálogo.

(d) El Gran Almacén puede actualizar el Catálogo del Gran Almacén en cualquier momento.

(e) Colombia Compra Eficiente aprueba semanalmente el Catálogo del Gran Almacén en la TVEC.

(f) Colombia Compra Eficiente puede rechazar la inclusión de bienes nuevos en el Catálogo del Gran Almacén si: (i) este no siguió los parámetros del Clasificador de Bienes y Servicios; (ii) identifica que el precio del bien no es competitivo en el mercado; (iii) las especificaciones del bien no son claras o no son completas.

(g) Los costos y gastos en que incurra el Gran Almacén con ocasión de las siguientes actividades son exclusivamente de su cargo: (i) la vinculación a la TVEC; (ii) la publicación del Catálogo del Gran Almacén; y (iii) la actualización del Catálogo del Gran Almacén.

(h) Colombia Compra Eficiente no garantiza a los Grandes Almacenes la colocación de Órdenes de Compra a su favor en la TVEC.

C. Cotización de nuevos productos

(a) La Entidad Compradora que requiere productos no incluidos en los Catálogos de los Grandes Almacenes en la TVEC, debe solicitar la inclusión según el procedimiento establecido por Colombia Compra Eficiente describiendo las características técnicas detalladas del bien y la identificación del bien al cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios.

(b) La Entidad Compradora debe consultar a los Grandes Almacenes activos en la TVEC y estos deben responder sobre la disponibilidad del bien a incluir, y si lo ofrecen indicar su precio e incluirlo en su Catálogo dentro de los siguientes cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la solicitud de inclusión.

(c) Los Grandes Almacenes que no respondan a tres (3) solicitudes de inclusión serán inactivados de la TVEC por el término de cinco (5) días hábiles a partir del aviso por parte de Colombia Compra Eficiente.

(d) Las Entidades Compradoras y los Grandes Almacenes que acuerden directamente la inclusión de bienes en el Catálogo del Gran Almacén sin ejecutar el procedimiento X.C.(a), pueden ser inactivadas de la TVEC por el término de cinco (5) días hábiles a partir del aviso por parte de Colombia Compra Eficiente.

D. Proceso de Contratación en Gran Almacén

(a) La Entidad Compradora debe diligenciar el formato de estudios previos en la TVEC y revisar los precios del Catálogo para cada uno de los bienes que pretende adquirir para seleccionar el o los Grandes Almacenes que ofrecen el menor precio de cada uno de los bienes requeridos. Cuando distintos Grandes Almacenes ofrecen el menor precio para algunos de los bienes requeridos, la Entidad Compradora debe generar una Orden de Compra para cada uno de los Grandes Almacenes que los ofrezca, caso en el cual la sumatoria de los bienes requeridos no debe superar el valor de la mínima cuantía de la respectiva Entidad Compradora

(b) Únicamente para la primera compra a cada Gran Almacén, la Entidad Compradora debe anexar en la solicitud de compra el formulario para creación de la Entidad Compradora en el Gran Almacén y los documentos que allí se relacionen.

(c) Si hay dudas en relación con la determinación del valor de la mínima cuantía de la Entidad Compradora, esta debe consultar en la página web de Colombia Compra Eficiente el Manual de la Modalidad de Selección de Mínima Cuantía.

(d) Los precios de los bienes y servicios incluidos en el Catálogo del Gran Almacén incluyen (a) IVA; y

(b) impuesto al consumo aplicable.

(e) La Entidad Compradora debe informar al Gran Almacén e incluir en el valor de su Orden de Compra las estampillas, impuestos, tasas y contribuciones del orden territorial aplicables a sus Procesos de Contratación, en los términos previstos en el numeral VI.(g), y adicionalmente debe informar la forma de recaudo de las mismas.

(f) El valor mínimo de las transacciones realizadas en la TVEC entre Entidades Compradoras y el Gran Almacén debe ser de un (1) SMMLV. Es potestad del Gran Almacén ejecutar la Orden de Compra que reciba con un valor inferior a este. En caso de decidir no ejecutarla debe informarle a la Entidad

Compradora durante el día hábil siguiente al recibo de la Orden de Compra para cancelar la Orden de Compra.

(g) El valor máximo de las transacciones realizadas en la TVEC entre Entidades Compradoras y el Gran Almacén debe ser el valor de la mínima cuantía de la respectiva Entidad Compradora. Para las Entidades Compradoras de régimen especial el valor máximo será el que haya definido en su manual de contratación.

E. Entrega

(a) El Gran Almacén debe entregar a las Entidades Compradoras los bienes objeto de los Procesos de Contratación en Gran Almacén en la TVEC, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la colocación de la Orden de Compra en los lugares donde tenga disponible el Catálogo del Gran Almacén, a menos que la Entidad Estatal Compradora establezca un plazo mayor en la Orden de Compra. Sin embargo, el plazo de entrega del bien o bienes objeto del primer Proceso de Contratación es xx xxxx (10) días hábiles después de la colocación de la Orden de Compra, a menos que la Entidad Compradora establezca un plazo mayor en la Orden de Compra.

(b) Si la Entidad Compradora no suministra la información o la documentación necesaria en el proceso de compra debe ampliar el término descrito en la sección X.E.(a)

(c) Si las Entidad Compradora requiere entregas parciales de los bienes debe acordarlas con el Gran Almacén. El precio de estos bienes es el establecido al momento de la compra. El Gran Almacén no está obligado a generar entregas parciales de los bienes si estas no fueron acordadas al momento de la compra.

(d) Si la Entidad Compradora no manifiesta inconformidades con los bienes entregados dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la entrega, el Gran Almacén debe entender que la Entidad Compradora recibió los bienes a satisfacción.

(e) Si el Gran Almacén no tiene en su inventario el bien objeto de una Orden de Compra, debe informarlo a la Entidad Compradora el día hábil siguiente al recibo de la Orden de Compra y solicitar a la Entidad Compradora cancelar o modificar la Orden de Compra.

(f) Si la Entidad Compradora comete errores en una Orden de Compra, el Gran Almacén que la recibe debe informar la existencia de tales errores a Colombia Compra Eficiente y a la Entidad Compradora para que la Entidad Compradora corrija la Orden de Compra. Si la Entidad Compradora se da cuenta del error debe informar de inmediato a Colombia Compra Eficiente y al Gran Almacén para hacer la corrección a que haya lugar. El plazo para comunicar el error en cualquiera de los dos casos vence el día hábil siguiente a la expedición o al recibo de la Orden de Compra, según corresponda.

F. Imposición de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento

Si el Gran Almacén incumple los términos y plazos de entrega de los bienes adquiridos de la Orden de Compra, la Entidad Compradora puede seguir el procedimiento para declarar el incumplimiento según el régimen aplicable a su contratación. Si la Entidad Compradora declara el incumplimiento, debe informar del hecho a Colombia Compra Eficiente y cumplir con las reglas de publicidad correspondientes.

G. Facturación y Pago

(a) La Entidad Compradora es responsable de verificar al momento del pago si el Gran Almacén es auto-retenedor y una vez realizado el pago debe remitir al Gran Almacén el respectivo certificado o

soporte de pago que indique las retenciones si así las hizo, dentro de los 30 días calendario siguientes al pago.

(b) La Entidad Compradora es responsable de pagar las facturas al Gran Almacén dentro de los treinta

(30) días calendario siguientes de la presentación de la factura.

(d) Colombia Compra Eficiente tiene la facultad de suspender el registro en la TVEC de las Entidades Compradoras en las siguientes circunstancias, pues tal incumplimiento afecta la confianza de los Usuarios en la TVEC: (i) cuando estén xxxx en el pago de al menos una factura por treinta (30) días calendario o más; o (ii) cuando hayan presentado xxxx en el pago de sus facturas en cuatro (4) oportunidades en un mismo año.

H. Política de Cambios

(a) La Entidad Compradora puede devolver un bien y solicitar su cambio exclusivamente en los siguientes casos: (i) el bien entregado no es el solicitado por la Entidad Compradora lo cual se entiende cuando el bien no cumple con las especificaciones y características técnicas dispuestas en el Catálogo del Gran Almacén; (ii) el bien tiene defectos visibles; o (iii) el bien tiene defectos de funcionamiento.

(b) La Entidad Compradora debe solicitar el cambio y realizar la devolución en los casos (i) y (ii) anteriores en cualquier fecha entre la recepción del bien y el recibo a satisfacción del mismo. En estos casos, el Gran Almacén tiene tres (3) días hábiles para reponer el bien.

En el caso (iii) anterior, la Entidad Compradora debe comunicarse con el Gran Almacén dentro del término establecido en el artículo 8 de la Ley 1480 de 2011 y el articulo 2 del Decreto 735 de 2013, el Gran Almacén debe dar inicio al trámite a la garantía del bien dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al reclamo realizado por la Entidad Compradora.

Si el Gran Almacén no tiene disponibilidad del bien sujeto al cambio dentro del tiempo establecido para su reposición, el Gran Almacén debe sustituir el bien por uno con características y especificaciones técnicas similares o superiores y la Entidad Compradora debe modificar la Orden de Compra si se generan cambios en la referencia del bien sustituido. El Gran Almacén no debe hacer el cambio si demuestra que el defecto fue causado por: (i) fuerza mayor o caso fortuito con posterioridad a la entrega del bien; (ii) acciones de un tercero o instalación; (iii) uso inadecuado del bien; o (iv) productos que no son sujetos a cambio por disposición legal como medicamentos, ropa interior y licores. Para que el cambio proceda el bien debe estar en el estado en que se recibió y en su empaque original.

I. Garantías

Los bienes objeto de la Orden de Compra a favor del Gran Almacén están amparados por la garantía legal a que se refiere el Capítulo I del Título III de la Ley 1480 de 2011 y el Capítulo II del Decreto 735 de 2013.

Cuando la Entidad Compradora decide comprar bienes del Catálogo del Gran Almacén en la TVEC no puede exigir garantías adicionales a las previstas en la Ley 1480 de 2011, sin perjuicio de que adelante Procesos de Contratación con los Grandes Almacenes por fuera de la TVEC en los cuales requiera garantías adicionales.

XI. Obligaciones de Colombia Compra Eficiente

Las siguientes son las obligaciones de Colombia Compra Eficiente en relación con la TVEC:

(a) Administrar la TVEC de acuerdo con lo establecido en el Decreto Ley 4170 de 2011 y demás normas vigentes.

(b) Actualizar los Catálogos de la TVEC y cumplir con las obligaciones a su cargo establecidas en los Acuerdos Marco de Precios y los Contratos de Agregación de Demanda.

(d) Registrar en la TVEC a los Proveedores de los Acuerdos Xxxxx xx Xxxxxxx y de los Contratos de Agregación de Demanda.

(e) Registrar en la TVEC al Gran Almacén que acepta los Términos y Condiciones de Uso de la TVEC.

(f) Informar a través de su página web las situaciones que afecten la disponibilidad de la TVEC.

(g) Informar y publicar los cambios en los Términos y Condiciones de Uso de la TVEC.

XII. Exoneración de responsabilidad de Colombia Compra Eficiente

(a) Colombia Compra Eficiente, sus funcionarios y contratistas no son responsables de las eventualidades que afecten a las Entidades Compradoras, los Proveedores, el Gran Almacén y los Usuarios con ocasión del uso de la TVEC, particularmente de: (a) daño emergente y lucro cesante;

(b) daños indirectos, especiales, punitivos; y (c) pérdida de datos o de la información de las Órdenes de Compra o de cualquier otro dato alojado en la TVEC.

(a) Colombia Compra Eficiente no es responsable de la legalidad, conveniencia y pertinencia de los Procesos de Contratación que adelanten en la TVEC las Entidades Compradoras.

(b) Colombia Compra Eficiente no es responsable del cumplimiento de la normativa aplicable y de las buenas prácticas por parte de las Entidades Compradoras.

(c) Colombia Compra Eficiente no es responsable de la veracidad y la calidad de la información ingresada en la TVEC por las Entidades Compradoras.

(d) Colombia Compra Eficiente no es responsable de las obligaciones de las Entidades Compradoras y de los Proveedores y Grandes Almacenes derivadas de las Órdenes de Compra que adelanten en la TVEC.

(e) Colombia Compra Eficiente no es responsable por los ataques contra la seguridad de la TVEC o por cualquier exposición o acceso no autorizado, fraudulento o ilícito que pueda afectar la confidencialidad, integridad o autenticidad de la información publicada o asociada con los contenidos y servicios que se ofrece en la TVEC.

(f) Colombia Compra Eficiente no es responsable por los perjuicios que pueda sufrir una Entidad Compradora, un Proveedor o un Gran Almacén como consecuencia xx xxxxxx técnicas, de comunicaciones, transmisión de datos, fallas en el computador o cualquier otra falla ajena a Colombia Compra Eficiente.

(g) La TVEC proporciona información estadística de las Órdenes de Compra generadas. El uso de esta información y la interpretación de la misma por parte de terceros no es responsabilidad de Colombia Compra Eficiente.

XIII. Derechos de Autor

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XIV. Autorización de utilización de datos

El registro del Usuario en la TVEC es una autorización expresa a Colombia Compra Eficiente al tratamiento de sus datos personales en la base de datos de la TVEC, la cual cumple con las políticas de tratamiento de datos personales y mecanismos seguros y confidenciales.

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Nombre del Gran Almacén Nombre del representante legal

del Gran Almacén:

Cargo: Documento de Identidad:

Fecha de firma

Anexo los siguientes documentos:

1. Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio del domicilio principal del Gran Almacén y de la autorización del órgano social correspondiente cuando es requerido.

2. Copia del RUT del Gran Almacén.

3. Copia del documento de identificación del representante legal del Gran Almacén.

4. Copia de resolución de autorretención si aplica.

5. Copia de certificación de cuenta bancaria.

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