ASAMBLEA LEGISLATIVA
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DEPARTAMENTO DE ARCHIVO, INVESTIGACIÓN Y TRÁMITE TEL. 000-0000 - Fax 000-0000
Xxxxxx Xx. 000 xxx 0 xx xxxxxxxxx xxx 0000 Reglamento Interno de Contratación Administrativa de la Asamblea Legislativa
Nº 45-07-08
EL DIRECTORIO DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DE LA REPÚBLICA XX XXXXX RICA
De conformidad con la disposición adoptada en la sesión Nº 78-2007, celebrada por el Directorio Legislativo el 17 de octubre de 2007
SE ACUERDA:
Con base en el criterio exteriorizado por los miembros de la Comisión para la elaboración del Reglamento Interno de Contratación Administrativa de la Asamblea Legislativa, mediante oficio O.M.-204-2007, dejar sin efecto el acuerdo tomado por el Directorio Legislativo en el artículo 16 de la sesión Nº 68-2007 y en consecuencia avalar el siguiente reglamento:
REGLAMENTO INTERNO
DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
PRESENTACIÓN
1. Introducción. En el último año, se han producido importantes cambios en el marco normativo que rige la contratación administrativa. En tal sentido, con la entrada en vigencia de la reforma de la Ley de la Contratación Administrativa (Ley Nº 8511) y con el nuevo Reglamento de la Ley de Contratación Administrativa (Decreto Ejecutivo Nº 33411-H), que rige desde el 4 de enero del año en curso, es necesario reglamentar internamente la materia de contratación administrativa en la Asamblea Legislativa.
En este orden de ideas, es menester buscar nuevas formas y herramientas, de conformidad con los principios orientadores de la administración financiera, que le den sentido de excelencia a las acciones que correspondan a la administración institucional. Se pretende que la Asamblea Legislativa tenga una mayor capacidad de gestión propia, con criterios operativos y procedimientos definidos a partir de las orientaciones y lineamientos establecidos en este nuevo marco normativo; todo en procura de una mayor eficiencia en la gestión de los recursos públicos, que conduzca hacia una administración que facilite y acelere los procesos de contratación administrativa.
Esta normativa interna viene a contribuir con todos los esfuerzos que tengan como propósito que el Plan Anual Institucional y los respectivos presupuestos de cada departamento constituya una herramienta política, que expresa las decisiones de la alta dirección en acciones específicas; se convierte en un instrumento de planificación, por cuanto contiene objetivos y metas por cumplir e instrumentos de administración en cuanto exige que se realicen acciones específicas para coordinar, ejecutar, controlar y evaluar los planes y programas.
2. Justificación. El presente Reglamento se realiza en atención al oficio Nº D.E.-3884-11-2006, del 27 de noviembre del 2006, suscrito por el Director Ejecutivo de la Asamblea Legislativa, licenciado Xxxxxxx Xxxxxx Xxxx, debido entre otras cosas, a la entrada en vigencia de la reforma de la Ley de Contratación Administrativa y su reglamento, a la ausencia de normativa interna que regule esta materia y a las recomendaciones emitidas tanto por el Departamento de Asesoría Legal como por el de Proveeduría, en oficios As. Leg.-1194-06, de 21 de noviembre de 2206, suscrito por la licenciada Xxxxx X. Xxxxx Xxxxxxx y DP-2523-10-06, del 18 de octubre del 2006, suscrito por el MBA. Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx. En consecuencia, el licenciado Xxxxxx Xxxx solicitó al Departamento de Organización y Métodos elaborar un reglamento, donde se definan, delimiten y consignen claramente las competencias de cada órgano y funcionario legislativo en la contratación administrativa, con la participación de las dependencias involucradas.
Con base en lo anterior se procede a presentar el siguiente “Reglamento Interno de Contratación Administrativa de la Asamblea Legislativa”.
3. Base jurídica. El presente reglamento se basa en las disposiciones legales y reglamentarias contenidas en:
a) La Constitución Política.
b) La Ley de Contratación Administrativa (Nº 7494) reformada mediante la Ley Nº 8511.
c) El Reglamento de la Ley de Contratación Administrativa (Decreto Ejecutivo Nº 33411-H).
d) La Ley General de Administración Pública (Nº 6227).
e) La Ley General de Control Interno (Nº 8292).
f) La Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos (Nº 8131) y su Reglamento.
g) La Ley Orgánica de la Contraloría General de la República (Nº 7428).
h) La Ley de Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la República.
i) La Ley General de Control Interno (Nº 8292).
j) Reglamento de la Asamblea Legislativa xx Xxxxx Rica.
k) Reglamento sobre el Visado de Gastos con Cargo al Presupuesto de la República de la Contraloría de República.
l) El Manual de Normas y Técnicas Presupuestarias de la Contraloría General de la República.
m) El Reglamento de Caja Chica de la Asamblea Legislativa.
4. Documentos administrativos utilizados
Oficio Nº D.E. 3879-11-06, del 27 noviembre del 2006 Oficio Nº D. E. 3884-11-06, del 27 de noviembre del 2006. Oficio Nº As. Leg. 1194-06, del 21 de noviembre del 2006. Oficio Nº DP- 2523-10-06, del 18 de octubre del 2006.
Informe de Auditoría Interna Nº 01-2007, “Primer informe del estudio relativo al análisis de las funciones administrativas realizadas por el Directorio Legislativa y la Primera Secretaría”.
5. Objetivo. Elaborar un reglamento interno de contratación administrativa de la Asamblea Legislativa, donde se definan, delimiten y consignen claramente las competencias de cada órgano y funcionario legislativo en la contratación administrativa, de conformidad con los reglamentos y la normativa existentes; lo anterior con el fin de obtener una
información consistente, necesaria y suficiente para facilitar la eficiencia y eficacia en la gestión financiera y administrativa en la Asamblea Legislativa.
6. Actualización. La modificación de este Reglamento deberá ser autorizada por el Directorio Legislativo en forma previa, que solicitará por medio de la Dirección Ejecutiva el respectivo estudio al Departamento de Organización y Métodos, el cual deberá rendir un informe sobre la viabilidad o procedencia de las modificaciones propuestas.
La reforma parcial o completa de este Reglamento podrá hacerse mediante revisiones semestrales o, a criterio de las autoridades superiores, por parte del Departamento de Organización y Métodos.
7. Metodología del estudio. Para la elaboración de este Reglamento, se efectuaron las siguientes acciones:
A- Estudios preliminares
a- Organización del trabajo.
b- Revisión documental.
c- Normativa existente.
B- Conformación de equipo de trabajo para la construcción del Reglamento Interno de Contratación Administrativa, con la participación de los siguientes departamentos: Dirección Ejecutiva, División Administrativa, Asesoría Legal, Proveeduría y Organización y Métodos.
C- Análisis de Procesos a- Revisión y análisis de los procesos de contratación, b- Definición de los procedimientos a cargo de las unidades solicitantes, c- Definición de los procedimientos a cargo del Directorio Legislativo, Dirección Ejecutiva y departamentos involucrados en los distintos procesos.
D- Construcción del reglamento
a) Preparación del borrador del reglamento interno de contratación administrativa por parte de la Comisión de Trabajo.
b) Revisión, análisis y discusión del borrador en la Comisión e incorporación de observaciones.
c) Revisión filológica.
d) Envío del borrador del Reglamento a todos los directores de los órganos departamentales para su análisis e incorporación de observaciones
e) Preparación de documento final y revisión filológica.
f) Envío a la Dirección Ejecutiva para trámite de aprobación ante el Directorio Legislativo.
g) Aprobación por parte del Directorio Legislativo.
h) Publicación y divulgación.
REGLAMENTO INTERNO
DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
CAPÍTULO I
Definiciones
Artículo 1º—Para los efectos de la aplicación de este Reglamento, se definen los siguientes términos:
Administración activa: Desde el punto de vista funcional, es la labor decisoria, ejecutiva, resolutoria, directiva u operativa de la Administración. Desde el punto de vista orgánico es el conjunto de órganos y entes de la función administrativa, que deciden y ejecutan; incluyen al jerarca, como última instancia.
Caja chica: fondo o monto total de dinero asignado, que se mantendrá disponible para enfrentar gastos menores indispensables, urgentes e imprevisibles. El pago por medio de este rubro facilita la ejecución presupuestaria en partidas autorizadas por la Tesorería Nacional, al estar excluido de trámites ordinarios establecidos para los gastos, tales como la contratación administrativa o la cancelación directa por medio de orden de pago.
Código presupuestario: asignación numérica para determinar un bien o servicio.
Cuenta cliente: número de cuenta de banco o institución financiera del oferente.
Debido proceso: cumplimiento de una garantía constitucional; le asegura al contratista, oferente o proveedor su derecho a ser escuchado, ya sea que se manifieste por sí mismo o por medio de su abogado, durante el proceso en el que se juzgue su conducta, con oportunidad de que pueda exponer y probar sus derechos.
Expediente administrativo: archivo cronológico de un proceso determinado, ubicado en forma permanente en la Dirección de Proveeduría, la cual lo mantendrá actualizado, foliado y bajo su custodia.
Finiquito: documento mediante el cual se da por finalizada una relación contractual a entera satisfacción de ambas partes, y que extingue los derechos y las obligaciones del respectivo contrato.
Fiscalizadores: funcionarios legislativos designados para coordinar y fiscalizar la ejecución de los contratos que se promuevan en su respectiva área.
Jerarca: Superior jerárquico del órgano o del ente; ejerce la máxima autoridad dentro del órgano „6F ente, unipersonal o colegiado.
Titular subordinado: Funcionario de la administración activa responsable de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones.
Modificación presupuestaria: movimiento que se le realiza al presupuesto ordinario de determinada Unidad.
Plan Anual Operativo (PAO): instrumento para operacionalizar en el corto plazo los planes de largo plazo (planes estratégicos); además, para programar las diversas actividades de las unidades organizacionales y de la Institución para cada año. En él se consignan los objetivos, los productos, las metas, los indicadores, las actividades, los responsables y el plazo, como medios para dar seguimiento y evaluación a lo planificado, con el propósito de lograr los fines organizacionales.
Plan operativo departamental: los PAO de los departamentos contienen las actividades de carácter relevante y ordinario que un departamento realiza para alcanzar sus objetivos y prestar sus servicios; estos planes deben estar vinculados con el plan estratégico, la misión y los objetivos institucionales.
Presupuesto: Es la previsión de gastos e ingresos para un determinado lapso, por lo general un año. Permite a las empresas, los gobiernos y las organizaciones privadas establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos. Para alcanzar estos fines puede ser necesario incurrir en déficit (que los gastos superen a los ingresos) o, por el contrario, puede ser posible ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentará un superávit (los ingresos superan a los gastos).
Programa institucional de adquisiciones: plan mediante el cual las unidades programáticas proponen las adquisiciones requeridas para el año siguiente a su publicación.
Registro de proveedores: sistema de información que constituye el instrumento en el cual se inscriben los proveedores potenciales, ya sean personas físicas o jurídicas; se utiliza como herramienta para cumplir las disposiciones de la Ley de contratación administrativa.
Unidad técnica especializada: dependencia encargada de emitir criterios jurídicos, técnicos y financieros, según su especialización. Son unidades técnicas especializadas, conformadas por profesionales polifuncionales e interdisciplinarios muy calificados, que desarrollan un trabajo conjunto y cumplen funciones de apoyo directo, tanto en el nivel superior como para toda la organización.
Unidad usuaria, solicitante o programática: dependencia encargada de realizar las solicitudes de adquisición de bienes y servicios ante su superior jerárquico, de acuerdo con la normativa vigente.
CAPÍTULO II
Órganos Competentes Institucionales
Artículo 2º—Antes de que se adopte la decisión de iniciar un procedimiento de contratación, la unidad usuaria deberá documentar, ante su jerarca, lo siguiente:
1. La justificación de la procedencia de la contratación; en ella deberá indicarse expresamente la necesidad por satisfacer, para ello se considerará que esté incluida en el Plan Anual Operativo, el presupuesto y el programa de adquisiciones institucional, según corresponda. De esos documentos deberá adjuntarse copia.
2. Descripción del objeto, las especificaciones técnicas y las características; al respecto, se acreditarán las razones del escogimiento de la solución y se incluirá, además, el sustento técnico respectivo.
3. El valor del bien o servicio a adquirir conforme a las especificaciones técnicas, deberá concordar con el presupuesto solicitado para ese bien o servicio.
4. La estimación actualizada y la justificación de la razonabilidad del costo del bien o servicio, conforme a la valoración preliminar xx xxxxxxx.
5. Los recursos humanos y materiales de los que se dispondrá para verificar la correcta ejecución del objeto contractual. La unidad usuaria que
hace el requerimiento deberá participar en la definición de las especificaciones técnicas, la selección y la ejecución contractual.
6. De requerirse, los procedimientos de control de calidad que resulten aplicables en la ejecución y recepción contractual.
7. En el caso de licitaciones públicas, deberá acreditar estudios que demuestren que los objetivos del proyecto serán alcanzados con eficiencia (costo/beneficio) y seguridad razonables (análisis de riesgos).
8. Toda solicitud de equipo, software o repuestos de cómputo, deberá ser canalizada mediante el Departamento de Informática para su análisis y recomendaciones.
9. Toda solicitud relacionada con infraestructura institucional, mobiliario y equipo de oficina, deberá ser canalizada mediante el Departamento de Servicios Generales para su análisis y recomendaciones.
10. Todo requerimiento de capacitación deberá canalizarse ante el Departamento de Recursos Humanos para su análisis y recomendaciones.
11. Los requerimientos de alimentación deberán canalizarse ante el Departamento de Proveeduría para su tramitación, por lo menos veinticuatro horas antes de la actividad, previo visto bueno de la Dirección Ejecutiva. De este plazo se exceptúan las compras que puedan ser adquiridas mediante caja chica, de acuerdo con la normativa vigente.
12. Todo requerimiento de publicación deberá ser canalizado por medio del Departamento de Proveeduría para su tramitación, excepto aquellos asuntos relativos al quehacer legislativo, según lo indica el artículo 117 del reglamento de la Asamblea Legislativa, cuyo trámite de publicación es competencia del Departamento de Archivo, Investigación y Trámite.
Si se requieren criterios jurídicos, técnicos y financieros, la unidad usuaria los solicitará a las dependencias institucionales correspondientes, las cuales estarán obligadas a contestarle en el plazo establecido en el Reglamento de Contratación Administrativa según la modalidad a contratar.
El jerarca de la unidad solicitante, mediante resolución razonada, adoptará la decisión inicial, una vez que compruebe el cumplimiento de los requisitos anteriores. En caso de que la unidad usuaria o solicitante pertenezca a la División Legislativa, el director de dicha división será el competente para adoptar la decisión inicial. Cuando la unidad usuaria o solicitante pertenezca a la División Administrativa, será el Director Administrativo el encargado de adoptar la decisión inicial. En los demás casos, la decisión inicial será competencia del Director Ejecutivo.
Una vez adoptada la decisión inicial, el Director competente trasladará toda la documentación requerida a la Proveeduría institucional, para que conduzca el procedimiento correspondiente.
Cuando se trate de materias excluidas de los procedimientos ordinarios de contratación, el jerarca de la unidad solicitante incorporará al expediente una resolución, en la cual determinará la aplicación del supuesto de prescindencia del procedimiento ordinario, haciendo referencia a los estudios legales y técnicos que acreditan el supuesto.
Artículo 3º—Al Departamento de Proveeduría le corresponde adjudicar, revocar, readjudicar o declarar infructuosas o desiertas las contrataciones directas en sus diferentes modalidades, excepto aquellas cuya cuantía exceda de la consignada para la contratación directa de escasa cuantía, en cuyo caso serán conocidas por la Dirección Ejecutiva.
La Dirección Ejecutiva se encargará de adjudicar, revocar, readjudicar o declarar infructuosas o desiertas las licitaciones abreviadas que tramite la Asamblea Legislativa, así como las contrataciones directas que, por su monto, no sean resueltas por el Departamento de Proveeduría. De esta disposición se exceptúan las contrataciones directas cuyo monto exceda del consignado para la licitación abreviada, casos que deberán ser conocidos por el Directorio Legislativo. Previo a la adopción de la decisión final, la Dirección Ejecutiva requerirá un informe de la Comisión de Recomendación para Contratación Administrativa.
El Directorio Legislativo será el órgano competente para adjudicar las licitaciones públicas que tramite la Asamblea Legislativa, así como para revocar, readjudicar o declarar infructuoso o desierto el concurso. También conocerá las contrataciones directas que, por su monto, no sean resueltas por la Dirección Ejecutiva. En todo caso, requerirá un informe previo de la Comisión de Recomendación para Contratación Administrativa.
CAPÍTULO III
Requerimientos de bienes o servicios no presupuestados
Artículo 4º—Los incrementos o las modificaciones que obedezcan a requerimientos de bienes o servicios no presupuestados y que, en consecuencia, no se encuentren incluidos en el programa institucional de adquisiciones, se tramitarán bajo cualquiera de los siguientes supuestos:
a) Cuando los artículos solicitados se encuentren en el almacén como existencias de más y no comprometan ni afecten lo presupuestado por otras dependencias.
b) Cuando el aumento y rebajo presupuestario corresponda a artículos exclusivos de su dependencia.
c) Cuando las modificaciones presupuestarias no correspondan a artículos que se encuentren en proceso de compra, por cualquiera de las modalidades.
Artículo 5º—Para tramitar las modificaciones señaladas en el artículo anterior, las unidades usuarias deberán cumplir los siguientes requisitos:
a) Presentar un oficio en el que se especifique:
1. La necesidad del bien o servicio de que se trate.
2. El código presupuestario-
3. La justificación.
4. Que se cumplen los requerimientos establecidos en el artículo 2º del presente Reglamento.
b) La justificación deberá ser aprobada por la división a la que pertenece la unidad usuaria y por la Dirección Ejecutiva; además, deberá contar con el visto bueno del Departamento Financiero, el cual verificará la existencia de contenido presupuestario.
c) Una vez cumplidos los requisitos anteriores, la documentación será remitida al Departamento de Proveeduría, para su respectivo análisis y posterior tramitación.
CAPÍTULO IV
Proveeduría
Artículo 6º—En la Asamblea Legislativa, el Departamento de Proveeduría es la única dependencia autorizada para conducir los procedimientos de contratación, facultad que le otorga el artículo 106 de la Ley de Contratación Administrativa y el artículo 219 del Reglamento de la Ley de contratación administrativa, por tanto, conduce y fiscaliza los procesos de contratación administrativa, para atender las demandas de las dependencias institucionales dentro de un marco de legalidad y oportunidad.
Para el cumplimiento de sus competencias, la administración le suministrará a la Proveeduría todos los recursos humanos y materiales que necesite.
Con el propósito de que la Proveeduría cumpla sus funciones eficaz y eficientemente, todos los demás órganos de la Institución estarán obligados a brindarle colaboración y asesoramiento, de acuerdo con sus respectivas funciones.
Artículo 7º—Además de las competencias indicadas en la Ley de contratación administrativa, específicamente en su artículo 10 y 106, así como en los artículos del 219 al 224 del Reglamento de dicha Ley, son funciones de la Proveeduría:
1. Integrar el programa institucional de adquisiciones y mantenerlo actualizado. Dicho programa deberá ser publicado en La Gaceta. Adicionalmente, al finalizar cada período presupuestario, se realizará una evaluación de la gestión de adquisición de bienes y servicios.
2. Consolidar las adquisiciones de las dependencias de la Institución, en casos de compras que puedan representar economías de escala o que puedan agruparse en objetos iguales o similares de uso común y continuo; para ello, en el momento oportuno, la Proveeduría determinará quién fungirá como fiscalizador del contrato de esa adquisición.
3. Emitir, mediante una circular, los requisitos y procedimientos por cumplir en relación con los programas de compras.
4. Recibir y custodiar todos los documentos originales que conformen el registro de proveedores y establecer los mecanismos administrativos, técnicos e informáticos necesarios para que este registro funcione en forma óptima.
5. Mantener un registro actualizado de proveedores, con los respectivos requisitos, las características y la especificación de los bienes y servicios ofrecidos. Este registro será útil para la toma de decisiones y futuras
contrataciones; además, permitirá categorizar a los proveedores. Asimismo, para efectos de futuras contrataciones, la Proveeduría deberá llevar un registro de las sanciones e inhabilitaciones impuestas a los proveedores; en él deberá detallar, en cada caso, el nombre del proveedor sancionado.
6. Definir el procedimiento de contratación administrativa por seguir, conforme a la normativa vigente.
7. Elaborar y revisar cuidadosamente cada uno de los carteles, con la participación de la unidad usuaria, así como de las unidades técnica, legal y financiera, y enviar a publicación los carteles que se requiera publicar. Adicionalmente, deberá crear la versión última del cartel, con todas las modificaciones.
8. Cursar las invitaciones para participar en todos los procedimientos de contratación.
9. Recibir las ofertas y proceder a su apertura.
10. Remitir a las instancias respectivas las ofertas recibidas en cada proceso, a fin de que sean evaluadas, cuando corresponda.
11. Adjudicar las contrataciones directas contenidas en el capítulo IX del Reglamento de la Ley de contratación administrativa, excepto aquellas contrataciones cuya cuantía exceda de la consignada para contrataciones de escasa cuantía.
12. Formar parte de la Comisión de Recomendación de Contrataciones Administrativas.
13. Mantener actualizado y debidamente foliado el expediente administrativo, de acuerdo con el artículo 11 del Reglamento de la Ley de contratación administrativa.
14. Resolver los recursos de objeción que se planteen contra los carteles de las licitaciones abreviadas, así como contestar las audiencias que confiera la Contraloría General de la República, respecto de los recursos de objeción planteados contra los carteles de las licitaciones públicas. En ambos casos, la Proveeduría institucional contará con la colaboración de la unidad técnica, legal o financiera, según la materia que trate el recurso.
15. Resolver los recursos de revocatoria que se planteen contra la decisión final que le competa, en cumplimiento del artículo 3 del presente Reglamento.
16. Contestar las audiencias que la Contraloría General de la República confiera por los recursos de apelación que se planteen contra el acto de
adjudicación o contra aquel que declare infructuoso o desierto un concurso promovido por la Asamblea Legislativa. Para ello, contará con la participación de la unidad técnica, legal y financiera, según lo requiera.
17. Garantizar que los sistemas de reajuste, revisión o actualización de precios se incluyan en los carteles de contrataciones que así lo requieran.
18. Servir de enlace oficial en las tramitaciones de los procedimientos de contratación administrativa con la Contraloría General de la República, en coordinación con las dependencias correspondientes.
19. Colaborar con todas las áreas de la Institución, para que los funcionarios involucrados en los procesos de contratación administrativa reciban adecuada capacitación en la materia.
20. Mantener a derecho el estado de las garantías de participación y cumplimiento, siguiendo las disposiciones establecidas en la normativa vigente en la materia.
21. Verificar y controlar el estado de cumplimiento de los plazos definidos por la Proveeduría, conforme lo establece el artículo 10 del Reglamento de la Ley de contratación administrativa, e informar a las instancias correspondientes respecto de su verificación y control.
22. Dirigir los procedimientos para el desecho de activos.
23. Promover la utilización de medios electrónicos y digitales en los procesos de pedidos.
24. Firmar los documentos de ejecución presupuestaria que se requieran.
25. Fiscalizar los trámites aduaneros que realicen los contratistas y coadyuvar con ellos.
26. Tramitar los procesos de cobro de multas, cláusulas penales, rescisiones, ejecución de garantías, reclamos administrativos, nulidades, intereses moratorios, diferenciales cambiarios, reajuste y revisión de precios, e informar de dichos trámites a la Dirección Ejecutiva.
27. Remitir al Directorio Legislativo, la Dirección Ejecutiva, las direcciones de División, los departamentos técnicos especializados, el Departamento de Asesoría Jurídica, el Departamento Financiero y el Departamento de Auditoría, un informe mensual sobre el estado de los procesos licitatorios.
CAPÍTULO V
Programa Institucional de Adquisiciones
Artículo 8º—El programa institucional de adquisiciones deberá estar vinculado con el PAO institucional y con los respectivos presupuestos de cada departamento; se iniciará con la promulgación xxx XXX, el cual, para su debida ejecución, deberá estar respaldado financiera y presupuestariamente.
Artículo 9º—El programa institucional de adquisiciones deberá contar con los recursos presupuestarios necesarios, con excepción de lo dispuesto en la legislación de contratación administrativa en cuanto al inicio y la adjudicación de futuros, según el artículo 9 del Reglamento de la Ley de contratación administrativa.
Artículo 10.—En el primer mes de cada período presupuestario, el Departamento de Proveeduría elaborará el programa institucional de adquisiciones, el cual será anual y deberá ser aprobado de previo a su publicación e implementación por parte de la Proveeduría.
Cada departamento de la Asamblea remitirá a la unidad técnica, junto con el PAO, el listado de los proyectos especiales que tramitará durante el año. Una vez que cuente con el visto bueno, la unidad técnica lo enviará al Departamento de Proveeduría.
Con la aprobación del programa institucional de adquisiciones, quedará autorizado el inicio del trámite de cada uno de los procesos incluidos en dicho programa. En cada caso, deberán publicarse los requisitos, que serán verificados por la Proveeduría, previo a la publicación; para ello, se requerirá la nota de solicitud formal de cada unidad usuaria o programática.
Artículo 11.—Cuando surja una necesidad imprevista, el programa institucional de adquisiciones podrá ser modificado, siguiendo el mismo procedimiento descrito en el artículo anterior, para modificarlo deberán adjuntarse las justificaciones correspondientes.
La Proveeduría no tramitará las contrataciones que no estén amparadas al programa institucional de adquisiciones. Se excluyen los casos de emergencia o excepción que autorice la Administración Superior.
Artículo 12.—Al finalizar cada período presupuestario, la Proveeduría evaluará la gestión de adquisición de bienes y servicios e informará a la Dirección Ejecutiva del resultado de la evaluación, la cual deberá incluir las recomendaciones que considere pertinentes el Departamento de Proveeduría.
CAPÍTULO VI
Registro de Proveedores
Artículo 13.—En el registro de proveedores de la Asamblea Legislativa se inscribirán las personas físicas y jurídicas que deseen participar en los procesos de contratación de bienes y servicios, conforme a lo dispuesto en los artículos del 116 al 124 del Reglamento de la Ley de contratación administrativa.
Artículo 14.—Para conformar el registro referido en el artículo anterior, una vez al año, por medio de una publicación en La Gaceta y dos diarios de circulación nacional, se invitará a los interesados en registrarse como proveedores de la Institución.
Artículo 15.—Los interesados en registrarse como proveedores deberán aportar los siguientes requisitos:
a) El formulario de inscripción debidamente completo y firmado por el oferente.
b) La declaración jurada de que no les afecta lo dispuesto en los artículos 22 y 22 bis de la Ley de contratación administrativa, así como que se encuentran al día en el pago de los impuestos nacionales.
c) Una fotocopia de la cédula de identidad o de cédula de persona jurídica debidamente certificada por notario público.
d) Una certificación de la personería jurídica, naturaleza y propiedades con el registro de las acciones; este documento puede ser extendido por la Sección Mercantil del Registro Nacional o por el notario público; además, debe ser original. Las personas jurídicas deberán presentar fotocopia de la cédula de identidad de su representante legal, certificada por un notario público.
e) La certificación de que se encuentra al día con las obligaciones obrero patronales, extendida por la Caja Costarricense de Seguro Social. Este documento debe ser original, según artículo 74 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense del Seguro Social.
f) La descripción detallada de los bienes o servicios que ofrece; deberá acreditar que está en capacidad de suministrarlos. El Departamento de Proveeduría, en coordinación con la unidad técnica correspondiente, evaluará si el oferente cumple efectivamente esa condición. En todo caso, el interesado deberá demostrar la afinidad de su giro comercial con el bien o servicio que ofrece, mediante contrataciones que haya celebrado con anterioridad en el sector público o privado. El Departamento de Proveeduría deberá mantener el registro de proveedores actualizado y clasificado por especialidad, vinculado con el catálogo de mercancía.
g) Una nota con el número de cuenta cliente del proveedor.
h) El listado de las personas autorizadas para firmar las cotizaciones, el cual solo se requerirá en los casos de contrataciones de escasa cuantía.
Artículo 16.—Los aspirantes a oferentes no podrán registrarse, si no adjuntan toda la documentación solicitada, según los requisitos descritos en el artículo anterior. La inscripción en el registro de proveedores se mantendrá vigente por veinticuatro meses. Un mes antes de que la inscripción expire, la administración deberá prevenir al proveedor de su vencimiento y se procederá de conformidad con lo dispuesto en el artículo 122 del Reglamento de la Ley de contratación administrativa.
Artículo 17.—El Departamento de Proveeduría utilizará el registro de proveedores en estricto orden cronológico, conforme a la fecha en que haya sido inscrito. Además, garantizará una adecuada rotación de los potenciales oferentes, en el momento de cursar las invitaciones, según lo indicado en el artículo 121 del Reglamento de la Ley de contratación administrativa.
Adicionalmente, la Proveeduría institucional estará facultada para invitar al proveedor que haya resultado adjudicado en el último concurso del mismo giro comercial; esto último solo procederá, si en el expediente consta que dicho proveedor efectuó una entrega satisfactoria del bien o servicio contratado. Finalmente, si la unidad técnica especializada institucional lo considera oportuno, la Proveeduría podrá invitar a otros proveedores debidamente reconocidos en el mercado, con el fin de que se incluyan en una terna técnica.
Artículo 18.—Se tendrá como proveedor inactivo al que, habiendo sido invitado a participar en procedimientos de contratación administrativa, no haya participado en tres ocasiones, sin haber mediado justa causa, según el artículo 123 del Reglamento de la Ley de contratación administrativa.
Artículo 19.—El Departamento de Proveeduría deberá excluir del registro de proveedores a aquellos que se encuentren en las causales previstas en el artículo 124 del Reglamento de la Ley de contratación administrativa. Para tal efecto, le conferirá al proveedor un plazo de cinco días hábiles para que ejerza su derecho de defensa y aporte las pruebas que considere oportunas.
La Proveeduría dictará la resolución final, dentro de los cinco días hábiles siguientes a la conclusión de ese período. El proveedor excluido podrá presentar recurso de revocatoria contra el acto de exclusión del registro, ante el Departamento de Proveeduría, dentro de los tres días hábiles siguientes a la fecha en que le fue notificado el acto. Dicho recurso deberá ser resuelto por la Proveeduría, dentro de los tres días siguientes a su presentación.
CAPÍTULO VII
Contrataciones de Servicios Técnicos o Profesionales
Artículo 20.—Para contratar servicios técnicos o profesionales a cargo de personas físicas o jurídicas, la Proveeduría deberá seguir los procedimientos de licitación pública, abreviada o contratación directa, según corresponda, y únicamente será de aplicación para cubrir necesidades ocasionales y de excepcionalidad, cuyo objeto de contratación sea diferente de las labores que realizan los funcionarios de las dependencias de la Asamblea Legislativa, previo visto bueno del Departamento de Recursos Humanos.
La unidad usuaria o programática deberá resguardar de modo apropiado los informes presentados por el contratista y avalar formalmente los pagos del contratista, conforme a los términos y plazos establecidos en el contrato y de acuerdo con la legislación vigente. También deberá remitir dichos informes al expediente principal.
CAPÍTULO VIII
Comisión de Recomendación para Contrataciones Administrativas
Artículo 21.—La Comisión de Recomendación para Contrataciones Administrativas estará integrada por los directores de la División Administrativa, del Departamento de Asesoría Legal, del departamento técnico especializado, del Departamento Financiero y del Departamento de Proveeduría. El director de la División Administrativa la coordinará o, en su defecto, el director del Departamento de Proveeduría. Será la encargada de recomendar la decisión final en los casos de licitaciones y contrataciones directas que, por su monto, lo requieran, las cuales deberán ser elevadas al Directorio Legislativo o a la Dirección Ejecutiva, según corresponda, a fin de que se proceda a adjudicar o se declare desierta o infructuosa la licitación.
CAPÍTULO IX
Pago por medio de caja chica
Artículo 22.—Para la adquisición de bienes y servicios de menor cuantía, en efectivo o cheque, deberán cumplirse los requisitos establecidos en el Reglamento para custodia y administración de la caja chica de la Asamblea Legislativa, los lineamientos de la contratación administrativa, las directrices de la Tesorería Nacional y del Presupuesto Nacional, así como el Clasificador por objeto del gasto del Sector Público, para compras por el Fondo fijo-caja chica.
CAPÍTULO X
Fiscalizadores de Contratos
Artículo 23.- El Departamento de Proveeduría nombrará en coordinación con la Unidad Técnica, a los fiscalizadores de los contratos que resulten idóneos, según el suministro, obra o servicio por contratar. En el respectivo expediente deberá acreditarse la designación y comunicación al fiscalizador; la designación deberá quedar consignada en el Cartel y la comunicación antes de la ejecución contractual. Lo anterior, con el fin de que estos coordinen y fiscalicen la ejecución
de los contratos que se promueven en sus respectivas áreas. Conforme las siguientes funciones:
a. Xxxxxxx cualquier consulta técnica que surja durante el proceso de una contratación a su cargo. También deberá intervenir en el proceso de análisis, valoración de ofertas y recomendación de la decisión final.
b. Velar por la correcta ejecución de los contratos que se les asignen, con estricto apego al expediente levantado para el efecto. Serán responsables de la recepción y aceptación de los bienes y servicios, así como de gestionar los trámites de pagos que la Institución realice, según lo pactado.
c. Elaborar y remitir a la Proveeduría la respuesta de todos los recursos que les competa conocer; advertir a la Proveeduría sobre posibles incumplimientos contractuales para que proceda a la ejecución de las multas, las cláusulas penales, las garantías, las prórrogas, las sanciones a los contratistas y la rescisión o resolución contractual según corresponda.
d. Cuando lo amerite realizar informes de avance de la ejecución de los contratos.
e. Preparar el informe final y solicitar el finiquito cuando proceda y remitirlo al Departamento de Proveeduría.
f. Evaluar la conveniencia de otorgar las prórrogas o los addendum a los contratos administrativos, e informar de ello a la Proveeduría.
(Modificado por el Directorio Legislativo, según acuerdo No. 27-12-13, tomado en la sesión No. 138, celebrada el 2 de octubre del 2012 y publicado en el Alcance No. 163 a la Gaceta No. 206 del 25 de octubre del 2012).
CAPÍTULO XI
Finiquito de Contratos
Artículo 24.—Finalizada una contratación, el fiscalizador del contrato deberá enviar a la Proveeduría los informes finales, incluso las liquidaciones y el finiquito correspondiente, cuando lo considere necesario para formar parte del expediente administrativo.
CAPÍTULO XII
Resolución contractual
Artículo 25.—La Asamblea Legislativa podrá resolver unilateralmente los contratos por motivo de incumplimiento imputable al contratista; en tales casos, la Asesoría Jurídica institucional será el órgano director del procedimiento administrativo ordinario establecido en los artículos 308 y siguientes de la Ley General de la Administración Pública, y le corresponderá recomendar lo pertinente a la Dirección Ejecutiva, para el acto final del jerarca. De previo al inicio del procedimiento ordinario, el Director del Departamento de Proveeduría, en conjunto con el fiscalizador del contrato, presentará al órgano director un informe detallado de todos los pormenores y alcances del presunto incumplimiento, la prueba en que / se sustenta, la estimación de daños y perjuicios, así como la existencia de multas y garantía de cumplimiento. Contra el acto final cabrá recurso de revocatoria ante la Dirección Ejecutiva y de apelación ante el Directorio Legislativo.
(Modificado por el Directorio Legislativo, según acuerdo No. 26, tomado en la sesión No. 74-2011 del 6 de setiembre del 2011, publicado en La Gaceta No. 187 del 29 de setiembre del 2011)
CAPÍTULO XIII
Sanciones a particulares
Artículo 26.— La Dirección Ejecutiva de la Asamblea Legislativa es el órgano competente para sancionar a los particulares con apercibimiento o inhabilitación. En tales casos, la Asesoría Jurídica institucional será el órgano director del procedimiento administrativo ordinario establecido en los artículos 308 y siguientes de la Ley General de Administración Pública y le corresponderá recomendar lo pertinente a la Dirección Ejecutiva, para el acto final del jerarca. De previo al inicio del procedimiento ordinario, el Director del Departamento de Proveeduría, en conjunto con el fiscalizador del contrato, presentará al órgano director un informe detallado que contenga todos los pormenores y alcances de la presunta falta, acompañado con la prueba en que se sustenta, la estimación de daños y perjuicios, así como la existencia de multas, cláusula penal, garantía de participación o cumplimiento. Contra el acto final cabrá recurso de revocatoria ante la Dirección Ejecutiva y de apelación ante el Directorio Legislativo. Una vez que la sanción quede en firme, se comunicará a la Contraloría General de la República y, tratándose de inhabilitación con cobertura para toda la Administración Pública, deberá publicarse en el Diario Oficial La Gaceta.
(Modificado por el Directorio Legislativo, según acuerdo No. 28-13-14, tomado en la sesión No. 188-2013, celebrada el 10 de setiembre del 2013 y publicado en la Gaceta No. 196 del 11 de octubre del 2013).
CAPÍTULO XIV
Recurso de revocatoria
Artículo 27.—El recurso de revocatoria será resuelto por el órgano que dictó la decisión final, de conformidad con las competencias consignadas en el artículo 3º del presente Reglamento; o bien, por el jerarca de dicho órgano, cuando así lo solicite el recurrente en aplicación del artículo 186 del Reglamento de la Ley de contratación administrativa.
Cuando la resolución del recurso no recaiga en la Proveeduría institucional, esta deberá suministrarle a su superior todos los antecedentes de la contratación y los informes técnicos, legales y financieros que considere pertinentes para resolver, así como su recomendación técnica. En todo caso, existirá solo una instancia, cuya resolución final dará por agotada la vía administrativa.
Rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.
San Xxxx, a los veintidós días del mes de octubre de dos mil siete.
bge
14 octubre de 2013