Hankintapäätös ja sen pöytäkirjaus. Hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden tai tarjoajien asemaan vaikuttavista välivaiheen ratkaisuista sekä tarjouskilpailun lopullisesta ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perus- teltava (HL 73 §). Päätöksestä tai siihen liittyvistä asiakirjoista on käytävä ilmi ratkaisuun olennaisesti vaikuttaneet seikat. Hankintapäätöksen tekee se toimielin tai viranhaltija, jolle on johtosäännössä (delegointi) tai sen perusteella tehdyllä hallinnollisella päätöksellä (subdelegointi) annettu päätösvalta hankinta-asioissa. Hankintapäätöstä koskeva pöytäkirja laaditaan noudattaen yleisiä hyvän hallinnon periaat- teita. Pöytäkirja laaditaan käyttäen ns. täydentyvää esityslistapöytäkirjaa, kun kysymys on hallituksen, lautakunnan tai muiden monijäsenisten toimielinten päätöksistä. Viranhaltija- päätöksistä laaditaan sen sijaan päätöspöytäkirja, joka voi vähäisissä suorissa hankin- noissa olla suhteellisen yksinkertainen, koska suoria hankintoja koskevissa päätöksissä ei vertailla yritysten tarjouksia. Hankinta-asioissa pöytäkirja on laadittava siten, että siitä ilmenee hankintatapahtuman keskeiset vaiheet. Näin menetellen hankintoja valmistelevat ja niistä päättävät henkilöt saavat oikean kuvan hankinnasta. Hyvä pöytäkirja liitteineen antaa myös tarjousten teki- jöille vastauksen hankintatapahtumasta kokonaisuudessaan. Keskeistä on tällöin hankin- tapäätös perusteluineen. Muutoksenhakutilanteessa pöytäkirja antaa selkeän kuvan han- kinnasta hankintalain mukaisille muutoksenhakuelimille eli markkinaoikeudelle ja kor- keimmalle hallinto-oikeudelle. Hankintapäätös voidaan saattaa myös hankintaoikaisuin tai oikaisuvaatimuksin kunnan toimielimen tutkittavaksi, jolloin pöytäkirjalla on vastaava mer- kitys. Pöytäkirjaan on aiheellista sisällyttää yleiskuvaus hankintatapahtumasta. Esityslistapöytä- kirjaa käytettäessä hankinnan yleiskuvaus ilmenee yleensä esityslistan kerrontaosasta. Pöytäkirjauksen laajuuteen ja ulkoiseen muotoon vaikuttaa mm. se, missä määrin tapah- tumatietoja sisällytetään suoraan pöytäkirjaan ja missä määrin sen liitteisiin. Pöytäkirjasta tulisi hankinnan luonteesta ja laajuudesta riippuen ilmetä mahdollisuuksien mukaan mm. seuraavat asiat tarvittavin perusteluin
Hankintapäätös ja sen pöytäkirjaus. Hankintapäätöksen tekee se toimielin tai viranhaltija, jolle on johtosäännössä (delegointi) tai sen perusteella tehdyllä hallinnollisella päätöksellä (subdelegoin- ti) annettu päätösvalta hankinta-asioissa.