Sopimuskokonaisuuden koostaminen, rakenne ja liitteet. Selkeä ja hyvää sopimustapaa noudattaen laadittu ja rakennettu sopimusasiakirja ja liiteluet- telo on myös osoitus hyvästä sopimusosaamisesta. Tärkeä osa sopimushallinnan periaatteita on, taito laatia selkeä sopimus sekä otsikoida ja rakentaa se hyviä sopimusperiaatteita noudattaen. Sopimuksen otsikoinnissa ja sisällössä voi noudattaa luvussa 4 esitettyjen tar- kistuslistojen termejä ja järjestystä. Tavoitteena on rakentaa ja otsikoida sopimus sekä sen ehdot ja liitteet selkeäksi kokonaisuu- deksi. Sopimuksen muotoilulla ja liitteiden rakenteella voidaan myös myöhemmin sopimus- kauden aikana varautua muutoksiin ja päivityksiin. Sopimuksen otsikot kannattaa numeroida. Pitkissä sopimuksissa voidaan tehdä alkuun myös sisällysluettelo. Sopimuksen otsikointi ja kohtien numerointi tukee sopimusneuvotteluvaihetta ja täsmällistä viittausmahdollisuutta sisältöön. Sopimuksen sivut tulee myös numeroida. Kannatettava tapa on käyttää sivuilla numeroin- timuotoa ” 1 (13) ”, jotta sivulta näkee mikä sivu on kyseessä ja kuinka monta sivua asia- kirjassa kaikkiaan on ja/tai pitäisi olla. Sopimuskauden aikana muuttuvat tai päivityksen alla olevat asiat kannattaa rakentaa ja luoda erillisiksi liitteiksi. Tyypillisiä liitteissä sovittavia asioita ovat: ❖ sopimuksen yhteyshenkilöt ja heidän toimenkuvansa ja roolinsa sopimuksessa sekä sopimusyhteyshenkilöiden yhteystiedot ❖ projektisuunnitelma (tämä voi sisältyä jo tarjoajan tarjoukseen) ❖ hinnasto (tämä voi sisältyä jo tarjoajan tarjoukseen) ❖ vakuudet ❖ yleiset sopimusehdot. Hankinta-asiakirjat, kuten tarjouspyyntö ja tarjous, liitetään aina sopimukseen. Myös muissa sopimuksissa on perustelua liittää tarjous sopimuksen liitteeksi, koska tarjous sisältää sel- laista tietoa, taustaa tai palvelukuvausta, jota on tarve pitää mukana myös sopimuskauden aikana sopimusasiakirjoissa. Sopimusasiakirjassa sovitaan perusasiat, jotka eivät yleensä muutu sopimuskauden aikana. Sopimuksen liitteitä voidaan sen sijaan päivittää tietojen muuttuessa tai päivittyessä varsi- naista sopimusta joustavammin. Kun liitteissä oleva asiat päivittyvät, päivitetty liite liitetään sopimushallintaan uudeksi asiakirjaksi. Sopimuksen kokonaistarkastelu helpottuu, kun sopi- muksen vanha korvautunut liite ja uusi päivitetty liite näkyvät tiedostoluettelossa. Esimerkiksi näin: Projekti- suunnitelma 2022, Päivitetty projektisuunnitelma 2023. Kannattaa kuitenkin pohtia, mitkä asiakirjat vaativat virallista päivitystä sopimuskauden ai- kana ja mitkä voidaan hoitaa ...
