Sopimusten suunnittelu ja valmistelu. Kun sopimuksen tarve on arvioitu ja riskiarvio on tehty, alkaa sopimuksen valmistelu. Valmistelusta vastaa se viranhaltija, jonka tehtäviin sopimuksen valmistelu kuuluu. Sopimuksen valmistelussa keskeisessä asemassa on sopimusneuvottelut, joissa osapuolet pyrkivät yhteisen tahtotilan saavuttamiseen. Sopimusneuvotteluissa pyritään yhteisymmärrykseen sopimuksen tarkoituksesta ja keskeisistä ehdoista. Sopimusneuvottelut kirjataan tarvittaessa neuvottelumuistioon, josta selviää neuvottelunaikainen osapuolten tahtotila. Hankintojen osalta sopimusneuvotteluiden kulusta on noudatettava hankintalain säännöksiä. Hankintojen osalta on määrätty tarkemmin hankintaohjeessa. Sopimusehtojen suunnittelussa on keskeisesti kysymys riskienhallinnasta. Sopimukseen liittyvät riskit tulee tunnistaa. Kaupunki pyrkii käyttämään sopimuksissa pääsääntöisesti omia sopimuspohjia. Kaikki sopimusehdot ovat tärkeitä. Riskienhallinnan näkökulmasta tulee kiinnittää huomiota erityisesti seuraaviin ehtoihin: vastuut ja velvoitteet, hinta ja maksuehdot sekä mahdollinen hinnankorotusmekanismi, vahingonkorvaus, mahdollinen sopimussakko, viivästys tai virhe, reklamointi, tietosuoja, immateriaalioikeudet, sopimuksen kesto, sopimuksen irtisanominen ja purkaminen. Erityisen tärkeää on huolehtia sopimusehtojen suunnittelussa siitä, että sopimukseen otetaan liitteeksi soveltuvat, julkishallinnolle valmiiksi neuvotellut, yleiset sopimusehdot kaupungin etu huomioon ottaen. Tietosuojalainsäädännön (kansallinen ja EU-tasoinen) vaatimukset sopimukselle tulee tunnistaa ja ottaa huomioon sopimusehtojen suunnittelussa. Sopimukset, joissa käsitellään kaupungin rekistereissä olevia henkilötietoja, tulee henkilötietojen käsittelytoimien kuvausta koskevan osan tarkastaa apuna kaupungin tietosuojavastaavaa. Sopimusehtojen suunnittelussa tulee ottaa huomioon kunnan toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet: • Kaupungin strategisen tavoitteen ja/tai toimielimen päätöksen mukainen suoritus ja muu toteutus, määrä ja laatu, • Sopimuksen suhde muihin kaupungin velvollisuuksiin, kaupungille laista johtuvat velvoitteet, tai jo olemassa olevat sopimukset eivät saa olla suunniteltavan sopimuksen kanssa ristiriidassa, • Suorituksen sisällön määrittely sopimuksessa ja varmistuminen suorituksen saamisesta, esim. maksujen jaksottaminen, • Toiselta sopimuksen osapuolelta edellytettävä tiedot sopimuksen toteuttamisesta sekä raportointi • Seuraamukset, jos suoritus viivästyy tai toimitusta ei lainkaan saada, • Kaupungin vastuid...
Sopimusten suunnittelu ja valmistelu. Kun sopimuksen tarve on arvioitu, riskiarviointi on tehty dokumentoidusti, alkaa sopi- muksen valmistelu. Sopimuksen suunnittelussa ja valmistelussa tulee kiinnittää huo- miota siihen, että sopimuksen kohde ja sisältö on kuntayhtymän yhteisten linjausten ja näkemysten suuntainen. Sopimuksen suunnittelussa tulee niin ikään ottaa huomioon kuntayhtymän taloudelliset ja toiminnalliset tavoitteet. Sopimuksen suhde muihin kun- tayhtymän velvollisuuksiin, kuntayhtymälle laista johtuvat velvoitteet tai jo olemassa olevat sopimukset eivät saa olla suunniteltavan sopimuksen kanssa ristiriidassa. Sopimukset valmistelevat viranhaltijat/työntekijät, joiden tehtäviin sopimuksen valmis- telu kuuluu. Kun sopimus edellyttää kilpailutusta, laaditaan sopimusluonnos ja sopimusehdot jo tar- jouspyyntövaiheessa osaksi tarjouspyyntömateriaalia. Pienhankinnoissa erillisen sopimuksen tekemisen tarkoituksenmukaisuutta on harkit- tava tapauskohtaisesti. Jos erillistä sopimusta ei laadita, on syytä varmistaa, että hankin- nan keskeiset ehdot ilmenevät hankinnan asiakirjoista. Kaikki sopimukset tehdään kirjallisesti ja pyritään käyttämään valmistelussa kuntayhty- män omia sopimuspohjia. Sopimusasiakirjassa sovitaan perusasiat, jotka eivät yleensä muutu sopimuskauden aikana. Sopimuksen liitteitä voidaan sen sijaan päivittää tietojen muuttuessa tai päivittyessä varsinaista sopimusta joustavammin. Kun liitteissä oleva asiat päivittyvät, päivitetty liite liitetään sopimushallintaan uudeksi asiakirjaksi.