Toimittajan suorituskyvyn valvonta sopimuskaudella. Toimittajan suorituskyvyn valvonnan sisältö ja laajuus riippuvat hankinnan arvosta ja luonteesta, toimitusajan pituudesta, sopimuksen kestosta sekä yhteistyösuhteen luonteesta. Pieni hankinta, jonka toimitus tapahtuu muutaman viikon sisällä, ei edellytä toimittajan suorituskyvyn valvontaan liittyviä toimenpiteitä. Pitkäkestoisen sopimuksen tai euromäärältään merkittävän hankinnan osalta sovitaan sopimuk- sessa yleensä etukäteen, miltä osin ja miten toimittajan suorituskykyä seurataan sekä määritellään seurantakeinot, seurantamittarit ja ajankohdat sekä seuraamuk- set poikkeamista ja hyvästä suoriutumisesta. Suorituskyvyn valvonnan tulisi ohjata toimittajaa kehittämään toimintaansa ja palvelutuotantoa. Valvontakeinoja ovat toimittajan suorituskyky- eli KPI-mittareiden seuranta: - Sopimusvelvoitteiden noudattamisen sekä palvelutason valvonta ja raportointi sovituin määräajoin - Reklamaatioiden määrä, aiheet ja niiden käsittelyn valvonta - Asiakastyytyväisyyskyselyjen toteuttaminen ja niiden tulosten analysointi sovi- tuin määräajoin Toimittajan suorituskyvyn mittaamista kannattaa harkita tilanteissa, joissa toimit- tajalla on useita sopimuksia hankintayksikön kanssa. Isoissa hankintayksiköissä tieto ei aina kulje eri yksiköiden välillä toimittajan toimintatavoista, reklamaatioista tms., jolloin toimittajasuhteen hallinta ja mittaaminen kokonaisuutena on entistä tärkeämpää. Kun valvonnan perusteella havaitaan puutteita tai virheitä toimittajan suorituskyvyssä, tulee niihin puuttua ja antaa toimittajalle palautetta sopimukses- sa sovitulla tavalla. Tähän kuuluu mm. toimittajan rekisteröitymistä koskevien tietojen seuranta, vero- jen ja eläkevakuutusmaksujen maksamista koskevien tietojen seuranta, toimitta- jan riskiluokitusta koskeva seuranta sekä tilaajavastuulain seuranta. Pääsääntönä on, että toimittajan ja tämän alihankkijan tulee täyttää tarjouspyyn- nössä tarjoajalle ja alihankkijalle asetetut soveltuvuusvaatimukset viimeistään so- pimuskauden alkaessa. Alihankkijan osalta tilanteeseen vaikuttaa siis alihankkijan rooli kilpailutusvaiheessa. Jos toimittaja on vain ns. voimavara-alihankkijan avulla täyttänyt asetetut soveltuvuusvaatimukset, on tämä otettava huomioon sopimuk- sen seurannassa ja seuraamuksissa. Sopimuksessa voidaan sopia, miten toimitta- jan ja tämän alihankkijoiden taloudellista suorituskykyä tai tilaajavastuulain nou- dattamista on tarkoitus seurata sopimuskaudella ja mihin toimenpiteisiin suoritus- kyvyn puutteiden vuoksi voidaan ryhtyä. ...
