OPERATIIVINEN SOPIMUS 2019

OPERATIIVINEN SOPIMUS 2019

Toimiala: Vapaa-aika Palvelualue: Hallinto

Sopimuksen tarkoitus:

Sopimus laaditaan hallinnon talous-, henkilöstö- ja asianhallintatiimien, viestintä- ja markkinointitiimin sekä kehittämisen ja toimialan kunkin palvelualueen kesken. Sopimuksessa kuvataan hallinnon sisäisten palvelujen sisältö ja työnjako. Palvelusopimus hyväksytään kulttuurilautakunnassa sen alaisten palvelualueiden operatiivisten sopimusten yhteydessä ja viedään tiedoksi liikunta- ja nuorisolautakunnille.

1 Lähtökohdat

1.1 Kuvaus toiminnasta

Johto

Toimialaa johtaa toimialajohtaja, jonka tehtävänä on huolehtia toimialan toiminnan tuloksellisuudesta sekä sovittaa toimialan toiminta ja palvelut yhteen kaupungin- hallituksen, muiden kaupungin toimialojen ja viranomaisten kanssa (Hallintosääntö 45 §)

Hallinto

Toimialalla voi olla palvelualueiden lisäksi toimialajohtajan alaisuudessa toimialan hallinto, joka vastaa toimialan hallinto- ja tukipalveluista kaupunginhallituksen määrittämällä tavalla (Hallintosääntö 27 §).

Hallinnon sisäiset palvelut

Sisäiset palvelut varmistavat hyvän hallinnon toteutumisen ja toimintaedellytykset. Palveluilla varmistetaan ja tuetaan toimialan palvelutuotannon sujuvuutta, laatua ja jatkuvaa kehittämistä asukkaiden hyvinvoinnin ja aktiivisuuden edistämiseksi. Hallinnon palvelujen tavoitteena on

- tukea toiminnan suunnittelua ja seurantaa

- vastata henkilöstö-, talous-, asianhallinta- ja päätöksentekoprosesseista

- ohjata viestintää ja markkinointia

- koordinoida kehittämistä

Tavoitteena on myös sopimuksen osapuolten sitoutuminen, toiminnan läpinäkyvyys ja palvelujen tasapuolisuus.

Talouspäällikkö, hallinto- ja henkilöstöpäällikkö, markkinointipäällikkö ja kehittämispäällikkö ovat Turun kaupungin toimintamalliuudistuksen mukaisesti jäseniä kaupunkitasoisten matriisien ohjausryhmissä. Talous-, henkilöstö-, asianhallinta-, kehittämisen- ja viestintä-markkinoinnin matriisien ohjausryhmien vetovastuussa on konsernihallinnon edustaja ja jäseninä kaikkien toimialojen edustajat. Vapaa-aikatoimialan edustajien tehtävä on välittää kaupunkitasoisen matriisin päätökset ja toimeksiannot toimialalle ja päinvastoin – toimialan palaute kaupunkitasoisiin ryhmiin. Matriisien ohjausryhmien jäseniä ohjaa yhtäältä toimialajohtaja ja toisaalta kaupunkitasoisen matriisin vetäjä.

Taloustiimi

Talouden keskitettyihin palveluihin toimialalla kuuluu Taitoan ja toimialan tehtäväjaossa vahvistetuista kokonaisuuksista toimialan osuus.

- Sap-perustietojen ylläpito

- muistiotositteiden laatiminen

- tasetilien täsmäytys

- käyttöomaisuuskirjanpito

- reskontran ulkopuolisten maksujen/laskujen ja tiliotteiden käsittely

- laskutus ja myyntireskontra palvelut

- ostolaskujen tiliöinti, reititys ja haut laskuarkistosta

- varastotilien täsmäytykset

- jaksotukset ja vyörytykset

- tilinpäätökseen liittyvät tehtävät

- talouden tilastotiedot

- ostokirjaaminen

Lisäksi taloustiimi ohjeistaa ja neuvoo palvelualueita talouden suunnittelussa ja seurannassa sekä tuottaa tietoa suunnittelun ja seurannan tueksi sekä kehittää taloudellisuutta ja tuottavuutta yhdessä palvelualueiden kanssa.

Henkilöstötiimi

Henkilöstöhallinnon tehtäviä ovat toimialan keskitetyn henkilöstöhallinnon ja palvelussuhdeasioiden hoitoon liittyvät kokonaisuudet.

- Työsopimusten laatiminen, tarkistaminen ja tallentaminen järjestelmään. Tutkintojen vieminen Personec FK:hon, palvelussuhdetietojen ylläpito järjestelmässä, tarvittaessa poissaolojen oikeellisuuden tarkistaminen ja tallentaminen.

- Palvelupyyntöjen toimittaminen Kunnan Taitoaan ja HPK:lle/SAP HR:ään. Ylityöilmoitusten käsittely ja pidettyjen ylitöiden vienti järjestelmääm. Vuosiloma-asioiden, muiden palkkioiden ja ulkomaanmaksujen: palkat/palkkiot käsittely. Työllistettyjen poissaolojen vienti järjestelmään, lääkärintodistusten käsit- tely ja työtodistusten ajo järjestelmästä.

- Toimialan sisäinen asiakaspalvelu SAP HR:n käytössä ja palvelussuhdeasioissa, sekä ohjeistukset henkilöstölle. SAP HR:n eri osioiden ammatti- ja pääkäyttäjiä ja toimiminen yhteyshenkilöinä Kunnan Taitoaan ja HPK:een.

- Matkapyyntöjen ja matkalaskujen käsittely sekä koulutusasioiden hallinta.

- Henkilöstöön liittyvien selvitysten, raporttien ja tilastojen tekeminen esimiehille. Palvelussuhdeasiakirjojen arkistointi.

- Palkkojen maksuvalmiuslaskelman laatiminen

- Siviilipalvelusmiesasiat

- Korjaukset kulunvalvontajärjestelmään

Asianhallintatiimi

Tehtäviä ovat toimialan asianhallinnan hoitoon liittyvät kokonaisuudet.

- toimialan kirjaamispalveluiden hoitaminen

- lautakuntien esityslistojen ja pöytäkirjojen tekninen työstäminen ja päätösten jakelu

- päätöspöytäkirjojen tekninen laatiminen ja jakelu järjestelmässä

- päätöksen taustamateriaalin työstäminen

- arkistointi

- sopimushallinta

- hallinnon päivittäistoimintojen organisointiin liittyvät toimistotehtävät

Viestintä ja markkinointitiimi

Tehtävänä on vastata palvelujen ja toiminnan viestinnästä ja markkinoinnista yhteistyössä toimialan johdon ja palvelualueiden kanssa. Työ toteutetaan tiiviissä yhteistyössä konsernihallinnon kanssa kaupunkitasoisia viestintälinjauksia noudattaen. Tiimi työstää tarvittavat markkinointi- ja viestintäsuunnitelmat. Viestinnän tehtävät jakaantuvat sisäiseen ja ulkoiseen viestintään ja markkinointiin.

Sisäisen viestinnän tehtäviä ovat:

- johdon tuki ja työyhteisöviestinnän koordinointi ja toteutus

Ulkoisen viestinnän ja markkinoinnin tehtäviä ovat:

- kuntalaisten informointi

- verkkoviestintä ja sosiaalisen median hyödyntäminen

- markkinointiviestinnän suunnittelu ja toteutus

- mediatiedottaminen

- lautakuntien ja johtavien viranhaltijoiden päätöksistä viestiminen

- muutos- ja kriisiviestintä

- asiakkuuksien hoito sekä yritys- ja sidosryhmäyhteistyö

Kehittämistiimi

Tehtäviä ovat konsernihallinnon kehittämisen matriisin, sopimusohjaustyön, osallisuuden edistämisen, sisäisen valvonnan, turvallisuussuunnittelun ja riskienhallin- nan ohjeistuksen mukaisesti koordinoida, soveltaa ja toteuttaa toimialalla:

- kehittämisen koordinointi kaupunkitasoisen kehittämismallin mukaisesti

- toimialan kehittämissalkkujen valmistelu ja koordinaatio

- sopimusohjauksen koordinointi

- sisäinen valvonta ja riskienhallinta

- osallisuustoiminnan tukeminen

- turvallisuussuunnittelu

Lisäksi kehittämistiimi yhdessä muiden hallinnon tiimien kanssa koordinoi ja tukee toimialan sekä palvelualueiden yhtenäistymistä ja toimintamalliuudistuksen muutostyön jatkumista

- projektimaisen työtavan edistäminen

- toiminnan seuranta/mittaaminen sekä vuosikellot.

Aktiivisuuden edistäminen sekä yhteistyö järjestöjen ja kansalaistoimijoiden kanssa

Alue- ja kohderyhmätyön sekä kansalaistoiminnan ja järjestökumppanuuden koordinointi toimialalla. Toiminnan jatkokehittäminen. Eviva –hankkeen aikana kehitet- tyjen toimintamuotojen juurruttaminen osaksi perustoimintaa.

Kulttuurilautakunnan avustukset ja apurahat

Kulttuurin vapaan kentän toimintaedellytyksiä edistetään avustuksilla. Yhteisöt ja ryhmät voivat hakea avustuksia viidestä eri kategoriasta:

1. Taide- ja kulttuurilaitosten toiminta-avustukset (sopimuksen tehneille) 1 a. Toiminta-avustus

1 b. Taiteen perusopetus

2. Kulttuuri- ja taideyhteisöjen toiminta-avustukset

3. Kulttuurin harrastustoiminta-avustukset

4. Projektiavustukset

5. Kehittämisavustukset

Henkilökohtaisia apurahoja voi hakea kahdesta eri kategoriasta:

6. Taideapurahat

7. Aboa-apuraha

1.2 Toimintaympäristön muutostekijät

Koko kaupungin hallintopalveluiden uudistamiseen ja muutokseen valmistautuminen ja toimintojen sopeuttaminen uudistuneeseen organisaatioon tarpeellisin osin.

Osallistuminen avustustoiminnan uudistamiseen ja muutoksiin.

1.3 Toiminnan kehittämissuunnitelma ja strategiset painopisteet

Vapaa-aikatoimiala

• perustehtävä: Tarjoamme turkulaisten arkeen ja juhlaan iloa, elämyksiä, liikettä, tietoa ja taitoa.

• tahtotila: Hyvän elämän Turku.

Toimialan hallinto huolehtii aktiivinen turkulainen –pääteeman linjauksia toteuttavien toimialan kehittämistavoitteiden hankkeistamisesta sekä tukee ja koordinoi niiden projekteja. Painopisteitä ovat yhdenvertaisuuden edistäminen ja eriarvoisuuden kaventaminen, osallisuuden, aktiivisuuden ja monialaisen yhteistyön edistäminen sekä vahvistuva kumppanuus kolmannen sektorin kanssa.

Kehittämistavoitteet

Aktiivisuus mahdollisimman monen turkulaisen elämäntavaksi

- Aktiivinen vapaa-aika tarjoaa elämään sisältöä ja on olennainen osa hyvän elämän perustaa.

Kumppanuuksia kehittämällä ja laajentamalla tuotetaan monimuotoisia palveluja kustannustehokkaasti

- Vähenevien resurssien ja yhä monialaisempaan osaamiseen liittyvien vaatimusten kasvaessa toimialan palvelualueiden tulee panostaa kump- panuuksien kehittämiseen.

Mahdollistetaan digitaalisuuden kautta monikanavaiset, käyttäjälähtöiset palvelut(riippumattomuus ajasta ja paikasta, itsepalvelu, vuoro- vaikutteisuus)

- Digitaalisuus parantaa palvelujen saatavuutta, ajasta ja paikasta riippumatta, mutta samalla se asettaa muutoshaasteita olemassa oleville toimintamalleille ja palveluille.

Edistetään asukkaiden kansalaistaitoja

- Toimialan tulee saavutettavasti tarjota kaupunkilaisille mahdollisuuksia osallistua palveluihin sekä edistää heidän kansalaistoja kunkin pal- velualueen osaamisen mukaisesti.

2 Taloudelliset tavoitteet

2.1 Määrärahat

Käyttötalousosa (1.000 €)	TA 2019	TA 2019 muutokset	TA 2019 siirrot	TA 2019 muutoksin	Toteuma 2019	Poikkeama
Vapaa-aikatoimialan hallinto
Toimintatulot					42	42
Xxxxxxxxx omaan kayttoon Toimintamenot	12 418	305	-324	12 399	11 508	890
Toimintakate	-12 418	-305	324	-12 399	-11 466	932

3 Resurssien käyttö

3.1 Työvoiman käyttö

	TOT 2017	TOT 2018	TA 2019	TOT 2019
Htv	34,2	35,1	36	33,4
Palkat ja palkkiot		1 396 082	1 450 908	1 272 199
Sijaistus %	39,6	42,3	11	36,1
Sairauspoissaolo%	4,5	3,7	2,5	2,5

4 Toiminnalliset tavoitteet

4.1 Operatiiviset tavoitteet Strategisesta sopimuksesta johdetut

Strategisen sopimuksen tavoite (viite)	Strategisen linjauk- sen tunnus/ alatavoite	Palvelualueen tavoite	Kuvaus/Seurantaväli
Aktiivisuuden edistäminen alue- ja kohderyhmätyöllä	2.3.7 Hyvän elä- män Turkua luo- daan ottamalla ak- tiivisuus elämänta- vaksi	Hallintopalvelut koordinoi ja tukee toimialan aktivointityötä, jota toteutetaan kaupungin ke- hittämismallin mukaisella projekteihin perustu- valla toiminnalla.	Aktivointia edistäviä projekteja valmistellaan ja toteute- taan hallinnon ja palvelualueiden yhteistyönä.Projektien tuotoksena syntyy aktiivisuutta edistäviä palveluja ja toi- mintapoja huomioiden myös kohderyhmät ja asuinalueet. Toteutumisen seuranta puolivuosittain.
Aktiivisuuden edistäminen alue- ja kohderyhmätyöllä	2.3.7 Hyvän elä- män Turkua luo- daan ottamalla ak- tiivisuus elämänta- vaksi	Vakiinnutetaan aktivointityön viestinnän ja markkinoinnin prosessit uudenlaisen, projekti- maisen työn tueksi. Kehitetään alue- ja kohde- ryhmäviestinnän keinoja ja välineitä sekä jär- jestetään tarpeen mukaan koulutusta.	Vapaa-ajallaan passiivisten turkulaisten tavoittaminen eri kanavien kautta on systemaattisesti johdettua ja sitä ke- hitetään edelleen. Toteutumisen seuranta puolivuosittain.
Aktiivisuuden edistäminen alue- ja kohderyhmätyöllä	2.3.7 Hyvän elä- män Turkua luo- daan ottamalla ak- tiivisuus elämänta- vaksi	Viestinnän välineiden kehittäminen erilaisten kohderyhmien tavoittamiseksi.	Viestinnässä käytettävien välineiden ja keinojen täyden- netty kohderyhmäkohtainen yhteenvetoa päivitetään ja se jalkautetaan työkaluksi toimialalla. Toteutumisen seuranta puolivuosittain.
Kumppanuuksia kehittä- mällä ja laajentamalla tuotetaan monimuotoisia palveluja kustannustehok- kaasti	2.3.2/ Tuotetaan vapaa- ajan palveluja li- sääntyvässä aktii- visessa kumppa- nuudessa ja vuoro- vaikutuksessa…	Kaupungin toimijoiden sekä järjestöjen, seuro- jen, kolmannen sektorin, vapaan kentän ja va- paaehtoistoimijoiden yhteistyötä ja kumppa- nuutta palveluiden tuottamisessa vahvistetaan. Tavoitteena monialainen osaaminen ja moni- puolinen palvelutuotanto sekä uudistuva avus- tustoiminta.	Kumppanuuksia edistäviä projekteja valmistellaan ja to- teutetaan hallinnon ja palvelualueiden yhteistyönä sekä yhteydessä konsernitasoiseen avustusten toimintamallin uudistamiseen. Toteutumisen seuranta puolivuosittain.

		Hallintopalvelut koordinoi ja tukee toimialan yhteistyötä ja kumppanuuksia kehittäviä yhtei- siä projekteja ja niitä työstetään uuden toimin- tamallin yhteydessä.
Mahdollistetaan digitaali- suuden kautta moni- kanavaiset ja vuorovai- kutteiset palvelut	3.2.3 Digitaalisia palve- luja kehitetään laajalla ja avoi- mella yhteistyöllä	Palvelujen digitaalisuutta parantavien projek- tien yhteistyötä lisätään uuden toimintamallin yhteydessä.	Organisoidaan yhteinen kehittäminen ja laaditaan kehittä- missuunnitelma. Toteutumisen seuranta puolivuosittain.
Edistetään asukkaiden kansalaistaitoja	2.3.1/ Turkulaisia kan- nustetaan ja ohja- taan aktiiviseen elämäntapaan tar- joamalla tietoa, tukea ja palve- luita…	Omatoimisuutta ja osallisuutta edistäviä yhtei- siä projekteja työstetään uuden toimintamallin yhteydessä.	Organisoidaan yhteinen kehittäminen ja laaditaan kehittä- missuunnitelma. Toteutumisen seuranta puolivuosittain.

5 Henkilöstön hyvinvointi ja työelämän laatu

5.1 Kaupungin yhteiset tavoitteet

Henkilöstöohjelman painopistealue	Toimialan tavoite TA 2019	Palvelualueen toimenpiteet TA 2019	Toteuma 2019
Työ lisää hyvinvointia.	3A Annamme selkeän suunnan ja tavoitteet	Säännölliset tiimipalaverit, sovittujen toi- mintatapojen ja asetettujen tavoitteiden seuranta	Käytäntöjä on yhtenäistetty ja niiden toi- mivuutta varmistettu ja seurattu. Tiimit ovat kokoontuneet kuukausittain.
Rakentava ja hallittu muutos – muutos on mahdollisuus!	5A Muutoksen kokeminen työssä	Selkeä muutosviestintä, joustavat toimin- tatavat, avoimeen työkulttuuriin kannusta- minen	Työntekijöitä on kannustettu avoimeen vuorovaikutukseen. Hallinnon uudistami- sen hankkeen tilannetta on käsitelty tii- mien palavereissa säännöllisesti.
Parempi johtaminen	7A Tavoitteiden selkeys ja avoi- muus päätöksenteon perusteena	Ratkaisujen etsiminen avoimesti keskuste- lemalla, valittujen ratkaisujen selkeät pe- rustelut	Kaikessa toiminnassa on pyritty olemaan avoimia ja ratkaisukeskeisiä.
Lisätietoja: Kaikki asetetut tavoitteet ovat pidemmän aikavälin tavoitteita.

5.2 Toimialan hallinnon seurattavat tavoitteet

Kunta10-tutkimusta ei toteutettu v. 2019. Kysely toteutetaan seuraavan kerran syksyllä 2020.