Avenant n°1
Avenant n°1
entre Bordeaux Métropole et la commune de Mérignac
Révision de niveaux de services 2016-2017
Entre
Bordeaux Métropole représentée par son Président, Monsieur Xxxxx Xxxxx, dûment habilité par délibération, n° 2017……………………… du 22 décembre 2017 ,
d'une part,
Et
La commune de Mérignac représentée par son Maire, Monsieur Xxxxx Xxxxxxx, dûment habilité par délibération n°…………. du ,
d'autre part,
VU le contrat d’engagement signé en date du 15 février 2016 par Monsieur Xxxxx Xxxxx, Président de Bordeaux Métropole et Monsieur Xxxxx Xxxxxxx, Maire de Mérignac.
Considérant la volonté des parties de réviser les niveaux de services en application de l’article 6 du contrat d’engagement,
1
Il est convenu et arrêté ce qui suit dans le présent avenant :
ARTICLE 1 : OBJET
L’objet du présent avenant est de faire évoluer le contrat d’engagement afin d’y intégrer l’impact des
révisions de niveaux de services arrêtées entre la commune et Bordeaux Métropole.
ARTICLE 2 : MODIFICATION DES ANNEXES
Les annexes de(s) domaine(s) concerné(s) par ces révisions de niveau de services sont (est):
Domaines | Objet de la révision de niveaux de services |
Espaces verts | Intégration d’un nouveau mode de gestion des usagers |
Propreté | Intégration d’un nouveau mode de gestion des usagers |
Domaine public – Voirie | Intégration d’un nouveau mode de gestion des usagers |
Cadre de vie, urbanisme et autorisations d’occupation des sols et foncier | Retour des frais de géomètre à la commune, suppression de l’activité « acquisition/ cession du foncier communal » |
Ces annexes sont modifiées et remplacent celles établies précédemment.
ARTICLE 3 :
Les autres articles et annexes au contrat d’engagement et ses avenants restent inchangés.
ARTICLE 4 :
Cet avenant entre en vigueur au 1er janvier 2018.
Fait à Bordeaux, le , en deux exemplaires.
Pour Bordeaux Métropole, Le Président,
Xxxxx Xxxxx
Pour la commune de Mérignac, Le Maire,
Xxxxx Xxxxxxx
2
ANNEXE POUR LE DOMAINE « DOMAINE PUBLIC/ESPACES VERTS » – CONTRAT D’ENGAGEMENT
COMMUNE DE MERIGNAC
DOMAINE : DOMAINE PUBLIC/ESPACES VERTS |
I/ Moyens consacrés par la commune au domaine Espaces verts |
Les moyens consacrés par la commune au domaine Espaces Verts sont détaillés dans la convention de création des services communs liée au contrat d’engagement (tout sauf la partie Sport). Les objectifs poursuivis par la Métropole et la commune dans le cadre de ce contrat seront définis au regard des moyens inscrits dans les conventions.
II/ Missions et activités mutualisées ou régularisées dans le domaine Espaces verts |
Espaces verts : plantations, parcs, jardins publics, rives, espaces naturels, forêts, cimetières communaux, équipements sportifs de plein air.
Les surfaces concernées par la régularisation et la mutualisation de Mérignac : espaces verts d’accompagnement de voirie, espaces verts type parcs, squares, placettes, espaces verts liés à un bâtiment municipal (dont écoles et crèches) hors bâtiments sportifs.
Les aires de jeux sur domaine public ou privé de la ville, les agrès sportifs d’extérieur.
Cimetière : étude et aménagements sont mutualisés, la gestion des espaces verts du cimetière font également partie de la mutualisation sauf pour la part d’entretien des allées et des espaces minéralisés.
La production horticole pour l’ensemble de la mairie, y compris pour le service des sports, est mutualisée. Le décor évènementiel et prêt de plantes est fait pour des services municipaux mais aussi associations, entreprises, armée.
La ferme pédagogique, structure accueillant en priorité les classes de Mérignac et le public à handicap.
Ces activités seront réalisées en 2016 sur la base de l’existant.
Espaces sportifs : l’étude et l’aménagement des espaces d’accompagnement des terrains sportifs sont mutualisés ; non compris dans ce transfert : l’entretien des espaces verts liés aux bâtiments ou équipements sportifs, les citystades, les terrains sportifs de plein air et équipement lié (panneaux de basket, cage de foot, filet…) y compris dans les écoles ou parcs.
Jardins collectifs (partagés, familiaux) l’animation de ces jardins n’est pas réalisé par les services
municipaux, elle ne fait pas partie du périmètre de mutualisation.
Activités régularisées par la commune |
A- Aménagement et entretien des espaces verts sur le domaine public métropolitain |
Aménagement des espaces verts sur le domaine public routier métropolitain (alignement, plantations, équipements (ex : arrosage)). |
Entretien des espaces verts sur domaine public routier métropolitain |
Gestion et entretien des espaces verts |
Tonte, taille, renouvellement de végétaux, arrosage et maintenance |
Propreté des espaces verts |
Désherbage des parcs et jardins et espaces verts |
Déclaration de Travaux (DT) et Déclaration d’Intention de Commencement de Travaux (DICT) espaces verts |
Activités mutualisées par la commune |
B- Aménagement et entretien des espaces verts sur domaine public communal |
Aménagement des espaces verts, terrains sportifs de plein air et aires de jeux |
Aménagement des parcs, jardins publics, rives et espaces naturels : conception, aménagement, réhabilitation d’espaces verts |
Aménagement d’aires de jeux : conception, aménagement, réhabilitation |
Gestion et entretien des espaces verts et aires de jeux |
Tonte, taille, renouvellement de végétaux, arrosage et maintenance |
Propreté des parcs et jardins et des aires de jeux |
Propreté des espaces verts |
Désherbage des parcs et jardins et espaces verts |
Déclaration de Travaux (DT) et Déclaration d’Intention de Commencement de Travaux (DICT) espaces verts |
Gestion et contrôle des équipements des espaces verts : |
Gestion des mobiliers spécifiques de jardins (bancs…) |
Gestion de la signalétique jardin |
Gestion des aires de jeux |
Gestion des agrès sportifs dans les parcs et jardins |
Gestion des systèmes hydrauliques (bassins, stations de pompage, forages, fontaineries…) |
Gestion des allées |
Gestion des clôtures |
Gestion des grilles d’arbres |
Gestion des parcs animaliers |
Vie des jardins |
Relations contractuelles avec les concessionnaires |
Suivi de la réglementation et de la sécurité |
Gestion de l’arbre |
Elagage, soin aux arbres |
Gestion et expertise du patrimoine arboré |
Gestion des espaces naturels, forestiers |
C- Décor évènementiel/mise en scène paysagère |
D- Expertise espaces verts |
Prospection et analyse pour aide à la décision stratégique |
Ingénierie verte, génie écologique en partenariat avec Système d’information géographique (SIG) communal (Comprend avis sur permis de construire, travaux sur espaces boisés classés (EBC), avis sur arbre du privé dont caractère dangereux, inventaires faune et flore) |
Gestion des données patrimoniales espaces verts (construction et alimentation d’un Système d’Information Géographique) |
Pilotage de l’amélioration continue et des démarches qualité, des démarches de certification/labellisation : label villes et villages fleuris niveau 3 fleurs, labellisation éco jardin, O phytosanitaire, gestion différenciée, etc… |
E- Approvisionnement et matériel |
Entretien courant du matériel utilisé, ateliers de proximité |
Approvisionnement/gestion des stocks |
Centres de cultures (serre, fleuristeries, collections) |
Veille technique dans le cadre des procédures d’achat |
F- Construction de la trame verte sociale (aspects techniques uniquement) Sauf : En lien avec les services municipaux concernés pour l’animation, la communication |
Cheminements doux, végétalisation collective, jardins partagés |
Animation et sensibilisation |
Organisation du concours des balcons et jardins fleuris |
III/ Modalités de mise en œuvre |
III-a/ Les responsables en charge des activités du domaine Espaces verts du service commun s’engagent à mettre en œuvre une organisation en conformité avec les obligations et délais réglementaires en vigueur, les schémas directeurs adoptés par la commune, et le cas échéant les certifications obtenues par la commune :
- Labellisation écojardin (sur 8 parcs labellisé en 2012, renouvellement en 2015)
- Labellisation 3 fleurs- villes et villages fleuris
- Gestion du domaine public en 0 phytosanitaire
- Plan de gestion différenciée
- Plan de gestion de parcs : Xxxx xx xxxxxxx, xxxx xx xxxxx, xxxx xx Xxxxxx
- Programmes : patrimoine arboré, biodiversité, paysage et fleurissement, propreté, gestion des flux
- Charte paysagère
- Protection Biologique Intégrée dans les serres.
III-b/ Les modes de fonctionnement :
Les modes de fonctionnement ont pour objectif de décrire les interfaces entre les services de la commune et le service commun de la Métropole concernant le domaine Espaces verts.
- Identification des référents (commune, service commun) :
L’ensemble se faisant en lien avec le coordonnateur paysagiste.
Rôles et responsabilités pour le domaine Espaces Verts | ||
Responsable thématique pour le service commun | Directeur de la gestion de l’espace public du Pôle Territorial Ouest en lien avec le directeur du développement et de l’aménagement du Pôle Territorial Ouest | |
Conception : Chef du centre Reseaux et paysages de la direction du développement et de l’aménagement du Pôle Territorial Ouest | Gestion : Xxxx xx xxxxxxx xxxxxxxxxxx 0 xx xxxx xx xx Xxxxxxxxx de la gestion de l’espace public (DGEP) du Pôle Territorial Ouest | |
Responsable thématique pour la commune | Cadre interface espace public | |
Types de saisines pour le domaine Espaces Verts | |
Saisine ordinaire | Service commun : Chef de centre concerné de la Direction de la gestion de l’espace public du Pôle Territorial Ouest ou le responsable concerné Commune : Cadre interface espace public |
Saisine en urgence | Service commun : Chef de centre espaces verts sous couvert du chef de service territorial, Direction de la gestion de l’espace public, Pôle Territorial Ouest Commune : Cadre interface espace public |
Saisine exceptionnelle | Service commun : Directeur de la Gestion de l’espace public, Pôle Territorial Ouest ou Directeur du Développement et de l’aménagement, Pôle Territorial Ouest Sous-couvert de l’Adjoint au directeur général en charge du Pôle Territorial Ouest. Commune : Directeur général adjoint proximité citoyenneté |
- Interfaces commune/service commun :
Les principales interfaces sont décrites paragraphe V sur la base d’exemples.
Bordeaux Métropole et la commune s’engagent à finaliser sur la base de ces éléments les processus
pour la mise en place des services communs.
IV/ Les engagements de service
IV-a/ Les engagements de service généraux et les priorités
Les principales priorités / dossiers prioritaires du domaine Espaces verts :
- Mettre en œuvre une gestion et des aménagements des espaces verts adaptée à la politique de la commune traduite dans les documents listés dans la partie III/a (le plan de gestion différencié, le zéro phyto sur l’ensemble du domaine public et privé communal, l’écolabellisation des parcs, programmes dont suivi de la biodiversité etc…).
Les engagements de service réciproques cibles poursuivis grâce à la mutualisation du domaine Espaces verts sont :
- Améliorer l’offre en espaces verts (création de squares, 9ème parc, ouverture des bassins
d’étalement selon PPI communal)
- Augmenter le nombre d’espaces labellisés écojardin, suivi biodiversité (relevés, animation,
communication, protection…)
- Communiquer
Bordeaux Métropole s’engage à analyser l’ensemble des statistiques de la Gestion des demandes des usagers (GDU) et à remettre une fois par mois un tableau d’analyse des demandes et des traitements à la commune, en lien avec le déploiement depuis le 3 avril 2017 du logiciel de gestion des réponses aux usagers. Cet outil permet de tracer les demandes des usagers dont le nombre s’élève sur le premier semestre 2017, à 1200 demandes pour la commune de Mérignac.
- Produire des calendriers de manifestations
IV-b/ Les indicateurs et valeurs cibles
Des éléments de volumétrie seront à identifier pour disposer d’une référence de volume d’activités transférées. Si le volume de dossiers traités par an augmente en année N, cette variation sera à prendre compte dans l’analyse de l’atteinte des niveaux d’engagement.
Engagements de service du domaine Espaces Verts | Indicateurs (définition/mode de calcul) | Périodicité de suivi | Source de suivi* | Niveau de service constaté (et volumétrie correspondante) | Conditions de réalisation de l’engagement (pré-requis) |
Engagement 1 : Embellissement de la commune ("fleurissement") 1.1. Concevoir et gérer un projet d'embellissement identitaire 1.2. Assurer la propreté des espaces verts par une fréquence d'enlèvement des détritus adaptée | Indicateur 1 : i1.1.1 Suivi du nombre de réclamations et/ou de courriers de félicitations i.1.1.2 Nombre de points d'embellissement (et comparaison des points d'embellissement entre l'année N et N+1) | Mensuelle Annuelle | Suivi par la commune, politique gestion de la relation à l’usager (GRU) | 1.1.1 Le niveau de service de référence sera celui constaté en 2016. 1.1.2. Points d’embellissement en 2015 : 510 points verts 26 massifs, 930 m² 28 coulées de bulbes, 3100m² 3 prairies fleuries 10 sites avec arbres fruitiers 11 sites en cueillette libre (petits fruits, aromatiques) | Communication par la commune de sa politique paysagère (a minima d’une saison sur l’autre) et de la liste/cartographie des points d’embellissement Planning des manifestations (a minima semestriel, remis à jour mensuellement) |
Engagement 2 : Réactivité Garantir un niveau de réactivité d'intervention adapté (mise en sécurité ou incidents techniques, aux demandes des usagers et en fonction des usages) | Indicateur 2 : Délais d'intervention : a- Risque de chute imminente ou chute de branche ou d’arbre : mise en sécurité dans l’heure, intervention dans la journée (en jour travaillé) b- Incident sur aire de jeux : mise en sécurité dans l’heure (en jour travaillé) et réparation selon délai de livraison des pièces | Mensuelle | Tableaux de bord Logiciel de relation à l’usager Mise en place d’un suivi la première année | Le niveau de service de référence sera celui constaté en 2016. | Signalement des incidents aux services communs dans des délais courts Moyen de communication dans les équipes |
*Sources : la commune justifie ici de la valeur du niveau de service atteint en année N (suivi d’activité automatisé, manuel, enquête de satisfaction, certification…). Cf article 2 du contrat
d’engagement.
V/ Interfaces communes et services communs
1. Aménagement des espaces verts | |||||
Quoi | A qui | Comment | Quand | ||
Modalités de programmation et de suivi | « Point d’entrée » des demandes de la Commune | Programmation annuelle ou pluriannuelle des travaux d’aménagement des espaces verts à réaliser sur le DP proposée par le service commun à la commune | Chef de service aménagement, Direction du développement et de l’aménagement, Pôle Territorial Ouest, coordonnateur paysagiste | Réunions de négociation | Annuel |
Principales étapes d’interactions Commune/Service commun Métropole | Validation du programme proposé par le service commun sur la base des priorités techniques | Elus communaux consultés par le cadre interface de la commune | Délibération si nécessaire | Annuel (gros projet), fréquence plus soutenue pour les petits projets (à définir) | |
Information, concertation avec le public sur décision de l’élu communal | Préparation, organisation et animation de la concertation : le service commun (service métropolitain concerné) avec le cadre interface de la commune | Réunion de concertation | En fonction de la programmation, de l’opportunité décidée par les élus, et des conseils de quartiers organisés par les communes. | ||
Point de « sortie »/ restitution à la Commune | Suivi de la mise en œuvre | Gros travaux : Chef de service maître d’œuvre, Direction du développement et de l’aménagement, Pôle Territorial Ouest Petits travaux : Chef de centre espaces verts, Direction de la gestion de l’espace public, Pôle Territorial Ouest | Tableaux de bord, plannings | Mensuel | |
2. Gestion et entretien des espaces verts et approvisionnement | |||||
Quoi | A qui | Comment | Quand | ||
Saisine ordinaire | « Point d’entrée » des demandes de la Commune | Demande d’intervention liée aux espaces verts ou à l’approvisionnement | Chef de centre espaces verts, Direction de la gestion de l’espace public, Pôle Territorial Ouest | Mail, téléphone… + à terme outil de gestion des demandes | Au fil de l’eau |
Point de « sortie »/ restitution à la Commune | Délais d’intervention et confirmation de la réalisation | Chef de centre espaces verts, Direction de la gestion de l’espace public, Pôle Territorial Ouest | Mail, téléphone… + à terme outil de gestion des demandes | Au fil de l’eau | |
Saisine en urgence | « Point d’entrée » des demandes de la Commune | Demande d’intervention d’urgence sur espaces verts liée à un signalement (vandalisme, accident) | Chef d’équipe sous couvert du chef de centre espaces verts, Direction de la gestion de l’espace public, Pôle Territorial Ouest | Téléphone, mail + tracer des demandes dans un tableau de suivi | Au fil de l’eau |
Point de « sortie »/ restitution à la Commune | Délais d’intervention et confirmation de la réalisation | Chef d’équipe sous couvert du chef de centre espaces verts, Direction de la gestion de l’espace public, Pôle | Mail, téléphone… + à terme outil de gestion des demandes | Au fil de l’eau | |
Territorial Ouest | |||||
3. Décor, événementiel | |||||
Quoi | A qui | Comment | Quand | ||
Saisine ordinaire | « Point d’entrée » des demandes de la Commune | Demande de décor pour une manifestation | Chef de centre espaces verts, Direction de la gestion de l’espace public, Pôle Territorial Ouest | Téléphone, mail + tracer des demandes dans un tableau de suivi Fiche d’expression de besoin pour une manifestation | Selon programmation ou demandes ponctuelles |
Point de « sortie »/ restitution à la Commune | Délais d’intervention et confirmation de la réalisation | Chef de centre espaces verts, Direction de la gestion de l’espace public, Pôle Territorial Ouest | Téléphone, mail + tracer des demandes dans un tableau de suivi | Au fil de l’eau | |
Saisine en urgence | « Point d’entrée » des demandes de la Commune | Demande d’urgence de décor ponctuel | Chef de centre espaces verts, Direction de la gestion de l’espace public, Pôle Territorial Ouest | Téléphone, mail + tracer des demandes dans un tableau de suivi | Demandes ponctuelles |
Point de « sortie »/ restitution à la Commune | Délais d’intervention et confirmation de la réalisation | Chef de centre espaces verts, Direction de la gestion de l’espace public, Pôle Territorial Ouest | Téléphone, mail + tracer des demandes dans un tableau de suivi | Au fil de l’eau | |
4. Expertise | |||||
Quoi | A qui | Comment | Quand | ||
Saisine ordinaire | « Point d’entrée » des demandes de la Commune | Demande d’expertise (avis sur PC ; Travaux en espaces boisés classés, arbres dangereux du domaine privé) | Chef de service territorial | Téléphone, Mail, courrier | Selon besoin |
Point de « sortie »/ restitution à la Commune | Avis technique | ||||
5. Vie des parcs et jardins | |||||
Quoi | A qui | Comment | Quand | ||
Saisine ordinaire | « Point d’entrée » des demandes de la Commune | Vérification des conditions de sécurité liées aux espaces verts avant manifestation | Chef de centre espaces verts sous couvert du chef de service, Direction de la gestion de l’espace public, Pôle Territorial Ouest | Selon programmation | Bi-annuel |
Point de « sortie »/ restitution à la Commune | Information au cadre interface sur la faisabilité technique de la manifestation | Chef de centre espaces verts, Direction de la gestion de l’espace public, Pôle Territorial Ouest | Proposition écrite d’organisation (mail, courrier) | ||
Saisine spécifique | « Point d’entrée » des demandes de la Commune | Demande d’ouverture ou de fermeture sur des horaires exceptionnels | Chef de centre espaces verts, Direction de la gestion de l’espace public, Pôle Territorial Ouest | Demande écrite sur la base d’un arrêté communal | Au fil de l’eau |
Point de « sortie »/ | Confirmation de mise en œuvre | Chef de centre espaces verts, Direction | Retour écrit (courrier, | Au fil de l’eau | |
restitution à la Commune | de la gestion de l’espace public, Pôle Territorial Ouest | mail) | |||
6. Animation et sensibilisation | |||||
Quoi | A qui | Comment | Quand | ||
Saisine ordinaire | « Point d’entrée » des demandes de la Commune | Demande de participation à une animation sur demande de la commune | Chef de centre espaces verts, Direction de la gestion de l’espace public, Pôle Territorial Ouest sous couvert du chef de service territorial | Selon programmation ou saisine spécifique écrite* | * |
Point de « sortie »/ restitution à la Commune | Confirmation de mise en œuvre | Chef de centre espaces verts, Direction de la gestion de l’espace public, Pôle Territorial Ouest sous couvert du chef de service territorial | Mail ou courrier de réponse | Au fil de l’eau | |
ANNEXE POUR LE DOMAINE « DOMAINE PUBLIC/PROPRETE » – CONTRAT D’ENGAGEMENT
COMMUNE DE MERIGNAC
DOMAINE : DOMAINE PUBLIC/PROPRETE |
I/ Moyens consacrés par la commune au domaine Propreté |
Les moyens consacrés par la commune au domaine Propreté sont détaillés dans la convention de création des services communs liée au contrat d’engagement. Les objectifs poursuivis par la Métropole et la commune dans le cadre de ce contrat seront définis au regard des moyens inscrits dans les conventions.
II/ Missions et activités mutualisées ou régularisées dans le domaine Propreté |
Activités régularisées par la commune |
Les surfaces concernées par la régularisation et la mutualisation de la propreté à Mérignac sont les espaces publics (domaine public ou domaine privé de la ville dont cimetières) et les espaces liés à un bâtiment municipal (dont écoles et crèches) hors installations sportives. |
Nettoyage courant de la voirie : balayage manuel et mécanique, lavage, désherbage, enlèvement de dépôts sauvages sur le domaine public voirie, ses accessoires et mobiliers urbains associés (ex : horodateurs, fontaines, cendriers, panneaux d’affichage libre, monuments, armoires réseaux…): de façade à façade (trottoirs, caniveaux, fossés), places classées Métropole, marchés de plein air sur voirie, et sur ces mêmes domaines, après manifestations publiques (+ Pose et dépose de bennes et matériels de tri pour manifestations) |
Balayage et ramassage des feuilles sur le domaine public métropolitain |
Nettoyage et collecte des corbeilles sur le domaine public métropolitain |
Réalimentation des distributeurs de poches à déjections canines sur domaine public métropolitain |
Enlèvement des dépôts sauvages sur le domaine public métropolitain : ramassage |
Activités mutualisées par la commune |
Nettoyage des panneaux d’affichage, fontaines, cendriers |
Balayage et ramassage des feuilles sur le domaine public et privé communal (dont cimetière) |
Nettoyage et collecte des corbeilles sur les espaces communaux (dont espaces naturels…) |
Réalimentation des distributeurs de poches à déjections canines sur domaine public communal |
Nettoyage courant sur le domaine public communal : marchés de plein air hors voirie, parcs et jardins, aires de jeux, cours d’écoles et après manifestations (+ pose et dépose de bennes pour manifestations) |
Nettoyage courant sur espaces privés communaux extérieurs |
Enlèvement des dépôts sauvages sur le domaine public communal : ramassage |
Enlèvement de tags et affichages sauvages sur domaine public communal : - Sur l’espace public |
Enlèvement de tags et affichages sauvages sur domaine public communal : - Sur les façades privées en limite de domaine public |
Ramassage des déchets (verts et encombrants en porte-à-porte) |
Gestion (tri/valorisation) des déchets communaux |
Activités complémentaires réalisées par le service propreté |
Gestion de la dotation des containers des bâtiments communaux |
Intervention lors d’intempéries ; tempête, inondation |
Entretien du sentier du Peugue par convention |
Nettoyage au Haute Pression de matériel du service général (tente, panneaux électoraux…) |
Prêt de benne pour les ateliers, ou après élection pour papier, cimetière |
Balayage ponctuel de sites gérés par les sports (parkings) |
NB :
- La pose et la maintenance du mobilier urbain est traitée dans la fiche annexe « Domaine public/Voirie »
- La surveillance du domaine public et le signalement d’incidents sont traités dans la fiche annexe « Domaine public/Voirie ».
III/ Modalités de mise en œuvre |
III-a/ Les responsables en charge des activités du domaine Propreté du service commun s’engagent à mettre en œuvre une organisation en conformité avec les obligations et délais réglementaires en vigueur, les schémas directeurs adoptés par la commune, et le cas échéant les certifications obtenues par la commune :
- Désherbage des trottoirs : 0 produit phytosanitaire (programme propreté).
- Ramassage des feuilles : selon plan de gestion différenciée et labellisation éco-jardin.
- Balayage mécanisé : selon schéma directeur du balayage (1 balayeuse).
- Enlèvement de tag sur façade privées : selon schéma : axes principaux, dans limite budgétaire.
- Programme propreté.
III-b/ Les modes de fonctionnement :
Les modes de fonctionnement ont pour objectif de décrire les interfaces entre les services de la commune et le service commun de la Métropole concernant le domaine Propreté.
- Identification des référents (commune, service commun) :
Rôles et responsabilités pour le domaine Propreté | |||||
Responsable commun | thématique | pour | le | service | Directeur de la gestion de l’espace public, Pôle Territorial Ouest |
Responsable thématique pour la commune | Cadre interface espace public | ||||
Types de saisines pour le domaine Propreté | |
Saisine ordinaire | Service commun : Chef de centre Propreté, Direction de la gestion de l’espace public, Pôle Territorial Ouest Commune : Cadre interface espace public |
Saisine en urgence | Service commun : Chef de centre Propreté, Direction de la gestion de l’espace public, Pôle Territorial Ouest, sous couvert du Chef de service territorial, Direction de la gestion de l’espace public, Pôle |
Territorial Ouest (à qualifier selon la nature de la demande) Commune : Cadre interface espace public | |
Saisine exceptionnelle | Service commun : Directeur de la Gestion de l’espace public, Pôle Territorial Ouest, sous couvert de l’Adjoint au directeur général en charge du Pôle Territorial Ouest Commune : Directeur général adjoint proximité citoyenneté |
- Interfaces commune/service commun :
Bordeaux Métropole et la commune s’engagent à définir, à la mise en place des services communs, les interfaces décrivant les principaux points de contacts (points d’entrée et points de sortie) ainsi que les grandes étapes d’interaction entre la commune et le service commun métropolitain.
IV/ Les engagements de service |
IV-a/ Les engagements de service généraux et les priorités :
Les principales priorités / dossiers prioritaires du domaine Propreté :
- Assurer, par un entretien du domaine public et du domaine privé communal, la sécurité pour les usagers.
- Les axes principaux (carte), écoles, centre de quartier.
Les engagements de service réciproques poursuivis grâce à la mutualisation du domaine Propreté
sont :
- Adapter la fréquence et la nature des interventions en fonction des quartiers et des usages.
- Traiter de façon réactive les demandes ponctuelles des usagers ou d'interventions dans des délais prédéfinis.
Bordeaux Métropole s’engage à analyser l’ensemble des statistiques de la Gestion des demandes des usagers (GDU) et à remettre une fois par mois un tableau d’analyse des demandes et des traitements à la commune, en lien avec le déploiement depuis le 3 avril 2017 du logiciel de gestion des réponses aux usagers. Cet outil permet de tracer les demandes des usagers dont le nombre s’élève sur le premier semestre 2017, à 1200 demandes pour la commune de Mérignac.
- Communiquer.
- Disposer d’un calendrier des manifestations.
Les demandes ponctuelles des usagers ne pourront être prises en compte que dans le respect des
modalités de mise en œuvre du contrat d’engagement et des priorités définies.
IV-b/ Les indicateurs et valeurs cibles
Des éléments de volumétrie seront à identifier pour disposer d’une référence de volume d’activités transférées. Si le volume de dossiers traités par an augmente en année N, cette variation sera à prendre compte dans l’analyse de l’atteinte des niveaux d’engagement
Engagements de service du sous-domaine Propreté | Indicateurs de mesure (Définition/Mode de calcul de l’indicateur) | Périodicité de suivi | Source de suivi* | Niveau de service constaté (volumétrie correspondante) | Conditions de réalisation de l’engagement |
Engagement 1 : Adapter la fréquence et la nature des interventions en fonction des quartiers et des usages | Indicateur 1 : Fréquence de passage au moins équivalentes au niveau existant en année N- 1 | Mensuelle | Tableaux de bord Cartographie des axes prioritaires Bilan d’activité du service propreté | Chiffres 2014 : Détagage en régie : 983m² Encombrants : 372 foyers collectés Balayage mécanisé : 2030km | Connaissance de la cartographie des quartiers et fréquence de passage par quartier Connaissance des plannings de manifestations de la commune, selon une mise à jour mensuelle ou selon préavis |
Engagement 2 : Traiter de façon réactive les demandes ponctuelles des usagers ou d'interventions dans des délais prédéfinis | Indicateur 2 : Délai d’intervention aux demandes des usagers dans les délais convenus avec la commune : a- Effacement de tags injurieux : intervention sous 2 jours (en jours travaillés) sous réserve des démarches de dépôt plainte faite par propriétaire et constat par la police. b- Propreté après vandalisme ou incident sur bâtiments municipaux ou domaine privé de la ville : intervention dans la journée (en jours travaillés) | Suivi quotidien, bilan mensuel | Logiciel de gestion de la relation à l’usager, de suivi de courrier, logiciel de suivi d'interventions, tableau de bord lorsqu'ils existent). Nécessité pour les communes de disposer d'un outil d'enregistrement et de suivi des demandes et de requêtage (ex: Proximité de la Lyonnaise des eaux) ==> voir projet Relation Usager (suivi demandes usagers et demandes internes). | Le niveau de service de référence sera celui constaté en 2016. | Engagement de transmission des demandes dans l’instant par xx xxxxxxx xx xxxxxxx xxxxxx xxxxxxxxxxxxx Traçabilité par la commune de l’ensemble des demandes formulées aux services communs métropolitains |
*Sources : la commune justifie ici de la valeur du niveau de service atteint en année N (suivi d’activité automatisé, manuel, enquête de satisfaction, certification…). Cf article 2 du contrat
d’engagement.
ANNEXE POUR LE DOMAINE « DOMAINE PUBLIC/VOIRIE » – CONTRAT D’ENGAGEMENT
COMMUNE DE MERIGNAC
DOMAINE : DOMAINE PUBLIC/VOIRIE |
I/ Moyens consacrés par la commune au domaine « Domaine Public/Voirie » |
Les moyens consacrés par la commune au domaine « Domaine public/Voirie » sont détaillés dans la convention de création des services communs liée au contrat d’engagement. Les objectifs poursuivis par la Métropole et la commune dans le cadre de ce contrat seront définis au regard des moyens inscrits dans les conventions.
Pour les compétences régularisées (mobilier urbain), les moyens consacrés par la commune au sous- domaine Domaine public - Voirie sont évalués par la CLECT (Commission Locale d’Evaluation des Charges Transférées).
II/ Missions et activités mutualisées ou régularisées dans le domaine « Domaine public/Voirie » |
Le domaine concerné par cette fiche regroupe les activités accessoires sur les espaces publics métropolitains (mobilier urbains, éclairage public hors propreté et espaces verts) et les espaces publics communaux et privés communaux ouverts au public, hors espaces verts et propreté.
Les compétences communautaires 2015 ne font pas l’objet du contrat d’engagement.
Activités régularisées par la commune |
A- MOBILIER URBAIN |
Surveillance et gestion des réclamations sur le domaine public |
Petit et gros entretien/renouvellement/gestion de stock de ces matériels (ci-dessus) sur domaine public (dont DT et DICT) |
Etude, achat et pose sur le domaine public (sauf mobilier urbain de proximité) de : |
Objets utiles au déplacement des usagers ou la limitation de ceux-ci, et qualifiés de dépendance du domaine public routier métropolitain : potelets barrières fixes manuelles et automatiques bornes range-vélos abris-vélos bornes foraines |
Mobilier de repos (bancs publics, banquettes, sièges tables) |
Plaque de rue |
Objets contribuant à la propreté de la ville (poubelles, corbeilles, sanitaires publics, distributeurs poches déjections canines, cendriers) |
Matériels d'information et de communication (kiosques à journaux, mâts et colonnes porte affiche, colonne Moris, affichage d'informations municipales ou culturelles, tables d'orientation, pose de kakémonos) |
Mobilier décoratif ou ornemental (fontaines, statues bornes à eau, portiques…) |
B- Autres activités |
Préparation et diffusion des arrêtés de voirie (circulation, stationnement) |
Gestion des Autorisations d’Occupation du domaine public |
Facturation des travaux réalisés aux frais des tiers et récupération des redevances d’Autorisation d’occupation temporaire (AOT) sur le domaine public communal |
Avis technique sur les documents cadres circulation mobilité |
Propositions, étude de faisabilité, plan sur domaine circulation mobilité |
Activités mutualisées par la commune | ||||||
A- MOBILIER URBAIN | ||||||
Surveillance et gestion des réclamations sur le domaine public | ||||||
Petit et gros entretien/renouvellement/gestion de stock de ces matériels (ci-dessus) sur domaine public (dont DT et DICT) | ||||||
Etude, achat et pose sur le DP domaine public (sauf mobilier urbain de proximité) de : | ||||||
Objets utiles au déplacement des usagers ou la limitation de ceux-ci, et qualifiés de dépendance du domaine public routier métropolitain : • potelets • barrières fixes • manuelles et automatiques • bornes • range-vélos • abris-vélos • bornes foraines | ||||||
Mobilier de repos (bancs publics, banquettes, sièges tables) | ||||||
Plaque de rue | ||||||
Objets contribuant à la propreté de la ville (poubelles, corbeilles, sanitaires publics, distributeurs poches déjections canines, cendriers) | ||||||
Matériels d'information et de communication (kiosques à journaux, mâts et colonnes porte affiche, colonne Moris, affichage d'informations municipales ou culturelles, tables d'orientation, pose de kakémonos) | ||||||
Mobilier décoratif ou ornemental (fontaines, statues bornes à eau, portiques…) | ||||||
B- ECLAIRAGE PUBLIC, RESEAUX SECS, AUTOMATISMES et SONORISATION | ||||||
Enfouissement de réseaux secs (autres que réseaux électriques, ex : fibre) | ||||||
Fourniture et pose de l'éclairage public et des mobiliers connectés (d'équipements d'éclairage public (candélabres, matériel de mise en lumière de patrimoines, supports de kakémonos, sonorisation) et tous dispositifs comme transformateurs, boitiers pour manifestations… ;) des mobiliers connectés et des automatismes), Déclaration de travaux (DT), Déclaration d’intention de commencement de travaux(DICT), récépissés | ||||||
Entretien/maintenance, gestion des stocks, suivi et contrôle de l'éclairage public (d'équipements d'éclairage public (candélabres, matériel de mise en lumière, supports de kakémonos) et tous dispositifs comme transformateurs, boitiers pour manifestations… ;) des mobiliers connectés et des automatismes) Déclaration de travaux (DT), Déclaration d’intention de commencement de travaux(DICT), récépissés | ||||||
Surveillance et gestion des réclamations liées à l’éclairage public, aux réseaux secs et automatismes | ||||||
Expertise à automatismes | la | programmation | (programmation, veille | technique, économies | d’énergie…) | et |
Mise en œuvre illuminations de Noël et événementielles | ||||||
Gestion Système d’information géographique (SIG) éclairage public |
D- ESPACES PUBLICS OU PRIVES COMMUNAUX |
Etudes et travaux neufs sur les espaces publics et privés communaux |
Programmation, conception, aménagement, et réaménagement des espaces publics communaux : places, dalles, fossés, voies publiques communales (hors espaces verts), y compris DT, DICT (sauf validation programmation) |
Programmation, conception, aménagement, et réaménagement des espaces privés communaux (hors espaces verts) y compris Déclaration de travaux (DT), Déclaration d’intention de commencement de travaux(DICT) (sauf validation programmation) |
Entretien des espaces publics ou privés communaux |
Entretien/gestion des espaces publics communaux (hors nettoyage et espaces verts) : voiries communales |
Entretien/gestion des espaces privés communaux (hors nettoyage et espaces verts) : voiries communales |
Surveillance technique et signalement d’incidents sur le domaine public communal |
E- AUTRES ACTIVITES |
Préparation et diffusion des arrêtés de voirie (circulation, stationnement) y compris arrêtés de gestion des parcs et jardins |
Coordination des travaux sur le domaine public (en lien avec la prise d’arrêtés du Maire) |
Gestion des Autorisations d’Occupation du Domaine Public (sauf AODP à caractère commercial) |
Facturation des travaux réalisés aux frais des tiers et récupération des redevances Autorisation d’occupation temporaire (AOT) sur le domaine public communal |
Avis technique sur documents cadres circulation mobilité |
Propositions, Etude de faisabilité, plan sur domaine circulation mobilité |
Etude technique (choix matériel), achat et pose des équipements de vidéo-protection |
Entretien/maintenance des réseaux et équipements de vidéo-protection |
Les activités spécifiques liées à la relation à l’usager seront traitées dans le cadre du projet Relation à
l’Usager.
III/ Modalités de mise en œuvre |
III-a/ Les responsables en charge des activités du domaine « Domaine public/Voirie » du service commun s’engagent à mettre en œuvre une organisation en conformité avec les obligations et les délais réglementaires en vigueur, les schémas directeurs adoptés par la commune, et le cas échéant les certifications obtenues par la commune :
- Plans du SIG (dont SIG éclairage public lié au logiciel de gestion), plan et planning des illuminations, programme d’entretien des fossés communaux, programme de relampage, programme d’économies d’énergie (dont extinction), programme de mise aux normes des tableaux de commande, procédures ( DICT, candélabre accidenté, enfouissement, panne de secteur, pannes)
III-b/ Les modes de fonctionnement :
Les modes de fonctionnement ont pour objectif de décrire les interfaces entre les services de la commune et le service commun de la Métropole concernant le domaine « Domaine public/Voirie ».
• Identification des référents (commune, service commun) :
Rôles et responsabilités pour le domaine « Domaine Public/Voirie » | ||
Responsable thématique pour le service commun | Directeur de la gestion de l’espace public du Pôle Territorial Ouest en lien avec le directeur du développement et de l’aménagement du Pôle Territorial Ouest | |
Conception : Directeur du développement et de l’aménagement du Pôle Territorial Ouest | Gestion : Xxxx xx xxxxxxx xxxxxxxxxxx 0 xx xxxx xx xx Xxxxxxxxx de gestion de l’Espace Public (DGEP) du Pôle Territorial Ouest et Chef du centre Réseaux et Paysages | |
Responsable thématique pour la commune | Cadre interface Domaine public | |
Types de saisines pour le domaine « Domaine Public/Voirie» | |
Saisine ordinaire | Service commun : Chef de centre (Direction de gestion de l’Espace Public ou Directeur du développement et de l’aménagement) Commune : Cadre interface Domaine public |
Saisine en urgence | Service commun : Chef de centre sous couvert du chef de service, Direction de gestion de l’espace public ou Directeur du développement et de l’aménagement, Pôle Territorial Ouest Commune : Cadre interface Domaine public |
Saisine exceptionnelle | Service commun : Directeur de la gestion de l’espace public, Pôle Territorial Ouest ou Directeur du développement et de l’aménagement, Pôle Territorial Ouest, sous-couvert de l’Adjoint au Directeur général en charge du Pôle Territorial Ouest. Commune : Directeur général adjoint proximité citoyenneté |
• Interfaces commune/service commun :
Les principales interfaces sont décrites paragraphe V sur la base d’exemples.
Bordeaux Métropole et la commune s’engagent à finaliser sur la base de ces éléments les processus
pour la mise en place des services communs.
IV/ Les engagements de service
IV-a/ Les engagements de service généraux et les priorités
Les principales priorités / dossiers prioritaires du domaine « Domaine Public - Voirie»:
• Assurer la relation à l’usager :
Bordeaux Métropole s’engage à analyser l’ensemble des statistiques de Gestion des demandes d’usagers (GDU) et à remettre une fois par mois un tableau d’analyse des demandes et des traitements à la commune, en lien avec le déploiement depuis le 3 avril 2017 du logiciel de gestion des réponses aux usagers. Cet outil permet de tracer les demandes des usagers dont le nombre s’élève sur le premier semestre 2017, à 1200 demandes pour la commune de Mérignac.
• Garantir la mise en sécurité
Les engagements de service réciproques poursuivis grâce à la mutualisation du domaine
« Domaine Public - Voirie » sont :
• Valider les projets et les programmations
• Respecter les programmes
• Respecter les délais pour les arrêtés municipaux
• Communiquer sur la programmation des évenementiels
Les engagements de ce domaine sont transversaux, et se déclinent en mobilier urbain, l'éclairage public, la vidéo-protection et l'espace public ou privé communal.
IV-b/ Les indicateurs et valeurs cibles
Des éléments de volumétrie seront à identifier pour disposer d’une référence de volume d’activités transférées. Si le volume de dossiers traités par an augmente en année N, cette variation sera à prendre compte dans l’analyse de l’atteinte des niveaux d’engagement.
Engagements de service du domaine « Domaine Public » | Indicateurs de mesure (Définition/Mode de calcul) | Périodicité de suivi | Source de suivi* | Niveau de service constaté (volumétrie correspondante) | Conditions de réalisation |
Engagement 1 : Surveillance Assurer une surveillance suffisante pour garantir la sécurité, la fonctionnalité et la qualité du domaine public et de ses équipements. | Indicateur 1 : Fréquence de passage | Mensuelle | Planification par secteur ou carnet de signalement | Le niveau de service de référence sera celui constaté en 2016. | |
Engagement 2 : Traitement des réclamations Garantir une prise en compte systématique des réclamations par une réponse réactive et appropriée, et assurer le suivi et le retour d'information. | Indicateur 2 : Délais de réponse aux réclamations | Mensuelle | Tableau de bord Logiciel de relation à l’usager (RU) | 80% des réponses faites dans les 14 jours | |
Engagement 3 : Etudes et travaux neufs Proposer et réaliser les études et les travaux dans les délais et budgets prévus en respectant le programme (y compris information et concertation). | Indicateur 3 : Respect du programme initial (études et travaux) (oui/non) | Mensuelle | Tableau de bord (suivi financier des projets) Planning à créer : tableau de bord de suivi des programmes | 2014 : engagement budgétaire à 66% | |
Engagement 4 : Gros entretien Proposer et réaliser les programmations de gros entretien dans les délais et budget impartis, dans le cadre des impératifs sécuritaires, en intégrant au mieux les priorités communales (par exemple, renouvellement de tous les bancs) | Indicateur 4 : Respect de la programmation initiale (oui/non) | Mensuelle | Tableau de bord (suivi financier des projets) Planning | 2014 : engagement budgétaire à 91% | |
Engagement 5 : Petit entretien Assurer un petit entretien préventif ou curatif ainsi qu'une réponse réactive et adaptée aux signalements | Indicateur 5 : Délais d'intervention suite aux signalements | Mensuelle | Tableau de suivi des interventions (délais, budget) Planning pour les interventions préventives | 2014 : engagement budgétaire à 85% | |
Engagement 6 : Arrêtés municipaux Coordonner les interventions et garantir la prise des arrêtés municipaux et autres autorisations dans les délais impartis. | Indicateur 6 : Préparation des arrêtés dans les délais convenus | Mensuelle | Création d'un tableau de bord | Le niveau de service de référence sera celui constaté en 2016. | Négociation des délais |
*Sources : la commune justifie ici de la valeur du niveau de service atteint en année N (suivi d’activité automatisé, manuel, enquête de satisfaction, certification…). Cf article 2 du contrat d’engagement.
V/ Interfaces commune et services communs
1. Surveillance et petit entretien du DP communal, gestion des réclamations | |||||
Quoi | A qui | Comment | Quand | ||
Saisine ordinaire | « Point d’entrée » des demandes de la Commune | Demande d’intervention suite à signalement liée à l’entretien du DP | Chef de centre | Outil de gestion de demandes (à terme) + téléphone, mail, courrier, direct / Tableau de bord. (le service commun métropole caractérise la demande) | Au fil de l’eau |
Point de « sortie »/ restitution à la Commune | Information sur la date/délai et les modalités d’intervention | Chef de centre ou son représentant | Outil de gestion de demandes (à terme) + téléphone, mail, courrier, direct | Au fil de l’eau (si réponse à l’usager par la commune) | |
Saisine en urgence | « Xxxxx x’xxxxxx » xxx xxxxxxxx xx xx Xxxxxxx | 1. Demande d’intervention d’urgence (mise en sécurité..) 2. Demande d’intervention d’urgence (politique) : avec un préalable de validation des élus de quartier et des élus thématiques | 1. Chef de centre 2. Chef de centre sous- couvert du chef de service territorial, DGEP, Pôle Territorial | Outil de gestion de demandes (à terme) + téléphone, mail/ Tableau de bord. (le service commun métropole caractérise la demande) | Au fil de l’eau (si réponse à l’usager par la commune) |
Principales étapes d’interactions Commune/Service commun Métropole | Arbitrage des priorités et conséquences sur la programmation | Cadre interface de la commune/Chef de service territorial, DGEP, PT | Téléphone + confirmation par mail + suivi Tableau de bord | Au fil de l’eau | |
Point de « sortie »/ restitution à la Commune | Information sur la date/délai d’intervention et les modalités d’intervention | Chef de centre ou son représentant (information de l’élu communal par le cadre interface de la commune) | Outil de gestion de demandes (à terme) + téléphone, mail, courrier, direct | Au fil de l’eau (si réponse à l’usager par la commune) | |
2. Définition et suivi des programmes des travaux d’entretien programmés | |||||
Quoi | qui | Comment | Quand | ||
Modalités de programmation et de suivi | « Point d’entrée » des demandes de la Commune | Programmation annuelle ou pluriannuelle des travaux d’entretien à réaliser sur le DP proposée par le service commun à la commune | Chef de centre sous couvert du chef de service territorial et du Directeur DGEP, PT | Réunions de négociation | Annuel |
Principales étapes d’interactions | Validation du programme proposé par le service commun sur la base | Elus communaux consultés par le cadre interface de la | Délibération si nécessaire | Annuel (gros entretien), fréquence plus | |
Commune/Service commun Métropole | des priorités techniques | commune | soutenue pour le petit entretien (à définir) | ||
Point de « sortie »/ restitution à la Commune | Suivi de la mise en œuvre | Chef de centre, DGEP, PT | Tableaux de bord, plannings | Mensuel | |
3. Etude, aménagement, achat et pose sur le DP voirie communal | |||||
Quoi | A qui | Comment | Quand | ||
Modalités de programmation et de suivi | « Point d’entrée » des demandes de la Commune | Programmation annuelle et pluri- annuelle des travaux d’aménagement à réaliser sur le DP, définie par le service commun en collaboration avec la commune | Chef de service Aménagement, Dir°Amt Devt, PT + consultation du coordonnateur paysage/PT Organisation spécifique Bordeaux (éclairage public : HQV). | Réunions de négociation | Annuel |
Principales étapes d’interactions Commune/Service commun Métropole Principales étapes d’interactions Commune/Service commun Métropole | Validation du programme proposé par le service commun sur la base des orientations stratégiques | Elus communaux consultés par le cadre interface de la commune | Délibération si nécessaire | Annuel (gros entretien), fréquence plus soutenue pour le petit entretien (à définir) | |
Information, concertation avec le public sur décision de l’élu communal | Préparation, organisation et animation de la concertation : le service commun (service métropolitain concerné) avec le cadre interface de la commune | Réunion de concertation, réunion de rue, consultation de plans/registres, lettre d’information… | En fonction de la programmation, de l’opportunité décidée par les élus, et des conseils de quartiers organisés par les communes. | ||
Point de « sortie »/ restitution à la Commune | Suivi de la mise en oeuvre | Chef de service MOE, Dir°Amt Devt, PT | Tableaux de bord, plannings | Mensuel | |
4. Pouvoir de police | |||||
Quoi | A qui | Comment | Quand | ||
Saisine ordinaire | « Point d’entrée » des demandes de la Commune | Demandes d’arrêtés de voirie (arrêtés de circulation/stationnement, occupation du sol y compris parcs et jardins…) NB : arrêtés de péril (à voir avec le GT prévention) | Chef de service territorial, DGEP, PT (à adapter selon l’organigramme du PT) | Mail ou courrier | au fil de l’eau |
Point de « sortie »/ restitution à la Commune | Envoi de la proposition d’arrêté à la signature du Maire Puis Renvoi de l’arrêté signé par la | Chef de service territorial, DGEP, PT ==> cadre interface de la commune pour contrôle d’opportunité, coordination et mise à la signature de l’élu | Courrier (navette) ou par mail, à terme souhait d’outil dématérialisé de gestion des arrêtés. | au fil de l’eau | |
commune au service commun pour diffusion au demandeur | |||||
Saisine ordinaire | « Point d’entrée » des demandes de la Commune | Coordination des travaux sur le DP : le service commun (service territorial PT) saisit le cadre interface de la commune pour contrôle d’opportunité et coordination des travaux à réaliser sur le DP | Chef de service territorial, DGEP, PT ==> cadre interface de la commune | Réunions | Hebdomadaire |
Principales étapes d’interactions Commune/Service commun Métropole | Avis de la commune (validation de la programmation des travaux) | Cadre interface de la commune ==> Chef de service territorial, DGEP, PT | Mail (compte-rendu de réunion) | Hebdomadaire | |
Point de « sortie »/ restitution à la Commune | Déclenchement de la procédure « arrêté » (voir ci-dessus) | Chef de service territorial, DGEP, PT (à adapter selon l’organigramme du PT) |
ANNEXE POUR LE DOMAINE CADRE DE VIE, URBANISME, AOS et FONCIER – CONTRAT
D’ENGAGEMENT
COMMUNE DE MERIGNAC
DOMAINE : CADRE DE VIE, URBANISME, AUTORISATION D’OCCUPATION DES SOLS ET FONCIER SOUS-DOMAINES : |
A- AUTORISATION D’OCCUPATION DES SOLS (AOS)
B- FONCIER COMMUNAL
C- URBANISME AMENAGEMENT (OPERATIONS D’INTERET COMMUNAL)
I/ Moyens consacrés par la commune au domaine Cadre de vie, urbanisme, autorisation d’occupation des sols et foncier |
Les moyens consacrés par la commune au domaine Cadre de vie, urbanisme, autorisation d’occupation des sols et foncier sont détaillés dans la convention de création des services communs liée au contrat d’engagement. Les objectifs poursuivis par la Métropole et la commune dans le cadre de ce contrat seront définis au regard des moyens inscrits dans les conventions.
II/ Missions et activités mutualisées sur le domaine Cadre de vie, urbanisme, autorisation d’occupation des sols et foncier |
Activités mutualisées par la commune |
A- Autorisation d’occupation des sols (AOS) |
Accueil des pétitionnaires et du public et enregistrement du dossier (attente : accueil généraliste par le personnel communal ; mais accueil métier par le personnel métropolitain à l’accueil communal) |
Information des pétitionnaires et du public sur les AOS |
Conseil des pétitionnaires et du public sur les AOS |
Pré-instruction des AOS |
Instruction complète des AOS |
Qualité architecturale et environnementale des AOS (prestation externe) |
Gestion administrative et fiscale des autorisations d’urbanisme |
Veille terrain liée aux travaux |
Contrôle de la régularité des constructions et des aménagements réalisés |
Gestion et traitement du pré-contentieux lié à l'urbanisme |
Travaux cartographiques et analyses statistiques (en lien avec AOS - Concertation) |
B- Foncier communal |
Possibilité pour la commune de bénéficier de l'observatoire de Bordeaux Métropole sur le foncier |
Bornages de terrains et relevés topographiques |
Réalisation des acquisitions foncières, cessions communales |
Gestion du foncier communal non-affecté |
Déclarations d’intention d’aliéner (saisi, enregistrement, traitement et avis) |
C- Urbanisme, Aménagement (opérations d’intérêt communal) |
Valorisation du patrimoine bâti, naturel et paysager |
Accès à l'information et au conseil de Bordeaux Métropole (expertise PLU, Charte paysagère) |
III/ Modalités de mise en œuvre |
III-a/ Les responsables en charge des activités du domaine Cadre de vie, urbanisme, autorisation d’occupation des sols et foncier du service commun s’engagent à mettre en œuvre une organisation en conformité avec les obligations et délais réglementaires en vigueur, les schémas directeurs adoptés par la commune, et le cas échéant les certifications obtenues par la commune :
- Certification Qualiville (engagements et tableau de bord)
- Projet de territoire Mérignac
- Charte Paysagère
- Référentiel centre ville Lascabettes (2015-2017)
- Etudes urbaines en cours ou à venir (étude préalable Chemin Long, étude préalable Capeyron, étude Rolland Garros, Plan guide de l'Aéroparc, étude zones humides, études sur sites 50 000 logements et opérations d'aménagement à suivre, projet urbain du Programme d’aménagement d’ensemble (PAE) La Glacière...)
- Règlement d'intervention en faveur du logement social à venir (notamment concernant les critères de qualités des projets)
- Politique de contrôle établie par la commune
- Contrats partenariaux et conventions signées par la commune y compris les certificats de projets
- Fiches doctrine, fiches pratiques instruction et DIP
- Guide de la qualité urbaine en cours de réalisation
- Méthodologie de concertation en cours de définition par la commune pour les dossiers avant projet (AVP) et AOS
III-b/ Les modes de fonctionnement :
Les modes de fonctionnement ont pour objectif de décrire les interfaces entre les services de la commune et le service commun de la Métropole concernant le domaine Cadre de vie, urbanisme, autorisation d’occupation des sols et foncier.
- Identification des référents (commune, service commun) :
Rôles et responsabilités pour le domaine AOS | |
Responsable thématique pour le service commun | Directeur du Développement et de l’Aménagement du Pôle Territorial Ouest en lien avec le Dirceteur Urbanisme Patrimoine et Paysages et le Dirceteur Foncier du Pôle Valorisation du territoire |
Responsable thématique pour la commune | Pour AOS : Cadre interface « urbanisme » Pour Foncier : Cadre interface « juridique» |
AUTORISATION D’OCCUPATION DES SOLS
Types de saisines pour le sous-domaine AOS | |
Saisine ordinaire | Service commun : Responsable du centre instruction/secteur Mérignac du Pôle Territorial Ouest Commune : Cadre interface « urbanisme » |
Saisine en urgence | Service commun : Chef de service AOS du Pôle Territorial Ouest Commune : Cadre interface « urbanisme » |
Saisine exceptionnelle | Service commun : Directeur du Développement et de l'Aménagement du Pôle Territorial Ouest Commune : Directrice Mérignac 21 |
FONCIER COMMUNAL
Types de saisines pour le sous-domaine Foncier | |
Saisine ordinaire | Service commun : Chef du service foncier, direction du Développement et de l’Aménagement, Pôle Territorial Ouest Pour les dossiers foncier complexes et impactant le bâti : Directeur du Foncier, Direction du foncier Commune : Cadre interface « juridique» |
Saisine en urgence | Service commun : Directeur du Développement et de l’Aménagement, Pôle Territorial Ouest Pour les dossiers foncier complexes et impactant le bâti : Directeur du Foncier, Direction du foncier Commune : Cadre interface « juridique» |
Saisine exceptionnelle | Service commun : Directeur du Foncier, Direction générale valorisation du territoire Commune : Directeur général adjoint Secrétariat général |
- Interfaces commune/service commun :
Les principales interfaces sont décrites paragraphe V sur la base d’exemples.
Bordeaux Métropole et la commune s’engagent à finaliser sur la base de ces éléments les processus pour la mise en place des services communs.
IV/ Les engagements de service |
IV-a/ Les engagements de service généraux et les priorités
Les principales priorités / dossiers prioritaires du domaine Cadre de vie, urbanisme, autorisation
d’occupation des sols et foncier.
Les objectifs s’inscrivent dans les priorités suivantes :
1. La qualité architecturale, environnementale et paysagère des constructions/aménagements : le projet de territoire de la commune de Mérignac porte des valeurs fortes en matière :
• de mixité en matière de typologie de produits (collectifs, habitat intermédiaire ou groupé, habitat individuel
• de mixité sociale avec un objectif de réalisation de 30% de logements sociaux et d’un effort d’accession ou locatif social pour les opérations en dessous des seuils, afin de dépasser le seuil légal des 25 % de logements locatifs sociaux et de s'y maintenir durablement, tout en permettant la continuité des trajectoires résidentielles ;
• une mixité fonctionnelle en favorisant une vie urbaine de proximité dans les secteurs de développement définis par la commune (centre ville, Mérignac Soleil, avenue de la Marne), et se traduisant par une cohabitation du logement sous différentes formes, avec des services, des loisirs et des commerces de proximité, facilement accessibles grâce à l'intermodalité existante ou à développer ;
• en parallèle des zones de développement, de respecter de l’identité des quartiers dans la typologie de projets et la qualité architecturale notamment dans le cas des extensions/surélévations
• un développement urbain concerté ;
• de ville verte avec au-delà de la préservation des trames vertes et bleues inscrites au PLU3.1, la nécessité de conserver le patrimoine végétal existant dès lors qu’il participe à l’ambiance urbaine. Le volet paysager des dossiers AOS est une composante importante qui doit être vérifiée et conséquente.
• de ville durable avec des notices décrivant les dispositifs en faveur du développement durable mis en œuvre dans les projets (jardins partagés, énergie solaire, réseau de chaleur, conception thermique, domotique de gestion des consommables, coefficient de végétalisation, vecteur de lien social, connexion aux réseaux de déplacements doux/TC, évolutivité des programmes bâtis et des logements…)
• de qualité d’habitat : respect d’une typologie équilibré en fonction des besoins de la commune (30% T2, 40% T3, 30% T4), respect d’une taille acceptable par typologie de logement (45m² T2, 65m² T3, 80 m² T4), multi orientation des logements, ensoleillement, traitement des vues directes, proposition des pièces rangement, pas de mur pignon…
2. La Ville de Mérignac est engagée dans un processus qualité et l'urbanisme fait l'objet d'une certification Qualiville concernant la relation à l'usager qu'il convient de maintenir et poursuivre dans les années à venir. Les engagements à respecter sont :
Des locaux accueillants | une signalétique adaptée pour informer et accueillir |
des locaux accessibles, propres et bien rangés et offrant des services associés | |
un point accueil informatif | |
des locaux adaptés aux prestations délivrées | |
Un accueil organisé dans les services | des horaires adaptés aux attentes des usagers |
un point d'accueil pour orienter les usagers | |
en cas d'affluence, une gestion optimale des files d'attente | |
des rendez vous respectés | |
un personnel facilement identifiable | |
Un personnel d'accueil compétent | un personnel d'accueil spécifiquement formé |
un accueil dans nos locaux courtois et attentif | |
une aide personnalisée pour l'utilisation des formulaires | |
le souhait de la confidentialité des usagers est respecté | |
un accueil personnalisé | |
Un accueil téléphonique performant | un accueil téléphonique courtois et efficace |
un accueil téléphonique rapide et informatif | |
un accueil téléphonique personnalisé | |
Des réponses écrites et rapides | une réponse personnalisée |
Délivrance des actes administratifs | un personnel compétent et régulièrement formé |
une information / documentation complète et fiable | |
des actes fiables | |
des délais de délivrance des actes respectés | |
Délivrance de | un personnel compétent et régulièrement formé |
prestations | une information / documentation complète et fiable |
une identification complète des besoins | |
une réponse systématique pour toute demande | |
Evaluation de la satisfaction des usagers | une réponse à toute suggestion ou réclamation liée à nos engagements de service en moins de 15 jours |
la satisfaction des usagers évaluée chaque année, les actions de progrès mises en place et suivies |
3. Certains projets prioritaires relèvent d'un enjeu pour la commune ou l'agglomération et peuvent donner lieu à des saisines urgentes. Il s'agit notamment des projets majeurs faisant l'objet d'un contrat de partenariat ou de démarche de certificat de projet ou se développant sur les sites à projets (secteur d'études et OIM Aéroparc).
Dans ce cadre les modalités de suivi, d'accompagnement et de délai seront établis spécifiquement afin de garantir au cadre interface un pilotage et une coordination efficace.
Les engagements de service réciproques poursuivis grâce à la mutualisation du domaine Cadre de
vie, urbanisme, autorisation d’occupation des sols et foncier sont :
- la possibilité pour la commune de bénéficier de l’observatoire de Bordeaux Métropole sur le
foncier.
IV-b/ Les indicateurs et valeurs cibles
Des éléments de volumétrie seront à identifier pour disposer d’une référence de volume d’activités transférées. Si le volume de dossiers traités par an augmente en année N, cette variation sera à prendre compte dans l’analyse de l’atteinte des niveaux d’engagement.
En cas de variation de volume d'activité engendrant des difficultés de gestion, le service commun s'engage à informer la commune et à proposer les conditions d'adaptation temporaire en vue de limiter l'impact sur le niveau de service rendu.
Documents de référence :
- Tableau de bord de suivi des dossiers AOS de 2011 à 2015 (à poursuivre pas Bordeaux Métropole)
- Acquisitions cessions réalisées de 2013 à 2015
- Frais de géomètre en 2012, 2013, 2014 et nombre de bornages réalisés
- Accord cadre 2012-2015 (fin de validité au 31/12/2015)
Sous- domaines de mutualisation | Engagements de service | Indicateurs de mesure (Définition/Mode de calcul de l’indicateur) | Périodicité de suivi | Source de suivi* | Niveau de service constaté (volumétrie correspondante) | Conditions de réalisation de l’engagement |
Urbanisme, aménagement et foncier | Engagement 1 : Réaliser les préemptions demandées dans le cadre de secteurs à projets (opérations d'aménagement d'intérêt communal et métropolitain) | Indicateur 1 : Taux de réalisation des préemptions demandées | Mensuelle | Tableaux de bord de suivi des déclarations d’intention d’aliéner et fiches opérations | Préciser le nbre de préemptions : taux Volumétrie des déclarations d’intention d’aliéner : 2014 : 1350 2013 : 1383 2012 : 1300 | Veille sur les déclarations d’intention d’aliéner avec repérage cartographique pour faciliter la corrélation entre secteurs de projets et déclarations de cession foncière ou immobilière Pré-requis : disposer d’une enveloppe financière pour réaliser les préemptions. |
Engagement 2 : Assurer la production des actes (cessions, acquisitions foncières) en garantissant la sécurité juridique et dans les délais des projets | Indicateur 2 : Délai de finalisation de l’acte compatible avec le projet. | Mensuelle | Tableau de bord à constituer | Volume d'activités actuels à préciser | Disposer de temps d’échanges entre la commune et les services communs Métropole pour définir le foncier stratégique et les outils à mettre en œuvre. Transmission des dossiers déclarations d’intention d’aliéner dans les meilleurs délais / de l’avis de la commune sur les déclarations d’intention d’aliéner. | |
AOS | Engagement 3 : Garantir la sécurité juridique et la légalité des actes | Indicateur 3 : Taux de décisions expresses = taux de réponses dans les délais | Mensuelle | Tableau de bord Qualiville existant | Taux de décision express : 2014 : 99,60 % 2013 : 100 % 2012 : 99,61 % volumétrie actes : 2014 : 1008 actes 2013 : 957 actes 2012 : 1027 actes | Délais à convenir entre service commun et commune, par exemple : Respect des délais de transmission des dossiers AOS par les communes (dans un maximum de 5 jours ouvrés après dépôt par la pétitionnaire). Respect de l’ensemble de la procédure et des délais respectifs (commune/service commun). En cas de litige : s’assurer que la commune fait le choix de faire défendre ses intérêts par le service commun métropole. |
Engagement 4 : Assurer une qualité de la relation à l'usager dans le domaine des AOS | Indicateur 4 : Nombre de rendez-vous de pré-instruction avec les pétitionnaires | Mensuelle | Tableau de suivi Logiciel métier et Tableau de bord Qualiville existant | Indicateurs Qualiville détaillé dans tableau de bord de suivi Certification confirmée en 2014 – renouvellement prévu en septembre 2015 |
*Sources : la commune justifie ici de la valeur du niveau de service atteint en année N (suivi d’activité automatisé, manuel, enquête de satisfaction, certification…). Cf article 2 du contrat d’engagement.
V/ Interfaces commune et services communs |
« Point d’entrée » des demandes de la Commune | |||
Quoi | A qui | Comment | Quand |
Accueil Demande d'informations : Envoi des demandes d'informations en vue de leur traitement et réponse à donner | Chef de service AOS du service commun du Pôle Territorial | Transmission téléphonique, mail, courrier transmis au personnel d'accueil mutualisé ou directement au pôle territorial | Dès réception |
Accueil Conseil Demande de RV techniques : Envoi des demandes de RV en vue de la prise de RV au pôle territorial | Chef de service AOS du service commun du Pôle Territorial | Transmission téléphonique, mail, courrier transmis au personnel d'accueil mutualisé ou directement au pôle territorial | Dès réception |
Conseil faisabilité demande communale : Envoi de la demande en vue de son analyse de faisabilité et de la réponse écrite | Responsable du centre Accueil conseil contrôle du service commun du Pôle Territorial | Par voie dématérialisée (mail) | Envoi dématérialisé au besoin |
Avant Projet : Envoi dossier en vue de sa pré-instruction (seulement dans le cas où l’opportunité du projet est validé en amont par la Ville) | Responsable du centre Instruction AOS du service commun du Pôle Territorial | Transmission du dossier par courrier/navette Pôle Territorial Ouest + saisie Logiciel Métier Cart@DS par la Ville cadre interface urbanisme | Envoi du dossier au service commun du Pôle Territorial, dans un maximum de 5 jours ouvrés après dépôt par la pétitionnaire. |
Instruction : Envoi dossier AOS en vue de son instruction | Responsable du centre Instruction AOS du service commun du Pôle Territorial | Transmission du dossier par navette Pôle Territorial Ouest + saisie Logiciel Métier Cart@DS par personnel mutualisé d’accueil | Envoi par navette quotidienne Pôle Territorial Ouest du dossier AOS par le personnel mutualisé d’accueil au service commun du Pôle Territorial |
Recours administratifs : envoi des recours administratifs reçus à la commune en vue de son traitement | Chef de service AOS du service commun du Pôle Territorial | Transmission papier et via le logiciel métier Cart@ds saisi par la Ville cadre interface urbanisme | Dès réception |
Recours contentieux : Envoi des recours contentieux en vue de son traitement et suivi (y compris saisine avocat) | Chef de service AOS du service commun du Pôle Territorial ou au service juridique de la direction centrale | Transmission papier et via le logiciel métier Cart@ds saisi par la Ville (cadre interface juridique) | Dès réception |
Contrôle Plaintes : Envoi des plaintes en vue de leur traitement en compétence liée | Chef de service AOS du service commun du Pôle Territorial | Transmission papier et via le logiciel métier Cart@ds saisi par la Ville cadre interface urbanisme (dossier CO) | Dès réception |
Demande audiences élus : transmission des demandes d'audiences en vue de la préparation des notes techniques | Chef de service AOS du service commun du Pôle Territorial | Transmission téléphonique, mail, courrier | Dès réception |
Gestion de l'archivage des dossiers : versement annuel au service des archives municipales | Chef de service AOS du service commun du Pôle Territorial | Transmission par courrier ou mail des documents de versement par le service des archives municipales | Une fois par an |
Demande de traitement cartographique et statistique | Chef de service AOS du service commun du Pôle Territorial | Transmission téléphonique, mail, | Dès réception |
Principales étapes d’interactions/interfaces Commune/Service commun Métropole (ex : consultation, validation) | |||
Quoi | Qui | Comment | Quand |
Accueil Demande d'informations urbanisme : suivi des réponses aux demandes écrites formulées pour Qualiville | Chef de service AOS du service commun du Pôle Territorial / Responsable Interface Commune | Suivi mensuel du tableau de bord qualiville (respect des engagements en termes de délai de réponse) | mensuel |
Accueil conseil Demande de RV techniques : suivi des demandes de RV techniques | Chef de service AOS du service commun du Pôle Territorial | Saisie par le pole territorial de dossiers RV dans le logiciel métier Cart@ds Permanences en commune pour la réception des usagers. | En fil de l'eau 3 jours par semaine de permanences en commune sur RV |
Le pôle territorial alertera la commune en cas de besoin sur des sujets sensibles repérés | |||
Instruction (dossiers classiques ) : réalisation de l'instruction et de la doctrine si nécessaire | Instructeur AOS en charge de l’instruction du dossier de PC / Responsable Interface Commune | Échanges au besoin si situation complexe ou décision délicate Information du cadre interface sur les notes de doctrine/support de formation/réunion d'information... | En fonction du besoin Permanences en commune à qualifier par instructeur pour recevoir les pétitionnaires sur RV. |
Permanences en commune | |||
Instruction (dossiers à enjeux fléchés par la commune avec définition prioritaire dans le logiciel Cart@DS) : réalisation de l'instruction et de la doctrine si nécessaire , validation du processus par la commune | Responsable secteur Instruction AOS du service commun du Pôle Territorial / Responsable Interface Commune / Elu adjoint à l’urbanisme | Prise en compte de l’avis d’opportunité du Maire Participation à la commission Urbanisme en vue de décision Participation au comité de suivi de projets sur l'étape opérationnelle et réglementaire Tableau de bord de suivi réalisé par le service commun et transmis au cadre interface de la commune à fréquence mensuelle | En fonction des dates de la commission et de son ordre du jour minimum à fréquence bi-mensuelle Échanges autant que de besoin |
Echanges au besoin si situation complexe ou décision délicate | |||
Recours administratifs : pour décision de la commune sur traitement express ou tacite | Chef de service AOS du service commun du Pôle Territorial / Responsable Interface Commune | Suite à l'analyse de légalité de l'acte par le service commun Validation par la commune de la décision sur le recours (rejet ou retrait) Validation du traitement express ou tacite ( + transmission du tableau de bord à fréquence mensuelle) | En fonction du besoin et via la saisie par le service commun dans le logiciel Cart@DS |
Recours contentieux : pour suivi et information sur la procédure | Chef de service AOS du service commun du Pôle Territorial ou Responsable service juridique central / Responsable Interface Commune | Information de la commune sur le suivi de la procédure et les décisions de justice ( + transmission du tableau de bord à fréquence trimestrielle) | En fonction du besoin et via la saisie par le service commun dans le logiciel Cart@DS |
Contrôle Plaintes pour | Responsable centre | Information de la commune sur les | En fonction du besoin et |
traitement/gestion des | Accueil Conseil Contrôle | constats terrain et les propositions de | via la saisie par le service |
plaintes en compétences | du service commun du | traitement (mise en demeure ou PV) | commun dans le logiciel |
liées, information et validation de la commune | Pôle Territorial / Responsable Interface | Validation de la commune sur le respect de la politique de contrôle | Cart@DS |
Commune | établie ( + transmission du tableau de bord à fréquence mensuelle) | ||
Demande audiences élus : préparation des audiences élus | Chef de service AOS du service commun du Pôle Territorial / Responsable Interface Commune | Échanges sur les notes de préparation d'audiences afin d'identifier les points de sensibilité | Au minimum 5 jours avant les dates d'audiences |
Gestion de l'archivage des dossiers : Réalisation du tri des dossiers et des documents de versement | Chef de service AOS du service commun du Pôle Territorial / Responsable Interface Commune | Réalisation du tri des dossier conformément aux recommandations du service des archives municipales | Une fois par an |
Vérification du bordereau de versement | |||
Veille juridique et technique : réalisation de la veille et de la formation continue | Responsable service juridique en central et Directeur de l'Aménagement et du Développement et Chef de service AOS du service commun du Pôle Territorial / Responsable Interface Commune | Information du cadre interface sur les notes de doctrine/support de formation Participation du cadre interface aux réunions de formation juridique et technique (réseau urbanisme) | En fonction de la réalisation des fiches doctrine En fonction du planning de formation/réunion réseau |
Demande de traitement cartographique et statistique | Cartographe du service commun du Pôle Territorial / responsable interface commune | Échanges par mail ou téléphone concernant le délai maximal de la commande et précision sur le résultat attendu. Sollicitation au plus tôt pour les travaux prévisibles (ex : conseils de quartier, rapport d'activités) | Autant que de besoin, envoi numérique des rendus et données |
Point de « sortie »/ restitution à la Commune | |||
Quoi | Qui | Comment | Quand |
Conseil faisabilité demande communale : pour réponse à donner à la commune | Responsable secteur Accueil conseil contrôle du service commun du Pôle Territorial | Note transmise par voie dématérialisée (mail) | Sous 15 jours après la transmission de la demande |
Avant-Projet : réponse au pétitionnaire à la signature du Maire | Responsable secteur Instruction AOS du service commun du Pôle Territorial | Courrier signature Elu adjoint à l’urbanisme | Sous 4 semaines après la transmission de la demande |
Instruction : proposition d’arrêté à la signature du Maire | Chef de service AOS du service commun Pôle Territorial | Transmission du dossier visé par le chef de service AOS du service commun Pôle Territorial dans les délais convenus pour signature de l'Elu adjoint à l'urbanisme | Délai réglementaire J – 15 jours ouvrés. Mise en place de la signature électronique pour permettre une meilleure fluidité de signature. |
Pour les dossiers à enjeux fléchés par la commune le délai devra être optimisé et tenu selon les engagements des contrats de partenariat. | |||
Recours administratifs : proposition de décision/courrier à la signature du Maire | Chef de service AOS du service commun Pôle Territorial | Si décision express, courrier signature Elu adjoint à l’urbanisme Transmission du tableau de bord à fréquence mensuelle | En fonction de la décision de traitement prise lors des échanges entre le service commun et la commune |
Recours contentieux information de la commune sur le suivi | Chef de service AOS du service commun Pôle Territorial ou | Transmission du tableau de bord à fréquence trimestrielle | Fréquence trimestrielle |
Responsable service juridique central | |||
Contrôle Plaintes : proposition de décision (PV ou mise en demeure) à la signature du Maire | Responsable secteur Accueil conseil contrôle du service commun du Pôle Territorial | Transmission du dossier visé par le chef de service AOS pour signature de l'Elu adjoint à l'urbanisme | En fonction de la décision de traitement prise lors des échanges entre le service commun et la commune délai de traitement moyen fixé à 2 mois |
Demande d'audiences élus : transmission des notes techniques par le service commun et saisie de la synthèse du RV par la commune | Chef de service AOS du service commun Pôle Territorial ET Cadre interface de la commune | Transmission de la note technique à la commune au minimum 5 jours avant les dates d'audiences Saisie dans Cart@DS (dossiers RV) de la synthèse du RV par la commune | Au besoin |
Demande de traitement cartographique et statistique | Cartographe / responsable interface commune | Transmission numérique | En fonction du délai fixé lors de la commande |
FONCIER COMMUNAL
« Point d’entrée » des demandes de la Commune | ||||
Quoi | A qui | Comment | Quand | |
Déclarations d’intention d’aliéner : Demande de la commune liée au suivi des déclarations d’intention d’aliéner | Pôle Territorial/Direction du développement et de l’aménagement/centre foncier ou Direction Centrale Foncier/Service des déclarations d’intention d’aliéner | Transmission à la commune du tableau de bord des déclarations d’intention d’aliéner reçues y compris les déclarations d’intention d’aliéner Safer | 1 fois par semaine | |
Demandes d’acquisitions, de cessions du foncier communal | Pôle Territorial/Direction du développement et de l’aménagement/centre foncier (pour le foncier non bâti, non complexe : projet de voirie…) Direction centrale Foncier (pour les fonciers bâti, institutionnel y compris non bâti) | Courrier ou RdV ou lors des points semestriels entre la commune et la DF/Pôles Territoriaux/autres dir° centrales | Selon projet ou opportunité foncière | |
Principales étapes d’interactions/interfaces Commune/Service commun Métropole (ex : consultation, validation) | ||||
Quoi | Qui | Comment | Quand | |
Déclarations d’intention d’aliéner : Demande de préemption de la commune | Cadre interface urbanisme de la commune / Pôle Territorial/Direction du développement et de l’aménagement/centre foncier | Par mail | Au besoin | |
Négociation / actes foncier (cadrage des marges de négociation) | Cadre interface « juridique» de la commune | Rendez-vous | Selon projet ou opportunité foncière | |
Point de « sortie »/ restitution à la Commune | ||||
Quoi | Qui | Comment | Quand | |
Déclarations d’intention d’aliéner : Retour d’information sur le traitement des préemption | Cadre interface urbanisme de la commune | Retour par mail ou courrier | Au besoin | |
Retour d’information à la commune (promesses de vente, délibération, acte, publication de l’acte) | Cadre interface « juridique» de la commune | Réunions semestrielles | Semestriel ou au fil de l’eau selon le cas | |