CONDITIONS GÉNÉRALES
de gestion et de contrôle mises en œuvre à compter du 1er janvier 2022
Article 2 : Engagements des parties prenantes 2
• 2.1 Engagements de l’Entreprise 2
• 2.2 Engagements de Constructys 3
• 2. 3 Engagements du Prestataire de formation 3
• 2.4 Engagements du Bénéficiaire 4
Article 3 : Modalités de participation financière de Constructys aux actions 4
• 3.1 Modalités de participation financière 4
• 4.1 La nature des contrôles 5
• 4.2 Procédure des contrôles 6
• 4.4 Suites données au droit d’information au financeur 8
Article 5 : Règlement des différends 8
Préambule
Les présentes conditions générales de gestion et de contrôle s’appliquent, entre, d’une part, Constructys et, d’autre part, entre l’entreprise adhérente, le prestataire de l’action et les bénéficiaires des actions. De même, ce texte s’applique dans les relations de chacune des parties prenantes avec l’(es) autre(s).
L’ensemble des parties aux présentes dispositions reconnaît chacune avoir pris connaissance de la politique de Constructys en matière de protection des données personnelles, dont le droit des personnes, accessible sur le site web de Constructys, ou à partir du lien suivant : xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xx/xxxx/
Il est précisé que vous pouvez télécharger ou imprimer les présentes conditions générales qui sont disponibles sur le site xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xx/.
Les parties prenantes déclarent les avoir lues et acceptées, emportant leur adhésion expresse et sans réserve aux présentes conditions générales ainsi que, le cas échéant, aux documents contractuels existants complétant lesdites conditions générales (Accord de prise en charge, Politique de protection des données personnelles etc.).
Présentation de Constructys
Constructys, a été agréé par arrêtés du 29 juillet 2021 pour l’ensemble du territoire métropolitain et la collectivité de Corse, et pour les départements d’Outre-mer, en qualité d’Opérateur de compétences de la Construction pour les entreprises relevant des branches du Bâtiment, des Travaux Publics, et du Négoce des Matériaux de Construction.
Dans le cadre de ses missions, Constructys assure les missions de d’information, de sensibilisation, et d’accompagnement quelle que soit la taille de l’entreprise relevant des branches du Bâtiment et des Travaux Publics, du Négoce de Bois et de Matériaux de Construction, dans l’analyse et la définition de leurs besoins en matière de formation professionnelle et d’apprentissage.
Article 1 : Objet
En tant qu’Opérateur de compétences, Constructys est garant de la bonne utilisation des fonds de la formation professionnelle, tant vis-à-vis des entreprises adhérentes que des prestataires de formation. A ce titre, il doit s’assurer de la réalité des actions financées et de la qualité de celles-ci en vertu de l’article L. 6316- 1, du Code du travail et du décret n° 2015-790 du 30 juin 2015 relatif à la qualité des actions de la formation professionnelle continue.
Les présentes conditions générales ont pour objet de définir les conditions de réalisation, de financement et de contrôles des actions financées par Constructys.
Certaines actions cofinancées prévoient des procédures spécifiques supplémentaires liées aux conventions de partenariat (Fonds social européen, État, Conseil régional ...) disponibles auprès des directions régionales de Constructys. Dans ce cas, il convient pour chaque prestation de se référer à la procédure en vigueur et informations dédiées et communiquées.
Article 2 : Engagements des parties prenantes
2.1 Engagements de l’Entreprise
1. S’être acquittée de l’ensemble des contributions légales et, le cas échéant, conventionnelles de formation ;
2. Transmettre le dossier de demande de prise en charge pour les actions relevant du Plan de Développement des Compétences avant le début de la formation via son compte adhérent.
3. S’agissant de la Promotion ou la Reconversion – Pro A, transmettre le formulaire Cerfa 16155*02
dûment renseigné et signé via son compte adhérent ;
4. S’agissant des contrats de professionnalisation, transmettre le formulaire Cerfa 12434*03 dûment renseigné et signé via son compte adhérent ;
5. S’agissant des contrats d’apprentissage, transmettre le formulaire Cerfa 10103*08 dûment renseigné et signé via son compte adhérent ;
6. S’engager à demander la prise en charge d’une action au bénéfice exclusif de son personnel salarié ;
7. S’engager à respecter l’accord de financement transmis par Constructys ;
8. S’engager à conserver pendant 6 ans, à compter de la date de fin de l’action, et à fournir à Constructys sur simple demande, toute pièce justificative1, sauf en cas d’opération cofinancée pour lesquelles le délai de conservation correspond à 10 ans ;
9. Respecter l’ensemble des dispositions légales, règlementaires et conventionnelles relatives au droit du travail et plus particulièrement en ce qui concerne les formations se déroulant Hors Temps de Travail ;
10. S’engager à demander le règlement de l’action suivie à Constructys dans un délai maximum de
2 mois suivant la fin de l’action et à transmettre les pièces justificatives conformément à l’accord de financement ;
11. Informer Constructys et le prestataire de l’action de tout changement dans la situation du salarié (arrêt de travail, rupture du contrat de travail, modification de dates de formation…) ;
12. Ne pas faire obstacle à toute prise de contact par Constructys avec le bénéficiaire de l’action aux fins d'enquêtes qualitatives et quantitatives. Transmettre à Constructys les copies des questionnaires d’évaluation remplis par les participants à l’issue de l’action ;
13. Ces engagements s’exécutent conformément aux droits et obligations issus du Règlement général à la protection des données (RGPD).
2.2 Engagements de Constructys
1. S'assure de la capacité des prestataires de formation à dispenser des actions de formation de qualité conformément au décret qualité n°2015-790 du 30 juin 2015 :
2. Inscrit sur son catalogue de référence, les prestataires de formation conformément à la procédure de référencement qui y figure. Ce catalogue est publié sur le site Internet xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xx/ et est mis à jour périodiquement.
3. Vérifie la conformité de la prestation et son éligibilité au financement de l’OPCO ;
4. Détermine le montant du financement accordé, en fonction des critères de prise en charge décidés par le conseil d’administration consultables sur le site web de Constructys, et dans la limite des fonds disponibles ;
5. Informe l'entreprise du montant du financement accordé ;
Seul un accord de financement garantit l'engagement de CONSTRUCTYS, sauf exception prévue par la réglementation en vigueur ;
6. Procède au paiement des prestations effectivement suivies par le stagiaire après réception des pièces justificatives ;
7. Respecte les obligations issues du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (RGPD), ainsi que la loi dite « Informatique et Libertés » n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, selon sa politique de protection de données personnelles mentionnée en préambule et accessible sur son site web.
2. 3 Engagements du Prestataire de formation
1. S’engage à respecter et être à jour de l’ensemble des obligations légales, administratives, comptables en tant que dispensateur de formation professionnelle (numéro de déclaration d’activité valide, conformité à la règlementation applicable aux CFA le cas échéant) ;
2. Le prestataire de formation doit être certifié QUALIOPI pour la catégorie de l’action qui sera dispensée, tel que le prévoit l’article 6 III modifié de la loi n°2018-771 du 5 septembre 2018 ainsi que ses décrets d’application pour accéder à un financement public ou mutualisé.
3. Dispense une prestation conforme aux engagements pris auprès des parties intéressées ;
4. Informe Constructys de tout changement ayant un impact sur le déroulement ou le financement de la prestation (changement d’adresse, absorption, fusion, dépôt de bilan, redressement judiciaire, …) ; Il en va de même en cas de difficulté avec le bénéficiaire de la prestation (indiscipline, absence, maladie ou tout autre cas d’interruption de la prestation) ;
5. Respecte les critères relatifs à la qualité des actions de la formation professionnelle continue tels que définis dans le décret n° 2015-790 du 30 juin 2015 relatif à la qualité des actions de la formation professionnelle continue définis à l’article 2.2.
6. Constate la présence, assure le suivi effectif de la prestation et émet des factures sur la base de la prestation effectivement réalisée dans un délai maximum de 2 mois à compter de la date de fin de la prestation sous peine de rejet automatique du règlement de la facture (excepté pour les contrats d’apprentissage dont le séquencement des paiements est prévu par décret) ;
1 Exemples : fiches de salaire, convention de formation, etc.
7. S’engage à conserver pendant 6 ans, à compter de la date de fin de l’action, et à fournir à Constructys sur simple demande, toute pièce justificative nécessaires à faire la preuve de l’utilisation des fonds versés par l’OPCO en cas de contrôle, exercé a posteriori, sauf en cas d’opérations cofinancées pour lesquelles le délai de conservation est de 10 ans ;
8. Elabore le certificat de réalisation de l’action ;
9. Rembourse à l’OPCO les sommes indûment perçues en cas d’inexécution totale ou partielle d’une prestation (article L6354-1 du Code du travail) ;
10. Autorise l'accès aux lieux de formation à Constructys ou à tout intervenant dûment mandaté par ses soins dans le cadre d’une opération de contrôle ;
11. En cas de sous-traitance, ou de toute autre forme de contractualisation ou d’intermédiation, le prestataire donneur d’ordre devra s’assurer que l’organisme qui dispense la prestation respecte la règlementation en vigueur et notamment le décret qualité n° 2015-790 du 30 juin 2015. Il reste le seul responsable vis-à-vis des parties prenantes dans l’exécution de l’action ;
12. Ces engagements s’exécutent conformément aux droits et obligations issus du Règlement général à la protection des données (RGPD).
2.4 Engagements du Bénéficiaire
1. S’engage à respecter le cas échéant, les termes de l’accord de financement ;
2. Être assidu dans le suivi de l’action ;
3. Se conformer aux dispositions du règlement intérieur du prestataire de formation ;
4. Signer les feuilles d’émargement par demi-journée, ou le cas échéant, tous documents et données justifiant de sa participation effective à l’action ;
5. Signaler au prestataire, et à son employeur, le cas échéant, tout changement (annulation, absence, maladie, …) ou tout manquement relatif au prestataire et/ou à l’action, qui interviendrait en amont, pendant ou à l’issue de l’action ;
6. Répondre à toute enquête de Constructys, ou de tout tiers mandaté par lui, sur la réalisation de la formation, et sa situation professionnelle à l’issue de la formation ;
7. Prendre connaissance de la politique de Constructys de protection des données personnelles et, le cas échéant, exercer ses droits conformément à celle-ci.
Article 3 : Modalités de participation financière de Constructys aux actions
Le conseil d’administration de Constructys définit annuellement les modalités de participation financière des actions et vote les budgets d’activité alloués.
3.1 Modalités de participation financière
Les demandes préalables de prise en charge des actions se font sur le compte adhérent de l’entreprise disponible sur l’espace « E. Gestion by Constructys », accompagnés des justificatifs nécessaires à leur instruction en fonction du dispositif de formation mobilisé (voir annexe 1).
Lorsque Constructys complète sa prise en charge par des cofinancements (FSE, FPSPP, etc.), des justificatifs supplémentaires pourront être demandés.
L’entreprise adhérente indique dans sa demande de prise en charge, le choix du mode de gestion qu’elle souhaite :
1. Constructys procède au paiement direct des coûts pédagogiques au prestataire de formation (il s’agit de la subrogation de paiement). Dans ce cadre, Constructys rembourse des frais annexes et des rémunérations, le cas échéant, à l’entreprise.
ou
2. Constructys procède au paiement direct des coûts pédagogiques, frais annexes et rémunération, le cas échéant, à l’entreprise.
Cette facilité administrative n’est pas acquise de plein droit. Elle peut être rejetée ou interrompue par Constructys à tout moment en cas de motif légitime.
Les accords de financement sont émis selon les critères fixés par les textes légaux et règlementaires et les modalités de participation financière établies par le Conseil d’administration de Constrcutys et dans la limite des fonds disponibles.
Règlement et pièces à fournir obligatoirement
Le paiement des frais de l’action s’effectue après exécution de celle-ci. Constructys s’engage à régler les sommes dues après la réception de la facture, sous réserve que la demande de règlement soit complète et conforme aux conditions prévues dans l’accord de financement notifié par Constructys.
Seules les heures prévues, réalisées et dûment justifiées sont considérées comme dues par Constructys, la quote-part non prévue, non réalisée ou non justifiée ne peut être facturée à Constructys.
Les pièces justificatives nécessaires à joindre lors d’une demande de règlement d’une facture figurent sur l’annexe 1.
Constructys peut, procéder à un échelonnement des paiements au fur et à mesure du déroulement de l’action de formation sur production de pièces justificatives listées dans ladite annexe.
Tous les dossiers dont la date de fin de formation est antérieure au 31/12/N-1 et qui n’ont pas fait l’objet d’une facturation à Constructys sont soldés au 31/12/N. Cette forclusion est sans recours possible des parties prenantes.
Article 4 : Contrôles
Constructys est tenu de s’assurer, en application de l’article R.6332-26 du Code du travail, de l’exécution des formations dans le cadre d’un contrôle de service fait. Il est également tenu de s’assurer de la capacité des organismes de formation à dispenser une prestation de qualité.
1er niveau : Un contrôle de conformité des demandes de prise en charge
Une demande de prise en charge fera l’objet d’un accord de financement dès lors que :
▪ l’organisme de formation est référencé dans le catalogue de références de Constructys ;
▪ les conditions précises fixées par la règlementation sont respectées
▪ les conditions précises fixées par le conseil d’administration disponibles sur le site internet de Constructys sont respectées ;
▪ Les budgets dédiés restent disponibles.
2ème niveau : Un contrôle de service fait
Ce contrôle vise à vérifier l’exécution des formations ainsi que leur conformité aux dispositions légales, règlementaires et/ou conventionnelles.
Dans ce cadre, Constructys opère des contrôles de service fait tel que défini à l’article R.6332-26 du Code du travail ainsi que dans l’arrêté du 21 décembre 2018 relatif aux pièces nécessaires au contrôle de service fait.
Ce contrôle doit permettre de vérifier que l’action :
⇨ est/a été réalisée selon les dispositions prévues aux articles L.6353-1 et D 6353-1 du même Code
⇨ puisse être prise en charge dans le respect des conditions de financement définies par le Conseil d’administration de Constructys.
De même, pour chaque opération cofinancée (FSE, CR, etc.), Constructys procède à des contrôles de service fait, conformément aux présentes conditions générales ainsi qu’aux obligations imposées par les partenaires financiers.
3ème niveau : Un contrôle de la qualité de la formation
La loi n°2018-791 du 5 septembre 2018 relative à la liberté de choisir son avenir professionnel confirme les missions générales de Constructys en matière de contrôle de la qualité des actions de formation dispensées qui doit être fait en application des articles L.6316-1 et suivants du Code du travail.
Ces contrôles peuvent consister, sans que la liste soit exhaustive, en :
⇨ une demande de pièces justificatives complémentaires définies à l’annexe 1
⇨ une enquête auprès des bénéficiaires des actions
⇨ une « visite d’évaluation », avec prise de rendez-vous préalable, en cours d’exécution de l’action et au jour de sa tenue.
CONSTRUCTYS se réserve le droit de solliciter des pièces complémentaires nécessaires à la réalisation des contrôles conformément à l’annexe 1 jointe aux présentes conditions générales. Le prestataire devra fournir les pièces demandées dans le délai précisé dans le courrier qui lui sera adressé.
Excepté le contrôle de service fait, les contrôles susvisés peuvent être réalisés pour toutes les actions quel que soit le dispositif de financement. Ils peuvent être réalisés en amont, pendant ou après la réalisation de l’action.
Les contrôles peuvent être réalisés sur place, sur pièces ou par enquêtes auprès des bénéficiaires, le cas échéant sous forme de questionnaires et/ou d’entretiens téléphoniques.
Afin de mener leurs contrôles, les contrôleurs salariés de Constructys, ont un droit d’accès aux locaux de l’organisme ou du professionnel contrôlé. Ce droit d’accès est indissociable du droit d’effectuer des contrôles sur place. Le refus de laisser l’accès au contrôleur justifie des mesures de sauvegarde.
Les contrôleurs salariés de Constructys disposent de la faculté qui les autorise notamment à :
▪ Recueillir les témoignages de toutes personne concernée et faire procéder à tout constat utile ;
▪ procéder à une enquête auprès des bénéficiaires des actions mises en œuvre ;
▪ demander au prestataire contrôlé tout renseignement, éclaircissement ou justification nécessaires à l’exercice de leur mission ;
▪ se faire communiquer et vérifier tous documents relatifs à la situation de l’organisme ou du professionnel contrôlé et à toutes les opérations qu’il pratique, quel qu’en soit le support : livres, registres, contrats, bordereaux, procès-verbaux, pièces comptables…en lien direct avec la formation ;
▪ en obtenir la copie, y compris sous forme électronique afin notamment de pouvoir en faire une exploitation informatique ;
▪ procéder aux vérifications en ayant accès aux outils et aux données informatiques utilisés par l’organisme ou le professionnel contrôlé (ex : plateforme pédagogique).
Les prestataires de l’action veillent à ce que les contrôleurs disposent de conditions d’installation, et des moyens matériels appropriés compte tenu de leur organisation, nécessaires à la réalisation du contrôle.
Constructys peut déléguer la réalisation des contrôles à des intervenants tiers. Dans une telle hypothèse, le délégataire sera soumis notamment à une obligation de confidentialité sur tous les éléments dont il pourrait avoir connaissance dans le cadre du contrôle, ainsi que du respect de la règlementation relative à la protection des données personnelles. Toutefois, dans un objectif de prévention ou de sanction des manquements constatés, les résultats d’un contrôle pourront être communiqués à des tiers (administration, entreprise concernée, etc.), après information du prestataire.
Les contrôleurs agissent avec loyauté et professionnalisme. Afin de ne pas porter une atteinte trop forte à l’activité des prestataires. Tout contrôle sur place sera précédé de l’envoi d’un avis de contrôle sauf en cas de contrôle inopiné.
La procédure de contrôle doit être impartiale, transparente et contradictoire de façon à permettre au prestataire de fournir à tout moment des explications sur sa situation.
S’agissant du contrôle de service fait, celui-ci est effectué à partir des pièces transmises lors de la demande de prise en charge, de l’accord de financement de Constructys, et des seuls éléments suivants :
▪ Les factures relatives à la prestation réalisée par l’organisme de formation ;
▪ Les relevés de dépenses supportées par l’employeur précisant les montants des frais pédagogiques, des rémunérations et des frais annexes dont la prise en charge, pour tout ou partie, a été demandée
et accordée, accompagnés des pièces comptables permettant d’établir ces montants ;
▪ Un certificat de réalisation établi par le dispensateur de l’action.
Les informations relatives à la réalisation de l’action transmises par l’employeur et la personne qui suit cette action, notamment dans le cadre d’enquêtes de suivi menées par Constructys, sont prises en compte pour le contrôle de service fait.
À tout moment afin de préserver ses intérêts, Constructys se réserve le droit de mettre en œuvre des mesures de sauvegarde. Les circonstances qui les justifient sont les suivantes :
⮚ Anomalies détectées pendant le contrôle de service fait ;
⮚ éléments significatifs recueillis au cours du contrôle ;
⮚ défaut de réponse aux demandes d’informations et/ou de justificatifs.
⮚ Informations transmises par les services de l’Etat. Constructys peut sauvegarder ses intérêts légitimes sur la seule base de ces informations confidentielles.
La durée de ces mesures provisoires ne peut excéder celle des opérations de contrôles en cours et sont les suivantes :
⮚ Suspension du prestataire du catalogue des prestataires référencés par Constructys.
⮚ Suspension du paiement des factures en instances.
A l’issue du contrôle, en cas d’anomalie(s) constatée(s), Constructys le notifie par courrier recommandé au prestataire et à l’entreprise concernée. Le prestataire disposera d’un délai de 30 jours calendaires suivant la réception du courrier de notification pour formuler des observations écrites et communiquer des éléments complémentaires, le cas échéant.
En cas d’anomalie(s) constatée(s), Constructys motive les éventuelles mesures qui en découlent au prestataire et à l’entreprise concernée et les leurs notifie par courrier recommandé. Le financeur pourra appliquer les mesures suivantes en fonction de leur récurrence et de la gravité des anomalies :
1. Les mesures à caractère préventif,
▪ formulation de conseils, d’observations, de pistes d’amélioration pour l’avenir
▪ signalement interne à Constructys ;
▪ ouverture d’une période d’observation pour l’avenir ;
▪ demande de fourniture de pièces complémentaires pour les prises en charge à venir ;
2. Les mesures à caractère de sanction :
▪ signalement auprès de l’Administration ;
▪ signalement auprès du Procureur de la République.
▪ contrôle approfondi des dossiers financés au cours des trois dernières années ;
▪ formulation d’avertissement transmis uniquement à l’organisme de formation ;
▪ formulation d’avertissement transmis à l’employeur, à tout ou partie des entreprises adhérentes et/ou à l’administration ;
▪ formulation de mises en demeure communiquées le cas échéant aux personnes susceptibles de recevoir communication des avertissements ;
▪ suspension du paiement direct à l’organisme de formation (mécanisme dit de la « subrogation de paiement ») ;
▪ suspension de paiement pendant une durée déterminée permettant à l’organisme de remédier aux manquements constatés ;
▪ refus de prise en charge ou de paiement ;
▪ retrait des appels à projets ;
▪ exclusion des partenariats résultant d’un achat de formation par Constructys ;
▪ demande de remboursement de sommes indues ;
▪ déréférencement du catalogue ;
▪ dépôt de plainte avec constitution de partie civile.
▪ demande de restitution des sommes versées, tant au titre des coûts pédagogiques qu’au titre des participations aux salaires et frais annexes.
Ces mesures peuvent être prononcées de façon individuelle ou cumulative. Toute tentative d’obstacle à la réalisation d’un contrôle pourra, à elle-seule, justifier la prise de mesures de sanction. En tout état de cause, des mesures provisoires pourront être prises afin de permettre au prestataire de l’action de se conformer aux mesures préconisées dans le cadre d’un contrôle.
4.4 Suites données au droit d’information au financeur
En vertu de l’article L6362-1 du code du travail, lorsque les services de contrôle de l’Etat constatent une non- conformité dans l’exécution des actions d’un prestataire, ils en informent Constructys et adressent une demande de restitution de fonds en son nom.
A défaut de restitution, Constructys se réserve le droit de prendre tout ou partie des mesures énoncées au point 4.3.
Article 5 : Règlement des différends
Dans l’éventualité d’un litige sur la validité, l’interprétation, l’exécution, l’inexécution, l’interruption ou la résiliation des présentes conditions générales, les parties s’efforceront de trouver une solution amiable.
En cas d’échec, elles soumettront leur différend auprès des tribunaux compétents dans le ressort du lieu où demeure le défendeur, ou le cas échéant, dispose son siège social.