CONVENTION DE MISE A DISPOSITION
CONVENTION DE MISE A DISPOSITION
DU MINI BUS DE LA VILLE DE SAINT-MARCELLIN
ENTRE :
La commune de Saint-Marcellin, Place d’Armes, XX 00 00000 Xxxxx-Xxxxxxxxx
Représentée par Jean-Xxxxxx XXXXX, Maire, agissant en vertu d’une délibération n°2008-23 du Conseil Municipal en date du 25 mars 2008
Ci-après dénommée la Commune,
ET :
L’association dénommée :
Représentée par son Président
Ci-après dénommé le bénéficiaire,
Vu la demande formulée par le bénéficiaire ci-dessus désigné,
D’une part
D’autre part
IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT
Préambule
Dans le cadre de la poursuite et du développement des actions conduites en faveur des associations de Saint Marcellin, la commune s’est équipée d’un véhicule 9 places pour les besoins en transport des adhérents sur des manifestations en lien avec l’activité de l’association.
CHAPITRE I : MISE A DISPOSITION DU MINI BUS
Article 1 : Désignation du véhicule
Minibus de 9 places conducteur compris. Stationné au Gymnase de la Saulaie
Marque : RENAULT Type : Trafic N° immatriculation : CN-809-BJ
Article 2 : Période de prêt aux associations
Le véhicule est mis à disposition aux associations en priorité sur les week-ends. Pour répondre aux besoins des services municipaux, le minibus pourra être mis à disposition en semaine et pendant les vacances scolaires dans le cadre de missions particulières.
Article 3 : Type de transport
Le véhicule est prêté uniquement pour le transport de personnes pour des déplacements en lien avec l’activité de l’association à laquelle elles adhèrent sur le territoire français.
Article 4 : Associations bénéficiaires
Les associations bénéficiaires sont par ordre de priorité :
- Les associations sportives
- L’ensemble des autres associations CHAPITRE II : CONDITIONS D’UTILISATION Article 5 : Rappels fondamentaux
Le conducteur devra utiliser le véhicule en « bon père de famille » et respecter le code de la route. Il est formellement interdit d’utiliser le véhicule avec plus de 9 personnes à bord et ne doit en aucun cas être utilisé au transport de marchandises.
Article 6 : couverture des risques
L’association devra prendre à sa charge les frais de franchise mais le véhicule reste assurer par la ville. L’emprunteur reste responsable des passagers.
En cas de sinistre (responsable ou non), c’est l’assurance de l’emprunteur qui fait fois. Les responsabilités de l’emprunteur sont totales si les règles de la présente convention ou du code de la route ne sont pas respectées (conducteur non habilité,…).
En cas d’infraction au code de la route, la responsabilité pénale du conducteur est totale.
En cas de panne ou d’accident, l’utilisateur devra informer le service vie associative de la Mairie de Saint- Marcellin le plus rapidement possible. En dehors des heures d’ouverture de la Mairie, l’association devra informer les adjoints d’astreinte.
En cas d’accident aux torts de l’emprunteur, un constat devra être réalisé sur les lieux et transmis à l’assurance de l’association. Une copie devra être transmise au service vie associative dans les plus brefs délais. La Mairie de Saint-Marcellin se réserve le droit de refuser le prêt du véhicule pendant l’année en cours. Un rapport circonstancié, le cas échéant, sera exigé.
Article 7 : Etat du véhicule
L’emprunteur s’engage à remplir une fiche technique lors de l’enlèvement du véhicule et lors de sa restitution (cf. fiche technique en annexe 1).
Toute remarque technique concernant le véhicule devra être inscrite sur cette fiche.
Il est interdit de fumer, boire et manger à l’intérieur du véhicule.
Le véhicule est remis propre et le plein de carburant effectué. Il sera rendu dans le même état.
Article 8 : Durée et distance maximale de mise à disposition
La durée du prêt du véhicule ne pourra dépasser 2 jours consécutifs. Le rayon de déplacement ne pourra dépasser 500 kms.
Toutefois, des demandes exceptionnelles (prêt plus long, nombre de kms plus important) pourront être faîtes auprès de la Mairie de Saint-Marcellin qui seront étudiées en commission sport et vie associative au cas par cas.
Article 9 : Réservation
L’emprunteur candidat devra remplir un exemplaire vierge de convention de mise à disposition.
Après l’avoir rempli, l’emprunteur devra retourner cette convention au service vie associative de la Mairie de Saint-Marcellin en y joignant la fiche de renseignement (annexe 2) ainsi que la photocopie des permis de conduire certifiée conforme, datée et signée par le propriétaire. Tout chauffeur n’ayant pas fourni de photocopie du permis de conduire au moment de la signature de la convention ne pourra conduire le véhicule.
Le(s) conducteur(s) devront être âgés de plus de 21 ans, être titulaire du permis de conduire depuis plus de 3 ans. Il est demandé le respect absolu de l’identité des conducteurs déclarés ainsi que la destination prévue.
Cette demande sera soumise à l’approbation des personnes habilitées à signer la présente convention.
En cas de désistement, l’emprunteur devra prévenir la mairie de Saint Marcellin au moins une semaine à
l’avance.
En cas de problèmes techniques internes au véhicule, la Mairie de Saint-Marcellin se réserve le droit de rendre le véhicule indisponible et informera le référent de l’association cité dans cette convention dans les meilleurs délais.
Article 10 : Période de réservation
La demande de réservation devra être faite au moins un mois avant la date d’utilisation auprès du service vie associative de la Mairie de Saint-Marcellin par courrier ou courriel le lundi de 13h00 à 17h00, du mardi au vendredi de 8h30 à 12h00 et de 13h30 à .
En cas de demandes multiples, la priorité sera donnée dans un 1er temps à l’association ayant le moins utilisée le véhicule sur l’année en cours puis si besoin elle sera fonction de l’ordre d’arrivée des demandes.
Une base de 5 demandes par an peut-être faite.
Toute demande supplémentaire sera étudiée et ne pourra être accordée qu’en cas de disponibilité du véhicule et après validation des personnes habilitées à signer cette convention.
La validation ou l’infirmation du prêt de véhicule sera faite par le service vie associative de la Mairie de Saint-Marcellin un mois avant la date d’utilisation.
Article 11 : Enlèvement et retour du véhicule
En semaine, le véhicule sera retiré sur rendez-vous directement au niveau du gymnase de la Saulaie. La remise des clés sera assurée par la responsable des sites sportifs.
Lors de la prise du véhicule, l’association devra s’assurer de la présence dans le véhicule de la carte grise, de l’assurance du véhicule, des indications du carburant à utiliser et que le plein est fait.
Si le véhicule est utilisé en week-end, celui-ci devra être retiré le jour ouvrable précédent et restituer le jour ouvrable suivant.
La 1ère réservation ne sera effective qu’après la remise d’un chèque de caution de 500 € établi à l’ordre du trésor public et de l’attestation d’assurance tous risques de date à date. Si les dates notées sur l’assurance ne correspondent pas aux dates de mise à disposition du véhicule, celui-ci ne pourra être emprunté. Ces documents devront être remis lors de la signature de la présente convention.
CHAPITRE III : TARIF
Article 12 : Tarification
Le prêt du véhicule est gratuit.
CHAPITRE IV : DUREE DE LA CONVENTION, RESILIATION ET MISE EN CAUSE DE LA RESPONSABILITE DE L’ASSOCIATION
Article 13 : Responsabilité de l’utilisateur
L’emprunteur devra remplir un exemplaire vierge de convention de mise à disposition lors de la première réservation qui sera valable pour une durée de 1 an de septembre à septembre.
Article 14 : Responsabilité de l’utilisateur
Le chèque de caution ne sera pas restitué si tout défaut de nettoyage (tâches de nourriture, chewing-gum collé sur les sièges,...) et/ou le plein de carburant non effectué sont constatés au retour du véhicule.
Une facture sera délivrée à l’emprunteur en cas de non respect de cet article.
Article 15 : Résiliation
Le non respect de la présente convention (véhicule remis sale ou sans le plein de carburant, kilométrages sans rapport avec le trajet annoncé,…) entraîne la possibilité à la Mairie de Saint-Marcellin de refuser tout nouveau prêt pour l’année en cours.
Article 16 : Litiges
Les contestations qui pourraient apparaître à l’occasion de l’exécution ou de l’interprétation des clauses de la présente convention, ressortissent de droit de la compétence du tribunal administratif de Grenoble.
Fait à Saint-Marcellin, le
En deux exemplaires originaux