CONVENTION MISE A DISPOSITION DU MINIBUS COMMUNAL

CONVENTION MISE A DISPOSITION DU MINIBUS COMMUNAL

Entre :

La commune d’Aubigny-Les Clouzeaux, représentée par son Maire, M. Xxxx XXXXXX

Et :

D’une part,

L’association , représentée par son (sa) président(e),

M. ..........................................................................

Nom : Adresse : Téléphone :

D’autre part,

Il a été convenu ce qui suit :

Article 1 : Objet « Mise à disposition du minibus »

La présente convention a pour objet de fixer les conditions de mise à disposition par la commune d’Aubigny-Les Clouzeaux d’un véhicule de type minibus capable de transporter neuf personnes (chauffeur inclus, non fourni).

Marque : RENAULT

Type : TRAFIC

N° IMMATRICULATION : FM-219-DG

Permis B exigé

Carburant : Diesel

Article 2 : Catégorie d’utilisateurs

2-1 : Ce minibus sera prioritairement utilisé par les services municipaux.

2-2 : Les associations communales (ayant leur siège domicilié sur la commune d’Aubigny-Les Clouzeaux) sportives, culturelles ou sociales.

Article 3 : Condition d’utilisation du véhicule

3-1 : L’utilisation du véhicule ne peut être sollicitée que pour des transports en lien direct avec les objectifs du service ou de l’association.

Ce véhicule est mis à la disposition pour assurer le transport de personnes (pas de matériels lourds). Ce véhicule est prioritairement mis à disposition pour des transports de plus de 4 passagers.

Ce véhicule est mis à disposition par la commune sans chauffeur.

3-2 : Les documents concernant le véhicule devront toujours rester dans le véhicule (carte grise, assurance...).

En cas d’incident (accident, panne…), la commune devra être prévenue au 02 51 98 70 15 ou au 06 11 61 38 34 (n° d’astreinte en dehors des horaires d’ouverture de la mairie).

Article 4 : Rappel de principes fondamentaux et engagements

4-1 : L’association utilisatrice s’engage à utiliser ce véhicule en conformité avec la réglementation en vigueur (code de la route, code des assurances).

La responsabilité du Président de l’association est engagée en cas de non-respect du présent contrat. 4-2 : Un seul conducteur (ayant son permis de conduire à minima depuis 2 ans) par utilisation sera désigné par l’association.

Il engage sa responsabilité en cas d’infraction au code de la route pour la durée de mise à disposition du véhicule. Le conducteur responsable s’engage à s’acquitter du montant des contraventions dont il serait l’auteur.

Son permis de conduire est à présenter avec le formulaire de réservation lors de la prise en charge du véhicule.

4-3 : Conformément à la réglementation en vigueur, les enfants de moins de 10 ans ne peuvent pas monter à l’avant du véhicule. Pour le transport d’enfants âgés de 3 à 10 ans (assis à l’arrière) et/ou ayant une taille inférieur à 1,35 m /1,50 m, les « rehausseurs» sont obligatoires, il en est de même pour les enfants âgés de plus de 10 ans qui peuvent s’assoir à l’avant mais qui devront avoir un rehausseur si besoin (la ceinture doit reposer sur leur épaule et non leur cou).

Si nécessaire, l’association utilisatrice prendra à sa charge la fourniture de sièges adaptés aux enfants.

4-4 : L’association s’engage à avoir une utilisation du véhicule qui ne portera pas atteinte à l’image de la collectivité et des annonceurs.

Article 5 : Assurance

5-1 : La commune d’Aubigny-Les Clouzeaux atteste avoir souscrit un contrat d’assurance pour ce véhicule auprès de la compagnie d’assurance GROUPAMA sous le numéro de contrat 05301540P000 et ce pour la période de l’année civile en cours.

En cas de dommage du véhicule (dommage accidentel ou vandalisme, accident, vol…) la commune devra en être informée immédiatement afin de procéder au déclenchement de la procédure en matière d’assurance.

En cas d’accident ou de panne, le véhicule sera remorqué chez le garagiste le plus proche désigné par Groupama (frais de remorquage couverts jusqu’à 200 euros).

Pour les personnes, conducteur et personnes transportées, elles seront rapatriées sur la Commune ou au lieu de villégiature, en cas de déplacement, aux frais de notre assureur.

Si besoin d’assistance faire le numéro 24h/24h indiqué sur la carte verte (00-00-00-00-00)

5-2 : L’association utilisatrice atteste avoir souscrit un contrat d’assurance (Responsabilité Civile), auprès de la compagnie d’assurance ………………………….. sous le n° de contrat

..........................................., et ce pour la période de l’année en cours.

La responsabilité de l’utilisateur est totale si les règles du contrat ou du code de la route n’ont pas été respecté.

L’association s’engage à remettre à la collectivité une copie de cette attestation d’assurance.

Article 6 : Démarche de mise à disposition

6-1 : A chaque début d’année (ou lors de la première réservation), l’association demandeuse doit se procurer auprès de l’accueil de la Mairie, ou en téléchargement sur le site internet de la commune, deux exemplaires vierges de convention de mise à disposition du véhicule. Après les avoir remplis, elle les retourne à ce même secrétariat ainsi que deux chèques de caution (un de 50€ relatif à la propreté du véhicule et la perte des clefs et un de 250€ relatif aux éventuels dommages) à l’ordre du trésor public pour participation éventuelle aux frais imputables à la remise en état du véhicule.

Les chèques de caution seront valables pour l’année en cours. Ils accompagneront cette demande de convention et seront à renouveler chaque année.

6-2 : La demande de réservation du véhicule se fera via un formulaire à remplir sur le site de la commune (xxxxx://xxx.xxxxxxx-xxx-xxxxxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxx-xxxxxxxxxx/) et ce deux semaines minimum avant la date de réservation souhaitée, toute demande formulée en dehors de ce délai sera refusée.

En cas de demandes multiples, la priorité sera donnée aux utilisateurs moins réguliers.

6-3 : Ce formulaire détaillera :

- Le jour et horaire de réservation

- L’objet du déplacement

- Le nombre et âge des personnes transportées (les personnes transportées devront impérativement être membres ou adhérentes de l’association utilisatrice)

- Le lieu du déplacement

- Le nom du chauffeur

6-4 : La réponse positive ou négative de mise à disposition du véhicule sera donnée par la mairie deux semaines avant la date demandée.

Article 7 : État du véhicule

7-1 : Le véhicule devra être rendu à la collectivité dans l'état dans lequel il aura été réceptionné.

Un contrôle de l’état du véhicule sera effectué au départ et au retour du véhicule (état des lieux remplis et signés sur place).

Afin de maintenir la propreté du véhicule, il est interdit d’y boire, manger et fumer.

L’association n’a, à sa charge, que le nettoyage intérieur du véhicule (Pelle et balayette à l’intérieur du véhicule). En aucun cas le nettoyage extérieur ne doit être fait par l’association emprunteuse.

7-2 : Les frais de carburant seront à la charge de l'association qui devra rendre le véhicule avec le réservoir plein.

7-3 : L’utilisateur ne devra pas apposer de nouveaux encarts publicitaires ou masquer ceux déjà existants.

7-4 : Le véhicule est doté d’un carnet de bord que le conducteur devra impérativement remplir au retrait des clés et à leur remise, il s’agira d’y noter notamment tout soucis technique ou accidentel.

Article 8 : Enlèvement et retour du véhicule

La mise à disposition du véhicule aura lieu aux ateliers municipaux d’Aubigny, Avenue du Bocage, lors d’un rendez-vous fixé pendant les horaires d’ouverture de la mairie.

Du lundi au vendredi de 9h00 à 12h30 et de 14h00 à 17h00

Au retour, le véhicule sera déposé sur ce même parking, les clefs seront à déposer dans la boite aux lettres.

Article 9 : Tarif

Le minibus est mis à disposition gracieusement (hors carburant) pour les associations. Des frais complémentaires restent à la charge de l’association :

- Les contraventions et amendes diverses

- Les frais éventuels de parking, de péages

- Les frais pour réparation induits par une erreur de carburant

- Franchise de l’assurance en cas de sinistre indemnisé

- Réparations non prises en charge par le contrat d’assurance du véhicule en cas de sinistre, accidents, dégradations, vandalisme ...

- Les frais de réfection des autocollants extérieurs si nécessaire.

- Remise en état des pneus en cas de crevaison

Article 10 : Caution, Résiliation, Litiges

10-1 : Encaissement des cautions.

Si un défaut de nettoyage du véhicule est constaté et/ou perte des clés, la caution de 50 € sera automatiquement encaissée.

Si un accident reconnu responsable : encaissement de la caution de 250,00 € correspondant au montant de la franchise appliquée à la commune

10-2 : Tout litige concernant le présent règlement sera géré par l’autorité municipale.

10-3 : Le non-respect de la présente convention (véhicule rendu sal, kilométrage ou destination sans rapport avec le trajet annoncé, réservoir non rempli, date et lieu de retour non respecté…) entraine la suspension du droit d’emprunt pour 12 mois.

Le Maire informera l’association de la résiliation par courrier adressé à son président et ce, sans préavis.

Fait à AUBIGNY-LES CLOUZEAUX, le ...................................

Le(La) président(e) de l’association, Le Maire d’Aubigny-Les Clouzeaux

Précédé de la mention « lu et approuvé »

Nom/Prénom et Signature