Entre
Avenant n°1
Contrat d’engagement entre Bordeaux Métropole et la commune de Blanquefort
Entre
Bordeaux Métropole représentée par son Président dûment habilité par délibération n° ……………………… du ……………., Monsieur Xxxxx Xxxxx, ci-après dénommée "Bordeaux Métropole",
d'une part,
Et
La commune de Blanquefort représentée par son Maire, Madame Xxxxxxxxx Xxxxxxxx, dûment habilité par délibération n°……………. du ………………….., ci-après dénommée "la commune de Blanquefort",
d'autre part,
VU le contrat d’engagement signé en date du 15 février 2016 par Monsieur Xxxxx Xxxxx, Président de Bordeaux Métropole et Madame Xxxxxxxxx Xxxxxxxx, Maire de Blanquefort.
Considérant la volonté des parties d’élargir dans le cadre du cycle 2 le périmètre des missions mutualisées afin de rationaliser les moyens mis en œuvre pour leur accomplissement,
Il est convenu et arrêté ce qui suit dans le présent avenant :
Sommaire
ARTICLE 1 : OBJET 4
ARTICLE 2 : MODIFICATION DE L’ARTICLE 3 INTITULE « CHAMPS CONCERNES » 4
ARTICLE 3 : MODIFICATION DES ANNEXES 4
ARTICLE 4 4
ANNEXES 6
ARTICLE 1 : OBJET
L’objet du présent avenant est de compléter le contrat d’engagement passé entre la commune de Blanquefort et Bordeaux Métropole, des engagements liés aux nouvelles missions mutualisées dans le cadre du cycle 2.
ARTICLE 2 : MODIFICATION DE L’ARTICLE 3 INTITULE « CHAMPS CONCERNES »
Outre les domaines mentionnés à l’article 3 du contrat d’engagement, les domaines concernés par ce nouveau cycle de mutualisation sont :
Fonctions supports | |
Affaires juridiques | |
Commande publique | |
Finances | |
Numérique et système d’information | |
Ressources humaines | |
Fonction opérationnelle | |
Domaine public – espaces verts |
ARTICLE 3 : MODIFICATION DES ANNEXES
Une annexe pour chaque nouveau domaine mutualisé dans le cadre du cycle 2 vient s’adjoindre aux annexes par domaine établies lors du cycle 1 mentionnées dans le contrat d’engagement signé le 15 février 2016.
L’annexe domaine « Domaine public/Espaces verts » est modifiée et enrichie du fait de l’élargissement du périmètre mutualisé. Par ailleurs, l’article III b) « -conditions spécifiques concernant les systèmes d’Information » de l’annexe est supprimé.
ARTICLE 4 :
Les autres articles et annexes au contrat d’engagement restent inchangés.
Fait à Bordeaux, le , en deux exemplaires.
Pour la Métropole, Pour la commune,
Le Président, Le Maire,
Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx
ANNEXES
- Affaires juridiques
- Domaine public Espaces verts
- Commande publique
- Finances
- Numérique et systèmes d’information
- Ressources humaines
ANNEXE POUR LE DOMAINE AFFAIRES JURIDIQUES– AVENANT AU CONTRAT D’ENGAGEMENT
COMMUNE DE BLANQUEFORT
DOMAINE : AFFAIRES JURIDIQUES
SOUS-DOMAINES :
A- CONTENTIEUX B- ASSURANCES
C- DOCUMENTATION ET CONSEIL
I/ Moyens consacrés par la commune au domaine Affaires juridiques
Les moyens consacrés par la commune au domaine Affaires juridiques sont détaillés dans la convention de création des services communs liée au contrat d’engagement. Les objectifs poursuivis par la Métropole et la commune dans le cadre de ce contrat seront définis au regard des moyens inscrits dans les conventions.
II/ Missions et activités mutualisées dans le domaine Affaires juridiques
Activités communales mutualisées |
A- Contentieux et pré contentieux |
Gestion et traitement pré contentieux (hors AOS) |
Gestion et traitement contentieux devant toutes les juridictions |
B- Assurances |
Pilotage achat des marchés d’assurance (audit, passation des marchés), la ville restant décisionnaire de sa politique assurantielle |
Gestion administrative et financière des contrats |
Gestion des sinistres |
C-Conseil et rédaction d’actes |
Conseil (saisine ponctuelle, consultation) |
Assistance juridique sous forme d’assistant à maîtrise d’ouvrage (AMO) par intégration de l’éventuelle équipe projet |
Contrôle de légalité interne des différents actes administratifs de la ville |
Rédaction d’actes types (hors actes de cessions, gestions acquisition immobilière) |
D- Documentation et accès aux documents administratifs |
Veille juridique |
Accès aux documents administratifs (saisine de la commission d’accès aux demandes administratives (CADA) et traitement de la réponse à la demande) |
III/ Modalités de mise en œuvre
III-a/ Les responsables en charge des activités du domaine Affaires juridiques du service commun s’engagent à mettre en œuvre une organisation en conformité avec les obligations et les délais réglementaires en vigueur, les schémas directeurs adoptés par la commune, et le cas échéant les certifications obtenues par la commune :
− Code des assurances et réglementation des marchés publics.
− Circuit de validation et de contrôle en interne des actes.
III-b/ Les modes de fonctionnement :
Les modes de fonctionnement ont pour objectif de décrire les interfaces entre les services de la commune et le service commun de la Métropole concernant le domaine Affaires juridiques.
− Réunions de pilotage des affaires juridiques :
Réunion mensuelle de suivi des dossiers en cours et à venir. Présence du directeur général adjoint affaires juridiques et du référent affaires juridiques du pôle territorial ouest.
− Participations à des réunions ou comités de pilotage :
Le référent affaires juridiques du pôle territorial ouest participera à la demande de la ville à des réunions nécessitant une expertise juridique sur des projets ou dossiers complexes.
Identification des référents (commune, service commun) :
Rôles et responsabilités pour le domaine affaires juridiques | |
Responsable thématique pour le service commun | Responsable du service assistance juridique aux territoires de la direction des affaires juridiques |
Responsable thématique pour la commune | Directeur général adjoint |
PRE- CONTENTIEUX ET CONTENTIEUX
Types de saisines pour le PRE CONTENTIEUX et CONTENTIEUX | |
Saisine ordinaire | Service commun : Chef de centre juridique ou chef de centre commande publique − direction administrative et financière −pôle territorial ouestƒ responsable du service assistance juridique aux territoires de la direction des affaires juridiques (contentieux) Commune : Directeur général adjoint |
Saisine en urgence | Service commun : Chef de service juridique et commande publique − direction administrative et financière − pôle territorial ouestƒ responsable du service assistance juridique aux territoires de la direction des affaires juridiques (contentieux) Commune : Directeur général adjoint, directeur général des services |
Saisine exceptionnelle | Service commun : Direction administrative et financière ou adjoint au directeur général en charge du pôle territorial ouestƒ responsable du service assistance juridique aux territoires de la direction des affaires juridiques (contentieux). Commune : Directeur général adjoint, directeur général des services |
ASSURANCES ET CONSEIL
Types de saisines pour les ASSURANCES et CONSEIL | |
Saisine ordinaire | Service commun : Chef de centre juridique ou chef de centre commande publique Commune : Directeurs, chefs de service et élus |
Saisine en urgence | Service commun : Chef de service juridique et commande publique Commune : Directeur général adjoint, directeur général des services |
Saisine exceptionnelle | Service commun : Directeur administratif et financier ou adjoint au directeur général en charge du pôle territorial ouest Commune : Directeur général adjoint, directeur général des services |
− Interfaces commune / service commun :
Les principales interfaces ont été travaillées avec la commune et sont décrites paragraphe V. Bordeaux Métropole et la commune s’engagent à finaliser sur la base de ces éléments les processus pour la mise en place des services communs.
IV/ Les engagements de service
IV-a/ Les engagements de service généraux et les priorités
Les principales priorités / dossiers prioritaires du domaine Affaires juridiques sont :
− Maintien de la qualité de service et de la réactivité
− Assurer la sécurité juridique des actes et des projets de la commune
− Assister et conseiller les élus et les services municipaux
− Assurer une gestion fine et équilibrée des assurances et des sinistres
Les engagements de service réciproques poursuivis grâce à la mutualisation du domaine Affaires juridiques sont :
CONTENTIEUX et PRECONTENTIEUX :
1. Assurer la bonne application de la stratégie précontentieuse et contentieuse décidée par la commune
2. Respecter les délais de production des pièces et s’assurer un suivi réactif pour chaque procédure
ASSURANCES :
1. Conseiller la commune sur la pertinence de l’auto−assurance ou de la déclaration en fonction du sinistre
2. Déclarer les sinistres dans les délais prévus aux contrats et assurer le suivi de l’indemnisation
3. Assurer le suivi complet des sinistres non pris en charge par les assureurs
CONSEIL ET REDACTIONS D’ACTES:
1. Assurer la sécurité juridique de l’ensemble des actes pris par la commune
2. En matière de conseil, proposer des notes qui offrent une ou plusieurs solutions juridiquement sécurisées et répondant aux problématiques pratiques de la commune.
3. Respecter les délais de production des actes et des consultations déterminés par la commune
DOCUMENTATION ET ACCES AUX DOCUMENTS ADMINISTRATIFS :
1. Assurer la transmission sécurisée des documents administratifs demandés par les tiers
2. Assurer une saisine rapide de la CADA lorsque demandée par la commune
3. Développer la veille juridique en partageant les informations et notes d’expertise ou d’actualités réalisées tant par le service commun que par les communes membres.
Ces engagements de service s’entendent sous réserve :
− de la transmission par la commune de toutes les informations et pièces nécessaires à la bonne mise en œuvre des missions réalisées par le service commun de la métropole.
− de la détermination par la commune d’une priorisation des dossiers à traiter au regard de leurs enjeux (politiques, urgences, complexité)
IV-b/ Les indicateurs et valeurs cibles
Des éléments de volumétrie sont identifiés pour disposer d’une référence de volume d’activités transférées.
La production de ces indicateurs est soumise à l’existence et la mise à disposition des données permettant leur calcul.
Une étude de faisabilité sera réalisée et partagée avec la commune lors des 1ères revues de contrat d’engagement afin de préciser les modalités et les délais de livraison des différents indicateurs contractualisés des services communs.
Outre les engagements et indicateurs par sous domaines identifiés ci−dessous, une priorité sera donnée au respect des interfaces citées en partie V.
Sous-domaines de mutualisation | Engagements de service du domaine Affaires juridiques | Indicateurs (DéfinitionƒMode de calcul de l’indicateur) | Périodicité de suivi | Source de suivi* | Niveau de service constaté (volumétrie correspondante) | Conditions de réalisation de l’engagement |
Conseil et rédaction d’actes | Engagement 1: Rédiger des actes juridiques fiables et sécurisés dans les délais convenus | Respect des délais ouiƒnon | Trimestrielle | Tableau de bord Excel | Année de référence 2017 | |
Engagement 2: Assurer une réponse réactive, sécurisée et adaptée aux besoins de l'interlocuteur dans les délais convenus | Respect des délais ouiƒnon | Trimestrielle | Tableau de bord Excel | Année de référence 2017 | ||
Assurances | Engagement 3: Assurer l'audit, le conseil et l'analyse du besoin; veiller à la bonne exécution des contrats et à une gestion des sinistres dans les délais. | Nombre d'auto−assurances subies = nombre de rejets de sinistres normalement garantis par le contrat (hors délais) Somme des débours supportés par l’assuré | Annuelle | Compte administratif N−1 et rejets de l'assureur | Année de référence 2017 | Dialogue avec la commune. Transmission par la commune des pièces nécessaires dans les délais |
Engagement 4 : Suivi de la sinistralité en vue de limiter le risque de responsabilité de la commune par la proposition de mesures correctives | Fourniture du bilan annuel = état de la sinistralité + tableau de bord pour les sinistres non déclarés alimenté par les données de la commune | Annuelle | Etat de sinistralité fourni par l’assureur et tableau de bord à mettre en place | Année de référence 2017 |
*Sources : la commune justifie ici de la valeur du niveau de service atteint en année N (suivi d’activité automatisé, manuel, enquête de satisfaction, certification…). Cf. article 2 du contrat d’engagement.
V/ Interfaces commune et services communs
Les interfaces souhaitées par la commune sont présentées dans le guide référentiel d’interfaces élaboré d’un commun accord. Elles seront réadaptées conjointement au fur et à mesure du déploiement du service commun afin d’améliorer l’efficacité des processus précités et les adapter aux capacités de faire des moyens transférés.
GUIDE REFERENTIEL D’INTERFACES
Ville de Blanquefort – Service commun Bordeaux Métropole
CONTENTIEUX et PRECONTENTIEUX :
« Point d’entrée » des demandes de la Commune | |||
Quoi | A qui | Comment | Quand |
Demande de traitement du précontentieux, contentieux et recours gracieux | Directeur des Affaires Juridiques | Transmission dématérialisée de l’ensemble des pièces du dossier avec éléments de cadrage présentant les principaux éléments du dossier et stratégie de la commune | Transmission sans délai dès réception et arbitrage de la commune |
Principales étapes d’interactions/interfaces Commune/Service commun Métropole (ex : consultation, validation) | |||
Quoi | Qui | Comment | Quand |
Choix de la stratégie juridique | Commune | Echanges commune, pôle territorial ouest et direction des affaires juridiques sur stratégie à adopter | En début de procédure et tout au long de celle−ci |
Traitement du dossier (réponse, pièces contentieuses, etc.) | Directeur des affaires juridiques | Transmission des pièces nécessaires au traitement du dossier par la commune à la direction des affaires juridiques Echanges réguliers entre la commune et le pôle territorial ouest sur la réponse à produire. La direction des affaires juridiques est responsable de la production des différentes pièces (recours à un avocat ou production en interne) et du dépôt de celles−ci devant les juridictions pour les contentieux, après validation par la commune. | Tout au long de la procédure |
Choix de la représentation de la commune devant les | Commune | En cas d’obligation de ministère d’avocat, la commune désignera |
juridictions | son conseil, ainsi que les éventuels représentants communaux (élus, responsables techniques, etc.) | ||
Détermination des suites à donner au jugement (appel, etc.) | Commune | Echanges commune, direction des affaires juridiques et pôle territorial ouest sur stratégie à adopter | Au rendu du jugement |
Point de « sortie »/ restitution à la Commune | |||
Quoi | Qui | Comment | Quand |
Transmission de la réponse notifiée ou du mémoire déposé | Directeur des affaires juridiques | Transmission par voie dématérialisée de la réponse faite au requérant avec AR ou par navette courrier pour les dossiers trop volumineux | Dès envoi des pièces |
Transmission de tout élément et acte émanant des juridictions ainsi que des réponses précontentieuses des requérants | Directeur des affaires juridiques | Transmission par voie dématérialisée des pièces reçues au pôle territorial ouest à la commune (et inversement le cas échéant) | Tout au long de la procédure |
ASSURANCES :
« Point d’entrée » des demandes de la commune | |||
Quoi | A qui | Comment | Quand |
Survenance d’un sinistre | Responsable « Assurances » au pôle territorial ouest | Mail circonstancié avec photos et estimation du montant des dégâts | Dès la survenance ou la connaissance du sinistre et dans un délai maximum de 3 jours |
Convocation à une expertise sur place | Responsable « Assurances » au pôle territorial ouest | Transfert par mail de la convocation de l’assureur | Dès réception en commune |
Demande de souscription de garanties spécifiques (ex : extension de garantie, etc.) et assurances temporaires | Responsable « Assurances » au pôle territorial ouest | Mail circonstancié avec pièces nécessaires à la souscription | A la survenance du besoin |
Réalisation d’un audit assurantiel préalable à la relance des marchés d’assurance de la commune et du centre communal d’action social (CCAS) | Responsable « Assurances » au pôle territorial ouest |
Principales étapes d’interactions/interfaces Commune/Service commun Métropole (ex : consultation, validation) | |||
Quoi | Qui | Comment | Quand |
Analyse de l’opportunité de la déclaration à l’assureur | Responsable « Assurances » au pôle territorial ouest | Mail du responsable « Assurances » au pôle territorial ouest à la commune sur l’opportunité de déclaration après analyse des contrats. Echanges mails avec la directrice générale adjointe administration et ressources pour l’arbitrage rendu par la commune | Réponse du pôle territorial ouest sous 2 jours. Arbitrage de la commune sous 2 jours. |
Si déclaration à l’assureur actée | Responsable « Assurances » au Pôle territorial ouest | Envoi par mail à la directrice générale adjointe administration et ressources du récépissé de déclaration à l’assureur fait par le pôle territorial ouest | Dès déclaration effectuée |
Transmission d’informations et de pièces concernant un sinistre | Responsables techniques du sinistre et responsable « Assurances » au pôle territorial ouest | Mail, téléphone | Dès que nécessaire et dans les meilleurs délais |
Etablissement de la politique assurantielle de la commune et détermination du niveau de garanties souhaité | Directrice générale adjointe administration et ressources et responsable « Assurances » au pôle territorial ouest | Le pôle territorial ouest procède à la réalisation d’un audit permettant à la Ville de déterminer sa politique assurantielle et les garanties qu’elle souhaite souscrire lors de la relance des marchés. Après arbitrage de la | L’année précédant l’échéance du marché concerné |
Ville, le pôle territorial ouest procède à la relance des marchés d’assurance. |
Point de « sortie »/ restitution à la Commune | |||
Quoi | Qui | Comment | Quand |
Suivi des sinistres en cours | Responsable « Assurances » au pôle territorial ouest | Transmission du tableau de bord de suivi des sinistres tenu par le pôle territorial ouest | Trimestriellement |
Indemnisation (de la ville ou du tiers) obtenue ou classement du sinistre | Responsable « Assurances » au pôle territorial ouest | Transmission par mail à la commune du courrier de l’assureur indiquant l’indemnisation ou le classement du dossier | Dès réception au pôle territorial ouest |
DOCUMENTATION ET ACCES AUX DOCUMENTS ADMINISTRATIFS :
« Point d’entrée » des demandes de la Commune | |||
Quoi | A qui | Comment | Quand |
Traitement d’une demande d’accès aux documents administratifs émanant d’un tiers | Direction des affaires juridiquesƒ service. Moyens et droits des usagers | Transmission de la demande par voie dématérialisée et des documents administratifs demandés par le requérant pour analyse | A réception de la demande |
Principales étapes d’interactions/interfaces Commune/Service commun Métropole (ex : consultation, validation) | |||
Quoi | Qui | Comment | Quand |
Proposition des éléments à envoyer au tiers | Direction des affaires juridiquesƒ service. Moyens et droits des usagers | Transmission de la proposition à la commune pour validation | Une fois l’analyse de faisabilité effectuée et dans les délais réglementaires |
Proposition de saisine de la CADA | Direction des affaires juridiquesƒ service. Moyens et droits des usagers | Arbitrage par la commune de la saisine de la CADA pour les dossiers complexes sur proposition du pôle territorial ouest | Dans les délais réglementaires |
Transmission du courrier de saisine de la CADA pour signature du Maire | Direction des affaires juridiquesƒ service. Moyens et droits des | Transmission du projet de courrier par voie dématérialisée et mise en signature par la commune au Maire qui | Dans les délais réglementaires |
usagers | en enverra une copie par mail au pôle territorial ouest | ||
Réception de l’avis de la commission administrative et établissement des documents conformément à l’avis rendu | Direction des affaires juridiquesƒ service. Moyens et droits des usagers | Scan de la réponse de la CADA à la commune et de la proposition de réponse au tiers pour validation | Dans les délais réglementaires |
Point de « sortie »/ restitution à la Commune | |||
Quoi | Qui | Comment | Quand |
Envoi de la réponse à la demande d’accès aux documents, accompagnée le cas échéant par les pièces demandées | Direction des affaires juridiquesƒ service. Moyens et droits des usagers | Envoi dématérialisé des éléments transmis au tiers | Dans les délais réglementaires |
CONSEIL :
« Point d’entrée » des demandes de la Commune | |||
Quoi | A qui | Comment | Quand |
Conseil juridique sur une situation pratique précise rencontrée par la commune ou en lien avec elle | Chef du centre juridique du pôle territorial ouest en lien avec la direction des affaires juridiques | Par mail (avec complément téléphonique si besoin) | A la survenance du besoin |
Note juridique sur un sujet de droit | Chef du centre juridique du pôle territorial ouest en lien avec la direction des affaires juridiques | Par mail (avec complément téléphonique si besoin) | A la survenance du besoin |
Contrôle de légalité interne des actes de la commune | Chef du centre juridique du pôle territorial ouest en lien avec la direction des affaires juridiques | Transmission de l’acte concerné par voie dématérialisée | A la survenance du besoin |
Demande de passage en préfecture des actes (décisions, arrêtés hors ressources humaines et hors délibérations) | Chef du centre juridique du pôle territorial ouest en lien avec la direction des affaires juridiques | A la survenance du besoin | |
Assistance juridique sous forme d’assistance à maîtrise | Chef du centre juridique du pôle territorial ouest en lien | Demande par mail | A la survenance du besoin |
d’ouvrage par intégration de l’équipe projet | avec la direction des affaires juridiques juridique du pôle territorial ouest | ||
Rédaction d’actes types | Chef du centre juridique du pôle territorial ouest en lien avec la direction des affaires juridiques | Par mail (avec complément téléphonique si besoin) | A la survenance du besoin |
Principales étapes d’interactions/interfaces Commune/Service commun Métropole (ex : consultation, validation) | |||
Quoi | Qui | Comment | Quand |
Echanges complémentaires d’informations ou de pièces concernant la demande de la commune | Chef du centre juridique du pôle territorial ouest en lien avec la direction des affaires juridiques ƒ le service municipal chargé du dossier | Envoi par mail des éventuelles pièces relatives au dossier | A l’obtention des pièces par la commune etƒou sur demande du juriste chargé du dossier au pôle territorial ouest |
Réunions en mairie avec interlocuteurs communaux et tiers dans le cadre d’un projet ou d’une problématique juridique particulière | Demande de la directrice générale adjointe administration et ressources au pôle territorial ouest en lien avec la direction des affaires juridiques et inversement | A la survenance du besoin | |
Point de « sortie »/ restitution à la Commune | |||
Quoi | Qui | Comment | Quand |
Réponse à demande de conseil | Chef du centre juridique du pôle territorial ouest en lien avec la direction des affaires juridiques | Par mail au demandeur (avec copie à la directrice générale adjointe administration et ressources) | Selon le délai convenu avec xx xxxxxxx (xxxxxxxx xx x’xxxxxxx xx xx xxxxxxx) |
Note juridique étayée | Chef du centre juridique du pôle territorial ouest en lien avec la direction des affaires juridiques | Par mail au demandeur (avec copie à la directrice générale adjointe administration et ressources) | Selon le délai convenu avec xx xxxxxxx (xxxxxxxx xx x’xxxxxxx xx xx xxxxxxx) |
Visa juridique de l’acte après demande de contrôle de légalité | Chef du centre juridique du pôle territorial ouest en lien avec la direction des affaires juridiques | Par mail au demandeur (avec copie à la directrice générale adjointe administration et | Selon le délai convenu avec xx xxxxxxx (xxxxxxxx xx x’xxxxxxx xx xx xxxxxxx) |
ressources) | |||
Acte type finalisé | Chef du centre juridique du pôle territorial ouest en lien avec la direction des affaires juridiques | Par mail au demandeur (avec copie à la directrice générale adjointe administration et ressources) mail | Selon le délai convenu avec xx xxxxxxx (xxxxxxxx xx x’xxxxxxx xx xx xxxxxxx) |
ANNEXE POUR LE DOMAINE COMMANDE PUBLIQUE ET ACHAT – AVENANT AU CONTRAT D’ENGAGEMENT
COMMUNE DE BLANQUEFORT
DOMAINE : COMMANDE PUBLIQUE ET ACHAT
I/ Moyens consacrés par la commune au domaine Commande publique et achat
Les moyens consacrés par la commune au domaine Commande publique et achat sont détaillés dans la convention de création des services communs liée au contrat d’engagement. Les objectifs poursuivis par la Métropole et la commune dans le cadre de ce contrat seront définis au regard des moyens inscrits dans les conventions.
II/ Missions et activités mutualisées
Les activités concernent la Ville et le CCAS.
Activités communales mutualisées |
A- Passation > à 25 000 euros (marchés et groupements/ Contrats complexes) |
Passation |
Litiges ƒ contentieux de la passation |
B- Exécution |
Exécution |
Règlement des litiges |
Avenants |
Contentieux de l'exécution |
Instances décisionnelles |
C- Achat |
Analyse des objectifs (financiers notamment) assignés à la fonction achats |
Déclinaison de la politique d'achat |
Gestion de la performance |
Veille économique |
Animation de la fonction achat |
III/ Modalités de mise en œuvre
III-a/ Les responsables en charge des activités du sous−domaine du service commun s’engagent à mettre en œuvre une organisation en conformité avec les obligations et délais réglementaires en vigueur, les schémas directeurs adoptés par la commune, et le cas échéant les certifications obtenues par la commune :
− Procédure achats interne de la Ville
− Réglementation en matière de marchés publics de la Ville
III-b/ Les modes de fonctionnement :
Les modes de fonctionnement ont pour objectif de décrire les interfaces entre les services de la commune et le service commun de la Métropole concernant le domaine Commande publique achat.
− Réunions de pilotage de la commande publique :
1. Réunion (fin janvier) permettant la première planification annuelle des dossiers au regard des priorités de la ville pour l’année à venir et des nécessités de renouvellement des marchés pluriannuels, et de déterminer la stratégie d’achat sur les dossiers majeurs. Présence de l’élu en charge de la commande publique, de la directrice générale adjointe, du directeur administratif et financier du pôle territorial ouest ou son représentant.
2. Réunion trimestrielle d’ajustement et de suivi des procédures en cours et à venir. Présence de l’élu en charge de la commande publique, de la directrice générale adjointe, du directeur administratif et financier du pôle territorial ouest ou son représentant.
− Participations aux commissions d’attribution :
Le référent commande publique du pôle territorial ouest participera aux différentes commissions (commission achats, commission travaux, commission d’appel d’offre (CAO), commission de délégation de service public (CDSP), jury) en mairie, en vue de fournir son expertise juridique aux élus et de réaliser l’ensemble des pièces administratives en découlant (PV, rapports…).
− Réunions de conseil aux services communaux :
Le référent commande publique du pôle territorial ouest participera en mairie, en cas de besoin, à des réunions de conseil aux services communaux.
− Identification des référents (commune, service commun) :
Rôles et responsabilités pour le domaine Commande publique et achat | |
Responsable thématique pour le service commun | Directeur administratif et financier, pôle territorial ouest |
Responsable thématique pour la commune | Directeur général adjoint |
Régulation et arbitrages pour le domaine Commande publique et achat | |
Saisine ordinaire | Service commun : Commande publique : Chef de centre commande publique ou chef de centre juridique, direction administrative et financière, pôle territorial |
ouest Achat : Responsable cellule achat, direction administrative et financière, pôle territorial ouest Commune : Chefs de services ƒ directeur général adjoint | |
Saisine en urgence | Service commun : Chef de service commande publique et juridique, direction administrative et financière, pôle territorial Commune : Directeur général adjoint et directeur général des services |
Saisine exceptionnelle | Service commun : Directeur administratif et financier, pôle territorial ouest ou adjoint au directeur général en charge du pôle territorial ouest Commune : Directeur général adjoint et directeur général des services |
− Interfaces commune /service commun :
Les principales interfaces ont été travaillées avec la commune et sont décrites paragraphe V. Bordeaux Métropole et la commune s’engagement à finaliser sur la base de ces éléments les processus pour la mise en place des services communs.
IV/ Les engagements de service
IV-a/ Les engagements de service généraux et les priorités
Les principales priorités / dossiers prioritaires du domaine :
− Assurer la sécurisation et l’efficacité de la commande publique
− Maintenir la qualité de service et la réactivité de la commande publique
− Assurer la globalisation raisonnée
− Maîtriser les dépenses
− Traiter rapidement et efficacement tout recours précontentieux et contentieux lié à la commande publique
− Mettre en place un tableau de suivi des procédures de passation en cours, des marchés en cours d’exécution et des marchés pluriannuels.
Les engagements de service réciproques poursuivis grâce à la mutualisation du domaine sont : Pour l’achat :
− Analyser les besoins exprimés afin de proposer la meilleure stratégie d’achat possible (regroupement, notion de « juste besoin », prise en compte des enjeux de la politique achat de la commune)
− Assurer une mission de conseil au profit des élus ƒ agents
− Faire bénéficier la commune des meilleures conditions tarifaires possibles (effet « volume », expertise achat, besoins fonctionnels, recours aux négociations)
Pour la passation des marchés :
− Respecter les délais de procédure en fonction des planifications établies avec la commune
− Apporter conseil et expertise et partager la jurisprudence
− Favoriser l’insertion des clauses sociales et environnementales selon la faisabilité pour chaque marché
− Garantir la sécurité juridique des procédures
Pour l’exécution des marchés :
− Garantir la sécurité juridique et l’efficacité opérationnelle de l’exécution des marchés
− Respecter les délais de traitement (sous réserve de la définition préalable des circuits de signature)
Ces engagements de service réciproques s’entendent sous réserve :
− De la planification à faire avec la commune
− D’une interfaceƒpartage entre les outils de planification
− D’une cartographie préalable des procédures actuelles de la commune
IV-b/ Les indicateurs et valeurs cibles
Des éléments de volumétrie sont identifiés pour disposer d’une référence de volume d’activités transférées.
La production de ces indicateurs est soumise à l’existence et la mise à disposition des données permettant leur calcul.
Une étude de faisabilité sera réalisée et partagée avec la commune lors des 1ères revues de contrat d’engagement afin de préciser les modalités et les délais de livraison des différents indicateurs contractualisés des services communs.
Outre les engagements et indicateurs par sous domaines identifiés ci−dessous, une priorité sera donnée au respect des interfaces citées en partie V.
.
Engagements de service du sous−domaine Commande publique et achat | Indicateurs (DéfinitionƒMode de calcul de l’indicateur) | Périodicité de suivi | Source de suivi* | Niveau de service constaté (et volumétrie correspondante) | Conditions de réalisation de l’engagement (pré−requis) |
Engagement 1 : Respecter les délais de procédure en fonction des planifications établies avec la commune | Indicateur 1 : Nombre de marchés comportant un écart avec la date de notification prévue ƒ nombre total de marchés passés (indication du nombre de jours de retard) | Mensuelle | Outil existant à la Métropole | Année de référence 2017 | Planification négociée et partagée |
Engagement 2 : Sécuriser juridiquement l’ensemble des procédures confiées par la ville | Indicateur 2 Nombre de contentieux constatés | Trimestrielle | Tableau de bord à mettre en place | Aucun contentieux relatif aux marchés publics sur les 10 dernières années |
*Sources : la commune justifie ici de la valeur du niveau de service atteint en année N (suivi d’activité automatisé, manuel, enquête de satisfaction, certification, …). Cf. article 2 du contrat d’engagement.
V/Interfaces commune et service commun
Les interfaces souhaitées par la commune sont présentées dans le guide référentiel d’interfaces élaboré d’un commun accord. Elles seront réadaptées conjointement au fur et à mesure du déploiement du service commun afin d’améliorer l’efficacité des processus précités et les adapter aux capacités de faire des moyens transférés.
GUIDE REFERENTIEL D’INTERFACES
Ville de Blanquefort - Service commun Bordeaux Métropole
« Point d’entrée » des demandes de la commune | |||
Quoi | A qui | Comment | Quand |
Passation d’un marché ou d’un contrat complexe : établissement du dossier de consultation et de l’avis et appel public à la concurrence (AAPC) | Centre de la commande publique du pôle territorial ouest | Envoi du besoin et des pièces par mail | A la survenance du besoin ou lors du renouvellement du marché |
Demande de renseignement complémentaire ou contestation (hors contentieux) d’une entreprise | Centre de la commande publique du pôle territorial ouest | Transfert par mail de la demande | A la réception du courrier de l’entreprise |
Avenant et demande de sous−traitance | Centre de la commande publique du pôle territorial ouest | Envoi des originaux par navette au pôle territorial ouest | A la réception du document par la ville |
Survenance d’un contentieux | Centre de la commande publique du xxxx xxxxxxxxxxx xxxxx xx xxxxxx xxxxxxxxx xx xxxx xxxxxxxxxxx xxxxx | Transfert par mail des éléments reçus | A la réception |
Difficultés d’exécution (pénalités, résiliation …) | Centre de la commande publique du pôle territorial ouest | Mail expliquant les problèmes rencontrés et transmission par voie dématérialisée de toutes les pièces nécessaires | A la survenance |
Principales étapes d’interactions / interfaces commune / service commun (ex : consultation, validation) | |||
Quoi | Qui | Comment | Quand |
Rédaction des délibérations nécessaires à la passation des marchés | Service de la commande publique pôle territorial ouest | En fonction du planning établit avec la collectivité, le pôle territorial ouest rédige la proposition de délibération de début ou de fin de procédure. Celle−ci est transmise à la commune pour validation et présentation en | En fonction du planning convenu avec la commune |
conseil municipal. La délibération exécutoire est transmise au pôle territorial ouest par voie dématérialisée | |||
Transmission des informations et pièces relatives au marché à lancer | Du chef de service concerné au sein de la collectivité au service de la commande publique du pôle territorial ouest | A la survenance du besoin | |
Transmission du dossier de consultation des entreprises (DCE) final pour visa avant lancement de la procédure | Agent chargé du marché au sein du service de la commande publique du pôle territorial ouest au chef de service concerné. | Mail, voie dématérialisée | Une fois le DCE finalisé |
Vérification de la complétude des candidatures et des offres remises | Service de la commande publique | Transmission par mail du tableau d’ouverture des offres | Après la date de remise des offres |
Transmission des offres reçues pour analyse | Du service de la commande publique au chef de service concerné | Par voie dématérialisée ou navette si nécessaire | Après la date de remise des offres |
Négociations (selon les indications prévues dans le marché) | Le service acheteur communal | Négociations menées par le service acheteur communal. L’ensemble des échanges relatifs aux négociations est transmis par voie dématérialisée au service de la commande publique du pôle territorial ouest pour insertion dans le dossier de marché (traçabilité des négociations) | A l’issue des négociations |
Vérification du rapport d’analyse des offres établi par la commune | Service de la commande publique du pôle territorial ouest | Envoi du document à viser par mail au pôle territorial ouest | Selon le planning défini avec la commune |
Commissions d’attribution de marchés (commission achats, commission travaux et commission d’appel d’offre (CAO) | Centre de la commande publique du pôle territorial ouest | Convocation selon les modalités établies dans la procédure achat | Selon le planning défini avec la commune. Réunion en Mairie à la date fixée avec présence du pôle territorial ouest |
et commission de délégation de service public (CDSP) : organisation, participations aux instances | |||
Rédaction des PV obligatoires imposés par la réglementation (procédures formalisées, concours, délégation de services publics (DSP) etc.) | Service de la commande publique du pôle territorial ouest | Envoi du document établi par navette Bordeaux Métropole à la commune pour visa et signature par l’élu | Selon le planning défini avec la commune Une fois le PV rédigé |
Rédaction des lettres de rejet | Service de la commande publique du pôle territorial ouest | Transmission des courriers par la navette pour mise en signature de l’élu. Puis retour au pôle territorial ouest pour envoi | Après vérification des négociations et de l’acte d’engagement du retenu |
Réponses aux demandes complémentaires par les candidats évincés | Service de la commande publique du pôle territorial ouest | Transmission des courriers par la navette pour mise en signature de l’élu. Puis retour au pôle territorial ouest pour envoi | |
Traitement de l’acte d’engagement | Service de la commande publique du pôle territorial ouest | Allerƒretour par la navette Bordeaux Métropole de l’acte à signer. Notification par Bordeaux Métropole | Selon les délais actés avec la commune suite à l’envoi des lettres de rejet |
Validation de la passation d’un avenant ou d’une demande de sous−traitance | Le service municipal exécutant le marché | A réception d’un avenant ou d’une demande de sous− traitance, le pôle territorial ouest transmet au service acheteur les pièces pour accord sur la passation de l’acte. Allerƒretour par la navette Bordeaux Métropole de l’acte à signer. Notification par Bordeaux Métropole | A la survenance de la demande |
Survenance d’une contestation, d’un précontentieux ou | Service de la commande publique et juridique du pôle | Echanges mails et réunion si besoin en vue des arbitrages sur | A la survenance du contentieux |
d’un contentieux | territorial ouest, service municipal concerné, directrice générale adjoint administration et ressources et directeur général des services de la commune | la stratégie juridique à adopter. La décision finale restant à la commune. | |
Rédaction des actes et courriers liés à des difficultés d’exécution (pénalités, résiliation …) | Service de la commande publique du pôle territorial ouest | Conseil du pôle territorial ouest à la commune sur la réponse à apporter et rédaction des courriers. Transmission des courriers par la navette pour mise en signature de l’élu. Puis renvoi au pôle territorial par la navette pour notification par le pôle territorial ouest. | Après analyse de la procédure à mettre en œuvre |
Reconduction annuelle des marchés pluriannuels | Service de la commande publique du pôle territorial ouest et service acheteur communal | Le pôle territorial ouest procède à la révision annuelle des prix selon les clauses prévues au marché. Il transmet les nouveaux prix au service acheteur et lui demande s’il souhaite reconduire le marché pour une nouvelle année. Le pôle territorial ouest se charge des modalités de reconduction ou de non−reconduction du marché et en transmet copie par voie dématérialisée au service acheteur. | Au moins 3 mois avant l’échéance annuelle du marché |
Point de « sortie »/ restitution à la commune | |||
Quoi | Qui | Comment | Quand |
Transmission du dossier de marché finalisé à la commune | Service de la commande publique du pôle territorial ouest au service municipal concerné | Par voie dématérialisée | A la clôture des opérations de passation |
Transmission du dossier d’avenant ou de sous−traitance finalisé à la commune | Service de la commande publique du pôle territorial ouest au service municipal concerné | Par voie dématérialisée | Suite à la notification de l’acte concerné |
Transmission des courriers envoyés (contestation, difficultés d’exécution, etc.) | Service de la commande publique du pôle territorial ouest au service municipal concerné | Par voie dématérialisée | Une fois le courrier notifié |
Transmission du tableau des achats et avenants passés depuis le dernier Conseil municipal (en vertu de la délégation du Conseil municipal au Maire (L2122−22 CGCT) | Service de la commande publique du pôle territorial ouest au secrétariat général de la commune | Par voie dématérialisée. Tableau excel de suivi existant. | 8 jours avant la tenue de chaque Conseil municipal |
ANNEXE POUR LE DOMAINE FINANCES – AVENANT AU CONTRAT D’ENGAGEMENT
COMMUNE DE BLANQUEFORT
DOMAINE : FINANCES
SOUS-DOMAINES :
PREPARATION, PROGRAMMATION ET EXECUTION BUDGETAIRE
A− PROGRAMMATION, PLANIFICATION ET PREPARATION BUDGETAIRE B− CONTROLE BUDGETAIRE
C− AIDES PUBLIQUES
D− EXECUTION COMPTABLE DES DEPENSES ET DES RECETTES E− GESTION COMPTABLE DU PATRIMOINE
RESSOURCES ET INGENIERIE FINANCIERE/QUALITE COMPTABLE
F− GESTION, SUIVI ET CONTROLE DES REGIES
G− DEMATERIALISATIONƒADMINISTRATION FONCTIONNELLE DES OUTILS H− METHODES ET PROCESSƒQUALITE COMPTABLE
I− FISCALITE ET DOTATIONS
J− OBSERVATOIRE FISCAL ET VEILLE
K− TRESORERIE, DETTE ET RECHERCHE DE FINANCEMENTS
Un adjoint au directeur général adjoint en charge du « réseau métier, territorialisation et commande publique » aura pour fonction la diffusion d’une pratique partagée sur tout le territoire, le maintien d’un lien entre les pôles et la direction centrale. L’objectif est, à terme, de dégager une culture commune.
I/ Moyens consacrés par la commune au domaine Finances
Les moyens consacrés par la commune au domaine Finances sont détaillés dans la convention de création des services communs liée au contrat d’engagement. Les objectifs poursuivis par la Métropole et la commune dans le cadre de ce contrat seront définis au regard des moyens inscrits dans les conventions.
II/ Missions et activités mutualisées
Les activités concernent la Ville et le Centre communal d’action sociale (CCAS). PREPARATION, PROGRAMMATION ET EXECUTION BUDGETAIRE
Activités mutualisées par la commune |
A - Programmation, planification et préparation budgétaire |
Mise en œuvre de la préparation budgétaire (budget primitif et décisions modificatives) |
Gestion des fins d'exercice (reports) |
B - Contrôle Budgétaire |
Veille budgétaire |
Contrôle et suivi de l’exécution budgétaire |
C - Aides Publiques |
Traitement juridique et financier des dossiers de subventions, fonds de concours, etc. |
Réalisation tableaux de bords et documents règlementaires (annexes budgétaires) |
D - Exécution comptable des dépenses et des recettes |
Ordonnancement des dépenses et des recettes |
Production et analyse des résultats annuels |
Pilotage et suivi du processus d'ordonnancement |
Gestion comptable et financière des marchés |
Fiabilisation des procédures et qualité comptable |
E - Gestion comptable du patrimoine |
Constitution et suivi des registres d'inventaire comptable |
Mise en concordance de l'inventaire avec l'actif du comptable |
Fiabilisation de l'inventaire et des procédures |
Ecritures de gestion du patrimoine |
RESSOURCES ET INGENIERIE FINANCIERE/QUALITE COMPTABLE
Activité mutualisée par la commune |
F - Gestion, suivi et contrôle des régies |
Suivi administratif des régies |
Contrôle des régies |
Gestion comptable des régies |
Fiabilisation et harmonisation des procédures |
G - Dématérialisation/administration fonctionnelle des outils |
Dématérialisation des chaines comptables |
Gestion des interfaces ƒ exécution budgétaire |
Administration fonctionnelle du système d'information financier |
H - Méthodes et process/qualité comptable |
Gestion des règlements budgétaires et financiers |
Harmonisation des outils et convergence des méthodes |
Formations financières |
Qualité comptable de l'ordonnateur |
Partenariats avec les comptables publics |
I- Fiscalité et dotations |
Gestion des ressources fiscales et concours financier de l’EtatƒMétropoleƒ commune |
Gestion des déclarations fiscales de TVA et d’honoraires |
Optimisation des ressources fiscales et financières |
Préparation des décisions fiscales |
Prospective fiscale |
J- Observatoire fiscal et veille |
Veille fiscale et terrain en cas de besoin |
Suivi de l'observatoire fiscal (suivi et analyse des bases taxables; réflexion autour des problématiques de bases taxables; mise en œuvre des axes d'optimisation choisis par la commune; relations avec les services fiscaux) |
Gestion de la commission communale des impôts directs (CCID) |
K- Trésorerie, dette et recherche de financements |
Réalisation d’emprunt ou souscription de lignes de trésorerie |
Gestion de la dette et de la trésorerie |
Gestion et analyse administrative des garanties d’emprunts |
Financement de projets complexes |
Recherche de financements privés |
Information, communication réglementaire |
Réalisation d’études financements et garanties |
III/ Modalités de mise en œuvre
III-a/ Les responsables en charge des activités du domaine Finances du service commun s’engagent à mettre en œuvre une organisation en conformité avec les obligations et délais réglementaires en vigueur, les schémas directeurs adoptés par la commune, et le cas échéant, les certifications obtenues par la commune :
− Respect des instructions budgétaires, comptables et fiscales applicables à chaque entité financière.
− Règlement budgétaire et financier (RBF) partagé par la commune et la Métropole
− Instructions budgétaires et comptables, instructions fiscales
− Demandes des comptables (observations, imputations, justificatifs, rejets)
− Réglementation marchés publics (délais de paiement…)
− Guide comptable et budgétaire des opérations patrimoniales
− Guide de l’imputation des dépenses et des recettes communales
− Engagement partenarial direction générale des finances publiques ƒ Ville de Blanquefort
− Respect de la structuration comptable de la Ville et du CCAS
− Respect de la procédure et du calendrier de préparation budgétaire de la ville et du CCAS
Les pré−requis :
− La mise en place d’un calendrier ou d’une planification avec identification des dates de préavis et de remise partagées.
III-b/ Les modes de fonctionnement :
Les modes de fonctionnement ont pour objectif de décrire les interfaces entre les services de la commune et le service commun de la Métropole concernant le domaine Finances.
Réunions de pilotage
1. Réunion annuelle permettant d’assurer un suivi des travaux de l’observatoire fiscal communal et de déterminer les objectifs et les axes d’optimisation à privilégier sur l’année. Présence de l’élu en charge des finances, de la directrice générale adjointe, du directeur général des services, du référent du pôle territorial ouest concerné et de la direction centrale.
2. Réunion trimestrielle d’analyse des tableaux de bord et de suivi. Présence de l’élu en charge des finances, de la directrice générale adjointe, du référent du pôle territorial ouest concerné.
3. Réunion bimensuelle de suivi des dossiers en cours : directrice générale adjointe et référent du pôle territorial ouest.
Participations à des instances communales :
1. Participation aux entretiens budgétaires du référent comptable de la Ville au xxxx xxxxxxxxxxx xxxxx xx xx xxxxxxxx xx xxxx xxxxxxxxxxx xxxxx.
2. Participation du pôle territorial ouest à la commission communale des impôts directs et à ses réunions préparatoires avec les services fiscaux, les commissaires et les services communaux
Participations à des réunions ou comités de pilotage :
Les référents du pôle territorial ouest participeront à la demande de la ville à des réunions nécessitant une expertise financière et comptable (observatoire fiscal, dématérialisation, etc.).
− Identification des référents (commune, service commun) :
Rôles et responsabilités pour le domaine Finances | |
Responsable thématique pour le service commun | Directeur administratif et financier du pôle territorial ouest en lien avec les directeurs centraux finances |
Responsable thématique pour la commune | Directrice générale adjointe |
Types de saisines pour le domaine Finances | |
Saisine ordinaire | Service commun : Chef du centre exécution budgétaire ou chef du centre programmation− Direction administrative et financière du Pôle territorial Ouest Commune : Directrice générale adjointe |
Saisine en urgence | Service commun : Responsable service des finances Commune : Directrice générale adjointe, directeur général des services |
Saisine exceptionnelle | Service commun : Directeur administratif et financier du pôle territorial ouest Pour les activités ressources ingénierie et outil méthode qualité : adjoint au directeur général finances et commande publique Commune : Directrice générale adjointe, directeur général des services |
− Interfaces commune/service commun :
Les principales interfaces ont été travaillées avec la commune et sont décrites paragraphe V. Bordeaux Métropole et la commune s’engagent à finaliser sur la base de ces éléments les processus pour la mise en place des services communs.
IV/ Les engagements de service
IV-a/ Les engagements de service généraux et les priorités
Les principales priorités /dossiers prioritaires du domaine Finances :
Les objectifs s’inscrivent dans les priorités suivantes :
− Maintien de la qualité de service et de la réactivité
− Conservation de la fiabilité des comptes
− Optimisation des ressources de la ville notamment en termes de fiscalité avec l’observatoire fiscal et être force de proposition
− Poursuivre la dématérialisation du processus comptable
Les engagements de service réciproques poursuivis grâce à la mutualisation du domaine Finances sont :
BUDGET ET PROGRAMMATION
1. Respecter les orientations (évolution, levier etc.) de la collectivité en matière budgétaire et les autorisations de crédits
2. Respecter un calendrier pour toutes les étapes budgétaires
3. Assurer le reporting régulier nécessaire au pilotage stratégique (mise à jour des tableaux de pilotage et de suivi − suivi des taux d’exécution budgétaire)
COMPTABILITE ET PATRIMOINE
1. Produire les mandats et les titres dans les délais réglementaires
2. Garantir la fiabilité en cohérence avec les procédures en cours dans la commune
3. Assurer le reporting et le suivi régulier de tableaux de bord
RESSOURCES ET INGENIERIE FINANCIERE
1. Accompagner la collectivité dans l’optimisation de ses ressources (commission communale des impôts directs, observatoire fiscal, dette, trésorerie, etc.)
2. Produire les déclarations fiscales et financières dans les délais impartis (TVA, FCTVA, etc.)
OUTILS METHODES ET QUALITE COMPTABLE
1. Poursuivre a minima le niveau de qualité comptable actuel
2. Poursuivre la fiabilisation des procédures budgétaires et financières
Ces engagements de service s’entendent sous réserve :
− De la diffusion du calendrier par la commune pour la préparation de toutes les étapes budgétaires
− De la transmission par la commune de toutes les informations et pièces nécessaires à la bonne mise en œuvre des missions réalisées par le service commun de la métropole.
Un reporting trimestriel nécessaire au pilotage stratégique en matière budgétaire et financière sera mis en place entre Bordeaux Métropole et la commune.
IV-b/ Les indicateurs et valeurs cibles
Des éléments de volumétrie sont identifiés pour disposer d’une référence de volume d’activités transférées.
La production de ces indicateurs est soumise à l’existence et la mise à disposition des données permettant leur calcul.
Une étude de faisabilité sera réalisée et partagée avec la commune lors des 1ères revues de contrat d’engagement afin de préciser les modalités et les délais de livraison des différents indicateurs contractualisés des services communs.
Outre les engagements et indicateurs par sous domaines identifiés ci−dessous, une priorité sera donnée au respect des interfaces citées en partie V.
.
Sous-domaines de mutualisation | Engagements de service pour le domaine Finances | Indicateurs (définition et mode de calcul) | Périodicité de suivi | Source de suivi* | Niveau de service constaté (et volumétrie correspondante) | Conditions de réalisation de l’engagement (et volumétrie correspondante) |
Préparation, programmation et exécution budgétaire | Engagement 1: Respecter un calendrier pour toutes les étapes de préparation et d’exécution budgétaires (budget primitif (BM), fin d’exercice etc.) | Indicateur 1 : Calendrier ou échéance respectés OuiƒNon et analyse | A chaque étape | Tableau excel | Calendrier fixant les échéances existantes aujourd’hui | Connaissance du calendrier et des échéances |
Engagement 2 : Produire les mandats et les titres dans les délais impartis | Indicateur 2 : Délai global de paiement | Mensuelle | Système d’information finances (SIF) | Année de référence : délai global de paiement 2016 | Certification du service fait dans un délai raisonnable | |
Engagement 3 : Respecter la spécificité des comptes de destination et des lignes de gestion pour la ville et le CCAS : garantir la fiabilité | Indicateur 3 : Taux de rejet | Mensuelle | SIF | Au 31ƒ12ƒ2015 : 0,48% | < à 0.5% de rejet | |
Engagement 4 : Assurer un reporting mensuel | Indicateur 4 : Délais de transmission | Mensuelle | Tableau excel, SIF | Requête personnalisée envoyée à chaque service le 1er du mois | Transmission au plus tard le 5 du mois M+1 | |
Ressources et ingénierie financièreƒQualité comptable | Engagement 5: Maintien du niveau de service en fonction du niveau d'avancement de la commune dans la dématérialisation | Indicateur 5: Respecter les délais réglementaires en matière de dématérialisation de la chaîne comptable et financière fixés par l'Etat = écart par rapport au planning réglementaire | Annuelle | Planning réglementaire | Année de référence : 2017 | |
Engagement 6 : Contrôler régulièrement les régies de la commune et du CCAS | Indicateur 6 : Nombre de régies contrôlées avec PV | Semestrielle | Tableau excel | 1 visite annuelle pour chaque régie |
*Sources : la commune justifie ici de la valeur du niveau de service atteint en année N (suivi d’activité automatisé, manuel, enquête de satisfaction, certification,…). Cf article 2 du contrat d’engagement.
V/ Interfaces commune et services communs
Les interfaces souhaitées par la commune sont présentées dans le guide référentiel d’interfaces élaboré d’un commun accord. Elles seront réadaptées conjointement au fur et à mesure du déploiement du service commun afin d’améliorer l’efficacité des processus précités et les adapter aux capacités de faire des moyens transférés.
GUIDE REFERENTIEL D’INTERFACES
Ville de Blanquefort – Service commun Bordeaux Métropole
RESSOURCES ET INGENIERIE FINANCIERE :
« Xxxxx x’xxxxxx » xxx xxxxxxxx xx xx Xxxxxxx | |||
Gestion, suivi et contrôle des régies | |||
Quoi | A qui | Comment | Quand |
−Demande de création, de modification ou de suppression d’une régie −Demande de modification des arrêtés de nomination des régisseurs et des préposés | Direction administration financière, pôle territorial ouest | La commune informe par mail le pôle territorial ouest des modifications à apporter à une régie (modifications du périmètre, création, suppression) | Au fil de l’eau. Le pôle territorial ouest réalise les modifications dans les 8 jours sauf cas d’urgence |
−Demande de contrôle d’une régie hors visite annuelle | Direction administration financière, pôle territorial ouest | Le service commun contrôle au moins 1 fois par an l’ensemble des régies (avances et de recettes) communales et du CCAS, rédige un PV de visite et propose d’éventuelles mesures correctrices dont il assure le suivi. En cas de besoin, la ville demande par mail au pôle territorial ouest la visite ponctuelle d’une régie particulière | En cas de besoin, visite effectuée dans les 8 jours sauf cas d’urgence |
Fiscalité et dotations | |||
Quoi | A qui | Comment | Quand |
− Demande d’études et de conseil − Aide à la préparation des délibérations − Mise à jour de tableaux de bord | Direction administration financière, pôle territorial ouest | Mail Courrier Note | Au fil de l’eau |
Observatoire fiscal et veille | |||
Demande de préparation de la commission communale des impôts directs | Direction administration financière, pôle territorial ouest | Transmission par voie dématérialisée par la commune des listes 41 reçues des services fiscaux | A réception des listes 41 généralement en février |
Suivi de l’observatoire fiscal et mise en place d’axes d’optimisation des ressources fiscales | Direction administration financière, pôle territorial ouest | Mails, courriers, échanges |
Trésorerie et dette | |||
Demande de mise en place d’un emprunt ou d’une ligne de trésorerie | Direction administration financière, pôle territorial ouest | Mail ou courrier | |
Demande d’analyse d’encours de dette ou de contrats | Direction administration financière, pôle territorial ouest | Mail ou courrier | |
Demande de participation à l’élaboration d’un projet complexe. | Direction administration financière, pôle territorial ouest | Mail ou courrier | |
Demande d’instruction d’une demande de garantie d’emprunt | Direction administration financière, pôle territorial ouest | Mail ou courrier | |
Suivi des échéanciers d’emprunt | Direction administration financière, pôle territorial ouest | Selon l’échéancier défini avec la ville |
Point de « sortie »/ restitution à la Commune | |||
Gestion, suivi et contrôle des régies | |||
Quoi | Qui | Comment | Quand |
−Arrêté de création, de suppression, ou modifiant une régie | Direction administration financière, pôle territorial ouest | Le pôle territorial ouest transmet par navette interne à la commune les documents produits pour mise en signature de l’élu après validation et signature du comptable public, puis aux régisseurs et préposés. La commune transmet un scan des documents signés au pôle territorial, ce dernier étant chargé de leur transmission numérisée aux régisseurs concernés. | Dans les 8 jours sauf cas d’urgence suivant la demande initiale |
−PV de contrôle d’une régie | Direction administration financière, pôle territorial ouest | Après chaque visite de contrôle effectuée, le pôle territorial ouest établit un PV retraçant le contrôle effectué ainsi que les éventuels | Dans les 8 jours suivant le contrôle |
points de vigilance à apporter etƒou mesures correctives à mettre en œuvre. Le pôle territorial ouest le transmet à la commune et au trésorier par voie dématérialisée | |||
Fiscalité et dotations | |||
− Etudes et conseils − Projet de délibérations | Direction administration financière, pôle territorial ouest | Mail, courrier, notes ou documents formalisés si requis réglementairement. Tableaux de bord. | Dans les délais fixés avec la commune |
Observatoire fiscal et veille | |||
Quoi | Qui | Comment | Quand |
Préparation et co− animation de la commission communale des impôts directs (commission communale des impôts directes) | Direction administration financière, pôle territorial ouest | Le service commun remet en forme la liste 41 FB et FBN pour une meilleure lisibilité, procède à son analyse avec la commune, réalise une veille sur le terrain en cas de besoin, et assure le lien avec les commissaires de la commission. Le service commun convoque la commission et assure le lien avec les services fiscaux. Des échanges réguliers (si besoin réunions) ont lieu avec la commune en amont de la commission communale des impôts directes. Le service commun veillera à travailler conjointement avec le service urbanisme de la Ville et les instructeurs du droit des sols du pôle territorial ouest. | En amont de la commission communale des impôts directes, qui se tient généralement fin mars |
Points d’avancement des travaux menés | Direction administration | Echanges et points d’étapes réguliers sur | Selon l’échéancier fixé avec la commune |
dans le cadre de l’observatoire fiscal Note sur les possibilités offertes à la commune concernant ses bases Etudes etc. | financière, pôle territorial ouest | ce thème nécessaires avec la commune pour rythmer l’avancée des travaux. Les axes d’optimisation doivent être validés par la commune | |
Dette/trésorerie | |||
Analyse des offres d’emprunt ou de lignes de trésorerie | Direction administration financière, pôle territorial ouest | Mail Courrier Note ou document La décision finale revient à la commune | |
Analyse d’encours de dette ou de contrats | Direction administration financière, pôle territorial ouest | Mail Courrier Note ou document La décision finale revient à la commune | |
Conseils sur élaboration d’un projet complexe. | Direction administration financière, pôle territorial ouest | Mail Courrier Note ou document La décision finale revient à la commune | |
Analyse d’une demande de garantie d’emprunt et préconisations si nécessaire. | Direction administration financière, pôle territorial ouest | Mail Courrier Note ou document La décision finale revient à la commune |
COMPTABILITE ET PATRIMOINE :
Exécution comptable des dépenses et des recettes | |||
Quoi | Qui | Comment | Quand |
Bon de commande | Commune | Etablissement du bon par les services communaux après vérification des crédits alloués. Transmission du bon signé par voie dématérialisée (selon règles de signature internes) au pôle territorial ouest | Au fil de l’eau |
Vérification et saisie de l’engagement | Direction administration financière, pôle territorial ouest | Vérification du bon de commande et des imputations puis saisie dans le système d’information finances (SIF) | Au fil de l’eau, à réception des bons |
Réception de la facture papier | Commune | Transmission des factures du jour au pôle territorial ouest via la navette courrier | Tous les jours |
Réception de la facture dématérialisée | Direction administration financière, pôle territorial ouest | Au fil de l’eau | |
Enregistrement de la facture | Direction administration financière, pôle territorial ouest | Le service commun enregistre les factures dans le SI finances | Tous les jours |
Envoi de la facture dans les services | Direction administration financière, pôle territorial ouest | Transmission quotidienne des factures via l’outil dématérialisé par le service commun dans les services communaux concernés pour attester du service fait | Tous les jours |
Certification du service fait | Commune | Les chefs de service valident les factures via l’outil dématérialisé. En cas de litige, le chef de service utilise l’outil dématérialisé du SI pour en informer le service commun et suspendre les délais de paiement | Dans les meilleurs délais |
Liquidation ƒ ordonnancement | Direction administration financière, pôle territorial ouest | Liquidation de la dépense par le service commun dans le SI finances. Vérification d’usage (imputation, RIB, tiers, typage marché etc.) Edition des bordereaux. Certificats de paiement. Génération des flux. | Au fil de l’eau |
Pièces justificatives pour ordonnancement mandats ƒ titres | Commune | La commune transmet au service commun les pièces justificatives nécessaires à l’ordonnancement des mandats et des titres. Le service commun les | La Ville tend vers la dématérialisation des pièces justificatives et se donne les moyens de la mettre en place dans des délais raisonnables pour |
incrémente au SI Finances | transmettre autant que possible des documents dématérialisés | ||
Pièces comptables (bordereaux à signer) | Direction administration financière, pôle territorial ouest | Transmission des pièces via le parapheur électronique à l’élu pour signature électronique | Au fil de l’eau |
Envoi des pièces comptables et des flux en trésorerie | Direction administration financière, pôle territorial ouest | Envoi et suivi des pièces et flux par le service commun La commune peut consulter à distance l’ensemble des pièces via le SI | Au fil de l’eau |
Demandes paiements urgents | Commune | La commune transmet par mail sa demande | En cas d’urgence ou de situation particulière |
Information sur les paiements | Commune | La commune consulte à distance le SI finances et sollicite le service commun pour obtenir d’éventuelles précisions | En tant que de besoin |
Créances irrécouvrables, créances éteintes | Commune | Le TP fournit à la direction administration financière, pôle territorial ouest un état des créances irrécouvrables 3 à 4 fois par an, la commune le vérifie et valide ou non ces créances puis délibère. Le service commun mandate | A chaque transmission du TP |
Planning et organisation opérations de fin d’exercice | Direction administration financière, pôle territorial ouest | Le trésorier informe en novembre généralement du calendrier de clôture de l’exercice tant en fonctionnement qu’en investissement. Le service commun en informe la commune pour transmission aux services municipaux. La direction administration | A réception des informations du TP |
foncière du pôle territorial ouest propose à la commune un planning des écritures en respectant les demandes du trésorier | |||
Ecritures d’ordre (affectation du résultat, amortissements, étalements des charges, etc.) | Direction administration financière, pôle territorial ouest | Entre le vote du budget et fin juin pour l’affectation du résultat et les amortissements. Au fil de l’eau pour les écritures de transfert, de cession ou de travaux en régie. | |
Compte de gestion | Direction administration financière, pôle territorial ouest | La TP transmet le compte de gestion provisoire au service commun pour vérification (généralement fin février). Après accord du service commun, la TP prépare le compte de gestion (CG) définitif | Avant le vote du budget et dans le respect du calendrier fixé par la commune |
Compte administratif, maquette, note d’analyse | Direction administration financière, pôle territorial ouest | Le service commun établit une note d’analyse détaillée du compte administratif et la transmet à la commune avant la mi− février pour transmission à Madame le Maire. Le service commun établit la maquette du compte administratif et produit l’ensemble des annexes en se rapprochant le cas échéant des services concernés communaux | Annuel. Approbation dans la même séance que le vote du budget de l’année à savoir avant le 15 avril de l’année. |
Reporting (délais de mandatement, volumétrie mandats ƒ titres, …) | Direction administration financière, pôle territorial ouest | Reporting en temps réel à mettre en place | Réunion trimestrielle. |
Emission des titres de recettes | Direction administration financière, pôle | Titres de recettes avant paiement : la commune transmet | Au fil de l’eau et selon la périodicité en vigueur dans la |
territorial ouest | les documents ainsi que les états des régisseurs de recettes au service commun. Titres de recettes après paiement : le P503 est reçu par le service commun qui contrôle et valide les encaissements | commune | |
Engagement des recettes | Direction administration financière, pôle territorial ouest | Engagement de la recette par le service commun dans le SI finances Vérification d’usage (imputation, tiers, etc.) | Engagement des recettes avant paiement au fil de l’eau en fonction des régisseurs et 1 à 2 fois par mois pour les recettes du P503. |
Liquidation ƒ ordonnancement des recettes | Direction administration financière, pôle territorial ouest | Edition des bordereaux et génération des flux par le service commun | Ordonnancement des recettes au fil de l’eau après réception de l’avis de la TP. |
Pièces comptables (bordereaux à signer) | Direction administration financière, pôle territorial ouest | Transmission des pièces via le parapheur électronique à l’élu pour signature électronique | Au fil de l’eau |
Envoi des pièces comptables et des flux en trésorerie | Direction administration financière, pôle territorial ouest | Envoi et suivi des pièces et flux par le service commun La commune peut consulter à distance l’ensemble des pièces via le système d’information (SI) | Au fil de l’eau |
Gestion du patrimoine | |||
Quoi | Qui | Comment | Quand |
Eléments pour création de biens suite à facture ou délibération (acquisition à l’euro symbolique, etc.) | Direction administration financière, pôle territorial ouest | Le service commun, via le système d’information finances, intègre dans le patrimoine communal les différentes acquisitions faites par la commune au vue des factures ou des délibérations afférentes. | Au fil de l’eau |
Eléments pour sortie de biens (délibération, | Direction administration | Au moment du passage des écritures | Au fil de l’eau |
décisions de réformes, information, certificat administratif) | financière, pôle territorial ouest | comptables, le service commun sort du patrimoine communal les biens au regard des décisions de réforme, de vente ou des délibérations transmises par la commune, ou après réception d’un mail ou d’un courrier | |
Contrôle de cohérence avec l’actif comptable | Direction administration financière, pôle territorial ouest | 2 fois par an, la TP édite un état de l’actif que le service commun doit contrôler pour que les états respectifs soient en conformité. Si une modification doit être apportée sur un bien : la TP en informe le service commun et décident conjointement des corrections à effectuer. | Semestriellement |
Annexes du compte administratif (états de variation) | Direction administration financière, pôle territorial ouest | Le service commun établit et intègre les annexes de variation dans la maquette du compte administratif. Cette intégration se fait via le logiciel Immonet interfacé avec le logiciel finances Astre GF | Avant le vote du compte administratif dans le respect du calendrier fixé par la commune |
Etat d’inventaire | Direction administration financière, pôle territorial ouest | Le service commun repointe l’état de l’inventaire en fin d’année. L’état comptable doit être conforme à l’état du TP | Avant le vote du budget au début du 1er trimestre de l’année. |
Vente de matériel réformé | Direction administration financière, pôle territorial ouest |
OUTILS METHODE ET QUALITE COMPTABLE :
Administration fonctionnelle des outils | |||
Quoi | A qui | Comment | Quand |
Demande droit utilisateurƒ modification de paramétrageƒinterro− gationƒbesoinƒ formation | Direction administration financière, pôle territorial ouest | Mail ou téléphone | Au fil de l’eau. Selon les besoins. |
Ouvrir des droitsƒmodifier | Direction administration financière, pôle territorial ouest | SIF | Au fil de l’eau. Selon les besoins. |
Modification paramétrages | Direction administration financière, pôle territorial ouest | SIF | Au fil de l’eau. Selon les besoins. |
Formations | Direction administration financière, pôle territorial ouest | Réunion et échanges | Au fil de l’eau. Selon les besoins. |
Dématérialisation / administration fonctionnelle des outils | |||
Quoi | A qui | Comment | Quand |
Dématérialisation des chaînes comptables | Direction administration financière, pôle territorial ouest | Dans les délais réglementaires | |
Gestion des interfaces ƒ exécution budgétaire | Direction administration financière, pôle territorial ouest | ||
Administration fonctionnelle du SIF | Direction administration financière, pôle territorial ouest | ||
Méthode et process / qualité comptable | |||
Quoi | A qui | Comment | Quand |
Gestion des règlements budgétaires et financiers | Direction administration financière, pôle territorial ouest | ||
Harmonisation des outils et des convergences des méthodes | Direction administration financière, pôle territorial ouest | ||
Qualité comptable de l’ordonnateur | Direction administration financière, pôle territorial ouest | ||
Formations financières | Direction administration financière, pôle territorial ouest | A la demande de la commune | |
Partenariats avec les comptables publics | Direction administration financière, pôle territorial ouest et commune | Prévoir une réunion semestrielle avec l’élu, le service commun et la commune | Semestrielle |
BUDGET ET PROGRAMMATION :
Principales étapes d’interactions/interfaces Commune/Service commun Métropole (ex : consultation, validation) | |||
Programmation, planification et préparation budgétaire | |||
Quoi | Qui | Comment | Quand |
Transmission du calendrier budgétaire défini par la commune et de la note de cadrage budgétaire | Commune vers pôle territorial ouest | La commune transmet le calendrier budgétaire ainsi que la note de cadrage au pôle territorial ouest par voie dématérialisée. | En fonction du calendrier budgétaire établi par la commune. Généralement en septembre n−1 |
Préparation et envoi des dossiers budgétaires à destination des services communaux | Pôle territorial ouest | Le pôle territorial ouest prépare les dossiers nécessaires aux services communaux pour l’établissement des propositions budgétaires. Ces dossiers sont transmis par informatique aux chefs de service (copie directrice générale adjointe administration et ressources) | En fonction du calendrier budgétaire établi par la commune. Généralement en septembre n−1 |
Compilation des propositions des services | Pôle territorial ouest | Le pôle territorial ouest compile l’ensemble des propositions budgétaires afin d’avoir une V0 des demandes. Partage des informations avec la directrice générale adjointe administration et ressources | En fonction du calendrier budgétaire établi par la commune. Généralement fin novembre − début décembre n−1 |
Participation aux entretiens budgétaires | Pôle territorial ouest | La commune demande que l’assistant financier et le référent comptable de la | En fonction du calendrier budgétaire établi par la commune. Généralement décembre n−1 ou janvier n. |
ville de Blanquefort au pôle territorial ouest participent à l’ensemble des entretiens budgétaires | |||
Transmission des arbitrages réalisés par la commune | Commune vers pôle territorial ouest | Des réunions d’arbitrage directrice générale adjointe administration et ressources − directeur général des services − élus− Maire ont lieu en commune, les arbitrages sont donnés au pôle territorial ouest pour prise en compte | En fonction du calendrier budgétaire établi par la commune. Généralement de janvier à fin février n |
Etablissement de simulations budgétaires et de tableaux récapitulatifs | Pôle territorial ouest | Tout au long de la phase d’arbitrage des simulations budgétaires sont faites par l’assistant financier du pôle territorial ouest. Des réunions hebdomadaires en mairie sont organisées pour partager les données | Tout au long de la procédure budgétaire |
Saisie et restitution des prévisions budgétaires dont maquette, ratios, annexes pour la ville et pour le CCAS | Pôle territorial ouest | Le service commun saisit dans le logiciel comptabilité toutes les lignes budgétaires. Le pôle territorial ouest complète également les ratios et les annexes budgétaires. Pour celles qui ne sont pas renseignées automatiquement par le logiciel | En fonction du calendrier budgétaire établi par la commune. |
comptable ou réalisées par le service commun, la ville transmet au pôle territorial ouest les éléments permettant de les compléter. Le service commun édite les maquettes selon les informations données par la ville. La commune valide ou envoie ses corrections au pôle territorial ouest à réception. Des échanges de mail ou des réunions entre pôle territorial ouest et commune ont lieu tout au long de la procédure | |||
Etablissement des délibérations financières (compte de gestion, affectation du résultat, budget primitif (BM), décision modificative) et envoi au contrôle de légalité | Pôle territorial ouest | Le service commun rédige les délibérations nécessaires et les envoie pour validation à la commune. Après la tenue du conseil municipal, le pôle territorial ouest se charge de l’envoi des délibérations et des documents budgétaires au contrôle de légalité. Une version numérisée des délibérations et des documents budgétaires est transmise à la commune | En fonction du calendrier budgétaire établi par la commune et selon les délais réglementaires. |
Transmission au TP des délibérations et annexes à caractère financier après passage au contrôle de légalité | Pôle territorial ouest | Le service commun transmet toutes les pièces au TP | A l’issue du passage au contrôle de légalité. |
Transmission aux services communaux des crédits alloués en investissement et en fonctionnement | Pôle territorial ouest | Le service commun envoie à chaque chef de service (copie directrice générale adjointe), les crédits alloués pour l’année. | A l’issue du vote du budget |
Gestion des fins d’exercice (reports) | |||
Gestion des fins d’exercice | Pôle territorial ouest | Le pôle territorial ouest édite des tableaux de bord en investissement permettant à la Ville de déterminer les restes à réaliser que le pôle territorial ouest prendra en considération. Le pôle territorial ouest effectue les rattachements en fonctionnement après consultation des services municipaux | Dès la date de fin de mandatement en investissement (courant décembre généralement) pour prise en compte dans les reports en janvier. |
Contrôle budgétaire | |||
Quoi | A qui | Comment | Quand |
Délibération | Directeur administratif et financier pôle territorial | Mailƒcourrier | Avant chaque conseil (et avec un délai compatible avec le calendrier des commissions de la commune le cas échéant et a minima avec le délai d’envoi aux conseillers municipaux de 5 jours ouvrés) |
Autres documents de travail | Selon organisation de la commune | Mailƒcourrier | Au fil de l’eau |
Aides publiques | |||
Quoi | A qui | Comment | Quand |
Transmission des dossiers de demandes de subventions, fonds de concours sollicités par la ville etc. | Direction administration financière, pôle territorial ouest | La commune monte les dossiers de demande de financement auprès des différents partenaires. Elle les transmet par voie dématérialisée au pôle territorial ouest pour suivi et traitement comptable. La commune transmettra également par scan les pièces relatives à ces dossiers reçus ultérieurement (courriers, arrêtés de notification etc.) Le pôle territorial ouest s’assurera de l’encaissement de ces recettes. | Après chaque demande de subvention |
Transmission des décisions d’attribution d’aides | Direction administration financière, xxxx xxxxxxxxxxx xxxxx | Xx xxxxxxx xxxxxxxx xx xxxx xxxxxxxxxxx xxxxx les pièces nécessaires par voie dématérialisée | Préparation budgétaire et compte administratif |
ElaborerƒVérifier la complétude et cohérence des annexes relatives aux subventions | Direction administration financière, pôle territorial ouest | ||
Participation à la constitution des tomes ATR pour le compte administratif (bilan et compte de résultat des associations subventionnées) | Direction administration financière, pôle territorial ouest | ||
Transmission des documents budgétaires | Selon organisation de la commune | Dématérialisé (mail) |
ANNEXE POUR LE DOMAINE NUMERIQUE ET SYSTEMES D’INFORMATION – AVENANT AU CONTRAT D’ENGAGEMENT
COMMUNE DE BLANQUEFORT
Propos liminaire à l’ensemble du domaine Numérique et Systèmes d’Information
La transition numérique est un mouvement de fond, qui s’accentue fortement. De simple adaptation et incorporation de nouveaux outils, elle devient un mouvement global, qui interroge les entreprises, les collectivités, les citoyens, les modes d’organisation, la culture et les champs d’actions de toutes les structures, transforme progressivement la société dans tous les domaines : économique, social, politique, éducatif, urbain, culturel, administratif…
Relever ces défis nécessite d’être innovant à tous les niveaux, d’anticiper le rythme soutenu d’évolution des technologies, de garantir la sécurité de l’information, de mettre en place des schémas de développement adaptés aux attentes de la population, des entreprises mais aussi aux enjeux majeurs de performance publique dans un contexte de ressources contraintes.
La mutualisation du numérique et des systèmes d’information au sein de service commun témoigne de la volonté, forte et partagée des communes et de la métropole de co−construire et développer ensemble une politique numérique ambitieuse au service et en support des politiques publiques communales et métropolitaines.
La taille critique ainsi atteinte doit favoriser l’efficience dans le service rendu, les économies d’échelle la mobilisation de partenaires, l’ingénierie de projets complexes et l’innovation. Elle doit également favoriser la construction d’une offre de service commune et apporter des garanties en matière de performance, de disponibilité et de sécurisation des infrastructures, des plateformes et des données, le tout dans un souci de développement durable.
Le besoin d’agilité et de transparence se concrétise par une série d’outils à construire ensemble qu’il s’agisse de la gouvernance, de l’ambition numérique partagée, des schémas numériques de chaque commune et de contrats d’engagement objet du présent document.
DOMAINE : NUMERIQUE ET SYSTEME D’INFORMATION SOUS-DOMAINES : A. CO−CONSTRUCTION DE LA STRATEGIE NUMERIQUE COMMUNALE, GOUVERNANCE ET SECURITE B. REALISATION DES PROJETS NUMERIQUES DE COMPETENCE COMMUNALE C. FOURNITURE DES POSTES ET ENVIRONNEMENTS NUMERIQUES DE TRAVAIL ƒ ASSISTANCE UTILISATEURS D. HEBERGEMENT, EXPLOITATION ET MAINTIEN EN CONDITIONS OPERATIONNELLES DES SYSTEMES D’INFORMATION |
I/ Moyens consacrés par la commune au domaine Numérique et systèmes d’information
Les moyens consacrés par la commune au domaine Numérique et systèmes d’information sont détaillés dans la convention de création des services communs liée au contrat d’engagement. Les objectifs poursuivis par la Métropole et la commune dans le cadre de ce contrat seront définis au regard des moyens inscrits dans les conventions.
II/ Missions et activités mutualisées dans le domaine Numérique et systèmes d’information
Activités mutualisées par la Commune (y compris le CCAS) |
A- Co-construction de la stratégie numérique communale, gouvernance et sécurité |
• Animation de la veille technologique et de l’innovation au service des métiers • Co−construction du Schéma numérique communal pluriannuel décliné par direction générale ƒ politique publique (horizon 3 ans, revu annuellement). En fonction des moyens projets transférés (humains et financiers), ce schéma pourra intégrer, en fonction des choix de la commune : o Des projets propres à la commune ; o Des projets collectifs qui seront proposés par le service commun en cas de besoins similaires (ex. état civil, e−éducation, médiathèques numérique en ligne, télé services, …) o Des projets métropolitains ou mutualisés déployés sur la commune (ex. aménagement numérique du territoire, RH, Finances, …). • Animation de la construction du document stratégique « Ambition Numérique 2020 » avec les élus en charge du numérique, les élus thématiques et les DGS Pour I’année 2017, seront utiIisés Ies schémas directeurs et pIans d’actions communaux Iorsqu’iIs préexistent. Le schéma d’ambition partagée et Ies schémas numériques communaux 2017−2020 seront éIaborés en 2017. |
• Gestion de la cartographie consolidée du système d’information intégré en cohérence avec le schéma d’urbanisation numérique et SI des services communs. • Définition et contrôle de mise en œuvre des méthodes qualité et des normes applicables au domaine numérique et système d’information |
• Elaboration de la politique de sécurité des systèmes d’information • Management de la sécurité de l’information, gestion des risques, audits et conformité • Homologations de sécurité déléguées pour les téléservices mutualisés le nécessitant |
B- Réalisation des projets numériques de compétence communale |
Etudes et conseil : |
• Etude d'opportunité, indicateurs permettant de suivre le retour sur investissement (ROI) et la valeur attendue • Pré−étude d’avant−projet • Expertise |
Conduite des projets : • Pilotage et management des projets en lien avec les maitrises d’usage • Etudes, conception et spécifications • Passation et exécution des marchés • Réalisation, développements et paramétrage • Qualification, recette, intégration et pré−production • Mise en production et déploiement • Accompagnement au changement et formation • Bilan de projet |
Maintenance applicative : • Maintenance corrective et réglementaire • Maintenance évolutive |
C- Fourniture des postes et environnements numériques de travail / assistance utilisateurs (1) |
• Conception, préparation et mise à disposition d’un poste et d’un environnement de travail standardisé |
• Gestion du parc de matériel |
• Maintenance, réparation des équipements et maintien en condition opérationnelle des environnements numériques de travail |
• Assistance aux utilisateurs (agents, élus et publics identifiés) : o Enregistrement de tous types de demandes, incidents et support relatif au domaine NSI o Résolution et clôture du ticket |
• Formation des utilisateurs en matière de poste et environnement numérique de travail (en lien avec le service RH en charge de l’ingénierie et l’animation du dispositif de formation) |
• Suivi des interventions et tableaux de bord |
D- Hébergement, exploitation et maintien en conditions opérationnelles (MCO) des systèmes d’information (2) |
Audit, conseil et conception des infrastructures • Audit et conseil • Ingénierie • Mise en place, administration des infrastructures informatique et des réseaux |
Hébergement, exploitation et maintien en condition opérationnelle des systèmes d’information • Fourniture d’espace d’hébergement sécurisé en salle dédiée en interne ou chez un prestataire hébergeur • Hébergement applicatif sur une infrastructure sécurisée, redondée de serveurs et de stockage avec son environnement logiciel (OS, SGBD, serveurs applicatifs, virtualisation…) • Ingénierie d’intégration, d’exploitation et de surveillance des services applicatifs hébergés et des infrastructures • Contractualisation et pilotage des prestations d’hébergements externalisés et suivi des engagements • Ingénierie, mise en œuvre et administration de réseaux et de télécommunication • Maintien en conditions opérationnelles des infrastructures (gestion des niveaux de services, incidents et maintenances sécurité) |
Hébergement, exploitation et maintien en condition opérationnelle des réseaux • Ingénierie, mise en œuvre et administration de réseaux et de télécommunication |
• Maintien en conditions opérationnelles des infrastructures et équipements (éléments actifs, bornes, fibre, …) et notamment exploitation ƒ construction ƒ maintenance des réseaux GFU, WIFI privés et publics |
(1) On entend ici par « Poste et environnement numérique de travail ƒ assistance utilisateurs », l’ensemble des moyens mis à la disposition des utilisateurs pour leur permettre notamment de travailler, se connecter, éditer, être informé, communiquer. Sont notamment couverts par ce domaine :
• Le terminal (PC fixe, ordinateur portable, tablette, …), ses accessoires et les garanties associées,
• Les applications indispensables au fonctionnement du terminal (systèmes d’exploitation, licences matérielles et d’environnements, …),
• Les outils bureautiques et collaboratifs dont mail,
• Les services d’impression et de numérisation : individuels et collectifs,
• Les équipements et services de téléphonie (téléphone fixe, fax, téléphone mobile, smartphone, …),
• L’accès à internet et les abonnements de données éventuels,
• Les services de sécurisation du poste, de stockage et de sauvegarde,
• Ainsi que l’assistance et le support utilisateur afin de traiter les demandes etƒou incidents.
(2) La gestion des courants faibles n’est pas incluse dans le périmètre et devra s’organiser progressivement avec la direction des bâtiments le cas échéant.
III/ Modalités de mise en œuvre
III-a/ Les responsables en charge des activités du domaine Numérique et Systèmes d’information s’engagent à mettre en œuvre un service s’inscrivant dans un esprit de collaboration interactive, équitable et transparente entre les communes et le service commun métropolitain, en portant une attention toute particulière à :
− Garantir le maintien du niveau de service actuellement disponible et assurer le respect des engagements pris, qu’il s’agisse de niveau de performance, d’équipement ou de plage horaire d’intervention. Veiller notamment à la disponibilité et la continuité de service des applications métiers, au stockage et à la conservation des données ;
− Prendre en compte et traiter les attentes numériques et SI de chaque commune dans le cadre des moyens transférés ;
− Mettre en œuvre des approches globales et des réflexions transverses dans une logique de convergence permettant in fine de dégager des marges de manœuvre source de nouveaux projets et d’amélioration de la qualité de service ;
− Appuyer les orientations sur l’état de l’art en matière de démarches projets, de plateformes applicatives et technologiques.
D’une façon progressive, dans un souci de convergence et d’efficience, le service commun :
• Met en place un centre d’appel multicanal favorisant la prise en compte de l’assistance de premier niveau, la gestion des incidents et des demandes des utilisateurs ;
• Favorise la convergence avec la construction progressive d’un socle partagé, consolidé, sécurisé sur lequel s’appuie une offre de service applicative partagée ;
• Définit une offre de service s’appuyant sur des standards en matière d’équipements favorisant les nouveaux usages (collaboratif, mobilité, ….). Il s’agit également de mettre en place des outils et processus d’intervention qui s’inspirent des bonnes pratiques issues du système de management de la qualité ITIL (Information Technology Infrastructure Library) ;
• Consolide les infrastructures dans des salles informatiques sécurisées. La métropole se réserve ainsi la possibilité d’une externalisation partielle du système d’information, permettant d’intégrer des niveaux de service contraints, 24hƒ24 7 joursƒ7 ou encore des besoins ponctuels de capacité.
L’ensemble de cette dynamique s’appuyant sur une approche basée sur des points de rencontre réguliers :
− tant en format « individuel » entre la commune et le service commun, notamment au travers de la mise en place d’un point de contact unique privilégié assuré, pendant la phase transitoire, par l’ancien DSI
− qu’en format coopératif : entre les communes ayant fait le choix de la mutualisation et le service commun.
III-b/ Les modes de fonctionnement :
Les modes de fonctionnement ont pour objectif de décrire les interfaces entre les services de la commune et le service commun de la Métropole concernant le domaine Numérique et Systèmes d’Information.
Bordeaux Métropole et les communes s’engagent à formaliser des modes de fonctionnement à la mise en place des services communs, les éléments présentés ci−après constituant de premiers éléments explicatifs des modes de fonctionnement envisagés. L’ensemble des modes de fonctionnement qui seront progressivement mis en œuvre s’appuieront sur des référentiels de bonnes pratiques déjà déployés dans plusieurs collectivités impliquées dans la mutualisation. Ainsi le contenu de l’ensemble de ces annexes s’est fortement appuyé sur ces documents de référence tels que ITIL (Information Technology Infrastructure Library), ISO 9001, CMMI (Capability Maturity Model for Integration), COBIT (Control Objectives for Information and Related), TCO (Total Cost of Ownership − modèle du GARTNER Group), ISO 17799 (bonnes pratiques en matière de sécurité des SI).
DOCUMENTS DE REFERENCE
L’organisation proposée permettra d’animer l’élaboration d’un schéma numérique par commune centré sur les services à la population : proximité, éducation, culture, citoyenneté, social, … Ce document intégrera également les projets métropolitains et transverses déployés sur la commune (ex. Aménagement numérique du territoire, mobilité, collaboratif, Finances, RH ,…). Ce schéma, élaboré sous la responsabilité des élus communaux, en lien avec les services de la commune et le service commun, constituera le document de référence pour planifier et suivre l’ensemble des projets numériques portés sur la commune.
Ces travaux s’appuieront sur un cadre stratégique partagé « Ambition Digitale 2020 » portant la vision et l’ambition commune des collectivités. Ce document sera élaboré par l’ensemble des acteurs du territoire : élus en charge du numérique, élus thématiques, les directions générales des collectivités, les autres collectivités, les collectifs citoyens, l’Etat, les entreprises, l’université, les écoles et les associations.
GOUVERNANCE :
Afin d’assurer la définition et la mise en œuvre de ces documents ainsi que le suivi du présent contrat d’engagement, il est proposé de mettre en place la comitologie suivante :
Comité numérique communal
• Objet : Arbitre et valide le schéma numériques de commune. Assure son suivi stratégique et son évaluation. Assure les arbitrages éventuellement nécessaires en matière de contrat d’engagement.
• Participants :
o Pour la commune : Sous Ia présidence du Maire et/ou de I’éIu numérique de Ia commune entouré(s) de Ia direction généraIe, des directions concernées
o Pour le service commun : Ie référent communaI (DSI actueI pendant Ia phase de transition), Ie directeur généraI en charge du service commun, Ia direction de Ia transformation numérique, un représentant pour chacun des 3 domaines d’activités de Ia direction généraIe.
• Fréquence : bi−annuel
Revues des contrats d’engagements :
• Le numérique s’inscrit pleinement dans la dynamique globale de suivi et de pilotage des contrats d’engagement mis en place entre Bordeaux Métropole et la commune pour le suivi de l’ensemble des domaines mutualisés.
Réunion thématique numérique :
• Objet : Assure le suivi opérationnel du contrat et des difficultés quotidiennes éventuelles, permets de porter de premiers arbitrage en lien avec l’offre de service, veille au respect des indicateurs. Le cas échéant propose de pistes d’amélioration. Assure le suivi consolidé des projets concernant la commune.
• Participants :
o Pour la commune : référent pour Ie suivi du contrat d’engagement.
o Pour le service commun : Référent communaI (DSI actueI pendant Ia phase de transition).
• Fréquence : tous les mois
A ces comités de suivi et de pilotage pour la commune s’ajouteront les comités mis en œuvre dans le cadre des projets. D’une manière générale le chef de projet du service commun et le chef de projet maître d’usage managent le projet en conformité avec les bonnes pratiques de la profession. Par exemple, ils préparent au démarrage d’un projet, une note de cadrage qui permet de cadrer les modalités de la collaboration :
• Objectifs du projet ;
• Gains attendus, du retour sur investissement, et des indicateurs de gains qualitatifs ou quantitatifs attendus, retour sur les coûts et charges d'une part, les bénéfices attendus d'autre part ;
• Plan de financement du projet (et impact notamment sur l’AC en cas de projet de croissance du périmètre mutualisé) ;
• Principaux intervenants impliqués de part et d'autre, hauteur et nature de l'engagement sur la période du projet pour assurer que les ressources nécessaires seront bien présentes et autoriser le démarrage de l'opération ;
• Planning global du projet, principaux jalons, échéances majeures pour chacun des partenaires : fin de conception et confirmation des charges, recette et validation du travail par les utilisateurs avant démarrage, par exemple ;
• Dispositif de gestion du changement, d'accompagnement des utilisateurs dans les évolutions des processus de leur métier.
ROLES ET RESPONSABILITES
Rôles et responsabilités globales sur le domaine | |
Référent communal | Responsable du service commun en charge du contact avec la commune concernée (DSI actuel pendant la phase de transition) représentant le directeur général du service commun. |
Responsable pour la commune | Responsable du suivi du contrat d’engagement représentant le directeur général des services et sous couvert de l’élu en charge du numérique |
Types de saisines | A− Co−construction de la stratégie numérique communale, gouvernance et sécurité | B− Réalisation des projets numériques de compétence communale | C− Fourniture des postes et environnements numériques de travail ƒ assistance utilisateurs | D− Hébergement, exploitation et maintien en conditions opérationnelles (MCO) des systèmes d’information |
Saisine ordinaire | Commune : Référent en charge du suivi du contrat d’engagement Service commun : Référent communal (DSI actuel pendant la phase de transition) | Commune : Chef de projet − maîtrise d’usage Service commun : Chef de projet service commun | Commune : Utilisateur (élu, agent, citoyen, …) Service commun : Centre d’appel | Commune : Responsable applicatif métier Service commun : Chefs de service de la direction des infrastructures et de la production |
Saisine en urgence | Commune : Directeur général adjoint de la commune Service commun : | Comitologie projets spécifique | Commune : Chef de service de l’utilisateur Service commun : Chef de service | Commune : Chef de service en charge de l’application Service commun : |
Adjoints au directeur | centre d’appel et | Directeur des | ||
général du service | pilotage | infrastructures et de | ||
commun. | la production | |||
Saisine exceptionnelle | Commune : Directeur général des services Service commun : Directeur général du | Commune : Directeur en charge de l’utilisateur Service commun : | Commune : Directeur en charge de l’application Service commun : | |
service commun. | Directeur de | Adjoint au directeur | ||
l’assistance et de | général en charge de | |||
l’offre de service | la stratégie et des | |||
systèmes | ||||
d’information |
IV/ Les engagements de service
IV-a/ Engagements de service généraux et priorités
Les principales priorités ƒ dossiers prioritaires en matière de numérique et de systèmes d’information sont les suivants :
1− Plan de reprise d’activité
Nature
Actuellement, le plan de reprise d’activité est insuffisant, même si les sauvegardes journalières sont présentes est répliqué sur des NAS, nous sommes dans l’incapacité de faire une reprise d’activité de notre système d’information sans acheter et remonter les VM sur de nouveaux serveurs.
Objet
Consolider le système de sauvegarde actuel, externaliser l’intégralité des sauvegardes sur des serveurs de virtualisation distant afin de permettre une reprise d’activité en moins de 8H
Enjeux
Enjeux majeur en cas de sinistre ou de panne majeure sur les serveurs de la collectivité.
2− Site Internet
Nature
Le site Internet de la Ville de Blanquefort a été développé en 2009, entièrement en interne par l’équipe de la communication, sur le CMS Joomla 1.5. Le contenu éditorial a évolué avec les pratiques, mais pas le volet technique. Aujourd’hui, ce site est vieillissant, donc peu interactif, et soumis aux attaques car peu sécurisé, en partie du fait de la version obsolète du Joomla. Sa nécessité d’évoluer trouve également sa cohérence dans les 16 000 connexions par mois qu’il engendre. En cohérence avec la politique de e−communication et avec la politique numérique en général sur tout le territoire, la commune souhaite refondre totalement ce service public incontournable.
Objet
La demande de la Ville de Blanquefort concerne la refonte technique du site Internet, sur la base du cahier des charges rédigé et validé par la Ville : mise en place d’un marché, choix du CMS, mise en production. Le tout en collaboration permanente avec la direction de la communication et de l’administration numérique, en charge du contenu éditorial, et de façon générale, pilote du projet.
Enjeux
L’idée est de mettre à disposition des citoyens un site Internet remplissant ses fonctions premières de service public : démarches pratiques, services en ligne. La Ville souhaite se doter d’un outil à jour avec les normes de sécurité et d’accessibilité. Le site devra être responsive, interactif, et supporter des contenus multimédias variés : l’idée étant de faire de ce support à la fois un outil de service public de proximité, mais aussi un relai d’information sur le territoire.
3− Migration PABX
Nature
Le PABX de type intégral 55 assurant l’acheminement des lignes téléphoniques analogiques et IP ne sera plus supporté fin 2017.
En 2013 nous avons fait l’acquisition avec le CCAS d’un nouveaux PABX ( ip office) et entamé une migration partielle des postes de la collectivité dessus ( 79 postes ƒ165)
Objet
Afin d’anticiper la fin du support de l’intégral 55, il est nécessaire de finaliser la migration déjà engagée vers le nouveau système de téléphonie.
Enjeux
Enjeux fonctionnel important en cas de panne sur l’ancien PABX qui ne sera plus supporté
4− Dématérialisation de la chaine comptable
Cette année, nous mettons en œuvre la dématérialisation des pièces justificatives ainsi que des factures. Le changement organisationnel étant d’envergure, la dématérialisation des bons de commande ne pourra se faire en 2016 et devrait se faire en 2017. Dans l’optique de l’obligation légale à CHORUS Facture au 1er janvier 2017, un projet de dématérialisation de la chaine comptable a été engagé depuis le passage au PES V2. Cette année, nous mettons en œuvre la dématérialisation des pièces justificatives ainsi que des factures. Le changement organisationnel étant d’envergure, la dématérialisation des bons de commande ne pourra se faire en 2016 et devrait se faire en 2017.
IV-b/ Les indicateurs et valeurs cibles
Sous−domaines de mutualisation | Engagements de service du domaine Numérique et systèmes d’information | Indicateurs (Définition/Mode de calcul de l’indicateur) | Périodicité de suivi | Source de suivi‡ | Niveau de service constaté (et volumétrie correspondante) | Conditions de réalisation de l’engagement (pré−requis) |
A. Co− construction de la stratégie numérique communale, gouvernance et sécurité | Engagement 1.1 : Produire et actualiser un plan d’actions pluriannuel pour la commune | Indicateur 1.1.1 : Elaboration et mise à jour annuelle d’un schéma numérique communal (sur 3 ans) | Annuelle | Livrable | Non formalisé, un travail conjoint sera mené pour consolider les projets envisagés pour 2017 avant de travailler à un schéma pluriannuel pour les années suivantes. | |
Engagement 1.2 : Maitriser les risques liés aux systèmes d’information | Indicateur 1.2.1 : Niveaux de maturité en sécurité des systèmes d’information sur la base de la norme ISO 27001 | Annuelle | Audit | Non formalisé, un diagnostic de l'existant sera proposé afin de disposer d'une situation partagée lors du transfert des activités | ||
B. Réalisation des projets numériques de compétence communale | Engagement 2.1 : Réaliser les projets conformément aux priorités partagées et définies au schéma numérique communal | Indicateur 2.1.1 : Charge consacrée aux projets | Mensuelle ou trimestrielle | Outil de gestion de projets | 30 j‡h consacrés chaque année aux projets | |
Engagement 2.2 : Maintenir les applications métiers du système d’information de la commune | Indicateur 2.2.1 : Etendue du parc applicatif maintenu | Annuelle | Outil gestion de projet | L’ensemble des progiciels métiers font l’objet d’un contrat de maintenance est sont donc maintenus (cf. inventaire du parc applicatif transféré annexé à la convention) | ||
C. Fourniture des postes et environnements numériques de travail / assistance utilisateurs | Engagement 3.1 : Assurer le renouvellement des postes et environnements numérique de travail (PENT) | Indicateur 3.1.1 : Taux de modernisation du parc des PENT actuels | Annuelle | Inventaire du parc des PENT | 20% des postes de travail sont renouvelés chaque année. Renouvellement concernant l’infrastructure ou les progiciels font l’objet de projets spécifiques | |
Engagement 3.2 : Maintenir les horaires | Indicateur 3.2.1 : Heures d’ouvertures de l’assistance / | Annuelle | Données d’exploitation | Assistance du lundi au vendredi de 9h à 12h puis de 13h30 à 17h30 |
d’ouverture du service d’assistance /support de la commune | support sur le niveau 1 | du service | ||||
Engagement 3.3 : Assurer la prise en compte de la demande ou de l’incident dans les meilleurs délais | Indicateur 3.3.1 : Délai de prise en compte des demandes | Mensuelle ou trimestrielle | Centre d’assistance et de support utilisateurs | Non mesuré actuellement, à calculer sur la base de l'existant, un objectif sera défini un objectif sera défini conjointement pendant l’année 2017. | ||
Indicateur 3.3.2 : Délai de résolution des incidents par criticité | 4 heures pour les incidents bloquants, jusqu’à 2 jours pour les incidents non bloquants | |||||
D. Hébergement, exploitation et maintien en conditions opérationnelles (MCO) des systèmes d’information | Engagement 4.1 : Assurer la disponibilité et la continuité de service des applications et services métiers critiques | Indicateur 4.1.1 : Délai d’intervention | Mensuelle ou trimestrielle | Centre d’assistance/ support utilisateurs + direction des infrastructures et de la production | Cf. délais de résolution des incidents | |
Indicateur 4.1.2 : Délai de remise en service | 1 journée | |||||
Engagement 4.2 : Assurer le stockage et la conservation des données et des informations de la commune | Indicateur 4.2.1 : Délais de restauration | Annuelle | Direction des infrastructures et de la production | ½ journée | ||
Indicateur 4.2.2 : Durée maximum d’enregistrement des données qu’il est acceptable de perdre | 1 journée |
*Sources : Ia commune justifie ici de Ia vaIeur du niveau de service atteint en année N (suivi d’activité automatisé, manueI, enquête de satisfaction, certification…). Cf. articIe 2 du contrat d’engagement.
La production de ces indicateurs est soumise à l’existence et la mise à disposition des données permettant leur calcul.
Une étude de faisabilité sera réalisée et partagée avec la commune lors des 1ères revues de contrat d’engagement afin de préciser les modalités et les délais de livraison des différents indicateurs contractualisés des services communs.
ANNEXE POUR LE DOMAINE RH – AVENANT AU CONTRAT D’ENGAGEMENT
COMMUNE DE BLANQUEFORT
DOMAINE : RH
SOUS-DOMAINES :
A- PILOTAGE DES RH
B- GESTION ADMINISTRATIVE ET STATUTAIRE C- QUALITE DE VIE AU TRAVAIL
D- RECRUTEMENT (PERMANENT ET NON PERMANENT)
E- FORMATION/DEVELOPPEMENT DES COMPETENCES ET EVALUATION PROFESSIONNELLE F – DIALOGUE SOCIAL ET INSTANCES PARITAIRES
I/ Moyens consacrés par la commune au domaine RH
Les moyens consacrés par la commune au sous−domaine sont détaillés dans la convention de création des services communs liée au contrat d’engagement. Les objectifs poursuivis par Bordeaux Métropole et la commune dans le cadre de ce contrat seront définis au regard des moyens inscrits dans les conventions.
II/ Missions et activités mutualisées |
La ville de Blanquefort mutualise l’essentiel de ses activités ressources humaines (RH), excepté ce qui relève de la stratégie et du dialogue social, pour la commune et son centre communal d’action sociale (CCAS).
Activités mutualisées par la commune |
A- Pilotage des RH |
Veille et expertise sur l’ensemble des domaines RH |
Gestion des risques juridiques |
Sécurisation des actes administratifs |
Pilotage fonctionnel des progiciels de gestion |
B- Gestion administrative et statutaire |
Information statutaire |
Rémunération (titulaires, non titulaires, contrats aidés, apprentis, stagiaires gratifiés, indemnités élus) et autres documents annexes réglementaires (Ursaaf, N4DS, etc.), allocation chômage |
Constitution des dossiers prévoyance des agents auprés des organismes concernés |
Gestion et suivi carrière |
Gestion et suivi des demandes de retraite |
Temps de travail : contrôle et aménagement (si badgage) |
Gestion administrative des agents (casiers judicaires, déplacements, absences médicales et non, position administrative, simulation financière, discipline, tenue du registre, cumul activité, médailles du travail, …), des élus et des délégués du personnel |
Gestion administrative des activités syndicales (absences, grèves, suivi contingent d'heures, demande de remboursement CDG 33, …) |
C- Qualité de vie au travail (QVT) |
Accompagnement psychologique |
Document unique et autres documents réglementaires (élaboration, suivi et mise à jour) |
Information, contrôle, conseil sur les équipements de protection individuelles (EPI), dotations vestimentaires et matériel |
Gestion administrative de la médecine du travail (en lien avec le CDG 33), rencontre en amont et après visites médicales par le préventeur et transmision des restrictions et aménagement préconisé aux services concernés et tiers temps. |
Information, contrôle, conseil sur les régles hygiène et sécurité et évaluation des risques |
Mise en œuvre de la campagne annuelle de vaccination |
Gestion des accidents de serviceƒtravail et maladies professionnelles, retraite pour invalidité, allocation temporaire d’invalidité (ATI) et AIT |
Etude de poste, aménagement de poste et handicap |
Etablissement de la déclaration annuelle et des demandes de remboursements fonds pour l'insertion des personnes handicapées dans la fonction publique (FIPHFP) |
Bilan annuel de santé |
D- Recrutement (permanents et non permanents) et mobilité |
Gestion administrative des recrutements (convocation, logistique, courrier réponse, devis annonce payante, lien avec institutions type pôle emploi, …) |
Gestion des emplois contractuels et non permanents (occasionnels, saisonniers, intermittent, stagiaires, apprenti, …) : contrat, attestation, … |
Gestion des demandes de stage des services mutualisés |
Gestion aux candidatures spontanées et maintien d’une Cvthèque (réponses, transmission copie aux services de la commune, etc.) |
E- Formation/développement des compétences et évaluation professionnelle |
Recueil et analyse des besoins de formation des agents et des services ƒ Inscription et suivi |
Elaboration et mise en œuvre du plan de formation (tant individuel que collectif) |
Gestion des formations payantes ƒ Rédaction, analyse des marchés ƒ Suivi des conventions de formation |
Recensement, suivi et mise en œuvre des formations liées aux habilitations et formations obligatoires |
Gestion administrative des évaluations professionnelles en lien avec les autres politiques RH (mise à jour des dossiers, transmission des documents, recensement des retours, suivi et transmissions aux agents et au CDG33) |
F- Dialogue social et instances paritaires |
Préparation des instances paritaires et suivi (convocation, rédaction des documents, transmission dossiers, rédaction du PV, …) |
Assistance lors de la présentation de dossiers devant être validés en comité technique (CT) ou en comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) |
Organisation des élections professionnelles |
Bilan social |
III/ Modalités de mise en œuvre
III-a/ Les responsables en charge des activités du sous−domaine du service commun s’engagent à mettre en œuvre une organisation en conformité avec les obligations réglementaires en vigueur, les schémas directeurs adoptés par la commune, et le cas échéant les certifications obtenues par la commune.
− Guide des nouveaux arrivants
− Règlement intérieur hygiène et sécurité
− Guides des procédures internes : déplacements, congés, reclassement professionnel, accident de travailƒmaladie professionnelle, …
− Procédure et guide de l'évaluation professionnelle
− Règlement formation
− Charte accord sur la réduction du temps de travail (ARTT)
− Guide du régime indemnitaire
− Protocole absences syndicales
− Plan de formation
− Charte recrutement
− Procédure préventive alcool et guides
− Règlement intérieur utilisation des véhicules et convention de remisage
− Procédure disciplinaire
III-b/ Les modes de fonctionnement :
Les modes de fonctionnement ont pour objectif de décrire les interfaces entre les services de la commune et le service commun de la Métropole concernant le domaine des RH.
Bordeaux Métropole et la commune s’engagent à finaliser sur la base des éléments ci−dessous les process pour la mise en place des services communs.
Pilotage et suivi des RH
Différents temps de rencontre sont nécessaires afin de garantir une qualité de travail et une continuité de service auprés des agents de la ville de Blanquefort.
● Elaboration et mise en oeuvre de projets : selon les orientations et priorités définies par la ville, le ou les cadres RH du pôle territorial pourront être appelés pour participer à des comités de pilotage, comités de suivi, réunion préparatoire, informationƒformation des agents voire élaboration de projets, à un rythme qu'il conviendra de définir en fonction des projets
● Réunion mensuelle pour suivre les dossiers santé (saisine comité médical, saisine commission de réforme, demande de retraite pour invalidité). Présents : la direction RH de la commune et le cadre RH du pôle territorial ouest
● Réunion bimensuelle voire mensuelle dans le cadre de la commission accident de travail. Présents : conseiller de prévention, direction RH de la commune (à préciser selon procédure et rythme défini)
● Participation aux instances : selon les dates définies, le ou les cadres RH, voire ponctuellement les gestionnaires RH, référents du comité technique etƒou du CHSCT pourront être appelés pour participer aux instances (voire aux réunions préparatoires, notamment pour validation des pièces à communiquer), comme par exemple, la rédaction des PV.
● Réunion bimensuelle avec le référent du pôle territorial pour assurer l'interface avec la commune
Permanences en mairie de Blanquefort
La ville ne souhaite pas privilégier la mise en place de permanences. Toutefois, selon la complexité, la technicité des dossiers, des rendez−vous individuels pourront être fixés entre les agents de la ville et du CCAS et la gestionnaire RH concernés par la demande.
Pour les questions relatives aux reportings réguliers :
− Identification des référents (commune, service commun Métropole) :
Rôles et responsabilités pour le domaine RH | |
Responsable thématique pour le service commun | Directeur des RH du pôle territorial ouest |
Responsable thématique pour la commune | Cadre interface ou directrice générale adjointe « administration et ressources » |
Types de saisines pour le sous-domaine | |
Saisine ordinaire | Service commun : Chef de centre ou chef de service au sein de la direction des RH Commune : Cadre interface |
Saisine en urgence | Service commun : Chef de centre ou chef de service au sein des RH, pôle territorial ouest |
Commune : Cadre interface ou directrice générale adjointe « administration et ressources » | |
Saisine exceptionnelle | Service commun : Direction RH du pôle territorial ouest voire adjoint directeur général du pôle territorial ouest Commune : Cadre interface ou directrice générale adjointe « administration et ressources » |
− Interfaces commune/service commun :
Les principales interfaces ont été travaillées avec la commune et sont décrites paragraphe V.
Bordeaux Métropole et la commune s’engagent à finaliser sur la base de ces éléments les processus pour la mise en place des services communs.
IV/ Les engagements de service
IV-a/ Les engagements de services généraux et les priorités
Les engagements du service commun s’inscrivent dans les objectifs et priorités suivants et selon le niveau de service de la Ville. Les présents engagements seront mis en œuvre conjointement entre la Ville et le service commun suivant les chaines d’activités annexées.
Les objectifs communs à tous les domaines sont de maintenir :
● La réactivité de la direction des RH
● La proximité et l'accompagnement réactif des agents
● Le niveau de service (qualité de l'offre, de l'information, …), aux agents, aux élus, au public extérieur
● La fluidité de l'information entre chaque interlocuteurs RH
● La démarche de gestion globale de l'agent
● Un travail de prévention et de lutte contre l'absentéisme, les accidents de service et maladie professionnelle
● La maîtrise financière (masse salariale, formation, équipement, …)
Les engagement issus des priorités de la commune sont les suivants :
Pilotage des resources humaines
✓ Produire et communiquer les éléments financiers et budgétaires pour permettre à la commune de piloter la masse salariale
✓ Produire, actualiser et communiquer tous les outils et documents (tableaux de bord, de suivi, …) utiles, dans les délais et niveaux fixés avec la commune
✓ Assurer la préparation, d'actualisation, la communication et le suivi de l'évaluation professionnelle
Gestion administrative et statutaire
✓ Maintenir la proximité lors de la mise en œuvre de l'activité de conseilƒinformation (rendez−vous, si nécessaire, ...)
✓ Maintenir les délais et la continuité de service : actes, suivi des dossiers individuels et collectifs, demandes de rdv ƒ respect du calendrier de paie et délais de transmission (paiement des salaires dans les délais fixés) ƒ Information continue de la commune sur les évolutions réglementaires
✓ Respecter les procédures communales (déplacements, cumuls, discipline, …)
Qualité de vie au travail
✓ Mettre en œuvre le document unique (mise à jour, suivi, ...), produire le plan de prévention
✓ Conseiller et accompagner sur les conditions de travail, les aménagements de poste, les équipements et matériels, le respect des obligations légales
✓ Assurer les différents suivis − voire élaborer − des actions mises en œuvre de prévention des risques professionnels, d'amélioration des conditions de travail et de maintien dans l'emploi et assurer les bilans (santé au travail, …)
Recrutement
✓ Produire, accompagner et communiquer les éléments administratifs et logistiques en adéquation aux procédures de recrutement de la commune
✓ Assurer le traitement et le suivi des demandes d'emploi (suite à annonce et spontanées) et de stages (des services mutualisés)
✓ Maintenir les délais fixés par la commune
Formation
✓ Produire un plan de formation des agents de la commune dans le délai fixé Conduire des dispositifs d'évaluation de l'offre et assurer un suivi individuel (droit individuel à la formation, …) etƒou collectif des parcours de formation
✓ Permettre l'amélioration des compétences et contribuer au développement personnel etƒou professionnel
✓ Suivre les dépenses consacrées à la formation allouée pour la commune
Dialogue social et instances paritaires
✓ Produire, actualiser les outils (tableaux des effectifs, …) et documents utiles au maintien du dialogue social
✓ Garantir le respect des délais et la réactivité
✓ Produire les éléments nécessaires aux données sociales
-b/ Les indicateurs et valeurs cibles
Des éléments de volumétrie sont identifiés pour disposer d’une référence de volume d’activités transférées.
La production de ces indicateurs est soumise à l’existence et la mise à disposition des données permettant leur calcul. Une étude de faisabilité sera réalisée et partagée avec la commune lors des 1ères revues de contrat d’engagement afin de préciser les modalités et les délais de livraison des différents indicateurs contractualisés des services communs. Outre les engagements et indicateurs par sous−domaines identifiés ci−dessous, une priorité sera donnée au respect des interfaces citées en partie V.
Sous domaines Engagements Indicateurs Périodicité Source de suivi Niveau de service constaté Conditions de réalisation de l'engagement
Pilotage des resources humaines | Engagement 1 : Production d’éléments financiers et budgétaires | Indicateur 1 : Délai de transmission des données actualisées | A minima mensuelle voire à la demande | Tableaux excel | Tableaux de bord ville et CCAS diffusés mensuellement | Partage des procédures, des outils (RH pôle territorial et RH commune) Avoir les tableaux de suivi existant à ce jour de la commune |
Engagement 2 : Production et actualisation des tableaux de suivi des effectifs | Indicateur 2 : Délai de transmission des données actualisées | A minima mensuelle voire à la demande | Vigilance : faire distinction titulaires− stagiaires ƒ contractuels | Tableaux de bord ville et CCAS existant, mis à jour au fil des mouvements | ||
Gestion administrative et statutaire | Engagement 3 : Assurer la continuité de service, la réactivité et la proximité | Indicateur 3 : Nombre et délais de demandes satisfaites | Trimestrielle | Tableaux excel | Année de référence : 2017 (cf guide référentiel) | Avoir les tableaux de suivi existant à ce jour de la commune ou a défaut un échantillonnage des pratiques actuelles de délais de réponses au sein de la direction des RH . En moyenne, maximum 1 semaine de délai de réponse entre la demande de l’agent et la réponse voire immédiatement lors de la venue des agents à la direction des ressources humaines. |
Engagement 4 Respect du calendrier de paie | Indicateur 4 : Date de mise en paie | A minima par trimestre voire à la demande | Tableaux excel | Respect du calendrier : maxi le 23 du mois | ||
Qualité de vie au travail | Engagement 5: Assurer la sécurité au travail (aménagement, analyse, …) | Indicateur 5 : Nombre de visites sur site | Trimestrielle | Rapports, bilans Tableaux excel | Cf. agenda du préventeur 2015 et 2016 | |
Engagement 6: Mettre à jour le document unique | Indicateur 6: Nombre de documents fournis | Semestrielle | Nombre de documents uniques (DU) en 2016 : 11 |
Recrutement Formation | Engagement 7: Respect des délais entre la demande de la commune et la date de recrutement souhaitée | Indicateur 7: Délais entre la demande et le recrutement effectif | Annuelle | Tableaux excel | Cf guide référentiel : maxi 2 mois dans le cadre de recrutement urgent | Assurer les missions de production des documents (convocation, logistique, jury, …) |
Engagement 8 Respect des délais de réponses aux candidatures spontanées et de stage | Indicateur 8: Délais entre la candidature et la réponse | Trimestrielle | Tableaux excel | Respect des délais fixés : 1 mois maxi | ||
Engagement 9: Respect de l’enveloppe budgétaire | Indicateur 9 : Etat des dépenses | Annuelle Mensuelle pour le budget | Tableau de suivi existant | |||
Engagement 10 Assurer la qualité des parcours | Indicateur 10: Nombre d'agents ayant suivi une formation | Annuelle | Tableaux excel ƒ Extraction Formatsoft Bilan | Taux de mise en œuvre | ||
Dialogue social et instances paritaires | Engagement 11: Respect des calendriers de consultations des instances paritaires | Indicateur 11: Respect du calendrier (ouiƒnon) | Annuelle | Tableaux excel | Nombre de CT et CHSCT |
V - Interfaces Commune / Service commun Métropole
Les interfaces souhaitées par la commune sont présentées dans le guide référentiel d’interfaces, élaboré d’un commun accord. Elles seront réadaptées conjointement au fur et à mesure du déploiement du service commun afin d’améliorer l'efficacité des processus précités et les adapter aux capacités de faire des moyens transférés.
GUIDE REFERENTIEL D’INTERFACES
Ville de Blanquefort – Service commun Bordeaux Métropole
Pilotage des RH
Veille et expertise sur l’ensemble des domaines RH | |||
"Points d'entrée" des demandes de la commune | |||
QUOI | A QUI | COMMENT | QUAND |
Demande d'expertise juridique RH sur l'ensemble des domaines RH (carrière, santé, paie, retraite, syndicat, …) | Pôle territorial ouest | Information régulière dés la publication des textes, annonces, … ƒ lors de la survenance du besoin | |
Principales étapes d'intéractionƒinterfaces Communeƒservice commun Métropole | |||
QUOI | QUI | COMMENT | QUAND |
Instruction de la demande Contrôle des informations | Pôle territorial ouest | Note le cas échéant | Dans un délai de 10 jours maximum à compter de l'envoi de la demande |
"Points de sortie" ƒ restitution à la commune | |||
QUOI | QUI | COMMENT | QUAND |
Production d'un acte selon le cas | Pôle territorial ouest | Signature par l'élu délégué, après contrôle de légalité | Dans un délai de 7 jours |
Notification de la réponse selon le cas | Pôle territorial ouest | Signature par le demandeur | Transmission navette via la direction |
Gestion des risques contentieux | |||
"Points d'entrée" des demandes de la commune | |||
QUOI | A QUI | COMMENT | QUAND |
Décision de la commune nécessitant la prise d'un arrêté ou constatation d'un évenement paie ou consultation simple | Pôle territorial ouest | Mail courrier Suivi d'un dossier individuel | Suivi des dossiers individuels mensuels |
Demande de traitement d'un dossier contentieux | Pôle territorial ouest | Mail courrier Note de cadrage présentant le contexte du dossier | A la survenance du besoin |
Demande de tableaux de bord de suivi | Pôle territorial ouest | Mail courrier Note | Tableau annuel |
Principales étapes d'intéractionƒinterfaces Communeƒservice commun Métropole | |||
QUOI | QUI | COMMENT | QUAND |
Instruction de la demande consultation d'organismes extérieurs Contrôle des informations | Pôle territorial ouest | Dans un délai de 10 jours à compter de la demande | |
Choix de la stratégie juridique de la réponse | Ville | ||
"Points de sortie" ƒ restitution à la commune | |||
QUOI | QUI | COMMENT | QUAND |
Production de l'acte et mise dans le circuit de la signature | Pôle territorial ouest | Acte à la signature du maire ou élu délégué après contrôle de légalité interne et respect procédure | Dans un délai de 7 jours |
Notification et transmission au contrôle de légalité | Pôle territorial ouest | Transmission électronique Notification à l'agent | Dès la signature de l’élu |
Réponse à un recours | Pôle territorial ouest | Notification de la réponse en AR (copie par mail à la Ville) | Dans les 2 mois maximum |
Sécurisation des actes administratifs | |||
"Points d'entrée" des demandes de la commune | |||
QUOI | A QUI | COMMENT | QUAND |
Rédaction et contrôle des actes administratifs (arrêtés, …) | Pôle territorial ouest | Mail Courrier Note | Dès que nécessaire |
Principales étapes d'intéractionƒinterfaces Communeƒservice commun Métropole | |||
QUOI | QUI | COMMENT | QUAND |
Contrôle des informations | Pôle territorial ouest | Note le cas échéant | A compter de l'envoi de la demande |
"Points de sortie" ƒ restitution à la commune | |||
QUOI | QUI | COMMENT | QUAND |
Production d'un acte selon le cas | Pôle territorial ouest | Signature par l'élu délégué, après contrôle de légalité | Dans un délai de 7 jours |
Notification de la réponse selon le cas | Pôle territorial ouest | Signature par le demandeur | Dès la signature de l’élu |
Contrôle de légalité | Pôle territorial ouest | Dématérialisation (certificat électronique) | 10 jours maximum après la signature de l'élu |
Transmission de données nécessaires au pilotage RH | |||
"Points d'entrée" des demandes de la commune | |||
QUOI | A QUI | COMMENT | QUAND |
Suivi et mise à jour des tableaux des effectifs Ville et CCAS | Pôle territorial ouest | Mail Courrier Note | En fin de mois et au 31 décembre pour les annexes du budget primitif (BM), voire dès modification du tableau des effectifs |
Suivi masse salariale des budgets Ville (Etat ligne par ligne, 011, 012, 65 et Etat service par service) | Pôle territorial ouest | Mail Courrier Note | Après le train de paie |
Etats sur absentéisme médical Ville et CCAS (état global d’une année + états par services) | Pôle territorial ouest | Mail Courrier Note | Par semestre |
Etats sur absentéisme congés Ville et CCAS (état global d’une année + états par services) | Pôle territorial ouest | Mail Courrier Note | Par trimestre |
Principales étapes d'intéractionƒinterfaces Communeƒservice commun Métropole | |||
QUOI | QUI | COMMENT | QUAND |
Transmission et échanges sur les tableaux de suivi listés (accès partagé lors de la convergence des outils) | Pôle territorial ouest | Mail voire rencontre | Dès que modification |
"Points de sortie" ƒ restitution à la commune | |||
QUOI | QUI | COMMENT | QUAND |
Production de l’ensemble des tableaux de bords et de suivi listés | Pôle territorial ouest | Transmission électronique sur support excel | Tous les mois à 1 fois en fin d'année selon le tableau demandé |
Pilotage fonctionnel des progiciels de gestion | |||
"Points d'entrée" des demandes de la commune | |||
QUOI | A QUI | COMMENT | QUAND |
Paramétrage logiciels | Pôle territorial ouest | Dès que nécessaire | |
Demandes de requêtes | Pôle territorial ouest | Dans un délai de 2 à 7 jours selon l'urgence à réception de la demande |
Principales étapes d'intéractionƒinterfaces Communeƒservice commun Métropole | |||
QUOI | QUI | COMMENT | QUAND |
Transmission et échanges sur les requêtes à réaliser ou à actualiser | Pôle territorial ouest | Dans un délai de 2 à 7 jours selon l'urgence à réception de la demande | |
"Points de sortie" ƒ restitution à la commune | |||
QUOI | A QUI | COMMENT | QUAND |
Production de tableaux | Pôle territorial ouest | Transmission électronique sur support excel | Dans un délai de 2 à 7 jours selon l'urgence à réception de la demande |
Gestion administrative et statutaire
Information statutaire | |||
"Points d'entrée" des demandes de la commune | |||
QUOI | A QUI | COMMENT | QUAND |
Demande exprimée par l'agent pour obtenir notamment des informations sur sa paie, retraite, attestations diverses, temps de travail, congés, … | Pôle territorial ouest | Mail Courrier Téléphone Rencontre | Dans un délai de 2 à 7 jours selon l’urgence, à la réception de la demande |
Demande de suivi de carrière d’un agent exprimée par un cadre, chef de pôle ou directeur adjoint des services | Pôle territorial ouest | Mail Courrier Téléphone Rencontre | Dans un délai de 2 à 7 jours selon l’urgence |
Principales étapes d'intéractionƒinterfaces Communeƒservice commun Métropole | |||
QUOI | QUI | COMMENT | QUAND |
Instruction de la demande | Pôle territorial ouest | Mail Courrier Rencontre | Dans un délai de 7 jours maximum selon l'urgence |
Réalisation de l'étude | Pôle territorial ouest | Mail Courrier Rencontre | Dans un délai de 7 jours maximum selon l'urgence |
"Points de sortie" ƒ restitution à la commune | |||
QUOI | QUI | COMMENT | QUAND |
Réponse à l'agent ou au service | Pôle territorial ouest | Mail Courrier Rencontre | Dans un délai de 7 jours maximum selon l'urgence |
Production d'une note donnant un avis, conseil technique dans la décision à prendre dans le cas d’une situation administrative d’un agent | Pôle territorial ouest | Note | Dans un délai maximum de 15 jours |
Rémunération | |||
"Points d'entrée" des demandes de la commune | |||
QUOI | A QUI | COMMENT | QUAND |
Etablissement de la paie des agents de la Ville et du CCAS, des indemnités des élus, des gratifications stagiaires | Pôle territorial ouest | Tous les mois dans le respect du calendrier (date butoir transmission éléments variables, de saisie, de contrôle et de transmission à la trésorerie) | |
Etablissement d’états des dépenses de masse salariale (suivi budget, pour bilan capacité d’autofinancement (CAF), …) | Pôle territorial ouest | Mail du demandeur à l'interface pôle territorial ouest | A chaque fin de mois, après le train de paie ou à la demande, si besoin |
Principales étapes d'intéractionƒinterfaces Communeƒservice commun Métropole | |||
QUOI | QUI | COMMENT | QUAND |
Eléments variables à transmettre : feuilles d’heures pour les contractuels à temps non complet (TNC), états des astreintes, des heures complémentaires ou supplémentaires, … | Ville | Dématérialisation des données ƒ Mail | Maximum le 8 du mois en cours |
"Points de sortie" ƒ restitution à la commune | |||
QUOI | QUI | COMMENT | QUAND |
Etablissement mandatement, bulletin et transmission à la trésorerie | Pôle territorial ouest | Papier par navette voire dématérialisation selon les pièces | Selon le calendrier défini |
Justificatifs | Pôle territorial ouest | Papier via navette | |
Etablissement de tous les états liés à des fins de contrats (attestations pôle emploi, employeurs, …) | Pôle territorial ouest | Courrier transmis aux agents | A la fin des contrats ou après le versement du dernier salaire (paiement à mois décalé, par exemple) |
Etablissement relevé d'heures agence de service et de paiement (ASP) | Pôle territorial ouest | Dématérialisation (Site ASP) | en fin de mois |
Constitution des dossiers prévoyance | |||
"Points d'entrée" des demandes de la commune | |||
QUOI | A QUI | COMMENT | QUAND |
Adhésion contrat prévoyance | Pôle territorial ouest | Mail Courrier Rencontre | A la demande |
Renouvellement de contrat | Pôle territorial ouest | Rencontre | 1 an avant échéance du contrat |
Principales étapes d'intéractionƒinterfaces Communeƒservice commun Métropole | |||
QUOI | QUI | COMMENT | QUAND |
Information agent | Pôle territorial ouest | Courrier | Au recrutement |
Appel d'offres | Pôle territorial ouest | Rencontre Ville et pôle territorial ouest | 1 an avant échéance du contrat |
"Points de sortie" ƒ restitution à la commune | |||
QUOI | QUI | COMMENT | QUAND |
Inscription auprés du prestataire | Pôle territorial ouest | Plateforme prestataire | A la demande |
Signature convention | Ville et CCAS | Courrier | Lors de la fin de la procédure de marché |
Gestion et suivi de la carrière | |||
"Points d'entrée" des demandes de la commune | |||
QUOI | A QUI | COMMENT | QUAND |
Etablissement des arrêtés de gestion administrative pour carrière des titulaires : échelon, grade, retraite, temps partiel, congé parental, retraite, etc. | Pôle territorial ouest | Mail Rencontre | En fonction des demandes des agents, en fonction du calendrier des CAP |
Etablissement des arrêtés ou de renouvellement de détachement pour agents détachés, mise en stage, disponibilités, .... | Pôle territorial ouest | Mail Rencontre | 1 mois avant le positionnement dans la situation statutaire ou 1 mois avant le renouvellement |
Principales étapes d'intéractionƒinterfaces Communeƒservice commun Métropole | |||
QUOI | QUI | COMMENT | QUAND |
Instruction de la demande ƒ Évaluation de l'urgence et de la faisabilité juridique et technique ƒ Élargissement du périmètre d'étude à partir d'une demande | Pôle territorial ouest | Courrier ou note Rencontre | Dans un délai de 7 jours maxi selon l’urgence |
individuelle nécessitant un arbitrage de la collectivité | |||
Etablissement des listes des proposables à avancement d’échelon, avancement de grade et promotion interne | Pôle territorial ouest | Mail sous forme de tableaux excel | En septembreƒoctobre de l'année en cours |
"Points de sortie" ƒ restitution à la commune | |||
QUOI | QUI | COMMENT | QUAND |
Etablissement des actes juridiques, note, … | Pôle territorial ouest | Papier par navette ou par voie dématérialisée, si urgence pour signature élu et notification aux agents | Dans un délai de 15 Jours maximum à compter de la réception de la demande et en garantissant l’absence d’effet rétroactif des contrats et actes juridiques voire à la demande, si urgence |
Gestion et suivi des demandes de retraite | |||
"Points d'entrée" des demandes de la commune | |||
QUOI | A QUI | COMMENT | QUAND |
Demande exprimée par l'agent pour obtenir notamment des informations sur sa retraite | Pôle territorial ouest | Mail Courrier Téléphone rendez−vous individuel | Lors de la survenance du besoin |
Principales étapes d'intéractionƒinterfaces Communeƒservice commun Métropole | |||
QUOI | QUI | COMMENT | QUAND |
Instruction de la demande ƒ Évaluation de la faisabilité | Pôle territorial ouest | Courrier ou note Rencontre | 6 mois après la date indiquée |
"Points de sortie" ƒ restitution à la commune | |||
QUOI | QUI | COMMENT | QUAND |
Etablissement des actes juridiques, note, … | Pôle territorial ouest | Mail Note Courrier | Dans un délai de 15 Jours maximum à compter de la réception de la demande et en garantissant l’absence d’effet rétroactif des contrats et actes juridiques |
Gestion administrative | |||
"Points d'entrée" des demandes de la commune | |||
QUOI | A QUI | COMMENT | QUAND |
Etablissement des arrêtés de gestion administrative pour maladie, etc… | Pôle territorial ouest | Mail Courrier Rencontre | En fonction des situations des agents, des résultats des commissions de réforme et comités médicaux |
Etablissement des actes de gestion des déplacements, absences, disciplines | Pôle territorial ouest | Mail Courrier Rencontre | En fonction des situations des agents, des résultats des entretiensƒconseils disciplinaires, …. |
Principales étapes d'intéractionƒinterfaces Communeƒservice commun Métropole | |||
QUOI | QUI | COMMENT | QUAND |
Instruction de la demande ƒ Évaluation de l'urgence et de la faisabilité juridique et technique ƒ Élargissement du périmètre d'étude à partir d'une demande individuelle nécessitant un arbitrage de la collectivité | Pôle territorial ouest | Mail Note Courrier Rencontre | Dans un délai de 7 jours maxi selon l’urgence |
"Points de sortie" ƒ restitution à la commune | |||
QUOI | QUI | COMMENT | QUAND |
Etablissement des actes juridiques, note, rapport, … | Pôle territorial ouest | Mail Note Courrier Rencontre | Dans un délai de 15 Jours maximum à compter de la réception de la demande et en garantissant l’absence d’effet rétroactif des contrats et actes juridiques |
Suivi des procédures disciplinaires | Pôle territorial ouest | Par mail sous forme de tableaux excel | Lors d'un événement, mise à jour |
Suivi des absences des agents en lien avec le tableau de suivi de l’absentéisme médical | Pôle territorial ouest | Par mail sous forme de tableaux excel | Tous les mois |
Suivi des absences des agents en lien avec le tableau de suivi de l’absentéisme non médical (solde congés, période de congés, …) service par service | Pôle territorial ouest | Par mail sous forme de tableaux excel | A la demande, le cas échéant par trimestre |
Participation à la gestion d’un préavis de grève | Pôle territorial ouest | Mail de recensement aux chefs de service | Lors du dépôt de grève |
Gestion administrative des activités syndicales | |||
"Points d'entrée" des demandes de la commune | |||
QUOI | A QUI | COMMENT | QUAND |
Etablissement des arrêtés de gestion des décharges syndicales | Pôle territorial ouest | Courrier | A chaque changement de situation, le cas échéant 1 fois par an (année civile) |
Gestion des activités syndicales (absences, grève, …) | Pôle territorial ouest | A chaque nouvelle situation, le cas échéant 1 fois par mois | |
Principales étapes d'intéractionƒinterfaces Communeƒservice commun Métropole | |||
QUOI | QUI | COMMENT | QUAND |
Etablissement des listes des différentes autorisations et des soldes | Pôle territorial ouest | Mail sous forme de tableaux excel | 1 fois par mois |
"Points de sortie" ƒ restitution à la commune | |||
QUOI | QUI | COMMENT | QUAND |
Déclaration CDG33 pour remboursement | Pôle territorial ouest | Courrier par navette pour mise en signature à l’élu délégué | Par trimestre |
Etablissement des actes juridiques, note, … | Pôle territorial ouest | Mail Note Courrier | Dans un délai de 15 Jours maximum à compter de la réception de la demande et en garantissant l’absence d’effet rétroactif des contrats et actes juridiques |
Qualité de vie au travail (QVT)
Accompagnement psychologique | |||
"Points d'entrée" des demandes de la commune | |||
QUOI | A QUI | COMMENT | QUAND |
Demande de la commune exprimée par un agent, un service, la collectivité | Pôle territorial ouest | Note, rapport | A la survenance du besoin |
Principales étapes d'intéractionƒinterfaces Communeƒservice commun Métropole | |||
QUOI | QUI | COMMENT | QUAND |
Expression du besoin Préconisations Intervention ou appel à un prestataire | Pôle territorial ouest | Note, rapport Prise de rdv | 15 jours après la réception de la demande |
"Points de sortie" ƒ restitution à la commune | |||
QUOI | QUI | COMMENT | QUAND |
Proposition d'intervention au CDG 33 ou de cahier des charges pour une consultation de cabinet extérieur | Pôle territorial ouest | Note, rapport | Dans un délai de 30 jours maximum à compter de la réception de la demande |
Document unique | |||
"Points d'entrée" des demandes de la commune | |||
QUOI | A QUI | COMMENT | QUAND |
Suivi du document unique (DU) − appui technique ponctuel | Pôle territorial ouest | Mail Rencontre | Dès que nécessaire |
Principales étapes d'intéractionƒinterfaces Communeƒservice commun Métropole | |||
QUOI | QUI | COMMENT | QUAND |
Réunion de finalisation | Pôle territorial ouest | Rencontre | 1 mois minimum avant CHSCT |
"Points de sortie" ƒ restitution à la commune | |||
QUOI | QUI | COMMENT | QUAND |
Mise à jour du document unique | Pôle territorial ouest | Mail Complétude du document type | Par semestre minimum |
Information, contrôle … EPI, … | |||
"Points d'entrée" des demandes de la commune | |||
QUOI | A QUI | COMMENT | QUAND |
Information, contrôle des équipements | Pôle territorial ouest | Mail Rencontre | A la demande ou visite aléatoire |
Principales étapes d'intéractionƒinterfaces Communeƒservice commun Métropole |
QUOI | QUI | COMMENT | QUAND |
Expression du besoin Suite à préconisations etƒou restrictions | Pôle territorial ouest | Note, rapport Prise de rdv | 15 jours maximum après la réception de la demande, selon l'urgence |
"Points de sortie" ƒ restitution à la commune | |||
QUOI | QUI | COMMENT | QUAND |
Visites programmées ou aléatoires | Pôle territorial ouest | Note suite à visite | A la demande ou visite aléatoire, 2 minimum par trimestre |
Médecine du travail | |||
"Points d'entrée" des demandes de la commune | |||
QUOI | A QUI | COMMENT | QUAND |
Suivi des visites médicales | Pôle territorial ouest | Point avec le médecin de prévention avant et après chaque journée de visites médicales | |
Principales étapes d'intéractionƒinterfaces Communeƒservice commun Métropole | |||
QUOI | QUI | COMMENT | QUAND |
Etablissement de la liste des agents, des situations particulières, des restrictions déjà émises, conditions de travail, … | Pôle territorial ouest | Mail sous forme de tableau excel pour les listes Rencontres pour les situations particulières | Dans la semaine précédents les rendez− vous. Dès que nécessaire |
"Points de sortie" ƒ restitution à la commune | |||
QUOI | QUI | COMMENT | QUAND |
Restitution des résultats, dans le respect du secret médical | Pôle territorial ouest | Mise à jour des tableaux de suivi des visites Mail Rencontre | Dans les 3 jours suivants les visites |
Régles hygiène et sécurité | |||
"Points d'entrée" des demandes de la commune | |||
QUOI | A QUI | COMMENT | QUAND |
Information, contrôle des postures, matériels, respect des restrictions, respect du règlement | Pôle territorial ouest | Mail Rencontre | A la demande ou visite aléatoire |
Tests alcoolémie | Pôle territorial ouest | Note, rapport Prise de rdv | A la demande ou selon le calendrier défini |
Principales étapes d'intéractionƒinterfaces Communeƒservice commun Métropole |
QUOI | QUI | COMMENT | QUAND |
Expression du besoin Suite à préconisations etƒou restriction | Pôle territorial ouest | Note, rapport Prise de rendez−vous | 15 jours maximum après la réception de la demande, selon l'urgence |
"Points de sortie" ƒ restitution à la commune | |||
QUOI | QUI | COMMENT | QUAND |
Visites programmées ou aléatoires | Pôle territorial ouest | Note suite à visite | A la demande ou visite aléatoire, 2 minimum par trimestre |
Vaccination | |||
"Points d'entrée" des demandes de la commune | |||
QUOI | A QUI | COMMENT | QUAND |
Campagne de vaccination | Pôle territorial ouest | Courrier | 1 fois par an |
Principales étapes d'intéractionƒinterfaces Communeƒservice commun Métropole | |||
QUOI | QUI | COMMENT | QUAND |
Information des agents | Pôle territorial ouest | Courrier avec coupon réponse | Septembre de l'année en cours |
Recherche de prestataires et définition du calendrier | Pôle territorial ouest | Recherche téléphonique et courrier de sollicitation | Septembre de l'année en cours |
"Points de sortie" ƒ restitution à la commune | |||
QUOI | QUI | COMMENT | QUAND |
Logistique et convocation agent | Pôle territorial ouest | Courrier | Octobreƒnovembre de l'année |
Convention partenariat | Pôle territorial ouest | Via navette courrier pour signature élu délégué | Octobreƒnovembre de l'année |
Accidents de travail et maladie professionnelle | |||
"Points d'entrée" des demandes de la commune | |||
QUOI | A QUI | COMMENT | QUAND |
Réception d’une demande de reconnaissance d’accident de service ƒ maladie professionnelle | Pôle territorial ouest | Transmission par navette courrier ou télétransmission pour ensuite envoi par mail à l’assureur ou sécurité sociale | Immédiatement après réception de la déclaration |
Demande d'analyse d'un accident par la collectivité | Pôle territorial ouest | Note, courrier Prise de rdv | Selon la situation |
Expertise de contrôle | Pôle territorial ouest | A la demande | |
Principales étapes d'intéractionƒinterfaces Communeƒservice commun Métropole | |||
QUOI | QUI | COMMENT | QUAND |
Transmission des éléments à l’assureur | Pôle territorial ouest | Immédiatement après réception de la |
ou sécurité sociale | déclaration | ||
Accompagnement sur arbitrage sur les suites à donner à la reconnaissance ou non de l’accident du travail ou maladie professionnelle ou nécessité expertise | Pôle territorial ouest | Note, courrier Réunion (DRH de la commune, préventeur, à minima) | Sous 15 jours à compter de la réception de la demande |
Analyse accident | Pôle territorial ouest | Visites sur site, avec ou sans les membres du CHSCT, selon situation | Maximum 3 semaines à compter de la réception de la demande ou 15 jours si situation soumise à arbitrage |
"Points de sortie" ƒ restitution à la commune | |||
QUOI | QUI | COMMENT | QUAND |
Saisine commission de réforme, rdv expert | Pôle territorial ouest | Courrier | Dès que nécessaire |
Rédaction d'actes juridiques | Pôle territorial ouest | Papier par navette courrier Rencontre | 15 jours après la décision |
Etude de poste, aménagement | |||
"Points d'entrée" des demandes de la commune | |||
QUOI | A QUI | COMMENT | QUAND |
Demande d'un agent, d'un manager sur une situation professionnelle nécessitant un aménagement du poste pour raison médicale | Pôle territorial ouest | Note, rapport | Lors de la survenance d’une demande d’aménagement de poste |
Principales étapes d'intéractionƒinterfaces Communeƒservice commun Métropole | |||
QUOI | QUI | COMMENT | QUAND |
Évaluation de l'urgence Visite sur site | Pôle territorial ouest | Note, rapport Prise de rdv pour visite | A la demande et maximum 15 jours après la demande |
"Points de sortie" ƒ restitution à la commune | |||
QUOI | QUI | COMMENT | QUAND |
Préconisations écrites | Pôle territorial ouest | Note, rapport | 15 jours maximum après la visite |
FIPHFP | |||
"Points d'entrée" des demandes de la commune | |||
QUOI | A QUI | COMMENT | QUAND |
Demande de remboursement | Pôle territorial ouest | Dématérialisation (Site FIPHFP) Courrier | A la demande, sur présentation de factures |
Déclaration annuelle (ville et CCAS) | Pôle territorial ouest | Dématérialisation (Site FIPHFP) Courrier | Annuellement |
Principales étapes d'intéractionƒinterfaces Communeƒservice commun Métropole | |||
QUOI | QUI | COMMENT | QUAND |
Recensement des pièces nécessaires (reconnaissance, facture, …) | Pôle territorial ouest | Courrier Transmission électronique | Dès la prestation réalisée |
Mise à jour tableau de suivi des agents et des demandes | Pôle territorial ouest | Mail sous format excel | A chaque mise à jour des fichiers |
Recensement des agents concernés par la déclaration | Pôle territorial ouest | Note agent | 1 mois avant la déclaration annuelle |
"Points de sortie" ƒ restitution à la commune | |||
QUOI | QUI | COMMENT | QUAND |
Accusé de réception de la demande et remboursement | Pôle territorial ouest | Transmission électronique | Dès le résultat de la demande |
Récépissé déclaration indiquant le montant dû | Pôle territorial ouest | Transmission électronique | Dès la déclaration |
Bilan santé | |||
"Points d'entrée" des demandes de la commune | |||
QUOI | A QUI | COMMENT | QUAND |
Bilan santé | Pôle territorial ouest | Mail avec complétude du document type | Annuel |
Principales étapes d'intéractionƒinterfaces Communeƒservice commun Métropole | |||
QUOI | QUI | COMMENT | QUAND |
Recensement des données | Pôle territorial ouest | Requêtes Tableaux de suivi des données | 1 à 1,5 mois avant le CHSCT |
"Points de sortie" ƒ restitution à la commune | |||
QUOI | QUI | COMMENT | QUAND |
Rapport annuel | Pôle territorial ouest | Transmission électronique | 15 jours avant le CHSCT |
Recrutement (permanents et non permanents) et mobilité
Gestion administrative | |||
"Points d'entrée" des demandes de la commune | |||
QUOI | A QUI | COMMENT | QUAND |
Demande de recrutement | Pôle territorial ouest | Mail avec les informations nécessaires | A la survenance du besoin |
Principales étapes d'intéractionƒinterfaces Communeƒservice commun Métropole | |||
QUOI | QUI | COMMENT | QUAND |
Rédaction de l’annonce et parution Etablissement de devis si nécessaire | Pôle territorial ouest | A partir de la fiche de poste transmise par la ville Mail pour validation | Rédaction dans un délai de 5 jours ouvrés à compter de la réception de la demande |
Logistique et calendrier du jury | Pôle territorial ouest | 5 jours suivant la demande | |
Validation des candidats préretenus | Ville | Selon calendrier défini | |
Entretiens avec les candidats | Ville | Jury (élu du secteur, élu RH, chef service secteur, DRH voire directeur général des services) | Maximum 15 jours après pré sélection |
Validation du candidat retenu | Ville | Maximum 15 jours après jury | |
Fiche de gestion | Pôle territorial ouest | Par mail | Dès nouvel événement |
Rédaction de la délibération, si nécessaire, pour modifier le tableau des effectifs, ou autoriser le Maire à recruter un contractuel | Ville avec aide du pôle territorial ouest suite point sur tableau des effectifs | 3 semaines avant le conseil d’administration et ou conseil municipal | |
Réalisation de la déclaration de vacance de poste | Pôle territorial ouest | Dès l'annonce du besoin si poste existant au tableau des effectifs | |
"Points de sortie" ƒ restitution à la commune | |||
QUOI | QUI | COMMENT | QUAND |
Etablissement des actes juridiques, note, rapport, fiche de gestion… | Pôle territorial ouest | Mail Note Courrier Rencontre | Dans un délai de 15 Jours maximum à compter de la réception de la demande et en garantissant l’absence d’effet rétroactif des contrats et actes juridiques |
Opération de notification et transmission en Préfecture | Pôle territorial ouest | Voie dématérialisée | Dans un délai de 5 jours ouvrés à compter de la signature |
Gestion emplois contractuels | |||
"Points d'entrée" des demandes de la commune | |||
QUOI | A QUI | COMMENT | QUAND |
Etablissement des contrats de recrutements ou de renouvellements pour les contractuels sur emplois permanents et emplois non permanents : besoins occasionnels, renforts de service, apprentis, ... | Pôle territorial ouest | Papier par navette courrier Mail Rencontre | Dès la survenance du besoin |
Principales étapes d'intéractionƒinterfaces Communeƒservice commun Métropole | |||
QUOI | QUI | COMMENT | QUAND |
Suivi du tableau des non titulaires sur emplois permanents, besoins occasionnels, .. . (liste agents, fin de contrat, ...) | Pôle territorial ouest | Par mail sous forme de tableaux excel | Tous les mois |
Fiche de gestion | Pôle territorial ouest | Par mail | Dès que nouvel évènement |
"Points de sortie" ƒ restitution à la commune | |||
QUOI | QUI | COMMENT | QUAND |
Etablissement des actes juridiques, note, rapport, fiche de gestion … | Pôle territorial ouest | Mail Note Courrier Rencontre | Dans un délai de 15 Jours maximum à compter de la réception de la demande et en garantissant l’absence d’effet rétroactif des contrats et actes juridiques |
Stages | |||
"Points d'entrée" des demandes de la commune | |||
QUOI | A QUI | COMMENT | QUAND |
Demande de stage non gratifié services mutualisés | Pôle territorial ouest | Transmission électronique | A la réception de la demande |
Demande de stage gratifié | Pôle territorial ouest | Transmission électronique | A la réception de la demande |
Principales étapes d'intéractionƒinterfaces Communeƒservice commun Métropole |