KEBIJAKAN SPEAK UP

Tanggal Efektif: 01/06/2022 Pemilik Kebijakan: Penasihat Umum

KEBIJAKAN SPEAK UP

1 KEBIJAKAN SPEAK UP

I. TUJUAN

Tujuan dari Kebijakan ini adalah menjelaskan bagaimana cara kerja jaringan Speak Up Firmenich, termasuk:

a) Kebijakan ini berlaku kepada siapa

b) jenis persoalan yang seharusnya dilaporkan;

c) saluran yang tersedia di dalam Firmenich (dan di luar Firmenich) untuk melaporkan kekhawatiran;

d) bagaimana laporan Speak Up ditangani, dan

e) perlindungan Firmenich terhadap tindakan pembalasan untuk siapa pun yang melaporkan persoalan dengan iktikad baik.

Xxxxxxxxx berkomitmen untuk menjalankan bisnis dengan integritas dan keadilan, sejalan dengan nilai-nilai kami dan hukum. Kami meyakini bahwa mampu menyampaikan persoalan dengan aman dan tanpa takut akan tindakan pembalasan merupakan kunci untuk mempertahankan lingkungan kerja yang aman dan terlindungi, yang memastikan kesuksesan bisnis kami serta melindungi karyawan dan Xxxxxxxxx terhadap pelanggaran. Semakin cepat kami tahu, semakin cepat kami dapat bertindak.

Ingatlah, di yurisdiksi tertentu, hukum setempat dapat memberlakukan standar yang lebih ketat daripada standar yang tercantum di Kebijakan ini, dan sebaliknya. Dalam situasi apa pun, standar yang lebih ketat akan berlaku.

II. LINGKUP

Apa saja persoalan valid yang seharusnya dilaporkan

Siapa pun (mis. rekan kerja, pemasok, staf eksternal, mantan rekan kerja, rekan kerja di masa mendatang, konsultan, pihak ketiga yang terkait dengan cara apa pun dengan Xxxxxxxxx sebagai pemasok, klien, dsb) yang melihat, mendengar, atau mengalami pelanggaran terhadap kebijakan kami atau hukum dianjurkan untuk berani bicara dan melaporkan persoalan mereka dengan iktikad baik.

Contoh situasi tersebut mencakup:

• situasi yang bertentangan dengan Kode Xxxx Xxxxxxxxx dan kebijakannya yang menjadi dasar kami beroperasi

• pelanggaran terhadap hukum atau peraturan, baik yang memang atau berpotensi terjadi

• aktivitas kejahatan

• situasi yang dapat menimbulkan ancaman atau menyebabkan bahaya serius terhadap kepentingan masyarakat

• pelanggaran terhadap HAM atau pelanggaran kebebasan dasar

• diskriminasi, pelecehan, atau penindasan

• pelanggaran yang terkait kesehatan dan keselamatan atau terhadap lingkungan

• tindakan pembalasan terhadap siapa pun yang berani bicara dengan iktikad baik

Pelaporan dengan iktikad baik terjadi jika orang yang melaporkan persoalan memiliki alasan wajar untuk meyakini kebenaran informasi yang diberikan, dan laporan disampaikan tanpa niat buruk atau pertimbangan kepentingan pribadi, bahkan jika nantinya terlihat bahwa mereka salah. Jika Anda menyadari, setelah menyampaikan laporan, bahwa Anda salah, Anda harus segera memberi tahu tim Etika Bisnis.

2 KEBIJAKAN SPEAK UP

Jangan gunakan Kebijakan ini:

• Untuk melaporkan peristiwa yang menimbulkan ancaman seketika pada nyawa atau harta. Jika Anda membutuhkan bantuan darurat, harap hubungi otoritas setempat atau nomor telepon darurat di negara Anda.

• Untuk setiap keluhan yang Anda miliki terkait pekerjaan Anda.

• Untuk menyelesaikan sengketa pribadi atau hukum.

• Untuk membuat tudingan yang Anda ketahui salah. Melakukan ini dapat berujung pada tindakan pendisiplinan.

III. PERNYATAAN KEBIJAKAN

Tidak boleh ada tindakan pembalasan

Tindakan pembalasan adalah tindakan buruk yang disengaja terkait pekerjaan/bisnis yang dilakukan terhadap siapa pun karena melaporkan persoalan atau mendukung laporan. Contoh tindakan pembalasan dapat mencakup:

• Memecat, menurunkan pangkat/jabatan, atau memutasi karyawan

• Memberikan tugas yang tidak diinginkan di tempat kerja kepada karyawan

• Mengurangi gaji karyawan atau menolak memberikan bonus atau kenaikan gaji kepada xxxxxxxx

• Xxxxxx kerja atau perubahan lokasi yang mendadak

• Referensi pekerjaan negatif yang tidak terjamin

• Menghentikan hubungan bisnis dengan pihak ketiga (mis. pemasok)

• Setiap perilaku lainnya yang dapat memiliki dampak seperti membuat pekerja/mitra bisnis yang rasional enggan menyampaikan atau mendukung keluhan.

Kami memahami bahwa keputusan berani bicara terbilang sulit, serta Xxxxxxxxx tidak akan membalas, dan tidak akan menoleransi tindakan pembalasan, terhadap tiap individu yang melaporkan persoalan valid dengan iktikad baik atau yang berpartisipasi dalam menindaklanjuti persoalan tersebut. Setiap tindakan pembalasan dapat berujung pada langkah pendisiplinan atau gugatan hukum.

Jika Anda mengalami tindakan pembalasan karena melaporkan atau mendukung laporan persoalan, laporkan segera. Jika Anda mengalami tindakan pembalasan dari manajer atau sumber daya internal yang semula menerima laporan Anda, laporkan tindakan pembalasan tersebut ke sumber daya internal yang berbeda.

Kerahasiaan adalah kunci

Semua tuduhan akan diperlakukan sebagai rahasia dan dilindungi sepanjang diizinkan oleh hukum. Xxxxxxxxx akan sangat berhati-hati untuk memastikan kerahasiaan identitas pelapor. Jika terbukti mustahil untuk menyelidiki tuduhan yang dilaporkan tanpa mengungkap identitas pelapor, hal ini akan didiskusikan dengan Anda dan informasi akan ditangani dengan hati-hati.

Semua karyawan Xxxxxxxxx yang terlibat dalam hal apapun megnenai persoalan yang dilaporkan diharapkan untuk menjaga kerahasiaan semua informasi yang diperoleh sebaik mungkin serta tidak menyebarluaskan informasi tersebut tanpa memperoleh izin dari Kepala Xxxxx Xxxxxx atau orang yang ditunjuk olehnya.

Data Pribadi

Sebagaimana tercantum dalam Pemberitahuan Informasi Karyawan Firmenich dan Kebijakan Data Pribadi Karyawan Perusahaan, Xxxxxxxxx dapat memproses data pribadi untuk menindaklanjuti dan, jika perlu, menyelidiki persoalan yang dilaporkan melalui kerangka kerja Speak Up, guna mematuhi peraturan perundang-undangan setempat. Data pribadi dapat mencakup detail pribadi (seperti nama, alamat email, nomor telepon), detail pekerjaan (seperti deskripsi pekerjaan, lokasi kerja, detail manajemen lini, durasi kontrak), dan data pribadi lainnya yang tercantum dalam laporan. Kami juga dapat memproses data pribadi dari setiap orang yang disebutkan didalam laporan. Untuk informasi selengkapnya tentang cara kami dalam memproses data pribadi yang diberikan melalui Kerangka Kerja Speak Up dan hak Anda, silakan baca Pemberitahuan Perlindungan Data dan Privasi.

3 KEBIJAKAN SPEAK UP

a) Staf yang diizinkan untuk memiliki akses ke informasi pribadi harus sepenuhnya dibatasi atas dasar perlu tahu. Staf dengan akses harus terikat kewajiban yang diperkuat tentang kerahasiaan dan akses ke pelaporan pelanggaran harus dipantau baik dalam format elektronik atau cetak.

b) Dari sudut pandang teknis, persyaratan kontrol akses harus sepenuhnya diterapkan dengan cara: secara efektif membatasi dan mengontrol pihak yang memiliki akses ke kasus pelaporan pelanggaran, mengakses log dan secara berkala meninjau akses ke log dan hak akses.

c) Enkripsi diperlukan secara khusus karena kebutuhan kerahasiaan yang tinggi dari informasi ini. Meskipun enkripsi digunakan, mekanisme pengamanan perlu diterapkan guna memungkinkan akses ke informasi saat diperlukan (kunci bersama, pencatatan dan penyimpanan kata sandi yang aman..).

Untuk informasi rinci tentang cara Xxxxxxxxx mengumpulkan, menggunakan, dan mengungkapkan data pribadi sehubungan dengan Kebijakan Speak Up, silakan lihat Lampiran 1.

IV. PERSYARATAN KEBIJAKAN

Bagaimana cara melapor?

Sebagai bagian dari kerangka kerja Speak Up, Xxxxxxxxx menyediakan berbagai mekanisme untuk melaporkan pelanggaran. Pelapor dapat menentukan mekanisme mana yang mereka nilai lebih nyaman untuk digunakan. Namun dalam segala situasi, prinsip-prinsip yang sama dari kerahasiaan, penyelidikan dan tidak ada tindakan pembalasan diikuti.

Mekanisme pelaporan ini adalah:

A) Pelaporan ke Kepala Etika Bisnis: Kepala Etika Bisnis dapat dihubungi melalui email atau sarana komunikasi Firmenich lainnya.

B) Email ke xxxxxx@xxxxxxxxx.xxx: Hanya tim Etika Bisnis yang memiliki akses ke kotak masuk email ini dan akan akan menugaskan seorang penyelidik yang tidak terlibat dalam kasus yang dilaporkan untuk melakukan penyelidikan.

C) Manajemen Lokal atau HRD: Manajer dapat dihubungi melalui email, secara langsung, atau melalui sarana komunikasi Firmenich lainnya.

D) Platform Speak Up (Saluran Siaga): Saluran ini dapat dihubungi melalui telepon atau formulir web, dan dapat diakses 24 jam sehari, 7 hari seminggu. Anda dapat menghubungi platform, termasuk nomor telepon di sini. Platform ini dijalankan oleh perusahaan eksternal dan hanya beberapa orang tertentu di Firmenich yang memiliki akses ke laporan, dan hanya ke bagian yang relevan untuk mereka.

Perlu diketahui, karena alasan hukum, di beberapa negara tertentu terdapat persyaratan spesifik tentang bagaimana saluran Speak Up dapat digunakan (mis. sejalan dengan Direktif Pelaporan Pelanggaran UE, orang setempat yang ditetapkan tersedia dalam afiliasi khusus untuk penerimaan laporan lokal). Platform ini diperbarui secara berkala.

Cara melakukannya

Terlepas dari apa pun saluran yang Anda pilih untuk menyampaikan persoalan Anda, Anda harus memberikan informasi sebanyak mungkin guna memfasilitasi penyelidikan tentang persoalan tersebut. Ini mencakup:

• Rincian deskripsi tentang situasi dari persoalan serta anteseden dan/atau contoh

• Nama orang yang berpotensi terlibat, tanggal, tempat

• Fakta dan dokumen pendukung terkait persoalan

• Kapan dan bagaimana Anda mengetahui pertama kali masalah tersebut

• Detail kontak Anda

Jika Anda memutuskan untuk menggunakan platform Speak Up (Saluran Siaga), Anda akan menerima ID pengguna dan kata sandi untuk menindaklanjuti kemajuan dari persoalan yang dilaporkan. Untuk memfasilitasi tindak lanjut, Anda

4 KEBIJAKAN SPEAK UP

sangat dianjurkan untuk menindaklanjuti dan menanggapi pertanyaan yang mungkin disampaikan melalui platform

Speak Up (Saluran Siaga) secepatnya.

Bisakah saya melapor secara anonim?

Dengan tunduk pada setiap pembatasan hukum setempat yang mungkin berlaku, Anda dapat menyampaikan persoalan Anda secara anonim.

Harap diingat bahwa lebih sulit untuk memeriksa laporan anonim dan detail yang memadai harus diberikan untuk melanjutkan dan melakukan penyelidikan dengan benar. Jika Anda khawatir dengan kemungkinan tindakan pembalasan, silakan baca di atas.

Apa yang terjadi selanjutnya:

1. Penerima laporan akan mengonfirmasi masuknya laporan persoalan yang disampaikan dalam 7 hari kerja. Jangka waktu ini dapat diperpanjang jika tanggapan membutuhkan terjemahan.

2. Terlepas dari metode mana yang Anda pilih gunakan, orang yang menangani kasus akan menentukan langkah selanjutnya, yang bisa berupa:

• Membuka penyelidikan

• Meminta informasi lebih lanjut

• Tidak mengambil tindakan lebih lanjut karena minimnya informasi/fakta untuk melanjutkan

• Menyerahkan laporan kepada otoritas penegakan hukum yang berwenang Orang yang menangani laporan diharapkan untuk:

• Bersikap tidak memihak

• Terikat oleh kewajiban kerahasiaan sepenuhnya. Elemen yang memungkinkan identifikasi pelapor tidak dapat diungkap, kecuali kepada otoritas hukum, tanpa persetujuan mereka.

• Lakukan penyelidikan sesuai Panduan Penyelidikan

• Sediakan informasi terbaru secara berkala tentang penyelidikan kepada pelapor, hingga kasus ditutup

• Berikan masukan dalam 90 hari sejak mengajukan laporan

Penyelidikan akan dicatat secara menyeluruh dan aman oleh penyelidik dan catatan akan dirahasiakan, sesuai panduan Perlindungan Data Pribadi.

Mekanisme pelaporan eksternal

Firmenich mendorong semua individu untuk melaporkan setiap persoalan seperti perbuatan tidak pantas secara internal terlebih dahulu, tetapi jika tidak ada penyelesaian persoalan yang cepat atau tepat, Anda memiliki opsi untuk mendatangi otoritas yang berwenang.

Transparansi dan Komunikasi

Penasihat Umum dan/atau Kepala Etika Bisnis (atau orang yang ditunjuk oleh salah satunya) akan menyampaikan gambaran umum dari program secara berkala kepada Komite Etika Global dan Lokal. Gambaran umum tersebut akan menyertakan data statistik, ringkasan singkat tuduhan, hasil penyelidikan, dan tindakan perbaikan. Kami juga dapat menerbitkan informasi serupa di laporan eksternal. Semua laporan tersebut harus dibuat dengan tetap mematuhi persyaratan kerahasiaan dan hukum yang berlaku.

5 KEBIJAKAN SPEAK UP

V. PENGECUALIAN

Pengecualian terhadap Kebijakan ini harus disetujui oleh pemilik Kebijakan.

VI. MANAJEMEN KEBIJAKAN

Log Perubahan Kebijakan:

Versi	Tanggal terbit	Tanggal efektif	Tujuan perubahan
1	31.07.2017	31.07.2017	• Pembentukan Saluran Siaga
2	01.05.2018	01.05.2018	• Informasi Terbaru terkait Data Pribadi
3	15.02.2020	01.03.2020	• Klarifikasi bagian Lingkup, Penyelidikan, dan Pelaporan • Pencantuman saluran pelaporan lainnya dan prioritas dari sisi penggunaannya • Pemberian perlindungan dari tindakan pembalasan dan persyaratan kerahasiaan
4	01.06.2022	01.06.2022	• Perbarui perubahan Lingkup, Pernyataan Kebijakan (klarifikasi metode penerimaan, penjelasan proses, mekanisme eksternal, privasi data)

Pertanyaan dan masukan terkait kebijakan ini harus dikirimkan ke fungsi Etika Bisnis melalui email xxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.

VII. DOKUMEN PENDUKUNG

Kode Etik

Kebijakan Keberagaman & Keterikatan

6 KEBIJAKAN SPEAK UP

VIII. LAMPIRAN

Lampiran 1 Pemberitahuan Xxxxxxx Kebijakan Speak Up

Pemberitahuan Privasi ini menjelaskan cara Xxxxxxxxx mengumpulkan, menggunakan, dan mengungkapkan data pribadi sehubungan dengan Kebijakan Speak Up. Data pribadi berarti setiap informasi dalam format apa pun terkait dengan individu yang teridentifikasi atau dapat diidentifikasi (untuk informasi selengkapnya tentang definisi ini, silakan baca Kebijakan Data Pribadi Karyawan Perusahaan).

Silakan baca pemberitahuan ini dengan teliti karena pemberitahuan ini menguraikan secara rinci hak dan tanggung jawab terkait pemrosesan data pribadi Anda (yang melengkapi Kebijakan Data Pribadi Karyawan Perusahaan dan Pemberitahuan Informasi Karyawan kami).

Data Pribadi yang Mungkin Kami Proses Saat Anda Mengajukan Laporan

Anda tetap memegang kendali atas data pribadi (baik milik Anda maupun milik orang lain) yang diberikan dalam laporan. Tidak satu pun data pribadi akan diproses jika Anda tidak memasukkan data pribadi ke dalam laporan dan Anda tidak memasukkan alamat email Anda untuk menerima informasi terbaru melalui email.

Dengan demikian, Xxxxxxxxx hanya akan mengumpulkan dan memproses data pribadi yang Anda secara spesifik berikan dalam laporan, dan sepanjang diperlukan untuk mengupayakan kepentingan sah kami dalam mempersiapkan laporan, melakukan penyelidikan, dan menanggapi persoalan saat Anda berani bicara, dengan menggunakan salah satu dari beragam mekanisme yang ditetapkan dalam kerangka kerja Speak Up Data pribadi yang diproses dalam penyelidikan akan dibatasi untuk data yang benar-benar dan secara objektif diperlukan untuk memverifikasi tuduhan yang disampaikan.

Sehubungan dengan laporan, tergantung pada informasi yang Anda berikan, kami dapat mengumpulkan dan memproses data pribadi, mencakup identitas, nama jabatan, lokasi (afiliasi) dan informasi kontak (perusahaan) dari:

✓ individu yang menyerahkan laporan;

✓ individu yang merupakan subjek dalam laporan;

✓ individu lainnya dengan informasi terkait laporan (“saksi mata”); dan

✓ individu yang bertanggung jawab atas penyelidikan laporan. Selain itu, data pribadi dapat disertakan dalam:

✓ fakta yang dilaporkan;

✓ bukti yang dikumpulkan selama penyelidikan, termasuk laporan yang dibuat sebagai bagian dari penyelidikan; dan

✓ setiap tanggapan yang diambil oleh Xxxxxxxxx sebagai akibat dari laporan.

Xxxxxxxxx tidak bermaksud mengumpulkan atau memproses data pribadi sensitif (yakni informasi tentang ras atau etnis asal, pendapat politik, keyakinan agama atau filsafat, keanggotaan serikat pekerja, data genetik, data biometrik, data tentang kesehatan, data tentang kehidupan seks atau orientasi seksual individu) atau vonis dan tindak pidana. Sepanjang data tersebut melekat pada fakta yang telah dilaporkan, kami akan berupaya meminimalkan setiap pengumpulan yang terjadi akibatnya dan pemrosesan lebih lanjut terhadap data tersebut serta memastikan pengamanan yang tepat diberlakukan sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Siapa yang memiliki akses ke laporan?

Tergantung pada sifat fakta yang dituduhkan dalam laporan, hal ini mungkin diteruskan untuk keperluan peninjauan ke pemangku kepentingan Firmenich yang terkait seperti perwakilan dari Departemen Hukum dan Kepatuhan, Sumber Daya Manusia (HRD), IS, atau departemen terkait lainnya. Kami juga dapat menggunakan penasihat eksternal dalam meninjau persoalan atau tuduhan perbuatan tidak pantas yang dilaporkan (dengan terikat kewajiban kerahasiaan yang sesuai)

7 KEBIJAKAN SPEAK UP

Firmenich dapat mengungkapkan identitas pelapor sebagaimana mungkin disyaratkan oleh hukum, seperti dalam tanggapan ke perintah pengadilan atau administratif atau persyaratan hukum setara atau ke orang terkait yang terlibat dalam melakukan penyelidikan atau ajudikasi setelahnya.

Transfer Data

Kami merupakan bagian dari organisasi global. Sepanjang diizinkan oleh hukum yang berlaku, data pribadi Anda dapat dipindahkan ke, disimpan, atau diakses oleh staf FIRMENICH yang berada di afiliasi Anda atau tempat lain untuk tujuan mengelola laporan dan menyelidiki tuduhan. Hanya staf berwenang dan terbatas yang memiliki akses ke laporan.

Selain itu, penyedia layanan (Saluran Siaga) platform Speak Up pihak ketiga kami berlokasi di Amerika Serikat (silakan baca Pemberitahuan Privasi mereka). Xxxxxxxxx dan penyedia layanan Saluran Siaga pihak ketiga kami tunduk dan mematuhi ketentuan GDPR serta semua peraturan perlindungan data yang berlaku. Saat data pribadi Anda ditransfer ke (atau diakses dari) negara di luar Uni Eropa yang mana Komisi Eropa belum mengeluarkan keputusan yang memadai,, kami akan memastikan bahwa pengamanan tepat diterapkan guna melindungi data pribadi Anda sesuai dengan hukum yang berlaku. Ini dapat mencakup perjanjian transfer data (dalam grup) yang menyertakan Klausul Kontrak Standar Komisi Eropa sesuai pasal 46 GDPR.

Keamanan dan Retensi

Kami telah menerapkan tindakan teknis dan organisasi untuk melindungi data pribadi Anda. Kami akan berupaya memusnahkan atau menganonimkan (contoh, semua tanda pengenal pribadi akan dihapus) data pribadi yang dimuat dalam laporan dalam jangka waktu wajar setelah berakhirnya penyelidikan terkait, kecuali penyelidikan berujung pada tindakan pendisiplinan atau proses hukum, yang mana dalam hal ini kami mungkin perlu menyimpan data pribadi Anda hingga berakhirnya proses hukum tersebut dan periode yang ditetapkan berdasarkan hukum yang berlaku.

Hak Anda

Tunduk pada hukum yang berlaku, Anda dapat memiliki hak untuk meminta akses ke dan menerima detail tentang data pribadi yang kami simpan tentang Anda sehubungan dengan laporan yang disampaikan melalui kerangka kerja Speak Up dengan menggunakan salah satu dari beragam mekanisme untuk melaporkan pelanggaran. Anda juga dapat memiliki hak untuk meminta agar data pribadi tertentu tentang Anda diperbaiki, dihapus, atau dibatasi, sesuai dengan hukum yang berlaku. Anda juga dapat memiliki hak untuk sewaktu-waktu menyatakan keberatan, atas dasar yang sah, terhadap pemrosesan data pribadi Anda dalam konteks laporan. Kami akan menanggapi pertanyaan atau keluhan Anda terkait pemrosesan data pribadi Anda. Jika Anda tidak puas dengan tanggapan kami, Anda dapat berkonsultasi dengan otoritas perlindungan data di negara Anda.

Pelaksanaan hak Anda dapat dibatasi sebagaimana diperlukan untuk melindungi orang lain dalam konteks tuduhan tertentu.

Hubungi Kami

Jika Anda memiliki pertanyaan atau komentar tentang hak data pribadi Anda berdasarkan Kebijakan Speak Up, atau jika Anda ingin melaksanakan hak Anda atas akses, perbaikan, penghapusan, pembatasan, atau keberatan terhadap pemrosesan data pribadi Anda, silakan hubungi xxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxx.xxx.