Common use of Classificazione, assegnazione e presa in carico dei documenti Clause in Contracts

Classificazione, assegnazione e presa in carico dei documenti. Gli addetti alla protocollazione, di ogni Direzione e Servizio, per i documenti da loro trattati in entrata, eseguono la classificazione sulla base del Titolario di classificazione adottato presso l’AOO e provvedono ad inviarli tramite il sistema documentale all’unità organizzativa di destinazione che: - esegue una verifica di congruità in base alle proprie competenze; - in caso di errore, ritrasmette il documento all'ufficio protocollo; - in caso di verifica positiva, lo smistatore assegna all’ufficio competente; - l’ufficio competente esegue l’operazione di presa in carico e fascicolazione digitale; - in caso di errore, ritrasmette il documento all'unità organizzativa di smistamento; - assegna le eventuali visibilità ulteriori rispetto a quelle attribuite automaticamente in base alla classificazione; - gestisce il documento. Terminata la fase di protocollazione, i documenti sono portati automaticamente nella disponibilità dei soggetti competenti alla loro trattazione grazie al sistema documentale adottato dall'Ente. Il sistema consente comunque di assegnare, per conoscenza, la visibilità dei documenti ad altri soggetti singoli, uffici o gruppi trasversali di addetti configurati sul sistema. Tutti i documenti ricevuti dall’AOO per via telematica, o comunque disponibili in formato digitale, sono assegnati all’unità organizzativa competente attraverso il sistema di gestione documentale al termine delle operazioni di registrazione, segnatura di protocollo e memorizzazione. I documenti ricevuti dall’amministrazione in formato cartaceo, di regola acquisiti in formato immagine o altro formato standard non modificabile con l’ausilio di scanner, una volta concluse le operazioni di registrazione, segnatura e assegnazione sono fatti pervenire al Servizio di competenza per via informatica attraverso il sistema di gestione documentale. L’originale cartaceo viene anch’esso trasmesso alla struttura di competenza, mediante collocazione nell’apposita cartella presso l’Ufficio Protocollo.

Classificazione, assegnazione e presa in carico dei documenti. Gli addetti alla protocollazione, di ogni Direzione e Servizio, per i documenti da loro trattati in entratatrattati, eseguono di norma la classificazione sulla base del Titolario di classificazione adottato presso l’AOO e provvedono ad inviarli tramite il sistema documentale all’unità organizzativa di destinazione che: - • esegue una verifica di congruità in base alle proprie competenze; - • in caso di errore, ritrasmette il documento all'ufficio protocollo; - • in caso di verifica positiva, lo smistatore assegna all’ufficio competente; - l’ufficio competente esegue l’operazione di presa in carico e fascicolazione digitale; - in caso di errore, ritrasmette il documento all'unità organizzativa di smistamento; - • assegna le eventuali visibilità ulteriori rispetto a quelle attribuite automaticamente in base alla classificazione; - • gestisce il documento. documento Terminata la fase di protocollazione, i documenti sono portati automaticamente nella disponibilità dei soggetti competenti alla loro trattazione grazie al sistema documentale adottato dall'Ente. Il sistema consente comunque di assegnare, per conoscenza, assegnare la visibilità dei documenti ad altri soggetti singoli, uffici o gruppi trasversali di addetti configurati sul sistema. Questa modalità operativa consente di portare il documento all’attenzione di tutti i soggetti interessati, attraverso la condivisione interna del sistema documentale. Si tratta di una modalità particolarmente utile per favorire la conoscenza, e la disponibilità diffusa, di tipologie documentali quali circolari, manualistica, disposizioni operative, documenti di interesse generale ecc. Viceversa, i documenti risultano inesistenti per i soggetti ai quali non è stata assegnata, automaticamente o meno, la visibilità specifica. Si tratta di un meccanismo semplice ed affidabile per garantire la corretta gestione dei documenti riservati, contenenti dati sensibili o giudiziari, o comunque particolarmente delicati. Nel caso di assegnazione errata, l’unità organizzativa che riceve il documento comunica l’errore all'ufficio protocollo che ha assegnato il documento, affinché proceda ad una nuova assegnazione Tutti i documenti ricevuti dall’AOO per via telematica, o comunque disponibili in formato digitale, sono assegnati all’unità organizzativa competente attraverso il sistema di gestione documentale al termine delle operazioni di registrazione, segnatura di protocollo e memorizzazione. I documenti ricevuti dall’amministrazione in formato cartaceo, di regola acquisiti in formato immagine o altro formato standard non modificabile con l’ausilio di scanner, una volta concluse le operazioni di registrazione, registrazione segnatura e assegnazione sono fatti pervenire al Servizio di competenza per via informatica attraverso il sistema di gestione documentale. L’originale cartaceo viene anch’esso trasmesso alla struttura di competenza, mediante collocazione nell’apposita cartella presso l’Ufficio Protocollo. L’unità organizzativa competente ha notizia dell’arrivo del documento tramite apposita “notifica” generata automaticamente dal sistema documentale.

Classificazione, assegnazione e presa in carico dei documenti. Gli addetti alla protocollazione, di ogni Direzione e Servizio, per i documenti da loro trattati in entratatrattati, eseguono di norma la classificazione sulla base del Titolario di classificazione adottato presso l’AOO e provvedono ad inviarli tramite il sistema documentale all’unità organizzativa di destinazione che: - • esegue una verifica di congruità in base alle proprie competenze; - • in caso di errore, ritrasmette il documento all'ufficio protocollo; - • in caso di verifica positiva, lo smistatore assegna all’ufficio competente; - l’ufficio competente esegue l’operazione di presa in carico e fascicolazione digitale; - in caso di errore, ritrasmette il documento all'unità organizzativa di smistamento; - • assegna le eventuali visibilità ulteriori rispetto a quelle attribuite automaticamente in base alla classificazione; - • gestisce il documento. documento Terminata la fase di protocollazione, i documenti sono portati automaticamente nella disponibilità dei soggetti competenti alla loro trattazione grazie al sistema documentale adottato dall'Ente. Il sistema consente comunque di assegnare, per conoscenza, assegnare la visibilità dei documenti ad altri soggetti singoli, uffici o gruppi trasversali di addetti configurati sul sistema. Questa modalità operativa consente di portare il documento all’attenzione di tutti i soggetti interessati, attraverso la condivisione interna del sistema documentale. Si tratta di una modalità particolarmente utile per favorire la conoscenza, e la disponibilità diffusa, di tipologie documentali quali circolari, manualistica, disposizioni operative, documenti di interesse generale ecc. Viceversa, i documenti risultano inesistenti per i soggetti ai quali non è stata assegnata, automaticamente o meno, la visibilità specifica. Si tratta di un meccanismo semplice ed affidabile per garantire la corretta gestione dei documenti riservati, contenenti dati sensibili o giudiziari, o comunque particolarmente delicati. Nel caso di assegnazione errata, l’unità organizzativa che riceve il documento comunica l’errore all'ufficio protocollo che ha assegnato il documento, affinché proceda ad una nuova assegnazione Tutti i documenti ricevuti dall’AOO per via telematica, o comunque disponibili in formato digitale, sono assegnati all’unità organizzativa competente attraverso il sistema di gestione documentale al termine delle operazioni di registrazione, segnatura di protocollo e memorizzazione. I documenti ricevuti dall’amministrazione in formato cartaceo, che verranno, una volta dotato il servizio dei necessari supporti e dotazioni informatiche, di regola acquisiti in formato immagine o altro formato standard non modificabile con l’ausilio di scanner, una volta concluse le operazioni di registrazione, registrazione segnatura e assegnazione sono fatti pervenire al Servizio di competenza per via informatica attraverso il sistema di gestione documentale. L’originale cartaceo viene anch’esso trasmesso alla struttura di competenza, mediante collocazione nell’apposita cartella presso l’Ufficio Protocollo. L’unità organizzativa competente ha notizia dell’arrivo del documento tramite apposita “notifica” generata automaticamente dal sistema documentale.

Classificazione, assegnazione e presa in carico dei documenti. Gli addetti L’addetto alla protocollazione, di ogni Direzione e Servizio, per i documenti da loro trattati in entratatrattati, eseguono esegue di norma la classificazione sulla base del Titolario di classificazione adottato presso l’AOO e provvedono provvede ad inviarli tramite il sistema documentale all’unità organizzativa di destinazione che: - • esegue una verifica di congruità in base alle proprie competenze; - • in caso di errore, ritrasmette il documento all'ufficio protocollo; - • in caso di verifica positiva, lo smistatore assegna all’ufficio competente; - l’ufficio competente esegue l’operazione di presa in carico e fascicolazione digitale; - in caso di errore, ritrasmette il documento all'unità organizzativa di smistamento; - • assegna le eventuali visibilità ulteriori rispetto a quelle attribuite automaticamente in base alla classificazione; - • gestisce il documento. documento Terminata la fase di protocollazione, i documenti sono portati automaticamente nella disponibilità dei soggetti competenti alla loro trattazione grazie al sistema documentale adottato dall'Ente. Il sistema consente comunque di assegnare, per conoscenza, assegnare la visibilità dei documenti ad altri soggetti singoli, uffici o gruppi trasversali di addetti configurati sul sistema. Questa modalità operativa consente di portare il documento all’attenzione di tutti i soggetti interessati, attraverso la condivisione interna del sistema documentale. Si tratta di una modalità particolarmente utile per favorire la conoscenza, e la disponibilità diffusa, di tipologie documentali quali circolari, manualistica, disposizioni operative, documenti di interesse generale ecc. Viceversa, i documenti risultano inesistenti per i soggetti ai quali non è stata assegnata, automaticamente o meno, la visibilità specifica. Si tratta di un meccanismo semplice ed affidabile per garantire la corretta gestione dei documenti riservati, contenenti dati sensibili o giudiziari, o comunque particolarmente delicati. Nel caso di assegnazione errata, l’unità organizzativa che riceve il documento comunica l’errore all'ufficio protocollo che ha assegnato il documento, affinché proceda ad una nuova assegnazione Tutti i documenti ricevuti dall’AOO per via telematica, o comunque disponibili in formato digitale, sono assegnati all’unità organizzativa competente attraverso il sistema di gestione documentale al termine delle operazioni di registrazione, segnatura di protocollo e memorizzazione. I documenti ricevuti dall’amministrazione in formato cartaceo, di regola acquisiti in formato immagine o altro formato standard non modificabile con l’ausilio di scanner, una volta concluse le operazioni di registrazione, registrazione segnatura e assegnazione sono fatti pervenire al Servizio di competenza per via informatica attraverso il sistema di gestione documentale. L’originale cartaceo viene anch’esso trasmesso alla struttura di competenza, mediante collocazione nell’apposita cartella presso l’Ufficio Protocollo. L’unità organizzativa competente ha notizia dell’arrivo del documento tramite apposita “notifica” generata automaticamente dal sistema documentale.