Documenti analogici originali unici. Gli atti conservati presso gli Archivi notarili, nella cui accezione sono compresi gli atti notarili, i repertori ed i registri provenienti dai notai cessati, nonché gli atti privati provenienti dall’Agenzia delle entrate (ex Uffici del registro), rientrano tra le tipologie di documenti analogici originali unici per i quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l’obbligo della conservazione dell’originale cartaceo45. I predetti documenti sono conservati presso gli Archivi notarili per cento anni, allo scadere dei quali essi vengono versati agli Archivi di Stato46. Per questi documenti, che costituiscono la parte preponderante del materiale conservato, è da escludere la possibilità di sostituzione con archivi informatici. Peraltro, a seguito della riforma operata con il d.lgs. n. 110/2010, sono state introdotte nella legge sul notariato n. 89/1913 numerose innovazioni riguardanti l’evoluzione informatica dell’attività notarile, ed in particolare l’art. 62-ter prevede espressamente che nella struttura destinata alla conservazione degli atti informatici di cui al c. 1 dell’art. 62-bis47 siano conservate anche le copie informatiche conformi degli atti rogati o autenticati su supporto cartaceo. La previsione della realizzazione da parte dei notai di un archivio delle copie informatiche degli atti cartacei, ed il suo trasferimento alla analoga struttura degli Archivi notarili destinata a conservare gli atti originali ed i repertori informatici al momento della cessazione dei notai dall’esercizio, costituisce sicuramente la premessa per l’introduzione di notevoli semplificazioni nel sistema di conservazione 44 Si riporta il testo dell’art. 42: “Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto tra costi e benefici il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici, nel rispetto delle Linee guida”.
