Sistema Gestione Documentale. Il sistema di gestione documentale è un modulo di supporto alle funzioni amministrative che hanno comunque la necessità di produrre, acquisire ed archiviare documenti. Il suo compito principale è gestire il rilascio ma anche l'acquisizione di documenti da qualunque fonte (es. email, cartaceo, PEC, file) in formato elettronico facenti riferimento ad uno stesso fascicolo. Il sistema di gestione documentale deve avere almeno le seguenti funzionalità: • creare fascicoli e sotto-fascicoli; • inserire i documenti/copie del documento in più di un fascicolo; • Possibilità di definire i criteri di ordinamento dei fascicoli (alfabetico o cronologico, annuale o pluriennale, con specifiche numerazioni per esigenze diverse) per ogni specifica serie; • Possibilità di gestione dei documenti fascicolati (eliminazione di un documento di un fascicolo, trasferimento tra fascicoli); • Funzione di chiusura / riapertura del fascicolo; • Visualizzazione dell’elenco dei documenti inseriti in un fascicolo; • Fascicolazione in un momento successivo all’inserimento; • Controllo di congruenza tra eventuali modifiche alla classificazione e fascicolazione del documento; • Associazione a ogni documento o struttura di documenti dei metadati; • Personalizzazione di numerosità, tipo e obbligatorietà dei metadati; • Definizione di strutture di documenti, di relazioni tra documenti, di metadati/stati e di associazioni di metadati/stati a fonti esterne o passi di workflow deve essere eseguita attraverso strumenti di configurazione e parametrizzazione; • Controllo dell'accesso ai documenti mediante funzioni di autenticazione dell'utente e di profilazione dei privilegi di accesso ai documenti da parte di ogni utente/gruppo di utenti; • Gestione del versionamento dei documenti e del log delle operazioni effettuate; • Funzioni di ricerca full text e di navigazione dei documenti e delle strutture di documenti. Il sistema di gestione documentale deve poter supportare almeno i seguenti formati di documenti:
