Gestione documentale Clausole campione

Gestione documentale. La gestione documentale, supportata dalle soluzioni tecnologiche, consente di creare, modificare, condividere, distribuire ed archiviare i documenti in maniera integrata, anche attraverso l’utilizzo dei workflow attraverso soluzioni specifiche, la gestione documentale ha raggiunto un livello di complessità che consente di migliorare i processi operativi degli enti del SSN. In particolare, le funzionalità principali sono: Collaborazione nella redazione, revisione e gestione del versionamento dei documenti sia interna all’organizzazione che esterna; Scannerizzazione, indicizzazione, tagging e smistamento di documenti cartacei ed elettronici; Ricerca, anche full text, all’interno dell’intero patrimonio informativo documentale; Creazione, automazione e gestione dei processi e dei relativi flussi documentali, anche attraverso l’uso di Tool grafici, con possibilità di monitorare lo stato di avanzamento delle attività; Integrazione con la Intranet dell’Amministrazione e la suite di Office Automation; Conservazione sostitutiva ed alle caselle di Posta Elettronica Certificata, ecc. Attraverso la gestione documentale è pertanto possibile gestire il patrimonio informativo dell’ente del SSN, gestire i processi ed i procedimenti, tracciare e verificare le attività e, con il ricorso ai si sistemi di workflow della gestione documentale, è possibile: Creare, automatizzare e gestire processi ed i relativi flussi documentali; Assegnare responsabilità nei vari step operativi; Verificare e monitorare lo stato di avanzamento delle attività 1. Domanda: Cosa si intende consente: creare, modificare, condividere, distribuire ed archiviare I documenti in maniera integrata?

Gestione documentale. La gestione documentale, supportata dalle soluzioni tecnologiche, consente di creare, modificare, condividere, distribuire ed archiviare i documenti in maniera integrata. Attraverso le soluzioni di ECM, la gestione documentale ha raggiunto un livello di complessità che consente di gestire il patrimonio informativo ed i procedimenti della P.A., migliorando i processi operativi dell’Amministrazione. In particolare, le funzionalità principali sono: • Collaborazione nella redazione, revisione e gestione del versionamento dei documenti sia interna all’organizzazione che esterna; • Scannerizzazione, indicizzazione, tagging e smistamento di documenti cartacei ed elettronici; • Ricerca, anche full text, all’interno dell’intero patrimonio informativo documentale; • Integrazione con la Intranet dell’Amministrazione e con gli strumenti di produttività individuale; Integrazione con gli strumenti di conservazione sostitutiva e le caselle di Posta Elettronica Certificata.

Gestione documentale. Al fine di garantire una prudente gestione documentale si devono rispettare le presenti linee guida: – chiedere all’ACO di rivedere documenti che abbiano rilevanza antitrust (quali, ad esempio, ordini del giorno di associazioni di categoria e verbali delle relative riunioni, accordi di cooperazione con concorrenti, ecc.); – dissociarsi espressamente e, se possibile, per iscritto, da qualsiasi comunicazione ricevuta direttamente da concorrenti che riguardi informazioni sensibili. Ad esempio: i) se si ricevono informazioni confidenziali via mail da un concorrente si deve rispondere evidenziando di non aver mai richiesto/autorizzato tale scambio, chiedendo al concorrente di xxxxxxxsi da qualsiasi ulteriore analogo invio e contattando comunque l’ACO appena possibile; ii) se nel corso di una riunione associativa vengono trattati argomenti sensibili dal punto di vista antitrust, si deve rilevare l’inopportunità di tale discussione e assicurarsi che sia annotato a verbale il proprio dissenso e l’allontanamento dalla riunione, oltre a contattare l’ACO per riferire l’accaduto; – trasmettere prontamente all’ACO ogni comunicazione ricevuta direttamente da un concorrente che contenga informazioni sensibili, salvo che tale comunicazione si collochi nell’ambito di attività (ad es. operazioni straordinarie di concentrazione) per le quali sono già stati avviati i dovuti presidi per ridurre i rischi antitrust (costituzione di clean team, sottoscrizione di specifici accordi di riservatezza); – indicare con precisione, in caso di predisposizione di documentazione ad uso interno, la fonte legittima delle informazioni sensibili ricevute sui concorrenti (ad esempio, da un cliente, da un agente o frutto di un’elaborazione interna su dati ricavati da banche dati o da fonti di pubblico dominio, in entrambi i casi avendo cura di precisare quali siano), al fine di evitare ogni sospetto di un contatto improprio con i concorrenti.

Gestione documentale. Sul Portale Web dovrà essere possibile visualizzare e scaricare la seguente documentazione: • verbali di sopralluogo; • preventivi accettati; • schede Consuntivo Intervento; • rendiconto mensile. Il Portale Web dovrà consentire: • con selezione per mese/ immobile/ tipo di servizio, l’esportazione in pdf ed excel delle tipologie di documenti “Preventivi accettati” e “Schede Consuntivo Intervento” raggruppati per criterio di interrogazione; • l’esportazione in pdf ed excel dei dati relativi a tutti i servizi distinti per mese.

Gestione documentale. DOC1 Caricamento e consultazione documenti Il sistema deve consentire il caricamento centralizzato (attraverso il modulo di Servizi Amministrativi) e la consultazione distribuita (a tutti gli utenti, nelle diverse aree applicative previste) di tutta la documentazione necessaria (procedure, linee guida, listini, check-list, …). DOC2 Work-flow autorizzativo alla pubblicazione dei documenti Il sistema deve implementare un meccanismo di work-flow autorizzativo dei documenti caricati prima che possano essere pubblicati.

Gestione documentale. Deve essere sempre richiamabile in qualsiasi momento dell'esecuzione di un qualsiasi processo anche quando non esplicitamente specificato nei diagrammi BPMN. Modulo generico e trasversale agli applicativi verticali specifici e alle funzioni orizzontali che hanno comunque necessità di produrre, acquisire ed archiviare documenti. Gestisce il rilascio ma anche l'acquisizione di documenti in formato elettronico facenti riferimento ad una stessa “pratica”, con il relativo carico di lavoro eventualmente collegato. La possibilità di acquisire documenti in formato elettronico e di associarli alla pratica che si sta trattando è funzionale al fatto di avere la possibilità di archiviare in un sistema controllato, documenti prodotti esternamente al sistema (documenti prodotti fuori sede, documentazione fotografica, documenti passati da altri enti, da soggetti richiedenti un parere o un'autorizzazione, ecc.) e di custodirli e reperirli sempre come atti collegati che fanno parte integrante del procedimento in corso. In questo modo si ha anche la possibilità di dare accesso a questi documenti soltanto a coloro che ne hanno effettivamente diritto secondo le politiche di gestione documentale che Regione del Veneto e i servizi delle AULSS e di altri enti utilizzatori del S.A. interessati decideranno di darsi. La gestione documentale, specialmente in acquisizione, dovrà consentire anche di tenere traccia in maniera ufficiale della distribuzione di documenti tra tutti i livelli e gli utenti del sistema, registrando l'assegnazione di un documento elettronico a singoli soggetti e la presa in carico (visione) del documento da parte del singolo destinatario, il quale, a sua volta e per il ruolo rivestito, avrà facoltà di ridistribuire il documento per competenza in modo che rimanga traccia sul sistema. Questa gestione non riguarda solo la documentazione che fa riferimento ad una pratica, ma più in generale è un metodo che consentirà di gestire all'interno del sistema l'archiviazione, la catalogazione e la distribuzione di qualsiasi atto sia necessario “pubblicare” e rendere disponibile per competenza. La gestione documentale dovrà consentire almeno: • Acquisizione del file dal protocollo aziendale qualunque formato venga utilizzato; • Identificare il soggetto che ha prodotto il documento; • Identificare il soggetto che lo ha eventualmente inviato; • Individuare la tipologia di atto all'interno di un sistema di classificazione precostituito; • Individuare i soggetti (utenti del si...

Gestione documentale. Il processo di mutuo contiene una elevata componente cartacea. Ogni pratica è corredata da un insieme di documenti cartacei (perizie tecniche e notarili, garanzie accessorie, ecc.), i quali devono essere valutati dall’organo deliberante. Tali documenti, a seconda degli assetti organizzativi di ogni banca, devono essere trasferiti a strutture dedicate alla concessione delle autorizzazioni. La possibilità di inviare la documentazione completamente elettronica riduce i tempi e propone al cliente l’esito della delibera in tempi più brevi.

Gestione documentale i. verificare la presenza del microchip nei cani che accedono al Canile e comunicare la lettura all’Azienda per la ricerca del proprietario; ii. registrare, su supporto cartaceo e/o informatico, gli animali ritirati, affidati, restituiti, soppressi, deceduti ecc. secondo quanto previsto dalla normativa vigente (in particolare dal Manuale operativo per la gestione dell’anagrafe degli animali d’affezione BDR ai sensi dell’art. 25 della L.R. 20/2012) e sulla base delle modulistiche predisposte dalla Comunità di montagna della Carnia. Si impegna inoltre ad inserire le foto degli animali ricoverati sul portale adotta un amico. La Comunità di montagna della Carnia si riserva di adottare, anche a titolo sperimentale, specifici dispositivi elettronici per la gestione informatizzata del Canile. La messa a disposizione dei dispositivi e del software nonché l'eventuale sostituzione in caso di guasto o malfunzionamento saranno a carico della Comunità di montagna della Carnia. Analogamente la Comunità di montagna della Carnia garantirà la formazione del coordinatore o di altra persona alle dipendenze all'Appaltatore all'uopo designata. Tale formazione riguarderà le modalità di utilizzo dei dispositivi, le procedure di gestione dei dati e le procedure da adottare in caso di guasto/malfunzionamento delle apparecchiature. Tutti gli oneri per la formazione e l'addestramento del personale addetto alla gestione in relazione all'utilizzo dei suddetti dispositivi ed al salvataggio, trasmissione e archiviazione dei dati sono a carico dell'Appaltatore. Il dispositivo verrà consegnato presso il Canile un mese prima della sua adozione obbligatoria per la necessaria formazione dell’operatore: da tale momento il sistema dovrà essere progressivamente utilizzato dall’operatore fino alla totalità delle sue potenzialità.

Gestione documentale. Nell’ambito di tale attività, in particolare, devono essere gestite, verificate e raccolte, aggiornandole e caricandole sul sistema, tutte le documentazioni di tipo tecnico, gestionale e normativo, afferenti alle varie anagrafiche, patrimoniali e tecniche, presenti nei diversi moduli/sezioni del sistema informatico. L’Appaltatore dovrà, indicativamente, provvedere a:  verificare la consistenza della documentazione esistente, sia quella già catalogata e disponibile in formato informatico sui sistemi informativo e/ presente negli archivi/uffici/immobili delle singole Amministrazioni Contraenti, sia quella disponibile in formato cartaceo non ancora catalogata e da caricare sul sistema informatico;  individuare le informazioni, i dati e le documentazioni assenti o carenti e darne comunicazione al Direttore Esecuzione del contratto che potrà indirizzare l’Appaltatore presso archivi e uffici dell’Ente, per l’effettuazione di ulteriori ricerche;  attivarsi per fornire all’Amministrazione Contraente tutta l’assistenza necessaria per la ricerca, la richiesta e l’ottenimento delle certificazioni di legge, e delle documentazioni e informazioni mancanti;  implementare e aggiornare le sezioni di gestione delle informazioni documentate presenti nel sistema informativo. Le eventuali informazioni, dati e documentazioni dei quali sia stata accertata definitivamente l’assenza da parte dell’Appaltatore, presso le sedi o gli edifici di competenza dell’Amministrazione contraente, e da reperire presso altre amministrazioni competenti al loro rilascio o emissione, dovranno essere acquisite da parte della singola Amministrazione Contraente, su segnalazione e con il supporto dell’Appaltatore. Al fine di garantire il corredo informativo e documentale minimo per ciascun edificio, le documentazioni che dovranno essere raccolte ed archiviate, sono elencate nell’ Allegato S1.A2 al presente Capitolato – Gestione Documentazione. In particolare, anche in riferimento alla struttura del modulo di Gestione Documentazione del sistema informatico, si evidenziano le categorie e le sottocategorie principali in base alle quali, in via esemplificativa e non esaustiva, saranno archiviate le varie tipologie di documenti indicate nell’Allegato sopra richiamato:

Gestione documentale. L’ufficio tecnico del fornitore dovrà consegnare al personale AdER la seguente documentazione: 1. verbali di sopralluogo; 2. preventivi autorizzati e relative Conferme di Intervento; 3. schede consuntivo interventi programmati e straordinari; 4. piano dettagliato degli interventi (PDI); 5. programma operativo degli interventi (POI); 6. rendiconto mensile; 7. verbale di avvio dell’esecuzione.