Gestione documentale. La gestione documentale, supportata dalle soluzioni tecnologiche, consente di creare, modificare, condividere, distribuire ed archiviare i documenti in maniera integrata, anche attraverso l’utilizzo dei workflow attraverso soluzioni specifiche, la gestione documentale ha raggiunto un livello di complessità che consente di migliorare i processi operativi degli enti del SSN. In particolare, le funzionalità principali sono: Collaborazione nella redazione, revisione e gestione del versionamento dei documenti sia interna all’organizzazione che esterna; Scannerizzazione, indicizzazione, tagging e smistamento di documenti cartacei ed elettronici; Ricerca, anche full text, all’interno dell’intero patrimonio informativo documentale; Creazione, automazione e gestione dei processi e dei relativi flussi documentali, anche attraverso l’uso di Tool grafici, con possibilità di monitorare lo stato di avanzamento delle attività; Integrazione con la Intranet dell’Amministrazione e la suite di Office Automation; Conservazione sostitutiva ed alle caselle di Posta Elettronica Certificata, ecc. Attraverso la gestione documentale è pertanto possibile gestire il patrimonio informativo dell’ente del SSN, gestire i processi ed i procedimenti, tracciare e verificare le attività e, con il ricorso ai si sistemi di workflow della gestione documentale, è possibile: Creare, automatizzare e gestire processi ed i relativi flussi documentali; Assegnare responsabilità nei vari step operativi; Verificare e monitorare lo stato di avanzamento delle attività
1. Domanda: Cosa si intende consente: creare, modificare, condividere, distribuire ed archiviare I documenti in maniera integrata?
Gestione documentale. La gestione documentale, supportata dalle soluzioni tecnologiche, consente di creare, modificare, condividere, distribuire ed archiviare i documenti in maniera integrata. Attraverso le soluzioni di ECM, la gestione documentale ha raggiunto un livello di complessità che consente di gestire il patrimonio informativo ed i procedimenti della P.A., migliorando i processi operativi dell’Amministrazione. In particolare, le funzionalità principali sono: • Collaborazione nella redazione, revisione e gestione del versionamento dei documenti sia interna all’organizzazione che esterna; • Scannerizzazione, indicizzazione, tagging e smistamento di documenti cartacei ed elettronici; • Ricerca, anche full text, all’interno dell’intero patrimonio informativo documentale; • Integrazione con la Intranet dell’Amministrazione e con gli strumenti di produttività individuale; Integrazione con gli strumenti di conservazione sostitutiva e le caselle di Posta Elettronica Certificata.
Gestione documentale. Al fine di garantire una prudente gestione documentale si devono rispettare le presenti linee guida: – chiedere all’ACO di rivedere documenti che possano avere rilevanza antitrust (quali, ad esempio, ordini del giorno di associazioni di categoria e verbali delle relative riunioni, accordi di cooperazione con concorrenti, ecc.); – dissociarsi espressamente e, se possibile, per iscritto, da qualsiasi comunicazione ricevuta direttamente da concorrenti che riguardi informazioni sensibili. Ad esempio:
i) se si ricevono informazioni confidenziali via mail da un concorrente si deve rispondere evidenziando di non aver mai richiesto/autorizzato tale scambio, chiedendo al concorrente di xxxxxxxsi da qualsiasi ulteriore analogo invio e contattando comunque l’ACO appena possibile; ii) se nel corso di una riunione associativa vengono trattati argomenti sensibili dal punto di vista antitrust, si deve rilevare l’inopportunità di tale discussione e assicurarsi che sia annotato a verbale il proprio dissenso e l’allontanamento dalla riunione, oltre a contattare l’ACO per riferire l’accaduto; – trasmettere prontamente all’ACO ogni comunicazione ricevuta direttamente da un concorrente che contenga informazioni sensibili, salvo che tale comunicazione si collochi nell’ambito di attività (ad es. operazioni straordinarie di concentrazione) per le quali sono già stati avviati i dovuti presidi per ridurre i rischi antitrust (costituzione di clean team, sottoscrizione di specifici accordi di riservatezza); – indicare con precisione, in caso di predisposizione di documentazione ad uso interno, la fonte legittima delle informazioni sensibili ricevute sui concorrenti (ad esempio, da un cliente, da un agente o frutto di un’elaborazione interna su dati ricavati da banche dati o da fonti di pubblico dominio, in entrambi i casi avendo cura di precisare quali siano), al fine di evitare ogni sospetto di un contatto improprio con i concorrenti.
Gestione documentale. Sul Portale Web dovrà essere possibile visualizzare e scaricare la seguente documentazione: • verbali di sopralluogo; • preventivi accettati; • schede Consuntivo Intervento; • rendiconto mensile. Il Portale Web dovrà consentire: • con selezione per mese/ immobile/ tipo di servizio, l’esportazione in pdf ed excel delle tipologie di documenti “Preventivi accettati” e “Schede Consuntivo Intervento” raggruppati per criterio di interrogazione; • l’esportazione in pdf ed excel dei dati relativi a tutti i servizi distinti per mese.
Gestione documentale. 3.5.1 Upload e classificazione documentazione - Possibilità di caricare documentazione sul sistema, con possibilità di classificazione dei documenti per categoria/tipologia
3.5.2 Versioning del documento - Capacità del sistema di aggiornare la versione di un documento ogni volta che questo viene esportato e re-importato sul sistema (Check-in/Checkout)
3.5.3 Sistemi di ricerca documentale in base a criteri definiti - Possibilità di ricercare un documento all'interno del sistema mediante l'utilizzo di criteri di ricerca
3.5.4 Associazione documenti - Associazione dei documenti alle commesse di riferimento
Gestione documentale. DOC1 Caricamento e consultazione documenti Il sistema deve consentire il caricamento centralizzato (attraverso il modulo di Servizi Amministrativi) e la consultazione distribuita (a tutti gli utenti, nelle diverse aree applicative previste) di tutta la documentazione necessaria (procedure, linee guida, listini, check-list, …). DOC2 Work-flow autorizzativo alla pubblicazione dei documenti Il sistema deve implementare un meccanismo di work-flow autorizzativo dei documenti caricati prima che possano essere pubblicati.
Gestione documentale. Deve essere sempre richiamabile in qualsiasi momento dell'esecuzione di un qualsiasi processo anche quando non esplicitamente specificato nei diagrammi BPMN. Modulo generico e trasversale agli applicativi verticali specifici e alle funzioni orizzontali che hanno comunque necessità di produrre, acquisire ed archiviare documenti. Gestisce il rilascio ma anche l'acquisizione di documenti in formato elettronico facenti riferimento ad una stessa “pratica”, con il relativo carico di lavoro eventualmente collegato. La possibilità di acquisire documenti in formato elettronico e di associarli alla pratica che si sta trattando è funzionale al fatto di avere la possibilità di archiviare in un sistema controllato, documenti prodotti esternamente al sistema (documenti prodotti fuori sede, documentazione fotografica, documenti passati da altri enti, da soggetti richiedenti un parere o un'autorizzazione, ecc.) e di custodirli e reperirli sempre come atti collegati che fanno parte integrante del procedimento in corso. In questo modo si ha anche la possibilità di dare accesso a questi documenti soltanto a coloro che ne hanno effettivamente diritto secondo le politiche di gestione documentale che Regione del Veneto e i servizi delle AULSS e di altri enti utilizzatori del S.A. interessati decideranno di darsi. La gestione documentale, specialmente in acquisizione, dovrà consentire anche di tenere traccia in maniera ufficiale della distribuzione di documenti tra tutti i livelli e gli utenti del sistema, registrando l'assegnazione di un documento elettronico a singoli soggetti e la presa in carico (visione) del documento da parte del singolo destinatario, il quale, a sua volta e per il ruolo rivestito, avrà facoltà di ridistribuire il documento per competenza in modo che rimanga traccia sul sistema. Questa gestione non riguarda solo la documentazione che fa riferimento ad una pratica, ma più in generale è un metodo che consentirà di gestire all'interno del sistema l'archiviazione, la catalogazione e la distribuzione di qualsiasi atto sia necessario “pubblicare” e rendere disponibile per competenza. La gestione documentale dovrà consentire almeno: • Acquisizione del file dal protocollo aziendale qualunque formato venga utilizzato; • Identificare il soggetto che ha prodotto il documento; • Identificare il soggetto che lo ha eventualmente inviato; • Individuare la tipologia di atto all'interno di un sistema di classificazione precostituito; • Individuare i soggetti (utenti del si...
Gestione documentale. I servizi di gestione documentale possono essere suddivisi in:
1. Gestione della documentazione cartacea in entrata;
2. Gestione dei messaggi di posta elettronica certificata (PEC) in entrata;
3. Gestione della documentazione cartacea in uscita con predisposizione per la postalizzazione e per il ritiro;
4. Gestione della documentazione digitale in uscita;
5. Attività complementari alla gestione della protocollazione. A titolo meramente indicativo, le suddette attività sono state finora svolte mediamente da dodici/quattordici operatori su due turni di lavoro di sei ore. I componenti del team di lavoro messi a disposizione dal Fornitore, in numero idoneo all’ottimale soddisfacimento dei servizi richiesti e dovranno essere selezionati tra persone che garantiscano riservatezza e accuratezza e dovranno avere una comprovata competenza ed esperienza nel campo della protocollazione informatica. Gli stessi dovranno assolvere ai compiti previsti nei giorni feriali, dal lunedì al venerdì, in orari compresi tra le ore 7,30 e le ore 18,30. L’Amministrazione si riserva di richiedere l’effettuazione del servizio nella giornata del sabato durante la fascia oraria compresa tra le ore 8,00 alle ore 14,00, in relazione a specifiche esigenze. Gli operatori, oltre che su richiesta del Ministero, potranno essere sostituiti, dal Fornitore, dandone preventiva comunicazione, solo in caso di necessità con personale in possesso di requisiti non inferiori a quelli delle persone sostituite. Per i servizi di gestione documentale, il Ministero della Salute metterà a disposizione del Fornitore un locale, interno alla sede, con un massimo di 16 postazioni di lavoro, denominato Mail Room, nonché tutta la dotazione informatica necessaria all’espletamento del servizio (es. computer, scanner, ecc.). Lo stesso ambiente sarà oggetto di sopralluogo obbligatorio (rif. § 1.1 del presente Capitolato) da parte dei concorrenti. Il Ministero metterà inoltre a disposizione del Fornitore anche una affrancatrice per svolgere le operazioni di affrancatura, così come descritto al paragrafo 7.1.3. Si precisa che il Fornitore dovrà garantire il servizio anche in caso di fuori uso temporaneo della affrancatrice di proprietà del Ministero, con modalità alternative da concordare con il responsabile delle attività nominato dall’Amministrazione. Entro l’inizio di erogazione dei servizi, inoltre, il Ministero abiliterà gli operatori del Fornitore all’uso dell’applicativo NTTData DocsPA per la gestione informatica ...
Gestione documentale. I soggetti responsabili del Servizio interessati alla stima del fondo rischi hanno obbligo di archiviare i documenti originali sottostanti la stima annuale del fondo rischi.
Gestione documentale. Il processo di mutuo contiene una elevata componente cartacea. Ogni pratica è corredata da un insieme di documenti cartacei (perizie tecniche e notarili, garanzie accessorie, ecc.), i quali devono essere valutati dall’organo deliberante. Tali documenti, a seconda degli assetti organizzativi di ogni banca, devono essere trasferiti a strutture dedicate alla concessione delle autorizzazioni. La possibilità di inviare la documentazione completamente elettronica riduce i tempi e propone al cliente l’esito della delibera in tempi più brevi.