Contract
1. NORME GENERALI
1.1 Applicazione
Il presente regolamento di “spostamento provvisorio”, che stabilisce come unico trattamento il rimborso a “piè di lista” (obbligatorietà presentazione regolari fatture, ricevute, ecc. che documentino e comprovino analiticamente le spese sostenute), si applica al Personale dipendente della “Serfer - Servizi Ferroviari S.r.l.” che, per esigenze di servizio o di addestramento, opera al di fuori della sede di lavoro.
Pertanto, nel modulo “nota spese”, attualmente in uso, devono essere indicati la sede di lavoro e quello di destinazione.
1.2 Autorizzazione
L’autorizzazione allo spostamento deve essere rilasciata per iscritto dal diretto superiore. Per diretto superiore si intende:
▪ per il personale di ufficio, il responsabile dell’ufficio di appartenenza;
▪ per i coordinatori di zona, il responsabile della Divisione Produzione;
▪ per i coordinatori di cantiere, il rispettivo coordinatore di zona;
▪ per il personale operativo dell’impresa ferroviaria (SEL), il Responsabile della Divisione Produzione o il referente di Divisione per l’impresa ferroviaria;
▪ per il personale operativo di manovra (SEM) :
▪ il proprio Coordinatore di Zona o di Cantiere qualora il cantiere di destinazione sia ricompreso nell’area di competenza dello stesso;
▪ il proprio Coordinatore di Zona o di Cantiere, informato preventivamente l’Ufficio Produzione di Sede, qualora il cantiere di destinazione non sia ricompreso nell’area di competenza dello stesso;
▪ per il personale di Officina, il Responsabile Officine Manutenzioni, informato il Responsabile Gestione Mezzi;
▪ per il personale della squadra Manutenzioni: il Capo Squadra, informato il Responsabile Costruzione e Manutenzione Raccordi.
L’invio fuori dalla sede di lavoro di personale operativo di manovra o di linea deve essere preventivamente comunicato telefonicamente alla Divisione Produzione a cura del coordinatore di zona o coordinatore di cantiere al quale compete l’autorizzazione.
Gli spostamenti temporanei resi necessari per la partecipazione ad attività formative rivolte al personale operativo di manovra o linea richiedono, oltre all’autorizzazione del Responsabile Divisione Produzione, una preventiva intesa con l’Ufficio Risorse Umane ed il referente per l’impresa ferroviaria (garante del mantenimento delle competenze del personale SEL) al fine di valutarne più compiutamente l’utilità e l’adeguatezza.
L’autorizzazione deve riguardare : il motivo, la località, la data di effettuazione, la durata, il mezzo di trasporto utilizzato (è possibile autorizzare l’uso di autovetture personali o aerei solo dopo aver ottenuto specifico benestare da parte della Divisione Produzione o, se trattasi di lavoratori di Sede,
dell’Amministratore Delegato), le eventuali spese a carattere straordinario, l’eventuale anticipo su spese di trasferta, la richiesta di biglietti di viaggio prepagati forniti dall’Azienda.
Il dipendente che, terminato uno spostamento , debba recarsi in missione in un’altra località senza rientrare nella sede di lavoro di appartenenza, inizia di fatto un nuovo spostamento. In tal caso, deve essere rispettato l’intero iter autorizzativo precedentemente illustrato.
1.3 Malattia e infortunio
L’assenza per malattia o infortunio durante il periodo di spostamento provvisorio comporta :
▪ l’interruzione del trattamento se si verifica il rientro al domicilio, previamente autorizzato;
▪ la prosecuzione del trattamento, se il periodo di malattia o infortunio viene trascorso nella località di mobilità temporanea, salva la facoltà dell’Azienda di disporre, ove possibile, il rientro al domicilio.
1.4 Anticipi e liquidazione spese di trasferta
Tutti gli spostamenti verranno di norma liquidati a consuntivo, a mezzo cassa del cantiere/sede di appartenenza, previa presentazione tassativa di analitica rendicontazione delle spese sostenute da riportare nel Mod. “nota spese” allegando la relativa idonea documentazione (regolari ricevute, fatture, ecc.).
Le spese non comprovate da idonea documentazione non potranno essere rimborsate; eventuali spese non documentate o comunque non dovute, che dovessero essere state liquidate anticipatamente, saranno segnalate dall’Amministrazione all’Ufficio Risorse Umane che procederà al relativo recupero tramite trattenuta sul cedolino paga.
Gli eventuali anticipi corrisposti dovranno essere commisurati alla effettiva durata dello spostamento, tenuto conto dei massimali previsti dal presente regolamento.
La nota spese, che deve essere sempre firmata dal diretto interessato, deve inoltre riportare tassativamente la firma autorizzativa del diretto superiore e, per il personale operativo del coordinatore di zona o coordinatore di cantiere utilizzatore in segno di approvazione finale e di avvenuto controllo di merito circa la riconoscibilità delle spese sostenute.
In mancanza di tali firme la nota spese sarà restituita all’interessato per la necessaria regolarizzazione.
La nota spese dovrà essere compilata per singolo mese e dovrà pervenire in Sede entro il giorno 5 del mese successivo a quello di riferimento. In caso di invio tardivo, il corrispondente rimborso slitterà di un ulteriore mese.
Le note spese saranno sottoposte ad una verifica formale e di corretta applicazione del presente regolamento da parte dell’Ufficio Risorse Umane che, dopo averle vistate, provvederà ad inoltrarLe all’ufficio amministrativo per la contabilizzazione.
La nota spese deve contenere solo ed esclusivamente le spese sostenute durante il periodo di spostamento provvisorio e, quindi, non deve essere mai utilizzata per le spese di cantiere.
2. MEZZI DI TRASPORTO
2.1 Criteri generali
Il rimborso spese di viaggio avviene secondo l’utilizzazione dei mezzi di trasporto e relative classi come tassativamente indicato nella tabella allegata (Allegato 1 TABELLA “RIMBORSI A PIÈ DI LISTA”).
Eventuali deroghe circa il rispetto dei massimali stabiliti ed i mezzi di trasporto dovranno essere preventivamente richieste ed autorizzate dall’Ufficio Risorse Umane.
2.2 Rimborso e documentazione delle spese di viaggio
2.2.1 Aerei
Le spese relative al viaggio in aereo dovranno essere preventivamente autorizzate e comprovate dagli appositi biglietti e relative carte di imbarco che dovranno essere allegate al foglio di trasferta.
2.2.2 Treni e autobus urbani ed extraurbani
Le spese relative ai viaggi effettuati in treno (A/R 2^ Classe, eventuale supplemento rapido 2^ Classe) ed in autobus urbani ed extraurbani dovranno essere comprovate a mezzo dei regolari biglietti da allegare alla nota spese.
2.2.3 Taxi
Le spese per taxi urbani saranno rimborsate solo se preventivamente autorizzate dal superiore gerarchicamente responsabile, sentita la Direzione Aziendale, e comunque se comprovate da regolare ricevuta (emittente, data di emissione, percorso, importo) da allegare alla nota spese.
2.2.4 Autovettura personale
L’uso dell’autovettura personale, qualora non sia oggettivamente possibile l’uso di autovettura aziendale di servizio (per es. qualora non esista o, pur esistendo, non sia disponibile), deve essere tassativamente autorizzato preventivamente per iscritto dal diretto superiore.
I rimborsi chilometrici, previsti solo in caso di uso di autovettura personale e per percorsi al di fuori del Comune in cui è ubicata la sede di lavoro di appartenenza, avverranno secondo i massimali stabiliti dal presente regolamento e tenuto conto dell’effettiva distanza dalla sede di lavoro di appartenenza a quello di destinazione (riferita al percorso più breve). L’importo chilometrico riconosciuto è riportato nella tabella allegata (Allegato 1 TABELLA “RIMBORSI A PIÈ DI LISTA”).
Gli eventuali rimborsi chilometrici per percorsi effettuati nell’ambito del Comune in cui è ubicata la sede di lavoro di appartenenza saranno assoggettati alle ritenute contributive e fiscali come stabilito dalle norme di legge vigenti in materia e, pertanto, dovranno essere specificati nella nota spese mensile.
Il pedaggio autostradale sarà rimborsato solo se comprovato da apposita ricevuta che dovrà essere allegata alla nota spese.
Il dipendente che viaggia in autovettura per ragioni di servizio è tenuto al rispetto tassativo del Codice della Strada e, pertanto, eventuali sanzioni dovute a infrazioni/violazioni a tale normativa resteranno sempre e comunque a carico dell’interessato.
2.2.5 Autovetture a noleggio
L’utilizzo di autovetture a noleggio deve tassativamente essere autorizzato preventivamente e per iscritto da parte della Divisione Produzione se riferito a personale operativo di manovra e di impresa ferroviaria o dalla Direzione Aziendale in tutti gli altri casi.
3. TRATTAMENTO ECONOMICO
3.1 Criteri generali
Le voci di spesa per spostamenti ed i relativi massimali consentiti sono tassativamente riportati nella tabella allegata (Allegato 1 TABELLA “RIMBORSI A PIÈ DI LISTA”) che prevede come unico trattamento possibile il rimborso “a piè di lista” subordinato, comunque, alla presentazione di regolare documentazione attestante, nel dettaglio, le spese sostenute per trasporto, vitto e/o alloggio.
• Prima colazione: viene rimborsata se la partenza avviene prima delle ore 8,00 o il rientro dopo le ore 9,00. Il rimborso della prima colazione è riconosciuto dietro presentazione di regolare ricevuta.
Il rimborso della colazione consumata in albergo o in treno è riconosciuto senza limiti di massimale ed è ammesso solo se il relativo importo risulta dalla ricevuta dell’albergo o della fattura.
• Pranzo: è rimborsato quando la partenza avviene prima delle ore 12,00 o il rientro dopo le ore 15,00.
• Cena: è rimborsata quando la partenza avviene prima delle ore 19,00 o il rientro dopo le ore 22,00.
Non è previsto alcun rimborso per pranzi e/o cene offerte a dipendenti che non siano in trasferta. Eventuali eccezioni potranno essere ammesse solo ed esclusivamente su espressa autorizzazione scritta da parte della Direzione Aziendale.
• Pernottamento: il pernottamento dovrà avvenire esclusivamente negli alberghi convenzionati (come risulta da elenco emesso dall’Ufficio Acquisti).
Eventuali deroghe sono ammesse qualora nella località di destinazione e dintorni non siano presenti alberghi convenzionati e, comunque, a condizione che tipologia e tariffa siano compatibili con quelli previsti dalle convenzioni aziendali.
Qualora la ricevuta o la fattura vengano rilasciate in unico importo per più servizi (pernottamento, colazione, ecc.), l’interessato dovrà richiedere il dettaglio delle singole voci di spesa che l’albergo è tenuto a rilasciare.
Le spese rimborsabili sono sempre e comunque quelle tassativamente riportate nella tabella massimali allegata (si veda Allegato 1).
3.1.1 Modulo “Nota Spese”
Per il rimborso delle spese sostenute il dipendente deve compilare accuratamente ed esclusivamente gli appositi moduli, previsti rispettivamente per il personale di cantiere (si veda allegato 5.2) e per il personale di Sede e coordinatori di zona (si veda allegato 5.3). Pertanto, non saranno accettati moduli diversi da quelli allegati al presente regolamento.
La Nota Spese, debitamente corredata di tutti i documenti giustificativi necessari, deve essere firmata dal dipendente e dal superiore diretto (per autorizzazione e controllo di merito).
A tal proposito, si precisa che relativamente alle note spese del personale operativo, il capo cantiere o capo area utilizzatore deve vistare i giustificativi relativi alle spese sostenute durante il periodo di utilizzo a conferma di avvenuto controllo di merito circa il rispetto dei parametri stabiliti dalla tabella massimali, l’opportunità e congruità della spesa. La nota spese, debitamente compilata, firmata e corredata dai giustificativi, dovrà essere inoltrata all’Ufficio Risorse Umane nei termini stabiliti dal presente regolamento (entro il giorno 5 del mese successivo a quello di riferimento).
Si precisa che il modulo nota spese è nominativo per singolo dipendente.
La firma del superiore diretto e dell’effettivo utilizzatore, come più sopra specificato, costituisce, conferma dell’autorizzazione allo spostamento effettuato, avvenuto controllo circa il rispetto dei criteri generali contenuti nella presente procedura, la congruità delle spese sostenute, verifica dell’esistenza, completezza e regolarità dei documenti giustificativi a corredo che dovranno essere allegati alla nota spese, a prescindere dalle motivazioni che lo hanno determinato (produttive o di formazione),.
4. ORE DI VIAGGIO
Per le ore trascorse in viaggio prima dell’orario normale di inizio lavoro e dopo l’orario normale di fine lavoro e per tutte le ore di viaggio nelle giornate libere per riduzione d’orario, per riposo settimanale e per festività, spetterà un importo pari all’80% della normale retribuzione oraria in atto al momento della trasferta.
Agli effetti dell’orario normale di lavoro giornaliero sarà considerato l’orario in vigore presso la Sede o cantiere di appartenenza.
Tale rimborso sarà interamente assoggettato a ritenute contributive e fiscali.
Le ore di viaggio, il mezzo di trasporto ed i tempi di viaggio autorizzati dovranno essere riportati nel foglio trasferta.
5. ALLEGATI
5.1 ALLEGATO 1
TABELLA “RIMBORSI A PIÈ DI LISTA”
Prima colazione | ||
Pranzo o cena | ||
Pernottamento |
Prima colazione | : rimborso massimo : | 2,50 € |
Pranzo o cena | : rimborso massimo : | 12,00 € |
Pernottamento | : alberghi convenzionati |
Mezzi di trasporto
Ferrovie W.L.
Aereo Autostradali
: 2^ classe
: Singolo (previa specifica autorizzazione)
: Classe turistica (previa specifica autorizzazione)
: normali mezzi di linea
Rimborso Km. (solo in caso di uso autovettura personale)
€.0.26 per ogni Km. percorso
I Km. percorsi sono calcolati con partenza dalla sede di lavoro e tenuto conto del tragitto più breve per raggiungere la sede di destinazione.
NOTA SPESE DIPENDENTE:
RELATIVA AL PERIODO:
Subtotale
Totale
Parcheggio
Carburante
Pedaggi Autostradali
Trasporto
Pernottamento
Ristorante Bar
Commessa
Luogo di attività
Data
Totale rimborso
Firma del dipendente
Autorizzazione Trasferte - Firma CRZ - CRC
NOTA SPESE STANDARD
Km percorsi con auto propria | ||||
Marca e Tipo auto | Targa | N° Km percorsi | Rimborso Euro/Km | Totale rimborso Km |
0,26 | ||||