DISCIPLINARE DI UTILIZZO TEMPORANEO DEGLI SPAZI DEL POLO DEL ‘900 PER SOGGETTI ESTERNI
DISCIPLINARE DI UTILIZZO TEMPORANEO DEGLI SPAZI DEL POLO DEL ‘900 PER SOGGETTI ESTERNI
ART. 1 – AMBITO DI APPLICAZIONE
Il presente Disciplinare regolamenta la concessione in uso temporaneo dei locali, delle attrezzature e dei servizi situati all'interno degli edifici di Palazzo San Xxxxx e Palazzo San Xxxxxxx che costituiscono nel loro insieme il Polo del '900 (di seguito "Polo"), gestito dalla Fondazione Polo del '900 (di seguito "Fondazione") in virtù della concessione del complesso juvarriano da parte del Comune di Torino del 12/04/2016 e situati rispettivamente in via Del Xxxxxxx 13 e 14 a Torino.
In particolare gli spazi oggetto del presente Regolamento sono:
• Sala ‘900: 72 posti a sedere, capienza massima 150 persone
• Sala Didattica: 60 (30+30) posti a sedere, capienza massima 60 persone
• Sala Voltoni: 25 posti a sedere, capienza massima 30 persone
• Sale Lettura di Palazzo San Xxxxxxx e Palazzo San Xxxxx: 75 posti a sedere, capienza massima 100 persone
• Salotto ‘900: 30 posti a sedere, capienza massima persone
• Xxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxxx Xxx Xxxxx: 00 posti a sedere, capienza massima 99 persone
• Sala Memoria delle Alpi: 35 posti a sedere, capienza massima 35 persone
• Sala Minicinema: 15 posti a sedere, capienza massima 15 persone
• Xxxx xxxxxxxxx xx xxxx xxxxxxxxxx xx Xxxxxxx Xxx Xxxxx: sedere, capienza massima …..persone
• Cortile interno di Palazzo San Xxxxxxx: capienza massima 170 persone
• Cortile interno di Palazzo San Xxxxx: capienza massima 80 persone
Nel rispetto della normative vigente la Fondazione potrà valutare e autorizzare la concessione anche di spazi non deputati del Polo del ‘900 (es. portici esterni, scalinate interne). Le richieste dovranno essere inoltrate nelle modalità previste dall’Art. 7.
L’utilizzo delle Sale è concesso negli orari di apertura ordinaria del Polo, disponibili sul sito xxx.xxxxxxx000.xx, dove è possibile prendere visione anche delle relative schede tecniche.
Eventuali prolungamenti di orario o richieste di utilizzo delle sale al di fuori dell’apertura ordinaria necessitano di autorizzazione della Fondazione e sono contemplati nel tariffario approvato del Polo del ‘900.
La Fondazione garantisce l’apertura delle sale indicate, le pulizie, la vigilanza, la fornitura di energia elettrica e il funzionamento dell’impianto di riscaldamento e condizionamento e degli impianti tecnici, provvedendo al termine della manifestazione alla chiusura della struttura.
Il Polo nel suo complesso è coperto da apposita assicurazione cumulativa per R.C., incendio, furto e danni stipulata da parte della Fondazione. Per manifestazioni particolari, la Fondazione potrà richiedere, a suo insindacabile giudizio, la stipula di un’apposita assicurazione a carico del richiedente.
ART. 2 - ‐ CRITERI DI CONCESSIONE
La Fondazione concede l’utilizzo degli spazi e delle dotazioni tecniche a uso temporaneo per le seguenti finalità:
a) per accogliere iniziative organizzate e promosse dalla Fondazione Polo del ‘900;
b) per ospitare gli eventi dei suoi Soci Fondatori e dei Soci Partecipanti, nelle modalità previste dal presente Disciplinare o stabilite in altri documenti;
c) per l’organizzazione di iniziative, incontri, riunioni, convegni, conferenze, mostre (per cui si rimanda all’ art. 3 del presente Disciplinare), manifestazioni artistiche, culturali, scientifiche, di promozione e divulgazione o altre tipologie di eventi, che valorizzino la vocazione del Polo del ‘900 come centro culturale innovativo, dinamico e aperto alla città e alla comunità, da parte dei seguenti soggetti (di seguito "concessionari" o "richiedenti"): istituzioni, enti, istituti, gruppi culturali, associazioni, comitati, fondazioni, formazioni politiche, sindacali e di volontariato, consorzi, aziende, scuole e altri soggetti che ne facciano richiesta;
d) per iniziative di soggetti privati, profit e non profit, che richiedano lo spazio per proprie attività istituzionali.
Pur riconoscendo l’importanza di favorire il dibattito culturale, rendendolo accessibile alla più ampia cittadinanza possibile e di garantire la libertà di espressione e di pensiero in tutte le sue forme, non saranno ammesse:
a) iniziative direttamente riconducibili a esclusiva propaganda partitica che non rispettino il confronto pluralistico;
b) ogni altra iniziativa che la Fondazione riterrà in contrasto con la propria missione e i propri scopi sociali.
Il Polo del ‘900 si adeguerà alle delibere vigenti del Consiglio Comunale di Torino in materia di concessione degli spazi a uso pubblico con particolare attenzione al richiamo di non accogliere iniziative promosse da coloro che professano o praticano comportamenti fascisti, razzisti, omofobi, transfobici e sessisti.
Le richieste per iniziative che prevedano un utilizzo periodico e continuativo nel tempo dei locali del Polo del ‘900 quali ad esempio corsi, seminari, laboratori dovranno essere valutate dalla Fondazione che ne valuterà l’opportunità in termini di coerenza con gli scopi istituzionali, impatto sulla sostenibilità e sul livello di saturazione degli spazi.
Ai fini della concessione dell’uso dei locali si terrà comunque sempre conto delle priorità di utilizzo diretto da parte della Fondazione medesima e dei suoi Soci Fondatori e Soci Partecipanti.
La Fondazione può ospitare presso il Polo del ‘900 iniziative che prevedano il pagamento di un biglietto di ingresso, nelle modalità e condizioni che dovranno essere con essa concordate.
In questo caso tutti gli oneri per l’organizzazione e la gestione dell’attività di sbigliettamento sono a totale carico dell’organizzatore.
Non è consentita l’affissione e la diffusione presso gli spazi interni ed esterni del Polo del ‘900 di materiali di comunicazione afferenti la propaganda partitica che non rispettino il confronto pluralistico, salvo diversi accordi presi direttamente con la Fondazione.
Per quanto attiene i servizi, i richiedenti dovranno utilizzare i fornitori della Fondazione, salvo diverso accordo con la Fondazione medesima.
ART. 3 – ESPOSIZIONI TEMPORANEE
I locali e le attrezzature del Polo del ‘900 possono essere inoltre concesse ai soggetti descritti all’art. 2 per l’organizzazione di mostre ed esposizioni temporanee.
La Fondazione valuterà la qualità del progetto espositivo, la sua coerenza con le finalità, gli obiettivi
culturali e la programmazione del Polo.
I progetti allestitivi dovranno essere allegati alla richiesta ed essere caratterizzati da elevata flessibilità, al fine di consentire lo svolgimento in concomitanza di altre iniziative, con riferimento in particolare alla Sala ‘900.
La richiesta dovrà essere inoltrata nelle modalità descritte nel presente disciplinare all’art. 7.
ART. 4 – MOTIVI DI XXXXXXX
È facoltà della Fondazione non accordare l’autorizzazione per l’utilizzo dei locali del Polo motivando opportunamente, per iscritto, tale decisione.
La concessione ha carattere provvisorio e può essere revocata dalla Fondazione, a sua legittima tutela, per giustificati motivi senza preavviso e senza risarcimento danni alla parte concessionaria, in particolare qualora il concessionario:
• danneggi locali o attrezzature;
• trasgredisca le norme contemplate nel presente Disciplinare o emanate in casi particolari dalla Fondazione e/o utilizzi impropriamente i locali;
• non provveda al pagamento delle tariffe previste;
• non rispetti il programma di attività previsto dalla concessione.
La sub-‐concessione a terzi, da parte del concessionario, comporta la revoca immediata della concessione stessa.
La rinuncia all’utilizzo degli spazi da parte del concessionario deve essere comunicata almeno dieci giorni prima della data fissata per l’evento, in caso contrario il concessionario perde il diritto alla restituzione delle somme versate.
ART. 5 – UTILIZZO GRATUITO DEGLI SPAZI
L’utilizzo gratuito degli spazi e delle attrezzature è concesso:
a) ai Soci fondatori della Fondazione, ovvero Compagnia San Paolo, Regione Piemonte e Città di Torino, che hanno facoltà d'uso gratuito dei locali e delle attrezzature e servizi per un totale di dieci giornate ciascuno ogni anno, secondo quanto previsto dallo Statuto dell’Ente. La richiesta dovrà essere inoltrata alla Fondazione nelle modalità da questa comunicata a ciascun Socio;
b) ai Soci partecipanti nelle modalità indicate nel Titolo III del Regolamento che disciplina i rapporti con la Fondazione;
c) al Comitato di Quartiere di riferimento del Polo per una giornata a settimana per riunioni e incontri, con modalità da concordare con la stessa.
È facoltà della Fondazione concedere inoltre in uso gratuito gli spazi anche ad altri soggetti nell’ambito di partnership progettuali e collaborazioni che prevedano la realizzazione di iniziative comuni, frutto di una condivisione nella progettazione dei contenuti e/o format e di una collaborazione su promozione e organizzazione dell’evento.
Può consentire, inoltre, l’utilizzo gratuito a iniziative a scopo benefico di enti no profit (es. Onlus) motivando opportunamente per iscritto tale decisione.
ART. 6 - ‐ ATTREZZATURE
Le attrezzature e i servizi disponibili sono specificatamente elencati nelle schede tecniche di presentazione degli spazi del Polo disponibili sul sito xxx.xxxxxxx000.xx.
Altro materiale non indicato potrà essere oggetto di concessione, se disponibile o reperibile a cura della Fondazione, previo accordo preliminare.
L’uso delle attrezzature non potrà essere ceduto a terzi, nemmeno temporaneamente.
La presa in consegna delle attrezzature senza rilievi o osservazioni comporta l’implicito riconoscimento delle caratteristiche tecniche e della perfetta funzionalità delle medesime e, pertanto, non verranno prese in considerazione contestazioni successive.
Dovrà essere preventivamente autorizzato dalla Fondazione:
a) l’utilizzo di attrezzature di proprietà di terzi necessarie per lo svolgimento della manifestazione oggetto della concessione di locali;
b) l’installazione di soluzioni e allestimenti illuminotecnici e/o fonici che richiedono una modifica della disposizione della sala presente all’atto della consegna.
Tutti i costi di noleggio, montaggio e smontaggio saranno in ogni caso a carico del concessionario, che dovrà restituire la sala nelle medesime condizioni e funzionalità in cui è stata consegnata.
Il richiedente dovrà assumersi ogni responsabilità in relazione a quanto installato ed agli eventuali danni arrecati ad attrezzature, software e spazio come riportato nell’art. 11.
ART. 7 - ‐ PROCEDURE PER IL RILASCIO DELLA CONCESSIONE
La richiesta per l’uso degli spazi, delle dotazioni tecniche e dei servizi del Polo del ‘900 dovrà essere presentata avvalendosi dell’apposita modulistica disponibile sul sito xxx.xxxxxxx000.xx e in cartaceo presso la Reception di Palazzo San Xxxxxxx.
Il modulo compilato e firmato dovrà essere inviato alla Fondazione tramite l’indirizzo xxxxx@xxxxxxx000.xx
o consegnato presso la stessa Reception.
Al modulo dovrà essere allegata sempre la SCHEDA ATTIVITA’, anch’essa scaricabile sul sito del Polo del ‘900, nella quale dovranno essere riportare tutte le informazioni richieste, pena la nullità della domanda.
Con la firma il richiedente si impegna ad accettare espressamente in ogni sua parte quanto previsto dal presente Regolamento (che viene messo preventivamente a conoscenza attraverso apposita visione e firmato), eventuali regole particolari o limitazioni d’uso e ad osservare tutti gli obblighi riportati nell’art. 8. Al richiedente è richiesto di effettuare un sopralluogo con la persona di riferimento del Polo del ‘900 per prendere visione degli spazi e delle dotazioni tecniche delle sale precedentemente all’invio della richiesta. La richiesta dovrà essere presentata dall’interessato:
a) almeno venti giorni prima della data prevista per l’iniziativa, per consentire una adeguata programmazione del calendario di utilizzo dei medesimi;
b) centoventi giorni prima nel caso di progetti espositivi temporanei relativi a Sala 900 e Salotto 900.
La Fondazione si riserva, in casi eccezionali, di ricevere istanze di utilizzo dei locali al di fuori della tempistica sopra indicata.
La concessione sarà valutata e rilasciata entro dieci giorni dalla data di presentazione della richiesta, venti nel caso delle mostre.
Nel caso di più richieste per il medesimo periodo, viene concesso l’uso al richiedente che per primo ha presentato la domanda.
È facoltà della Fondazione chiedere ulteriori informazioni, anche documentabili, circa i contenuti delle iniziative che i soggetti richiedenti intendono promuovere presso i locali del Polo del 900.
ART. 8 - ‐ OBBLIGHI DEL CONCESSIONARIO
Il concessionario, pena la decadenza della concessione, è tenuto a:
a) accettare e rispettare in ogni sua parte quanto previsto dal presente Disciplinare;
b) osservare le disposizioni in materia di vigilanza e sicurezza dei locali. L’obbligo di rispettare le disposizioni in materia di sicurezza e vigilanza dei locali diventa esecutiva al momento in cui questi vengono consegnati;
c) accettare i fornitori dei servizi della Fondazione, salvo accordi diversi con la medesima;
d) accettare, rispettare e far rispettare gli orari di chiusura e apertura del Polo e di non superare in ogni caso l’orario consentito per l’iniziativa;
e) contenere i rumori, evitando il disturbo della quiete pubblica;
f) inviare a xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxx000.xx i materiali di diffusione dell’evento entro 7 giorni prima l’inizio dell’evento stesso;
g) utilizzare i locali e le attrezzature per le sole attività o manifestazioni per cui sono concessi;
h) non cedere a terzi l’uso dei locali e delle attrezzature durante il periodo di concessione;
i) acquisire dalle competenti autorità ogni autorizzazione, concessione o licenza, con particolare riguardo al diritto d'autore e alla proprietà intellettuale, relative alla manifestazione presentata nei locali e ad avvisare le forze dell’ordine in caso di manifestazioni ed eventi che presentino potenziali rischi per l'ordine pubblico;
j) tenere sollevata la Fondazione da ogni responsabilità per quanto possa accadere nel locale ricevuto in concessione a persone e cose per tutta la durata o a causa dell’utilizzo del locale stesso;
k) manlevare la Fondazione da ogni responsabilità rispetto a ogni adempimento per l'impiego di persone e cose, con riguardo a permessi di lavoro, assicurazioni obbligatorie e sicurezza sul lavoro;
l) vigilare in forma continuativa per la tutela dell’immobile e di quanto in esso contenuto, sia che si tratti di beni del concedente o del concessionario;
m) far rispettare il divieto di fumare;
n) non realizzare qualunque intervento che in qualche modo alteri lo stato di conservazione delle sale medesime, salvo espresso consenso formulato nella concessione;
o) risarcire alla Fondazione eventuali danni arrecati al locale durante il periodo della concessione. La Fondazione si riserva comunque la facoltà di procedere per vie legali al fine di tutelare il proprio patrimonio;
p) osservare tutte le disposizioni che durante il periodo della concessione vengono impartite dalla Fondazione ed a consentire tutte le verifiche necessarie;
q) restituire i locali ricevuti in concessione e le attrezzature nelle stesse condizioni e stato in cui sono stati consegnati;
r) assumere a proprio carico tutte le spese relative all’organizzazione generale dell’iniziativa, salvo differenti accordi assunti con la Fondazione, compresi tutti gli oneri di montaggio e smontaggio degli allestimenti, personale, trasporto, deposito, guardiania, comunicazione, eventuale catering;
s) corrispondere la tariffa di concessione prevista entro i termini fissati dalla Fondazione;
t) assumere a proprio carico spese, imposte e tasse inerenti e dipendenti dall’atto di concessione, nessuna esclusa;
u) non fissare il proprio recapito presso il Polo;
v) rispettare il divieto di affiggere cartelli o manifesti fuori dagli spazi a ciò destinati o indicati a tale scopo dalla Fondazione. Gli stessi dovranno essere rimossi al termine di ogni manifestazione.
Il concessionario sarà inoltre tenuto a concordare con la Fondazione le tempistiche per le operazioni di montaggio, smontaggio e per eventuali prove, nel rispetto del calendario eventi già approvato per la sala e degli utenti del Polo del ‘900.
Inoltrerà entro tre giorni dalla data prevista per l’evento all’indirizzo xxxxxxxxx@xxxxxxx000.xx i file che dovranno essere eventualmente proiettati dai pc in dotazione delle sale, in modo da consentire al personale del Polo il loro caricamento e la verifica dei formati, sollevando in ogni caso la Fondazione da qualsiasi responsabilità in merito al loro malfunzionamento.
ART. 9 – TARIFFE E MODALITA’ DI PAGAMENTO
Le tariffe sono commisurate agli orari, alla tipologia degli spazi, ai servizi accessori erogati e ai giorni di effettivo utilizzo.
In caso di concessione dei locali, i richiedenti potranno accedervi e utilizzare le attrezzature concordate solo dopo aver effettuato il pagamento dei corrispettivi tariffari pattuiti, salvo deroghe valutabili dalla Fondazione e relative a oggettiva e documentata impossibilità a pagare nei tempi previsti.
Il versamento dovrà essere effettuato entro otto giorni dall’invio del preventivo da parte della Fondazione e una copia del documento attestante l’avvenuto versamento dovrà essere inviata all’indirizzo xxxxx@xxxxxxx000.xx.
In caso contrario la richiesta risulterà annullata e la sala opzionata tornerà libera in calendario. A fronte dell’avvenuto pagamento sarà emessa regolare fattura.
Le tariffe sono aggiornate annualmente dalla Fondazione e tengono conto dei locali e annesse attrezzature utilizzate, del numero di ore richieste, della natura profit e no profit dei richiedenti e dell’eventuale uso commerciale degli spazi.
ART. 10 – DANNI E AMMANCHI
Eventuali danni e/o ammanchi verranno constatati al momento della riconsegna dei locali e delle attrezzature. Nel caso di ammanchi o danneggiamenti di quanto messo a disposizione, sarà addebitato al concessionario il valore risarcitorio della riparazione o, nei casi più gravi di inutilizzabilità del materiale fornito, di riacquisto a nuovo dello stesso.
I richiedenti dovranno sottoscrivere di conoscere tutti gli oneri conseguenti e di accettarne le clausole.
ART. 11 – RESPONSABILITA’ DEI CONCESSIONARI E CAUZIONE
Il concessionario, nel sottoscrivere la concessione, si assume direttamente ogni responsabilità civile, penale e patrimoniale per eventuali danni materiali anche se causati dal pubblico presente alle manifestazioni o attività da essi promosse.
Il concessionario, sotto propria responsabilità, si impegna a utilizzare e custodire ogni locale concesso, arredo, impianti e attrezzature avute in uso, e a restituirli entro e non oltre il termine fissato, sollevando la Fondazione da ogni responsabilità civile e penale in ordine a eventuali danni a persone e/o cose derivanti dall’utilizzo degli spazi e/o delle attrezzature.
In particolare sarà cura del concessionario vigilare affinché:
• non vengano modificate o manomesse le parti fisse degli immobili;
• non vengano impropriamente utilizzati gli impianti e le attrezzature fornite;
• non vengano applicati tasselli o praticati fori nei pannelli, nei pavimenti e nelle strutture in genere;
• non vengano danneggiati o trafugati arredi, attrezzature, suppellettili e quant'altro messo a disposizione.
I richiedenti e gli utenti sono tenuti a segnalare qualsiasi impedimento o inconveniente che possa essere causa di pericolo per le persone e gli spazi.
La Fondazione è esonerata da responsabilità per danni o furti che dovessero capitare in occasione di mostre o manifestazioni che comportino l’esposizione di materiali di vario genere nei locali, pertanto i richiedenti promotori dovranno provvedere per proprio conto alla stipulazione di eventuali polizze assicurative e servizio di guardiania.
Nessuna responsabilità viene assunta dalla Fondazione e dai suoi Soci Fondatori per incidenti di qualsiasi natura che si dovessero verificare durante l’uso della sala. L’unico responsabile sarà in ogni caso il concessionario dei locali.
La Fondazione può richiedere il versamento di una cauzione per eventuali danni ai locali o alle attrezzature del Polo, la cui entità è stabilita periodicamente dalla stessa Fondazione.
Eventuali danneggiamenti di locali, arredamento, attrezzature, dovranno essere contestati e denunciati al momento della cessazione dell’uso e comunque entro 24 ore dalla loro scoperta.
La Fondazione richiederà al richiedente la rifusione dei danni arrecati, rivalendosi sulla cauzione, ove prestata, e sul Responsabile del concessionario.
Ai fini delle vigenti norme sulla sicurezza, si informa che la capienza massima per ogni locale è quella specificata nell’articolo 1 del presente Regolamento. Sarà cura del concessionario rispettare e far rispettare tale vincolo, con assunzione di ogni responsabilità in capo al concessionario stesso in caso di mancato rispetto della precedente disposizione.
È altresì obbligo del richiedente curare che non venga arrecato disturbo alcuno o intralcio alle attività esercitate negli altri locali del Polo.
ART. 12 - ‐ SPESE
Sono a carico del richiedente tutte le spese relative alla realizzazione della propria iniziativa ospitata nei locali del Polo, inclusi i costi di allestimento e disallestimento di elementi che non rientrano nelle dotazioni standard degli spazi, del personale proprio e miglior utilizzo dei locali, senza nessun obbligo di partecipazione della Fondazione, salvo diverso accordo per attività co-‐realizzate.
ART. 13 - ‐ FORO COMPETENTE, PUBBLICITA’ E ENTRATA IN VIGORE
Per tutte le controversie che dovessero sorgere in ordine alla interpretazione o applicazione del presente Disciplinare d’uso temporaneo sarà esclusivamente competente il Foro di Torino.
E’ reso pubblico sul sito web della Fondazione ed entra in vigore alla data di approvazione da parte del Consiglio di Amministrazione della Fondazione.