Сметководство. Сите трошоци треба да се поврзани со одредена буџетска линија. Не смее да се надмине вкупната сума на буџетот. Примателот на грантот ќе набавува стоки и услуги по цена која не е повисока од вообичаената или стандардната цена на пазарот. Примателот на грантот ќе ги користи и достапните рабати, попусти или слични намалувања и ќе ги вметне во сметководствените документи. На Давателот на грантот треба да му се поднесат копии на сите документи (фактури, сметкопотврди, документи за изземања од ДДВ, временски листови за работен ангажман на вработени (timesheets), банкови изводи, патни налози, кои служат како доказ. Документите треба да се достават со кратко образложение на содржината на англиски јазик. Во фактурите мора да бидат прикажани најмалку следниве елементи: продавач (име, адреса, регистраски број) купец (име, адреса, регистарски број) датум на набавка зборот “фактура” број/количина и цена на купената стока/услуга xxxxxxx опис на стоката/услугата/работата потврда за плаќање / сметкопотврда Фактура назначена со името на проектот (генерирана од УЈП) ДДВ (Данок на Додадена Вредност) не е оправдан. Плаќањата треба да се вршат преку банкова сметка. Треба да се избегнуваат готовинските плаќања.Тие се прифатливи единствено во случај кога банковите трансфери не се можни. Доказот за плаќање (дадениот банков извод во случај на баков трансфер) треба да се приложи кон секоја фактура/сметка. Секоја одобрена активност поврзана со патување треба да ги исполни следниве услови: патен налог потпишан од одговорното лице за малиот проект и лицето кое патува треба да се поднесе заедно со наративен и финансиски извештај. Дневниците, ако ги има предвидено во буџетот, ќе се исплаќаат согласно со висината за исплата на дневници во земјата . Доказот за патните трошоци мора да се поднесе во форма на копии од карти или други документи кои ги прикажуваат патните трошоци. Ако се користат возила на Примателот на грантот за обезбедување на локален транспорт во рамки на одобрените активности, треба да се наплатат реалните трошоци. Мора да се води дневник за возилото со следниве документирани информации: колку километри се поминати, целната дестинација, датум и цел на патувањето, поминати километри, име на возачот како и количина и датум на полнење на гориво. Овој дневник треба да се документира и прикаже во извештаите. Пример на дневник за возило е прикажан во Анекс E.
Сметководство