Kommunikasjon i prosjektet. Kommunikasjon i prosjektet skal foregå på norsk iht. følgende prinsipper: • All kommunikasjon skal forgå på mail via Elverum kommune v/ byggeleder. • Møter skal dokumenteres ved møtereferater, der byggherrens representant ved byggeleder normalt skriver referat. • Skriftlig kommunikasjon kan skje via brev, notater eller e-post. • Muntlig kommunikasjon skal dokumenteres via oppsummering i e-post med kopi til relevante aktører, der byggherrens representant normalt skriver og oversender e-post.
Kommunikasjon i prosjektet. Det skal legges opp til mest mulig elektronisk korrespondanse i prosjektet. Dette gjelder blant annet tegninger, rapporter, endringsavtaler, møtereferat, administrative dokumenter og fakturering. Totalentreprenøren kan benytte eget web-hotell for lagring og distribusjon av dokumenter og tegninger, men alt av FDV-dokumentasjon skal inn på kommunens system. Alle aktører i tiltaket gis tilgang til oppdaterte prosjektdokumenter. Det gis tilgang på ulike nivåer til ulike aktører for å sikre adgangsbegrensninger i systemet og hindre uønsket innsyn. All offisiell informasjon og dokumentasjon vil være tilgjengelig (møtekalender, grunnlagsdokumenter, offisielle tegninger og annet arbeidsgrunnlag, møtereferat, diskusjonsforum, tegninger og dokumenter til tverrfaglig kontroll, fremdriftsplaner, endrings og avviksmeldinger etc.).
Kommunikasjon i prosjektet. Det skal legges opp til mest mulig elektronisk korrespondanse i prosjektet. Dette gjelder blant annet tegninger, rapporter, endringsavtaler, møtereferat, administrative dokumenter, og fakturering. All kommunikasjon skal skje elektronisk All e-postkorrespondanse skal ha emne Korgen Sentralskole, eller evt. en annen tekst, som avklares senere. En e-post skal kun ha ett emne, slik at sporbarheten blir enklest mulig. Alle e-post skal sendes med kopi til byggeleder og prosjektleder
Kommunikasjon i prosjektet. All kommunikasjon skal organiseres av Prosjektleder (PL) og Byggeleder (BL). SUB _Prosjektleder skal være inkludert på all e-post korrespondanse. All kommunikasjon i prosjektet skal gjennomføres på norsk eller engelsk.
Kommunikasjon i prosjektet. Totalentreprenøren skal ha ansvar for å opprette og administrere webhotell for prosjektet der partene skal ha tilgang til all relevant dokumentasjon. Webhotellet skal til enhver tid være oppdatert med ny dokumentasjon, f.eks. Møtereferater, prosjektert underlag, notater, endringsvarsler osv. All korrespondanse, her under e-postkorrespondanse, skal merkes med overskriften: Ankerskogen Svømmehall – [hva saken gjelder] Når dokumenter sendes til byggherren, skal disse sendes som følgende: • Brev: Original (post) + epost • Møtereferat: E-post til hver møtedeltaker + eventuelle fraværende • Faktura med bilag: Original til fakturaadresse iht. kontrakt. Kopi per e-post til byggeleder • Dokument iht. kontrakt: Original + epost • Tegninger: Webhotell + epost • FDV og sluttdokumentasjon: 3 originaler + 1 minnepinne. All korrespondanse til partene sendes til vedkommende forretningsadresse. Det skal alltid angis hvor kopi er sendt. Byggeleder skal ha kopi av all korrespondanse. Byggelederen har ansvar for å videreformidle kopier av nødvendig korrespondanse til prosjektleder. Alt som oversendes på elektrisk format til oppdragsgiver skal være konvertert til Adobe Acrobat PDF format. Dette gjelder ikke tegninger. Alle varsler skal gjøres ved bruk av skjema “Krav om endringsordre” med fortløpende nummering.
Kommunikasjon i prosjektet. Byggherren har i denne byggesaken inngått avtale om bruk av prosjekthotell Byggnet med tilgang via internett. Det avholdes et introduksjonskurs etter kontraktsinngåelse for å gi aktørene best mulig basis for å anvende hotellet i sitt arbeid. Brukerveiledning til prosjekthotellet ligger tilgjengelig i systemet. All skriftlig kommunikasjon i prosjektet skal kanaliseres gjennom dette hotellet. Skriftlig kommunikasjon utenfor prosjekthotellet vil ikke betraktes som offisiell kommunikasjon. Hver enkelt leverandør tildeles et område i hotellet der de kan bygge opp sin struktur og kommunisere med sine kontraktspartnere. Byggherren sørger for tildeling av det antall lisenser hver leverandør finner nødvendig for effektiv og ryddig bruk av systemet. Det er adgangsbegrensninger i systemet som hindrer uønsket innsyn. I tillegg til hver enkelt leverandør sitt område er det et fellesområde der all offisiell informasjon og dokumentasjon vil være tilgjengelig (møtekalender, grunnlagsdokumenter, offisielle tegninger og annet arbeidsgrunnlag, møtereferat, diskusjonsforum, tegninger og dokumenter til tverrfaglig kontroll, fremdriftsplaner, endrings og avviksmeldinger etc.). All informasjon som legges inn i hotellet vil behandles konfidensielt og det er brannmurer, virusprogrammer og krypteringssystemer innebygd i systemet for å ivareta sikkerheten for alle aktørene. Det tas daglig sikkerhetskopi av alt som ligger inne på hotellet. Enhver aktør har juridisk bindende rett til kopi av de områder på prosjekthotellet de har hatt innsyn
i. Det kan kreves å få utlevert en sikkerhetskopi av disse områdene til en hver tid. Dette for å sikre sporbarhet og dokumentasjon ved eventuelle konflikter og etter prosjektets ferdigstillelse. Sikkerhetskopi kan bestilles direkte av systemleverandør. Ekstra kostnader som påløper ved slik uthenting (konsulenttid, lagringsmedia, transport etc.) dekkes av aktøren som ønsker dokumentasjonen utlevert. Det føres logg for all kommunikasjon gjennom hotellet. For at et dokument, melding el. skal anses som offisielt overlevert må det sendes melding (alert) til person/firma som er ansvarlig for videre behandling av objektet. For dokumentasjonens del bør slike meldinger lagres/logges. Rutiner for dokumentflyt og bruk av prosjekthotellet vil kunne bli gjenstand for revisjon under arbeidets gang.
Kommunikasjon i prosjektet. Kommunikasjon og dokumentbehandling i prosjektet skal foregå på via Interaxo. Interaxo er ett prosjekthotell hvor all relevant dokumentasjon deles. Avviks, varsel og endringsbehandling skal skje i prosjekthotellet. Systemet har også aksjonslister som vil benyttes for å redusere referatføring fra møter. Byggherre dekker kostnader for brukerlisenser og drift av Interaxo. Det forutsettes at entreprenøren selv setter av tilstrekkelig tid for å gjøre seg kjent med systemet dersom Interaxo er ukjent for prosjektdeltakerne. Se : xxx.xxxxxxxx.xx
Kommunikasjon i prosjektet. E-post benyttes som kommunikasjonsverktøy. I prinsippet skal alle møter oppsummeres skriftlig enten som møtereferat eller oppsummering på e-post. Interaxo vil bli benyttet til tegningsdistribuering, tekniske avklaringer og endringshåndtering.
Kommunikasjon i prosjektet. Xxxxxxx skal etableres av Byggeleder. Foreløpig legges det til grunn: All korrespondanse merkes med prosjektnavn. Det kommuniseres til respektive mottaker/e med kopi til andre prosjektdeltakere. Meldinger skal som hovedregel kun omtale én sak pr. e-post / melding. Det skal ikke benyttes «prosjekthotell» (annet en Teams) eller lignende for dette prosjektet. E-post og Teams, anses som juridisk bindende kommunikasjon.
Kommunikasjon i prosjektet. Kommunikasjon / korrespondanse skjer iht. PA-rutiner som utarbeides av byggherren/byggeleder.