TILBUDSFORESPØRSEL
TILBUDSFORESPØRSEL
Tjeneste: Arbeidsgiverrelatert ledelsesutvikling Trondheim kommune
INNHOLDSFORTEGNELSE
1. TILBUDSINNBYDELSE 2
1.1. GENERELT OM OPPDRAGET 2
1.2. BEHOV 2
1.2.1. Krav til tjenesten 3
1.2.2. Omfang / budsjettramme 4
1.3. KONTRAKT 4
1.3.1. Kontraktsbestemmelser 4
1.3.2. Prisjustering 4
1.3.3. Kontraktsperiode 4
1.4. TILLEGGSOPPLYSNINGER 4
1.5. OMKOSTNINGER 5
2. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 5
2.1. LOV OG FORSKRIFT OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER 5
3. DOKUMENTASJONSKRAV 5
3.1. Tilbudsfrist og fremdriftsplan 6
3.2. INNLEVERING 6
3.3. VEDSTÅELSESFRIST 6
3.4. LEVERANDØRENS PLIKT 6
3.5. TILDELING 6
3.5.1. Kvalitet 50% 6
3.5.2. Gjennomføringsevne/tilgjengelighet 40% 6
3.5.3. Pris 10% 7
VEDLEGG 7
1. TILBUDSINNBYDELSE
1.1. Generelt om oppdraget
Trondheim kommune inviterer til å gi tilbud på bistand til arbeidsgiverrelatert ledelsesutvikling. Kommunen skal innhente ekstern bistand for å gjennomføre en satsing på arbeidsgiverrelatert ledelsesutvikling ved to av de største enhetene i Barne- og familietjenesten. (BFT) Enhetene er Helse- og avlastningstjenesten (HOA) og Omsorgsenheten (OE).
1.2. Behov
Formål med oppdraget
Formålet med avtalen er å sikre tilgang til ekstern kompetanse og rådgivning for å styrke og utvikle ledernes ferdigheter og kompetanse for å håndtere arbeidsgiverrelaterte utfordringer og oppgaver på en effektiv og strategisk måte. Lederne i de to enhetene skal styrkes i sin lederrolle, både som deltakere i sin egen ledergruppe og som individ.
Begrunnelse for behov
Både Omsorgsenheten og Helse- og avlastningsenheten skal omstille sin drift. Lederne har behov for å styrke sin kompetanse innen prosjektledelse, forståelse av lederroller og økonomisk ansvar samt planlegging og håndtering av gevinster.
Hovedgrunnen til satsingen er et betydelig merforbruk og at driften må endres for å oppnå en bærekraftig drift. Enhetene skal oppnå en bærekraftig økonomi og må omstille virksomheten og realisere en økonomisk gevinst. Omstillingen skal gjennomføres raskt.
Lederne trenger støtte og handlingsrom dersom de skal lykkes med å omstille seg selv, egne tjenester og ansatte til en virkelighet hvor de skal benyttes færre ressurser.
Forventninger til resultater
Forventningen er at bistand fra ekstern leverandør vil ruste ledere med nødvendige ferdigheter og kunnskaper for å effektivt administrere og lede organisasjonens menneskelige ressurser og styrke arbeidsmiljøet og ytelsen på arbeidsplassen. For å gjøre ledergruppene i stand til å gjennomføre sine oppgaver i tråd med en mer bærekraftig økonomisk drift, må behovet for ledelsesutvikling sees i sammenheng med endringskapasitet, samhandling og strategisk beslutningsevne.
Tema og problemstillinger:
Det er nødvendig at ledelsesutviklingsarbeidet skal oppleves praksisnært for lederne og det forutsetter at leverandør kjenner til og har erfaring fra omstillingsarbeid fra kommunal sektor
og har kjennskap til kommunal ledelsesutvikling i Trondheim, slik at opplegget er tilpasset lederteamenes hverdag og utfordringsbilde.
For å oppnå en bærekraftig økonomi og levere forsvarlige tjenester, er det avgjørende med en kultur hvor hele organisasjonen aktivt søker etter muligheter for å jobbe mer effektivt og utnytte ressursene på tvers av avdelinger og virksomheter. Derfor ønsker vi å styrke lederes bidrag til utviklingen av en forbedringskultur, det vil si en kultur preget av kontinuerlig læring, medarbeiderdrevet innovasjon og gevinstrealisering. For å oppnå dette, trenger lederne våre praktiske verktøy og teknikker for å fasilitere og lede forbedringsarbeid.
Hva ønsker vi oss?
● Vi ønsker et generelt kompetanseløft hos våre enhets- og avdelingsledere på hvordan å utvikle en kultur for medarbeiderdrevet innovasjon og kontinuerlig læring.
● VI ønsker oss en praksisnær lederutvikling på prosjektledelse og gevinstrealisering knyttet til erfaringer fra andre kommunale prosjekter
● Vi ønsker oss praktiske verktøy og teknikker som lederne kan benytte for å fasilitere og lede forbedringsarbeid.
● Vi ønsker oss ledergruppeutvikling med samhandlingsveiledning samt individuell veiledning
1.2.1. Krav til tjenesten
Trondheim kommune søker en erfaren leverandør som har gode referanser for arbeid med kommunale ledergrupper.
● Kommunen vil benytte modellen Systematisere Person- Gruppe Relasjonen (SPGR) for å kartlegge samhandlings- og ledelsesprosesser og det er et krav om at leverandør har sertifisering i dette.
● Kommunen ønsker å benytte modellen Goal, reality, opportunities/options, will (GROW- modellen) i rådgivning og coaching.
● Lederteamene har behov for et verktøy som kan benyttes knyttet til forbedringsarbeidet på enhetene og det er ønskelig å benytte LEAN som både tankesett og metode for å forbedre kvalitet og resultater slik at driften på enhetene blir mer effektiv.
● Utviklingsperioden er intensiv og skal foregå over 10- 12 måneder. Det er nødvendig at leverandør tilbyr et robust team med stedfortredere for å sikre gjennomføring ved fravær.
● Utfordringsbildet til enhetene er sammensatt og det er nødvendig at det tilbys bred kompetanse som psykologi, organisasjon og ledelse samt økonomi.
● Det er nødvendig at kurssamlinger gjennomføres i Trondheim og det er derfor viktig at det er tilstedeværelse i Trondheim for gjennomførelse av oppdraget
Tilbyder skal legge ved en skisse til innhold til kursserie med fysiske samlinger samt til individuelle samtaler /coaching med lederne, hvor det redegjøres for faglig tilnærming, plan for praktisk gjennomføring, og budsjett for oppdraget.
Forventningen er at det gjennomføres samlinger for ledergruppene, og at disse skjer i eller i nærheten av Trondheim. I tillegg skal det gjennomføres individuelle og/eller gruppebaserte digitale/fysiske samtaler.
Ledelsesutviklingsprosessen skal gå over maksimalt ett år og skal startes opp senest i oktober 2024.
1.2.2. Omfang / budsjettramme
Oppdraget som er beskrevet i denne forespørselen har en øvre ramme på 2.800.000,- eks. mva.
Eventuelle lisenskostnader vil faktureres særskilt.
1.3. Kontrakt
1.3.1. Kontraktsbestemmelser
Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagt kontrakt.
1.3.2. Prisjustering
Oppdraget har en fast, øvre ramme.
1.3.3. Kontraktsperiode
Avtalen gjelder fra oppstart av kontrakt, og fram til oppdraget avsluttes i 2025. Avslutningsdato henger sammen med oppstartsdato, da oppdraget tenkes utført innen maksimalt 12 måneder.
1.4. Tilleggsopplysninger
Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger via kommunikasjonsmodulen i Mercell konkurransegjennomføringsverktøy, heretter omtalt som KGV.
Spørsmål til anbudsdokumentene må være mottatt av oppdragsgiver senest ved frist for å stille spørsmål 14.08.2024 kl 12:00. Opplysninger, som oppdragsgiver gir på forespørsel fra en potensiell leverandør, meddeles samtidig til alle leverandører via KGV. Det skal ikke være kommunikasjon om anbudskonkurransen utenfor KGV.
Det oppfordres til å lese gjennom alle anbudsdokumentene så snart som mulig etter utlysning, og sende inn eventuelle spørsmål i god tid før frist for å stille spørsmål.
All kommunikasjon i anskaffelsesprosessen skal foregå via KGV. Hvis spørsmålet angår alle tilbydere vil oppdragsgiver besvare dette anonymisert ved å gi svaret som en tilleggsinformasjon. Tilleggsinformasjon vil være tilgjengelig under fanebladet
«Tilleggsinformasjon» i kommunikasjonsmodulen i KGV.
1.5. Omkostninger
Omkostninger som leverandør pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbud, vil ikke bli refundert av oppdragsgiver.
2. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN
2.1. Lov og forskrift om offentlige anskaffelser
Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 nr. 73 (LOA) og forskrift om offentlig anskaffelser av 18. august 2016 nr. 974 (FOA) del I, samt reglene i denne tilbudsforespørselen.
3. DOKUMENTASJONSKRAV
Det stilles følgende krav til leverandøren:
Krav | Dokumentasjonskrav |
● Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgift innbetaling | ● Skatteattest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gamle. Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret og skal legges ved tilbudet |
● Leverandør skal utøve miljøledelse | ● Vedlegg 1 skjema for miljøkrav skal fylles ut og legges ved tilbudet |
● Leverandørens lønns- og arbeidsvilkår skal være i samsvar med allmenngyldige tariffavtaler eller landsomfattende tariffavtaler for det aktuelle området kontrakten omfatter | ● Leverandør skal legge ved egenerklæring som bekrefter at lønns- og arbeidsvilkår er i samsvar med allmenngyldige tariffavtaler eller landsomfattende tariffavtaler, se vedlegg 3. |
● Leverandøren skal dokumentere erfaring fra prosjektledelse av tilsvarende oppdrag. | ● Referanser fra tilsvarende oppdrag i store virksomheter, fortrinnsvis i offentlig sektor |
3.1. Tilbudsfrist og fremdriftsplan
Siste frist for innlevering av tilbud er 21.08.2024 KL.12:00
En eventuell forlengelse av tilbudets vedståelsesfrist kan bare skje dersom leverandøren godkjenner dette.
Tilbudet skal være sendt til oppdragsgiver før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist.
3.2. Innlevering
Tilbudet skal utarbeides i henhold til retningslinjene gitt i dette dokumentet, og leveres etter den utforming KGV angir for innlevering.
3.3. Vedståelsesfrist
Leverandøren er bundet av tilbudet til 2 måneder etter tilbudsfristens utløp.
3.4. Leverandørens plikt
Leverandør plikter å gjennomgå tilbudsforespørselen på en forsvarlig måte og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke tilbudet. Det er leverandørens ansvar å innlevere et fullstendig og utvetydig tilbud. Ingen innrømmelser vil bli gjort av oppdragsgiver for feil eller unnlatelser fra leverandørens side, og leverandøren er bundet av de opplysningene som fremgår av tilbudet. Uklarheter eller ufullstendigheter i tilbudet vil kunne medføre avvisning.
3.5. Tildeling
Tildelingen skjer på basis av oppdragsgivers vurdering av følgende:
3.5.1. Kvalitet 50%
Xxxxxxxx må vise god oppdragsforståelse. Spesifikt må tilbudet inneholde:
● tilbyders forståelse av oppdraget
3.5.2. Gjennomføringsevne/tilgjengelighet 40%
Leverandør må beskrive hvordan oppdraget er tenkt gjennomført. Spesifikt må tilbudet inneholde:
● tidspunkt for oppstart
● at det tilgjengeliggjøres et robust team med stedfortredere for å sikre gjennomføring ved fravær eller andre omstendigheter samt
● ha mulighet for tIlstedeværelse i Trondheim for gjennomføring av oppdraget
● referanser fra tilsvarende oppdrag
● forpliktende tilbud om ressurs for oppdraget, med CV
3.5.3. Pris 10%
Oppdraget har en fastpris som er satt til 2.800.000,- eks. mva. Tilbud som har en økonomisk ramme som overstiger fastsummen vil diskvalifiseres. Alle arbeidsoppgaver og eventuelle reiser som er beskrevet i kravspesifikasjonen og i leverandørens tilbud skal inngå i fastprisen. Leverandøren skal beskrive hvor mange dagsverk som totalt ligger i tilbudet og gjerne fordelt på ulike faser som leverandøren planlegger å gjennomføre. Fastprisen skal gjelde for hele oppdragets lengde og kan ikke justeres.
Eventuelle lisenskostnader kommunen vil benytte seg av, vil dekkes av oppdragsgiver.
Oppdragsgiver planlegger å tildele kontrakt uten å ha dialog med Leverandørene utover eventuelle avklaringer/korrigeringer.