VEDLEGG 7.2 TIL RAMMEAVTALE
Vedlegg 7.2 14.09.2020
VEDLEGG 7.2 TIL RAMMEAVTALE
mellom
REMA 1000 Norge AS
og
(«Leverandøren»)
ALMINNELIGE LEVERINGSVILKÅR – ETISKE RETNINGSLINJER FOR LEVERANDØRER
Etiske retningslinjer for leverandører til REMA Handel (SCoC)
1. Introduksjon
a) Hos REMA 1000 fremmer vi ansvarlige og bærekraftige forsyningskjeder som bryr seg om mennesker, miljøet og lokalsamfunn. Vi følger FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter som setter forventninger for stater og selskaper om hvordan de kan møte og forhindre næringslivets negative virkninger på menneskerettigheter. Vi vil at alle arbeidere i våre forsyningskjeder har anstendige arbeidsforhold.
b) Videre bør miljøet og omgivende samfunn beskyttes og tas vare på under produksjonen av varer vi selger i våre butikker. Dette er en grunnleggende del av vår forretningside om «Pris – Kvalitet
– Ansvar», som betyr at «Kundene velger oss fordi vi har alltid har laveste pris på varer av høy kvalitet – produsert og solgt på en ansvarlig måte. Det er også et nøkkelelement i vårt arbeid med å fremme FNs Bærekraftsmål.
c) Xxx REMA 1000 tror vi at den beste måten å oppnå en ansvarlig forsyningskjede på er å samarbeide tett med våre forretningspartnere og leverandører. Vi har derfor utviklet disse etiske retningslinjene for leverandører (Supplier Code of Conduct, SCoC) for å klargjøre vår posisjon når det gjelder etisk handel og våre krav og forventninger til våre leverandører. SCoC oppgir flere krev som dekker grunnleggende menneskerettigheter, arbeideres rettigheter, miljøet og antikorrupsjon. Vi har videre utviklet vår «veiledning med utfyllende kommentarer», hvor vi beskriver vår arbeidsprosess, revisjonsprinsipper og metode for å arbeide med leverandører og forretningspartnere for etisk handel.
d) REMA 1000 forventer at våre leverandører overholder alle 15 nøkkelkrav oppgitt i denne SCoC. Leverandørene forventes å informere sine egne underleverandører om kravene, og aktivt arbeide for å sikre at disse implementeres. Følgelig beskriver denne SCoC de etiske kravene for hele forsyningskjeden.
e) REMA 1000 er medlem av Etisk Handel Norge (EHN). EHN er en medlemsorganisasjon for organisasjoner, private og offentlige instanser, og er en drivkraft og et ressurssenter for etisk handel. REMA 1000 rapporterer til EHN om fremgangen av vårt arbeide med etisk handel, og denne rapporten er offentlig tilgjengelig.
2. Krav relatert til egen praksis: Hva vi krever av oss selv
a) REMA 1000 evaluerer og, når påkrevd, forbedrer våre retningslinjer og innkjøpspraksis kontinuerlig for å støtte våre leverandørers og underleverandørers overholdelse av SCoC. REMA 1000 vil informere leverandørene om eventuelle slike oppdateringer eller korrigeringer av SCoC, og gi våre leverandører og forretningspartnere rimelig forhåndsvarsel hvis nye krav oppstår. Vi tror at en konstruktiv og åpen dialog er vesentlig i vårt forsyningskjedearbeid.
b) Verken REMA 1000 eller noen av dets ansatte skal noen gang tilby eller akseptere lovstridige eller urettmessige pengegaver eller noen annen form for godtgjørelse for å sikre forretningsrelatert eller privat fordel, eller fordel for kunder, agenter eller leverandører.
c) REMA 1000 og REMA 1000s leverandører skal unngå partnere som opererer i land underlagt internasjonal boikott av FN og/eller norske og danske myndigheter.
d) For en full beskrivelse av våre ansvarlige forsyningskjedeprosedyrer, se dokumentet
«veiledning med utfyllende kommentarer».
3. Prosedyrer for å følge opp de oppgitte kravene i disse etiske retningslinjene
a) På forespørsel forventer REMA 1000 at leverandøren og dets underleverandør dokumenterer sitt arbeide med de etiske kravene definert i SCoC. Dette kan gjøres gjennom samtale, besøk på stedet, eller gjennom skriftlig dokumentasjon. Hvis REMA 1000 ønsker å kartlegge alle underleverandører, er leverandøren pålagt å levere ut all relevant kontaktinformasjon.
b) Når SCoC har blitt kommunisert til en bestemt leverandør, skal det anses som et kontraktsdokument og en integrert del av enhver kontrakt inngått mellom det aktuelle Xxxxxx Handel selskap og leverandøren. I tilfelle leverandøren avviker fra SCoC vil REMA 1000 og leverandøren i fellesskap sette opp en plan for å utbedre avviket. Leverandøren skal gjøre sitt beste for å implementere korrigerende handlinger innen avtalt tidsramme, og informere REMA 1000 om alle slike handlinger.
c) Hvis (i) en leverandør er uvillig eller ute av stand til å utføre korrigerende handlinger som REMA 1000 finner nødvendig for å overholde denne SCoC, eller (ii) leverandøren eller noen av dennes underleverandører har begått et betydelig brudd eller gjentatte brudd på kravene i SCoC, er REMA 1000 berettiget til å avslutte forretningsforholdet og eventuell(e) kontrakt(er) med leverandøren. Slik avslutning skal være effektiv fra tidspunktet oppgitt i et skriftlig avslutningsvarsel fra REMA 1000. Denne bestemmelsen har ingen innflytelse på ytterligere rettigheter og forpliktelser REMA 1000 eller leverandøren kan ha i henhold til andre kontraktsdokumenter.
d) For en full beskrivelse av våre ansvarlige forsyningskjedeprosedyrer, se dokumentet
«veiledning med utfyllende kommentarer».
4. Krav til forsyningskjedeforhold for alle leverandører
a) REMA 1000s etiske retningslinjer for leverandører er basert på nøkkelkonvensjoner og - dokumenter fra FN og Den internasjonale arbeidsorganisasjon, og beskriver minimumskrav, ikke maksimumskrav. Nasjonale lover skal respekteres. Hvor lovbestemmelser og denne SCoC omhandler samme emne, skal høyeste standard gjelde.
5. Tvunget og obligatorisk arbeid (ILO-konvensjoner nr. 29 og 105)
a) Det skal ikke forekomme noe tvunget, bundet eller ufrivillig arbeid eller fengselsarbeid. Arbeidere skal være frie til å forlate arbeidsområdet ved slutten av dagen.
b) Arbeidere skal ikke avkreves depositum eller måtte avlevere identitetspapirer til leverandørers selskap (deres arbeidsgiver), og skal være frie til å forlate sin arbeidsgiver etter rimelig varsel.
6. Organisasjonsrett og rett til kollektive lønnsforhandlinger (ILO-konvensjoner nr. 87, 98, 135 og 154)
a) Xxxxxx arbeider skal ha retten til å slutte seg til eller danne fagforeninger etter egne valg, og
til å forhandle kollektivt. Leverandøren skal ikke være til hinder for dannelsen av foreninger eller kollektive forhandlinger.
b) Arbeiderrepresentanter skal ikke diskrimineres, og skal ha tilgang til å utføre sine representantfunksjoner på arbeidsplassen.
c) Hvor organisasjonsretten og/eller retten til kollektive lønnsforhandlinger er begrenset ved lov, skal arbeidsgiveren lette, og ikke hindre, utviklingen av alternative former for uavhengig og fri arbeidsrepresentasjon og forhandlinger.
7. Barnearbeid (FNs barnekonvensjon, ILO-konvensjoner nr. 138, 182 og 79, og ILO- anbefaling nr. 146)
a) Minimumsalderen for arbeidere skal ikke være under 15 og skal overholde (i) den nasjonale minimumsalderen for sysselsetting, eller (ii) alderen for fullføring av skoleplikt, hvilken av disse som måtte være høyere. Hvis lokalt minimum er satt til 14 år i henhold til unntak for utviklingsland under ILO-konvensjon 138, kan denne lavere alderen gjelde.
b) Det skal ikke være noen rekruttering av barnearbeid, definert som noe arbeid utført av et barn yngre enn alderen(/aldrene) spesifisert over.
c) Ingen person under 18 år skal engasjeres i arbeid som er farlig for helse, sikkerhet eller moral, inkludert nattarbeid.
d) Retningslinjer og prosedyrer for opprydding av barnearbeid forbudt ved ILO-konvensjoner nr. 138 og 182 skal opprettes, dokumenteres og kommuniseres til personell og andre interesserte parter. Tilstrekkelig støtte skal gis for at slike barn skal delta på og fullføre skoleplikt. REMA 1000 må gjøres oppmerksom på alle slike tilfeller for diskusjon.
e) Leverandøren skal ha en sertifisert kopi av et offisielt dokument som viser arbeiderens fødselsdato. I land hvor dette ikke er mulig, skal leverandøren implementere en egnet metode for evaluering av alderen på sine arbeidere.
8. Diskriminering (ILO-konvensjoner nr. 100 og 111 og FNs Kvinnekonvensjon)
a) Det skal ikke være noen diskriminering på arbeidsplassen ved ansettelse, kompensasjon, tilgang til opplæring, forfremmelse, oppsigelse eller pensjonering basert på etnisk bakgrunn, nasjonalitet, språk, religion, kaste, alder, funksjonshemming, kjønn, sivilstand, seksuell legning, foreningsmedlemsskap eller sosial eller politisk tilknytning eller annen mening eller standpunkt.
b) Xxxxxx skal etableres for å beskytte arbeidere mot seksuelt påtrengende, truende, fornærmende eller utbyttende atferd, og mot diskriminering eller avslutning av ansettelse på uberettiget grunnlag, f.eks. ekteskap, graviditet, foreldrestand eller HIV-status.
9. Streng eller umenneskelig behandling (FNs internasjonale konvensjon om sivile og politiske rettigheter, art. 7)
a) Fysisk mishandling eller straff, eller trusler om fysisk misbruk, seksuell eller annen trakassering og muntlig mishandling, samt andre former for intimidasjon (skremsel), er forbudt.
10. Helse og sikkerhet (ILO-konvensjon nr. 155 og ILO-anbefaling nr. 164)
a) Arbeidsmiljøet skal være trygt og hygienisk med tanke på den gjeldende kunnskapen om industrien og eventuelle spesifikke farer. Farlige kjemikalier og andre substanser skal håndteres forsiktig. Tilstrekkelige steg må tas for å unngå ulykker, brann og helseskade som oppstår fra, er tilknyttet, eller inntreffer under arbeidet, ved å minimere, så langt det er rimelig praktisk, årsakene til farene knyttet til arbeidsmiljøet.
b) Arbeidere skal motta jevnlig og dokumentert helse- og sikkerhetsopplæring, og slik opplæring skal gjentas for nye eller omplasserte arbeidere. Periodisk opplæring bør gis til arbeidere i farlige områder.
c) Tilgang til rene toalettanlegg og til drikkevann og, om hensiktsmessig, sanitæranlegg for lagring av mat skal besørges.
d) Losji, hvor besørget, skal være rent, trygt og tilstrekkelig ventilert, og skal ha tilgang til rene toalettanlegg og drikkevann.
11. Lønn (ILO-konvensjon nr. 131)
a) Lønn og ytelser betalt for en standard arbeidsuke skal som et minimum møte nasjonale rettslige standarder eller industristandarder, hvilken som måtte være høyere. Lønn bør alltid være nok til å møte grunnleggende behov, inkludert noe passende inntekt.
b) Alle arbeidere skal gis en skriftlig og begripelig kontrakt som skisserer deres lønnsbetingelser og betalingsmetode før de går inn i ansettelse.
c) Trekk i lønn som et disiplinærtiltak er ikke tillatt.
12. Arbeidstid (ILO-konvensjon nr. 1 og 14)
a) Arbeidstid skal overholde nasjonale lover og industristandarder, og ikke mer enn gjeldende internasjonale standarder. Ukentlig arbeidstid skal på en jevnlig basis ikke overskride 48 timer.
b) Arbeidere skal gis minst en dag fri for hver sju (7) dagers periode.
c) Overtid skal være frivillig og begrenset. Anbefalt maksimal overtid er 12 timer per uke, dvs. at den totale arbeidsuke inkludert overtid ikke skal overskride 60 timer. Unntak til dette er akseptert når regulert ved en kollektiv forhandlingsavtale.
d) Arbeidere skal alltid motta overtidsbetaling for alle timer arbeider over og utover normal arbeidstid (se 8.1 over), minimum i henhold til relevant lovgivning.
13. Fast ansettelse (ILO-konvensjon nr. 95, 158, 175, 177, 181)
a) Forpliktelser til ansatte under internasjonale konvensjoner, nasjonal lov og bestemmelser for fast ansettelse skal ikke unngås gjennom bruk av korttidskontrakter (som kontraktarbeid, tilfeldig arbeid eller dagarbeid), underentreprenører eller andre arbeidsforhold.
b) Alle arbeidere er berettiget til en ansettelseskontrakt på et språk de forstår, som skisserer deres lønnsbetingelser og betalingsmetode, før de trer inn i arbeidet.
c) Varighet og innhold for lærlingprogram skal være klart definerte.
14. Marginalisert befolkning (FNs internasjonale konvensjon om sivile og politiske rettigheter, art. 1 og 2)
a) Produksjon og bruk av naturressurser skal ikke bidra til ødeleggelsen av ressursene og inntektsgrunnlaget for marginaliserte befolkningsgrupper, slik som å gjøre hevd på store landområde, bruk av vann eller andre naturressurser som disse befolkningsgruppene er avhengige av.
15. Miljø
a) Tiltak for å minimalisere ugunstige virkninger på menneskelig helse og miljøet skal tas gjennom hele verdikjeden. Dette inkluderer minimalisering av forurensing, fremme en effektiv og bærekraftig bruk av ressurser, inkludert energi og vann, og minimalisering av utslipp av klimagasser i produksjon og transport. Det lokale miljøet ved produksjonsområdet skal ikke utnyttes eller nedbrytes.
b) Nasjonal og internasjonal miljølovgivning og -bestemmelser skal respekteres, og relevante utslippstillatelser anskaffes.
16. Korrupsjon
a) Leverandøren skal overholde gjeldende lover for bestikkelser, korrupsjon, svindel og alle andre forbudte forretningsmetoder. Leverandøren skal ikke tilby, love eller gi noen upassende ytelse, favør eller insentiv til noen offentlig tjenesteperson, internasjonal organisasjon eller noen annen tredjepart.
b) Leverandøren skal ikke, direkte eller indirekte, tilby gaver til REMA 1000-ansatte eller personer som representerer REMA 1000 eller noen nært relatert til disse, med mindre gaven er av ubetydelig verdi. Gjestfrihet, slik som sosiale hendelser, måltider eller underholdning kan tilbys hvis det er et legitimt forretningsformål involvert, og kostnaden holdes innenfor rimelige grenser. Reiseutgifter for individ som representerer REMA 1000 skal betales av REMA 1000. Gjestfrihet, utgifter eller gaver skal ikke tilbys eller mottas i situasjoner med kontraktstilbud, -forhandlinger eller -tildelinger.
17. Dyrevelferd
a) For produkter basert på dyr skal nøye overveielse av dyrs velferd sikres gjennom hele verdikjeden. Som minimum skal leverandøren overholde lokal lovgivning.
18. Ledelsessystem for leverandører
a) Ledelsessystemet er sentralt for implementeringen av SCoC. REMA 1000 vektlegger viktigheten av at leverandører har systemer som støtter slik implementering. Forventningene i denne forbindelse er oppsummert i følgende tiltak:
• Leverandøren bør gjøre en sentralt plassert ansatt ansvarlig for implementeringen av SCoC i leverandørens foretak.
• Leverandøren må gjøre SCoC kjent i alle relevante deler av organisasjonen.
• Leverandøren må registrere nok materiale til å kunne dokumentere overholdelse av SCoC, og kunne presentere rimelig informasjon på REMA 1000s anmodning. En etterforsker utpekt av REMA 1000 skal, om REMA 1000 anmoder det, bli gitt tilgang til arkiver og annen dokumentasjon for å bekrefte slik overholdelse.
• Leverandøren skal innhente REMA 1000s samtykke før tjenesteutsetting av
produksjon eller deler av produksjon til en underleverandør/-entreprenør, hvis dette ikke har blitt avtalt på forhånd.
• Når leverandører engasjerer underleverandører for levering av produkter til REMA 1000, må hvert produkt og deres ingredienser kunne spores gjennom hver del av produksjons- og distribusjonskjeden, inkludert endelig produksjonssted. På REMA 1000s forespørsel skal leverandøren informere REMA 1000 om alle relevante underleverandører og produksjonssteder og presentere relevant kontaktinformasjon.
19. Konkurranselov
a) Leverandøren skal under ingen omstendighet forårsake eller være delaktig i noe brudd på generelle eller spesielle konkurransebestemmelser eller -lover, slik som ulovlig priskonkurranse eller ulovlig markedsdeling.
***
Dette vedlegget er i to eksemplarer, ett til hver av partene.
, ,
Sted/dato Sted/dato
For Leverandøren: For REMA 1000 Norge AS
(Navn, stilling – med blokkbokstaver) (Navn, stilling – med blokkbokstaver)