FOR

Samarbeidsavtale

FOR

IKT driftstjenesten i Astafjord

Mellom Gratangen, Lavangen, Salangen og Ibestad kommuner er det inngått avtale om utvikling og drift av felles IKT driftstjeneste.

1 Allmenne bestemmelser

1.1 Formål

Formålet med samarbeidet er å utvikle og drive en felles IKT driftstjeneste i regionen. Målet skal være å sikre brukerne (innbyggerne og ansatte i kommunen) tilgang til rett tjeneste til rett tid og til lavest mulig kostnad. Delmål

• Økt fokus på brukerrelaterte prosesser rettet mot innbyggerne og de ansatte i fagavdelingene.

• Ansatte skal ha kompetanse til å ta i bruk moderne teknologi på en måte at de føler seg trygge på bruk avanserte fagsystemer.

• Bestillerkompetansen i fagavdelingene skal styrkes.

• Redusert sårbarhet i forhold til sykdom og vakanser hos IKT driftspersonell.

• Større IKT-faglig miljø som gir muligheter for faglig utvikling.

• Innbyggerne må føle seg trygge på at opplysninger av personlig karakter ikke blir allment tilgjengelig eller kommer på avveie.

1.2 Navn og deltagerkommuner

IKT driftstjenesten i Astafjord er et interkommunalt samarbeidsorgan opprettet av kommunene Gratangen, Lavangen, Salangen og Ibestad.

1.3 Vertskommune og samarbeidskommuner

   kommune er vertskommune for samarbeidsordningen. Vertskommunen har bestemte oppgaver i forbindelse med administrasjon av ordningen. Vertskommunen ska1 ellers levere støttefunksjoner og andre ytelser som bidrar til kostnadseffektiv drift. De øvrige kommunene er samarbeidskommuner.

1.4 Rettsgrunnlag

IKT driftstjenesten i Astafjord er opprettet og organisert med hjemmel i kommuneloven.

1.5 IKT driftstjenestens oppgaver

IKT driftstjenester skal sørge for at deltagerkommunene får dekket sine behov for IKT driftstjenester etter omforente kriterier for kvalitet og økonomi. IKT driftstjenester kan dekke dette behovet gjennom egen drift eller kjøp av tjenester fra ekstern leverandør. Endring i driftsmåte etter dette avsnittet er å anse som en prinsipiell avgjørelse som krever beslutning i alle deltagerkommuner.

1.6 Kontorsted

IKT driftstjenesten i Astafjord har hovedkontor i vertskommunen. Stillingsressurser kan utplasseres i de øvrige kommunene av personalpolitiske årsaker eller for å sikre beredskap og tilgang til kompetanse.

2 Administrasjon

2.1 Administrasjon

Leder av IKT driftstjenesten i vertskommunen er administrativ leder for samarbeidsordningen.

2.2 Arbeidsgiverforhold

Vertskommunen er arbeidsgiver for leder og medarbeidere i IKT driftstjenesten. Som arbeidsgiver skal vertskommunen ivareta partenes rettigheter og plikter i henhold til arbeidsmiljøloven og avtaleverket.

2.3 Prinsipper for tilsetting

Tilsetting av leder for IKT driftstjenesten skal skje av et tilsettingsutvalg med én representant fra hv. vertskommunen (arbeidsgiver), de øvrige kommunene i samarbeidsordningen, og tillitsvalgte i vertskommunen. Tillitsvalgtes innflytelse følger avtaleverkets bestemmelser. Ved uenighet i tilsettingsutvalget skal vertskommunens representant avgjøre tilsettingen. Ved tilsetting av øvrig personell i tjenesten skjer dette etter de retningslinjer som gjelder for tilsetting av øvrig personell i vertskommunen.

2.4 Ansattes rettigheter

Ved eventuell nedbemanning eller opphør av ordningen skal de ansatte ha rettigheter i vertskommunen i samsvar med Hovedavtalen og arbeidsmiljøloven. Ansatte som overføres til ny arbeidsgiver i forbindelse med etableringen av samarbeidsordningen, opprettholder rettigheter overfor tidligere arbeidsgiver (mulighet for retrett til hjemkommunen)

3 Delegasjon og kontroll

3.1 Delegering av myndighet

Gjennom denne avtalen forutsettes rådmann/administrasjonssjef å videredelegere ansvaret for å utføre kommunens oppgaver innen IKT driftstjenester til rådmann/administrasjonssjef i vertskommunen.

Delegasjonen omfatter ikke saker av prinsipiell betydning.

Det forutsettes at rådmann/administrasjonssjef i vertskommunen delegerer dette videre til daglig leder for vertskommunefunksjonen.

3.2 Internt tilsyn og kontroll

Bestemmelsene i kommuneloven, forvaltningsloven og matrikkellov gjelder med den presisering at vertskommunes kontrollutvalg er kontrollutvalg for IKT driftstjenesten i Astafjord.

3.3 Klagesaksbehandling

Klagesaksbehandling skjer i ht. bestemmelsene i forvaltningsloven. Vertskommunen forestår saksbehandlingen på vegne av ansvarlig kommune.

3.4 Samarbeid

IKT driftstjenesten ska1 holde god kontakt med kommunene. Tiltak som blir iverksatt i den enkelte kommune, skal så langt det er formålstjenlig samordnes med kommunens øvrige tjenesteproduksjon og ressursinnsats.

4 Økonomi

4.1 Budsjett

Vertskommunen fremmer forslag til årlige driftsbudsjett for IKT driftstjenesten tidlig i oktober. Tilsvarende fremmes forslag til økonomiplan for IKT driftstjenesten. Kommunene vedtar IKT driftstjenestens budsjett og økonomiplan. Budsjettet og økonomiplanen er gyldig når samtlige av kommunene har vedtatt disse. Ytelser fra vertskommunen og godtgjørelse for dette skal fremgå av budsjettet.

4.2 Innskudd til prosjekt

Deltagerkommunene skyter hver inn et nærmere avtalt innskudd i virksomheten for å sikre egen finansiering til søknad om finansiering.

4.3 Regnskap

Vertskommunen fører regnskap for IKT driftstjenestens drift. Regnskapet følger bestemmelsene som gjelder for interkommunalt samarbeid og føres som eget regnskap i kommunens driftsregnskap. Det føres ett delregnskap for tjenestens drift og egne delregnskap for utgifter til tiltak i hver kommune.

4.4 Frodeling av utgifter

Driftsutgiftene for den felles IKT driftstjenesten fordeles slik:

• 40% av de samlede utgiftene til drift og anskaffelser fordeles likt mellom deltagerkommunene.

• 60% fordeles etter aktivitet. Som mål for aktivitet benyttes antall timer forbrukt etter

4.5 Ansvar

Den enkelte kommunene står rettslig og økonomisk ansvarlig overfor egne innbyggere (eller tidligere bosatte) for de vedtak som treffes.

5 Informasjon, rapportering og evaluering

5.1 Rapportering

IKT driftstjenesten skal rapportere til kommunene om ressursbruk, tilstand og prioriteringer i forbindelse med kommunenes budsjettbehandling og gjennom de årlige regnskaper.

5.2 Informasjon

Adm. leder for IKT driftstjenesten har ansvaret for å gjøre tjenesten kjent overfor brukerne, kommunene og andre instanser.

5.3 Evaluering

Tjenesten skal evalueres etter tre år. Evalueringen legges fram for kommunestyrene innen 6 måneder etter utløpet av det tredje året.

6 Endringer og oppløsning av samarbeidet

6.1 Uttreden av samarbeidet

Kommunen kan med ett års skriftlig varsel si opp sitt deltakerforhold i IKT driftstjenesten i Astafjord og kreve seg utløst.

6.2 Endring av avtalen

Denne avtalen kan endres dersom krav om dette fremsettes av minst en av deltagerkommunene i samarbeidet. Eventuelle endringer krever godkjenning i alle deltagerkommunenes kommunestyrer.

6.3 Utvidelse

Utvidelse av samarbeidet med flere deltagerkommuner krever godkjenning i alle deltagerkommunenes kommunestyrer. Vertskommunen forestår forhandlingene med potensielle nye kommuner om betingelsene for inntreden i samarbeidet.

6.4 Ikrafttredelse

Avtalen trer i kraft fra det tidspunkt alle kommunestyrene i deltagerkommunene har godkjent avtalen Det forutsettes at en felles tjeneste skal være på plass fra 01.01.2007

Gratangen,   . .2006 Lavangen,   . .2006

Xxxxxxx Xxxxxxxx (s.) Xxxxxxx

Xxxxxx Xxxxxxx (s.) Rådmann

Salangen,   . .2006 Ibestad,   . .2006

Xxxxxxxxx Xxxxx (s.) Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Xxxxx Xxxxxxxxx (s.) Fung. rådmann