KONKURRANSEGRUNNLAG

Samordnet Innkjøp I Salten (SIIS) innbyr til åpen anbudskonkurranse over EØS terskelverdi for inngåelse av 2-årig rammeavtale på kontor- og helsemøbler, med ensidig opsjonsmulighet på 1+1 år. Anbudet inkluderer prosjektkjøp ved nybygg og rehabiliteringsprosjekter dersom kjøpet antas og ikke overstige kr 500.000 eks. mva. SIIS har opsjon på prosjektkjøp over

500 000 kr eks. mva.

Anbudet er kunngjort på xxx.xxxxxx.xx og TED xxxx://xxx.xxxxxx.xx/

1.2 Oppdragsgiver

Oppdragsgiver er kommunene inkludert i Samordnet innkjøp i Salten (SIIS) med Bodø kommune som vertskommune. Bestiller vil ha det økonomiske ansvar for å oppfylle kommunens forpliktelser overfor selger. Bodø kommune ved Innkjøpssjefen er administrativ kontraktspart.

1.3 Nøkkelopplysninger om konkurransen


Estimert volum	Helsemøbler gjennomsnitt siste to år 2.284.000 eks. mva. Kontormøbler gjennomsnitt siste to år 5.698.000 kr eks. mva. Totalt estimert til ca. 7,9 mill. kr pr år eks. mva (ikke bindende) Statistikk på volum i kravspesifikasjon
Tilbudsfrist:	14.05.2014 kl. 14.00
Vedståelsesfrist:	3 måneder fra tilbudsfrist
Spørsmålsfrist (dersom feil/uklarheter i grunnlag):	15 dager før tilbudsfrist. Spørsmål skal sendes pr. e-post til primær- og sekundærkontakt.
Levering av tilbud:	Tilbudet skal være fysisk mottatt på Servicetorget på postgården innen fristen. For sent innkomne tilbud avvises. Tilbud skal leveres i lukket forsendelse/konvolutt med påskrift: TILBUD PÅ SIIS RAMMEAVTALE – KONTOR- OG HELSEMØBLER Det skal være vedlagt en elektronisk kopi av tilbudet på minnepenn i PDF format. Prisskjema både i PDF og Office format. Det skal også være en elektronisk kopi av tilbudet i sladdet utgave.
Leveringsadresse:	Servicetorget Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxx 0, 0000 XXXX
Postadresse:	Bodø kommune Servicetorget Postgården Pb. 319, 8001 BODØ
Primær kontakt:	Innkjøpssjef Xxxxxxx Xxxxxx
E-post adresse:	xxxxxxx.xxxxxx@xxxx.xxxxxxx.xx
Telefon:	00 00 00 00

Sekundær kontakt:	Innkjøpsrådgiver Xxxxxxxx Xxx Xxxxxxxxxx
E-post:	xxxxxxxx.xxx.xxxxxxxxxx@xxxx.xxxxxxx.xx
Telefon:	00 00 00 00

1.4 Nøkkelopplysninger SIIS kommunene

Kommunenes beliggenhet

Kommunene ligger i regionen tilsluttet Bodø kommune. Beliggenhet er vist på kartutsnittet. Kommunene har meget god tilgjengelighet til kommunikasjonsmidler med havn, jernbane og flyplass.

Kommunenes størrelse

Tabellen viser kommunenes innbyggertall og størrelse i areal, samt forholdstall (beregnet ut i fra antall innbyggere) dersom tilbyder ønsker å gi del tilbud kommunevis, se pkt. 2.6 ’oppdeling av leveransen’.

	FAUSKE	BEIARN	SALTDAL	HAMARØY	MELØY	BODØ	SØRFOLD	GILDESKÅL
ANTALL INNB. 01.01.09	9 477	1 137	4 727	1 754	6 641	46 495	2 021	2 053
AREAL I KM²	1 210	1 221	2 215	1 031	873	1 392	1 635	661
FORDELINGS NØKKEL VED DEL TILBUD	13 %	1,5 %	6,4 %	2,4 %	9 %	63 %	2,7 %	2,7 %

(Totalt antall innbyggere i SIIS pr 01.01.09: 74.305)

1.5 Avlysning og totalforkastelse

Kjøperen er ikke forpliktet til å anta noen av tilbudene, dersom ingen av de innkomne tilbud anses som rimelige. Det samme gjelder når det etter utsending av konkurransegrunnlaget er oppstått forhold som gjør at kjøpet ikke lenger er aktuelt, eller at spesifikasjoner må endres.

1.6 Avvisning

Reglene for avvisning, følger av FOA Del III §§ 20-13 og 20-14. Eksempel på forhold som kan og i enkelte tilfeller skal føre til avvisning er:

♦ For sent innlevert tilbud

♦ Manglende dokumentasjoner

♦ Avvik fra kravspesifikasjonen

♦ Avvik fra kontraktsvilkårene

♦ Avvik fra kvalifikasjonskrav

♦ Vesentlige forbehold

1.7 Oppsigelse

Avtalen har en ensidig oppsigelsestid på 3 måneder. Oppsigelsen skal gjøres skriftlig og inneholde begrunnelse.

1.8 Mislighold

Ved mislighold av avtalen kan denne sies opp av begge parter med øyeblikkelig virkning.

1.9 Force majeure

Motparten kan i force majeure-situasjoner gå fra avtalen med den rammede parts samtykke, eller dersom situasjonen varer eller antas å ville vare lenger enn 90 dager, regnet fra det tidspunktet situasjonen inntrer, og da med minimum 15 dagers varsel.

1.10 Organisering av tilbudet

Tilbudet skal organiseres på følgende måte:

Skilleark 1: Tilbudsbrev, Forbehold, forretningshemmeligheter, om bedriften m/vedlegg Skilleark 2: Kvalifikasjonskrav m/ dokumentasjon

Skilleark 3: Kravspesifikasjonen m/ dokumentasjon Skilleark 4: Utfylte prismatriser

Skilleark 5: Sammenstilling og evt. annet

2 OPPLYSNINGER OM KONKURRANSEN

2.1 Den valgte anskaffelsesprosedyre

Denne anskaffelsesprosess omfattes av lov om offentlige anskaffelser senest ajourført 14. juni 2013 nr. 32 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006. og endret ved forskrift 04. juli 2012. For denne konkurransen gjelder forskriftens del I og del III over EØS terskelverdi. Konkurransen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse over terskelverdien jfr. FOA § 14-1 (1).

2.2 Rettelser, presiseringer og endringer

Innen utgangen av tilbudsfristen har oppdragsgiver rett til å gjøre rettelser, suppleringer og endringer som ikke er vesentlige i konkurransegrunnlaget, jfr. FOA § 17-2.

Rettelser, suppleringer eller endringer oppdateres i xxx.xxxxxx.xx og sendes derfra automatisk ut til alle som har meldt interesse for anbudet. Opplysningene som oppdragsgiveren gir på forespørsel fra en leverandør, skal umiddelbart også gis til alle de andre leverandørene. Det vil ikke bli gjort kjent hvem av leverandørene som har stilt spørsmålet.

Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene som nevnt i første ledd kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Alle leverandører skal varsles om forlengelsen. Merk frist for å stille spørsmål.

2.3 Offentlighet

For allment innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll, gjelder lov av 19. mai 2006 nr. 16 § 3 og 23 (3) om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet.

2.4 Taushetsplikt

Oppdragsgiveren plikter å forhindre at andre får tilgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og framgangsmåter, eller drifts- og forretningsforhold som det vil være konkurransemessig viktig å holde hemmelig, jfr. FOA § 3-6.

2.5 Oppslag i regelverket

Tilbydere oppfordres til å sette seg inn i rammevilkårene for offentlige innkjøp. Informasjon om regelverket og ”Lov om offentlige anskaffelser” er tilgjengelig på Kommunal- og moderniseringsdepartementet sin hjemmeside; xxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xx/xx/xxx/xxx/xxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx- anskaffelser.html?id=592102

2.6 Oppdeling av leveransen

Konkurransen er delt i to deler som evalueres hver for seg. Det konkurreres om produktgruppene:

♦ DEL 1 – Kontormøbler og kontorstoler

♦ DEL 2 – Helsemøbler

En vinner for alle kommunene for hver DEL over.

2.7 Alternative tilbud

Alternative tilbud aksepteres ikke.

2.8 Språk

Alt av tilbudspapirer skal være på norsk. Norsk skal også være arbeidsspråket for drift og oppfølging av avtalen.

2.9 Deposita, garantier og utgifter

Det forlanges ikke gjennomføringsgarantier, bankgaranti eller deposita for avtaleperioden. Utgifter som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet, vil ikke bli refundert av oppdragsgiver.

2.10 Innsynsrett

Oppdragsgiver har rett til å inspisere og kontrollere alle forhold ved valgte leverandør og dens underleverandør før kontrakt inngås. Dette gjelder før og i hele avtaleperioden.

3 BEHANDLING AV TILBUD

3.1 Registrering av tilbudet

Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottak og protokollføres etter hvert som de kommer inn. Tilbydere som ønsker det, kan få kvittering på avlevert tilbud.

3.2 Tilbudsåpning

Tilbudsåpning skjer på møterom Innkjøpskontoret, Bankbygget 2. etasje i Xxxxxxxxxxx xxxx 00 x Xxxx, med minst 2 representanter for oppdragsgiver representert. Tilbyder eller representant for tilbyder kan være til stede. Tilbudspriser vil ikke bli opplyst på åpningen. For øvrig vil tilbudsåpningen bli gjennomført etter forskriftens del III § 20-7.

3.3 Avklaringer

Etter gjennomgang av de innkomne tilbud, kan det bli nødvendig med avklaringsmøter. Dette for å sikre at begge parter har den samme forståelsen av konkurransegrunnlaget og det innleverte tilbud, samt for å få oppklart eventuelle misforståelser eller uklarheter. Eventuelle avklaringer vil skje i henhold til forskriftens § 21-1 (2).

4 TILDELING OG KONTRAKT

4.1 Valg av leverandør

Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakten, skal sendes samtidig til samtlige tilbydere med en redegjørelse for valget som er foretatt, jfr. forskriftens § 22-3. Oppdragsgiver vil inngå kontrakt med vinner av konkurransen etter at klagefristen er utløpt.

4.2 Kontraktsinnhold

Kontrakten vil bestå av følgende innhold:

a) Kontraktsammendrag

b) Konkurransegrunnlaget

c) Prismatrisene

d) Det inngitte tilbud

e) Eventuelle avklaringer

For øvrig vil kontrakten reguleres av:

• Lov 16. juli 1999 nr 69. Ajourført med endring, senest 14. juni 2013 nr. 32 (LOA). Forskrift fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 med hjemmel i lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser § 11 første ledd. Endret ved forskrift 04. juli 2012.

• Lov om forsikringsavtaler av 16. juni 1989 nr. 59.

• Angjeldende norske og internasjonale standarder.

• Norsk lov for øvrig.

5 VEDLEGG

Vedlegg 1: Standardbetingelser Bodø kommune Vedlegg 2: Kontormøbel standarder (ISO/EN) Vedlegg 3: Prisskjema

6 TILBUDSBREV

FIRMANAVN:

Postadresse:

Besøksadresse:

Foretaksnummer:

KONTAKTPERSONER: (I prioritert rekkefølge)

Navn	Ansvarsområde (Anbud/salg etc.)	Telefon	E-post

VEDSTÅELSESERKLÆRING:

Vedståelse av dette tilbud er satt til 3 måneder etter tilbudsfrist.

…………………. ……………………………….

Sted/dato: Underskrift daglig leder (ikke maskinskrevet)

7 FORBEHOLD, FORRETNINGSHEMMELIGHETER

7.1 Forbehold

Etter FOA Del III § 20-13(1), d, e og f skal tilbudet avvises dersom:

♦ Det inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene

♦ Det inneholder vesentlige forbehold mot kravspesifikasjonen

♦ Det på grunn av forbehold kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene

Tilbudet er gitt med følgende forbehold: (Benytt eget ark om nødvendig)

7.2 OPPLYSNINGER OM FORRETNINGSHEMMELIGHETER

Tilbyder skal her vise til de punktene i konkurransegrunnlaget som, etter tilbyders mening, inneholder forretningshemmeligheter og som etter offentlighetsloven § 13 kan være underlagt taushetsplikt. Dette skal begrunnes.

Tilbudet skal også inkludere sladdet versjon elektronisk på minnepenn.

Det er likevel opp til oppdragsgiver, i samsvar med reglene i Offentlighetsloven, å avgjøre om opplysningene er unntatt offentligheten.

Referanse til konk- grunnlag	Beskrivelse	Begrunnelse

Evt. Vedlegg nr:

8 OPPLYSNINGER OM BEDRIFTEN

8.1 Organisasjon og eierstruktur

Organisasjonen skal beskrives på en måte som gir en klar forståelse av dens struktur, eierskap, styre og daglige ledelse.

Dersom leverandøren gjør vesentlige organisasjonsmessige endringer eller endrer eierstrukturen i avtaleperioden, skal dette rapporteres til kjøper v/ Innkjøpssjefen.

Vedlegg nr:

8.2 Beliggenhet

Hovedkontorets beliggenhet:

Eventuelle betjenende avdeling:

8.3 Bedriftens kjerneområder

Det skal redegjøres for bedriftens kjerneområder og eventuelle nye satsningsområder.

Vedlegg nr:

9 KVALIFIKASJONSKRAV

En tilbyder kan utelukkes fra anbudskonkurransen, jfr. forskriftens § 20-12, dersom de krav som er satt for deltakelse i konkurransen ikke er oppfylt.

9.1 Krav til attester

Følgende attester skal vedlegges, attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder.

▪ Attest for registrering i det faglige register som bestemt ved lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert, eller edfestet og bekreftet erklæring.

(Firmaattest fås hos foretaksregisteret, Brønnøysund)

Vedlegg nr:

▪ Attest utstedt av kompetent myndighet, som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av trygdeavgifter i samsvar med lovbestemmelsene i det land hvor leverandøren er etablert.

(Kommunens kemnerkontor)

Vedlegg nr:

▪ Attest utstedt av kompetent myndighet, som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter i henhold til lovbestemmelsene i det land hvor leverandøren er etablert.

(Skattefogden)

Vedlegg nr:

▪ Attest utstedt av kompetent myndighet som bekrefter at leverandøren ikke er:

- Konkurs eller begjært konkurs

- Under gjeldsforhandling eller at det ikke er begjært gjeldsforhandling

- Under avvikling eller begjært tvangsoppløst

(Konkursregisteret, Brønnøysund)

Vedlegg nr:

NB: ATTESTENE SKAL IKKE VÆRE ELDRE ENN 6 MND FRA TILBUDSFRIST!

9.2 Krav til lønns- og arbeidsvilkår, ILO- 94 og de 8 kjerneverdiene

Leverandører til kommunene med tilhørende enheter plikter å sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos underleverandører ikke har dårligere lønns og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som normalt for vedkommende sted og yrke. Leverandører skal dersom kommunen ønsker det, framskaffe dokumentasjon om lønns og arbeidsvilkår for de ansatte. Alle avtaler leverandøren inngår, og som innebærer utføring av arbeid skal inneholde tilsvarende forutsetninger. Med kommunen menes også kommunale bedrifter, kommunale foretak og aksjeselskap.

ILOs åtte kjernekonvensjoner dekker de såkalte grunnleggende prinsipper og rettigheter i arbeidslivet og regnes som grunnleggende på arbeidslivets område. Dette innebærer retten til å organisere seg og retten til kollektive forhandlinger (herunder streikeretten), eliminasjon av alle former for tvangs- og slavearbeid, avskaffelse av barnearbeid og eliminasjon av alle former for diskriminering i arbeidslivet.

Vennligst bekreft at De oppfyller vårt krav om lønns- og arbeidsvilkår som nevnt over og ILOs åtte kjernekonvensjoner, og dokumenter dette ved å fylle ut vedlagte egenerklæring om tilknytning til ILO-konvensjonen.

BEKREFTELSE ILO-KONVENSJONEN OG DE 8 KJERNEVERDIENE

Denne bekreftelsen gjelder: Firma………………………………………………………………………..

Adresse…………………………………………………………………….

Post nr. og -sted……………………………………………………………….

Land………………………………………………………………………..

ILO konvensjon nr. 94

Det bekreftes med dette at denne virksomheten følger ILO-konvensjon nr. 94 om rett til gjengs lønnsnivå for alle arbeidstakere. Ingen ansatte i denne virksomheten, eller hos våre underleverandører, har dårligere lønnsvilkår enn det som er vanlig for samme type arbeid i Norge.

Det bekreftes også med dette at denne virksomheten har gjort seg kjent med ILOs åtte kjernekonvensjoner

- Retten til å være organisert i en fagforening (ILO konvensjon nr.87)

- Retten til kollektive forhandlinger (ILO konvensjon nr. 98)

- Forbudet mot tvangsarbeid (ILO konvensjon nr. 29 og 105)

- Forbudet mot all forskjellsbehandling i arbeid og belønning (ILO konv. nr. 100 og 111)

- Fastsette en minimums aldergrense for å forhindre barnearbeid (ILO konvensjon nr.138)

- Forbud mot de grusomste formene for barnearbeid (ILO konvensjon nr. 182) Sted: Dato:

…………………………………………. ……………………………………

…………………………………………………………………… (sign. og stempel)

9.3 Krav til leverandørenes økonomiske og finansielle stilling

Leverandøren må ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å oppfylle kontrakten.

Bekreftes:

Dokumentasjon:

Kjøper vil innhente informasjon angående leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet via Proff Forvalt kredittinformasjonsselskap. Det er på den bakgrunn ikke nødvendig å innlevere disse opplysningene. Alle selskaper som har levert regnskap til

Brønnøysundregistrene, vil være registrert gjennom Proff Forvalt. Tilbyder skal sjekke om det ligger slik informasjon i Proff Forvalt (xxx.xxxxxxx.xx).

Det aksepteres minimum karakteren «tilfredsstillende» innenfor to av følgende kriterier: likviditet, lønnsomhet og soliditet, beskrevet i Proff Forvalt sin rating. Leverandører som ikke har levert regnskap til Brønnøysundregistrene og dermed heller ikke er registrert i Proff Forvalt, eller som ikke oppfyller karakterkravene ovenfor, kan godtgjøre sin økonomiske og finansielle kapasitet med egnede bank-/morselskapsgarantier eller relevant ansvarsforsikring.

9.4 Miljøledelsessystem

Det stilles krav om at leverandører til SIIS kommunene som et minimum har et enkelt internt miljøledelsessystem, eventuelt er miljøsertifisert tilsvarende Miljøfyrtårn, ISO 14001 eller EMAS (se logo/eksempel på sertifikat for disse sertifiseringer nedenfor), eller skal få dette på plass innen rimelig tid etter avtale fra kontraktsinngåelse. Dette dokumenteres med interne rutiner om miljø, eller miljøsertifikat eller bekreftelse fra verifisert tredjepart.

For små og nystartede bedrifter som ikke har et miljøledelsessystem på plass, må det skisseres og vedlegges en plan for hvordan og når dette blir gjennomført.

Legg ved dokumentasjon på miljøledelsessystem internt i bedriften, eventuelt dokumentasjon på sertifisering, eller dokumentasjon på at bedriften blir sertifisert innen avtaleperiodens varighet.

Bekreftes Vedlegg nr.

9.5 Krav til helse, miljø og sikkerhet

Oppdragsgiver vektlegger at de leverandører som det inngås langsiktige avtaler med, har, eller jobber for å få et bevisst forhold til intern kontroll. I henhold til forskriftens § 17-15 skal det kreves HMS egenerklæring. (Manglende erklæring medfører avvisning av tilbudet, ref. § 20- 12).

I arbeidet med vurderingen av det gitte tilbudet kan det bli aktuelt å gå nærmere inn på detaljer i Deres system. Vi skal ha forelagt:

• Innholdsfortegnelse for HMS-håndboken

• Målsetting for HMS-arbeidet

• Navn på HMS-ansvarlig

• Egenerklæring om HMS (skjema på neste side)

Vedlegg nr:

EGENERKLÆRING HMS

Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS)

Denne bekreftelsen gjelder:

Virksomhetens navn		Organisasjonsnr/ Fødselsnr
Adresse		Land*
Postnummer		Poststed

Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften).1

Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet.


Xxxx		Xxxxxx leder

Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen.

[ ] Ingen ansatte

Dato

Representant for de ansatte

For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid.

Fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr. 1127 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v.

9.6 Krav til kvalitetssikringssystem.

Som dokumentasjon på at kvalitetssikring er satt i system, bes det om at det fra tilbyders kvalitetshåndbok vedlegges:

♦ Innledning og innholdsfortegnelse

Dersom håndbok ikke er utarbeidet, bes det om en oversikt over gjeldende rutiner.

Bekreftes Vedlegg nr.

Dersom tilbyder er kvalitetssertifisert etter ISO 9001 standarden, kan gyldig sertifikat vedlegges istedenfor det ovennevnte.

Vennligst bekreft at De har kvalitetssikringssystem i Deres bedrift:

10 KRAVSPESIFIKASJON

10.1 Statistikk

Under vises kjøpsstatistikk for de to områdene det konkurreres på, siste to år:

• Del 1 – Kontormøbler

• Del 2 – Helsemøbler

Del 1 – Kontormøbler

Møbler og stoler for kontorer og kontorlandskap, møterom, konferanserom og fellesområder i kontorlandskap.

Kontormøbler	2012		2013
Totalt kontormøbler	kr 5 129 259		kr 6 268 114
Fordelt kommunevis
Kunde	Kontormøbler 2012		Kontorstoler 2012
Bodø Kommune	kr	3 071 718	kr	656 450
Sørfold Kommune	kr	90 594	kr	44 584
Fauske Kommune	kr	434 330	kr	130 474
Hamarøy Kommune	kr	3 567	kr	23 932
Meløy Kommune	kr	110 456	kr	87 892
Beiarn Kommune	kr	251 555	kr	83 176
Gildeskål Kommune	kr	25 870	kr	30 856
Saltdal Kommune	kr	39 191	kr	44 614
Totalt kjøp pr år	kr	4 027 281	kr	1 101 978

Kunde	Kontormøbler 2013		Kontorstoler 2013
Bodø Kommune	kr	4 718 603	kr	306 242
Sørfold Kommune	kr	117 653	kr	33 957
Fauske Kommune	kr	589 433	kr	197 560
Hamarøy Kommune	kr	16 419	kr	30 387
Meløy Kommune	kr	11 280	kr	30 038
Beiarn Kommune	kr	32 005	kr	19 474
Gildeskål Kommune	kr	11 814	kr	12 875
Saltdal Kommune	kr	85 410	kr	54 964
Totalt kjøp pr år	kr	5 582 617	kr	685 497

Del 2 – Helsemøbler

Møbler for brukere av institusjon, helsehus, aktivitetssenter/treffsteder samt boliger for barn og voksne med ulike funksjonsnivå.

Kunde	Helsemøbler 2012	Helsemøbler 2013
Bodø Kommune	kr 1 408 754	kr 2 375 794
Sørfold Kommune	kr 35 167	kr 44 705
Fauske Kommune	kr 45 763	kr 98 230
Hamarøy Kommune	kr 159 392	kr 1 390
Meløy Kommune	kr 191 115	kr 123 328
Beiarn Kommune	kr 52 939	kr 2 563
Gildeskål Kommune	kr 4 614	kr -
Saltdal Kommune	kr 25 353	kr -
Totalt kjøp pr år	kr 1 923 097	kr 2 646 010

10.2 Minimumskrav

Dersom en leverandør gir et tilbud med betydelige avvik fra kravspesifikasjonen, skal dette tilbud avvises etter FOA § 20-13 (1) e.

Nedenfor beskrives våre minimumskrav til kontor- og helsemøbler. Vennligst KRYSS AV for JA på at leverandør aksepterer de ulike punktene. Alle punktene gjelder for alle kommunene.

Tilbyder skal kommentere hvert enkelt punkt i matrisene under:

A	GENERELT OM KONTOR- OG HELSEMØBLER	JA	NEI	Tilbyders kommentar/Vedlegg
1.	Tilbyder skal forplikte seg til å levere møbler tilpasset bruk i det offentlige av høy kvalitet og funksjonalitet som oppfyller de til enhver tid gjeldende internasjonale krav (ISO/EN, se vedlegg) til areal, mål, stillbarhet, sikkerhet, styrke, overflate, bestandighet, stabilitet, brannsikkerhet osv. for møbler. Dokumenteres med sertifikat fra Møbelfakta®, testrapport fra akkreditert laboratorium eller egenerklæring med redegjørelse som viser at kravet er oppfylt.
2.	Møblene skal være ergonomisk riktig utformet og tilfredsstille kravene i arbeidsmiljøloven, deriblant universell utforming.
3.	Produktene skal være utformet slik at det er hensiktsmessig i forhold til renhold.
4.	Det stilles krav om at reservedeler skal kunne fremskaffes i 10 år fra kjøpsdato.

5.	Alle skuffer og skap må kunne leveres med lås dersom det er ønskelig.
6.	Leverandøren må som et minimum tilby møbler som er folierte i bjørk eller i nøytrale farger.
7.	Reoler, arbeids- og skrivebord, møtebord skal være folierte med materiale som tåler bruk i ett offentlig miljø. Bordplaten skal tåle forskjellige typer væsker og belastninger; vann, fett, fargende væske (kaffe), tørr varme, fett i ripe, riping på overflaten. Understellet testes for vann og fett på lakkoverflaten.
8.	Leverandør må være forberedt på at bestilling skal foregå elektronisk. Avtalt varesortiment skal være tilgjengelig i Punch-out fra leverandørs nettbutikk eller lokal varekatalog løsning.

B	TEKSTILER	JA	NEI	Tilbyders kommentar/Vedlegg
1.	Tekstiler på arbeids- og kontorstoler skal ha slitestyrke på minimum 50.000 Martindale dette er krav i henhold til møbler i et offentlig miljø. Møbelfakta
2.	Tekstiler på helsemøbler skal ha slitestyrke på minimum 100.000 Martindale dette er krav i henhold til et offentlig miljø. Møbelfakta
3.	Tekstilene skal ha en lysekthet på minimum 6 (skala 1-8). Piling (Nupping) 4-5 (skala 1-5) Gni ekthet tørr 4-5 (skala 1-5) Gni ekthet våt 3-4 (skala 1-5) Møbelfakta sine krav

C	SERVICEKRAV	JA	NEI	Tilbyders kommentar/Vedlegg
1.	Bestilling Bestilling skal bekreftes skriftlig av bestiller før bestilling iverksettes.
2.	Det skal ytes en låneordning for arbeids- og kontorstol før kjøp på den aktuelle arbeidsplass i minimum 3 uker. Forbehold om avstand til kommunesenter.
3.	Leverandørs salgs- og kompetanseapparat. Minimumskrav: En av selgerne skal minimum ha jobbet med salg av møbler i minst 2 år. Oppgi navn, stilling, faglig utdannelse/kompetanse i vedlegg (maks 1-2 sider pr. person)			Vedlegg nr:
4.	Leverandør skal kostnadsfritt ta møbler de erstatter ved salg i retur, dersom kjøper har informert om dette på forhånd.
5.	Tilbyder skal gi kyndig veiledning om arealutnyttelse og planløsning, samt om produktenes beskaffenhet i forhold til levetid, tekstiler, materialer, ergonomi etc. Tilbyder skal utføre behovsanalyse ved behov, f. eks om hvorvidt nyinnkjøp er nødvendig, eller om det alternativt kan skiftes deler, trekkes om eller kompletteres etc.
6.	Dersom det er hensiktsmessig (avstand, volum på kjøp) og bestiller ønsker det skal leverandør gjennomføre befaring kostnadsfritt. Telefonisk veiledning i forkant av et kjøp skal ytes som et minimum av service uten ekstra kostnader for alle kommuner.
7.	Oppdragsgivers enheter skal ha anledning til å supplere eksisterende møbler fra annen/tidligere leverandør, dersom valgte leverandør ikke kan skaffe passende deler.
8.	Montering skal være inkludert i enhetsprisen. Xxxxxxxxx skal skje ved levering og emballasje skal medbringes av leverandør og fjernes på en miljøriktig måte. Etter montering skal det tilbys en enkel opplæring i bruk av eksempelvis arbeidsstoler og hev/senk produkter.
9.	Minimum garantitid 5 år på alt av kjernesortiment og sidesortiment.

10.	Møbler skal merkes med leverandørnavn og leverings år.
11.	Det skal avholdes minimum ett statusmøte pr år i Bodø og Fauske. Hyppigere møter kan avtales. Partene blir enige om hvem som innkaller til møtet og hva det skal inneholde.
12.	Statistikk skal utarbeides av leverandør hvert halvår og sendes på e-post til xxxxxxx@xxxx.xxxxxxx.xx. Statistikken skal inneholde: • Salgsvolum eks. mva. for hver kommune og totalt for alle kommunene. • Oversikt kommunevis på varelinjenivå over solgte produkter, antall, pris og totalt for alle kommunene. • Oversikt over produktgruppe, f. eks. kontormøbler, kontorstoler, helsemøbler, møterom, konferansemøbler osv. Dette skal være på plass senest innen 6 måneder etter inngått kontrakt. Konsekvenser: Månedsbot fra oppstart 7. måned, 10 000 kr eks. mva.
13.	Det skal settes av tilstrekkelig med tid til implementering av kontrakten hos de enkelte enhetene. Det skal gjennomføres et informasjonsmøte pr kommune innen rimelig tid etter kontraktsignering. Forslag til dato og klokkeslett samt agenda for informasjonsmøtet bes oppgitt. Kontaktperson er innkjøpskoordinator i hver av de 8 kommunene i SIIS.			Beskriv hvordan implementering er tenkt gjennomført: Vedlegg nr:
14.	Leveringstid Leveringstid over 8 uker aksepteres ikke, med mindre dette er avtalt med bestiller. Leverandør skal opplyse om leveringstid ved bestilling. Leverandør skal også oppdatere kjøper ved forsinket levering.
15.	Frakt For kjøp under 10 000 kr eks. mva. faktureres normal frakt. Legg ved bedriftens satser for frakt til kommunesenter.			Vedlegg nr:
		Kommunesenter	Kubikkpris
		Xxxxx, Xxxxx
		Gildeskål, Inndyr
		Beiarn, Moldjord
		Xxxxxxx, Xxxxxx
		Fauske, Fauske
		Sørfold, Straumen
		Hamarøy, Oppeid
		Bodø, Sentrum

Kjøp over 10 000 kr prises i prisskjema.

Det minnes om Lov om offentlige anskaffelser (LOA) § 6 om livssykluskostnader, universell utforming og miljø. Det offentlige er pålagt å følge dette lovverk samt regjeringens handlingsplan om miljø- og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser (vedtatt juni 2007).

Listen nedenfor er hentet fra DIFI (Direktoratet for forvaltning og IKT), og inneholder anbefalte miljøkrav ved kjøp av kontormøbler. Xxxxxxxx bes å lese og akseptere listen ved å sette kryss under kolonnen «JA»:

D	MILJØKRAV	Dokumentasjon	Ja	Nei	Kommentar/vedlegg
1.	Forkrommede metalldeler: Skal ikke forekomme i tilbudte produkter, unntatt i hev-/senk- funksjonene, hvor treverdig krom aksepteres.	Dokumentasjonskrav: Svanelisens, lisens fra andre tilsvarende miljømerkeordninger, eller egenerklæring med redegjørelse som viser at kravet er oppfylt.
2.	Bærekraftig trevirke: Der hvor trevirke utgjør mer enn 10 vektprosent av produktet skal minst 50 % av trevirke komme fra bærekraftig drevet skogbruk.	Dokumentasjon: Lisens fra Svanen, FSC (Forestry Stewardship Council) eller alternativt PEFC (Programme for the Endorsement of Forest Certification Schemes), tilsvarende standarder for bærekraftig skogsforvaltning, eller egenerklæring fra ikke- sertifiserte leverandører som viser graden av oppfyllelse.
3.	Kjemikalier: Stoffer som benyttes skal ikke klassifiseres som kreftfremkallende i kategoriene Kreft 1 eller Kreft 2, reproduksjonsskadelige i kategoriene Rep 1 eller Rep 2, og/eller arvestoffskadelige i kategoriene Mut 1 eller Mut 2, ihht. forskrift om klassifisering, merking mv. av farlige kjemikalier.	Dokumentasjonskrav: Egenerklæring med redegjørelse som viser at kravene er oppfylt. Svanelisens eller lisens fra andre tilsvarende miljømerkeordninger kan erstatte egenerklæring.

Flammehemmere:

Det skal ikke forekomme flammehemmere i de anskaffede møblene, bortsett fra der dette er helt nødvendig ut fra krav til brannsikkerhet. Dersom flammehemming er påkrevd, skal dette fremgå av konkurransegrunnlagets øvrige deler. Det skal i slike tilfeller benyttes fosfor- og/eller nitrogenbaserte organiske forbindelser, eller andre flammehemmere med tilsvarende eller bedre helse- og miljømessige egenskaper, eller velge flammeresistente tekstiler. Halogenerte flammehemmere skal ikke under noen omstendighet benyttes.

Dokumentasjonskrav: Lisens fra Svanemerket, EU-Blomsten eller egenerklæring med redegjørelse som viser at kravet er oppfylt.

10.3 Betalingsbetingelser

Tilbyder skal levere elektronisk faktura i EHF format til kommunene som etterspør dette. Betalingsbetingelsene skal være fri leveringsmåned + 30 dager netto fra fakturadato, og utstedes etter bestilling/ levering av vare.

Faktura skal minimum være merket med:

• Veil. Pris, rabatt, avtalepris	• Ordre nr.
• Betalingsbetingelser	• Navn på bestiller
• Ansvarsnummer	• Leveringsadresse

Legg ved eksempel:

Ordreseddel skal merkes med:

• Ordrereferanse

• Navn på bestiller

• Varenummer og navn på artikkel

Xxxxxx også at pris står på ordreseddel

• Pris

Legg ved eksempel:

Bekreftes

10.4 Driftsbidrag – Samordnet Innkjøp i Salten

Som en del av finansieringen av Samordnet innkjøp i Salten skal pristilbudet(enhetspris) inkludere 2 % driftsbidrag. Leverandøren skal kvartalsvis levere omsetningsstatistikk over fakturerte varer/tjenester til Samordna innkjøp i Salten. Statistikken skal spesifiseres på kommunenivå. Basert på denne skal driftsbidraget krediteres oppdragsgiver ved administrativ kontraktspart, Bodø kommune ved innkjøpssjefen, etter nærmere avtale. Eventuelle administrasjonskostnader for leverandøren på grunn av ordningen skal innkalkuleres i pristilbudet. Ytterligere informasjon gis ved inngåelse av kontrakt.

Bekreftes

10.5 Prislister

Leverandør skal legge ved prislister for sitt hoved og sidesortiment gjeldende avtalen. Denne skal være i Excel og vise veiledende pris, rabattsats og tilbudt pris på alle varer og varegrupper. Oversikt vil blant annet bli brukt for å kontrollere prisendringer i løpet av kontraktens varighet.

Vedlegg nr:

11 Tildelingskriterier

Denne konkurransen skal avgjøres på bakgrunn av det tilbudet som er det total økonomisk mest fordelaktige basert på oppgitte tildelingskriterier.

Tildelingskriterier	Vekting i prosent
12. PRIS	70 %
13. KVALITET	25 %
14. STATISTIKK	5 %

11.1 Metode

Ved evalueringen vil det settes karakter fra 0-6 på hvert tildelingskriterium, der karakteren 6 gir høyest score. Poengsummen som blir gitt for hvert tildelingskriterium blir basert på gitte karakter multiplisert med kriteriets vekt (prosent).

12 TILDELINGSKRITERIE - PRIS (70 %)

Prisen skal oppgis i norske kroner (NOK), eks. mva.

Pristilbudet skal gis så presist som mulig, se vedlagte prismatriser.

Vedlegg nr:

Resultat multipliseres med kriteriets vekting.

13 TILDELINGSKRITERIE – KVALITET (25 %)

13.1 Kvalitet på tilbudt salgspersonell (70 %)

Oppgi minst tre referanser på samtlige tilbudte selgere og deres mest brukte montør på de tre største avtalene selger har solgt på i 2013.

Bedrift	Volum og avtaleperiode	Benyttet selger	Kontaktperson hos kunde	Telefon og e-post

Det vil bli kontaktet minst 1 relevant referanse for hver tilbudte selger. De vil bli spurt følgende spørsmål for å gi et bilde av kvalitet ved tilbudt salgspersonell:

	Følgende er vurdert:
1.	I hvilken grad var dere fornøyd med XX sin kompetanse på møbler, veiledning og oppfølging i forbindelse med møbelkjøp?
2.	Kunne dere tenkt å benytte samme salgskonsulent for tilsvarende oppdrag i fremtiden?

Referanse på montør vil bli spurt om hvor fornøyd de var med montering i forbindelse med møbelkjøp som spørsmål 1.

13.2 Reklamasjonsrutiner (30 %)

Vedlegg nr.

Tilbyder skal i detalj redegjøre for hvordan reklamasjoner blir behandlet og kvalitetssikret. Dette skal dokumenteres med beskrivelse av de rutiner, prosedyrer og skjemaer som blir benyttet. Redegjør for Deres reklamasjonsrutiner:

14 Statistikk (5 %)

Leverandør skal hvert halvår levere statistikk på: (Kravspesifikasjon C 12)

• Salgsvolum eks. mva. for hver kommune og totalt for alle kommunene.

• Oversikt kommunevis på varelinjenivå over solgte produkter, antall, pris og totalt for alle kommunene.

• Oversikt over produktgruppe, f. eks. kontormøbler, kontorstoler, helsemøbler, møterom, konferansemøbler osv.

Det vil bli vurdert positivt om ekstrautstyr/tilpasninger på solgte møbler gis oversikt i statistikk.

Vedlegg nr.

Legg ved eksempel på statistikk leverandør kan ta ut pr. dags dato. Beskriv statistikk leverandør kan ta ut innen seks måneder.

Tildelingskriteriet evalueres på hva leverandører kan levere av statistikk:

• Pr. dags dato

• Seks måneder ut i avtalen

15 SAMMENSTILLING

7. FORBEHOLD, FORRETNINGSHEMMELIGHETER
7.1 Forbehold		Vedlegg nr.
7.2 Forretningshemmeligheter		Vedlegg nr.
8. OPPLYSNINGER OM BEDRIFTEN
8.1 Organisasjon og eierstruktur		Vedlegg nr.
8.2 Beliggenhet	Matrise
8.3 Bedriftens kjerneområder		Vedlegg nr. _
9. KVALIFIKASJONSKRAV
9.1 Attester: faglig register/firmaattest		Vedlegg nr.
Attester: Se pkt. 9.1		Vedlegg nr.
9.2 Krav til lønns- og arbeidsvilkår ILO- 94 og de 8 kjerneverdiene	Bekreftes	Vedlegg nr.
9.3 Økonomiske og finansielle stilling	Bekreftes	Vedlegg nr.
9.4 Krav til miljøledelsessystem	Bekreftes	Vedlegg nr.
9.5 Krav om helse, miljø og sikkerhet		Vedlegg nr.
9.6 Krav om kvalitetssikringssystem	Bekreftes	Vedlegg nr.
10. KRAVSPESIFIKASJON
10.1 Statistikk
10.2 Minimumskrav
A. Generelt om Kontor- og helsemøbler	Bekreftes
B. Tekstiler	Bekreftes
C. Servicekrav	Bekreftes	Vedlegg nr.
D. Miljøkrav	Bekreftes	Vedlegg nr.
10.3 Betalingsbetingelser	Bekreftes
10.4 Driftsbidrag – Samordnet Innkjøp i Salten	Bekreftes
10.5 Prislister		Vedlegg nr.
11. TILDELINGSKRITERIER
12. PRIS
12.1 Prisskjema		Vedlegg nr.
13. KVALITET
13.1 Kvalitet på tilbudt salgspersonell	Fylt ut	Vedlegg nr.
13.2 Reklamasjonsrutiner		Vedlegg nr.
14. STATISTIKK
To etterspurte eksempler på statistikk		Vedlegg nr.

Document Metadata

Table of Contents

KONKURRANSEGRUNNLAG

Document Metadata