Auditwerkzaamheden Voorbeeldclausules

Auditwerkzaamheden. Om bewijzen te verzamelen over de naleving van de wettigheidsvereisten zoals vermeld in de wetgevingsschema’s in bijlage II, verricht het bureau verificaties op meerdere niveaus: a) Verificatie van documenten op het eerste niveau: het betreft de verificatie van de aanwezigheid en de conformiteit van alle in de verificatiehandleiding vermelde documenten. Zij behelst: i) een verificatie van de aanwezigheid van alle wettigheidsdocumenten in het gegevensbeheersysteem; als er documenten ontbreken vraagt het bureau de marktdeelnemer en, in voorkomend geval, de betrokken administratieve dienst de ontbrekende documenten aan te vullen; ii) een verificatie van de conformiteit van de documenten, met name de conformiteit van de stempels, handtekeningen, datums en andere formele elementen en de geldigheid van de in deze documenten opgenomen gegevens; en iii) een verificatie van het interne traceerbaarheidssysteem van de marktdeelnemer aan de hand van de functionaliteiten van het gegevensbeheersysteem; b) Verificatie van documenten op het tweede niveau: op basis van een risicoanalyse omvat deze audit een nadere verificatie van de authenticiteit, de conformiteit en de geldigheid van de documenten. Deze nadere verificatie van documenten behelst: i) een verificatie van de authenticiteit van de documenten bij de administratieve diensten en structuren die de betreffende documenten hebben afgegeven; ii) een verificatie van de naleving van de procedure voor het afgeven van de documenten, waaronder de procedure voor de verlening van de exploitatie-, verwerkings- en handelsvergunningen; iii) een nadere verificatie van de gegevens die in de verificatiepunten zijn opgenomen, met name door middel van kruiscontroles met andere documenten; en iv) een nadere verificatie van het interne traceerbaarheidssysteem van de marktdeelnemer; c) Verificatie ter plaatse: op basis van een risicoanalyse omvat elke audit een of meerdere bezoeken ter plaatse om te verifiëren of de aanwezigheid en de conformiteit van de verificatiepunten ook daadwerkelijk overeenkomt met naleving ter plaatse van de wettigheidsvoorwaarden zoals opgenomen in de definitie van legaal geproduceerd hout in bijlage II. De onder b) en c) vermelde risicoanalyses worden verricht door de bureaus. In de risicoanalyses wordt rekening gehouden met de resultaten van de voorgaande verificaties (van dezelfde audit en van de voorgaande audits), de gegevens die zijn gecommuniceerd of gepubliceerd in het kader van de onafhankelijke waarn...