Klachtenbeheersysteem. 1. Algemene bepalingen Het systeem ter verificatie van de wettigheid van Ivoorkust is bedoeld om de wettigheid van het hout en de houtproducten te waarborgen (hierna, in deze bijlage, “hout” genoemd). Het is verplicht een Flegt-vergunning te verkrijgen voor elke uitvoer van hout, volgens de lijst van producten in bijlage I, naar de landen van de Unie. Voor uitvoer naar andere landen zal een overheidscertificaat ter erkenning van de wettigheid en de traceerbaarheid worden afgegeven overeenkomstig de vereisten van het systeem ter verificatie van de wettigheid. Dit systeem gaat uit van de geldende nationale wetgeving. Het omvat ook het systeem van controle door de staat in elke fase van de leveringsketen, te weten de verlening van rechten en vergunningen, de exploitatie, het vervoer, de verwerking, de uitvoer en de invoer, evenals de handel op de nationale markt. Het systeem ter verificatie van de wettigheid is ontwikkeld in een proces waaraan meerdere partijen deelnamen: de betrokken overheden en vertegenwoordigers van organisaties uit het maatschappelijk middenveld, uit de particuliere sector en van lokale bevolkingsgroepen via de traditionele dorpshoofden.
2. Onderdelen van het systeem ter verificatie van de wettigheid Het systeem ter verificatie van de wettigheid bestaat uit de volgende onderdelen:
a) In de definitie van legaal geproduceerd hout, zoals vermeld in bijlage II bij deze Overeenkomst, zijn de wet- en regelgevingsvereisten vastgesteld die moeten worden nageleefd om voor het hout een Flegt-vergunning of een overheidscertificaat ter erkenning van de wettigheid, indien van toepassing, te verkrijgen. Bijlage II bevat bovendien wetgevingsschema’s met de beginselen, criteria en indicatoren ter verificatie van de eerbiediging van het wet- en regelgevingskader.
b) De wettigheids- en traceerbaarheidscontrole heeft enerzijds tot doel om te waarborgen dat de marktdeelnemers wettelijk zijn opgericht en erkend en dat hun activiteiten legaal zijn, en anderzijds om het hout te traceren vanaf de kapplaats tot de plaats van verhandeling of uitvoer. Deze activiteit omvat de controle die wordt verricht door de bevoegde staatsstructuren overeenkomstig het rechtskader en de administratieve documenten waarin de procedures voor de staatscontrole in detail worden beschreven.
c) Naast de wettigheids- en traceerbaarheidscontrole is er een verificatie van de wettigheid en de traceerbaarheid om de wettigheid van het verhandelde hout en van het uitgevoerde hout te waarborg...
Klachtenbeheersysteem. Het systeem ter verificatie van de wettigheid voorziet in de mogelijkheid voor de verschillende betrokken actoren om klachten in te dienen over de controles en de verificatie van de wettigheid en de traceerbaarheid, alsmede over de afgifte van Flegt-vergunningen. Het klachtenbeheersysteem van het systeem ter verificatie van de wettigheid is een mechanisme voor het door middel van dialoog voorkomen en beslechten van conflicten en geschillen in verband met de verificatie van de wettigheid van het hout. Het geeft de bij het systeem ter verificatie van de wettigheid betrokken partijen de mogelijkheid om hun klachten, bezwaren, grieven of elke andere vorm van aanspraak op een recht kenbaar te maken aan de bevoegde structuren. De structuren voor het klachtenbeheer zijn de dienst voor de wettigheid van de bosbouw en de traceerbaarheid en het CNGF. Wat betreft klachtenbeheer heeft de dienst voor de wettigheid van de bosbouw en de traceerbaarheid de volgende taken: - mondelinge en schriftelijke klachten en indieningen in ontvangst nemen en opslaan in het klachtenregister van het gegevensbeheersysteem, - beroepen ad hoc behandelen als de klacht zijn eigen besluiten betreft, - alle nodige onderzoek, informatievergaring of raadpleging uitvoeren, - aanbevelingen formuleren aan het CNGF, - periodieke verslagen over de behandeling en het beheer van klachten opstellen en aan het CNGF doen toekomen, - toezien op de uitvoering van de gevonden oplossingen voor de klachten binnen de vastgestelde termijnen. Wat betreft klachtenbeheer heeft het CNGF de volgende taken: - aanwijzingen en richtsnoeren verschaffen die nodig zijn voor de uitvoering van het klachtenbeheersysteem, - zorg dragen voor de controle en evaluatie van de uitvoering van het klachtenbeheersysteem, - beroepen behandelen tegen de besluiten van de dienst voor de wettigheid van de bosbouw en de traceerbaarheid na een niet-succesvol beroep ad hoc, - periodieke verslagen over de behandeling en het beheer van klachten opstellen en aan het gemengd comité doen toekomen. Ten behoeve van een brede toegankelijkheid van het klachtenbeheersysteem kunnen klachten anoniem worden ingediend. Ook hebben organisaties uit het maatschappelijk middenveld, de traditionele dorpshoofden en autoriteiten en werknemersvakbonden de mogelijkheid om een klacht in te dienen namens respectievelijk plaatselijke gemeenschappen en werknemers. De klachtenbeheerprocedure, met inbegrip van de beroepstermijnen, wordt nader uitgewerkt in de verificati...