Monitoring - Traceerbaarheid - Rapportage. De oplossing maakt het mogelijk om: - De verschillende verwerkingsfases tussen de systeemmodules te monitoren om ervoor te zorgen dat alle gescande documenten volledig worden verwerkt. - Documenten en handelingen van operatoren te traceren - Een rapportage op te stellen, door gestandaardiseerde verslagen over de status van de verwerkingen en productie aan te leveren. Al die verschillende functies worden uitgevoerd via de modules "Administration Console" van SoftTrack, "Kofax Message Connector", "Kofax Analytics" en speciale "Power BI" rapportagemodules.
Monitoring - Traceerbaarheid - Rapportage. De oplossing zal monitoring-, traceerbaarheids- en rapportagemogelijkheden moeten aanbieden die vergelijkbaar of geavanceerder zijn dan de huidige oplossing. Dit houdt het volgende in: - De verschillende stappen die een document doorloopt tussen de verschillende componenten van het systeem monitoren om ervoor te zorgen dat alle gescande documenten volledig worden verwerkt. Deze module moet abnormale situaties melden, de nodige corrigerende maatregelen voorstellen en de meldingen beheren - Alle handelingen op een document traceren en de personen die de handelingen uitvoerden identificeren - Zoeken naar een document op basis van (geëxtraheerde) technische en zakelijke metadata, waarbij directe raadpleging van de beelden in de interface mogelijk is - De rapportage in verband met het platform aanleveren door gestandaardiseerde rapporten beschikbaar te maken over de productiesituatie en het werk van de operatoren. Deze rapporten moeten gemakkelijk kunnen worden aangepast aan de behoeften van elk scanningscentrum. Ze moeten onder meer het volgende omvatten (deze lijst is niet volledig): o Het aantal gescande batches en documenten, volgens type, periode en locatie o De status van de batches en documenten o De verwerkingstijden voor de verschillende fases van het proces, per document o De gemiddelde verwerkingstijden voor de verschillende fases van het proces, per soort document, per periode en per locatie o De handelingen die de operatoren op de batches en documenten hebben uitgevoerd o De prestaties van de operatoren in de correctie-/valideringsfase. Deze functionaliteiten moeten via één enkele interface worden uitgerold. Ook moet er een module worden aangeleverd voor monitoring van de verschillende componenten van het systeem om de beschikbaarheid van het platform en zijn stromen centraal te controleren. Die module moet een abnormale situatie automatisch kunnen melden aan het technische team. In het kader van de uitrol van de oplossing zal de leverancier, in samenwerking met het team van de FOD Financiën, zorgen voor: - de technische en functionele analyse, - het beheer van het project voor het implementeren van de oplossing en de bijbehorende diensten (planningsbeheer, coördinatie, ), - de uitrol van de verschillende elementen van de oplossing, - de aanlevering van het testplan en de verschillende tests van de oplossing (systeem, kwaliteit, regressie, interfacing met de clienttoepassingen van de FOD Financiën ).