Rolomschrijving en taakafspraken In een dynamische omgeving voert het Centraal Orgaan opvang asielzoekers (COA) zijn taak uit, het opvangen en begeleiden van vreemdelingen. Ons vak, het opvangvak, is steeds in ontwikkeling. Het COA is een organisatie die zich continu aanpast aan de veranderende vraag vanuit politiek en samenleving en het fluctuerende aantal bewoners. In deze dynamiek zorgen leidinggevenden en medewerkers voor leefbaarheid, beheersbaarheid en veiligheid op de centra. Zo kunnen de bewoners werken aan hun toekomst. Het COA zoekt voor het team Inkoop een Contract– en leveranciersmanager Organisatie Het COA is de centrale organisatie in Nederland in opvang en begeleiding van mensen. In opdracht van het ministerie van Veiligheid en Justitie biedt het COA tijdelijk huisvesting en activeert onze bewoners in de voorbereiding op hun toekomst, in Nederland of elders. Het gaat vooral om asielzoekers en vluchtelingen en om specifieke groepen zoals alleenstaande minderjarige vluchtelingen. De inkoop (aanbesteden en contract– en leveranciersmanagement) voor het COA wordt uitgevoerd door de inkoop afdeling van het COA. De functie Als contract- –en leveranciersmanager ben je de verantwoordelijke medewerker binnen het COA voor een aantal inkooppakketten met de daarbij behorende contracten. Je taak is om deze contracten op strategisch en tactisch niveau te managen. Je werkt nauw samen met de contracteigenaar en contractbeheerder(s) in de business. Je onderhoudt je netwerk binnen de inkoopfuncvtie van rijksorganisaties, zoals categoriemanagment Rijk. Je bent voor het COA oa. verantwoordelijk voor de evalueren van KPI’s en SLA’s met de (mantel)leveranciers. Naast de algemene contractmanagement taken weet je daarnaast het nodige van inkoopprocessen en participeer je in aanbestedingstrajecten. Je treedt in die rol slagvaardig op en hebt kennis van de markt en business van jouw productgroep(en). Je bent in staat om deze inkooppakketten op gebied van contractmanagement door te ontwikkelen. Om de doelstellingen te kunnen bereiken zijn een aantal kerntaken benoemd: • Contractmanagement en bewaking (onder andere verlenging, beëindiging, uitnutting en conformiteit); • Opbouwen van kennis van de markt en de ontwikkelingen van jouw inkooppakketten; • Evaluatie van naleving van afspraken in eigen organisatie (contract compliance); • Faciliteren en adviseren van de opdrachtgevers/ klanten door enerzijds het opstellen van handleidingen en anderzijds door het begeleiden van budgethouders bij de uitnutting van het contract; • Geven van feedback, advies en begeleiding aan leveranciers doormiddel van periodiek overleg, dan wel indien noodzakelijk door direct contact (tactisch/strategisch niveau); • Actief innoveren van contracten op de vastgestelde inkoopdoelstellingen zoals, doelmatigheid, minder administratieve lasten en duurzaamheid; • Prestatiemeting en beoordeling van contractpartijen (aan de hand van kritische prestatie indicatoren en/of op te stellen SLA’s, inclusief het toezien op afspraken inzake duurzaamheid en social return); • Optimaliseren van leveranciersbestand en contracten in de toegewezen categorieën; • Implementeren van lessons learned voor aanbestedingstrajecten en participeren in aanbestedingstrajecten.
